Jak optimalizovat výkonnost týmu během fáze výkonu

Výkonnost týmu je rozhodujícím faktorem pro úspěch každé společnosti. Ale přiznejme si, že udržet si trvale špičkovou výkonnost může být opravdu náročné.

V dnešní době se musí podniky neustále vyvíjet, aby udržely náskok před dynamickými podmínkami trhu, a zaměstnanci mohou čelit tlaku, aby s touto změnou drželi krok.

Jako manažer máte klíčovou roli v udržování motivace svého týmu a jeho souladu s cíli organizace. To znamená řídit očekávání týmu a sdílet nástroje, které mu pomohou zůstat soustředěný, zejména ve fázi výkonu.

Pokud vás zajímá, co je výkonná fáze a jak k ní můžete svůj tým dovést, je tento článek určen právě vám. Čtěte dál. 🧐

Co je fáze výkonu?

Fáze výkonu je jednou z nejdůležitějších fází v Tuckmanově modelu vývoje týmu. Tento model vyvinul Bruce Tuckman, pedagogický psycholog , který jej použil k popisu teoretického procesu vývoje a růstu skupin v polovině 60. let 20. století.

Pět fází modelu zahrnuje:

Než se ponoříme do fáze výkonu, pojďme si stručně vysvětlit všechny fáze budování týmu.

Fáze č. 1: Fáze formování

Tato fáze nastává, když se členové vašeho týmu nebo skupiny právě začínají sbližovat.

Členové vašeho týmu se možná ještě dobře neznají. V ovzduší je cítit nejistota a tým nemusí být příliš produktivní. Členové si na sebe ještě zvykají a potřebují čas, aby si ujasnili své individuální role.

Fáze č. 2: Fáze bouřlivého vývoje

V této fázi se členové týmu učí spolupracovat. V této fázi mohou někdy vzniknout konflikty kvůli neshodám v osobnostech nebo názorech.

Členové týmu možná ještě nemají zcela jasno ve svých rolích a mohou překračovat hranice svých kompetencí. Dynamika týmu může být náročná, protože členové se snaží najít role, které jim nejlépe vyhovují.

Fáze č. 3: Fáze normování

V této fázi se věci konečně začínají dávat dohromady. Členové vašeho týmu se zapojují do svých rolí.

Jakmile si členové týmu zvyknou na společnou práci na týmových úkolech, cítí se pohodlněji, když žádají o pomoc nebo si navzájem poskytují konstruktivní zpětnou vazbu.

Fáze č. 4: Fáze výkonu

Této ceněné fáze, ve které členové týmu podávají maximální výkon, a to nejen individuálně, ale i jako tým, mohou dosáhnout pouze úspěšné týmy.

Pokud jste viděli filmy jako Ratatouille nebo Burnt, zde je příklad: Zpočátku se kuchaři neustále hádají a mezilidské konflikty jsou na denním pořádku. Na konci však fungují v dokonalé synchronizaci, jako sladěný a harmonický orchestr. To je fáze výkonu.

Váš tým také dodržuje zavedené pracovní postupy, aby dosáhl společných cílů, a členové se cítí sjednocení v úsilí o dosažení společného cíle. To představuje ideální fázi vývoje skupiny.

Jako vedoucí týmu je vaším cílem dovést tým do této fáze co nejrychleji – a právě v tom vám chceme pomoci.

Fáze č. 5: Fáze ukončení

Toto je pátá a poslední fáze Tuckmanova modelu, kdy je tým připraven se rozpadnout. K tomu obvykle dochází, když je splněna mise týmu.

Toto je okamžik, kdy můžete společně s týmem oslavit dosažené výsledky. Zamyslete se nad svými úspěchy a připomeňte týmu smysl jejich práce.

Jelikož se jedná o pátou fázi, je to také vynikající příležitost ocenit a oslavit talenty jednotlivých členů týmu.

Proč byste měli usilovat o výkonnou fázi?

Fáze výkonu může přinést vám i vašemu týmu ty nejlepší možné výsledky. 🎯

V této fázi dochází k dokonalé synchronizaci a plynulé komunikaci a většina členů bezchybně pracuje na dosažení svých cílů.

Cílem je udržet tým v této fázi co nejdéle.

I když to zní teoreticky skvěle, žádný tým nemůže zůstat ve fázi výkonu bez jakéhokoli zásahu. Je na vás, vedoucím týmu, abyste zajistili, že váš tým zůstane v této fázi co nejdéle, zejména během projektů.

Začněte tím, že se vyhnete běžným výzvám, které mohou v této fázi nastat, a zároveň si udržte silné vedení. Pojďme se dozvědět více.

Jaké jsou běžné výzvy ve fázi výkonu? A proč k nim dochází?

🚩Vyhoření

Vyhoření je nejobávanějším nepřítelem, pokud jde o udržení vysoce výkonného týmu. A nelze ho vyřešit pouhým zavedením wellness aktivit. Bez ohledu na to, jak moc členové vašeho týmu meditují nebo cvičí, pokud jsou uvězněni v prostředí, které vyvolává chronický stres, budou pociťovat napětí.

Mezi tři hlavní příčiny vyhoření patří zvýšená pracovní zátěž, problémy s duševním zdravím, které mohou pramenit z nedostatečného oddělení pracovního a soukromého života, a nereálné termíny.

🚩 Udržování tempa

Další významnou výzvou pro manažery je zajistit konzistentní výkonnost týmu, den za dnem a týden za týdnem. I když nemůžete od svého týmu očekávat 100% výkonnost po celou dobu, neznamená to, že byste měli připustit stagnaci.

🚩 Nárůst konfliktů

Konflikty jsou nevyhnutelné. Mohou vzniknout v důsledku střetu zájmů, osobnostních neshod nebo z jiných důvodů.

Kterýkoli z těchto důvodů (nebo jiné) může oslabit tým, který by měl být vysoce funkční, efektivní a výkonný.

Co tedy potřebujete, abyste je dostali zpět na nohy?

Jaké jsou osvědčené postupy pro efektivní vedení ve fázi výkonu?

Silné vedení zůstává hlavním zaměřením při práci s vysoce výkonnými týmy a jejich řízení.

I přes veškeré úsilí sestavit tým s ideální kombinací dovedností a postojů je pro vytvoření prostředí, ve kterém může váš tým prosperovat, často nutné upravovat jeho složení v závislosti na vývoji jeho dynamiky.

Zde je několik strategií pro práci s týmy ve fázi výkonu:

✅ Provádějte skupinové aktivity

Ale neschovávejte si je až na konec sprintu.

Shromažďujte tuto cennou zpětnou vazbu v pravidelných intervalech během projektového cyklu, abyste získali dobrý přehled o výše uvedených tématech. Poskytování včasné zpětné vazby, včasné řešení problémů a zdůrazňování pokroku vytváří u všech členů týmu pocit neustálého zlepšování a úspěchu.

Představte si, že máte k dispozici nekonečný prostor, který můžete zaplnit textovými a vizuálními nápady pro sledování projektů a aktivit. Právě to vám pomohou realizovat tabule ClickUp Whiteboards.

S ClickUp Whiteboards můžete:

✅ Oceňujte příspěvky

Tým je spojením kontrastních osobností. Samozřejmě, že někteří členové budou dynamičtější než ostatní, a proto budou více na očích. Vaším úkolem jako vedoucího je jasně pochopit, kdo jakým způsobem přispívá k projektu.

Ujistěte se, že i méně viditelní členové dostanou šanci být v centru pozornosti tím, že oceníte jejich přínos. To povede k tomu, že si tým bude vědom talentů všech svých členů a bude je oceňovat, bez ohledu na to, jak výřeční jednotlivci jsou.

Abyste to mohli udělat efektivně, můžete použít systém pro správu týmů, který vám pomůže sledovat splněné úkoly. Zde můžete současně využít několik funkcí ClickUp. První z nich je ClickUp Tasks.

S pomocí úkolů můžete:

Stáhnout tuto šablonu

Dalším šikovným způsobem, jak sledovat svůj pokrok, je použití šablony ClickUp Project Tracker.

Díky ní můžete seskupovat úkoly podle fáze, sledovat pokrok a hladce spolupracovat se svým týmem. Je ideální pro správu více projektů, aniž byste se cítili přetížení. Budete mít vše zorganizované, dostanete aktualizace v reálném čase a budete znát příspěvky všech členů týmu.

✅ Vždy si stanovujte dosažitelné cíle

Tým, který podává špičkový výkon, musí být soustředěný a zaměřený na společný cíl. Začíná to tím, že každý člen týmu dostane jasně definované a splnitelné cíle, které odpovídají jeho roli.

Vyhněte se překrývání cílů, abyste předešli konfliktům mezi úkoly. Postupně zvyšujte laťku, aby se váš tým neustále snažil o dokonalost a nezastavil se na místě.

Jakmile si stanovíte cíle, sdělte je svým zaměstnancům a pečlivě sledujte jejich plnění. Chcete-li to vše zvládnout na jednom místě, aniž byste museli přepínat mezi záložkami, použijte ClickUp Goals.

ClickUp Goals vám umožní:

✅ Stanovte jasné priority

Váš tým nemůže pracovat optimálně, pokud klasifikujete každý úkol jako urgentní! Když je všechno urgentní, nic není skutečně urgentní. To může způsobit, že váš tým bude zahlcen mnoha protichůdnými prioritami a nerealistickými termíny, což může vést ke stresu.

Proto musíte vytvořit jasně definovaná kritéria naléhavosti a podle nich stanovit priority jednotlivých úkolů. Dobře plánujte a vytvořte systém, ve kterém budete úkoly nejen přidělovat svým kolegům, ale také je označovat podle jejich důležitosti.

Například můžete označit položky s nejvyšší prioritou červenou barvou, následovanou žlutou a zelenou, a vytvořit tak jednoduchý, ale všeobecně srozumitelný systém.

✅ Zajistěte správnou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem

Uvědomte si, že vaši zaměstnanci mají i život mimo práci.

Pokud neustále stíráte hranice mezi osobním a pracovním životem, vaši zaměstnanci nebudou moci dobře odpočívat ani trávit dovolenou. Nebudou se moci plně odpojit od práce, což povede k vyčerpání a frustraci.

To je obzvláště důležité, protože velká část pracovní síly se začala rozhodovat pro práci na dálku nebo v hybridním pracovním prostředí.

✅ Podporujte transparentní a efektivní komunikaci

Komunikace je klíčem k motivaci a uznání úsilí vašich zaměstnanců. Vaše role by měla být podporující, nikoli brzdící pracovní proces.

Musíte být dostupní pro své kolegy, aby nemuseli překonávat překážky, aby se s vámi mohli setkat.

Zajistěte, aby se všichni členové vašeho týmu cítili pohodlně, když se na vás obrátí. Zvažte zavedení politiky otevřených dveří, abyste povzbudili lidi k vyjádření svých názorů. Zbavte se také neefektivních komunikačních sil a zavedete efektivní komunikační kanály.

Snažte se vyhnout zpožděním nebo nedorozuměním při sdílení zpráv mezi členy týmu, včetně vás samotných.

ClickUp opět poskytuje výkonné řešení v podobě ClickUp Chat View. Usnadňuje plynulou koordinaci mezi odděleními, týmy a členy s propojenými úkoly a rolemi.

Pomocí funkce Chat View v ClickUp můžete komunikovat přímo s členy týmu a odděleními ve svém pracovním prostoru a zároveň snadno sdílet relevantní soubory, úkoly a dokumenty.

✅ Podporujte důvěru a autonomii; sledujte, ale nezasahujte do detailů

Pokud nemáte důvěru ve svůj tým, musíte si položit několik zásadních otázek. Práce s týmem, na který se nemůžete spolehnout, může narušit celý váš pracovní postup. Může to také být známkou nezdravého pracovního prostředí.

Nespadněte však do pasti mikromanagementu. Pokud začnete řídit každého člena týmu do nejmenších detailů, pouze tím ukážete, že jim nedůvěřujete natolik, abyste jim svěřili práci.

Povzbuzujte svůj tým, aby během projektů převzal vedoucí role a ukázal, že je připraven na samostatnost. Musíte najít rovnováhu mezi tím, abyste umožnili členům týmu rozvíjet se samostatně, a zároveň pečlivě sledovat jejich pokrok a být připraveni zasáhnout, kdykoli bude zapotřebí vaše přítomnost nebo rozhodnutí.

Šablona rolí a odpovědností v rámci řízení projektů ClickUp

Chcete-li přiřazovat úkoly a zároveň mít přehled o celé situaci, vyzkoušejte šablonu rolí a odpovědností v projektovém managementu od ClickUp. Pomůže vám definovat role, přiřazovat úkoly a zajistit, aby každý věděl, kdo za co odpovídá.

Stáhnout tuto šablonu

Použití této šablony zajistí hladký průběh bez ohledu na velikost vaší organizace. Šablona poskytuje jasný plán, zajišťuje, že každý zná svou roli, zlepšuje koordinaci mezi týmy a pomáhá odhalit problémy včas, než se z nich stanou větší potíže.

✅ Provádějte pravidelné cykly zpětné vazby

Ve fázi výkonu budou vaši kolegové ochotně poskytovat kritickou a konstruktivní zpětnou vazbu.

Je důležité udržovat tyto komunikační kanály otevřené a zdravé. Jako manažer a vedoucí můžete okamžitě požádat o konstruktivní zpětnou vazbu a jít příkladem ostatním členům týmu. Jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout, je organizovat anonymní průzkumy, které přesně ukážou, v čem jste dobří a v čem se můžete zlepšit.

Vytvořením zpětné vazby ve vašem týmu vytvoříte prostředí neustálého učení a zlepšování.

Pomocí šablony ClickUp pro zpětnou vazbu od zaměstnanců a průzkumy můžete snadno shromažďovat smysluplnou zpětnou vazbu. Využijte ji k rychlému shromažďování poznatků, identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit, a řešení případných problémů, a to vše při zefektivnění procesu zpětné vazby.

Udržujte svou výkonnou fázi v plné síle s ClickUp

Fáze výkonu je fází, ve které váš tým vyniká, spolupracuje s minimem konfliktů a maximalizuje produktivitu.

Abyste tuto optimální fázi udrželi, musíte zvládnout potenciální výzvy. Komplexní nástroj pro řízení projektů vám pomůže projít všemi pěti fázemi Tuckmanova modelu.

ClickUp může být tím správným nástrojem pro vás. Nabízí komplexní řešení, které zajistí soulad a produktivitu vašeho týmu. Pomůže vám také stanovit cíle, prioritizovat úkoly, definovat role, zefektivnit komunikaci, shromažďovat zpětnou vazbu a sledovat výkonnost.

Integrací ClickUp do vašeho pracovního postupu můžete předejít problémům, než nastanou, a udržet dlouhodobý úspěch vašeho týmu.

Nenechte si narušit pokrok nepořádkem. Zaregistrujte se ještě dnes zdarma na ClickUp a zajistěte, aby váš tým podával nejlepší výkony.