Přibližně 51 % organizací provedlo v roce 2023 restrukturalizaci svých týmů.
Není překvapením, že se manažeři v roce 2024 zaměřují na resetování týmů.
Budování týmu je z dobrého důvodu nepřetržitý proces. Týmy se neustále mění, vyvíjejí a rostou v důsledku různých faktorů. Proto je třeba se soustředit na různé aspekty budování týmu, aby byl tým vysoce výkonný a motivovaný.
Dobře řízený tým:
- Podporuje kreativitu a komunikaci mezi členy týmu.
- Zlepšuje rozhodovací schopnosti týmu
- Odstraňte bariéry mezi odděleními a týmy
- Nabízí vylepšené možnosti učení, kde se mladší zaměstnanci učí od svých starších kolegů.
- Snižuje únavu a zvyšuje úroveň zapojení, což vede k úspěšným výsledkům.
- Umožňuje manažerům využít plný potenciál týmu.
- Zvyšuje pohodu zaměstnanců na pracovišti a posiluje vzájemné vztahy mezi nimi.
- Umožňuje organizacím ( 50 % ) dosáhnout jejich provozních cílů.
Studie Stanfordské univerzity tvrdí, že spolupráce může motivovat tým a proměnit práci v zábavu. Tato příručka vás provede osmi jednoduchými a osvědčenými kroky k vytvoření vysoce výkonného týmu.
Jak vytvořit tým v osmi snadných krocích
Všichni jsme už slyšeli frázi: „Týmová práce vede k úspěchu.“
Ale jak toho dosáhnout? Budování týmu je proces, který vyžaduje pečlivé plánování.
Pojďme se podívat na to, co je potřeba k vytvoření spolehlivého, vysoce výkonného agilního týmu.
Krok 1: Stanovte cíle, aby byli všichni na stejné vlně
Nejasné cíle ponechávají prostor pro nesprávnou interpretaci.
Než tedy rozdělíte své zaměstnance do skupin, ujistěte se, že:
- Nastavte přesné organizační cíle a úkoly, které má tým plnit.
- Hned na začátku sdělte cíle úkolu (co je třeba udělat) a cíle procesu (jak je třeba práci provést).
- Zdůrazněte individuální odpovědnosti pro každou roli, příklady použití a způsob spolupráce mezifunkčních týmů.
- Sladěte schopnosti týmu s celkovými cíli organizace.
Jasně formulované a srozumitelné cíle usnadňují život všem – zaměstnanci jsou na stejné vlně a vedoucí týmu může efektivně sledovat pokrok.
Toto sladění zajišťuje, že všichni od začátku do konce pracují na dosažení stejných celkových cílů.
Pokud potřebujete pomoc s nastavením efektivních cílů týmu, vyzkoušejte ClickUp Goals.
Pomocí ClickUp Goals si naplánujte své cíle s jasnými časovými harmonogramy, měřitelnými cíli a automatickým sledováním pokroku:
Zobrazte si cíle ve formátu podle svého výběru a roztřiďte je do konkrétních složek, abyste zefektivnili práci.
Při psaní svých cílů zahrňte následující body:
- Klíčové aktivity
- Nouzové situace a záložní plány
- Kontrolní body pro sledování práce
- Pravidla pro informování zainteresovaných stran
- Kdo je za co zodpovědný
- Termíny pro jednotlivé úkoly/akce
- Metriky pro měření pokroku
Krok 2: Zamyslete se – jaká je kultura vaší společnosti?
Váš tým by měl vždy vědět, co se od něj očekává.
Vytvoření firemní kultury by samozřejmě mělo být jednou z vašich priorit.
Využijte tyto tipy k vytvoření pozitivní firemní kultury:
- Pozitivní chování: Otevřeně diskutujte o tom, co představuje pozitivní chování, a stanovte pro svůj tým pokyny pro osvědčené postupy. Pomocí ClickUp Docs můžete tyto standardy okamžitě sdílet a zajistit, aby byl celý tým na stejné vlně:
- Cvičení na budování týmu: Aby se členové týmu lépe seznámili, vyzkoušejte „cvičení s artefaktem“ – požádejte každého zaměstnance, aby se podělil o pětiminutový osobní příběh o výzvě a úspěchu, kterému čelil ve své kariéře. Musíte také požádat zaměstnance, aby předvedli artefakt, který symbolizuje jejich úspěch (trofej, certifikát atd.). Jakmile všichni dokončí své příběhy, zahajte diskusi o tom, jak se členové týmu cítili po vyslechnutí anekdot a jaké konkrétní dovednosti každý člen přináší do týmu.
- Pracovní styl: Jako odpovědný manažer je nezbytné zjistit, jak váš tým pracuje nejlépe: Mají zaměstnanci rádi samostatnou práci? Chtěli by spolupracovat v hybridním modelu?
- Mají zaměstnanci rádi samostatnou práci?
- Chtěli by spolupracovat na hybridním modelu?
- Mají zaměstnanci rádi samostatnou práci?
- Chtěli by spolupracovat na hybridním modelu?
Ptejte se přímo a vytvořte pracovní styl, který vyhovuje všem. Můžete použít ClickUp Brain k zaznamenání bodů diskuse a informování všech zúčastněných.
Krok 3: Zaměřte se na školení
Je velmi důležité posoudit současné dovednosti vašeho týmu a navrhovat pracovní úkoly na základě těchto dovedností.
Pokud však chcete svůj tým posunout na vyšší úroveň, zaměřte se na dovednosti, které budou v budoucnu nezbytné.
Příležitosti k neustálému vzdělávání připravují půdu pro lepší morálku a výkonnost.
Zde je návod, jak učinit koučování a učení nedílnou součástí kultury učení ve vaší organizaci:
- Vytvořte strategii a připravte si nové výzvy do budoucna, aby váš tým neztratil zájem.
- Vytvořte výukové moduly pro jedinečné sady dovedností
- Vytvořte rámec, který udrží školicí kurzy na správné cestě.
- Vyzkoušejte nové přístupy k učení, abyste dosáhli lepších výsledků a pomohli členům týmu růst.
Krok 4: Vytvořte ucelený plán rozvoje
Při budování nového týmu je třeba vzít v úvahu několik faktorů.
Musíte zajistit, aby se každý člen týmu cítil respektován a vyslyšen.
Když se věci pokazí, musíte být organizovaní a zachovat klid.
Musíte pravidelně kontrolovat, jak se vašim zaměstnancům daří.
Řízení všech těchto aspektů vyžaduje výjimečné dovednosti v oblasti projektového managementu a time managementu.
Všechny tyto faktory proto zohledněte při vytváření uceleného plánu rozvoje týmu.
Jakmile bude váš plán hotový, je čas ho uvést do praxe a postupovat podle těchto čtyř fází budování týmu:
- Fáze 1: Seznamte se s týmem a uspořádejte seznamovací setkání, během nichž se členové navzájem poznají a zjistí, jak každý z nich chce pracovat.
- Fáze 2: Provádějte cvičení na budování týmu, abyste mezi kolegy vybudovali důvěru a schopnosti řešit problémy.
- Fáze 3: Připravte tým na jeho první úkol, který musí být náročný, a informujte jej o něm. Povzbuzujte členy týmu, aby spolupracovali a mysleli nekonvenčně.
- Fáze 4: Shrňte a analyzujte výsledky; podívejte se, co se při výzvě nepovedlo, a oslavte úspěchy.
Krok 5: Podporujte nepřetržitou komunikaci a snadnou spolupráci
Vzájemné využívání dovedností přinese lepší výsledky, než jakých lze dosáhnout samostatně.
A využití kolektivních sil týmu začíná dobrým nástrojem pro řízení projektů, který máte po ruce.
ClickUp nabízí robustní funkce pro týmovou spolupráci a komunikaci, které pomáhají týmům udržet si přehled a vzájemně se informovat o úkolech, aktualizacích a pokroku.
Vezměte si například funkci E-mail v ClickUp, která vám umožňuje odesílat důležité e-maily jedním kliknutím:
Funkce ClickUp Chat View se také hodí, pokud chcete spolupracovat s geograficky rozptýleným týmem a sdílet živé aktualizace.
Další funkcí, která by se vám mohla hodit, je funkce ClickUp Collaboration Detection, která vám umožní:
- Společně upravujte dokumenty v reálném čase
- Získejte okamžitou zpětnou vazbu o změnách stavu, nových komentářích a dalších důležitých detailech úkolů.
Kromě výše uvedených funkcí pomáhá také
- Naplánujte úvodní schůzky týmu před zahájením úkolu nebo projektu.
- Vysvětlete pracovní role a co musí ostatní členové týmu dělat, aby byli úspěšní.
- Povzbuzujte tým, aby kladl zvídavé otázky a vyjasňoval nejasnosti.
Bez správné komunikace může být váš tým nucen práci opakovat a v důsledku toho nedodržet termíny.
Krok 6: Investujte do softwaru pro 360stupňové řízení projektů
Váš tým potřebuje podporu, když řeší více projektů najednou.
Právě v tomto ohledu se platforma pro správu projektů ClickUp stává revoluční.
Tento nástroj nabízí řadu funkcí, které vaše týmy sblíží, například:
- Propojené pracovní postupy a dokumenty snadno zobrazitelné v reálném čase na panelech ClickUp:
- Díky projektovému manažerovi s umělou inteligencí můžete automaticky generovat dílčí úkoly na základě popisu úkolů, shrnutých komentářů atd.
Získejte prioritní plány a akční položky s okamžitým přehledem o detailech projektu a jejich souladu s cíli společnosti pomocí Ganttových diagramů:
Mapované procesní pracovní postupy a lepší spolupráce na strategických iniciativách pomocí ClickUp Whiteboards, vizuálního plátna pro všechny účely:
Krok 7: Podporujte, neříďte detailně
Z pohledu zaměstnanců jsou manažeři často vnímáni jako lidé, kteří projekty mikromanagují, místo aby jim poskytovali podporu.
Jak skoncovat s mikromanagementem ve vedení:
- Naučte se pustit: Delegujte práci inteligentně, zejména úkoly s nízkým rizikem, a nedovolte, aby tým nepracoval na plný výkon.
- Přijměte změnu v myšlení: Přesuňte se z role vykonavatele do role lídra tím, že projevíte větší důvěru v tým.
- Pokračujte v učení: Stejně jako vaši zaměstnanci i vy jako manažer musíte neustále zdokonalovat své vedoucí schopnosti a být zvídaví.
- Najímejte zaměstnance s rozvahou: Namísto bezmyšlenkovitého obsazování pozic najímejte rozmanitou skupinu lidí, kteří dokážou harmonicky a odvážně spolupracovat.
- Zaměřte se na měkké dovednosti: Kromě tvrdých dovedností se musíte zaměřit také na chování týmu a podporovat měkké dovednosti, jako je lepší spolupráce, empatie a důvěra.
- Podporujte formuli 85% úsilí: Harvard Business Review tvrdí, že pro vytvoření vysoce výkonných týmů musí manažeři povzbuzovat členy týmu, aby vynakládali 85% úsilí (na rozdíl od 100% úsilí po celou dobu) a zabránili tak vyhoření.
Krok 8: Zeptejte se – Je vaše zpětná vazba vizuálně podaná?
Chcete-li vést objektivní zpětnou vazbu a zapojit se do produktivního řešení konfliktů, použijte:
- Vizualizace jako tréninkový nástroj: Vizuální zpětná vazba ukazuje lidem, v čem se mohou zlepšit – podobně jako fotbalový tým, který sleduje své vlastní výkony. Jedním z nástrojů, který může tento proces výrazně zpestřit a zatraktivnit, je ClickUp Mind Maps, který vám umožňuje propojovat úkoly a nápady:
- Sledujte čas, abyste mohli posoudit, jak dobře váš tým spolupracuje: Sledování toho, jak váš tým tráví čas, odhalí neocenitelné informace o tom, co funguje a co ne. Věnujte velkou pozornost schopnostem vašeho týmu v oblasti time managementu.
- Nástroje pro řízení výkonu: Provádějte pravidelné hodnocení výkonu zaměstnanců pomocí nástrojů pro řízení výkonu a bezplatných šablon pro hodnocení výkonu, abyste mohli posoudit, jak dobře vaši zaměstnanci pracují, a podle toho vypracovat plány na zlepšení. Využijte hotové šablony plánů na zlepšení výkonu a pomozte svým týmům zvýšit výkonnost za pochodu.
Zatímco na tom pracujete, poskytněte popisnou zpětnou vazbu, která musí obsahovat:
- Chování vašeho týmu, nikoli jeho osobnost
- Schopnosti vašeho týmu vykonávat dané úkoly
- Ať už mají týmy k dispozici potřebné zdroje k úspěchu, nebo ne
- Co motivuje každého člena týmu
- Činnosti týmu – založené na faktech, nikoli na domněnkách
- Jasné, konkrétní příklady toho, co tým dělá správně (a kde dělá chyby)
- Kam by se měl tým dále ubírat
- Na koho se obrátit, pokud narazí na překážky
- Jaký je účel každého jednotlivce v širším kontextu
Cílem je vytvořit bezpečné prostředí, kde mohou zaměstnanci upřímně sdělovat své názory.
Klíčové výzvy při budování úspěšného týmu
Pokud váš tým čelí potížím, je přirozené, že chcete zasáhnout.
Vybudování úspěšného týmu je však z mnoha důvodů náročný úkol:
- Ne každý může mít stejný zájem přispívat k úspěchu týmu.
- Členové týmu mohou postrádat důvěru ve vzájemné vztahy a ve vztahy s vedoucími týmu.
- Příliš mnoho neoficiálních a vedlejších rozhovorů může vést k informačním mezerám.
Je možné tyto výzvy překonat a vytvořit úspěšný tým se šesti základními charakteristikami.
6 společných charakteristik vysoce výkonného týmu
Rozluštění dynamiky vysoce výkonného týmu je snazší, než se zdá.
Následujících šest charakteristik je pozorovatelných, měřitelných a kvantifikovatelných, což usnadňuje jejich postupné osvojování.
Začleňte tyto vlastnosti do svého týmu a posilujte jeho soudržnost od prvního dne:
1. Rozmanitost, rovnost a inkluze (DEI)
Existuje jasná souvislost mezi vaší strategií DEI a obchodní strategií? Pokud ne, pak musíte:
- Buďte od samého začátku systematičtější a propojte své organizační cíle s požadovanou úrovní dopadu vašeho programu DEI.
- Identifikujte příležitosti pro vytvoření správné infrastruktury pro vaše ambice v oblasti DEI – dnes je to realita pouze pro 47 % organizací.
- Najměte rozmanité zaměstnance s celou řadou dovedností a pohledů na věc.
2. Úroveň energie
Projevuje váš tým vyšší úroveň energie a větší smysl pro odpovědnost? Obojí jsou přímými ukazateli úrovně zapojení týmu. Čím vyšší energie, tím větší zapojení a naopak.
3. Kreativní a cílevědomé myšlení
Každý člen týmu musí brát cíle společnosti jako svůj pravý sever a pracovat s kreativitou a podporou.
4. Společný závazek k firemní kultuře
Vaši zaměstnanci musí rozumět tomu, co pohání organizaci vpřed, pokud jde o její vizi, kulturu a přesvědčení.
5. Učící se přístup
Každý člen týmu, kterého vyberete, musí být ochoten učit se a přizpůsobovat se měnícím se situacím. Společnost McKinsey tvrdí, že nejvýkonnější zaměstnanci v dané pozici jsou o 800 % produktivnější než průměrní zaměstnanci ve stejné pozici!
6. Komunikace
Mapování komunikace vašeho týmu je stejně důležité jako pochopení toho, o čem diskutují. Utváří to způsob, jakým váš tým přijímá rozhodnutí a spolupracuje jako dobře promazaný stroj. Při hodnocení komunikačních dovedností týmu proto věnujte pozornost následujícímu:
- Jaký je tón hlasu každého člena?
- Stojí členové týmu při rozhovoru tváří v tvář, ať už virtuálně nebo osobně?
- Jaké gesty členové používají?
- Jak často členové týmu mluví, poslouchají a přerušují se navzájem?
- Jak členové týmu projevují extroverzi a empatii?
Vytvářejte lepší týmy pomocí správného řešení
To je vše o tom, jak vytvořit flexibilní a produktivní tým.
Využijte zde uvedené poznatky k vytvoření vysoce výkonných týmů s mnohostrannými dovednostmi – individuální inteligencí, komunikací, empatií a talentem.
Dobrou praxí je také vybavit tým správnými nástroji, strategiemi a technikami, které jste si za léta osvojili.
Zvažte investici do nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp, a umožněte svému týmu podávat nejlepší výkony.
All-in-one nástroj jako ClickUp zefektivňuje pracovní postupy, sleduje pokrok, podporuje spolupráci a vede tým ke společnému cíli.
Často kladené otázky
1. Jaký je nejlepší způsob, jak vytvořit tým?
Budování týmu je osmifázový proces, který vyžaduje trpělivost a čas:
- Krok 1: Pracujte na svých úkolech a procesních cílech, abyste zajistili synchronizaci všech zúčastněných osob.
- Krok 2: Zaměřte se na vytvoření firemní kultury, která zahrnuje hodnoty týmu, přesvědčení atd.
- Krok 3: Do každého kroku procesu zahrňte příležitosti pro vzdělávání zaměstnanců a týmu.
- Krok 4: Vypracujte komplexní plán rozvoje týmu, který se zaměří na tvrdé a měkké dovednosti členů týmu.
- Krok 5: Podporujte okamžitou komunikaci a spolupráci pomocí správných nástrojů
- Krok 6: Investujte do softwaru pro řízení projektů, abyste zvýšili produktivitu svého týmu.
- Krok 7: Změňte svůj styl vedení z mikromanagementu na podpůrný
- Krok 8: Poskytujte zpětnou vazbu vizuálně, aby byla lépe srozumitelná.
2. Jakých je pět fází vývoje týmu?
Podle Tuckmanova modelu se vývoj týmu skládá z pěti fází:
- Formování: Členové skupiny jsou zdvořilí a snaží se navzájem poznat; v této fázi jsou často nejistí ohledně svých rolí a cílů.
- Bouřlivá fáze: Jakmile členové skupiny začnou vyjadřovat své názory a narážejí na hranice stanovené ve fázi formování, dochází ke konfliktům a soupeření.
- Normování: Vytvářejí se skupinové normy a hodnoty, které budují pocit jednoty a spolupráce. Navíc se vyjasňují role a odpovědnosti a mezi členy skupiny se začíná rozvíjet důvěra.
- Výkonnost: Skupina je vysoce funkční, má jasné cíle a smysl pro společný účel. Členové efektivně spolupracují na dosažení svých cílů.
- Rozpuštění: Tato fáze, známá také jako fáze „deformace“, zahrnuje rozpuštění skupiny po dosažení cílů. Členové mohou v důsledku toho pociťovat pocit ztráty nebo smutku, když se skupina rozpadá.
3. Jak rozvíjet týmovou práci?
Rozvoj týmové práce může nějakou dobu trvat. Vyžaduje systematický přístup a neustálé úsilí, aby:
- Stanovte jasné cíle: Každý člen týmu by měl rozumět své roli při dosahování cílů organizace, což vytváří pocit smysluplnosti a směru.
- Podporujte otevřenou komunikaci: Členové týmu musí aktivně naslouchat a sdílet informace v reálném čase.
- Budujte důvěru: Aktivity zaměřené na budování důvěry a vedení příkladem jsou účinnými způsoby, jak vytvořit důvěryhodné prostředí.
- Podporujte spolupráci: Prostředí podporující spolupráci motivuje členy týmu k týmové práci a dosahování společných cílů.
- Poskytujte podporu: Upřímná podpora ze strany vedení zvyšuje morálku a motivaci zaměstnanců.
- Oslavujte úspěchy: Uznání a oslava úspěchů týmu pomáhá budovat týmového ducha.
- Podporujte neustálé zlepšování: Kultura neustálého zlepšování je nezbytná pro to, aby byli členové týmu otevření zpětné vazbě a ochotní učit se ze svých zkušeností.