Pokud je řízení týmu obtížné, řízení celé organizace může být obrovskou výzvou! Je třeba řešit mnoho proměnných faktorů. Aby byla situace ještě složitější, každý faktor ovlivňuje ostatní nebo je jimi ovlivňován.
Jak sladit všechny zaměstnance s cíli organizace, když možná chtějí upřednostnit své vlastní úkoly? Jak je udržet motivované a zapojené navzdory monotónnosti, která se dostavuje při rutinní práci? Jaký je nejlepší způsob, jak je provést výzvami, aniž byste zasahovali do jejich autonomie nebo jim dali pocit, že nejsou kompetentní?
Výzvou vedení je být silný, ale ne hrubý; být laskavý, ale ne slabý; být odvážný, ale ne tyranský; být ohleduplný, ale ne líný; být skromný, ale ne plachý; být hrdý, ale ne arogantní; mít smysl pro humor, ale bez pošetilosti.
Výzvou vedení je být silný, ale ne hrubý; být laskavý, ale ne slabý; být odvážný, ale ne tyranský; být ohleduplný, ale ne líný; být skromný, ale ne plachý; být hrdý, ale ne arogantní; mít smysl pro humor, ale bez pošetilosti.
Pro někoho to může vypadat jako nesplnitelný úkol. Dobrou zprávou však je, že s odpowiednimi dovednostmi, systémy a nástroji může být zvládnutí managementu snadné a zábavné!
V tomto komplexním průvodci prozkoumáme podrobnosti řízení podle cílů (MBO), jak může revolučně změnit váš přístup k nastavování cílů a řízení výkonu, a poskytneme praktické kroky k implementaci této strategie ve vaší organizaci.
Ať už jste zkušený manažer nebo začínající vedoucí týmu, porozumění MBO může účinně podpořit úspěch vašeho týmu a sladit individuální úsilí s vizí vaší společnosti.
Co je řízení podle cílů (MBO)?
Řízení podle cílů (MBO) je strategická technika řízení, která se zaměřuje na stanovení jasných a měřitelných cílů na všech úrovních organizace. Tento styl řízení umožňuje organizacím stanovit individuální a týmové cíle, které jsou v souladu s širšími cíli organizace.
Stanovení cílů pomocí této metody podporuje u zaměstnanců pocit smysluplnosti a směřování. Když členové týmu rozumí konkrétním a dosažitelným cílům, které jsou v souladu s celkovými cíli organizace, a zavazují se k jejich plnění, stávají se angažovanějšími, produktivnějšími a soustředěnějšími na výsledky, které jsou pro úspěch společnosti skutečně důležité.
MBO poprvé představil guru managementu Peter Drucker ve své knize z roku 1954 The Practice of Management. Od té doby se tento přístup vyvíjel a ovlivnil další rámce pro stanovení cílů, které vznikly po něm.
Mezi významné odvozeniny a související přístupy patří:
- Balanced Scorecard (BSC): Tato technika strategického plánování a řízení, vyvinutá na počátku 90. let Robertem Kaplanem a Davidem Nortonem, rozšiřuje MBO o zohlednění více perspektiv podnikání při definování strategie a pokroku – finance, zákaznický servis, interní procesy a učení/růst.
Společnost Apple používá vyváženou scorecard s pěti kritérii ke zlepšení dlouhodobé výkonnosti: spokojenost zákazníků, klíčové kompetence, oddanost a soulad zaměstnanců, podíl na trhu a hodnota pro akcionáře.
- Řízení podle výjimek (MBE): Tento přístup řeší odchylky od stanovených finančních a provozních standardů. Poukazuje na rozdíly mezi očekávaným časem, rozpočtem a dalšími zdroji potřebnými k dokončení projektu a skutečnými zdroji, které byly spotřebovány. To umožňuje manažerům soustředit svou energii na oblasti, kde mohou ušetřit čas a peníze.
- Cíle a klíčové výsledky (OKR): OKR se řídí přístupem shora dolů při stanovování cílů, kdy organizace stanoví 1–3 cíle SMART, které se dále rozdělí na cíle a úkoly týmů a členů týmů. Jelikož jsou tyto úkoly svázány s cíli organizace, je snazší sladit všechny a zajistit, aby každý mohl přispět k úspěchu společnosti. OKR popularizovaly společnosti Intel a Google .
Bonus: Pokud jste startup využívající rámec OKR, zde je seznam 10 softwarů OKR, které můžete začít používat ještě dnes.
MBO vs. jiné rámce pro stanovení cílů
Ačkoli má řízení podle cílů podobnosti s jinými rámci pro stanovování cílů, v několika ohledech vyniká:
| Rozdíl | MBO | MBE | OKR | BSC |
|---|---|---|---|---|
| Zaměření | Stanovení konkrétních, měřitelných cílů na všech úrovních organizace | Řešení odchylek od stanovených standardů výkonu | Stanovení ambiciózních cílů (cíle) a měřitelných výsledků (klíčové výsledky) | Zohlednění finančních, zákaznických, interních procesů a perspektivy učení/růstu |
| Přístup | Shora dolů a zdola nahoru, s účastí zaměstnanců na stanovení cílů | Shora dolů, kdy manažeři zasahují pouze v případě, že výkonnost klesne mimo předem stanovený rozsah. | Shora dolů a zdola nahoru, s přispěním zaměstnanců k OKR | Shora dolů, s vyváženým přístupem ke strategickému plánování a měření výkonu |
| Proces přezkoumání | Pravidelné hodnocení pokroku směrem k definovaným cílům | Reaktivní, manažeři provádějí kontrolu pouze v případě, že jsou zjištěny výjimky. | Časté kontroly a průběžné úpravy OKR | Pravidelné (obvykle čtvrtletní nebo roční) přezkoumání scorecardu |
| Sladění | Silný důraz na sladění individuálních a týmových cílů s cíli organizace | Méně přímého zaměření na sladění, protože manažeři zasahují pouze v případě výjimek. | Silný důraz na sladění individuálních a týmových cílů s cíli organizace. | Cílem je sladit všechny perspektivy se strategií organizace. |
Přečtěte si také: Cíle vs. záměry: Co to je a jak je používat
Podrobný průvodce implementací MBO
Účinné zavedení MBO vyžaduje strukturovaný přístup. Rozdělme tedy tento proces na zvládnutelné kroky. Poskytneme vám také tipy, jak tyto kroky zavést ve vaší organizaci s podporou ClickUp – vašeho pomocníka při řízení projektů!
1. Definujte organizační cíle
Prvním krokem v procesu MBO je jasné definování cílů vaší organizace. Možná je již máte stanovené, nebo můžete vytvořit nové na základě poslání a hodnot vaší organizace.
Například společnost může stanovit cíl „Zvýšit spokojenost zákazníků o 15 % během následujících 12 měsíců“.
Funkci ClickUp Goals můžete použít k vytvoření a sledování cílů vaší organizace. Stanovte konkrétní cíle, přiřaďte odpovědné členy týmu, přidejte časový plán a propojte všechny související úkoly s každým cílem.
Všechny své cíle můžete snadno sledovat na ovládacím panelu, kde si můžete vytvořit samostatné složky. S ClickUp Goals můžete sledovat sprintové cykly, OKR a týdenní hodnotící karty zaměstnanců, a to vše z jednoho místa.
ClickUp také nabízí bezplatné šablony pro řízení cílů, které vám pomohou začít. Šablona OKR a cílů společnosti ClickUp je přizpůsobitelná šablona vhodná pro začátečníky, která nabízí vzorové cíle pro každé oddělení, abyste mohli začít.
S touto šablonou můžete:
Aby vše bylo přehledné, přidejte do šablony přílohy, plánovací dokumenty, stav, komentáře, oddělení, přidělené osoby a priority.
2. Sdílejte cíle se zaměstnanci
Jakmile jsou stanoveny organizační cíle, dalším krokem je jejich rozdělení na cíle jednotlivých oddělení, týmů a jednotlivců. Tyto cíle by měly být SMART – konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené.
Jedním z vašich marketingových cílů může být například „Zvýšit počet SQL o 15 % v příštích 6 měsících“. V rámci toho může být vaším SEO cílem „Zvýšit dobu strávenou na stránce o 20 %“.
Povzbuzujte všechny zaměstnance, aby si stanovili vlastní cíle a měřitelné úkoly.
Pomocí ClickUp Goals můžete vizuálně rozdělit organizační cíle na cíle oddělení, týmu a jednotlivců. Tato vizuální prezentace pomáhá zaměstnancům pochopit, jak jejich osobní cíle souvisí s cíli společnosti a jak je přímo ovlivňují.
Transparentnost organizace je jednou z nejvýznamnějších výhod, které jsme zaznamenali od zavedení ClickUp do týmu. Nyní může v ClickUp kdokoli v organizaci vidět OKR každého z našich týmů, kdo je za ně zodpovědný a jaký je jejich pokrok. Když se ohlédneme zpět, před zavedením ClickUp jsme takovou úroveň transparentnosti neměli, takže všechna naše oddělení byla od sebe odpojená.
Transparentnost organizace je jednou z nejvýznamnějších výhod, které jsme zaznamenali od zavedení ClickUp do týmu. Nyní může v ClickUp kdokoli v organizaci vidět OKR každého z našich týmů, kdo je za ně zodpovědný a jaké jsou jejich pokroky. Když se ohlédnu zpět, před zavedením ClickUp jsme takovou úroveň transparentnosti neměli, takže všechna naše oddělení byla od sebe odpojená.
Rozdělte tyto cíle na jednotlivé úkoly a přiřaďte je přímo na platformě ClickUp. Označte úkoly barevnými kódy nebo je seřaďte podle priority, abyste věděli, které z nich jsou urgentní. ClickUp Tasks usnadňuje identifikaci a splnění všech vašich úkolů, než vám vyprší čas.
ClickUp má další šablonu, která vám pomůže zajistit, aby vaše cíle byly vždy SMART cíle.
Šablona SMART Goals od ClickUp je bezplatná, vhodná pro začátečníky a vysoce přizpůsobitelná šablona, která nabízí podrobné otázky a kontrolní seznam.
Jakmile si stanovíte cíl, můžete si projít otázky a kontrolní seznam, abyste se ujistili, že každý cíl je konkrétní, měřitelný, dosažitelný, realistický a časově ohraničený.
💡Tip pro profesionály: Můžete dokonce požádat ClickUp Brain, aby vám navrhl SMART cíle relevantní pro vás a váš tým. Tento integrovaný AI asistent vám může poskytnout personalizovaná doporučení na základě jedinečných potřeb a priorit vašeho týmu. Může vám dokonce pomoci vytvořit podrobný plán k dosažení vašich cílů, včetně návrhu termínů, milníků a úkolů, které k tomu povedou.
3. Sledujte pokrok
V tomto kroku musí manažeři sledovat, jak tým plní úkoly a cíle, které stanovili v předchozích krocích.
Umožňuje manažerům a zaměstnancům sledovat pokrok, identifikovat potenciální překážky a upravovat své cíle.
Zde přicházejí na scénu panely ClickUp. Vytvářejte vlastní panely s více grafy a metrikami, abyste mohli sledovat průběh úkolu nebo projektu, měřit čas, který zabere, výnosy, které generuje, termíny, úzká místa a mnoho dalšího.
Můžete nastavit vlastní widgety pro vizualizaci pokroku v klíčových cílech a zajistit vyvážené rozdělení úkolů mezi členy týmu.
Můžete si také vybrat z více než 15 zobrazení ClickUp – kalendář, tabule, seznam, tabulka, Kanban, Ganttův diagram atd. – a zobrazit si svou práci tak, jak vám to nejlépe vyhovuje.
4. Vyhodnocujte výkonnost
Při sledování cílů je důležité si udělat čas a vyhodnotit výkonnost společnosti ve vztahu k stanoveným cílům. Toto hodnocení by mělo být objektivní, založené na měřitelných kritériích a zaměřené spíše na výsledky než na činnosti.
Využijte funkce ClickUp pro vytváření reportů o výkonu. Můžete generovat individuální a projektové reporty, abyste viděli, jak si vedli jednotliví členové týmu a jak můžete příště lépe stanovit cíle.
Tento software pro KPI vám umožňuje používat vlastní pole k začlenění klíčových metrik do vašich zpráv. Použijte jej ke sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) a vytváření vizualizací, které jasně ukazují váš pokrok směrem k vašim cílům.
Přečtěte si také: 51 příkladů a šablon klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI)
5. Poskytujte zpětnou vazbu
Průběžná zpětná vazba je nezbytným článkem mezi stanovením cílů a jejich dosažením. Zajišťuje, že zaměstnanci zůstávají na správné cestě, uznávají své úspěchy a identifikují oblasti, které je třeba zlepšit.
V rámci MBO je zpětná vazba nepřetržitým procesem, který udržuje cíle v popředí každodenních operací.
Pravidelné poskytování konstruktivní zpětné vazby zajišťuje, že cíle zůstávají relevantní, zaměstnanci zůstávají motivovaní a v případě potřeby lze rychle provést korekce. Zpětnou vazbu můžete poskytovat soukromě nebo ji konsolidovat pro celý tým.
ClickUp umožňuje manažerům přímo komentovat pokrok zaměstnanců v plnění cílů. Tato interakce v reálném čase udržuje konverzaci o cílech živou a umožňuje rychlé úpravy nebo upřesnění.
Pomocí vlastních polí ClickUp můžete vytvořit systém hodnocení zpětné vazby. Manažeři mohou k úkolům nebo cílům přidat vlastní pole pro hodnocení zpětné vazby nebo hodnocení pokroku. To umožňuje rychlou a kvantifikovatelnou zpětnou vazbu, kterou lze snadno sledovat v průběhu času.
Manažer může například hodnotit pokrok na stupnici od 1 do 5 a své hodnocení doplnit komentářem. Vytvoří se tak jasný záznam zpětné vazby přímo spojený s konkrétními cíli nebo úkoly, což usnadňuje diskusi o pokroku a zlepšeních během hodnocení výkonu.
Implementace MBO v různých oblastech podnikání
MBO lze snadno přizpůsobit různým obchodním funkcím. Zde je několik příkladů, které vám pomohou začít:
- Marketing: Stanovte cíle týkající se generování potenciálních zákazníků, konverzních poměrů nebo metrik povědomí o značce. Příklad: Zlepšete povědomí o značce dosažením 25% nárůstu zapojení na sociálních médiích na všech platformách v příštím čtvrtletí.
- Lidské zdroje: Zaměřte se na míru fluktuace zaměstnanců, dokončení školení nebo cíle v oblasti doby náboru. Příklad: Zlepšete míru fluktuace zaměstnanců snížením míry dobrovolné fluktuace z 15 % na 10 % v příštím fiskálním roce prostřednictvím vylepšených programů zapracování a profesního rozvoje.
- Softwarové inženýrství: Stanovte cíle pro kvalitu kódu, termíny dodání funkcí nebo snížení počtu chyb. Příklad: Zlepšete kvalitu softwaru snížením počtu kritických chyb hlášených ve výrobě o 30 % během příštích šesti měsíců prostřednictvím vylepšených testovacích procesů a postupů kontroly kódu.
- Prodej: Stanovte cíle pro růst tržeb, získávání nových klientů nebo míru udržení zákazníků. Příklad: Rozšiřte podíl na trhu zvýšením počtu nových klientů o 20 % v nadcházejícím čtvrtletí se zaměřením na segment malých a středních podniků.
- Zákaznický servis: Zaměřte se na dobu odezvy, skóre spokojenosti zákazníků nebo míru řešení problémů. Příklad: Zvyšte spokojenost zákazníků zlepšením průměrného skóre Net Promoter Score z 7,5 na 8,5 během příštích šesti měsíců prostřednictvím cíleného školení a zlepšení procesů.
Výhody a nevýhody MBO
Zavedení systému MBO ve vaší organizaci má jednoznačné výhody a nevýhody. Podívejme se, jaké to jsou:
Výhody řízení podle cílů
1. Zvýšená správa výkonnosti podniku
Sladěním cílů s individuálním úsilím vytváří MBO jasnou linii od osobních cílů k cílům společnosti. Výsledkem tohoto sladění je často zvýšená produktivita, lepší alokace zdrojů a efektivnější dosahování strategických cílů.
2. Zvýšená angažovanost zaměstnanců
Když se zaměstnanci podílejí na stanovení osobních cílů, získávají pocit sounáležitosti a smysluplnosti své práce. Pochopení toho, jak jejich role přispívá k celkovému obrazu, často zvyšuje motivaci a oddanost zaměstnanců vůči své práci a zaměstnavateli.
Angažovaní zaměstnanci jsou ochotnější překračovat rámec svých povinností, což vede k vyšší spokojenosti v práci a nižší fluktuaci.
3. Lepší komunikace
Řízení podle cílů zajišťuje pravidelný dialog mezi manažery a zaměstnanci o cílech, pokroku a výzvách. Tato průběžná komunikace pomáhá odstraňovat bariéry v rámci organizace a zajišťuje, že všichni mají stejný názor na priority a očekávání.
4. Jasné zaměření
MBO poskytuje zaměstnancům plán toho, čeho je třeba dosáhnout, a pomáhá jim stanovit priority jejich úkolů a soustředit se na to, co je skutečně důležité. Tato jasnost snižuje čas ztrávený na nepodstatné činnosti a pomáhá zaměstnancům lépe rozdělit svůj čas a zdroje na strategické cíle. Výsledkem je, že týmy jsou efektivnější a účinnější při dosahování nejdůležitějších cílů organizace.
5. Objektivní hodnocení výkonu
Díky jasnému definování cílů se hodnocení výkonu stává objektivnějším a spravedlivějším, protože se zakládá na měřitelných výsledcích, nikoli na subjektivních názorech. Tato objektivita snižuje zaujatost při hodnocení a poskytuje jasný základ pro diskuse o výkonu, povýšení a potřebách rozvoje.
Zaměstnanci také spíše přijímají zpětnou vazbu a hodnocení založené na předem dohodnutých, měřitelných cílech, což vede k produktivnějším procesům hodnocení výkonu.
Nevýhody řízení podle cílů
1. Časově náročné
Zavedení procesu řízení podle cílů vyžaduje značné množství času a úsilí při stanovování cílů, provádění pravidelných hodnocení a poskytování průběžné zpětné vazby. Tento proces může být obzvláště náročný pro větší organizace nebo organizace se složitou strukturou.
💡 Jak zmírnit: Použijte nástroje pro řízení, jako je ClickUp, k automatizaci a zefektivnění procesu stanovování cílů.
2. Riziko zaměření se na kvantitu namísto kvality
Existuje nebezpečí, že se snadno měřitelné cíle upřednostní před složitějšími kvalitativními cíli. To může vést k úzkému zaměření na dosažení číselných cílů na úkor jiných důležitých aspektů výkonu, dlouhodobé strategie nebo dokonce osobního růstu zaměstnanců.
💡 Jak zmírnit: Vyvažte kvantitativní a kvalitativní cíle a použijte více metrik pro hodnocení výkonu.
3. Nepružnost
Pokud není MBO správně řízeno, může vést k rigidnímu stanovování cílů, které se nepřizpůsobují měnícím se okolnostem. Tato nepružnost může vést k sledování zastaralých nebo irelevantních cílů v dynamickém obchodním prostředí.
💡 Jak zmírnit: Zaveďte pravidelné cykly přezkoumávání (např. čtvrtletní), abyste přehodnotili relevanci a proveditelnost cílů. V případě potřeby umožněte úpravy cílů.
4. Možnost zvýšeného stresu
Zaměření se na konkrétní cíle a úkoly může vyvolat nadměrný tlak na zaměstnance, což může vést k vyhoření, neetickému chování při plnění cílů nebo poklesu morálky na pracovišti.
💡 Jak zmírnit: Vytvořte podpůrné prostředí, které kromě úspěchů oceňuje také učení a růst. Zajistěte, aby cíle byly náročné, ale dosažitelné, a poskytněte zaměstnancům potřebné zdroje a podporu k dosažení jejich cílů.
Strategie pro zajištění úspěchu řízení podle cílů
Pokud jste v oblasti MBO nováčkem, nemějte obavy! Máme pro vás několik osvědčených postupů a strategií, díky kterým se z vás v mžiku stane profesionál v oblasti MBO!
- Vytvořte podpůrné prostředí: Vytvořte kulturu, která vnímá MBO jako nástroj pro růst a zlepšování, nikoli pouze jako nástroj pro hodnocení.
- Poskytněte adekvátní školení: Zajistěte, aby všichni manažeři a zaměstnanci rozuměli procesu MBO a jeho výhodám.
- Podporujte účast: Zapojte zaměstnance do stanovování jejich cílů, abyste zvýšili jejich zapojení a odhodlání.
- Udržujte otevřenou komunikaci: Pořádávejte pravidelné schůzky, abyste diskutovali o pokroku, řešili výzvy a případné úpravy cílů.
- Sladění odměn s výsledky: Odměňujte zaměstnance, kteří dosáhnou nebo překročí své cíle.
- Efektivní využití technologie: Využijte nástroje jako ClickUp k zefektivnění procesu MBO a zajištění přehledu o pokroku v plnění cílů v reálném čase.
- Neustále zdokonalujte proces: Pravidelně kontrolujte a vylepšujte implementaci MBO na základě zpětné vazby a výsledků.
Úspěšně spravujte své týmy pomocí MBO a ClickUp
Řízení podle cílů je skvělý přístup k sladění individuálních snah s cíli organizace, zvýšení výkonu a vytvoření kultury úspěchu. Efektivním zavedením MBO mohou organizace vytvořit jasnou cestu k organizačnímu úspěchu, zvýšit zapojení zaměstnanců a zlepšit výkonnost společnosti.
Jak jsme si v tomto průvodci ukázali, klíčem k úspěšnému MBO je jasná komunikace, pravidelné sledování a závazek k neustálému zlepšování. Ať už vedete malý tým nebo řídíte velkou společnost, principy MBO vám mohou pomoci vytvořit více soustředěnou, motivovanou a vysoce výkonnou organizaci.
Se správným přístupem a nástroji může být MBO transformativní silou na vaší cestě k leadershipu. Nechte ClickUp, aby vás na vaší cestě k MBO podporoval správným způsobem.
Vyzkoušejte ClickUp ještě dnes zdarma!