Jak poslat zprávu personalistovi (tipy a příklady)

Podle studie společnosti Glassdoor se na každé volné pracovní místo hlásí v průměru 250 uchazečů. Pokud jste v poslední době hledali práci na LinkedIn, jistě jste si všimli, že na pracovní nabídky se během několika dní hlásí více než 100 uchazečů. Taková je úroveň konkurence, které čelíte.

To znamená, že šance, že personalista otevře vaši žádost o zaměstnání, jsou malé. 🫥

Jak tedy zajistit, aby vaše žádost o zaměstnání vynikla a dostala se k personalistovi?

Jedním ze způsobů je poslat zprávu personalistovi. Na dnešním konkurenčním trhu práce může takový přímý přístup působit ve váš prospěch. Je to však umění, které vás dnes naučíme.

Podívejme se, jak napsat zprávu přímo personalistovi, aby si vás všiml a zanechali jste na něj trvalý dojem.

Důležitost zasílání zpráv personalistovi

Nejprve se podívejme, proč posílání zpráv personalistovi funguje:

Přímá linka komunikace

Statistiky náboru ukazují, že 97,4 % společností z žebříčku Fortune 500 používá systém pro sledování žádostí (ATS) k prověřování životopisů a 58 % společností využívá při náboru umělou inteligenci. Je pravděpodobné, že vaše žádost bude filtrována systémem ATS nebo umělou inteligencí ještě předtím, než se dostane na stůl personalisty.

Přímé zaslání zprávy personalistovi tedy zvyšuje šanci, že si vaši žádost všimne. Tento přímý přístup také může prokázat vaše komunikační schopnosti a sebevědomí, což jsou cenné vlastnosti ve většině profesionálních prostředí.

Příležitost prokázat iniciativu

Když kontaktujete personalistu, nejste jen dalším životopisem v hromadě – projevujete skutečnou iniciativu. Tímto krokem říkáte: „Nečekám na příležitosti, vytvářím si je. “

Tím, že navážete přímý kontakt, dokazujete, že umíte převzít iniciativu a nečekáte jen na to, až se vám poštěstí. A kdo by nechtěl mít takového kandidáta ve svém týmu?

Přímá zpráva personalistovi společnosti také vysílá signál, že to s touto prací myslíte vážně. Ukazuje, že jste typ kandidáta, který je ochoten udělat něco navíc. Na pracovišti je tato vlastnost k nezaplacení.

Manažeři mají rádi zaměstnance, kteří nedělají jen to nejnutnější minimum, ale aktivně hledají způsoby, jak přinést přidanou hodnotu.

Získávání interních informací

Kontaktování personalisty vám někdy může poskytnout přístup k informacím, které nejsou uvedeny v nabídce práce společnosti.

Můžete se dozvědět o aktuálních výzvách týmu nebo připravovaných projektech. Tyto interní informace vám umožní přizpůsobit svou žádost tak, abyste předvedli, jak můžete vyřešit jejich konkrétní problémy. Pokud například zjistíte, že se potýkají s implementací nového softwaru, můžete zdůraznit své zkušenosti s podobnými situacemi.

Můžete se také dozvědět něco o firemní kultuře. Možná jsou hrdí na svůj inovativní přístup nebo prostředí podporující spolupráci. S těmito informacemi můžete zdůraznit, jak váš pracovní styl dokonale ladí s jejich étosem.

Nejlepší tipy pro zasílání zpráv personalistovi

Zde je několik tipů, které byste měli mít na paměti při zasílání e-mailů personalistům nebo při kontaktování personalistů prostřednictvím aplikací pro zasílání pracovních zpráv, jako je LinkedIn:

Personalizujte svou zprávu

Obecné e-maily nebo zprávy na LinkedIn, které jsou pouze zkopírované, jsou často ignorovány. Svou zprávu personalizujte podle personalisty.

Nejde jen o to, že napíšete: „Dobrý den, viděl jsem váš inzerát* a mám zájem.“ Jde o to, že napíšete: „Dobrý den, viděl jsem váš inzerát, potřebujete X a já to dokážu díky svým dovednostem A, B, C.“

Tento typ zprávy vás odliší od ostatních a zvýší vaše šance, že si vás všimnou.

Přidejte také jasný a krátký předmět, aby personalista věděl, o čem váš e-mail je. Zde je několik příkladů, které můžete použít:

Projevte zájem o danou pozici

V každém pracovním inzerátu je definována role. Bude uvedena v inzerátu nebo v příloze s popisem práce. Ať už je kdekoli, musíte ji najít, přečíst si ji a ve své zprávě uvést svůj zájem o danou roli.

Ve své zprávě byste neměli pouze vyzdvihovat, jak jste skvělí a jak vás vaši předchozí zaměstnavatelé milovali. Měli byste také uvést, proč chcete pracovat na pozici, o kterou se ucházíte.

Nezapomeňte však, že klíčem je autenticita. Při podávání žádostí o zaměstnání nejde o to předstírat, dokud nedosáhnete svého cíle. Pokud máte o danou pozici skutečný zájem, vaše upřímné nadšení bude patrné.

Zde je návrh Jerryho Lee, spoluzakladatele společnosti Wonsulting:

Buďte struční a soustřeďte se na to podstatné

Personalisté jsou zaneprázdnění lidé. Respektujte jejich čas a jděte rovnou k věci. Stručná zpráva ukazuje, že si ceníte jejich času a umíte jasně komunikovat, což zanechá skvělý první dojem.

Jak na to? Představte si, že máte pouze 15 sekund na to, abyste upoutali jejich pozornost.

Pamatujte, že méně je více.

Struktura účinné zprávy

Vaše zpráva by měla mít určitou strukturu. Dobře strukturovaná zpráva nejenže vypadá dobře, ale je také snáze čitelná. Ukazuje, že respektujete čas personálního manažera a že to s novým zaměstnáním myslíte vážně.

Pamatujte si tyto tipy pro sepsání strukturované zprávy:

Jakmile zprávu napíšete, několikrát si ji přečtěte. Pokud se dobře čte a obsahuje všechny potřebné informace, můžete ji odeslat!

Vedejte s hodnotou

Vedení s přidanou hodnotou spočívá v zodpovězení nevyřčené otázky: „Proč bychom měli přijmout právě vás?“ Tento přístup upoutá jejich pozornost a ukáže, proč jste pro danou pozici vhodným kandidátem.

Ale nezůstávejte jen u toho – propojte to, co jste dosud dělali, s tím, co by společnost mohla potřebovat. Pokud víte, že společnost chce posílit svou online přítomnost, zmíňte, jak jí vaše zkušenosti mohou pomoci tohoto cíle dosáhnout. Díky tomuto přístupu bude vaše zpráva působivá a relevantní pro cíle společnosti.

Pokud měníte kariéru, zdůrazněte, jak mohou být vaše dovednosti z předchozího zaměstnání cenné. Můžete k tomu použít nástroje pro psaní s umělou inteligencí, ale nezapomeňte zprávu upravit tak, aby měla osobní nádech.

Kvantifikujte svůj dopad

Prostudujte si tedy své předchozí pozice. Kolik klientů jste spravovali? O kolik procent jste snížili náklady? Například: „Zvýšil jsem spokojenost zákazníků o 15 % díky zavedení nového procesu zákaznické podpory. “

Žádost o schůzku

Nebuďte plachý, požádejte o schůzku.

Udělali jste skvělý dojem. Nyní je čas postoupit na další úroveň. Návrh schůzky prokazuje sebevědomí a nadšení. Je to jako říci: „Hele, beru to vážně a chci se setkat osobně. “

Jakmile se vám podaří domluvit schůzku, snažte se, aby byla stručná. Krátký rozhovor stačí k tomu, abyste vzbudili zájem a posunuli věci kupředu.

Sdílejte odkaz na svůj profil na LinkedIn a portfolio

Váš profil na LinkedIn je vaším online životopisem. Je to výkladní skříň vašeho profesního života. Pokud do své zprávy vložíte odkaz na něj, pozvete personalistu, aby si podrobně prohlédl vaše zkušenosti. Navíc tím ukážete, že jste organizovaní a technicky zdatní.

Vložte tam odkaz na svůj profil a nechte za sebe mluvit své zkušenosti. Při vkládání odkazu na svůj profil na LinkedIn přidejte vlastní URL adresu, aby vypadal profesionálněji. Také se ujistěte, že váš profil je aktuální a odpovídá informacím ve vaší zprávě a životopisu.

Sledujte vývoj, ale nepřehánějte to

V hromadě zpráv může vaše první zpráva zůstat bez povšimnutí. Proto je dobré rychle navázat. Následná komunikace ukazuje, že máte zájem a jste vytrvalí, což jsou dvě vlastnosti, které potenciální zaměstnavatelé oceňují. Takto může vypadat krátká a milá následná zpráva:

Mezi následnou komunikací a obtěžováním je však tenká hranice. Příliš mnoho e-mailů může vyvolat dojem, že jste zoufalí nebo neberete ohled na čas druhých.

Najděte tedy správnou rovnováhu. Pokud jste nedostali odpověď, po týdnu pošlete zdvořilou následnou zprávu. Pokud stále nedostanete odpověď, počkejte další týden a zkuste to znovu. Při následné zprávě nabídněte další přidanou hodnotu nebo nové informace.

Role platforem jako ClickUp pro profesionální představení

Hledání práce může být zdlouhavá a frustrující činnost, zejména pokud musíte sledovat své žádosti a pravidelně je kontrolovat. Používání softwaru pro produktivitu a řízení projektů, jako je ClickUp, může zjednodušit vaše žádosti o zaměstnání. Podívejme se, jak vám ClickUp může pomoci při komunikaci s personalisty:

Vytvářejte personalizované zprávy

Dali jsme vám několik tipů, které můžete použít při psaní zpráv personalistovi. Ale co kdybychom vám řekli, že můžete použít umělou inteligenci k vytvoření perfektního motivačního dopisu pro personalistu?

To za vás udělá ClickUp Brain, AI asistent ClickUp. Jedná se o AI nástroj, který navrhne personalizované zprávy nebo e-maily pro personalisty. Požádali jsme ClickUp Brain, aby napsal zprávu pro personalistu:

Jak vidíte, dostali jsme kompletní zprávu se správným tónem a strukturou. Tuto zprávu můžete vzít, trochu ji upravit a poslat ji společnosti svých snů!

Chcete další tipy od insiderů? Zde je stručný průvodce psaním pracovních nabídek pomocí šablon a umělé inteligence ClickUp:

📮ClickUp Insight: 37 % našich respondentů používá AI k tvorbě obsahu, včetně psaní, editace a e-mailů. Tento proces však obvykle zahrnuje přepínání mezi různými nástroji, jako je nástroj pro generování obsahu a váš pracovní prostor.

Získejte bezplatnou zprávu

📊 Chcete mít úplný přehled? Získejte zprávu ClickUp o stavu komunikace na pracovišti a zjistěte, co skutečně brzdí týmy.

Sledujte stav své žádosti

Když máte spoustu volných pracovních míst a hromadu personalistů, kterým chcete poslat zprávu, může to připomínat žonglování s motorovými pilami. Právě v takových případech se hodí Kanban View od ClickUp.

Představte si to jako velkou vizuální tabuli, na kterou můžete připínat poznámky o každé práci. Každá poznámka, neboli „karta“, může obsahovat podrobnosti, jako je název pozice, termín podání přihlášky a kontaktní údaje personalisty. Ke každé kartě můžete dokonce přidat úkoly, jako je „napsat e-mail“ nebo „naplánovat hovor“.

Kanbanová tabule vám pomůže zjistit, co se chystá, co je urgentní a na co se musíte zaměřit.

Vyhraďte si čas na podávání žádostí

Místo toho, abyste se museli prohrabovat několika tabulkami nebo si pamatovat, kdy máte provést následnou komunikaci, můžete si díky kalendářovému zobrazení ClickUp prohlédnout celou časovou osu komunikace na jednom místě.

Pomůže vám naplánovat pohovory, nastavit připomenutí pro následné kroky a vyhradit si čas na rešerši a přípravu. Události můžete označit barevnými kódy , abyste rychle identifikovali priority nebo různé volné pracovní pozice.

Sledujte všechny e-maily na jednom místě

Pomocí integrace e-mailů ClickUp můžete snadno posílat e-maily personalistům. Propojte ji se svým účtem Gmail, Outlook, IMAP nebo Office365 a spravujte konverzace s personalisty na jednom místě.

Pomůže vám to odesílat a přijímat e-maily z ClickUp, vytvářet úkoly přímo z e-mailů, připojovat e-maily k úkolům a přidávat komentáře k úkolům.

Řekněme, že personalista odpoví s úkolem (například testovacím zadáním) nebo požadavkem. Z tohoto e-mailu vytvoříte úkol přímo v ClickUp a začnete na něm pracovat. Pokud však používáte Gmail nebo podobný software, museli byste si úkol někde poznamenat, což vede ke zbytečnému přepínání kontextu.

Vytvořte a spravujte kontrolní seznam

Považujte proces podávání žádosti o zaměstnání za mini projekt. Můžete nastavit milníky ClickUp pro klíčové fáze procesu podávání žádosti, jako například „Podaná žádost“, „První pohovor“, „Odeslán následný e-mail“ nebo „Druhý pohovor“.

Každý dosažený milník slouží jako podnět k zaslání zprávy personalistovi. Například když dosáhnete milníku „Podaná žádost“, můžete zaslat zdvořilý e-mail s následnou kontrolou. Nebo když dosáhnete milníku „První pohovor dokončen“, můžete to vnímat jako podnět k zaslání děkovného dopisu.

Tímto způsobem využíváte milníky ClickUp jako připomenutí a podněty k organizaci komunikace s personalistou. Pomůže vám to udržet přehled o následných krocích, aniž byste byli příliš vlezlí.

Přidejte relevantní informace na jedno místo

Můžete také použít ClickUp Docs k vytvoření seznamu společností, u kterých se chcete ucházet o práci, a přidat relevantní údaje o personalistech. Navíc můžete také vytvořit seznam nejdůležitějších otázek, které chcete personalistům položit , abyste na ně udělali trvalý dojem.

Při psaní zpráv personalistům se řiďte strukturovaným formátem.

Šablony ClickUp nabízejí předem připravené struktury zpráv pro kontaktování personalistů. Tyto šablony šetří čas a zajišťují, že vaše zpráva bude profesionální a jasně vyjádří váš zájem a kvalifikaci pro danou pozici. Zde jsou naše dvě doporučení:

1. Šablona pro hledání práce ClickUp

S pomocí šablony ClickUp Job Search Template můžete zorganizovat své hledání zaměstnání. Pomůže vám zaznamenat podrobnosti o společnosti a pracovní pozici, jako je hodnocení Glassdoor, kontaktní údaje, plat za danou pozici, zdravotní pojištění a další poznámky.

Stáhnout tuto šablonu

Tuto šablonu můžete použít k vytvoření několika seznamů pro následující účely:

Tímto způsobem získáte jasný přehled o tom, kde se v procesu hledání zaměstnání nacházíte. S pomocí tohoto centralizovaného přehledu můžete vylepšit svůj proces a kontaktovat personalisty ve správný čas.

2. Šablona nabídky práce ClickUp

U některých pracovních pozic je nutné předložit návrh. Ale počkejte, jak se píše návrh na pracovní pozici? Nemusíte nad tím příliš přemýšlet. Místo toho můžete použít šablonu návrhu na pracovní pozici ClickUp.

Tato vizuálně přitažlivá a přehledná šablona pomůže personalistovi pochopit, proč jste pro danou pozici ideálním kandidátem. Obsahuje všechny důležité informace, takže nic neunikne vaší pozornosti.

Stáhnout tuto šablonu

Šablona návrhu je navržena jako životopis a zdůrazňuje informace jako:

Použijte ClickUp k vytvoření poutavých zpráv pro personalisty

Psaní zpráv personalistům může být složité. Zatímco někteří lidé oceňují přímé zprávy, jiní je mohou vnímat jako přehnané. Je proto důležité posílat personalizované a stručné zprávy, které mají hodnotu.

Celý proces můžete zefektivnit pomocí ClickUp. Pomůže vám uspořádat relevantní informace o společnosti, pracovní pozici a personalistovi na jednom místě. Navíc můžete sledovat a spravovat žádosti o zaměstnání, zefektivnit proces pohovorů pomocí praktických šablon ClickUp a získat rychlý přehled o žádostech o zaměstnání.

Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a posuňte své hledání práce na vyšší úroveň.