Komunikace je mnohem víc než jen předávání informací. Ať už se jedná o mezilidské vztahy nebo profesionální partnerství, efektivní komunikace je základem všeho.
V profesionálním světě má obchodní komunikace různé formy v různých prostředích. Existuje externí komunikace se zákazníky, interní komunikace mezi týmy, písemná komunikace pro zaznamenání myšlenek na papír a verbální komunikace pro výměnu myšlenek.
Orientace v tomto labyrintu různých typů obchodní komunikace může být složitá. Jedna chyba a vše se může zhroutit jako domeček z karet.
Dobře, ne vždy. Ale poruchy komunikace mohou mít dalekosáhlé důsledky!
Jsme tu, abychom vám pomohli prozkoumat různé typy obchodní komunikace a naučili vás, jak je využít k dosažení organizační dokonalosti.
Rozluštění obchodní komunikace: Co, proč a jak?
Obchodní komunikace je výměna nápadů, informací nebo pokynů uvnitř nebo vně společnosti. Podporuje spolupráci, rozvíjí vztahy a pomáhá dosahovat cílů organizace. Pokud je prováděna správně, efektivní obchodní komunikace podporuje rozhodování, řešení problémů a produktivitu na pracovišti.
Dobrá obchodní komunikace ve skutečnosti přináší následující výhody:
- Jasné a včasné informace umožňují zaměstnancům a rozhodovacím orgánům činit informovaná rozhodnutí.
- Transparentní, oboustranná komunikace posiluje pracovní kulturu, podněcuje týmového ducha a podporuje pozitivní vztahy.
- Cílená komunikace sjednocuje týmy a zvyšuje šance na úspěch společnosti.
- Efektivní zasílání zpráv a komunikace zefektivňují procesy a snižují počet chyb, čímž zvyšují produktivitu a morálku zaměstnanců.
- Možnost sdílet názory a nápady a pocit, že vás ostatní poslouchají a váží si vás, zvyšuje angažovanost zaměstnanců.
- Otevřené dialogy podporují sdílení znalostí a inovace, zejména při řešení složitých problémů nebo výzev.
- Jasná, proaktivní a hodnotná externí obchodní komunikace zvyšuje spokojenost zákazníků a buduje jejich loajalitu.
Možná se nyní ptáte, jak může vaše firma těžit z výše uvedených výhod. Abyste dosáhli svých cílů v oblasti obchodní komunikace, ujistěte se, že dodržujete následující zásady 7C:
7C obchodní komunikace
- Jasnost: Vyjadřujte se jasně, aby příjemce správně pochopil sdělení.
- Stručnost: Sdělení by mělo být stručné a výstižné.
- Konkrétnost: Zajistěte, aby byla zpráva konkrétní a podložená fakty.
- Správnost: Odstraňte chyby v gramatice, pravopisu, interpunkci nebo faktických informacích.
- Soudržnost: Strukturovat zprávu tak, aby byla logická a organizovaná.
- Úplnost: Zachyťte všechny potřebné informace v rámci zprávy.
- Zdvořilost: Udržujte zdvořilý tón vůči příjemci a kontaktujte ho v vhodnou dobu.
Různé typy obchodní komunikace
Podívejme se na různé typy obchodní komunikace z hlediska komunikačních metod. Pro každý typ obchodní komunikace si představíme několik příkladných kanálů nebo stylů:
Verbální komunikace
Verbální komunikace se opírá o mluvené slovo k předání sdělení. Jedná se o dynamickou formu komunikace, která často probíhá v reálném čase a vyvolává okamžitou zpětnou vazbu nebo reakci. Mezi běžné typy verbální komunikace patří:
Osobní setkání
Osobní rozhovory jsou nejvíce přímou formou interní a externí komunikace, probíhají verbálně a vyžadují fyzickou přítomnost odesílatele i příjemce.
Jsou nezbytné pro budování vztahů, řešení konfliktů a sdělování složitých informací. Osobní rozhovory jsou také skvělé pro neformální komunikaci – například při povídání u vodního automatu nebo při výměně informací u kopírky.
- Kdy použít: Při diskusi o citlivých záležitostech, budování týmového ducha a poskytování zpětné vazby.
- Příklad: Manažer pořádá individuální osobní schůzku se zaměstnancem, aby s ním prodiskutoval možnosti kariérního rozvoje.
- Omezení: Může být časově náročné a nepraktické pro velké a/nebo geograficky rozptýlené týmy.
Telefonní hovory
Telefonní hovory jsou pohodlnou formou obchodní komunikace, když není možná komunikace tváří v tvář. Umožňují konverzaci v reálném čase, během níž můžete rychle vyměňovat nápady nebo informace.
- Kdy použít: Při rychlých diskusích, sledování akcí a zapojení se, abyste zůstali v popředí zájmu.
- Příklad: Obchodní zástupce zavolá potenciálnímu zákazníkovi, aby zjistil stav potenciálního obchodu.
- Omezení: V době spamového marketingu se stávají stále více otravnými a nedostatek neverbálních signálů může vést k nedorozuměním.
Prezentace
Prezentace mají za cíl předat informace publiku ve strukturovaném formátu. Využívají kombinaci různých typů médií a zároveň zprostředkovávají složité myšlenky, přesvědčují, informují nebo inspirují dané publikum.
- Kdy použít: Při vedení školení, sdílení novinek o projektech, prezentacích prodejních argumentů a uvádění nových produktů/služeb na trh.
- Příklad: Marketingový manažer školí prodejní tým ohledně nového produktu a souvisejících strategií.
- Omezení: Příprava a realizace jsou časově náročné a publikum má omezené možnosti volné interakce.
Stojící porady
Stand-up meetingy jsou krátké denní schůzky, na kterých členové týmu sdílejí novinky o své práci a diskutují o případných překážkách. Taková týmová komunikace se používá především pro koordinaci a horizontální komunikaci.
- Kdy použít: Udržení dynamiky projektu, identifikace závislostí a rychlé řešení problémů
- Příklad: Denní stand-up meeting pro agilní vývojový tým, který buduje platformu.
- Omezení: Pokud nejsou efektivně řízeny, mohou působit uspěchaně nebo povrchně.
Písemná komunikace
Písemná komunikace zahrnuje předávání informací nebo myšlenek prostřednictvím psaného slova. Jedná se o formální a přesnou formu obchodní komunikace, která vyžaduje pečlivé plánování, soudržnost myšlenek a úpravy. Zatímco dříve to vyžadovalo silné a výkonné dovednosti, nástroje jako Generative AI činí písemnou komunikaci přístupnější a snazší.
E-mail je nejoblíbenější formou písemné obchodní komunikace. Je velmi univerzální a lze jej použít pro všechny typy obchodní komunikace – interní i externí, směrem dolů i nahoru, horizontální i laterální.
- Kdy použít: Poskytování informací, zadávání požadavků, potvrzování podrobností a sdílení aktualizací
- Příklad: Vedoucí týmu zasílá e-mail s aktualizací projektu vrcholovému vedení.
- Omezení: Může být obtížné sestavit. Vyžaduje promyšlený přístup k formulování informací bez nejednoznačnosti.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Brain k okamžitému vytvoření efektivních a přizpůsobených e-mailů nebo k vytvoření šablon pro konkrétní typy komunikace.
Zprávy
Zprávy jsou formální dokumenty obsahující zjištění a další relevantní informace ve strukturovaném formátu. Přímé zprávy se často používají pro komunikaci směrem nahoru a do stran.
Kromě psaného slova mohou zprávy využívat vizuální komunikaci prostřednictvím nástrojů, jako jsou grafy, infografiky atd., které mohou rozbít stěny textu. Takový bohatý mediální obsah také zpřístupňuje informace a usnadňuje jejich vstřebávání, přičemž zvyšuje zapojení zaměstnanců.
- Kdy použít: Sdílení pokroku projektu, výsledků výzkumu, finančních výsledků a zpráv o výkonu zaměstnanců
- Příklad: Finanční oddělení předkládá čtvrtletní finanční zprávu.
- Omezení: Sestavování zpráv je časově náročné a v dnešní době interaktivních dashboardů se může jevit jako nadbytečné a zbytečné.
Dopisy
Dopisy jsou formální písemné dokumenty. Obvykle se používají pro oficiální korespondenci s externími stranami, což z nich činí formu externí komunikace.
- Kdy použít: Formální komunikace s klienty, zákazníky nebo externími zainteresovanými stranami
- Příklad: Společnost zasílá stížnost jednomu ze svých dodavatelů.
- Omezení: Není tak efektivní a v reálném čase jako e-mail a jeho psaní může být časově náročné.
Tiskové zprávy
Tiskové zprávy se používají k hromadným oznámením nebo k upozornění na významnou událost či milník. Taková externí komunikace pomáhá zvyšovat povědomí o značce a budovat ji. Tiskové zprávy však oslovují širší publikum než hypercílená obchodní komunikace.
- Kdy použít: Vzdělávání externích zainteresovaných stran, zdůraznění úspěchů a sdílení informací, které stojí za zveřejnění.
- Příklad: Společnost může vydat tiskovou zprávu, ve které oznámí partnerství s jinou společností.
- Omezení: Oslovuje širší publikum, což nemusí být relevantní pro účel obchodní komunikace. Vyžaduje odborné písemné komunikační dovednosti.
Neverbální komunikace
Neverbální komunikace je často opomíjenou součástí obchodní komunikace. Hraje však doplňkovou roli v efektivní verbální komunikaci. Odborníci v oblasti marketingu a prodeje se ve skutečnosti při posuzování situace a přizpůsobování svých strategií často spoléhají především na neverbální komunikaci.
Řeč těla
Řeč těla zahrnuje somatické projevy vyjádřené prostřednictvím držení těla, gest a očního kontaktu. Pomáhá sdělovat informace týkající se emocí, postojů a záměrů odesílatele nebo příjemce.
- Kdy použít: Budování vztahu a podpora zapojení během osobních interakcí
- Příklad: Zkřížené ruce mohou během rozhovoru vyjadřovat hněv, obranu nebo nesouhlas.
- Omezení: Snadno se dá špatně interpretovat, zejména pokud není v souladu s mluveným slovem.
Výrazy obličeje
Výrazy obličeje jsou dalším prostředkem k vyjádření nebo posouzení emocí a postojů. Poskytují širší perspektivu a ukazují míru zapojení zaměstnanců do konverzace.
- Kdy použít: Při vedení osobních nebo virtuálních schůzek
- Příklad: Úsměv během pohovoru, abyste působili přátelsky a přístupně.
- Omezení: Má kulturní konotace a může být maskovaná nebo předstíraná.
Tonalita a hlas
V obchodní komunikaci určuje tón hlasu, jak může být zpráva vnímána. Ať už se jedná o přednášku nebo psané slovo, tón a hlas přispívají k účinnosti „efektivní“ obchodní komunikace.
- Kdy použít: Při verbální nebo písemné komunikaci
- Příklad: Používání sebevědomého a asertivního tónu při prezentaci
- Omezení: Může se lišit v závislosti na situaci a může být obtížné jej kontrolovat (vyžaduje, aby odesílatel a příjemce byli na stejné vlně).
Digitální komunikace
Digitální komunikace je dnes nejrozšířenější formou obchodní komunikace. Zahrnuje použití elektronických zařízení k výměně informací. Jelikož jsme již několik typů nebo variant digitální komunikace (e-mail, dopis atd.) probrali, přeskočíme je.
Online chat
Online chat je základním prvkem hybridní komunikace na pracovišti. Umožňuje textovou komunikaci v reálném čase, proto se používá pro formální i neformální komunikaci.
- Kdy použít: Rychlé řešení problémů, brainstorming a spolupráce s týmem
- Příklad: Členové týmu komunikují mezi sebou prostřednictvím platformy pro okamžité zasílání zpráv.
- Omezení: Má neformální konotaci a nemusí být vhodný pro citlivé nebo důvěrné informace.
Videokonference
Videokonference jsou virtuálním ekvivalentem osobní komunikace. Kombinace audiovizuální komunikace eliminuje potřebu fyzické přítomnosti při výměně nápadů a názorů.
V některých případech mohou být tyto videokonference nahrávány a distribuovány mezi ty, kteří se jich nemohli zúčastnit. Taková asynchronní videokomunikace informuje i ty, kteří se z jakýchkoli důvodů nemohli zúčastnit živé videokonference.
- Kdy použít: Při pořádání vzdálených schůzek, týmových briefingů, individuálních schůzek, standupů, prezentací a dalších akcí.
- Příklad: Projektový manažer informuje členy týmu o projektu před jeho zahájením.
- Omezení: Vyžaduje stabilní připojení k internetu a může být ohroženo technickými problémy. Vyžaduje také vhodné vybavení.
Radnice
Town hall meeting je velká schůzka, na které vedoucí pracovníci nebo management sdílejí informace se zaměstnanci. Jedná se o formu interní obchodní komunikace.
Ačkoli jsou town hall meetingy primárně komunikací směrem dolů, mohou zahrnovat i prvky horizontální a vzestupné komunikace. Například po town hall meetingu často následují otázky a odpovědi, kde účastníci mohou požádat o vysvětlení diskutovaných témat.
- Kdy použít: K oznámení významných změn ve společnosti, řešení problémů, sběru zpětné vazby a posílení morálky zaměstnanců.
- Příklad: Celofiremní schůze k oznámení změn v organizačních zásadách.
- Omezení: Je méně interaktivní než setkání v menších skupinách. Může být také obtížné zodpovědět všechny otázky a vyřešit všechny problémy.
Komentáře a poznámky
Většina komunikačních nástrojů na pracovišti obsahuje funkce pro přidávání komentářů a poznámek. Tyto písemné formy obchodní komunikace se používají pro rychlé a stručné sdílení informací v příslušném kontextu. Kromě digitálního zaznamenávání poznámek mohou zaměstnanci stejné informace zaznamenávat také ručně.
- Kdy použít: sdílení rychlé zpětné vazby nebo návrhů, dokumentování akčních položek nebo rozhodnutí, sdílení stručných pokynů a spolupráce na projektech
- Příklad: Marketingový tým přidá k úkolu komentář, aby označil obchodní oddělení jako odpovědné za nevyřízenou akci.
- Omezení: obtížné sledovat nebo v budoucnu vyhledávat, může postrádat formální tón a fyzické poznámky se mohou ztratit.
Tipy a triky pro efektivní obchodní komunikaci
Zde je několik účinných strategií obchodní komunikace, které stojí za vyzkoušení:
- Využijte technologie ve formě komunikačních nástrojů na pracovišti k usnadnění obchodní komunikace pomocí synchronních a asynchronních komunikačních metod.
- Přizpůsobte sdělení úrovni porozumění příjemce, jeho roli a preferovanému stylu komunikace, zejména v případě externí komunikace.
- Vyberte vhodný komunikační kanál v závislosti na naléhavosti, citlivosti a potřebě interakce dané zprávy.
- Vložte hodnotu do každé zprávy a eliminujte zbytečné detaily.
- Procvičujte aktivní naslouchání tím, že budete věnovat plnou pozornost mluvčímu, opakovat jeho myšlenky, klást upřesňující otázky a sdílet zpětnou vazbu.
- Vytvořte jediný zdroj pravdivých informací centralizací komunikace. Tím se vyhnete zmatkům a nedorozuměním v obchodní komunikaci.
- Shromažďujte a poskytujte zpětnou vazbu k existujícímu nastavení komunikace, abyste mohli budovat silnější vztahy.
- Provádějte pravidelné školení zaměřené na různé komunikační dovednosti, jako je aktivní naslouchání, písemný jazyk, řeč těla atd.
- Shromažďujte informace o nejčastějších problémech v komunikaci na pracovišti prostřednictvím zpětné vazby a průzkumů a řešte je proaktivně.
Komunikujte jasně s ClickUp
Pokud vás unavuje žonglování s několika komunikačními nástroji, sledování e-mailové korespondence a hledání informací na různých platformách, je na čase vše sjednotit do jediného softwaru pro obchodní komunikaci.
Potřebujete jednotné řešení, které zefektivní obchodní komunikaci. Jinými slovy, potřebujete ClickUp.
ClickUp je komplexní řešení pro všechny vaše potřeby v oblasti obchodní komunikace. Použijte jej ke konsolidaci chatů, projektů, úkolů, dokumentů a poznámek na centralizované platformě. Využívejte plynulou týmovou spolupráci, eliminujte informační silosy a odhalte potenciál efektivní komunikace.
Abychom dosáhli těchto výsledků, nabízí ClickUp následující funkce:
- ClickUp Chat View usnadňuje konverzace v reálném čase napříč organizovanými kanály a udržuje diskuse soustředěné a tematické. Přiřazujte úkoly, zmiňujte členy týmu a sledujte pokrok přímo v chatu, čímž proměníte konverzace v akční položky.
- ClickUp Docs umožňuje týmům vytvářet, upravovat, sdílet a spolupracovat na dokumentech bez stresu z kontroly verzí. Vytvářejte různé typy dokumentů, včetně článků, průvodců a wiki, a vylepšujte svůj obsah pomocí formátování bohatého textu, obrázků, tabulek a dalších prvků.
- ClickUp Clips pomáhá sdílet video aktualizace a nahrávky obrazovky a nabízí jasné pokyny a vizuální pomůcky přímo z ClickUp. Podporujte lepší týmovou práci sdílením podrobných informací, aktualizací a zpětné vazby prostřednictvím nahrávek obrazovky.
- ClickUp Assign Comments umožňuje nastavení vláknových komentářů k úkolům, dokumentům a chatům, což umožňuje přiřazování úkolů, zaznamenávání zpětné vazby a udržování všech v obraze.
- Tabule ClickUp jsou ideální pro zaznamenávání nápadů, mapování procesů a usnadnění skupinových diskusí. Spolupráce v reálném čase umožňuje více uživatelům přispívat současně, což podněcuje kreativitu a inovace.
💡 Tip pro profesionály: Pomocí ClickUp Tasks můžete snadno spouštět úkoly z nápadů na bílé tabuli.
ClickUp dále vylepšuje komunikační nástroje tím, že nabízí řadu šablon. Mezi příklady šablon ClickUp, které vám pomohou začít, patří:
Šablona komunikačního plánu ClickUp vám pomůže vytvořit jasné, standardizované komunikační pokyny pro přenos znalostí a výměnu informací.
Tuto šablonu použijte k:
- Vytvářejte poutavé zprávy a vybírejte optimální kanály, kterými je můžete šířit.
- Efektivně strukturovat své komunikační aktivity
- Změřte celkový dopad své komunikační strategie.
Pomocí šablony pro interní komunikaci ClickUp vytvořte strategické plány interní komunikace, které zlepší zapojení zaměstnanců, zvýší morálku a usnadní plynulejší tok informací.
Tuto šablonu použijte k:
- Centralizace komunikace: Organizujte konverzace, oznámení a dokumenty na jednom místě.
- Usnadnění týmové komunikace: Zefektivněte komunikaci s celým týmem
- Zvýšení transparentnosti: Zajistěte přehlednost procesů a iniciativ v rámci celého týmu.
Odstraňte zaneprázdněnost z obchodní komunikace
Chcete-li vyniknout v obchodní komunikaci, měli byste se zaměřit na vytváření jasných sdělení, jejich efektivní předávání a pochopení omezení vašich současných komunikačních nástrojů. Tímto způsobem můžete zvýšit spokojenost zákazníků, posílit zapojení zaměstnanců a upevnit vztahy se zainteresovanými stranami.
ClickUp nabízí efektivní řešení pro zlepšení interní i externí komunikace. Díky sadě funkcí platformy, jako jsou e-maily, chaty, klipy, tabule a komentáře, je spolupráce na dosah ruky!
Zaregistrujte se hned teď a vyzkoušejte ten rozdíl.
Často kladené otázky
Jaké jsou čtyři typy komunikace v obchodním styku?
Čtyři hlavní typy komunikace v podnikání jsou verbální, písemná, neverbální a digitální komunikace.
Typy obchodní komunikace lze navíc rozdělit do následujících kategorií:
- Komunikace směrem nahoru, která proudí nahoru organizační hierarchií, tj. od zaměstnanců k managementu.
- Komunikace směrem dolů, která proudí po organizační hierarchii, tj. od managementu k zaměstnancům.
- Laterální komunikace, ke které dochází mezi kolegy nebo spolupracovníky
- Externí komunikace, která zahrnuje interakce s subjekty mimo organizaci