Používali jste někdy Microsoft Word a přemýšleli, zda by za vás mohl psát obsah? S nástrojem Copilot od Microsoftu, který využívá umělou inteligenci, to skutečně můžete udělat!
Funkce Microsoft Copilot opravdu vyniknou, když je tento nástroj spárován s aplikací Word. Asistent AI postavený na rozsáhlých jazykových modelech může psát váš obsah, doladit ho, přeložit, generovat shrnutí a dokonce převést vaše informace do tabulek a grafů! To vše zvládne pomocí několika příkazů v přirozeném jazyce. Tento nástroj může být opravdu užitečný při zefektivnění vašeho tvůrčího procesu.
Spojení Microsoft Copilot a Word však může vyžadovat trochu času na osvojení. Máme pro vás několik tipů, jak snadno začít používat Copilot ve svých dokumentech Word.
Používání Microsoft Copilot v aplikaci Word: podrobný návod
Existují tři způsoby, jak povolit Copilot v aplikaci Word, z nichž nejjednodušší je použití klávesové zkratky.
⭐ Doporučená šablona
Jste unaveni závislostí na datech, složitými výzvami při práci s dokumenty a pomalými odezvami Copilotu? Použijte AI Prompt & Guide for Blog Posts od ClickUp a optimalizujte svůj pracovní postup pomocí efektivity, automatizace a plynulé spolupráce založené na umělé inteligenci!🚀
Metoda 1: Rychlý start pomocí tlačítka Copilot na panelu nástrojů
Krok 1: Chcete-li začít používat Microsoft Copilot v aplikaci Word, přihlaste se ke svému účtu Microsoft a vyhledejte ikonu Copilot na pásu karet nebo na panelu nástrojů v pravém horním rohu okna aplikace Word.
Krok 2: Kliknutím na toto tlačítko aktivujete Copilot. Krok 3: Po aktivaci vám Copilot nabídne pomoc a návrhy podle potřeby.
Poznámka: Tato metoda jeice velmi jednoduchá a šetří čas, ale nemusí být dostupná ve starších verzích aplikace Microsoft Word.
💟 Bonus: ClickUp Brain jde o krok dál než Microsoft Copilot a nabízí skutečně kontextovou AI – přímo se připojuje k vašim úkolům, dokumentům, chatům a projektům, takže každý návrh je přizpůsoben vaší skutečné práci, nikoli pouze obecným kancelářským souborům. Získáte praktické informace, chytré automatizace a AI, která rozumí vašemu pracovnímu postupu od začátku do konce.
Chcete jít ještě dál?
Seznamte se s Brain MAX, vaším specializovaným desktopovým AI pomocníkem. Pomocí hlasových příkazů můžete spouštět automatizace, vytvářet úkoly, přidělovat práci a organizovat projekty bez použití rukou – pouhým mluvením. Brain MAX vám umožňuje zachytit nápady v daném okamžiku, prohledávat všechny vaše aplikace a pokračovat v práci, aniž byste se museli dotknout klávesnice. Je to produktivita, přepracovaná tak, aby odpovídala vašemu skutečnému způsobu práce.
Metoda 2: Přístup k Copilotu pravým tlačítkem myši
Krok 1: Začněte otevřením dokumentu Word. Krok 2: Klikněte pravým tlačítkem myši na libovolné místo v dokumentu a zobrazte nabídku Možnosti. Krok 3: V nabídce vyhledejte možnost „Návrhy Copilot“ nebo podobnou možnost. Krok 4: Kliknutím na tuto možnost začněte používat Copilot.
Metoda 3: Klávesová zkratka pro rychlý přístup
Krok 1: Spusťte Copilot pomocí klávesové zkratky. Nejprve otevřete libovolný dokument Word. Krok 2: Stiskněte současně klávesy Win + C na klávesnici.
Krok 3: Váš asistent pro psaní je připraven k práci
Omezení používání Copilotu v aplikaci Word
Nyní víte, jak používat Microsoft Copilot v aplikaci Word.
Problém je ale v tom, že v aplikaci Word možná nemáte ikonu Microsoft Copilot. Pokud vás zajímá proč, příčinou může být vaše licence Microsoft 365.
Pro přístup k Copilotu v aplikaci Word potřebujete existující licencovaný plán spojený s vaším účtem Microsoft, například Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Premium nebo jiný. Pokud si nejste jisti svým plánem nebo potřebujete povolit Copilot v aplikaci Word, obraťte se na IT oddělení vaší organizace nebo správce Microsoft 365.
Ale i po získání licence vás může brzdit několik dalších věcí.
- Závislost na datech: Největší výzvou při používání Copilotu je to, že mu musíte vše zadávat ručně, protože nemá přístup k externím dokumentům. Představte si, že se pokoušíte napsat zprávu o trendech v oboru, aniž byste měli přístup k nejnovějším článkům nebo výzkumným pracím. To vám nakonec zabere spoustu času a úsilí.
- Složité dokumenty: Copilot se někdy může ztratit ve složitosti dokumentů. Například pokusit se Copilotem shrnout složitou finanční zprávu plnou čísel, grafů a složitých vizuálních prvků může trvat dlouho.
- Jazyková bariéra: Ačkoli Copilot stále lépe rozumí různým jazykům a reaguje na ně, stále není plynulý ve všech z nich.
- Amnézie v historii chatu: Nejlepší nástroje AI dokážou držet krok s více interakcemi. Copilot má však krátkou paměť. Nepamatuje si předchozí konverzace, což může být frustrující, když musíte opakovat stejné informace znovu a znovu.
- Chyby a doba načítání: Čím složitější úkoly, tím pomalejší odezva a vyšší pravděpodobnost chyb. Představte si, že se pokoušíte shrnout dlouhý právní dokument, ale Copilot vyprší ještě před dokončením.
Pokud vás tyto problémy frustrují, měli byste zvážit použití alternativ k Microsoft Word a Copilot.
ClickUp Brain: Pokročilá alternativa k MS Copilot a Wordu
Copilot může být pro váš tým krokem správným směrem k práci s umělou inteligencí, zejména pokud používáte i jiné aplikace Microsoftu. Má však svá omezení.
Jako alternativu k Copilotu můžete zvážit použití efektivnějších nástrojů AI. K dispozici jsou řešení, která se snadno používají, jsou nabitá funkcemi a pomáhají vám spolupracovat s týmem v reálném čase.
Seznamte se s ClickUp Docs a ClickUp Brain – jedinými dvěma nástroji, které budete potřebovat pro efektivní spolupráci na dokumentech ve vašem týmu.
Představte si svět, ve kterém může váš tým vytvářet, upravovat a sdílet dokumenty v reálném čase, aniž by musel čekat, až ostatní dokončí své úpravy. ClickUp Docs tuto vizi proměňuje ve skutečnost.
Díky funkcím, jako je editace v reálném čase, detekce spolupráce a přiřazení autorství, zůstávají všichni členové týmu v obraze.
Zde jsou klíčové funkce ClickUp Docs
- Úpravy v reálném čase: Otevřete dokument a upravujte jej živě společně s členy svého týmu.
- Detekce spolupráce: Okamžitě uvidíte, kdo si prohlíží, komentuje nebo upravuje váš dokument.
- Přiznání autorství: Snadno zjistíte, kdo přispěl k vašemu dokumentu.
- Synchronizace v reálném čase: Sledujte, jak se vaše aktualizace okamžitě zobrazují na všech vašich zařízeních.
- Vnoření: Uspořádejte obsah dokumentu do přehledné hierarchie.
- Vztahy: Propojte dokumenty s úkoly a dalším relevantním obsahem bez problémů.
- Anotace a korektury: Přidávejte připomínky přímo do obrázků a souborů PDF bez zbytečných komplikací.
- Přiřazené komentáře: Přidejte komentáře kamkoli do dokumentu a přiřaďte je příslušným osobám. Sdílejte obrázky, odkazy a videa přímo ve svých komentářích.
- Import/export: Snadný přenos dokumentů z Evernote, Google Docs nebo Wordu
- Indexování Google: Umožněte snadné vyhledávání veřejně sdílených dokumentů prostřednictvím vyhledávače Google.
- AI asistent pro psaní: Nechte AI, aby vám pomohla generovat text, shrnovat dokumenty, parafrázovat a přeformátovat obsah.
- Tvorba obsahu: Získejte pomoc při psaní všeho od briefů po marketingové texty, popisy produktů a příspěvky na blogu.
- Přizpůsobitelné šablony: Ušetřete čas a námahu díky neustále se rozšiřující sadě předem připravených šablon dokumentů pro vše od smluv a hodnocení výkonu až po wiki a PRD.
- Integrace správy projektů: Udržujte vše přehledně uspořádané propojením dokumentů s vašimi projekty.
Abychom vám pomohli plně pochopit význam těchto funkcí, podívejme se, jak vám mohou pomoci funkce umělé inteligence ClickUp!
Scénář 1: Vylepšení obsahu (ať už je jakýkoli)
Řekněme, že máte první návrh, ale potřebujete ho prodloužit a vylepšit. Zeptejte se ClickUp Brain.
Může upravovat, vylepšovat, prodlužovat, zkracovat, překládat text a mnoho dalšího.
Jakmile je obsah schválen, může vám dokonce pomoci generovat úkoly přímo z ClickUp Docs a přiřadit je členům týmu.
💡Tip pro profesionály: Nespokojte se jen s poznámkami – nechte automatizace a autopilotní agenty ClickUp, aby vaše úkoly posunuli kupředu. Namísto pouhého zaznamenávání toho, co je třeba udělat, tito chytří agenti automaticky vytvářejí úkoly, přiřazují jim vlastníky, stanovují termíny a sledují jejich průběh.
Scénář 2: Sledování úkolů a akčních položek z vaší dokumentace
Každý úkol, který máte v pracovním prostoru ClickUp, je vybaven integrovanou asistencí AI! Ať už chcete shrnout aktualizace úkolů, generovat další akční položky nebo najít související položky, Brain vám s tím vším pomůže!
Scénář 3: Mějte přehled o poznámkách z jednání a akčních položkách
Jako projektový manažer, který se potýká s několika projekty a nepřetržitými schůzkami, čelíte výzvě sledovat všechny diskuse a úkoly z každé schůzky.
Řešení? AI Notetaker od ClickUp!
Takto to funguje.
- Neunikne vám žádný detail: automaticky se připojuje k vašim schůzkám, nahrává konverzace a generuje přesné přepisy, abyste se mohli plně soustředit a být plně přítomni.
- Okamžité shrnutí schůzky: Poskytuje stručné a praktické shrnutí v přehledném dokumentu ClickUp Docs ihned po skončení hovoru – už nemusíte procházet hodiny nahrávek nebo neuspořádané poznámky.
- Extrakce akčních položek: Identifikuje a zvýrazňuje klíčové úkoly, rozhodnutí a další kroky, což usnadňuje následné kroky a zajišťuje, že nic neunikne vaší pozornosti.
- Kontextové propojení: Propojuje poznámky ze schůzek přímo s příslušnými úkoly, dokumenty a projekty v ClickUp, takže váš tým má vždy kompletní přehled na jednom místě.
- Hladké sdílení: Okamžitě sdílejte poznámky a shrnutí ze schůzek s účastníky nebo zainteresovanými stranami, aby byli všichni informováni a měli stejné informace.
- Prohledávatelná znalostní databáze: Všechny přepisy a shrnutí jsou uloženy a prohledávatelné, což usnadňuje návrat k minulým diskusím a rozhodnutím.
- Podporuje asynchronní práci: Umožňuje členům týmu v různých časových pásmech rychle dohnat zpoždění, což podporuje lepší spolupráci a snižuje únavu z jednání.
- Šetří čas a snižuje manuální práci: Eliminuje potřebu ručního psaní poznámek, takže se můžete soustředit na hodnotnou práci a strategické myšlení.
Scénář 4: Zefektivnění technické dokumentace
Jako vývojář pracující na složitém softwarovém projektu se potýkáte s vytvářením a údržbou podrobné technické dokumentace. Umělá inteligence ClickUp Docs pro technickou dokumentaci vám v tomto ohledu může být velmi nápomocná.
Řekněme, že potřebujete zdokumentovat nové API, které jste vyvinuli. Místo toho, abyste strávili hodiny ručním psaním a organizováním technických detailů, použijete ClickUp Docs.
Začněte tím, že zadáte úryvky kódu a konfigurace systému do dokumentu v ClickUp. ClickUp Brain, integrovaný asistent AI, analyzuje vaše vstupy a generuje podrobný technický dokument, včetně příkladů kódu a vysvětlení.
ClickUp Brain zajišťuje konzistenci a eliminuje chyby, díky čemuž bude vaše dokumentace přehledná a profesionální. V dokumentu můžete také propojit relevantní úkoly a podrobnosti projektu.
Díky tomu můžete snadno sdílet své dokumenty se svým týmem a vybrat si mezi veřejným nebo soukromým odkazem.
Navíc správa verzí dokumentů v ClickUp pomáhá týmům sledovat změny a v případě nesrovnalostí obnovit předchozí verze, čímž zvyšuje bezpečnost důležitých dokumentů.
Scénář 5: Vytváření marketingového obsahu
Jako člen marketingového týmu, který uvádí na trh nový produkt, potřebujete pomoc s rychlým vytvořením poutavých a přesvědčivých marketingových materiálů. Asistent pro psaní s umělou inteligencí ClickUp Docs je ideálním partnerem pro takové případy.
Pokud váš tým potřebuje vytvořit sérii blogových příspěvků, obsahu pro sociální média a popisů produktů pro nadcházející uvedení produktu na trh.
S ClickUp Docs začnete zadáním základních informací o produktu a podrobností o cílové skupině. Asistent pro psaní s umělou inteligencí pak vygeneruje poutavé návrhy pro každý obsah.
ClickUp Brain navrhuje alternativní formulace, pomáhá vám najít ta správná slova a zajišťuje, že vaše sdělení budou konzistentní a přesvědčivá. Můžete také snadno importovat a exportovat dokumenty, což usnadňuje spolupráci s ostatními členy týmu.
Zlepšíte tak proces tvorby obsahu a zajistíte vytváření vysoce kvalitních marketingových materiálů, které osloví vaše publikum.
Scénář 6: Vylepšení návrhů projektů
Jako konzultant připravující návrh projektu pro potenciálního klienta musíte vypracovat podrobný a přesvědčivý návrh, který vynikne. ClickUp Docs vám s tím může pomoci.
Začněte návrhem návrhu. Proces je rychlejší díky šablonám AI Prompt Templates od ClickUp. ClickUp Brain navíc nabízí více než 100 rolí založených na výzvách, které pokrývají mnoho častých případů použití.
Poté propojíte související úkoly, časové osy a plány zdrojů přímo v dokumentu, čímž získáte komplexní přehled o projektu. Při vylepšování návrhu vám asistent pro psaní s umělou inteligencí ClickUp pomůže vylepšit obsah a zajistí, že bude dokonalý a profesionální.
Funkce spolupráce v reálném čase vám umožňuje shromažďovat zpětnou vazbu od vašeho týmu a okamžitě zapracovávat změny. Až budete hotovi, budete mít podrobnou a přesvědčivou nabídku, která klientovi účinně sdělí vaši hodnotu.
Scénář 7: Zaškolování nových členů týmu
Představte si, že jste právě přijali nového člena týmu a chcete, aby se rychle zapracoval. Proces zapracování můžete zjednodušit pomocí ClickUp Docs a ClickUp Clips.
Takto to funguje.
V ClickUp Docs vytvoříte komplexní dokument pro zaškolení nových zaměstnanců, ve kterém shrnete vše, co noví zaměstnanci potřebují vědět. Tento dokument obsahuje firemní zásady, strukturu týmu, očekávání ohledně role a důležité kontakty.
Díky funkci úprav v reálném čase v ClickUp můžete pozvat nového člena týmu k dokumentu. Při čtení může klást otázky přímo v dokumentu a vy nebo ostatní členové týmu můžete okamžitě reagovat.
Tím eliminujete neustálé výměny e-mailů a zajistíte, že dostanou rychlou odpověď.
Vyberte si nástroj AI, který vám pomůže pracovat chytřeji
Microsoft Copilot i Word jsou vynikající nástroje (zejména osvědčený Word), které dobře plní své funkce.
Jejich používání však může být pomalé, zejména v týmovém prostředí, kde byste se chtěli vyhnout používání příliš mnoha nástrojů pro spolupráci s týmem.
Pak je tu také problém, který mají mnohé současné modely umělé inteligence, a to, že znějí... no, roboticky (ironické, já vím). Jejich nedostatek lidských reakcí může vést k opakujícím se obsahům.
Ale ne všechny nástroje umělé inteligence musí být tak složité na používání.
Nástroje jako ClickUp Docs a ClickUp Brain skvěle spolupracují s ostatními funkcemi ClickUp a jejich používání s týmem je opravdovým potěšením.
Nemusíte nám však věřit na slovo. Založte si ještě dnes bezplatný účet ClickUp a přesvědčte se sami.