V polovině 20. století byla Toyota malým japonským výrobcem automobilů, který se snažil konkurovat průmyslovým gigantům, jako jsou Ford a General Motors. Aby Toyota zlepšila své procesy a produkty, začala provádět benchmarking ve srovnání se svými konkurenty.
Společnost Toyota vyslala své inženýry na návštěvu výrobních závodů společnosti Ford ve Spojených státech. Ti pozorovali a dokumentovali procesy montážní linky a opatření pro kontrolu kvality společnosti Ford. Poté tyto procesy vylepšili a vytvořili Toyota Production System (výrobní systém Toyota), díky čemuž se stali lídrem ve výrobním odvětví a pravděpodobně předčili společnosti, od kterých se učili.
Tak mocný je benchmarking. Když porovnáte své úsilí s úsilím lídrů v oboru a aplikujete jejich postupy, připravíte se na úspěch.
Tento blog se zabývá různými příklady benchmarkingu a tím, jak je můžete implementovat ve své organizaci. Protože když se srovnáváte s těmi nejlepšími, neexistují žádné hranice! 🚀
Co je benchmarking?
Benchmarking porovnává procesy, výkonnost, finanční ukazatele a postupy vaší organizace s těmi, které používají lídři v oboru nebo jiné společnosti. Cílem je identifikovat oblasti, které je možné zlepšit, a zvýšit výkonnost.
Analýza benchmarkingu je velmi důležitá, protože vám pomáhá pochopit vaši konkurenční pozici, přijmout osvědčené postupy a podporovat neustálé zlepšování. Když se srovnáváte s nejlepšími konkurenty a lídry v oboru, používáte je jako referenční bod pro hodnocení vlastních obchodních operací a výsledků.
Jakmile tak učiníte, je téměř nevyhnutelné, že objevíte mezery ve vašem výkonu a procesech. Poté můžete podniknout konkrétní kroky a vytvořit strategie k vyplnění těchto mezer. Neustálým benchmarkingem budujete nepřetržitý cyklus zlepšování vašich procesů a celkového výkonu podniku.
Různé typy benchmarkingu s příklady
Benchmarking výkonnosti
Benchmarking výkonnosti je nejčastěji používanou technikou benchmarkingu. Zahrnuje porovnání výkonnostních metrik vaší společnosti s metrikami vašich konkurentů a ostatních společností ve vašem odvětví s cílem identifikovat silné a slabé stránky a příležitosti ke zlepšení.
Pomůže vám také pochopit vaši pozici na trhu. Analýza údajů o konkurentech vám může poskytnout informace o úspěšných strategiích a provozní efektivitě.
Příklad: Maloobchodní společnost může porovnat svůj růst tržeb, skóre spokojenosti zákazníků a obrat zásob s předními konkurenty, aby identifikovala oblasti, ve kterých může zlepšit své provozní činnosti a zákaznický servis. Benchmarking výkonnosti tedy zahrnuje i prvek finančního benchmarkingu.
Pro efektivní benchmarking potřebujete přístup k různým údajům o výkonnosti, jako jsou:
- Metriky finanční výkonnosti: Tržby, ziskové marže
- Hodnocení spokojenosti zákazníků: Net Promoter Score
- Prodejní metriky: pronikání na trh, roční hodnota kontraktů, míra konverze, celková hodnota zákazníka (CLTV)
Pro podrobné vyhodnocení prodeje ve vaší organizaci můžete také sledovat KPI prodeje, jako jsou prodejní cíle, prodej na jednoho obchodního zástupce, délka prodejního cyklu a nové potenciální zákazníky a příležitosti.
Procesní benchmarking
Procesní benchmarking zahrnuje interní nebo externí přezkoumání procesů a systémů vaší společnosti.
Pomůže vám identifikovat osvědčené postupy, které vedoucí společnosti používají k dosažení vynikající výkonnosti. Poté můžete odpovídajícím způsobem vylepšit své procesy a získat tak konkurenční výhody.
Příklad: Výrobní společnost může prověřit efektivitu svého výrobního procesu porovnáním svých KPI v oblasti řízení produktů s předním konkurentem, který je známý svými postupy štíhlé výroby. Společnost analyzuje cykly, míru vad a výrobní náklady, aby identifikovala příležitosti ke zefektivnění svých procesů.
Pro efektivní benchmarking procesů potřebujete přístup k následujícím údajům o řízení vašich procesů:
- Podrobné interní údaje: kroky pracovního postupu, doby cyklu a metriky výkonnosti
- Externí data: Benchmarky v odvětví nebo data o procesech konkurence
- Zdroje informací: Odvětvové zprávy, společné benchmarkingové studie nebo partnerství s benchmarkingovými organizacemi.
Strategické benchmarkingové srovnání
Strategické benchmarkingové srovnání zahrnuje porovnání vaší obchodní strategie se strategií lídrů v oboru, aby bylo možné identifikovat mezery a poučit se z jejich růstu a úspěchu.
Sladí vaše strategické cíle s osvědčenými postupy v oboru, aby vám pomohl udržet konkurenceschopnost.
Příklad: Technologický startup porovnává své marketingové KPI a expanzní strategie s úspěšnými společnostmi, jako jsou Apple nebo Google. Analýzou svých strategických rozhodnutí startup identifikuje oblasti, ve kterých může svou strategii vylepšit, například vývoj produktů, marketingové přístupy a plány globální expanze.
Pro strategické benchmarkingové srovnání potřebujete přístup k následujícím údajům:
- Strategické plány a dokumenty: Obchodní plány, strategie růstu a analýza konkurence
- Údaje od lídrů v oboru: Případové studie, výroční zprávy a strategické analýzy lídrů v oboru
- Rámce benchmarkingu: SWOT analýza, PESTEL analýza
- Odborné poznatky: Konzultační zprávy, odborné studie a články o myšlenkovém vedení
Funkční benchmarking
Funkční benchmarking porovnává interní funkce a operace s průmyslovými standardy za účelem identifikace oblastí, které je možné zlepšit.
Pomůže vám zlepšit konkrétní funkce tím, že identifikuje neefektivnosti a přijme osvědčené postupy v oboru. Může zlepšit výkonnost, ušetřit náklady a lépe využít zdroje v klíčových provozních oblastech.
Příklad: Personální oddělení společnosti porovnává svůj náborový proces s průmyslovým standardem na základě analýzy doby náboru, nákladů na nábor a míry fluktuace zaměstnanců. Toto srovnání pomáhá společnosti zefektivnit náborový proces a zavést osvědčené postupy.
Pro funkční benchmarking potřebujete přístup k následujícím interním funkčním údajům:
- Podrobné metriky aktuálních procesů: kroky pracovního postupu, metriky výkonu zaměstnanců, doby zpracování, metriky prostojů a provozuschopnosti
- Průmyslové standardy a benchmarking: Srovnávací údaje z průmyslových zpráv, profesních sdružení a benchmarkingových databází.
- Analytické nástroje: Použití softwaru, jako je ClickUp, pro mapování procesů, analýzu výkonnosti a benchmarkingové studie.
- Konzultace s odborníky: Postřehy od odborníků z oboru, konzultantů a profesionálních sítí
Interní benchmarking
Při interním benchmarkingu porovnáváte různé skupiny, týmy a procesy ve vaší vlastní firmě, abyste identifikovali osvědčené postupy a oblasti, které je třeba zlepšit.
Umožňuje organizacím lépe využívat své interní úspěchy a provoz, čímž podporuje konzistentnost a efektivitu.
Příklad: Velký maloobchodní řetězec porovnává prodejní výkonnost a metriky zákaznických služeb ve svých různých prodejnách. Identifikace nejvýkonnějších prodejen pomůže řetězci replikovat úspěšné postupy v jiných prodejnách a zlepšit tak celkovou výkonnost.
Pro interní benchmarking potřebujete přístup k následujícím interním funkčním údajům:
- Podrobné interní údaje: dokumentace procesů a pracovních postupů, zpětná vazba od zákazníků a hodnocení spokojenosti, hodnocení výkonu zaměstnanců
- Nástroje a metody benchmarkingu: Dashboardy výkonnosti, interní průzkumy a nástroje pro zpětnou vazbu, software pro analýzu a mapování procesů
- Komunikační a kolaborační platformy: Nástroje pro sdílení znalostí a spolupráci, meziresortní schůzky a workshopy
Externí benchmarking
Externí benchmarking je obecný termín, který znamená porovnání výkonnostních metrik vaší společnosti, jako jsou KPI produktového marketingu, tržby z prodeje atd., s metrikami jiných organizací v podobném odvětví nebo vertikále, aby bylo možné identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a osvědčené postupy.
Poskytuje širší pohled na průmyslové standardy a pomáhá vám pozorovat a aplikovat inovativní postupy, které mohou používat vaši přímí konkurenti.
Příklad: Poskytovatel zdravotnických služeb porovnává hodnocení spokojenosti pacientů, výsledky léčby a provozní náklady s předními regionálními nemocnicemi. Toto srovnání pomáhá identifikovat nedostatky a zavádět osvědčené postupy s cílem zlepšit výsledky péče o pacienty a provozní efektivitu.
Pro efektivní externí benchmarking potřebujete přístup k následujícím údajům a zprávám:
- Přístup k srovnávacím údajům: Odvětvové zprávy a benchmarkingové studie, metriky výkonnosti konkurence, analýzy trhu a průzkumy
- Podrobné interní údaje: KPI produktového marketingu, ukazatele finanční výkonnosti, dokumentace procesů a pracovních postupů
- Nástroje a zdroje pro benchmarking: Analytické nástroje pro porovnávání dat, software pro analýzu trhu a sledování výkonnosti, přístup k databázím benchmarkingu v daném odvětví.
Konkurenční benchmarking
Konkurenční benchmarking zahrnuje srovnání různých skupin, týmů a procesů ve vaší organizaci s konkurencí za účelem identifikace silných a slabých stránek a příležitostí ke zlepšení.
Analýzou strategií a výkonnosti konkurence mohou společnosti přijmout osvědčené postupy, odstranit rozdíly ve výkonnosti a zlepšit své postavení na trhu.
Příklad: E-commerce společnost porovnává své KPI týkající se povědomí o značce, jako jsou počet sledujících, sdílení na sociálních sítích a zmínky o značce, s KPI předního konkurenta, aby zjistila mezery a rozdíly. Po porovnání dalších podobných metrik marketingové produktivity společnost spouští lepší kampaně na zvýšení povědomí, aby oslovila svou cílovou skupinu.
Pro efektivní konkurenční benchmarking potřebujete přístup k následujícím údajům a zprávám:
- Přístup k údajům o konkurentech: Odvětvové zprávy od zdrojů jako Gartner, Forrester nebo IBISWorld, finanční zprávy a výroční zprávy konkurentů, případové studie z odvětvových publikací nebo výzkumných společností.
- Interní sběr dat: Podrobné metriky týkající se doby odezvy zákaznické podpory, výsledků průzkumu spokojenosti zákazníků, dokumentace interních procesů a analýzy pracovních postupů.
- Nástroje a software pro benchmarking: Nástroje pro porovnávání dat a sledování výkonnosti, jako je ClickUp, nástroje pro analýzu trhu, jako je SEMrush nebo SimilarWeb.
- Data o síťování a spolupráci: Členství v oborových asociacích (např. AMA, CMI), účast v konsorciích nebo skupinách zabývajících se benchmarkingem (např. APQC)
Benchmarking nejlepších ve své třídě
Benchmarking nejlepších ve své třídě, jak název napovídá, porovnává různé skupiny, týmy a procesy ve vaší organizaci s těmi, které jsou považovány za „nejlepší ve své třídě“ v konkrétní funkci, bez ohledu na jejich odvětví, s cílem identifikovat nadstandardní postupy a výkonnostní standardy.
Můžete se poučit od těchto lídrů a udržet si konkurenční výhodu.
Příklad: Marketingový tým porovnává své KPI, jako je míra konverze, míra odchodu zákazníků a míra upsellu, s KPI nejvýkonnější agentury známé svými vysoce inovativními virálními marketingovými strategiemi. Na základě zjištění pak oddělení zlepšuje efektivitu a spokojenost zákazníků.
Pro efektivní benchmarking na špičkové úrovni potřebujete přístup k následujícím údajům a zprávám:
- Nejlepší data ve své třídě: Případové studie a zprávy z nejvýkonnějších funkcí v organizacích, ocenění a uznání v oboru (např. výjimečné výrobní oddělení), publikace nebo whitepapery zdůrazňující osvědčené postupy.
- Interní sběr dat: zpětná vazba od klientů a výsledky průzkumu spokojenosti, interní data o výkonnosti a analýza pracovních postupů.
Klíčové ukazatele výkonnosti v benchmarkingu
Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) jsou konkrétní metriky spojené se strategickými obchodními cíli. Jedná se v podstatě o datové body, které vaší organizaci pomáhají sledovat výkonnost, identifikovat trendy a činit informovaná rozhodnutí.
Lidé často zaměňují metriky s KPI, ale mezi nimi je jasný rozdíl. Všechny KPI jsou metriky, ale ne všechny metriky jsou KPI. Metriky jsou kvantitativní měřítka používaná ke sledování a hodnocení kvality konkrétních obchodních procesů.
Přečtěte si: KPI vs. metriky: Co to je a jak je sledovat
Pro benchmarking potřebujete KPI, abyste mohli porovnat výkonnost svého podnikání v rámci vaší organizace nebo s konkurencí.
Zde je několik KPI, které byste měli sledovat:
Růst tržeb: Měří nárůst tržeb společnosti za určité období.
Růst tržeb = (aktuální tržby – předchozí tržby) / předchozí tržby × 100
Zisková marže: Udává procentní podíl tržeb, který převyšuje náklady.
Zisková marže = (čistý zisk / výnosy) × 100
Net Promoter Score (NPS): Hodnotí loajalitu zákazníků na základě pravděpodobnosti, s jakou by doporučili danou společnost.
NPS = % propagátorů − % kritici
Míra retence zákazníků: Ukazuje procento zákazníků, kteří zůstali v daném období.
Míra retence zákazníků = ((koncoví zákazníci – noví zákazníci) / počáteční zákazníci) × 100
Náklady na získání zákazníka (CAC): Vypočítávají náklady na získání nového zákazníka.
CAC = celkové náklady na akvizici / počet nových zákazníků
Hodnota zákazníka za celou dobu jeho života (CLV): Odhaduje celkové tržby, které zákazník generuje za celou dobu svého života.
CLV = průměrná hodnota nákupu × frekvence nákupu × životnost zákazníka
Pro každý KPI existují specifické vzorce, ale místo ručního výpočtu těchto metrik můžete použít předem připravené šablony.
ClickUp nabízí různé šablony, například šablonu pro sledování KPI, které vám pomohou rychle začít. Tato šablona obsahuje předem nakonfigurovaná pole a zobrazení, která šetří čas a zajišťují konzistentnost při sledování vašich benchmarků.
Tato šablona poskytuje přehled o pokroku vašeho týmu při dosahování cílů a umožňuje managementu činit rozhodnutí založená na datech. Tuto šablonu můžete použít k:
- Stanovte si měřitelné a dosažitelné cíle s ClickUp Goals.
- Organizujte úkoly, pečlivě je sledujte a sdílejte aktualizace se zainteresovanými stranami.
- Sledujte metriky v čase pomocí automatizovaných analytických nástrojů.
- Pomocí zobrazení Ganttova diagramu můžete sledovat výkonnost a podle potřeby provádět korekce.
Použijte ClickUp, aby bylo benchmarking snadné a efektivní
ClickUp je robustní nástroj pro řízení projektů, který vám pomůže organizovat, sledovat a spravovat vaše úkoly. Na rozdíl od tradičních nástrojů pro řízení projektů, které se zaměřují pouze na správu úkolů, ClickUp nabízí další komplexní funkce, jako jsou cíle, úkoly a vlastní pole, stejně jako několik způsobů, jak zobrazit souhrnná data a spolupracovat s vaším týmem a zainteresovanými stranami.
Tyto funkce vám pomohou plánovat a realizovat projekty a zároveň porovnávat různé metriky, díky čemuž je ClickUp vynikajícím nástrojem pro benchmarking.
ClickUp také integruje data z různých externích zdrojů, což usnadňuje porovnávání a analýzu výkonnosti napříč různými obchodními odděleními. S ClickUpem můžete nastavit jasné benchmarky, sladit úkoly tak, abyste těchto cílů dosáhli, a sledovat pokrok v reálném čase.
Benchmarking v ClickUp můžete zahájit ve čtyřech jednoduchých krocích:
Krok č. 1: Vytvořte vyhrazený prostor
Pomůže vám to zorganizovat vaše benchmarkingové aktivity. Vyhrazený prostor v ClickUp bude centrálním místem pro všechny vaše benchmarkingové úkoly, dokumenty a data.
Zde je návod, jak vytvořit vyhrazený prostor v ClickUp:
- Vytvořte nový prostor: Přejděte do sekce Prostory v ClickUp a vytvořte nový prostor speciálně pro benchmarkingové aktivity.
- Organizujte pomocí složek a seznamů: Vytvořte si v tomto prostoru vlastní složky a seznamy, abyste mohli kategorizovat různé benchmarkingové projekty (např. finanční, provozní, spokojenost zákazníků).
Krok č. 2: Definujte své cíle
Pomocí funkce sledování cílů ClickUp můžete snadno nastavit, sledovat a dosáhnout svých benchmarkingových cílů.
- Stanovte si SMART cíle: Ujistěte se, že vaše cíle jsou konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené. Tato jasnost pomáhá při přesném sledování a hodnocení.
- Vytvořte cíle v ClickUp: Přejděte do sekce Cíle v ClickUp a klikněte na „Nový cíl“. Vyplňte podrobnosti svého cíle, včetně názvu, popisu, termínu splnění a relevantních metrik.
- Propojte úkoly ClickUp s cíli: Propojte konkrétní úkoly a projekty se svými cíli, abyste zajistili, že všechny činnosti přispívají k jejich dosažení. Tím vytvoříte jasnou souvislost mezi každodenními operacemi a strategickými cíli.
Krok č. 3: Sledujte pokrok
Vlastní pole a dashboardy ClickUp poskytují výkonné nástroje pro sledování a analýzu vašeho pokroku.
- Vytvořte vlastní pole: Vlastní pole vám umožňují sledovat konkrétní datové body relevantní pro vaše benchmarky. Vytvořte například vlastní pole pro klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), jako je růst tržeb, skóre spokojenosti zákazníků nebo efektivita výroby.
- Vytvořte komplexní dashboardy: Pomocí dashboardů ClickUp získáte vizuální přehled o svém pokroku. Můžete přidat widgety pro zobrazení dat z vlastních polí, cílů a úkolů. Tato vizualizace pomáhá identifikovat trendy, odhalit problémy a činit informovaná rozhodnutí.
- Automatizujte zprávy: Využijte automatizační funkce ClickUp k generování pravidelných zpráv, díky kterým budete mít k dispozici aktuální informace o svých benchmarkingových aktivitách bez nutnosti ručního zásahu.
Krok č. 4: Pravidelně aktualizujte svou strategii benchmarkingu
Aby bylo možné neustále plnit a překračovat benchmarky, je nezbytné, aby byl proces benchmarkingu dynamický a reagoval na nové údaje. Jak toho dosáhnout?
- Naplánujte si pravidelné kontroly: V ClickUp můžete nastavit opakující se úkoly nebo připomenutí, abyste pravidelně kontrolovali svá benchmarkingová data. Můžete to dělat týdně, měsíčně nebo čtvrtletně.
- Analyzujte výsledky: Pomocí dat z vašich dashboardů a reportů můžete identifikovat oblasti, ve kterých překračujete benchmarky, a příležitosti ke zlepšení.
- Upravte cíle a strategie: Na základě své analýzy upravte podle potřeby své cíle a strategii. Můžete přeformulovat své cíle, přerozdělit zdroje nebo změnit procesy, aby lépe odpovídaly benchmarkům.
- Komunikujte změny: Použijte chat ClickUp, abyste zajistili, že všichni členové týmu budou informováni o změnách.
V zobrazení chatu můžete přiřazovat úkoly tím, že zmíníte členy svého týmu a sdílíte odkazy na projekty. V zobrazení chatu také dostáváte oznámení, takže vždy víte, co se děje.
📮 ClickUp Insight: 78 % respondentů našeho průzkumu vytváří podrobné plány v rámci procesu stanovování cílů. Překvapivých 50 % z nich však tyto plány nesleduje pomocí specializovaných nástrojů. 👀
S ClickUpem můžete snadno převést cíle na konkrétní úkoly, které můžete postupně plnit. Naše dashboardy bez nutnosti programování navíc poskytují přehledné vizuální znázornění vašeho pokroku, díky čemuž získáte větší kontrolu a přehled nad svou prací. Protože „doufat v to nejlepší“ není spolehlivá strategie.
💫 Skutečné výsledky: Uživatelé ClickUp tvrdí, že zvládnou o ~10 % více práce, aniž by se vyčerpali.
Začněte s efektivním benchmarkingem pomocí ClickUp
Všechny typy benchmarkingu se opírají o konkrétní vzorce a data, aby byly účinné. Jejich ruční provádění trvá hodiny a je také náchylné k chybám. Proto potřebujete robustní benchmarkingový nástroj, jako je ClickUp.
ClickUp nabízí šablony KPI, cíle a dashboardy, které vám umožní sledovat a spravovat vaše benchmarky. S ClickUp můžete automatizovat proces benchmarkingu a získat přehled o svém pokroku. Poté můžete pomocí Chat View snadno sdílet zprávy se svým týmem a dalšími zainteresovanými stranami.
Zvyšte svou konkurenceschopnost na trhu pomocí benchmarkingu; zaregistrujte se zdarma na ClickUp a začněte svou cestu.