Pokud je něco, čeho mají firmy často nedostatek, je to čas vedoucích pracovníků. Studie Harvard Business School zjistila, že generální ředitelé pracují v průměru 62,5 hodin týdně, přičemž pracovní den trvá 9,7 hodin. 79 % z nich pracuje o víkendech a 70 % o dovolené.
Kalendáře vedoucích pracovníků jsou však vždy plné, samotní vedoucí pracovníci nikdy nemají dostatek času a práce se rozšiřuje tak, aby zaplnila veškerý dostupný čas, jak diktuje Parkinsonův zákon. Jak tedy vedoucí pracovník spravuje svůj čas, aby stihl svou práci a zároveň měl čas na svůj osobní život?
Odpověď spočívá ve strategickém řízení kalendáře na úrovni vedení. Podívejme se, jak to vypadá.
Co je správa kalendáře na úrovni vedení?
Správa kalendáře vedoucích pracovníků je proces identifikace, stanovení priorit a organizace harmonogramu vedoucích pracovníků. Zefektivňuje harmonogram vedoucích pracovníků a zohledňuje jejich pracovní závazky, cestování, schůzky, dovolené a osobní povinnosti.
Správa kalendáře pro vedoucí pracovníky pomáhá v následujících oblastech:
- Plánování vašich dnů: Pokud víte, co vás daný den čeká, minimalizujete rozptýlení, chráníte si čas na strategickou práci a zvyšujete svou celkovou produktivitu.
- Jasnost: Dobře organizovaný kalendář poskytuje jednoznačný přehled o vašem rozvrhu a ušetří vám nadměrné závazky.
- Sladění s prioritami: Jakmile víte, kolik času trávíte na schůzkách, můžete zbylý čas naplánovat na práci na svých prioritách.
- Spolupráce: Efektivní správa kalendáře umožňuje vašim kolegům vědět, kdy jste k dispozici, což vám ušetří energii vynaloženou na koordinaci činností.
Nedostatek času, zejména na úrovni vedoucích pracovníků, snižuje zisk a nutí vás dělat kompromisy, které škodí vaší práci i zdraví. Správa kalendáře tomu zabraňuje tím, že času přiřazuje význam.
Správa kalendáře pro vedoucí pracovníky pomáhá vyjasnit, co je důležité a na co si můžete udělat čas. Zabrání vám to reagovat pasivně a pomůže vám znovu získat kontrolu nad svým časem.
Správa kalendáře je dnes samozřejmě mnohem snazší než dříve. Existuje více digitálních kalendářů, než je dní v roce, a umělá inteligence přidala celému procesu novou úroveň efektivity.
Podívejme se, jak můžete efektivně spravovat svůj kalendář pro vedoucí pracovníky.
Ideální přístup ke správě kalendáře vedoucích pracovníků
Každý člověk spravuje svůj čas jinak. Někteří preferují přestávky mezi schůzkami, jiným nevadí schůzky jedna za druhou. Někteří rádi pracují v blocích, jiní zase raději rozloží práci do celého dne.
Zatímco zvažujete své preference, zde je několik obecných osvědčených postupů pro správu kalendáře vedoucích pracovníků.
Prioritizace správy kalendáře: vysvětlení a taktická strategie
Pokud jste vedoucí pracovník, nepodceňujte význam správy kalendáře. Dobrá správa kalendáře je podobná konkrétnímu plánu pro vaše podnikání. Je to váš plán na celou dobu. Při vytváření svého přístupu ke správě kalendáře vyzkoušejte následující postup.
Mějte jeden kalendář
Pokud máte více kalendářů – jeden pro rodinu, jeden pro události, jeden pro termíny projektů atd. – je pravděpodobné, že něco přehlédnete nebo si naplánujete dvě události na stejný čas. To platí zejména v případě, že váš kalendář pro vedoucí pracovníky spravuje někdo jiný, zatímco vy spravujete svůj osobní kalendář.
Možná také zjistíte, že před naplánováním schůzek přepínáte mezi příliš mnoha kalendáři.
Pokud máte osobní rozvrh, jako je odvoz dětí do školy nebo návštěvy u lékaře, které nejsou viditelné ve sdílených kalendářových aplikacích, může se stát, že vám kolegové z práce budou chtít v této době naplánovat hovory.
Abyste se tomu všemu vyhnuli, vytvořte si hlavní online kalendář.
Populární aplikace, jako je Google Calendar nebo ClickUp Calendar view, mohou konsolidovat různé zdroje a zajistit tak jednotný přehled.
Vytvořte si rutinu
Strukturovaný rozvrh zvyšuje produktivitu, snižuje úzkost a poskytuje předvídatelnost. Pro efektivní správu kalendáře zkuste:
- Vyhraďte si každý týden čas na vyčištění kalendáře a potvrzení událostí.
- Naplánujte si volný čas, jako je oběd nebo posilovna, aby vám nikdo nemohl naplánovat jiné schůzky.
- Nastavte začátek a konec každého pracovního dne
Naučte se časové plánování
Timeboxing je proces, při kterém se pro daný úkol vyhradí konkrétní časový úsek. Odhadnout, kolik času daná činnost zabere, a vyhradit si na ni čas v kalendáři vám pomůže mít rozumná očekávání sama od sebe. Timeboxing můžete použít pro jakoukoli činnost, například pro odpovídání na e-maily, schvalování tiskových zpráv, přípravu na zasedání představenstva atd.
Převezměte kontrolu nad svým kalendářem
Přizpůsobte si kalendář tak, aby vyhovoval vašim konkrétním potřebám.
Barevné kódování: Označte nebo vyznačte položky v kalendáři různými barvami pro lepší vizualizaci a rozlišení. Například kalendářový systém Trident používá barevně kódovaný systém dat, kde červená barva označuje urgentní úkoly, modrá barva přestávky atd.
Aktualizace: Přidávejte záznamy hned, jak se o nich dozvíte, i když se jedná o poznámku pro sebe, jako je například schůzka na oběd, telefonáty nebo úkoly.
Upravte si zobrazení: Přepínejte mezi denním, týdenním a měsíčním zobrazením, abyste mohli sladit nadcházející priority s naléhavějšími potřebami.
Přidejte název události, pozvané osoby a program: Názvy událostí jako „CEO + dodavatel“ nejsou příliš užitečné. Zkuste místo toho něco konkrétnějšího, například „Setkání s agenturou zabývající se obsahem: [jméno]“. Přidejte také program schůzky a poznámky o tom, co byste od nich rádi věděli.
Zaznamenávání preferencí schůzek: vysvětlení a taktická strategie
Každý člověk v organizaci pracuje jinak a má jiné způsoby, jak řešit schůzky. Existuje také mnoho typů schůzek, které se konají každý den. Je velmi důležité znát a dokumentovat své preference.
Kritéria: Měli jste někdy pocit, že „tato schůzka mohla být vyřešena e-mailem“? Ano, tomu se vyhnete tím, že se rozhodnete, co vyžaduje osobní schůzky. Určete úkoly, jako je kontrola dokumentů, schvalování, rozhodování atd., které můžete provádět asynchronně, a dejte svému týmu vědět, že to preferujete.
Časový úsek: Zjistěte, které časové úseky jsou pro vás nejvhodnější pro schůzky. Pokud jste ranní ptáče, možná budete chtít naplánovat práci vyžadující hluboké soustředění na tento čas a schůzky si nechat na odpoledne. Podle toho nastavte dostupnost ve svém digitálním kalendáři.
Délka trvání: Ne každá schůzka musí trvat hodinu. Zbytečné blokování hodiny v kalendáři může narušit váš rozvrh.
Nastavte si délku trvání každého typu schůzky a dodržujte ji. Mezi schůzkami si nechte časovou rezervu, abyste si mohli vyčistit hlavu a přepnout se na jinou činnost.
Místo: O čem raději mluvíte osobně a co je v pořádku probrat přes Zoom? Ujasněte si to předem.
Základní pravidla: Dejte najevo, co očekáváte, když jste pozváni na schůzku. Je dobré trvat na:
- Jasný program
- Očekávané výsledky a případné předběžné čtení/příprava
- Příchod a ukončení schůzek včas
Jak se vyhnout dvojímu rezervování: tipy a osvědčené postupy
Stalo se vám někdy, že jste měli v kalendáři naplánované dvě schůzky, které se překrývaly, a museli jste se zoufale snažit jednu z nich přeplánovat? K dvojímu rezervování obvykle dochází, když není váš kalendář včas aktualizován nebo dojde k nedorozumění.
Pokud se dvojí rezervace nezkontrolují, může to vést k nepříjemným situacím, jako je nutnost přijmout hovor od klienta uprostřed sportovního dne vašeho dítěte. Zde je návod, jak se vyhnout dvojím rezervacím.
Sloučte všechny kalendáře: Jak jsme již řekli, mějte jeden kalendář pro všechny své aktivity, abyste si nezarezervovali pracovní schůzku ve stejný čas jako osobní záležitost.
Automatické odmítnutí: Nastavte si digitální kalendář tak, aby automaticky odmítal schůzky, pokud máte na daný čas již něco naplánováno.
Upřednostněte své preference: Pokud obdržíte nejasnou žádost o schůzku nebo něco, co by bylo možné vyřídit e-mailem, schůzku odmítněte s vysvětlením důvodu. Pro předběžné schůzky použijte zástupné symboly, abyste je mohli přeplánovat, pokud se objeví něco jiného.
Delegujte: Pokud nemusíte být přítomni na schůzce, delegujte ji na správnou osobu ve vašem týmu.
Pečlivě přeplánujte: Někdy je nutné přeplánovat schůzku, protože se objevila důležitější a naléhavější záležitost. V takových situacích schůzky pečlivě přeplánujte. Respektujte také čas druhé osoby a pokud je to možné, pošlete jí zprávu s vysvětlením své nepřítomnosti.
Chraňte budoucnost: Neplánujte schůzky příliš daleko do budoucnosti. Plánujte schůzky předem pouze na 2–3 měsíce dopředu. Pravidelně je kontrolujte.
Důležitost připomínek a potvrzení schůzek
Může se to zdát jako samozřejmost, ale připomenutí schůzek jsou účinným nástrojem, který zajistí, že se dostavíte tam, kde se to od vás očekává. Používání nástroje jako ClickUp Reminders má dva účinky:
- Udržuje vás v obraze ohledně vašich závazků a rozvrhu.
- Uvolníte si tak svou mentální kapacitu, protože nebudete muset pamatovat na všechny nadcházející události nebo mít kalendář neustále na očích.
Většina platforem pro správu kalendáře vám umožňuje posílat si více připomínek. Můžete si vybrat, zda chcete tyto připomínky dostávat na telefon, jako textové zprávy nebo dokonce e-mailem.
Důležitost plánování času mimo schůzky
Většina vedoucích pracovníků tráví většinu svého času nasloucháním lidem, odstraňováním překážek, řešením konfliktů a přijímáním rozhodnutí. To však neznamená, že schůzky jsou jedinou činností, kterou vedoucí pracovníci vykonávají.
Přemýšlení, plánování, vyhodnocování možností, čtení o nových technologiích a networking s kolegy jsou důležitou součástí práce. Pak je tu ještě váš osobní život, který také vyžaduje pozornost.
Abyste všechny tyto věci efektivně vyvážili, je důležité naplánovat si čas mimo schůzky. Zde je návod, jak na to.
- Vyhraďte si čas pro sebe: Naplánujte si v kalendáři oběd, přestávky, správu e-mailů a čas strávený řízením/dojížděním.
- Naplánujte si intenzivní práci: Vyhraďte si nejproduktivnější hodiny dne na nejdůležitější a nejnáročnější úkoly.
- Použijte režim soustředění: Pomocí časovače Pomodoro nebo režimu soustředění můžete blokovat oznámení a další rušivé vlivy, abyste mohli pracovat v klidu.
Plánování bloků bez schůzek má mnoho výhod. Všem členům vašeho týmu dáte najevo, že nechcete být rušeni, takže budou všichni na stejné vlně. Ušetří vám to hrůzu z celodenních schůzek s vedením a nutnosti pracovat na počítači dlouho do noci.
Především vám to dá prostor pro myšlení. Umožní vám to trochu si oddechnout, jít na polední procházku nebo si zapsat do deníku, abyste osvěžili svou kreativitu. Eliminuje to stres z přeskakování z jedné schůzky na druhou, nedostatečného zpracování informací a příliš častého a příliš rychlého přepínání kontextu.
V podstatě je dobré řízení kalendáře pro členy výkonného týmu zásadní pro zdravé zvládání stresu.
Účinky denního přezkoumávání kalendáře vedoucího pracovníka
Bez ohledu na to, jak důrazně prosazujete své preference a kalendářové protokoly, neefektivita se často vkrádá. Někdo může přijít do vaší kanceláře s neplánovanou urgentní záležitostí. Něco ve vašem produktu se může pokazit a vyžadovat vaši okamžitou pozornost.
Takové události narušují kalendář. Proto každý den kontrolujte svůj kalendář a plánujte.
- Prohlédněte si všechny naplánované události a ujistěte se, že se zúčastníte pouze těch, kterých se musíte zúčastnit.
- Zkontrolujte opakující se schůzky, abyste se ujistili, že program je aktualizovaný a vyžaduje vaši pozornost.
- Podívejte se, které projekty a úkoly jsou dnes splatné a zda vyžadují vaši intervenci. Nahrazují některé úkoly schůzky naplánované na daný den?
- Ujistěte se, že všechny události ve vašem kalendáři jsou stále relevantní a důležité, zejména pokud byly naplánovány již dávno.
Každodenní kontrola kalendáře vám pomůže vyčistit hlavu a soustředit se na to, co je důležité. Pomůže vám identifikovat a eliminovat zbytečné schůzky. Pokud se váš den z nějakého důvodu nevyvíjí podle plánu, dá vám to příležitost přeplánovat schůzky, které jste předchozí den vynechali.
Vliv správné správy e-mailů na správu kalendáře
E-mailová schránka téměř každého manažera je doslova zaplavená. Obchodníci se snaží prodat své produkty, firmy chtějí spolupracovat, týmy žádají o schválení, klienti vyžadují pozornost – to vše dohromady představuje stovky e-mailů každý den.
Správa tohoto má úzký vztah ke správě kalendáře. Zde je několik rad, jak řešit překrývání.
Naplánujte si čas na e-maily: Pokud odpovídáte na každý e-mail hned, jak se objeví oznámení, strávíte celý den v doručené poště. Vyhraďte si ráno a večer pevně stanovený čas na čtení a odpovídání na e-maily.
Označte e-mail jako vyřízený: Pokud lze požadavek v e-mailu vyřídit do dvou minut, udělejte to hned. V opačném případě přidejte tento úkol do svého rozvrhu a dejte odesílateli vědět, kdy se mu budete moci věnovat.
Zefektivnění schůzek s pomocí asistenta vedení
Pokud jste jako vedoucí pracovník někdy měli pocit, že správa kalendáře je příliš náročná, nejste sami. Správa veškeré komunikace a schůzek, pořizování vlastních poznámek, stanovení úkolů a následná komunikace s účastníky může být velmi náročná.
Proto mají vedoucí pracovníci pravidelně k dispozici asistenty (EA), kteří se o tuto činnost starají. S pomocí asistenta může správa kalendáře výrazně odlehčit vedoucímu pracovníkovi. Ať už máte na pozici asistenta vedoucího pracovníka zaměstnance na plný úvazek nebo virtuálního asistenta na částečný úvazek, zefektivněte své schůzky pomocí následujících tipů.
- Vysvětlete své preference: Dejte jim vědět, jakým způsobem preferujete správu svého kalendáře.
- Naučte je rozhodovat: Dejte jim možnost rozhodovat tak, jak byste rozhodovali vy, a to tím, že je provedete svým procesem; pokud je to možné, zdokumentujte své procesy.
- Udělejte přístup: Umožněte jim upravovat, přidávat nebo odebírat schůzky z vašeho sdíleného digitálního kalendáře.
- Vychovávejte je: Naučte je spravovat váš kalendář podle vašich preferencí tím, že jim budete pravidelně poskytovat zpětnou vazbu.
Všechno toto a ještě mnohem více můžete zjednodušit a zefektivnit pomocí správných nástrojů, které podporují správu času pro asistenty vedení. Podívejme se na několik z nich.
Využití nástrojů pro efektivní správu kalendáře vedoucích pracovníků
Dny, kdy lidé nosili diáře v kufřících, aby mohli spravovat své schůzky, jsou pryč. Dnes každý manažer používá jeden z mnoha nástrojů pro správu kalendáře, z nichž nejběžnější jsou kalendáře Google nebo Outlook.
Bonus: Pokud používáte Google Workspace, využijte tyto šablony Google Kalendáře k optimalizaci správy času.
Správa kalendáře však není jen o plánování schůzek. Jednou z významných mezer v používání kalendářů Google nebo Outlook je to, že nezohledňují termíny projektů/úkolů. To znamená, že při plánování schůzky musíte zkontrolovat svůj kalendář a nástroj pro správu projektů, než se můžete zavázat.
Pokud pracujete na více projektech najednou, zvažte použití komplexní platformy pro zvýšení produktivity, jako je ClickUp. Zde je návod, jak můžete ClickUp využít pro správu projektů s individuální a týmovou správou kalendáře.
Zobrazení kalendáře ClickUp
Zobrazení kalendáře ClickUp vám umožňuje vizualizovat všechny vaše plány v denním, týdenním nebo měsíčním kalendáři. S ClickUp můžete:
- Vytvořte více kalendářů a určete, s kým je budete sdílet.
- Synchronizujte kalendáře Google nebo Outlook a zobrazte si své události.
- Odhadněte čas potřebný pro jednotlivé úkoly a vyhraďte si na ně časové bloky.
- Přetahujte události myší a měňte jejich pořadí
ClickUp Meetings
Správa kalendáře je pouze jednou z částí efektivního vedení schůzek. Musíte sepsat program, pořizovat poznámky, tyto poznámky revidovat, převést je do akčních bodů, stanovit priority/termíny atd.
ClickUp Meetings umí toto vše a ještě mnohem více. Dokumentujte své schůzky transparentně a sdílejte je s týmem. Přidávejte komentáře, opakující se úkoly a používejte kontrolní seznamy ke zlepšení kvality schůzek.
Šablony ClickUp
ClickUp nabízí širokou škálu šablon pro správu času, díky kterým budou vaše schůzky efektivnější.
Šablona kalendáře ClickUp
Šablona kalendáře ClickUp je jedním z nejjednodušších způsobů, jak zůstat organizovaní a mít přehled o svém rozvrhu. Použijte tuto přizpůsobitelnou šablonu vhodnou pro začátečníky a sjednoťte své úkoly, schůzky a události na jednom místě.
Šablona seznamu úkolů v kalendáři ClickUp
Lidé často vnímají kalendář jako místo pro události/schůzky a nástroj pro řízení projektů jako nástroj pro správu úkolů. Problémem je, že oba slouží ke správě pracovního vytížení a obsahují úkoly, které vyžadují čas.
Například příprava prezentace pro investory je vlastně schůzka sama se sebou, během které brainstormujete, diskutujete a tvoříte. Proto je dobré mít svůj seznam úkolů také v kalendáři.
Šablona ClickUp Calendar To Do List sleduje pracovní dobu a pomáhá vám plánovat úkoly podle toho. Umožňuje vám vizualizovat vaši kapacitu pro dokončení úkolů a schůzek, které plánujete. Pokud nemáte dostatek času, můžete některé věci přesunout.
Šablona agendy ClickUp
Nevymýšlejte program schůzky pokaždé od začátku. Použijte šablonu programu ClickUp k zaznamenání programu schůzky, spolupráci s týmem, dohodě na akčních bodech a urychlení výsledků.
Připomenutí ClickUp
Připomínky ClickUp vám pomohou mít vždy přehled o vašich úkolech a událostech. Připomínky můžete nastavit nejen pro sebe, ale i pro ostatní. Můžete také nastavit připomínky komentářů a konverzací, abyste nikdy nezmeškali žádnou aktualizaci.
ClickUp Brain
Neuronová síť navržená na míru organizačním potřebám může být také vaším osobním kalendářem s umělou inteligencí. Použijte ClickUp Brain k:
- Přepisujte schůzky
- Shrňte poznámky z jednání
- Vytvářejte týdenní zprávy nebo aktualizace týmu pro standupy.
- Automatizujte vyplňování dat v opakujících se úkolech/agendách
Ovládněte svůj čas a kalendář s ClickUp
Během 62,5 hodin, které vedoucí pracovníci stráví každý týden, se účastní 37 schůzek, což představuje neuvěřitelných 72 % jejich pracovní doby. Pokud trávíte téměř 3/4 svého týdne na schůzkách, bylo by moudré zajistit, aby byly řízeny efektivně.
Naštěstí k tomu nepotřebujete ninja schopnosti. Vše, co potřebujete, jsou jasné preference, akční plán a robustní software pro správu schůzek, jako je ClickUp s různými šablonami plánů. Spojte své osobní závazky, obchodní schůzky a časové plány projektů, abyste získali kompletní přehled o svém životě.