„Interní“ řešení není vždy tou správnou odpovědí na vývoj softwarových produktů.
Místo najímání interního týmu vývojářů softwaru na plný úvazek, což je nákladné, časově náročné a často omezující, můžete takové projekty outsourcovat specializované společnosti s odbornými znalostmi v oblasti vývoje softwaru.
Outsourcing projektů vývoje softwaru zahrnuje uzavření smlouvy s externí společností na vývoj nebo údržbu IT systémů a aplikací. Společnosti se také mohou rozhodnout outsourcovat pouze aspekty projektového řízení celé iniciativy na nezávislého projektového manažera nebo dodavatele.
Stručná historie outsourcingu IT projektů
Outsourcing IT projektů se začal praktikovat na konci 80. let, kdy společnosti jako Eastman Kodak outsourcovaly služby zpracování dat společnosti IBM.
S rozvojem technologií a nástupem internetu v 90. letech se outsourcing stal běžnější záležitostí.
Anglicky mluvící ekonomiky, jako je Indie, Polsko a Filipíny, se staly hlavními centry outsourcingu IT díky velkému počtu kvalifikovaných odborníků a nižším nákladům na pracovní sílu.
Outsourcing IT projektů vs. tradiční interní metody
Tradičně společnosti budují a udržují svou IT infrastrukturu pomocí vlastních zaměstnanců. Naproti tomu outsourcing IT projektů vám umožňuje přístup k širší škále dalších technických znalostí a zdrojů, aniž byste museli najímat a řídit stálé IT zaměstnance.
Zde je souhrnná tabulka rozdílů:
| Funkce | Outsourcing IT projektů | Interní vývoj |
| Tým | Externí tým specialistů | Interní tým zaměstnanců |
| Náklady | Potenciálně nižší celkové náklady (v závislosti na lokalitě a složitosti projektu) | Pevné náklady na mzdy a benefity |
| Odborné znalosti | Přístup k širší škále specializovaných dovedností | Omezeno na stávající dovednosti v rámci týmu |
| Škálovatelnost | Snadno škálujte zdroje nahoru nebo dolů podle potřeb projektu. | Omezená škálovatelnost; najímání a školení zaměstnanců zabere čas |
| Kontrola | Méně přímé kontroly nad vývojovým procesem | Větší kontrola nad realizací projektu a komunikací |
| Komunikace | Potenciální komunikační výzvy způsobené časovými pásmy a kulturními rozdíly | Jasné komunikační kanály s interními týmy |
| Flexibilita | Přizpůsobivost měnícím se požadavkům projektu | Může vyžadovat větší úsilí při přizpůsobování kvůli interním procesům. |
| Bezpečnost | Vyžaduje pečlivá opatření pro zabezpečení dat a smluvní podmínky. | Silnější kontrola nad bezpečností dat ve vaší organizaci |
| Duševní vlastnictví (IP) | Zabezpečte práva duševního vlastnictví jasnými smluvními ujednáními | Duševní vlastnictví automaticky patří společnosti |
Porozumění outsourcingu IT projektů
Považujte outsourcing IT projektů za najmutí specializovaného konzultanta pro konkrétní projekt, spíše než za zaměstnávání obecného údržbáře na trvalý pracovní poměr.
Podle nedávné zprávy o globálních trendech na trhu IT outsourcingu dosáhl globální trh IT outsourcingu v roce 2023 hodnoty 550 miliard USD a očekává se, že poroste tempem CAGR 4,48 % a do roku 2028 dosáhne hodnoty 720,2 miliardy USD.
Co je hnací silou tohoto růstu a proč společnosti outsourcují IT projekty namísto najímání zaměstnanců?
Hlavní účel outsourcingu IT
Existují dva hlavní cíle: snížení nákladů a přístup k širšímu talentovému fondu, často v regionech s nižšími mzdovými náklady.
Outsourcing vám navíc umožňuje přístup ke specializovaným dovednostem a odborným znalostem, které možná nemáte k dispozici ve své společnosti. To může být obzvláště užitečné u složitých nebo specializovaných softwarových projektů. Outsourcing může uvolnit vaše interní IT pracovníky, aby se mohli soustředit na klíčové obchodní funkce, a tím zlepšit celkovou efektivitu.
Z čeho se skládá outsourcing IT?
IT outsourcing zahrnuje širokou škálu služeb. Může se jednat o cokoli od outsourcingu vývoje softwaru a údržby systémů až po správu sítí a kybernetickou bezpečnost.
Ve skutečnosti lze outsourcovat jakoukoli IT funkci, kterou lze jasně definovat a komunikovat.
Nejčastěji outsourcované IT služby
Vývoj softwaru patří mezi nejčastěji outsourcované IT služby. Zahrnuje úkoly, jako je vytváření webových aplikací na míru, mobilních aplikací a softwarových řešení pro podniky.
Mnoho společností považuje za nákladově efektivnější a účinnější outsourcovat tyto komplexní projekty specialistům, než budovat vlastní vývojové týmy od nuly.
4 typy outsourcingu
Existují čtyři hlavní typy modelů outsourcingu IT:
- Offshore outsourcing: Outsourcing práce softwarové vývojářské společnosti v jiné zemi, obvykle z důvodu nákladové výhodnosti. Například softwarová společnost se sídlem v USA může najmout tým vývojářů v Indii, aby vytvořili novou mobilní aplikaci, a využít tak nižších nákladů na pracovní sílu.
- Nearshore outsourcing: Outsourcing práce do společnosti v sousední zemi nebo regionu, což může přinést určité výhody z hlediska časového pásma a kulturních podobností. Příklad: Finanční společnost v Kanadě potřebuje vyvinout novou obchodní platformu. Rozhodne se pro nearshore outsourcing vývoje do softwarové společnosti v Mexiku, kde může těžit z podobného časového pásma a kulturní blízkosti.
- Onshore outsourcing: Outsourcing práce společnosti ve vaší vlastní zemi. Příklad: Start-upová společnost ve Velké Británii nemá interní odborné znalosti potřebné k vývoji komplexního algoritmu strojového učení pro svůj nový produkt. Vývoj outsourcuje specializované IT konzultační firmě se sídlem ve Velké Británii, aby mohla využít její specifické dovednosti a odborné znalosti.
- Co-sourcing: Hybridní model, kdy část IT práce je prováděna interně a část je outsourcována externímu poskytovateli služeb. Příklad: Výrobní společnost může mít na místě tým od outsourcingového dodavatele, který spolupracuje s jejími vlastními zaměstnanci na správě IT infrastruktury.
Volba outsourcingového modelu závisí na faktorech, jako jsou náklady, časová pásma, jazyk, kultura, bezpečnost dat a specifické dovednosti požadované pro daný projekt. Společnosti často používají kombinaci těchto modelů k optimalizaci svých IT operací.
Role agilního vývoje softwaru v IT outsourcingu
Při vodopádovém přístupu k řízení projektů je často obtížné sledovat průběh projektu. Na funkční verzi softwaru se může čekat dlouhou dobu a mnoho funkcí se často ke konci projektu nedaří dobře integrovat.
Agilní metodiky naopak nabízejí flexibilnější a iterativní přístup. V krátkých intervalech se vyvíjejí malé části nebo podmoduly funkčního softwaru, které se předkládají klientovi k posouzení a schválení.
Tyto menší části se obvykle vyvíjejí pomocí systematických sprintů, z nichž každý trvá jeden až čtyři týdny. Na konci každého sprintu vývoje softwaru tým představí funkční software, zhodnotí pokrok s klientem a upraví úspěch projektu na základě podnětů klienta.
Agilní přístup umožňuje lepší spolupráci mezi vaším interním týmem a externím dodavatelem. Můžete pečlivě sledovat postup prací a zajistit, aby konečný produkt splňoval vaše požadavky.
Ve srovnání s tradičním monolitickým způsobem realizace projektů se tím také snižuje riziko významných zpoždění nebo nákladných oprav.
Scrum a jeho implementace v outsourcovaných IT projektech
Scrum je populární agilní framework, který může být obzvláště účinný při outsourcingu IT projektů. Scrum týmy se skládají z malých, mezifunkčních skupin, které pracují v krátkých sprintech, obvykle trvajících jeden až čtyři týdny.
Každý sprint má jasný cíl a tým se každý den schází, aby prodiskutoval pokrok a identifikoval případné překážky.
Zde je návod, jak implementovat Scrum do outsourcovaných IT projektů:
- Definujte seznam produktů: Tento seznam funkcí a vlastností slouží jako plán projektu a jak vy, tak i outsourcingový poskytovatel byste měli mít přístup k seznamu produktů, abyste se mohli vzájemně dohodnout na prioritách.
- Pravidelné schůzky k plánování sprintů: Těchto schůzek se účastní jak interní, tak externí členové týmu, aby společně definovali cíle a úkoly pro každý sprint.
- Denní stand-up meetingy: Krátké denní schůzky – buď osobně, nebo prostřednictvím videokonferenčních nástrojů – informují všechny zúčastněné o pokroku, pomáhají včas identifikovat překážky a v případě potřeby umožňují rychlou korekci kurzu.
Outsourcované týmy musí jasně rozumět vašim potřebám a očekáváním. Tento důraz na komunikaci a spolupráci je nezbytný pro zajištění úspěchu outsourcovaných projektů.
Ačkoli agilní přístup nabízí konkurenční výhodu pro IT projekty, v outsourcovaném prostředí je třeba řešit některé výzvy:
- Rozdíly v časových pásmech: Pečlivé plánování a rozvrhování schůzek je nezbytné pro zajištění efektivní komunikace napříč časovými pásmy.
- Kulturní rozdíly: Jasné komunikační protokoly a podpora prostředí spolupráce překlenují kulturní rozdíly a podporují hladkou spolupráci.
- Silné vedení a dohled: Jak interní tým, tak outsourcingový partner potřebují silné vedení, aby zajistili soulad s cíli projektu a efektivní využití agilních postupů.
Kdy outsourcovat IT projekty
Outsourcing celého IT oddělení může být významným rozhodnutím, ale existují situace, kdy to může být strategický krok pro vaše podnikání.
Outsourcing může snížit vaše režijní náklady na IT tím, že eliminuje mzdy, benefity a požadavky na infrastrukturu (kancelářské prostory, nábytek, síťové připojení, softwarové licence, počítače, výpočetní zařízení atd.) interního týmu IT služeb.
Trh práce v oblasti IT je velmi konkurenční a najít správné technické talenty může být obtížné. Outsourcing vám umožňuje čerpat z globální nabídky talentů a najít specialisty s konkrétními dovednostmi, které potřebujete.
O outsourcingu můžete uvažovat také v případě, že je vaše firma příliš malá na to, aby zaměstnávala stálé IT pracovníky. Outsourcing poskytuje flexibilitu přístupu k IT odborným znalostem na základě jednotlivých projektů nebo platby za použití.
Výhody a nevýhody outsourcingu IT
Ačkoli outsourcing IT projektů nabízí potenciální výhody, jako jsou úspory nákladů a přístup k širšímu talentovému fondu, má také své nevýhody, jako jsou potenciální komunikační problémy a bezpečnostní rizika.
Zde je přehled hlavních výhod:
Minimalizace nákladů a správa rozpočtu při outsourcingu
Snížení nákladů je hlavním hnacím motorem outsourcingu IT.
- V závislosti na umístění outsourcingové společnosti nebo partnera můžete využít nižších nákladů na pracovní sílu ve srovnání s vaším regionem.
- Můžete výrazně snížit režijní náklady a provozní náklady, protože nebudete muset platit za infrastrukturu, hardware a software potřebný pro stálé IT zaměstnance.
- Outsourcingové smlouvy často zahrnují fixní náklady na konkrétní projekty, což usnadňuje předvídání a správu vašeho IT rozpočtu.
Zaměřte se na klíčové kompetence
Outsourcing IT projektů umožňuje vašemu internímu týmu soustředit se na klíčové obchodní funkce, které přímo generují příjmy a podporují růst.
Na konci 90. let byl čínský technologický průmysl ještě v plenkách. Kvalifikovaní weboví vývojáři se zkušenostmi s budováním rozsáhlých e-commerce platforem byli pravděpodobně vzácní. V počátcích své existence čínský e-commerce gigant Alibaba outsourcoval vývoj svých webových stránek americké firmě, aby tak využil vzácných dovedností, které v Číně chyběly. Díky partnerství s americkou firmou získal Alibaba přístup k širšímu talentovanému týmu s potřebnými odbornými znalostmi, aby mohl co nejrychleji spustit své webové stránky.
Díky outsourcingu vývoje webových stránek uvolnila společnost Alibaba své interní zdroje, aby se mohla soustředit na budování svého hlavního obchodního modelu – propojování kupujících a prodávajících online. To jí umožnilo vytvořit silný základ pro svou platformu elektronického obchodování, aniž by se musela zabývat technickými složitostmi, které nebyly její silnou stránkou.
Přístup k talentům: Prozkoumání globální nabídky
Nabídka IT talentů může být geograficky omezená. Outsourcing otevírá dveře k širšímu spektru kvalifikovaných IT profesionálů po celém světě.
Společnost Skype neměla dostatek technických zdrojů pro vývoj backendu, proto své požadavky outsourcovala estonským softwarovým vývojářům. Tito vývojáři vyvinuli platformu Skype a vylepšili její služby v oblasti instant messagingu, přenosu souborů a videochatu. To společnosti Skype poskytlo okamžitý přístup k technologickému týmu a také jí umožnilo kontrolovat náklady v počátečních letech.
Ačkoli existuje mnoho pádných důvodů, proč zvážit outsourcing IT projektů s cílem zvýšit celkovou efektivitu IT operací, rozhodnutí o outsourcingu IT funkcí by mělo být založeno na pečlivém zhodnocení vašich konkrétních potřeb a zdrojů.
Časté obavy a omezení související s outsourcingem
Mezi potenciální nevýhody, které je třeba zvážit před outsourcingem vašich IT projektů, patří:
- Rozptýlená komunikace: Kulturní bariéry mohou vést k problémům s kontrolou verzí, omezenou viditelností a obtížemi se správou zdrojů.
- Obavy o kvalitu: Pokud si svého outsourcingového partnera nevyberete pečlivě, riskujete, že dostanete práci nižší kvality. Dobře definovaný rozsah projektu a přísný proces prověřování mohou pomoci zajistit kvalitní výsledky.
- Ztráta kontroly: Outsourcingem se vzdáváte určité kontroly nad projektem. Pro zmírnění tohoto rizika je nezbytná jasná komunikace, dobře definovaný rozsah projektu a software pro správu dodavatelů.
- Bezpečnostní rizika: Bezpečnost dat je velmi důležitá. Je zásadní vybrat si renomovaného outsourcingového partnera, který disponuje robustními bezpečnostními opatřeními.
Jak se tedy rozhodnout?
Naše rada zní: pečlivě zvažte výhody a nevýhody a zamyslete se nad těmito dalšími otázkami:
- Vyžaduje váš projekt specializované dovednosti, které nejsou v rámci vaší společnosti k dispozici?
- Je projekt časově náročný a mohl by outsourcing urychlit jeho vývoj?
- Podporuje kultura vaší společnosti spolupráci s externími týmy?
- Máte zavedeny robustní bezpečnostní protokoly pro nakládání s citlivými údaji?
Pečlivým zvážením těchto faktorů můžete určit, zda je outsourcing IT správným přístupem pro vaše potřeby.
Hodnocení rizik outsourcingu a strategie snižování rizik
Porozuměním potenciálním rizikům outsourcingového procesu můžete vyvinout strategie k jejich zmírnění.
- Nedostatečná due diligence: Pečlivě prozkoumejte a vyhodnoťte potenciální outsourcingové partnery a hledejte společnost s ověřenými výsledky, silnými bezpečnostními postupy a dobrým porozuměním vašemu odvětví.
- Nejasný rozsah: Jasně definujte rozsah outsourcingu a projektového manažera a jejich očekávání. Podrobná strategie outsourcingu projektu a jasný rozsah s popisem obchodních procesů, výstupů, časového harmonogramu a standardů kvality jsou nezbytné.
- Problémy s komunikací: Udržujte jasné komunikační kanály. Pravidelná komunikace s vaším outsourcingovým poskytovatelem nebo partnerem je zásadní. Využijte videokonference, nástroje pro řízení projektů a další komunikační kanály, abyste byli vždy na stejné vlně.
- Skryté náklady: Prostudujte podrobně nabídku outsourcingové společnosti. Snažte se vyjednat pro projekt model s pevnými náklady namísto modelu s cenami založenými na čase, který může vést k nekontrolovanému nárůstu nákladů.
- Ztráta kontroly: Nakonec vytvořte silný rámec řízení. Zaveďte jasné procesy pro sledování pokroku, řízení rizik a zajištění kontroly kvality v průběhu celého životního cyklu projektu.
Pečlivým zvážením výhod a nevýhod a zavedením účinných strategií pro snižování rizik můžete využít IT a outsourcingové služby k dosažení svých obchodních cílů.
Výběr partnera pro outsourcing IT
Výběr správného outsourcingového partnera je pro úspěch vašeho IT projektu zásadní. Zde je několik klíčových faktorů, které je třeba zvážit:
- Odbornost: Hledejte partnera s ověřenými zkušenostmi ve vašem odvětví a s hlubokým porozuměním konkrétním IT službám, které potřebujete.
- Kulturní kompatibilita: Vyberte si partnera, jehož styl komunikace a firemní kultura doplňují ty vaše, a položte tak základy pro úspěšný outsourcingový vztah.
- Struktura nákladů: Ačkoli jsou náklady důležité, zhodnoťte celkovou hodnotu nabídky, včetně odborných znalostí, zkušeností a kvality nabízených služeb, a nevybírejte pouze nejlevnější variantu.
- Ochrana dat: Hledejte certifikace, dodržování příslušných předpisů o ochraně osobních údajů a robustní bezpečnostní opatření, která ochrání vaše soukromí, duševní vlastnictví a data.
- Škálovatelnost: Zvažte své budoucí IT potřeby. Vyberte si partnera, který dokáže škálovat své zdroje nahoru nebo dolů, aby vyhověl vašim měnícím se požadavkům.
Outsourcing s sebou sice nese určitá rizika, ale ta lze zvládnout, a neměla by vás odradit od využití outsourcingu k podpoře růstu vašeho podnikání.
Role strategického řízení při výběru partnera
Strategické řízení hraje klíčovou roli při výběru správného partnera pro outsourcing IT. Před výběrem partnera si určete, čeho chcete outsourcingem dosáhnout, a slaďte své cíle s možnostmi partnera.
Stanovte jasná kritéria pro hodnocení potenciálních partnerů. Ta by měla zahrnovat faktory jako odborné znalosti, zkušenosti, bezpečnostní postupy a kulturní kompatibilitu.
Outsourcingová smlouva by měla jasně definovat rozsah, rozpočet, časový harmonogram, kvalitu, role, odpovědnosti, smlouvy o úrovni služeb (SLA) a komunikační protokoly.
Pokud budete postupovat podle těchto kroků a využijete principy strategického řízení, můžete učinit informované rozhodnutí a vybrat si partnera pro outsourcing IT, který posune vaše úsilí v oblasti vývoje softwaru vpřed.
Proces outsourcingu IT projektů
Úspěšný outsourcing IT projektů vyžaduje pečlivé plánování a realizaci kompletních projektů.
Zde je podrobný průvodce, který vám pomůže začít:
1. Definování rozsahu projektu a plánu
O outsourcingového partnera se můžete postarat později. Nejprve se vraťte zpět a jasně definujte své cíle a rozsah projektu. Jaké konkrétní IT výzvy se snažíte vyřešit? Jaké funkce chcete vyvinout?
ClickUp Docs může být v tomto ohledu obzvláště užitečný jako centrální místo pro dokumentaci cílů, rozsahu, funkcí a požadovaných výsledků vašeho projektu. Dokumenty můžete kategorizovat pro snadný přístup a vyhledávání a důležité zdroje můžete organizovat tak, že je přidáte do libovolné části svého pracovního prostoru.
Pozvěte příslušné členy týmu a potenciální dodavatele, aby mohli v reálném čase upravovat a přispívat, a zajistěte tak, že všichni budou od samého začátku na stejné vlně.
Pomocí nástrojů pro vytváření osnov a formátování ClickUp Docs rozdělte funkce projektu na menší, lépe zvládnutelné úkoly. Tím se vyjasní požadavky a rozsah projektu pro interní tým i potenciální outsourcingové partnery, což usnadní přesné odhady a přidělování zdrojů.
V ClickUp můžete dokonce propojit dokumenty a úkoly. Můžete měnit stav projektů, přiřazovat úkoly a mnoho dalšího – vše přímo ve vašem editoru.
Proč začínat od nuly? Šablona IT roadmapy ClickUp je ideální pro plánování a správu IT projektů a může se stát součástí vaší dokumentace.
Tato šablona vám může pomoci:
- Vytvořte strategii a seřaďte úkoly podle jejich významu a požadovaného úsilí.
- Předvídejte harmonogramy a stanovte termíny pro dosažení výsledků.
- Sledujte pokrok, abyste zajistili včasné dosažení cílů.
2. Výběr správného modelu outsourcingu
Při hodnocení správného outsourcingového modelu je třeba mít na paměti mnoho věcí. Ve skutečnosti se jedná o samostatný projekt.
Platforma pro řízení projektů ClickUp může být vynikajícím výchozím bodem, protože nabízí předdefinované pracovní postupy a struktury úkolů přizpůsobené různým modelům outsourcingu, jako jsou Agile nebo Waterfall.
ClickUp nabízí širokou škálu šablon pro řízení projektů, které jsou speciálně navrženy pro IT projekty. Tyto IT šablony často obsahují předdefinované pracovní postupy a struktury úkolů, které poskytují výchozí bod pro definování rozsahu vašeho projektu a zajištění dodržování osvědčených postupů.
Agilní týmy prosperují díky neustálé iteraci. Aby byl zajištěn hladký chod, vyžadují rozsáhlé strategické plánování, outsourcing projektového řízení, správný cyklus vývoje projektu a nástroje a šablony pro projektové řízení.
Šablona Agile Scrum Management od ClickUp vám v tom pomůže díky flexibilním nástrojům pro sledování úkolů, správu a reporting. Šablona také nabízí robustní funkce pro spolupráci, které pomáhají udržovat konzistentní dynamiku týmu a workflow.
Tato šablona nabízí funkce, které usnadňují:
- Správa backlogu: Efektivně spravujte backlog projektových úkolů, zajistěte si jasný seznam priorit a efektivní plánování sprintů.
- Plánování sprintů a stand-up meetingy: Využijte funkce šablony k usnadnění společných plánovacích schůzek sprintů a denních stand-up meetingů, které zajistí soulad vašeho týmu.
- Hodnocení a reportování: Sledujte pokrok a identifikujte oblasti, které je třeba zlepšit, pomocí integrovaných funkcí pro hodnocení a reportování v rámci šablony.
3. Podepište smlouvu o mlčenlivosti, abyste zajistili bezpečnostní řízení
Důvěrnost dat je prvořadá. Před sdílením důvěrných informací s potenciálními outsourcingovými partnery musí být uzavřena dohoda o mlčenlivosti (NDA).
ClickUp vám umožňuje nahrát na platformu vaše smlouvy o mlčenlivosti (NDA), rámcové smlouvy o poskytování služeb (MSA), prohlášení o rozsahu prací (SOW) nebo jiné právní dokumenty. Využijte šablony obchodních smluv ClickUp, které vám pomohou snadno sepsat komplexní smlouvy.
Můžete nastavit oprávnění pro přístup a úpravy právních dokumentů. Zajistěte, aby k citlivým informacím měli přístup pouze oprávnění zaměstnanci.
ClickUp můžete také integrovat s nástrojem pro elektronický podpis, abyste zefektivnili schvalování finální smlouvy.
Podívejte se na tyto šablony smluv o mlčenlivosti!
Pro každou profesionální spolupráci je důležité uzavřít podrobnou pracovní smlouvu. Zajistí vzájemné porozumění očekáváním, povinnostem a finančním ujednáním a sjednotí všechny zúčastněné strany.
Šablonu pracovní smlouvy ClickUp můžete použít k:
- Vymezte rozsah práce a harmonogram pro vaše partnery v oblasti outsourcingu IT.
- Specifikujte platební podmínky a očekávané výsledky.
- Posilte důvěru mezi partnery tím, že zaručíte splnění všech předpokládaných požadavků.
4. Efektivní sdílení znalostí s vaším outsourcingovým partnerem
Úspěšná spolupráce závisí na efektivním sdílení znalostí. Použijte šablonu ClickUp Wiki k vytvoření centralizované znalostní báze. Může obsahovat technické specifikace, procesní toky a interní pokyny pro váš IT projekt.
S touto šablonou můžete vytvořit a spravovat snadno navigovatelnou znalostní bázi a centrální úložiště, rychle najít odpovědi na časté otázky nebo se podívat na užitečné zdroje.
Nakonec poskytněte svému outsourcingovému partnerovi přístup k relevantním sekcím, což podporuje transparentnost a zjednodušuje proces předávání znalostí.
5. Zmrazte časové plány a rozpočty
Jakmile si vyberete partnera, jasně projednejte časový harmonogram projektu a rozpočet.
Dále stanovte jasné milníky projektu v rámci funkce ClickUp Goals.
Tyto milníky představují klíčové úspěchy v průběhu celého životního cyklu projektu a pomáhají zajistit, že outsourcingový partner je v souladu s celkovou obchodní strategií a očekáváními ohledně dodávky.
Vytvořte cíle, abyste rozdělili svůj cíl na menší, měřitelné položky, a zajistěte, abyste co nejpřesněji vypočítali dobu realizace každého cíle. Sledujte dokončení jednotlivých úkolů, podúkolů nebo celého seznamu pomocí sady nástrojů pro správu projektů ClickUp.
S nákupem zdrojů přichází otázka výdajů. Stanovení rozpočtu je stejně důležité jako stanovení cílů. Můžete nastavit rozpočet a sledovat výdaje, které porovnáte s pokrokem projektu.
6. Zavedení pravidelných synchronizačních schůzek a přístupných komunikačních kanálů
Během celého životního cyklu outsourcingu je klíčové udržovat plynulé komunikační kanály a zajistit, aby se zprávy dostaly k zamýšlenému příjemci.
ClickUp funguje jako centrální uzel pro veškerou komunikaci v rámci projektu. Využijte zobrazení chatu ClickUp a oznámení pro výměnu zpráv v reálném čase v průběhu projektu.
Asynchronní komunikace bude nezbytná při práci s nadnárodními týmy nebo partnery v jiném časovém pásmu. Můžete použít ClickUp Comments k poskytování zpětné vazby, kladení otázek a přidělování úkolů, aniž byste museli posílat zprávy nebo prodlužovat svou pracovní dobu.
7. Připravte si záložní plány pro řešení náhlých změn nebo problémů
I ty nejlépe připravené plány mohou narazit na neočekávané překážky. Vyberte si z více než 15 zobrazení ClickUp, jako je ListView a Gantt View, abyste vizualizovali závislosti projektu a identifikovali potenciální překážky.
Transparentnost, kterou přináší ClickUp Views, pomůže vašemu týmu identifikovat a předvídat potenciální překážky a narušení již v rané fázi projektu. Projektoví manažeři mohou také sledovat průběh projektu v čase a řešit zpoždění na straně partnera.
Řešení IT & PMO od ClickUp je výhodné pro vedoucí projektů. Pomáhá vám vyjasnit priority a stanovit, jak vaše projekty přispívají ke strategickým obchodním cílům.
Toto řešení umožňuje manažerovi IT projektů:
- Dosáhněte ambiciózních cílů a zvyšte dynamiku projektu zdokonalením procesů a eliminací manuálních úkolů.
- Získejte komplexní přehled o mnoha projektech a rychle se přizpůsobujte změnám v závislostech nebo rozsahu projektu.
- Zvyšte efektivitu díky automatickým aktualizacím a analytickým zprávám podporovaným ClickUp Brain.
- Koordinujte, spravujte a spolupracujte na dosažení obchodních cílů díky robustnímu řízení úkolů, které se přizpůsobí všem potřebám a hierarchickým úrovním.
Outsourcujte IT projekty bez provozního přetížení s ClickUp
Chcete využít výhod outsourcingu IT projektů – přístup ke specializovaným dovednostem, zlepšení škálovatelnosti a potenciální snížení nákladů – a zároveň zmírnit běžné výzvy, jako jsou komunikační mezery a ztráta kontroly?
ClickUp vám pomůže tyto výzvy řešit přímo:
- Předem připravené pracovní postupy outsourcingového modelu přizpůsobené agilním, kaskádovým nebo jiným metodikám řízení projektů.
- Šablony pro spolupráci na IT projektech, které vám pomohou definovat jasný rozsah projektu a plán s osvědčenými postupy podle průmyslových standardů.
- Centralizovaná znalostní báze s ClickUp Docs, která zajišťuje jasnou komunikaci a transparentnost po celou dobu trvání projektu.
Pokud se budete řídit tímto průvodcem a využijete robustní funkce pro správu projektů ClickUp, můžete outsourcovat kritické IT projekty a zároveň si udržet pevnou kontrolu nad jejich průběhem.
Zaregistrujte se na ClickUp ještě dnes!
Často kladené otázky (FAQ)
1. Jaký je hlavní smysl outsourcingu IT?
Společnosti outsourcují IT, aby snížily náklady, získaly přístup ke specializovaným dovednostem, soustředily se na své hlavní obchodní činnosti a kompetence, dosáhly nepřetržitého zpracování a zlepšily efektivitu.
2. Jaká je nejčastěji outsourcovaná IT služba?
Projekty vývoje softwaru, včetně vytváření webových aplikací a mobilních aplikací na míru, patří mezi nejčastěji outsourcované IT služby.
3. Jaké jsou čtyři typy outsourcingu?
Čtyři hlavní modely outsourcingu IT projektů jsou
- Offshore outsourcing: Partnerství s firmou v jiné zemi, často s nižšími mzdovými náklady.
- Nearshore outsourcing: Partnerství s firmou v sousední zemi nebo regionu
- Onshore outsourcing: Partnerství s firmou ve vaší zemi
- Co-sourcing: Hybridní model, kdy část IT práce je prováděna interně a část je outsourcována.