Asana vs. Microsoft Planner: Který nástroj pro správu projektů je nejlepší?

Ať už koordinujete projekt malého týmu nebo řídíte iniciativu zahrnující více oddělení, bez dobrého softwaru pro správu projektů se neobejdete.

Nástroje pro správu projektů nedělají jen to, že udržují úkoly v pořádku: mohou vylepšit a optimalizovat celý váš pracovní postup a zajistit, že vše od počátečního plánování až po konečné provedení proběhne hladce.

S tolika nástroji pro správu projektů na trhu může být výběr mezi takovými giganty, jako jsou Microsoft Planner a Asana, skličující. Každý z nich nabízí jedinečnou kombinaci funkcí navržených pro zjednodušení správy projektů, ale který z nich skutečně vyhovuje potřebám vašeho týmu a zjednoduší vám práci projektového manažera?

V tomto článku se podrobně podíváme na tyto nástroje, jejich funkce, silné stránky a omezení, abychom vám pomohli učinit informované rozhodnutí, které vašemu týmu umožní pracovat chytřeji, nikoli tvrději.

Co je Asana?

Asana je nástroj pro správu projektů, který vašemu týmu usnadní organizaci, sledování a dokončování úkolů. Asana jde nad rámec jednoduchých seznamů úkolů a pomocí podrobných popisů, příloh a komentářů zajišťuje, aby všichni byli na stejné vlně. Díky tomu je preferovanou volbou mezi bezplatnými softwarovými nástroji pro správu projektů .

Asana je známá tím, že maximalizuje dopad zvýšením efektivity napříč odděleními a nástroji, podporuje přehlednost a odpovědnost propojením práce s celofiremními cíli a umožňuje sebevědomé škálování díky zabezpečení a kontrole na podnikové úrovni, což zajišťuje, že každý chápe, jak jeho práce přispívá k celkovému obrazu.

Využijte funkce správy portfolia k prioritizaci a přidělování zdrojů mezi více projekty.

Tento nástroj je vhodný pro všechny týmy a uživatele – ať už se jedná o marketéry plánující více kampaní nebo produktové manažery koordinující zavádění nových funkcí. Pomáhá všem dodržovat termíny a plnit úkoly.

Funkce Asany

Podívejme se, co Asana nabízí:

1. Vizualizace projektu

Představte si, že vidíte časovou osu svého projektu, přesně víte, kde se každý úkol hodí do celkového obrazu, a můžete věci podle potřeby přesouvat – Asana to umožňuje.

Týmům zabývajícím se vývojem softwaru umožňuje zobrazení časové osy přehled o celém plánu projektu, závislostech mezi úkoly a potenciálních překážkách, což usnadňuje úpravu priorit a zdrojů.

Marketingové týmy mohou pomocí zobrazení tabule spravovat kalendáře obsahu, které obsahují sloupce pro nápady, návrhy, revize a publikování.

Asana také nabízí šablony pro správu projektů, které poskytují strukturované rámce, které šetří čas a pomáhají standardizovat postupy v celé vaší organizaci. Její šablony pro strategické plánování jsou hitem mezi týmy, které pravidelně potřebují brainstormovat a mapovat strategické cíle, aby sladily své úsilí s dlouhodobými cíli.

2. Přizpůsobitelné pracovní postupy

Každý tým má svůj vlastní rytmus a Asana to chápe. Můžete přizpůsobit pracovní postupy tak, aby přesně odpovídaly tomu, jak váš tým pracuje nejlépe, od jednoduchých kontrolních seznamů až po složité fáze projektu.

Zefektivněte opakující se úkoly pomocí automatizačních pravidel Asany. Můžete například automaticky odeslat e-mailové oznámení členovi týmu, když mu je přidělen úkol, nebo automaticky přesunout úkol do fáze „kontrola“, jakmile je dokončen.

Asana vám také umožňuje přizpůsobit pokročilá vlastní pole tak, aby zachycovala informace specifické pro projekt, které jsou relevantní pro vaši práci. Například marketingový tým může vytvořit vlastní pole pro „cílovou skupinu“ v úkolech marketingové kampaně, zatímco tým pro vývoj softwaru může vytvořit vlastní pole pro „závažnost chyby“ v úkolech vývoje.

Pro složité pracovní postupy vám Asana umožňuje nastavit pokročilá pravidla a závislosti mezi úkoly. Představte si, že návrhový úkol nelze zahájit, dokud není dokončen úkol schválení klientem. Pravidla Asany zajistí, že úkoly budou dokončeny ve správném pořadí a závislosti budou automaticky vynuceny.

Tyto funkce jsou společně neocenitelnou pomocí, zejména pro týmy s opakujícími se úkoly, protože šetří čas a snižují pravděpodobnost lidské chyby.

3. Integrace s aplikacemi třetích stran

Asana neočekává, že budete pracovat izolovaně. Integruje se s většinou aplikací třetích stran, které používáte každý den, jako je Google Calendar, Slack a dokonce i Microsoft Office.

To znamená, že už nemusíte přepínat mezi záložkami, abyste našli informace – vše je propojeno přesně tam, kde to potřebujete.

Ceny Asany

Co je Microsoft Planner?

Microsoft Planner je ideální volbou pro hladké řízení úkolů v rámci ekosystému Microsoft. Pokud váš tým již používá Microsoft Office nebo Microsoft Teams, začlenění Planneru by mohlo zjednodušit způsob, jakým řídíte projekty.

Je navržen tak, aby poskytoval jednoduchý vizuální způsob organizace týmové práce. Uživatelé mohou vytvářet plány, přidělovat úkoly, stanovovat termíny a spolupracovat s kolegy. Planner používá rozhraní založené na kartách, které usnadňuje správu osobních a týmových úkolů.

Funkce Microsoft Planner

Zde je stručný přehled toho, co dělá Microsoft Planner užitečným pro týmovou spolupráci a správu projektů:

1. Organizace úkolů

Pokud máte rozdělaných více projektů, Microsoft Planner vám pomůže je rozdělit. Jeho intuitivní Kanban tabule usnadňují proces přidělování úkolů, stanovení termínů a jejich organizování do kategorií.

Využijte automatizační funkce Planneru ke zjednodušení rutinních úkolů, aktualizací a upozornění. Je ideální pro sledování všeho od marketingových kampaní po vydávání softwaru.

2. Týmová spolupráce

Díky integraci s Microsoft Teams je Microsoft Planner centrálním místem pro veškerou komunikaci v rámci projektu.

Přiřazujte úkoly jednotlivcům, stanovujte termíny a sledujte pokrok, aby všichni drželi krok. Efektivně spolupracujte sdílením souborů a diskutováním podrobností přímo v rámci úkolů.

Potřebujete aktualizovat soubor nebo sdílet rychlou zprávu? Vše je tam, kde jste to nechali, takže je pro všechny velmi snadné zůstat na stejné stránce.

3. Vizuální správa úkolů

Pro týmy, které preferují vizuální podněty, nabízí Microsoft Planner nastavení tabule ve stylu Kanban, kde lze úkoly přesouvat z „Plánováno“ do „Probíhá“ a „Dokončeno“. To nejen usnadňuje sledování stavu jednotlivých úkolů, ale také pomáhá efektivně spravovat závislosti mezi úkoly a časové osy.

Ganttovy diagramy v Planneru jsou také užitečným nástrojem pro vizualizaci časových os a závislostí projektů. Například tým vývojářů softwaru může vizualizovat sprintové úkoly, sledovat opravy chyb a spravovat vydání, aniž by ztratil přehled o celkovém kontextu.

Ceny Microsoft Planner

Microsoft Planner vs. Asana: Porovnání funkcí

Pokud jde o organizaci všech úkolů a zajištění toho, aby váš tým plnil své úkoly, Microsoft Planner a Asana jsou velmi účinné nástroje. Každý z nich však funguje svým vlastním jedinečným způsobem.

Pojďme se na to podívat a porovnat:

Nyní si podrobně porovnejme jednotlivé funkce:

1. Vizualizace úkolů

Asana

Používání Asany pro vizualizaci úkolů je jako vstoupit do kontrolní místnosti s monitory, které zobrazují vše v reálném čase. Můžete si vybrat ze seznamů, které rozvrhují úkoly jako seznam úkolů, tabule, které vám poskytují přehled ve stylu Kanban, časové osy v Ganttových diagramech a kalendáře pro ty, kteří potřebují vidět, jak se úkoly hromadí den za dnem.

Tento nástroj je ideální pro vizuální myslitele, kteří chtějí plánovat a přeskupovat projekty pomocí jednoduchého rozhraní typu drag-and-drop.

Microsoft Planner

Planner vám nabízí přímočarý zážitek s Kanbanem. Každý projekt má svou vlastní tabuli a úkoly jsou roztříděny do sloupců, takže můžete sledovat jejich průběh od „K provedení“ přes „Probíhá“ až po „Hotovo“. Ačkoli možná nemá všechny vychytávky, které nabízí Asana, pokrývá základní potřeby týmů, které již pracují v rámci sady Microsoft a preferují jednoduchost.

Vítěz: Asana – pro ty, kteří touží po rozmanitých vizuálních možnostech a větší flexibilitě.

2. Týmová spolupráce

Asana

Asanu můžete považovat za komunikační centrum vašeho týmu. Můžete komentovat úkoly, kontaktovat členy týmu a dokonce oslavit dokončení úkolu roztomilými létajícími jednorožci. Je navržena tak, aby všichni zůstali ve spojení a byli informováni, ať už jsou v kanceláři nebo na druhém konci světa.

Microsoft Planner

Pokud pracujete v Microsoft Teams, Planner vám bude připadat jako doma. Hladce se propojí s vašimi chaty a schůzkami, takže můžete sdílet úkoly a aktualizace, aniž byste museli opustit prostředí týmu. Je to jako mít vyhrazený kanál pro vše, co souvisí s projektem, díky čemuž se tým může soustředit a být v synchronizaci.

Vítěz: Remíza. Planner je ideální pro ty, kteří investovali do Microsoft Teams, zatímco Asana nabízí rozsáhlejší funkce pro spolupráci v rámci různých pracovních postupů.

3. Integrace aplikací

Asana

Asana není vybíravá, pokud jde o to, s kým spolupracuje. Integruje se s mnoha dalšími aplikacemi, od sledování času a reportingu až po sdílení souborů a komunikační platformy. Tato interoperabilita dělá z Asany univerzální nástroj, který se hodí téměř do jakékoli technologické infrastruktury, kterou používáte.

Microsoft Planner

Planner funguje nejlépe s přáteli, konkrétně s jinými aplikacemi Microsoftu. Pro týmy zvyklé na způsob práce v Microsoft Office znamená integrace Planneru sdílení souborů a dat mezi aplikacemi bez jakýchkoli potíží.

Vítěz: Asana – pro týmy, které používají kombinaci nástrojů a potřebují rozsáhlé možnosti integrace třetích stran.

4. Ceny

Microsoft Planner

Microsoft Planner je pravděpodobně pohodlnější a nákladově efektivnější volbou pro týmy, které již jsou součástí ekosystému Microsoft. Nabízí přímou integraci s sadou nástrojů Microsoft, což z něj činí hladký doplněk pracovního postupu pro ty, kteří se silně spoléhají na jiné aplikace Microsoft.

Asana

Asana je naopak užitečná pro týmy, které potřebují samostatný nástroj pro správu projektů s širokou škálou vizualizací a možností přizpůsobení. Díky bezplatné verzi je dostupná pro osobní použití nebo malé týmy, zatímco vyšší verze nabízejí rozsáhlé funkce vhodné pro větší a složitější projekty.

Vítěz: V tomto případě neexistuje žádný univerzální „vítěz“. Správná volba závisí na konkrétních okolnostech a požadavcích týmu.

Při rozhodování by týmy měly zohlednit faktory, jako jsou stávající předplatné, význam vizuálních nástrojů pro plánování projektů a potřeba integrace s jinými aplikacemi.

Asana vs. Microsoft Planner na Redditu

Abychom lépe porozuměli preferencím uživatelů mezi Asanou a Microsoft Plannerem, prozkoumali jsme, co uživatelé říkají na Redditu.

Na Asaně je uživatel plný chvály:

Miluji to, jak mi organizuje úkoly, díky čemuž mám pocit úspěchu, když je splním, a umožňuje mi efektivně komunikovat/delegovat úkoly mému týmu. Mám pocit, že teď přemýšlím v termínech úkolů.

Mnoho uživatelů dává přednost Asaně kvůli její schopnosti vytvářet seznamy úkolů a pomáhat týmům snadno delegovat úkoly. Pokud hledáte alternativy k Asaně, mějte na paměti, že uživatelé oceňují Asanu pro její vynikající organizační nástroje a uživatelsky přívětivé rozhraní, ale jiné nástroje mohou vyhovovat odlišným preferencím pracovního postupu nebo potřebám funkcí.

Na Microsoft Planner, uživatel Redditu ze subredditu r/projectmanagement to vyjádřil jednoduše:

Planner jsem použil v mnoha projektech a velmi úspěšně mi pomohl dokončit práci pro mě i týmy, které jsem řídil. Je to nejlepší nástroj na trhu? Ne, ale dělá to, co potřebuji.

Tento uživatel dává Planneru palec nahoru za jeho přímočarost a schopnost splnit úkol, zejména pokud již používáte jiné nástroje Microsoftu. Pro ty, kteří hledají alternativy k Microsoft Planneru, tento pohled zdůrazňuje, že ačkoli je Planner efektivní, jiné možnosti mohou nabízet odlišné nebo doplňkové funkce.

Co si z toho odnést?

Reddit je jasný: Microsoft Planner je spolehlivou volbou pro ty, kteří pracují v prostředí Microsoft. Asana naopak vyniká svými super schopnostmi v oblasti organizace úkolů a pomáhá týmům lépe komunikovat.

Pokud hledáte nástroj, který se hodí do vaší rutiny s produkty Microsoft, stojí za to se podívat na Planner. Pokud však chcete nástroj, který usnadní úkoly a týmovou práci, Asana by mohla být tou správnou volbou. Záleží opravdu na tom, co chcete, aby váš nástroj pro správu projektů dělal pro vás a váš tým.

Seznamte se s ClickUp – nejlepší alternativou k Microsoft Planner a Asana

Ačkoli Microsoft Planner a Asana mají své silné stránky, existuje ještě jeden konkurent, který stojí za zvážení: ClickUp. Tento univerzální nástroj kombinuje správu projektů, správu úkolů a funkce pro spolupráci na jedné platformě.

Navíc nabízí také výkonného asistenta AI ClickUp Brain a několik šablon, které usnadňují správu projektů týmům všech velikostí.

1. Platforma pro správu projektů ClickUp

Sada nástrojů pro správu projektů ClickUp je komplexní platforma, která týmům pomáhá pracovat chytřeji a šetřit čas díky propojeným pracovním postupům, dashboardům v reálném čase a komplexním funkcím pro správu znalostí.

Zde je několik tipů, jak vám může pomoci s řízením projektů:

2. ClickUp Brain

ClickUp vám nepomáhá jen spravovat úkoly – využívá umělou inteligenci, aby vaše práce byla chytřejší. S ClickUp Brain můžete automatizovat opakující se úkoly, získat přehled o svých pracovních návycích, generovat automatické souhrny pro aktualizace pokroku a dokonce předpovídat časové osy projektů.

Je to jako mít osobního asistenta, který se neustále učí, jak zvýšit efektivitu vašeho týmu.

Takto vám to může pomoci:

3. Úkoly ClickUp

S ClickUp Tasks získáte více než jen místo, kde si můžete sepsat své úkoly. Můžete zanechat podrobnou zpětnou vazbu ve vláknech, přiřazovat úkoly prostřednictvím komentářů a @zmínek přímo v Tasks, nastavovat priority a dokonce sledovat čas strávený na každém úkolu.

Jedná se o komplexní software pro správu úkolů, který pokrývá všechny oblasti, od celkového přehledu až po nejmenší detaily.

Takto vám to může pomoci:

4. Šablona plánovače projektů ClickUp

Stáhnout tuto šablonu

Nezačínejte od nuly. Použijte šablonu ClickUp Project Planner Template a začněte hned pracovat s předem připravenými projektovými plány, které můžete přizpůsobit podle svých potřeb.

Tato šablona, která je ideální pro koordinaci uvedení produktů na trh nebo řízení činností týmu, vám poskytne potřebné nástroje k vylepšení pracovního postupu a efektivnímu dosažení vašich cílů.

Šablona vám umožňuje:

Zajistěte efektivní řízení projektů pomocí správných nástrojů

Je čas se rozhodnout. Máte Microsoft Planner, který se perfektně hodí, pokud jste pevně zakotveni v ekosystému Microsoftu. Pak je tu Asana, která je jako další pár rukou, které vám pomohou vše zorganizovat.

Pokud hledáte nástroj, který se dobře integruje s produkty Microsoftu a nabízí jednoduché a efektivní nástroje pro správu úkolů, Microsoft Planner by mohl být tou správnou volbou. Pokud však potřebujete nástroj, který podporuje rozsáhlé přizpůsobení, integraci třetích stran a komplexní šablony strategického plánování, Asana by mohla být tou nejlepší volbou.

Ale co kdybychom vám řekli, že všechny tyto funkce můžete mít na jednom místě? Právě proto je tu ClickUp. Je to jako super elektrické auto, které vás nejen doveze do cíle, ale udělá to s pořádnou dávkou technické vyspělosti – představte si chytrou umělou inteligenci, která za vás převezme rutinní práci, palubní desku plnou funkcí pro všechny možné úkoly a šablony, díky kterým budete na projekty připraveni během chvilky.

Chcete vyzkoušet, jak to funguje? Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes!