Byli jste někdy v situaci, kdy se snažíte soustředit na práci, ale každých pár minut se objeví oznámení, které vás vyruší? Nejste sami!
Od pípnutí příchozího e-mailu po bzučení aktualizace na sociálních médiích – neustále nás přerušují oznámení. Tyto časté přerušení jsou více než jen otravné; ve skutečnosti snižují naši produktivitu a způsobují únavu.
Výzkumy také ukazují, že časté přerušování a tlak na rychlou reakci mohou ovlivnit náš výkon a úroveň stresu.
Únava z oznámení je pocit přetížení nebo duševního vyčerpání způsobený neustálým přívalem oznámení z našich digitálních zařízení. A tento jev se stal v našem hyperpropojeném světě až příliš častým problémem.
V tomto článku prozkoumáme význam přetížení oznámeními, jeho zdroje, psychologické dopady a některé strategie, jak jej snížit.
Co je přetížení oznámení?
Přetížení oznámeními nastává, když jste neustále bombardováni oznámeními z různých digitálních zdrojů, jako jsou e-maily, textové zprávy, aktualizace sociálních médií a pracovní platformy jako Slack, Skype atd. Je to hlavní příčina únavy z oznámení.
Únava z oznámení je stejně reálná jako únava ze Zoomu. A nejste jediní, kdo ji zažívá. Dochází k ní, když vás obrovské množství oznámení přetíží a vy už nejste schopni je efektivně spravovat a reagovat na ně.
Toto přetížení může způsobit stres, rozptýlení a kognitivní přetížení. Je také zabijákem produktivity a negativně ovlivňuje naši koncentraci a celkovou pohodu.
Jak to tedy můžeme omezit?
Digitální zařízení jsou významnou součástí našeho osobního i profesního života, a proto je nemožné je z něj zcela vyloučit. Místo toho můžeme přijmout opatření ke snížení stresu.
Než se však rozhodnete pro konkrétní strategie, pojďme nejprve identifikovat běžné příčiny a zdroje přetížení oznámeními.
Běžné příčiny a zdroje přetížení oznámení
Naše digitální zařízení jsou hlavním zdrojem oznámení. V dnešní době používáme aplikace pro všechno, od denních připomínek po kontrolu počasí a komunikaci mezi sebou. A všechny tyto aplikace nám denně posílají oznámení. Podívejme se, kdo za to může:.
- Mobilní aplikace: S rozšiřováním smartphonů se mobilní aplikace neustále snaží upoutat naši pozornost prostřednictvím oznámení, od aktualizací sociálních médií po novinky a oznámení aplikací.
- E-maily: Příliv e-mailových oznámení, od pracovních zpráv po zpravodaje a propagační zprávy, významně přispívá k přetížení oznámení.
- Platformy sociálních médií: Platformy sociálních médií prosperují díky zapojení uživatelů. Posílají oznámení o všem, včetně lajků, komentářů, zpráv, narozenin a dalších interakcí, což může rychle vést k zahlcení.
- Aplikace pro zasílání zpráv: Platformy pro okamžité zasílání zpráv, jako jsou WhatsApp, Messenger a Slack, usnadňují komunikaci v reálném čase. Zároveň však bombardují uživatele oznámeními, což vede k rozptýlení a přetížení.
- Kalendář a aplikace s připomínkami : Ačkoli jsou užitečné pro organizaci plánů a úkolů, aplikace s kalendářem a připomínkami nás mohou zahlcovat oznámeními o nadcházejících událostech, schůzkách, termínech a úkolech.
- Aplikace pro zprávy a média: Aplikace a webové stránky se zprávami poskytují neustálé aktualizace o aktuálním dění a zasílají oznámení o nejnovějších zprávách, což také přispívá k přetížení informacemi.
- Push notifikace: Push notifikace jsou zasílány webovými stránkami a aplikacemi, aby znovu zaujaly uživatele obsahem nebo aktualizacemi, ale mohou být přetížením, pokud nejsou personalizovány nebo správně kontrolovány.
- Chytrá zařízení a nositelná elektronika: Nejsou to jen smartphony, které jsou na vině; chytré hodinky, fitness trackery a další nositelná elektronika také generují oznámení.
- Nástroje související s prací: Nástroje a software související s prací, včetně platforem pro řízení projektů, aplikací pro týmovou komunikaci atd., často generují oznámení související s úkoly, termíny a aktivitami týmu.
- Předplatné a služby: Předplatné různých služeb, jako jsou streamovací platformy, online nákupní weby a nástroje pro zvýšení produktivity, může zasílat oznámení týkající se aktivity účtu, nabídek a propagačních akcí.
Vliv oznámení na naši produktivitu
Oznámení nás často nutí k multitaskingu, protože nás odvádějí od práce a přesouvají naši pozornost na jinou činnost, i když jen na krátkou dobu.
Článek Stanfordské univerzity uvádí, že jejich výzkum ukazuje, že příliš mnoho multitaskingu může narušovat jak pracovní paměť, tak dlouhodobou paměť a ovlivňovat naši produktivitu.
Dále popisuje jeho dopad na výkonnost našich úkolů: „Když máte konkurenční zdroje pozornosti, vaše výkonnost při plnění úkolů se často sníží. Pravděpodobně budete pomalejší při skládání prádla nebo možná upustíte některé věci na podlahu, když pomáháte dítěti s domácími úkoly, než když skládáte prádlo sami. ”
Multitasking i přepínání mezi úkoly výrazně snižují naši produktivitu. Když přepínáme mezi úkoly, může trvat až 10 minut, než se znovu soustředíme na původní úkol.
Psychologický dopad přetížení oznámení
Víte, co se stane, když máte na talíři ohromné množství práce? Může to způsobit paralýzu pracovní zátěže.
Něco podobného se stane, když během dne obdržíte značné množství oznámení. Začnete prokrastinovat, kontrolovat oznámení a dokonce se stanete apatičtí vůči svým zařízením. Ještě horší je dopad na naše duševní zdraví a soustředění.
Zde je několik příkladů, jak nás zahlcení oznámeními ovlivňuje:
Ovlivňuje soustředění a pozornost
Neustálé přerušování oznámení narušuje naši koncentraci a soustředění. Ztěžuje to hlubokou práci nebo efektivní dokončování úkolů. I krátké rozptýlení může snížit produktivitu a bránit výkonu, protože mozek potřebuje čas, aby se po každém přerušení znovu soustředil.
Sociální izolace
Je to trochu ironické – oznámení nám mají pomáhat zůstat v kontaktu. Ale když jsme přilepení k obrazovkám, může nás to ještě více vzdálit od skutečných lidských vztahů. Zamyslete se nad tím: kolikrát jste byli v místnosti plné lidí, ale všichni jen zírali do svých telefonů?
Zaměření na digitální nástroje ztěžuje smysluplné osobní rozhovory a navazování kontaktů s ostatními. V průběhu času to může vyvolat pocity osamělosti, odcizení a izolace. Může to také ovlivnit náš pocit sounáležitosti a sociální podpory.
Stres a úzkost
Přetížení oznámeními se také může stát zdrojem stresu a úzkosti. Psychologové také tvrdí, že oznámení přetěžují náš mozek, což vyvolává úzkost a stres. Nekonečný proud oznámení vyžadujících pozornost vytváří neustálý pocit naléhavosti, díky čemuž se cítíte neustále nervózní.
FOMO (strach z toho, že něco zmeškáte) z důležitých aktualizací nebo příležitostí také zesiluje tento stres a vede nás k tomu, že kontrolujeme svá zařízení i ve chvílích odpočinku nebo volného času.
Poruchy spánku
Nadměrné vystavení technologii a oznámením, zejména před spaním, může narušit spánkové vzorce. Naše smartphony a tablety vyzařují modré světlo, které potlačuje produkci melatoninu, hormonu odpovědného za regulaci spánkových cyklů.
Vystavení modrému světlu ve večerních hodinách oddaluje nástup spánku a snižuje celkovou kvalitu spánku. To může vést k potížím s usínáním, častému probouzení během noci a pocitu malátnosti po probuzení.
Jak zastavit přetížení oznámení?
Nyní, když víme, jak závažný dopad může mít přetížení oznámeními na naše duševní zdraví, je nutné jej kontrolovat. Možná si říkáte: „Proč je prostě nevypnout?“
To je dobrý nápad – oznámení můžete vypnout přímo v nastavení. Ale je to opravdu tak snadné? Ne, když vezmeme v úvahu další dopad oznámení.
Oznámení mohou také vyvolat uvolnění dopaminu, hormonu, který hraje roli v pocitu potěšení a motivaci. Takže i když se rozhodnete je nekontrolovat, budete cítit silnou potřebu je zkontrolovat a reagovat na ně.
To platí i pro profesionály. Podle Statisty 43 % amerických pracovníků kontroluje své e-maily každých několik hodin mimo pracovní dobu, zatímco 10 % je kontroluje neustále.
Co tedy můžeme udělat, abychom zastavili přetížení oznámení? Čtěte dál.
Proveďte audit svých oznámení
Prvním způsobem, jak zastavit přetížení oznámení, je zkontrolovat všechny aplikace a platformy na vašich zařízeních, které odesílají oznámení. Určete, které z nich jsou nezbytné a bez kterých se obejdete. Mezi nezbytné mohou patřit komunikační nástroje pro práci, telefonní hovory atd. Mezi nepotřebné mohou patřit aplikace sociálních médií, herní zprávy atd.
Zeptejte se sami sebe: potřebujete okamžitě vědět, komu se líbil váš poslední příspěvek na sociálních sítích nebo kdy se začne prodávat konkrétní produkt? Upřednostněte oznámení podle toho, které informace potřebujete okamžitě a které mohou počkat, až si aplikaci zkontrolujete.
Tato metoda výrazně snižuje počet push oznámení. Správa oznámení je také jedním z nejlepších způsobů, jak si udržet soustředění.
Vzdalte se od zařízení
Fyzická bariéra mezi vámi a vašimi zařízeními se vytváří snáze než mentální. Pokud budete mít svá zařízení fyzicky mimo dosah, zajistíte, že vás nebude rozptylovat každý jednotlivý zvukový signál. Váš smartphone vás láká náhledy zpráv a jasnými obrazovkami. Tímto způsobem si například i když budete mít pokušení zkontrolovat telefon, budete mít čas si připomenout, proč jste ho odložili, a zastavit se.
Můžete jej také položit obrazovkou dolů nebo na určitou vzdálenost. Pokud čekáte na důležitou zprávu nebo hovor a bojíte se, že je zmeškáte, můžete použít chytré hodinky. Chytré hodinky umožňují upozornění pouze od určitých aplikací. Tímto způsobem můžete telefon odložit, aniž byste se museli obávat, že zmeškáte něco důležitého.
Naplánujte si kontrolu oznámení
Všichni víme, jak těžké může být omezit čas strávený před obrazovkou a ignorovat nepodstatné zprávy. Proto se nesnažte oznámení úplně blokovat. Místo toho si během dne vyhraďte konkrétní časy na odpovídání na přímé zprávy, skupinové chaty a e-maily.
Nejlepší způsob, jak si tento zvyk osvojit, je pozitivně se odměňovat pokaždé, když se vám podaří dodržet tento plán. Odměna by měla být něco, co máte rádi, například vaše oblíbená svačina, relaxační aktivita, krátká hra atd.
Toto pozitivní posílení vám pomůže udržet si tento zvyk déle. Nakonec budete schopni vyhnout se neustálým přerušením a zůstat soustředěni na úkoly po delší dobu.
Používejte aplikace pro soustředění
Kromě toho, že budete mít svá zařízení mimo dosah a budete spravovat oznámení, můžete také použít aplikace pro soustředění a režim soustředění/nerušit. Zde je několik tipů, co můžete udělat:
- Zapněte režim „nerušit“ nebo režim soustředění, kdykoli potřebujete pracovat intenzivně a soustředit se.
- Přizpůsobte nastavení oznámení, například vypněte upozornění, bannery, zvuky a vzhled uzamčené obrazovky.
- Používejte aplikace pro soustředění, jako jsou Forest, Serene, Focus Bear atd. Mnoho aplikací vás odměňuje za soustředění a pomáhá vám vytvořit si rozvrh a návyk.
- Skrýt aplikace, které vás rozptylují
- Stáhněte si blokátory aplikací, abyste zablokovali aplikace nebo webové stránky, které vás rozptylují.
- Využijte přístup „inbox-zero“ pro správu úkolů v e-mailech.
Používejte konsolidovaný nástroj pro správu práce
Omezení počtu platforem, které používáte pro práci, je další spolehlivou strategií pro správu oznámení. Použijte konsolidovaný nástroj pro správu úkolů a práce, jako je ClickUp, abyste spravovali veškerou svou práci na jedné platformě. ClickUp můžete integrovat s více než 1000 nástroji pro zvýšení produktivity, čímž se sníží potřeba používat více aplikací.
ClickUp Tasks nabízí kompletní přizpůsobení a flexibilitu pro řízení vašich projektů a správu všech typů práce. Můžete přiřazovat komentáře jako akční položky, sdílet nahrávky obrazovky, přizpůsobovat svůj pracovní prostor, vytvářet kontrolní seznamy a organizovat úkoly pomocí pěti úrovní priorit. Tyto funkce zajišťují, že nemusíte neustále přepínat mezi aplikacemi a platformami.
Priority úkolů ClickUp
Nastavte priority úkolů do 4 kategorií: urgentní, vysoká, normální a nízká. Můžete nastavit upozornění na úkoly s vysokou prioritou a zajistit, že budete dostávat oznámení o jakýchkoli změnách těchto úkolů.
ClickUp vám také umožňuje přizpůsobit nastavení tak, abyste dostávali upozornění, pokud se priorita jakéhokoli úkolu změní z nízké na vysokou nebo urgentní.
Připomenutí ClickUp
Nastavujte a spravujte své připomenutí na všech zařízeních pomocí ClickUp. Můžete přidávat přílohy, nastavovat opakující se plány a dokonce vytvářet připomenutí pro komentáře a konverzace.
Režim soustředění v Docs
ClickUp Docs vám nabízí možnost použít režim Focus, abyste se mohli plně soustředit na aktuální úkol. Můžete si vybrat režim Block Focus, který ztmaví vše na stránce kromě bloku, na kterém právě pracujete, nebo režim Page Focus, který skryje postranní panely, zatímco píšete.
Zde je další způsob, jak můžete využít ClickUp ke snížení přetížení oznámení:
Funkce správy oznámení ClickUp
ClickUp nabízí komplexní možnosti přizpůsobení pro správu oznámení. Vyberte si libovolnou akci, jako je datum zahájení, nové komentáře, změna data nebo změna priority, a dostávejte oznámení pro zdroje, ze kterých je získáváte.
S ClickUpem budete dostávat pouze oznámení, která chcete, a pouze od zdrojů, od kterých je chcete dostávat. Můžete si také naplánovat oznámení tak, aby vás nerušila, když jste zaneprázdněni. Dále můžete přidat zvuková upozornění pro ta nejdůležitější oznámení a snadno vypnout irelevantní oznámení.
ClickUp vám umožňuje nastavit samostatná pravidla pro oznámení pro e-mail, prohlížeč, webovou aplikaci, mobilní zařízení a stolní počítač.
Postupy a strategie poskytnuté uživateli pro minimalizaci přetížení oznámení
Prohledali jsme Reddit a Medium, abychom shromáždili strategie z první ruky, které uživatelé shledali účinnými při minimalizaci přetížení oznámení u většiny aplikací. A tady je to, co nám řekli:
Vypněte oznámení
První a nejčastější radou, kterou lidé dávají, je úplně vypnout oznámení, zejména na pracovním notebooku a telefonu. Povolte pouze oznámení z nezbytných zdrojů, jako jsou aplikace pro pracovní komunikaci.
Další uživatel dodal, že vypnutí zvukových upozornění z oznámení mu také pomohlo minimalizovat přetížení oznámení. Zvuková upozornění můžete ručně nastavit pro důležité aplikace.
Udělejte své aplikace nudnými
Jeden uživatel Redditu navrhl jedinečný způsob správy oznámení. Odstranil ze svých sociálních médií všechny neosobní a kontroverzní kontakty a ponechal si pouze krátký, konkrétní a smysluplný obsah.
Tím, že své aplikace uděláte nudnými, odstraníte touhu neustále kontrolovat svůj telefon. Takže kdykoli aplikace použijete, bude to smysluplné a zábavné, ale nebudete po nich toužit více.
Používejte aplikace pro správu oznámení
Další radou, kterou lidé dávali, bylo používání spolehlivé aplikace pro správu oznámení. Někteří navrhovali používání monitorovacích nástrojů, které využívají umělou inteligenci k omezení nedůležitých upozornění.
Vyberte si aplikace, které nabízejí rozsáhlé možnosti přizpůsobení, detailní kontrolu nad jednotlivými oznámeními, kompatibilitu napříč platformami, odložení nebo zpoždění oznámení a inteligentní filtrování.
Najděte rovnováhu uprostřed přetížení oznámeními s ClickUp
Tipy, jak zabránit přetížení oznámení
- Proveďte audit všech oznámení; ponechte si pouze ta nezbytná.
- Držte svá zařízení na distanc
- Vyhraďte si čas na kontrolu oznámení
- Omezte svůj feed na sociálních médiích tak, aby obsahoval pouze krátký a konkrétní obsah.
- Při práci používejte aplikace pro soustředění a režim „nerušit“.
- Spojte práci z více nástrojů do jedné jediné platformy
Najít křehkou rovnováhu mezi informovaností a soustředěním je nemalá výzva. S pomocí strategií, které jsme probrali, však můžete znovu získat kontrolu nad svým digitálním životem a zároveň zůstat v obraze.
Od stanovení priorit až po kontrolu oznámení můžete použít mnoho přístupů, abyste ochránili své duševní zdraví před přetížením oznámeními. Pamatujte, že správa oznámení není univerzálním řešením. Jde o to najít to, co nejlépe vyhovuje vám a vašim jedinečným preferencím. Neváhejte experimentovat s různými strategiemi a nástroji, dokud nenajdete nejlepší možnost, která vám umožní zůstat ve spojení, aniž byste obětovali svou koncentraci.
Abyste ušetřili čas, doporučujeme začít s ClickUp. Komplexní funkce ClickUp vám umožňují detailní kontrolu nad vašimi oznámeními a upozorněními. Přesvědčte se sami a zaregistrujte se zdarma!
Často kladené otázky (FAQ)
Proč mě oznámení tak zahlcují?
Oznámení vás mohou zahlcovat, protože neustále vyžadují vaši pozornost, ruší vás při soustředěné práci a způsobují stres.
Co je únava z oznámení?
Únava z oznámení se týká pocitu duševního vyčerpání nebo přetížení neustálým přívalem oznámení ze všech vašich aplikací. Vyskytuje se, když dostáváte příliš mnoho oznámení, což vede ke snížené schopnosti reagovat a zabývat se upozorněními.
Jak vypnu omezení oznámení?
Chcete-li vypnout omezení oznámení, musíte upravit nastavení oznámení ve svém zařízení. Přejděte do centra oznámení svého zařízení nebo konkrétní aplikace, kterou chcete upravit, a vyhledejte přepínač pro deaktivaci nebo úpravu omezení oznámení.