Ať už jste součástí malého nebo velkého týmu, neefektivita inženýrství frustruje celý tým, poškozuje vztahy s klienty a vede k finančním ztrátám. Plýtvá cennými zdroji, což způsobuje, že vaše projekty nesplňují očekávání a termíny.
V této souvislosti se podívejme na koncept, který technickým týmům pomáhá vyhnout se složitým situacím – technickou efektivitu. Probereme vše od toho, co to je, až po to, jak ji efektivně implementovat.
Co je to technická efektivita?
Technická efektivita znamená dosažení požadovaných výsledků s minimálním plýtváním zdroji, jako je čas, materiály, energie nebo pracovní síla. Čím více se váš výstup blíží plánovanému výsledku, tím vyšší je vaše technická efektivita. To je užitečné při řízení techniků a zahrnuje optimalizaci procesů, návrhů a metodik s cílem maximalizovat výstup při minimalizaci vstupů.
Cílem je zvýšit produktivitu a snížit náklady.
Význam inženýrské efektivity při vývoji projektů
Technická efektivita zajišťuje:
- Projekty jsou dokončeny v plánovaném časovém rámci bez zpoždění.
- Náklady na projekt se minimalizují optimalizací využití zdrojů, snížením plýtvání a zamezením zbytečným výdajům. To je obzvláště důležité u projektů s omezeným rozpočtem nebo pevně stanoveným financováním.
- Rizika jsou identifikována a zmírňována již v rané fázi životního cyklu projektu, aby se snížila pravděpodobnost nákladných chyb, přepracování nebo neúspěchu projektu.
- Kvalita je udržována na úrovni, která splňuje nebo překračuje očekávání zákazníků.
Technická efektivita je obzvláště důležitá pro projekty v následujících oblastech:
- Vývoj softwaru
- Strojírenství
- Stavební inženýrství
- Průmyslové inženýrství
- Energetické systémy
- Řízení dodavatelského řetězce
- Environmentální inženýrství
Přehled životního cyklu vývoje systémů
V souvislosti s inženýrskou efektivitou se můžete setkat s dalším podobným pojmem – životním cyklem vývoje systémů (SDLC).
SDLC je strukturovaný přístup výslovně používaný v softwarovém inženýrství a vývoji informačních systémů. Obsahuje řadu fází, které zajišťují efektivní a účinný vývoj softwaru nebo informačních systémů a zároveň splňují potřeby zainteresovaných stran.
Mezi typické fáze SDLC patří:
- Plánování
- Analýza
- Návrh
- Implementace
- Testování
- Nasazení
- Údržba
Tento koncept podporuje cyklický přístup k vývoji projektů a nabízí dostatek příležitostí k hodnocení a opakování. Při správném provedení SDLC zlepší inženýrskou efektivitu optimalizací využití zdrojů, zefektivněním procesů a řízením rizik.
Můžete se neustále zlepšovat, aniž byste narušili svůj pracovní postup, a to díky agilnímu vývoji softwaru, což nás přivádí k dalšímu tématu.
Role agilního vývoje softwaru při zvyšování efektivity
Agilní vývoj softwaru je iterativní přístup, který upřednostňuje flexibilitu, spolupráci a poskytování konzistentní hodnoty zákazníkům prostřednictvím postupných vylepšení a rychlých iterací.
Vedoucí inženýři, kteří ji využívají, se zaměřují na tři věci:
- Adaptivní plánování
- Průběžná zpětná vazba
- Úzká spolupráce mezi mezifunkčními týmy
Technické týmy, které využívají agilní metodiky, mohou rychle reagovat na měnící se požadavky a poptávku trhu.
Podle časopisu Harvard Business Review zaznamenávají společnosti, které zavádějí agilní metodiky, 60% nárůst tržeb, což svědčí o účinnosti tohoto přístupu při zvyšování efektivity.
Metriky a klíčové ukazatele výkonnosti pro efektivní inženýrství
Metriky efektivity jsou standardizovaná kvantifikovatelná měřítka, která pomáhají měřit úspěšnost vašich snah o zvýšení efektivity v inženýrství.
Poskytují informace o nákladech projektu, čase, alokaci a využití zdrojů, výkonu a kvalitě, což vám pomůže podniknout strategické a promyšlené kroky k jejich zlepšení.
Zde najdete další podrobnosti o těchto cenných metrikách, které vám pomohou zlepšit efektivitu inženýrství.
1. Doba cyklu
Doba cyklu je doba potřebná k dokončení konkrétního úkolu nebo procesu (od začátku do konce) a obvykle se sleduje pomocí časových značek nebo softwaru pro sledování času.
Vzorec pro měření doby cyklu: Doba cyklu = celková doba/počet cyklů
Předpokládejme například, že softwarový tým dokončí 10 funkcí za 20 pracovních dnů. V tomto případě by celková doba činila 20 pracovních dnů a počet cyklů by byl 10.
Doba cyklu = 20 pracovních dnů / 10 funkcí = 2 pracovní dny na funkci.
Zkrácení cyklu znamená zvýšení produktivity, propustnosti a minimalizaci zpoždění, zatímco dlouhé cykly poukazují na neefektivitu.
2. Čas potřebný pro kódování
Čas kódování měří dobu, kterou softwaroví inženýři stráví psaním nebo úpravami kódu. Sledujte jej pomocí nástrojů pro sledování času, nástrojů pro řízení projektů pro softwarové inženýry nebo systémů pro správu verzí. Tato metrika je nezbytná pro dodržování termínů, včasnou identifikaci úzkých míst a efektivní plánování zdrojů.
Dlouhá doba kódování znamená, že vaši vývojáři tráví příliš mnoho času psaním kódu, což naznačuje, že existuje prostor pro optimalizaci procesů.
3. Prostoje
Prostoj měří jednotku času, po kterou zařízení nebo výrobní procesy nejsou v provozu z důvodu údržby, poruch nebo jiných faktorů. Sledujte jej pomocí protokolů prostojů nebo systémů monitorování zařízení a využijte prostoje k identifikaci opakujících se problémů a nalezení trvalých řešení.
Vysoká doba prostojů naznačuje častá přerušení nebo selhání procesů, zatímco nízká doba prostojů svědčí o spolehlivých procesech.
4. Čas vyzvednutí
Doba odezvy měří čas potřebný k reakci a vyřízení příchozích požadavků nebo úkolů, jako jsou dotazy zákazníků nebo žádosti o podporu.
Sledujte tuto metriku prostřednictvím standardních systémů pro správu ticketů, jako jsou SupportBee nebo Help Scout.
Krátká doba odezvy znamená, že proces řešení problémů je efektivní, zatímco dlouhá doba odezvy naznačuje, že je třeba zrychlit zákaznický servis.
5. Čas na kontrolu
Doba kontroly je doba potřebná k vyhodnocení úkolů nebo výstupů. Lze ji sledovat pomocí nástrojů pro mapování procesů nebo ručním sledováním cyklů zpětné vazby.
6. Doba nasazení
Na rozdíl od prostojů je doba nasazení metrikou efektivity specifickou pro aktualizace softwaru, která je kritická pro procesní analýzu softwarového inženýrství.
Doba nasazení, nazývaná také doba implementace nebo doba zavedení, měří čas od zahájení požadavku na funkci nebo úkolu až po jeho uvolnění do testovacího nebo produkčního prostředí.
Krátká doba nasazení znamená rychlejší cykly vydávání, rychlejší dodávání nových funkcí nebo oprav koncovým uživatelům a celkovou agilitu ve vývoji softwaru. Dlouhá doba nasazení naznačuje komplikace v procesu nasazení a potřebu zlepšit efektivitu inženýrů. Optimalizace této metriky může urychlit uvedení produktu na trh.
7. Frekvence nasazení
Frekvence nasazení označuje, jak často nasazujete aktualizace nebo změny softwaru v určitém časovém rámci. Můžete ji sledovat pomocí protokolů nasazení nebo kalendářů vydání.
Tento ukazatel je nejdůležitější pro týmy působící v hyperkonkurenčním prostředí, jako je SaaS, e-commerce a finance. Vysoká frekvence nasazení znamená, že můžete uživatelům poskytovat hodnotu rychleji, zatímco nižší frekvence znamená, že vám vylepšování produktu trvá déle.
8. Míra úspěšnosti oprav při první návštěvě (FTFR)
Míra úspěšnosti oprav při prvním pokusu hodnotí procento problémů se zařízením nebo systémem, které byly úspěšně vyřešeny při prvním pokusu.
Vzorec pro měření míry úspěšnosti opravy při prvním pokusu: Míra úspěšnosti opravy při prvním pokusu = (počet incidentů vyřešených při prvním pokusu / celkový počet incidentů) x 100
Předpokládejme například, že váš tým technické podpory obdrží za měsíc 100 žádostí o podporu a z nich úspěšně vyřeší 80 bez nutnosti další pomoci nebo zpětného volání.
Míra úspěšnosti opravy při prvním zásahu by byla FTFR = (80 / 100) x 100 = 80 %.
Nízká hodnota FTFR naznačuje neefektivitu procesu řešení problémů, což může vést k nespokojenosti zákazníků. Vysoká hodnota FTFR znamená, že váš tým zákaznické podpory nebo údržby je vysoce efektivní při diagnostice a řešení problémů při prvním kontaktu.
9. Poměr přepracování
V ideálním případě byste chtěli, aby všechny stroje/kódy fungovaly bezchybně a nikdy se neporouchaly. Během montážního procesu nebo cyklu vývoje softwaru však dochází k chybám.
Ve vývoji softwaru je poměr přepracování procentem změn kódu, při kterých inženýr přepíše nedávno aktualizovaný kód (starý méně než 30 dní).
Zatímco určité množství přepracování je přirozenou součástí procesu vývoje softwaru (jeho rozsah se liší v závislosti na zkušenostech a práci jednotlivých přispěvatelů), vysoký podíl přepracování naznačuje nejasné specifikace, měnící se požadavky na produkt a nedostatečnou znalost kódové základny.
10. Využití zdrojů
Plánování zdrojů je nedílnou součástí KPI pro efektivitu inženýrství, protože pomáhá projektovým manažerům měřit výkon a úsilí za určité časové období.
Díky těmto informacím mohou projektoví manažeři předvídat dostupné zdroje v různých kategoriích, a tak plánovat rozvrhy pracovníků tak, aby zajistili optimální průběh projektů.
Vzorec pro výpočet využití zdrojů je: Celkový počet fakturovatelných hodin / Celkový počet dostupných pracovních hodin x 100
11. Zůstatek/limity WIP (Work-in-Progress, nedokončená výroba)
WIP je jakýkoli úkol, který byl zahájen, ale nebyl dokončen. Organizace musí snížit fázi WIP, protože čím déle úkol nebo položka zůstává ve fázi rozpracovanosti, tím méně efektivní je tým a společnost.
V agilním vývoji produktů vám nastavení limitů WIP umožňuje identifikovat neefektivnosti a úzká místa, vyčistit pipeline, aby se zabránilo multitaskingu, splnit požadavky zákazníků pravidelnými aktualizacemi a udržovat ideální tempo mezi nečinností a přepracováním.
Jak určujete zůstatek rozpracované výroby?
Nejprve si uvědomte, že bilance WIP je zaměnitelná, a pokud to děláte poprvé, je velká šance, že uděláte chyby.
Nejprve zvažte dvě věci:
- Počet lidí ve vašem týmu
- Počet úkolů, na kterých musí každý v daném okamžiku pracovat
Zůstatek WIP se bude pohybovat v rozmezí:
- Velikost vašeho týmu + 1
- Velikost vašeho týmu x 2
Pro tým 15 lidí by měl být váš limit WIP mezi 16 (15+1) a 30 úkoly (15×2).
Nezapomeňte však opakovat limity WIP, dokud nebudou pro váš tým fungovat nejlépe.
12. Přesnost plánování
Pokud jste projektový manažer nebo člen rychle se rozvíjejícího týmu softwarových vývojářů, tato otázka vám bude znít povědomě: Jak dlouho vám to bude trvat?
Nedávný průzkum zjistil, že průměrná přesnost plánování u více než 2 000 týmů byla nižší než 50 %.
Přesnost plánování je definována jako počet produktů, produktových backlogů nebo iterací, které váš tým dokáže dodávat v určitém časovém období.
Tento odhad bude vycházet z rozsahu a složitosti projektu, dostupnosti zdrojů, zkušeností týmu a přístupu k relevantním zdrojům.
Pomocí nástrojů pro řízení projektů ClickUp měřte přesnost plánování produktivity vývojářů. To vám umožní pochopit schopnosti vašeho týmu a kolik práce můžete v budoucnu zvládnout.
Jak měřit efektivitu inženýrství?
Prvním krokem k měření inženýrské efektivity je zmapování vašich procesů. Vaše celková inženýrská efektivita je souhrnem efektivity jednotlivých procesů, proto je nezbytné mít o nich jasnou představu.
Chcete-li naplánovat proces, sepište jednotlivé kroky a seřaďte je chronologicky (nebo logicky).
Můžete také použít vizuální pomůcku, jako je šablona ClickUp Process Map Whiteboard Template, která vám usnadní práci:
Šablona vám umožní určit cíle, činnosti a akční položky každé fáze procesu a porozumět vzájemným závislostem. Proč k mapování procesů nepoužít kus papíru? Tato šablona nabízí několik výhod:
- Poskytuje komplexní přehled o dlouhých procesech. Tabule je nekonečná, což znamená, že můžete oddálit zobrazení a přidat tolik fází, kolik chcete.
- Snadná aktualizace a úprava během aktualizací procesů
- Zefektivňuje spolupráci mezi technickými spolupracovníky.
- Funkce drag-and-drop pro snadné použití
Dalším krokem je sběr dat. Jakmile zmapujete své procesy, budete chtít shromáždit relevantní data pro každou fázi, abyste mohli vypočítat metriky. Existují tři hlavní kategorie dat, která je třeba shromáždit:
- Čas: Zahrnuje údaje o čase potřebném k dokončení procesu, jako je návrh, vývoj, testování, odladění a nasazení.
- Využití zdrojů: Údaje týkající se využití zdrojů vám pomohou určit, jak efektivně využíváte zdroje (například lidské zdroje, vybavení a software).
- Spokojenost zákazníků: Spokojenost zákazníků se odvíjí od zpětné vazby zákazníků, průzkumů, indexu Net Promoter Score (NPS) nebo ticketů zákaznické podpory.
Nejdůležitější kategorií je zde čas, který pomáhá vypočítat většinu našich metrik efektivity. ClickUp nabízí bezplatné rozšíření pro Chrome, které sleduje čas z počítačů, mobilních zařízení a webových prohlížečů.
Propojte tento čas s jakýmikoli úkoly, na kterých váš tým pracuje v ClickUp, a poté pomocí ClickUp Dashboard určete, jak dlouho každý proces trvá.
Takto vypadá panel pro sledování času:
Posledním krokem je výpočet metrik inženýrské efektivity pro získání datových poznatků. Šablona KPI ClickUp je v tomto případě skutečným zachráncem. Šablona vám umožňuje vytvářet vlastní metriky pro sledování a stanovení cílů a sledování pokroku, abyste mohli porovnat, jak si vedete.
Jak se vyvarovat častých chyb při měření efektivity inženýrství
Zde je několik častých chyb při měření inženýrské efektivity, kterým byste se měli vyvarovat:
- Zaměření na základní kvantitativní metriky, jako jsou náklady a čas, bez zohlednění složitějších a podrobnějších faktorů, jako je využití zdrojů a spokojenost zákazníků.
- Přílišné zúžení zaměření na konkrétní procesy, oddělení nebo jednotlivé metriky. To vede k zanedbávání širšího organizačního kontextu, neúplným poznatkům a promarněným příležitostem k optimalizaci.
- Používání zastaralých nebo nepružných přístupů k měření , které se nedokážou přizpůsobit měnící se dynamice podnikání.
- Měření irelevantních metrik efektivity, které nejsou přímo spojeny se strategickými cíli organizace, vede k neefektivnímu přidělování zdrojů.
- Neschopnost ověřit zdroje dat, metodiky a předpoklady, což vede k nepřesným závěrům.
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak se těmto chybám vyhnout, je použití ClickUp pro softwarové týmy. Zde je důvod:
- ClickUp nabízí přesné údaje v reálném čase, takže vaše metriky efektivity jsou vždy aktuální a platné.
- ClickUp umožňuje více členům týmu a zainteresovaným stranám z různých funkcí spolupracovat na výpočtech inženýrské efektivity, takže nesprávné předpoklady jedné osoby nemohou zkreslit interpretaci dat.
- Šablony ClickUp pro inženýrství, jako je například šablona ClickUp pro proces vývoje softwaru, zajistí, že při výpočtu efektivity nevynecháte žádné důležité fáze procesu.
Další aspekty, které je třeba zohlednit, aby se předešlo chybám v oblasti technické efektivity, zahrnují:
- Do měření efektivity zahrňte alespoň jeden nefinanční ukazatel (spokojenost zákazníků nebo angažovanost zaměstnanců). Tyto často opomíjené aspekty efektivity mohou mít přímý vliv na dlouhodobý úspěch a udržitelnost.
- Před analýzou metrik jednotlivých oddělení se ujistěte, že jsou v souladu s celkovými cíli a prioritami společnosti.
- Zaveďte měsíční proces přezkoumávání, abyste identifikovali příležitosti ke zvýšení efektivity a zavedli zlepšení.
- Důkladně zkontrolujte zdroje dat a metodiku předtím, než vyvodíte závěry o metrikách efektivity, abyste zajistili jejich platnost.
- Investujte do školení a rozvoje, aby vaše technické týmy byly informovány o nejnovějších technologiích a postupech v oblasti inženýrství.
Jak zlepšit efektivitu inženýrství?
Zde jsou čtyři osvědčené postupy, které můžete jako vedoucí inženýr zavést, abyste zlepšili celkovou efektivitu a výkonnost.
1. Vedoucí inženýři a inženýrské týmy musí rozvíjet myšlení investora.
Manažeři i vývojáři by měli upřednostňovat úkoly a projekty na základě jejich potenciální návratnosti investic (ROI) pro organizaci.
Posuďte hodnotu a dopad každého inženýrského úsilí a strategicky alokujte zdroje tak, abyste maximalizovali celkovou efektivitu a výsledky. Nevynakládejte čas na příliš komplikované nové funkce nebo nejnovější trendy, pokud nepřinášejí vysokou návratnost investic.
Takový přístup také pomáhá týmům najít správnou rovnováhu mezi vývojem nových funkcí a snižováním technologického dluhu.
2. Používejte automatizační nástroje
Identifikujte opakující se a zdlouhavé úkoly a pracovní postupy, poté vyberte vhodné nástroje nebo vyvíjejte vlastní automatizační skripty pro zefektivnění procesů.
Různé nástroje zvyšují efektivitu inženýrských procesů tím, že identifikují oblasti vhodné pro automatizaci. Například Ansible automatizuje provisioning cloudu a nasazování aplikací, zatímco Travis CI pomáhá spouštět automatizované testy. Pokud pro své procesy řízení projektů používáte ClickUp, můžete s ním také automatizovat opakující se úkoly a spouštět pracovní postupy na základě triggerů.
3. Vyhněte se psaní zbytečného kódu
Pomozte svým inženýrům přijmout principy modulárního designu a usilovat o jednoduchost a opakovatelnou použitelnost kódu. Zaměřte se na rozdělení projektů na menší, samostatné moduly, funkce nebo třídy a minimalizujte duplicitu kódu konsolidací společných funkcí do opakovaně použitelných komponent.
Je také dobré naučit svůj tým využívat stávající knihovny, frameworky a návrhové vzory, kdykoli je to možné, aby se předešlo zbytečnému vynalézání již vynalezeného, zlepšila se produktivita vývojářů a rychleji se dosáhlo lepší kvality kódu.
4. K řízení svého inženýrského týmu použijte nástroj pro vývoj projektů.
Vyberte si komplexní řešení, které nabízí všechny nástroje potřebné k plánování a vývoji vašeho produktu na jednom místě.
Například řešení pro správu produktů ClickUp nabízí vše, co potřebujete k plánování a realizaci vašeho projektu, na jedné intuitivní platformě:
- ClickUp Brain vám pomáhá vytvářet produktové plány a dokumentaci pro urychlení vývojového procesu a poskytuje nástroje umělé inteligence pro automatizaci opakujících se úkolů.
- ClickUp Tasks umožňuje agilní pracovní postupy, takže můžete dodržovat osvědčené postupy vývoje produktů. Umožňuje vám vytvořit sdílený plán vývoje produktu, který zahrnuje zpětnou vazbu, epické příběhy a sprinty, takže celý váš tým ví, jaký je další krok.
- ClickUp Docs je centrální dokumentační základna, která podporuje bohatou editaci, komentáře, týmové značkování a integraci s pracovními postupy produktů pro efektivní spolupráci.
- ClickUp Whiteboards vám a vašemu týmu pomůže plánovat a mapovat nápady a přeměnit je na produkty generující návratnost investic.
- Dashboardy ClickUp vám pomohou sledovat průběh daného projektu, identifikovat úzká místa a měřit produktivitu.
Zefektivněte inženýrskou efektivitu svého týmu pomocí ClickUp
Technická efektivita měří vaši schopnost dosáhnout cílů bez plýtvání zdroji. K určení efektivity vašich technických procesů vám pomůže několik metrik efektivity, jako je doba cyklu, doba nasazení a doba kódování.
Při výpočtu těchto metrik byste měli zmapovat své procesy, shromáždit data o každém z nich a vytvořit zprávy pomocí ClickUp.
Využijte předem připravené šablony ClickUp k organizaci a sledování důležitých metrik efektivity, abyste viděli, jak si vedete. Nezapomeňte si přečíst informace o běžných chybách, které týmy dělají při určování efektivity, aby vaše analýza byla platná, užitečná a použitelná.
Zajímá vás, jak vám platforma jako ClickUp může pomoci zvýšit efektivitu inženýrství?
Zaregistrujte se ještě dnes a vyzkoušejte si službu zdarma.
Časté dotazy
1. Co rozumíte pod pojmem technická efektivita?
Technická efektivita označuje schopnost dosáhnout maximálního výkonu s minimem zdrojů při zachování standardů kvality. Optimalizujete pracovní postupy a efektivně využíváte zdroje, abyste zvýšili produktivitu, snížili plýtvání a zlepšili technické schopnosti.
2. Jak měříte technickou efektivitu?
Účinnost inženýrství měříte pomocí různých kvantitativních a kvalitativních metrik. Mezi ně patří například:
- Doba cyklu: Doba cyklu označuje dobu potřebnou k dokončení úkolu nebo projektu.
- Průchodnost: Jedná se o rychlost, jakou jsou vyráběny produkty nebo jednotky.
- Využití zdrojů: Jedná se o procento efektivně využitých dostupných zdrojů.
- Míra chybovosti: Jedná se o četnost chyb nebo vad ve výstupech.
- Spokojenost zákazníků: Jedná se o zpětnou vazbu od zákazníků ohledně kvality produktů a služeb.
- Produktivita zaměstnanců: Jedná se o výkon generovaný zaměstnanci v určitém časovém období.
3. Co je to efektivita inženýrství?
Účinnost inženýrství znamená dosažení požadovaných výsledků nebo cílů v inženýrských úkolech a projektech. Cílem je splnit nebo překročit výkonnostní cíle.