Setkali jste se někdy se situací, kdy se úkol zpozdil a když jste se zeptali proč, člen týmu odpověděl: „Ale já jsem čekal na něco, co potřebuji“?
Závislosti jsou jedním z hlavních důvodů zpoždění v jakémkoli projektu. Pokud závislosti nenaplánujete efektivně, nejenže se zpozdíte, ale členové projektového týmu budou také nečinně čekat, až bude předchozí úkol dokončen.
V projektovém řízení to může mít finanční, reputační a motivační důsledky.
V tomto blogovém příspěvku se zabýváme pojmem zpoždění a tím, jak vám může pomoci lépe plánovat projekty, předcházet zpožděním, maximalizovat využití zdrojů a dosahovat požadovaných výsledků.
Co jsou zpoždění?
Zpoždění v projektovém řízení označuje prodlevu mezi úkoly, které na sobě navzájem závisí. Jedná se o čekací dobu, než může být zahájena následující činnost, i když byla předchozí činnost již dokončena.
Pokud jste někdy byli na videokonferenci a někdo řekl: „V tomto hovoru je zpoždění“, už víte, co je to zpoždění. Jedná se o prodlevu mezi tím, kdy váš kolega něco řekne, a tím, kdy to přijmete, abyste mohli odpovědět. V nejlepším případě to může frustrovat účastníky hovoru. V nejhorším případě to může celý hovor zneproduktivnit.
Porozumění zpožděním, jejich příčinám a důsledkům je tedy klíčové pro úspěšné řízení projektů.
Komplexní přehled zpoždění v projektovém řízení
Zjednodušeně řečeno, zpoždění je pojem z oblasti plánování a rozvrhování, který představuje nepředvídané zpoždění nebo čekání mezi následnými úkoly.
Jak se počítá zpoždění?
Zpoždění měříme v jednotkách relevantních pro plánování projektu, jako jsou hodiny, dny nebo týdny.
Pokud úkol A (předcházející činnost) skončí první den a úkol B (následující činnost) může začít až po třech dnech, vaše zpoždění je tři dny.
Jaké jsou charakteristiky zpoždění?
Mezi hlavní charakteristiky zpoždění patří následující.
Neočekávané: Zpoždění se málokdy dá předvídat. Vyskytuje se bez předchozího upozornění nebo varování. Například když onemocní člen týmu nebo dojde k poruše stroje.
Nežádoucí: Zpoždění je „prodlení“ v procesním toku, které má negativní dopad na projekt.
Post-facto: Protože zpoždění jsou neočekávaná, nelze je předvídat. Lze je proto identifikovat pouze zpětně a reagovat na ně.
Následné dopady: Zpoždění v jakékoli části projektové fáze má následné dopady na různé úkoly a milníky. Například v softwarovém projektu, pokud se zpozdí analýza kvality z důvodu vypršení předplatného softwaru pro automatizaci testování, zpozdí se také úkoly nasazení a DevOps.
Jaký je účel zpoždění?
Zpoždění je měřítkem latence. Pomáhá vám dodržovat zásady projektového řízení a zlepšovat výsledky tím, že:
Měření efektivity: Zpoždění se vztahuje k úrovni neefektivity v procesu. Je to první krok k optimalizaci pracovního postupu.
Identifikace mezer: Pokud určitý krok v procesu způsobuje zpoždění, zpoždění poukazuje na mezeru, kterou je třeba vyplnit.
Předpovídání prostojů: Ačkoli zpoždění není prediktivní/preventivní opatření, může pomoci identifikovat potenciální úzká místa pro další cyklus. Pokud například určitý stroj opakovaně způsobuje zpoždění, můžete naplánovat jeho výměnu/opravu.
Vytvoření zálohy: Zpoždění často vyplývá z nedostatků v procesu. Pokud máte například v týmu pouze jednoho vývojáře, může i jeho dovolená způsobit zpoždění. Pochopení této skutečnosti vám pomůže vytvořit zálohu.
Jaké jsou běžně používané zpožděné ukazatele v projektovém řízení?
Zpožděné ukazatele jsou metriky zpoždění v projektech. Vypočítávají se po události nebo po dokončení projektu za účelem vyhodnocení výkonu.
V projektovém řízení se běžně používají následující zpožděné ukazatele:
- Časové zpoždění: Rozdíl mezi plánovaným a skutečným datem dodání úkolu.
- Následný dopad: Zpoždění projektu v důsledku zpoždění při konkrétním úkolu.
- Ztráta produktivity: Neefektivní čas strávený členy týmu čekáním na dokončení předchozího úkolu.
- Ztráta příjmů: Potenciální ztráta tržeb/příjmů nebo pokuty v důsledku zpoždění
Zpoždění je často zaměňováno s dodací lhůtou, což je další důležitý pojem v projektovém řízení. Podívejme se, v čem se tyto pojmy podobají a v čem se liší.
Doba realizace vs. zpoždění
Doba realizace je celková doba potřebná k dokončení projektu od začátku do konce.
Na rozdíl od cyklu, který měří, jak dlouho trvá vytvoření produktu – například vývoj funkce nebo příprava kávy –, dodací lhůta měří dobu mezi objednávkou zákazníka a doručením produktu, včetně logistiky, zákaznického servisu atd. Více o cyklu a dodací lhůtě jsme se věnovali v dřívějším příspěvku na blogu.
Nejzákladnější vzorec pro výpočet dodací lhůty je: Dodací lhůta = datum dokončení projektu – datum zahájení projektu. Při plánování projektu však manažeři vypočítávají dodací lhůtu jako celkový čas potřebný k dokončení jednotlivých úkolů v rámci projektu a případnou nezbytnou čekací dobu.
Doba realizace pomáhá projektovým manažerům při plánování úkolů a zdrojů. Pomáhá jim pochopit závislosti a podle toho naplánovat práci. Vezměme si jednoduchý příklad softwarového projektu.
Doba potřebná pro vývoj může být 2 dny – 1 den testování, 1 den nasazení. Pokud projekt začíná v pondělí, projektoví manažeři mohou přidělit úkoly vývojářům na pondělí a úterý, analytikům kvality na středu a DevOps na čtvrtek.
Na rozdíl od zpoždění je dodací lhůta prediktivním/plánovacím nástrojem. Klíčové rozdíly mezi nimi jsou následující.
| Doba realizace | Zpoždění |
|---|---|
| Doba realizace je doba potřebná k dokončení projektu od začátku do konce. | Zpoždění je prodleva nebo latence mezi dvěma po sobě jdoucími kroky. |
| Prediktivní nástroj: Používá se pro efektivní plánování | Retrospektivní nástroj: Používá se pro měření výkonu. |
| Předvídatelné a nevyhnutelné | Nepředvídatelné a zbytečné |
Ačkoli se liší, jak časová prodleva, tak časový náskok jsou při měření výkonnosti projektu zásadní. Zde je vysvětlení proč.
Plánování a rozvrhování
Doba realizace pomáhá projektovým manažerům plánovat úkoly a závislé činnosti na základě jejich cílů v oblasti řízení času. Zpoždění pomáhá vytvářet nouzové plány.
Například pokud je dodací lhůta vývojového projektu 10 dní, můžete podle toho naplánovat úkoly. Pokud byla průměrná prodleva v minulých projektech 2 dny, můžete to zahrnout do svého harmonogramu a naplánovat dodání za 12 dní.
Využití a optimalizace zdrojů
Doba realizace pomáhá efektivně využívat zdroje, zatímco zpoždění pomáhá vytvořit zálohu.
Můžete například využít dodací lhůtu k přiřazení úkolů v pořadí podle procesního toku. A zpoždění využijte k najmutí dalších pracovníků nebo pronájmu strojů. To se může lišit v závislosti na tom, zda se jedná o jednorázový nebo opakující se projekt.
Řízení výkonu
Doba realizace se měří podle cílů, přičemž ideální zpoždění je nulové.
Například pokud je odhadovaná doba vývoje funkce 16 hodin, je to cílová doba pro daný úkol. Pokud vývojář potřebuje více času, jeho výkon nesplňuje očekávání.
Zpoždění však nastává, když jsou zaměstnanci na nemocenské nebo jim nefunguje počítač. Nejedná se tedy o otázku jejich výkonu a nezohledňuje se v jejich hodnocení. Toto zpoždění však má dopad na dodání projektu a je třeba jej zohlednit při hodnocení sprintu/projektu.
Odpovědnost
Dodací lhůta je společnou odpovědností a každý člen týmu a projektový manažer je zodpovědný za dodržování dobré dodací lhůty. Zpoždění je neefektivita procesu, za kterou nese odpovědnost vedení.
Faktory ovlivňující prodlevy a zpoždění ve výrobě
Na prodlevy a zpoždění v řízení harmonogramu projektu může mít pozitivní i negativní vliv několik faktorů. Mezi klíčové faktory patří následující.
Dostupnost zdrojů: Pokud jsou zdroje snadno dostupné, budou dodací lhůty kratší a naopak. Na druhou stranu, pokud jsou některé zdroje dostupné a jiné ne, může dojít ke zpoždění. Například pokud máte vývojáře, ale nemáte dostatek testerů, dojde ke zpoždění mezi těmito dvěma fázemi vývoje.
Závislosti: Povaha závislostí projektu ovlivňuje dodací lhůty a zpoždění. Silné závislosti, kdy úkol nelze zahájit, dokud není dokončen předchozí úkol, mají tendenci prodlužovat zpoždění. Naopak úkoly s volnějšími závislostmi mohou umožnit zkrácení dodacích lhůt díky překrývání úkolů.
Složitost projektu: U složitých projektů s více vzájemně závislými úkoly a fázemi pravděpodobně dojde k prodloužení zpoždění. Důvodem je zvýšená potřeba koordinace a zajištění kvality mezi jednotlivými úkoly.
Požadavky zainteresovaných stran: Přísná opatření pro kontrolu kvality nebo delší schvalovací procesy mohou prodloužit dodací lhůty, protože projekty čekají na potvrzení k pokračování.
Zásady řízení rizik: Projekty s agresivními strategiemi řízení rizik budou mít pravděpodobně kratší zpoždění, protože manažeři budou preventivně řešit potenciální zpoždění a nehody.
V závislosti na důvodu, dopadu a důsledcích lze zpoždění měřit, řídit a minimalizovat, aby se optimalizovaly pracovní postupy. Zde je návod, jak na to.
Jak zacházet s prodlevami v projektovém řízení a jak je řídit
Zpoždění může výrazně narušit efektivní realizaci projektu, proto je třeba je neustále minimalizovat a řídit. Zde je několik tipů a strategií, jak toho dosáhnout pomocí robustního nástroje pro řízení projektů, jako je ClickUp.
Zmapujte závislosti
I ty nejjednodušší projekty mají závislé úkoly. Například fakturace závisí na schválení projektu klientem. Znalost těchto závislostí pomáhá lépe plánovat.
Při nastavování projektu pomocí úkolů ClickUp propojte závislé úkoly a sledujte jejich vliv na dodací lhůty. K přesnému odhadu času projektu můžete také použít metodu kritické cesty.
Sledujte čas
Povzbuzujte všechny členy týmu, aby sledovali čas strávený nad svými úkoly. To pomáhá projektovým manažerům přesně odhadovat dodací lhůty.
Sledování času projektu v ClickUp vám umožňuje spustit a zastavit časovač, přidat časové rozmezí nebo přidat hodiny/minuty pro každý úkol a podúkol. V ClickUp je také několik šablon pro správu času, které vám pomohou efektivně odhadnout čas.
Správné plánování
Využijte odhady času, závislosti a kritickou cestu k naplánování projektu s optimálními dodacími lhůtami a minimálními zpožděními.
Plán: Stanovte termíny pro jednotlivé úkoly a vizualizujte projekt pomocí kalendářového zobrazení ClickUp. Ujistěte se, že jsou termíny rozumné a splnitelné.
Přiřazování: Přiřazujte úkoly členům týmu na základě jejich dovedností a dostupnosti. Zobrazení pracovní zátěže v ClickUp je skvělým místem pro získání přehledu o plánování zdrojů. Pokud například čelíte zpoždění při nasazení inkrementu, protože nemáte dostatek zdrojů DevOps, použijte zobrazení pracovní zátěže k přeřazení členů týmu z nekritických údržbových úkolů.
Objasněte: Pomocí zobrazení Ganttova diagramu v ClickUp můžete vidět závislosti a překrývající se úkoly v časové ose vašeho projektu.
Například kontrola kódu závisí na dokončení kódování. Zkontrolujte, zda je dokončení kódování naplánováno před kontrolou kódu. V opačném případě přesuňte termíny pomocí funkce drag-and-drop.
Pokud jste nováčkem v řízení složitých projektů se závislostmi, šablony projektů s Ganttovým diagramem od ClickUp vám pomohou.
Zachovejte časovou rezervu: I když jsou vaše odhady času přesné, musíte počítat s určitými zpožděními. Strategické zařazení časových rezerv do harmonogramů projektů může pomoci efektivně řídit zpoždění.
Například přidání rezervy mezi fázemi integrace systému a testování přijatelnosti uživateli v rámci vývojového projektu umožňuje vyřešit neočekávané zpoždění bez dopadu na termín dokončení projektu.
Komunikujte
Komunikační mezery mohou způsobit zbytečná zpoždění a prodlevy. Abyste tomu předešli, komunikujte proaktivně a pravidelně.
- Vnořené komentáře v úkolech ClickUp umožňují týmům klást si navzájem otázky a získávat odpovědi v kontextu, čímž se zabrání zpožděním při sdílení znalostí.
- Zobrazení ClickUp Chat zobrazuje všechny konverzace na jednom místě, takže vaše týmy nemají zpoždění v odpovědích.
- Automatizace ClickUp eliminuje zbytečnou práci a zabraňuje zpožděním v administrativních úkolech.
- Připomenutí ClickUp vám pomohou udržet přehled o termínech, povinnostech a všem ostatním, co vyžaduje vaši pozornost.
A co je nejdůležitější, sledujte a optimalizujte
Zpoždění jsou příznakem systémových problémů. Opakovaná zpoždění naznačují, že někde došlo k poruše. Chcete-li proces opravit, pravidelně sledujte průběh projektu.
Dashboardy ClickUp vám umožňují zobrazit všechny potřebné zprávy na jednom místě. Pokud například chcete zobrazit všechny úkoly po termínu podle míry zpoždění, můžete si v ClickUp nastavit widget, který to umožní.
Pomocí těchto zpráv identifikujte hlavní příčiny zpoždění a systematicky je odstraňujte.
Optimalizujte pracovní postupy a minimalizujte zpoždění v harmonogramu projektu pomocí ClickUp
Každý projekt je složitým tokem činností a informací. Zpoždění způsobená čekáním na něco jsou téměř nevyhnutelná.
Dobré řízení projektů však spočívá v eliminaci těchto zpoždění. Pokud chcete projekt dokončit podle požadavků, včas a v rámci rozpočtu, nemůžete si dovolit žádné zpoždění.
Komplexní software pro řízení projektů ClickUp je navržen tak, aby tomu zabránil. Obsahuje výkonné funkce pro optimalizaci pracovních postupů v rámci projektu, které eliminují zbytečné zpoždění. Od odhadu potřebného času až po přehledy o postupu v reálném čase – ClickUp má vše, co potřebujete, abyste měli svůj projekt pod kontrolou.
Vždy dodržujte termíny. Vyzkoušejte ClickUp zdarma ještě dnes!
Často kladené otázky o zpoždění
1. Jaký je příklad zpoždění?
Zpoždění je neočekávané prodlení mezi jedním procesem a dalším.
V oblasti vývoje softwaru by to mohla být čekací doba mezi kódováním a revizí kódu způsobená tím, že seniorní vývojář byl odvolán k jinému projektu.
Ve výrobě je příkladem zpoždění opožděné dodání jedné náhradní součástky v důsledku problémů v dodavatelském řetězci.
2. Jaký je jiný výraz pro zpoždění?
Jiným výrazem pro zpoždění je „čekací doba“. Tento termín označuje interval, během kterého nedochází k žádné produktivní činnosti na konkrétním úkolu.
3. Co jsou zpoždění a dodací lhůty?
Oba jsou koncepce plánování používané v projektovém řízení k řízení posloupnosti prováděných úkolů.
Zpoždění je prodleva nebo čekací doba mezi úkoly. Obvykle je nepředvídatelné a je výsledkem chyby/nehody.
Doba realizace je čas, který uplyne mezi zahájením procesu a jeho dokončením. Jedná se o odhadovaný čas potřebný k dokončení všech úkolů v dané sekvenci.