Věříte, že překonání bariér mezi odděleními může vést k inovacím? Pokud ano, nejste sami.
Mnozí z nás se domnívají, že zaměstnanci by měli mít možnost volně komunikovat mezi sebou, aniž by museli procházet několika úrovněmi schvalování. To je velmi důležité, protože tyto úrovně prodlužují proces a způsobují zpoždění v obchodní komunikaci, což následně ovlivňuje růst několika způsoby.
Dobrou zprávou je, že existuje jednoduché řešení tohoto problému – diagonální komunikace. S pomocí správných strategií můžete tento komunikační plán hladce implementovat bez ohledu na velikost a složitost vaší organizace.
Jako vždy jsme tu, abychom vám to vysvětlili. Pojďme si vysvětlit, co je diagonální komunikace, a prozkoumat její výhody, výzvy a strategie pro zlepšení komunikace na pracovišti.
Co je diagonální komunikace?
Diagonální nebo křížová komunikace propojuje jednotlivce, kteří nemají přímý hierarchický vztah, ale patří do různých hierarchických úrovní, oddělení nebo týmů.
Na rozdíl od jiných typů komunikace diagonální komunikace odstraňuje bariéry mezi různými odděleními a úrovněmi, což usnadňuje mezifunkční komunikaci. To vám přináší výhody týmové spolupráce, agilního pracovního prostředí a vyšší produktivity.
Zde je několik příkladů diagonální komunikace:
- Tým zákaznické podpory konzultuje s vedoucím vývojového týmu dostupnost nové funkce, o kterou požádal zákazník.
- Copywriter vede rozhovor s inženýrem, aby získal technické poznatky pro vytvoření komplexního průvodce produktem.
- Vedoucí vývoje produktu spolupracuje se zástupcem zákaznické podpory, aby lépe porozuměl potřebám a problémům zákazníků.
- Profesionál v oblasti lidských zdrojů a viceprezident prodeje spolupracují na definování požadavků a kvalifikací pro novou pozici v prodejním týmu.
- Marketingový specialista žádá finančního manažera o radu ohledně rozdělení rozpočtu pro připravovanou kampaň.
Výhody zavedení diagonální komunikace ve vašem týmu
Na základě výše uvedených informací jste možná již uhodli některé výhody diagonální komunikace. Pojďme si je všechny sepsat.
Snadná spolupráce
Co kdyby zaměstnanci mohli jednoduše spolupracovat a přímo si navzájem přidělovat úkoly? Diagonální komunikační kanály vám v tom mohou pomoci. Eliminují potřebu delších, nepřímých a složitých komunikačních kanálů, čímž urychlují spolupráci a rozhodování napříč odděleními.
Rychlejší přístup k důležitým datům
Diagonální komunikace umožňuje volný pohyb informací a dat bez jakýchkoli překážek nebo rušivých vlivů.
Předpokládejme, že softwarový inženýr pracuje na vylepšení produktu. Aby pochopil slabá místa a oblasti, které je třeba v produktu vylepšit, potřebuje vědět, jak zákazníci s produktem pracují. V tomto případě mu může pomoci někdo z marketingového oddělení, který disponuje příslušnými údaji.
Bez podpory diagonální komunikace by se do procesu zapojilo více zúčastněných stran, což by vedlo k zbytečným překážkám, neefektivitě a zpožděním.
Lepší zapojení zaměstnanců a spokojenost v práci
Když podporujete otevřenou komunikaci, všichni získávají sebevědomí při efektivním výkonu své práce.
Mohou bez váhání přistupovat ke všem relevantním informacím, což jim pomáhá efektivněji se zapojit do každodenní práce a zvyšuje jejich spokojenost. S ubýváním komunikačních bariér se jak vedoucí pracovníci, tak zaměstnanci cítí silnější.
Diagonální komunikace je také úzce spjata s horizontálním vedením. V horizontálním vedení mají všichni zaměstnanci aktivní slovo a mohou se podílet na jakémkoli úkolu v organizaci.
Menší pravděpodobnost nesprávného výkladu informací
Čím více vrstev musí zpráva projít, tím vyšší je pravděpodobnost nesprávného výkladu. Diagonální komunikace je přímá a nezahrnuje zbytečné filtry.
Díky tomu je velmi pravděpodobné, že příjemce zprávu pochopí v její původní podobě.
Jediná výhrada? Všichni by měli používat stejné komunikační nástroje, aby se informace během procesu neztratily. Pokud například někdo komunikuje prostřednictvím e-mailu a jiný dává přednost videohovorům, může se stát, že se při překladu ztratí část sdělení.
Každá organizace by měla mít alespoň jeden společný nástroj přímé komunikace, který všichni zaměstnanci pravidelně a spolehlivě používají.
Zlepšená týmová práce
Týmy, které správně komunikují, správně pracují a snadno spolupracují s ostatními týmy, fungují nejlépe.
Dobrá komunikace je klíčem k dobrým výsledkům – vede k lepší koordinaci mezi zaměstnanci a týmy, což vede k lepším výsledkům.
Ale to není vše – lepší komunikace mezi týmy také posiluje vztahy mezi zaměstnanci. To vám zase pomůže vytvořit zdravé a spolupracující pracovní prostředí a kulturu.
Výzvy, kterým čelí diagonální komunikace
Ačkoli diagonální komunikace nabízí velké výhody v oblasti agility a spolupráce, je důležité si uvědomit také její potenciální úskalí:
Nedorozumění a přetížení informacemi
Rozdílná terminologie a žargon používaný v různých odděleních může vést k nedorozuměním. Zaměstnanci zapojení do více diagonálních konverzací mohou být také zmatení. Abyste tomuto problému předešli, zajistěte stručnou komunikaci a vytvořte společný slovník pojmů.
Čas a úsilí
Zavedení, udržování a efektivní využívání diagonální komunikace vás bude stát čas a úsilí při provádění řádných školení pro zaměstnance. Tato počáteční investice však významně přispěje k zajištění produktivity a efektivity.
Potenciální konflikty mezi odděleními
Interakce mezi různými odděleními může vést ke sporům kvůli odlišným pohledům. Abyste se těmto konfliktům vyhnuli, zvažte zapojení neutrálních zprostředkovatelů a zajistěte sladění cílů a priorit.
Snížená odpovědnost
Je náročné sledovat tok informací, pokud není lineární a přímočarý. To může vést k tendenci přenášet vinu na jiné a k nejasnému rozdělení odpovědnosti za úkoly. Tím, že budete zaměstnance povzbuzovat k dokumentování diagonální komunikace, můžete zajistit větší odpovědnost.
Únik důvěrných informací
Diagonální komunikace o citlivých tématech může vést k nechtěnému úniku informací. Je proto dobré zavést jasné pokyny a protokoly pro nakládání s důvěrnými informacemi.
Strategie pro zlepšení diagonální komunikace na vašem pracovišti
Jak jsme již viděli, diagonální komunikace přináší výzvy a může vést ke konfliktům mezi odděleními. Ale nebojte se! Můžete zavést konkrétní strategie, které vám pomohou tyto výzvy řešit a zlepšit diagonální komunikaci.
V tomto procesu se můžete spolehnout také na nástroje pro mezifunkční spolupráci, jako je ClickUp.
Zde jsou strategie pro zlepšení diagonální komunikace na vašem pracovišti:
1. Vytvořte soubor pokynů
Při komunikaci je důležité být jasný a přímý.
Aby toho bylo možné dosáhnout, je nutné stanovit pokyny pro diagonální komunikaci, které podpoří jasnost a přímost při výměně informací mezi odděleními. Zaměřte se na sdílení relevantních informací a zároveň udržujte jasný a srozumitelný jazyk pro lepší porozumění.
Podporujte aktivní naslouchání a oboustrannou výměnu informací, abyste zlepšili celkový komunikační proces v rámci organizace. Můžete také vytvořit vlastní procesy a kontrolní seznamy, abyste standardizovali pracovní postupy meziresortní komunikace.
ClickUp Whiteboards vám umožňuje zmapovat tyto vlastní komunikační pracovní postupy a zobrazit předávání mezi různými odděleními nebo týmy. Můžete vizualizovat jednotlivé kroky, zúčastněné strany a optimální kanály v každém bodě. To poskytuje plán pro standardizaci procesů diagonální komunikace.
Můžete také použít tabule k nakreslení organizačních schémat a identifikaci komunikačních cest a hierarchických vztahů mezi manažery a přímými podřízenými. To pomáhá týmům odhalit potenciální překážky.
Nakonec lze pokyny a procesy vytvořené na tabulkách uložit, exportovat a uložit v ClickUp jako snadno přístupný centrální odkaz pro kohokoli v organizaci.
2. Informujte klíčové osoby
Lidé nechtějí být opomíjeni, zejména pokud jde o informace, které přímo ovlivňují jejich práci. Výsledky procesů a projektů můžete zlepšit něčím tak jednoduchým, jako je vytvoření transparentního řetězce zpráv mezi všemi zúčastněnými stranami zapojenými do procesu. Tento jednoduchý strukturovaný přístup podporuje plynulý tok informací mezi všemi klíčovými hráči a snižuje tak riziko nedorozumění nebo zpoždění.
Například pokud chce produktový marketingový pracovník porozumět problémům zákazníků od týmu zákaznického servisu, měl by do kopie uvést vedoucí týmu zákaznického servisu a produktového týmu, aby byli všichni informováni.
Dalším účinným způsobem je využití funkce ClickUp Docs, díky které mohou všichni zůstat v obraze a spolupracovat v reálném čase. Umožňuje více lidem pracovat na stejném dokumentu současně, což vede k lepší dynamické spolupráci.
Dokumenty můžete také propojit s příslušnými úkoly a projekty, aby mezi nimi proudily informace.
@zmínky v Docs upozorňují zúčastněné strany na aktualizace související s jejich prací. Označte kohokoli, aby přispěl svým názorem, a přiřaďte úkoly příslušným týmům. Docs jsou také integrovány s e-mailem, takže aktualizace mohou být zasílány přímo do schránek klíčových osob.
Funkci ClickUp Assign Comments můžete použít vždy, když potřebujete něco vyjasnit nebo se na něco podívat znovu sami. Jakmile je úkol hotový, komentáře vyřešte.
Díky tomu budete mít vše na jednom místě a všichni budou doslova na stejné vlně!
3. Omezte počet komunikačních kanálů
Vzdali jste se někdy sledování filmu na Netflixu nebo vyzkoušení nového jídla z menu, protože vás ohromil počet možností? Nejste sami.
Množství možností není vždy dobrým nápadem. To platí i pro pracoviště. Příliš mnoho komunikačních aplikací může vést k zbytečnému zmatku a obtížím při sledování konverzací a aktivit.
To platí zejména pro diagonální komunikaci, kde je větší prostor pro zmatek a složitost. Držte se pouze jednoho nebo dvou diagonálních komunikačních kanálů, abyste minimalizovali nedorozumění.
Pokud používáte ClickUp Chat, nemusíte se obávat roztříštěné komunikace. Namísto přeskakování mezi různými aplikacemi a doručenými zprávami mají členové týmu přístup k úplnému kontextu konverzací přímo v ClickUp.
V rámci každého projektu spojuje chat všechny zprávy, komentáře a oznámení související s úkoly a cíli. Celá historie je uspořádána chronologicky, takže se v ní snadno zorientujete.
Důležité informace také nejsou izolovány v soukromých chatech. Všichni členové týmu se mohou účastnit stejného vlákna, což zajišťuje transparentnost diskusí.
Díky ClickUp Chat již nemusíte skládat roztříštěné konverzace dohromady, abyste získali ucelený obraz. Všichni pracují na základě společného porozumění, což urychluje spolupráci a rozhodování.
4. Vytvořte otevřenou a spolupracující pracovní kulturu
Hranice mezi odděleními ztěžují diagonální komunikaci, protože odrazují členy týmu od kontaktování vedoucích jiných oddělení a omezují sdílení informací.
Pro podporu diagonální komunikace je klíčové budování otevřené a spolupracující pracovní kultury. Transparentnost a spolupráce nejsou jen prospěšné – jsou nezbytné.
Proveďte audit kultury, abyste identifikovali oblasti, které je třeba ve vaší organizaci zlepšit, a klíčové komunikační protokoly. Poté vytvořte komplexní plán, jak tyto oblasti řešit.
Využijte vlastní zobrazení ClickUp k řízení auditu firemní kultury a plánování zlepšení.
Díky několika zobrazením v ClickUp můžete všechny své zdroje shromáždit na jednom místě a získat tak přehled o celém projektu. Vyberte si ze zobrazení seznamu, tabule, Ganttových diagramů a dalších možností pro organizaci a sledování úkolů. Přestaňte také přeskakovat mezi aplikacemi a ušetřete čas přidáním tabulek, dokumentů, videí a dalších souborů vedle úkolů, projektů a pracovních postupů ve svém vlastním zobrazení.
5. Pravidelně kontrolujte procesy
Hladká diagonální komunikace je nezbytná pro sladění mezifunkčních týmů. Provádějte pravidelné kontroly procesů, abyste optimalizovali tok informací a spolupráci mezi odděleními. Sdílejte aktualizované zprávy o stavu projektu, abyste mohli sledovat milníky a vyhodnocovat soulad s původním plánem.
Sledujte pokrok v milnících a cílech, které se týkají více týmů. Identifikujte body tření nebo zpoždění v diagonálních předávkách práce.
Aktivně zapojujte zpětnou vazbu od zainteresovaných stran na všech úrovních. Dejte svým zaměstnancům možnost navrhovat zlepšení procesů, které nefungují hladce. Podporujte otevřené a transparentní diskuse mezi manažery a jejich přímými podřízenými.
Pro tento úkol se vám bude hodit šablona ClickUp pro audit a zlepšování procesů. Tato šablona vám pomůže vyhodnotit stávající procesy a změnit ty, které je třeba zlepšit.
Nabízí několik přizpůsobitelných zobrazení, stavů a polí, které vám pomohou asimilovat a vstřebat informace potřebné k dosažení strategického sladění pro diagonální komunikaci.
Role diagonální komunikace v řízení úkolů
Diagonální komunikace hraje klíčovou roli při dosahování komunikačních cílů vaší organizace. Ale i jiné typy komunikace jsou užitečné při spolupráci na řízení úkolů. Pojďme si vysvětlit tři hlavní způsoby komunikace na pracovišti:
1. Horizontální komunikace
Horizontální komunikace je výměna informací mezi vedoucími pracovníky nebo zaměstnanci na stejné hierarchické úrovni v rámci organizace. Podporuje koordinaci, plánování a týmovou práci.
Například při vývoji nového produktu se můžete setkat s vedoucími různých týmů (design, marketing, prodej, vývoj) a prodiskutovat další kroky a požadavky pro dosažení společných cílů.
2. Vertikální komunikace
Vertikální komunikace zahrnuje tok informací mezi různými hierarchickými úrovněmi v organizaci. To zahrnuje komunikaci od manažerů na vyšších úrovních k jejich podřízeným (směrem dolů) a od podřízených k manažerům na vyšších úrovních (směrem nahoru). Vertikální komunikace zajišťuje, že cíle a očekávání jsou efektivně sdělovány v celé organizaci.
Příklad komunikace směrem dolů: Marketingový a projektový manažer zasílá marketingovému týmu e-mail, ve kterém nastiňuje novou reklamní strategii a její očekávané výsledky.
Příklad vzestupné komunikace: Členové týmu předkládají pravidelné zprávy svým vedoucím/manažerům, informují je o stavu schůzek a postupu projektu a navrhují oblasti, které je třeba zlepšit.
3. Diagonální komunikace
Diagonální komunikace je kombinací horizontální a vertikální komunikace. Neomezuje manažery a členy týmu v komunikaci mezi sebou, bez ohledu na jejich pozici nebo oddělení. To podporuje lepší spolupráci a řešení problémů, což vede ke zlepšení výsledků.
Všechny tři způsoby komunikace jsou klíčové v různých fázích nebo procesech v rámci organizace.
Odstraňte komunikační bariéry pomocí ClickUp
Určitě jste si uvědomili, jak prospěšná je efektivní diagonální komunikace pro organizace, které chtějí dosáhnout svých komunikačních cílů a zlepšit spolupráci.
Pokud je vztah mezi vedoucími pracovníky a členy týmu pozitivní, mohou se data a informace volně šířit, což může přispět ke zlepšení efektivity procesů a produktivity. Zlepšení diagonální komunikace navíc pomáhá zaměstnancům na všech úrovních budovat silnější mezilidské vztahy.
Je také užitečné mít nástroj, který podpoří úspěšnou diagonální komunikaci, abyste se mohli soustředit na jiné výzvy. S ClickUpem můžete rychle zlepšit spolupráci mezi odděleními.
Umožněte volnou oboustrannou komunikaci mezi vedením a zaměstnanci. Sjednoťte celou svou pracovní sílu kolem společných cílů pomocí funkcí, jako je chat v reálném čase, dokumenty a vlastní zobrazení. Už nemusíte čekat několik dní na odpovědi na dotazy nebo rozhodnutí. Už nemusíte duplicitně vykonávat práci napříč týmy. Sledujte, jak se rozpadají bariéry a produktivita raketově stoupá.
ClickUp centralizuje komunikaci, takže vaši zaměstnanci mají potřebné informace vždy po ruce. Zaregistrujte se do ClickUp ještě dnes zdarma!
Časté dotazy
1. Čím se diagonální komunikace liší od horizontální a vertikální komunikace?
Diagonální komunikace zahrnuje spolupráci mezi jednotlivci, kteří nejsou v přímém hierarchickém vztahu, ale patří do různých oddělení nebo týmů.
Horizontální komunikace probíhá mezi kolegy, zatímco vertikální komunikace zahrnuje komunikaci mezi různými hierarchickými úrovněmi. Diagonální komunikace překlenuje hierarchické i oddělené hranice a podporuje mezifunkční spolupráci.
2. Jak může diagonální komunikace zvýšit efektivitu a zlepšit řešení problémů v mém týmu?
Diagonální komunikace umožňuje přímý tok informací mezi jednotlivci napříč odděleními a hierarchickými úrovněmi, čímž eliminuje zbytečné vrstvy. To vede k rychlejšímu přístupu k důležitým datům a podporuje spolupráci.
Diagonální komunikace zlepšuje týmovou práci a přispívá k zdravé kultuře na pracovišti tím, že omezuje nesprávné výklady a podporuje kooperativnější pracovní prostředí.
3. Jak ClickUp usnadňuje a zlepšuje diagonální komunikaci v týmu?
ClickUp je cloudový nástroj pro správu projektů a spolupráci, který může nahradit několik nástrojů. Umožňuje všem pracovat na jedné platformě, která je navržena pro správu jakéhokoli typu práce.
Funkce ClickUp, jako je Chat View a Assign Comments, vám umožňují spolupracovat s kýmkoli a na jakémkoli úkolu ve vaší organizaci. To znamená, že už nemusíte přeskakovat z jedné platformy na druhou, abyste mohli pracovat s různými týmy. Stačí, aby všichni používali ClickUp a mohli začít spolupracovat v reálném čase.