Velká část agilního procesu vývoje softwaru je iterativní. Někdy to vypadá, jako by projekt nikdy neskončil! Ale váš tým samozřejmě úspěšně překročí cílovou čáru. Namísto toho, abyste jednoduše přešli k dalšímu projektu, agilní metodika vyžaduje retrospektivní schůzky, na kterých se analyzuje, co se povedlo a co byste měli pro příště změnit. To vše slouží k doladění vašich pracovních postupů a procesů, aby se zvýšila soudržnost týmu a kvalita práce.
Stejně jako každý proces v agilním týmu, i retrospektivy potřebují strukturu. Pokud jste to ještě nezkusili, technika retrospektivy plachetnice je skutečným zlomem. Tato technika nejenže činí retrospektivy poutavějšími, ale také poskytuje jasnou vizuální metaforu, která týmům pomáhá orientovat se ve složitosti projektu. 🛥️
Ať už jste Scrum master, produktový vlastník nebo člen agilního týmu, retrospektivy typu „plachetnice“ vám pomohou identifikovat potenciální rizika, oslavit to, co se v posledním sprintu podařilo, a stanovit cíle pro další sprint. V tomto průvodci vysvětlíme, co je retrospektiva typu „plachetnice“, a nabídneme tipy pro praktikování retrospektivních technik v ClickUp.
Co je to retrospektiva plachetnice?
Agilní týmy pro vývoj softwaru používají retrospektivy plachetnice k reflexi minulých sprintů nebo fází projektu. Retrospektivy jsou závěrečnou agilní ceremonii, kterou projektoví manažeři dohlížejí, aby zlepšili kvalitu budoucích projektů. Cílem každé retrospektivy je neustálé zlepšování. Koneckonců, je snazší se příště zlepšit, pokud víte, čemu se vyhnout.
Můžete použít jakoukoli retrospektivní techniku, která se vám líbí, ale metoda plachetnice je jiná, protože používá metaforu plachetnice na cestě. Je méně suchá než jiné retrospektivní techniky a poskytuje vašemu Scrum týmu zábavný způsob, jak vizualizovat pokrok, výzvy a budoucí směr.
V retrospektivě plachetnice si projekt představíte jako plachetnici směřující ke společnému cíli. Během sezení členové týmu zapisují své myšlenky k jednotlivým komponentům plachetnice na lepící papírky, které umístíte na tabuli a společně projdete. Tento proces podporuje brainstorming a otevřenou diskusi, jejímž výsledkem je seznam užitečných akčních bodů pro budoucí sprinty.
Retrospektiva plachetnice může být pro některé týmy příliš abstraktní, ale mnoho projektových manažerů oceňuje, že funguje jako zábavný prostředek k prolomení ledů, který zároveň sjednotí tým v oblastech, které je třeba zlepšit. Je to mnohem zábavnější než dvě hodiny zírat na stěnu nudného textu, že?
Součásti retrospektivy plachetnice
Retrospektiva plachetnice je užitečný nástroj agilního projektového řízení. Jelikož používá metaforu, je pro týmy snazší kriticky uvažovat o budoucích sprintech. Během sezení váš tým zdokumentuje své myšlenky ke každé součásti plachetnice, které později použijete k naplánování budoucích projektů.
Cíl
Cíl retrospektivy plachetnice představuje cíl. Představte si to jako „X“ na pirátské mapě. Některé týmy to označují jako „ostrov“, ke kterému chce vaše plachetnice doplavat. Cílem může být prakticky cokoli, od konce sprintu po dokončení významné fáze projektu. Důležité je, abyste vybrali významný milník, ke kterému bude tým směřovat. 🌻
Vítr (nebo plachty)
Vítr nebo plachty symbolizují pozitivní síly, které posouvají vaši plachetnici blíže k cíli. Patří sem všechny úspěchy, silné stránky a dobré podmínky, které měly pozitivní dopad na poslední sprint nebo fázi projektu. Může se jednat například o specializované certifikace, navýšení finančních prostředků pro oddělení nebo možnost outsourcovat část pracovní zátěže vašeho týmu.
Kotva
V retrospektivě plachetnice představuje kotva výzvy nebo překážky, které zpomalují pokrok týmu. Kotvy jsou cokoli, co brání vašemu pokroku, jako například problémy s komunikací nebo omezené zdroje.
Kameny
Skály představují potenciální rizika nebo předvídatelné výzvy na cestě plachetnice. Zatímco kotva se dívá do minulosti, skály se dívají dopředu a vyžadují, aby tým proaktivně plánoval známé problémy. Cílem je minimalizovat jejich dopad na další sprint. Skály mohou zahrnovat regulační změny nebo pokračující omezení zdrojů.
Slunce
Slunce nakonec představuje cíle vašeho týmu nad rámec primárního cíle. Tento prvek přidává další vrstvu motivace a inspirace a zaměřuje se na dlouhodobé cíle a vizi týmu. Zaměřte se zde na identifikaci pozitivních výsledků projektu, jako je vylepšený produkt nebo pozitivní zpětná vazba od zákazníků. Je důležité skončit touto poznámkou, aby si váš tým mohl uvědomit hodnotu své tvrdé práce.
Provádění retrospektivy plachetnice
Jste připraveni provést retrospektivu plachetnice s celým týmem? Dobrou zprávou je, že nemusíte vytvářet vizuály sami. Možná jsme nejoblíbenější software pro řízení projektů na světě, ale ClickUp také obsahuje stovky bezplatných šablon pro vše, co potřebujete – včetně agilních retrospektiv.
Stačí během týmové schůzky otevřít šablonu ClickUp Sailboat a můžete začít. Nejprve pozvěte všechny zaměstnance na retrospektivní schůzku a společně projděte tento proces:
- Stanovte si cíle: Rozhodněte se pro konkrétní cíl nebo milník. Pokud již máte nastavený ClickUp, bude to pravděpodobně vycházet z vašich cílů v ClickUp.
- Shromážděte zásoby: Každá loď potřebuje před dlouhou plavbou zásoby, že? V této fázi diskutujete o nezbytných zdrojích a zásobách, které podpoří váš cíl. Může se jednat o personál, softwarové licence a další potřebné vybavení.
- Zkontrolujte počasí: Můžete očekávat klidné moře nebo bouřlivé, zrádné vody? Tato fáze retrospektivy plachetnice se zabývá potenciálními problémy v přípravě. Šablona ClickUp Sailboat se integruje s vaším kalendářem ClickUp, aby vám poskytla rychlý přehled o vaší cestě, abyste mohli podle toho plánovat.
- Vytvořte plán: S cíli a kalendářem v ruce je čas vytvořit s týmem plán. Během tohoto kroku se rozhodnete o časových harmonogramech a vizualizujete je pomocí nástrojů, jako je zobrazení ClickUp Gantt Chart.
- Připravte si loď: Každé plavidlo způsobilé k plavbě po moři vyžaduje před vyplutím důkladnou kontrolu. V této fázi retrospektivy plachetnice naplánujete úkoly, přidělíte je a stanovíte další nezbytné prvky, které podpoří váš další sprint.
- Vyplujte: Váš tým je konečně připraven na další velkou plavbu. V této fázi projektoví manažeři pokračují ve zdokonalování svých projektů, úkolů, dokumentů a pracovních postupů, aby dosáhli lepších výsledků projektu.
Tato zábavná metafora vám nakonec pomůže zorganizovat se, naplánovat řešení budoucích problémů a dohodnout se na společné vizi. Jelikož tato šablona retrospektivy plachetnice pomáhá sjednotit veškerou vaši práci do jedné dynamické platformy, implementace retrospektivy plachetnice je snadná jako pár kliknutí. 🚣♀️
Koncept retrospektivy plachetnice v rámci Scrumu
Retrospektiva plachetnice zní mnohem zábavněji než typická brainstormingová sezení při retrospektivě sprintu, ale jak zapadá do rámce Scrumu?
Možná je kreativnější než jiné retrospektivy, ale přístup plachetnice dobře ladí s principy Scrumu, protože je:
- Adaptabilní: Retrospektiva plachetnice povzbuzuje týmy k reflexi minulých výkonů (vítr a kotvy) a předvídání budoucích výzev (skály), což je nezbytné pro neustále se přizpůsobující povahu projektového řízení Scrum.
- Spolupráce: Tato retrospektivní technika podporuje otevřenou komunikaci, protože všichni členové týmu mají možnost vyjádřit se k tomu, co týmu bránilo a co se podařilo. To perfektně zapadá do důrazu, který Scrum klade na silnou týmovou práci.
- Orientace na cíl: Zaměření na společný cíl (nebo cíl plavby, pokud použijeme metaforu plachetnice) odpovídá zaměření Scrumu na poskytování hodnoty při plnění cílů sprintu.
Naštěstí se proces retrospektivy plachetnice příliš neliší, pokud se řídíte rámcem Scrum:
- Proveďte sprint review: Zkontrolujte s týmem výsledky a výstupy vašeho posledního sprintu.
- Proveďte retrospektivu plachetnice: Zobrazte celý projekt pomocí šablony ClickUp Sailboat. Požádejte tým, aby napsal své myšlenky na lepící papírky pro vítr, kotvu, skály a slunce. Společně vše zkontrolujte, abyste shrnuli klíčové poznatky a poučení.
- Určete akční položky: Mobilizujte své poznatky tím, že na konci schůzky rozhodnete o akčních položkách. Zadejte akční položky do ClickUp s přiřazenými osobami, poznámkami a termíny, aby byl další sprint na dobré cestě.
Retrospektiva plachetnice vs. jiné retrospektivy
Retrospektivy typu „plachetnice“ jsou zábavným, metaforickým způsobem, jak provést posmrtnou analýzu projektu, ale rozhodně nejsou jediným způsobem, jak zhodnotit průběh projektu. Jedná se o jeden z mnoha možných formátů retrospektivy sprintu, z nichž každý má jiný přístup:
- Plachetnice vs. hvězdice: Retrospektiva hvězdice rozděluje zpětnou vazbu do pěti kategorií: Začít, Přestat, Pokračovat, Více a Méně. Jedná se o široký rámec pro kategorizaci zpětné vazby od vašeho týmu, zákazníků a dalších zainteresovaných stran, který může být užitečný. Plachetnice je však spíše vizuální a metaforický přístup, který vašemu týmu usnadňuje zapojení se do retrospektivy.
- Plachetnice vs. 4 L: 4 L znamená Liked (líbilo se), Learned (naučil jsem se), Lacked (chybělo) a Longed For (toužil jsem). Stejně jako plachetnice se zaměřuje na individuální pocity a zkušenosti. Plachetnice je však užitečnější, protože bere v úvahu také vnější faktory (vítr a kotvu), které ovlivňují tým, a poskytuje tak komplexnější pohled na prostředí projektu.
- Plachetnice vs. Mad Sad Glad: Mad Sad Glad je retrospektiva zaměřená více na emoce, která uvádí pocity členů týmu ohledně projektu. Retrospektiva plachetnice sice zohledňuje emoce, ale primárně se zaměřuje na faktory, které ovlivňují průběh projektu a budoucí rizika. Je tedy více zaměřena na obchodní stránku než například na to, že někdo je smutný, že projekt skončil.
Proč projektoví manažeři volí retrospektivu plachetnice
Správný přístup k retrospektivě závisí na vašich cílech a firemní kultuře. I tak se stále více projektových manažerů přiklání k retrospektivám typu „plachetnice“, protože jsou:
- Vysoce vizuální: Metafora plachetnice je snadno srozumitelná, podporuje lepší zapojení a účast.
- Komplexní: Retrospektiva plachetnice se nám líbí, protože na rozdíl od jiných retrospektivních technik nabízí komplexnější pohled na projekty a poskytuje ucelenější analýzu.
- Zaměření na zpětnou vazbu: Většina zaměstnanců považuje metaforický, zábavný přístup za méně zastrašující než jiné metodiky retrospektivy. V praxi to vede k tomu, že lidé jsou ochotnější sdílet výzvy a rizika, o kterých by jinak možná nemluvili.
- Flexibilní: K provedení retrospektivy plachetnice nemusíte být členem velkého týmu pro vývoj podnikového softwaru. Tato technika se přizpůsobí různým velikostem týmů a oddělením, což z ní činí užitečný nástroj pro jakýkoli agilní tým.
Retrospektivy plachetnice v praxi
V tuto chvíli již víme, co je retrospektiva plachetnice a jak ji provést pro váš tým. Ale jak vlastně implementovat to, co jste se naučili v retrospektivě plachetnice? Postupujte podle těchto profesionálních tipů a proměňte své poznatky z retrospektivy v hmatatelné obchodní výsledky.
Vzdělávejte svůj tým
Váš tým možná řekne „Cože?“ když vejdete do místnosti s velkým grafem, na kterém je plachetnice. Informujte svůj tým o metodě retrospektivy plachetnice před schůzkou. Vždy vysvětlete metaforu na začátku sezení, i když jste retrospektivy plachetnice již dříve prováděli. Ne každý přizná, že neví, o co jde, takže malé opakování udělá zázraky pro porozumění a účast.
Vytvořte příjemné prostředí
Chcete podpořit upřímnou a užitečnou zpětnou vazbu, ale lidé nebudou sdílet své upřímné pocity, pokud se budou cítit nepříjemně. Vytvořte bezpečnou a otevřenou atmosféru, ve které se členové týmu budou cítit pohodlně při sdílení svých myšlenek. Pokud stále máte potíže se shromažďováním upřímné zpětné vazby, dejte svému týmu možnost sdílet anonymní zpětnou vazbu.
Využijte vizuální pomůcky
Retrospektivy plachetnice jsou velmi vizuální, takže pro tuto schůzku budete potřebovat nějakou vizuální pomůcku. Ať už se jedná o fyzickou tabuli nebo digitální myšlenkovou mapu v ClickUp, mějte jasný obrázek plachetnice, větru, kotev, skal a slunce.
Pečlivě spravujte čas
Retrospektivy se mohou rychle vymknout z rukou, pokud nebudete sledovat čas. Respektujte čas všech účastníků tím, že vytvoříte volný program schůzky, který rozdělí, o čem budete diskutovat a kdy. Pokud má váš tým ve zvyku překračovat časový limit, určete oficiálního časoměřiče a moderátora schůzky, aby všichni zůstali soustředění na úkol. ⏱️
Zaměřte se na realizovatelné výsledky a další kroky
Jiné retrospektivy, jako například Mad Sad Glad, se příliš soustředí na pocity. Emoce jsou užitečným typem zpětné vazby, ale nejsou příliš praktické. Retrospektiva plachetnice je užitečná, protože zdůrazňuje to, co se podařilo, a zároveň se zabývá tím, co byste mohli příště udělat jinak. Místo toho, abyste se příliš soustředili na subjektivní hodnocení, zaměřte se na požadované výsledky a kroky potřebné k jejich dosažení. To se promítne do hmatatelných změn, které zlepší kvalitu budoucích projektů.
Provádějte lepší retrospektivní schůzky s ClickUp
Retrospektivy typu „plachetnice“ jsou užitečné pro pochopení toho, jak váš tým vnímá minulé projekty, a pomáhají posunout tým vpřed v budoucích sprintech. Pokud jsou provedeny správně, pomohou vám identifikovat rizika, eliminovat budoucí překážky a stanovit jasné cíle pro váš další velký projekt.
Je tu jen jeden malý problém: Většina retrospektivních sezení se odehrává nezávisle na vašich úkolech, zprávách a chatech. To vyžaduje procházení několika nástrojů pro správu projektů, což je recept na zmatek.
All-in-one nástroj pro správu projektů ClickUp přináší metriky, šablony, cíle, dashboardy, úkoly a více zobrazení na jedno místo – a to i pro technické týmy. Přesvědčte se sami: Vytvořte si svůj pracovní prostor ClickUp zdarma.