Žijeme ve světě nepřetržitého přílivu informací. Nápady přicházejí a odcházejí, úkoly se hromadí a dobré úmysly mizí v okamžiku, kdy přijde nová zpráva na Slacku.
Proto si stále více lidí buduje „druhý mozek“ – digitální rozšíření své paměti, které jim pomáhá snadno zaznamenávat, organizovat a vyhledávat důležité informace.
Ať už jste tvůrcem, podnikatelem, studentem nebo manažerem, díky druhému mozku budete trávit méně času zapamatováváním si věcí a více času přemýšlením, tvořením a konáním.
Pojďme prozkoumat, jak vytvořit druhé mozek a proč je ClickUp ideální platformou pro jeho realizaci.
Co je to budování druhého mozku?
Vytvoření druhého mozku (BASB), jak jej pojímá Tiago Forte (jeden z předních světových odborníků na produktivitu), je systematický přístup k vytvoření digitálního úložiště pro organizaci a realizaci bohatých nápadů, se kterými se denně setkáváte.
Vzhledem k exponenciálnímu růstu naší online spotřeby se pokoušet si zapamatovat všechny tyto informace stává nepraktickým. Konsolidací tohoto bohatství informací na jednom přístupném místě však dosáhnete významného zvýšení své produktivity.
Strukturovaný prostor pro ukládání a organizování informací dává naší mysli svobodu přemýšlet, představovat si a být přítomná v daném okamžiku. Navíc, když nejste zatíženi neustálým tlakem snažit se si všechno pamatovat, podnikáte správné kroky.
C. O. D. E. & P. A. R. A
Forte dále představil dva zásadní principy jako součást budování druhého mozku. Pojďme si je rozebrat:
C. O. D. E: Zachytit, organizovat, destilovat, vyjádřit
Tato čtyřkroková metoda vám pomůže organizovat informace a proměnit je v konkrétní výsledky:
- Zachycení: Systematicky shromažďujte informace z různých zdrojů, jako jsou články, videa nebo jiný obsah. Pomocí nástrojů AI pro pořizování poznámek zachyťte relevantní informace a postřehy.
- Organizujte: Jakmile jsou informace zaznamenány, roztřiďte je a uložte tak, aby byly v případě potřeby snadno dostupné.
- Distill: Zachyťte podstatné poznatky nebo klíčové informace ze získaných údajů.
- Vyjádření: Nakonec formulujte a vyjádřete získané informace prostřednictvím poznámek, shrnutí nebo dokonce vytvořením obsahu na základě získaných poznatků.
P. A. R. A: Projekty, oblasti, zdroje, archivy
Podle Forteho lze všechny informace ve vašem životě rozdělit do pouhých čtyř kategorií:
- Projekty: Tato kategorie je věnována konkrétním úkolům nebo iniciativám, na kterých aktivně pracujete, se všemi relevantními informacemi, úkoly a zdroji souvisejícími s těmito projekty. Vaše projekty mohou například zahrnovat psaní zprávy, plánování akce, nákup nového nábytku do vašeho domova a učení se vařit.
- Oblasti: Oblasti představují širší aspekty vašeho života nebo práce, které zahrnují dlouhodobé cíle nebo povinnosti. Například pracovní povinnosti, jako je produktový management a koučování týmů, a domácí povinnosti, jako je domácnost, děti, finance atd.
- Zdroje: Tato kategorie je určena pro cenné znalosti, které nemusí přímo souviset s vaším projektem, ale týkají se vašich oblastí zájmu a mohou být užitečné v budoucnu, jako jsou referenční materiály, nástroje nebo informace. Například informace o osobních financích, vytváření návyků, pěstování bylin, práci se dřevem atd.
- Archivy: Archivy slouží k ukládání dokončených projektů, zastaralých informací nebo čehokoli, co nevyžaduje okamžitou pozornost, ale může být užitečné pro budoucí použití.
Výhody používání metody BASB
Vytvoření druhého mozku pomáhá eliminovat stres, který přináší neustálá konzumace informací. Ale to není vše; zde je několik dalších výhod této osvědčené metody:
Výhoda 1: Žádné přetížení informacemi
Cítili jste se někdy neuvěřitelně zahlceni náhlým přívalem informací, které konzumujete online? Řekněme, že během týdne se zúčastníte řady webinářů, přečtete několik článků o nejnovějších trendech a zapojíte se do online komunit nebo diskusí.
Váš mozek čelí informačnímu přetížení a potřebuje pomoc s organizací a kategorizací informací. Právě zde může pomoci metodika druhého mozku. Bez správného systému riskujete, že zapomenete důležité detaily, aniž byste si to uvědomili, a snaha spojit si později jednotlivé body je frustrující.
Pomocí moderních nástrojů, jako jsou aplikace pro pořizování poznámek , virtuální tabule , myšlenkové mapy a aplikace pro druhé mozky , můžete uchovat důležité poznatky a efektivně je sdělit svému týmu.
📌 Příklad: Po účasti na marketingovém webináři místo toho, abyste si dělali poznámky do náhodných dokumentů, přidáte hlavní body do strukturované složky ve své aplikaci druhého mozku. Až přijde čas na brainstorming nápadů pro kampaň, budete mít tyto poznatky připravené – uspořádané a použitelné.
Výhoda 2: Snadné vyhledávání znalostí
Buďme upřímní – nikdo nechce prohledávat roztroušené dokumenty při přípravě důležité prezentace nebo při rozhodování, kde čas hraje důležitou roli. Potřebujete, aby informace byly přístupné, kontextové a připravené k použití.
Představte si například, že připravujete strategický plán. Procházíte výzkumné zprávy, poznámky z minulých schůzek a benchmarky v oboru. V momentech, kdy je na vás vyvíjen velký tlak, vám metoda BASB umožní rychle vytáhnout klíčové body z vašeho digitálního pracovního prostoru – bez nutnosti vracet se zpět nebo přepínat kontext.
Použijte techniky mindmappingu k vizuální organizaci svých myšlenek a během výzkumu si zapisujte inovativní nápady nebo úhly pohledu. Tento strukturovaný postup zajistí, že až přijde čas na tvorbu, nebudete začínat od nuly.
📌 Příklad: Představujete nový produkt. Díky tomu, že máte vše uloženo ve svém druhém mozku – minulé průzkumy trhu, problémy zákazníků, ověřené zprávy – můžete svůj příběh sestavit rychleji a s větší jistotou.
Výhoda 3: Pomáhá při kreativní tvorbě nápadů
Kreativní myšlení vzkvétá, když jsou nápady zachyceny, uloženy a znovu prozkoumány. Pokud máte neustálý proud myšlenek a inspirací, je klíčové si je zapisovat a kategorizovat.
Metoda BASB vám pomůže vytvořit centrální úložiště obrázků, citátů, článků a poznámek, aby vám neuniklo nic cenného. Tato sbírka se stane vaším útočištěm během tvůrčích bloků nebo plánování obsahu.
📌 Příklad: Při čtení románu narazíte na brilantní analogii. Uložíte ji do svého druhého mozku pod heslem „techniky vyprávění příběhů“. O několik týdnů později se stane základem pro virální reklamní koncept.
Pro brainstorming v týmu můžete také použít šablony interaktivní tabule . Všichni pracují ve stejném prostoru – bez sdílení obrazovky nebo zdlouhavé výměny souborů – což umožňuje plynulou a rychlou spolupráci.
Výhoda 4: Konzistentní dokončování projektů
Snažíte se skloubit více priorit? Metoda BASB vám pomůže rozdělit složité projekty na menší části, stanovit milníky a sledovat pokrok, aby vám žádné úkoly neunikly.
Řekněme, že jste projektový manažer v kreativní agentuře. Využijte svůj digitální pracovní prostor k vytváření podrobných projektových plánů, sledování výstupů a stanovení priorit činností podle naléhavosti. Když je každý krok viditelný a organizovaný, vyhnete se chaosu a zpožděním na poslední chvíli.
Vaše druhé mozek se také stane cenným záznamem toho, co fungovalo, co nefungovalo a jak jste překonali výzvy – což podpoří lepší plánování budoucích projektů.
📌 Příklad: Po realizaci kampaně zdokumentujete klíčové úspěchy a překážky. O několik měsíců později, při podobném spuštění, se k těmto poznámkám vrátíte a vyhnete se minulým úskalím, čímž ušetříte čas a zlepšíte výsledky.
Běžné výzvy při budování druhého mozku
I s pevným plánem je budování a udržování druhého mozku spojeno s překážkami. Na co si dát pozor:
Informační přetížení
Digitální éra nás zaplavuje obrovským množstvím informací a rozhodování o tom, co zachovat a co vyřadit, se stává nepřehledným. Řekněme, že chcete mít přehled o nejnovějších trendech, výzkumech a novinkách.
I při rychlém vyhledávání na Googlu se zobrazí desítky článků, takže je těžké vybrat ty, které jsou skutečně relevantní. Bez jasné strategie buď ukládáte příliš mnoho informací, nebo vám unikají ty důležité.
📌 Příklad: Ukládáte si každý článek, který vidíte, „pro případ potřeby“. O několik týdnů později nemůžete najít ten jeden postřeh, který jste skutečně potřebovali.
Udržování konzistence uprostřed prokrastinace
Udržování vašeho druhého mozku vyžaduje důslednost – ale prokrastinace často vede k neuspořádaným systémům a zanedbaným poznámkám. Pokud je váš druhý mozek jen roztříštěnou sbírkou dokumentů Google Docs, přestává být užitečný.
📌 Příklad: Začnete s přehledně označenými složkami, ale několik týdnů je neaktualizujete. Nyní je to digitální šuplík s harampádím místo nástroje pro zvýšení produktivity.
Pamatujte: Vaše druhé mozek by se nemělo stát digitálním hřbitovem. Týdenní úklid nebo kontrola pomáhá udržet jej živým a užitečným.
Výběr správné technologie může být náročný
Od Notion přes Obsidian až po aplikace druhého mozku s integrovanou umělou inteligencí – počet dostupných nástrojů může být ohromující.
📌 Příklad: Vyzkoušíte tři nástroje za jeden měsíc, ale žádný z nich si neponecháte, takže vaše poznámky zůstávají roztroušené po různých platformách a vaše pracovní postupy nejsou propojené.
Hodnoťte nástroje na základě snadnosti použití, kompatibility s pracovním postupem a dlouhodobé udržitelnosti. Nepřekomplikujte to – začněte s tím, co skutečně budete používat.
Strach z neúspěchu se systémem
Častou překážkou je strach ze selhání systému – obava, že strávíte hodiny jeho nastavováním, abyste ho nakonec opustili.
📌 Příklad: Odkládáte vytvoření svého druhého mozku, protože si nejste jisti „správným“ způsobem. Tento strach z nedokonalosti vás odradí od toho, abyste vůbec začali.
Místo toho považujte svůj druhý mozek za živý systém. Je v pořádku začít v malém a postupně se vyvíjet.
Jak vytvořit druhé mozek?
Krok 1: Identifikujte své problémy
Prvním krokem k vytvoření druhého mozku je identifikace vašich nejčastějších výzev. Máte potíže s uchováním cenných poznatků, aplikováním toho, co jste četli, nebo realizací roztříštěných nápadů?
Neustále se ptejte sami sebe, v jakých oblastech se zasekáváte. Zapište si tyto konkrétní výzvy, abyste si byli jisti, že zachytíte potřebné informace a použijete správný přístup k budování druhého mozku.
Řekněme, že často narážíte na tvůrčí blok. Druhý mozek vám poskytuje místo, kde můžete ukládat nápady, jakmile vás napadnou, takže vždy máte k čemu se vrátit, když vám dojde inspirace.
Krok 2: Zachyťte správné informace
Nyní již znáte výzvy, kterým musíte při používání druhého mozku čelit. Je však zásadní zachytit správné informace, protože ne všechny informace mají stejnou hodnotu. Právě v tomto ohledu vám pomůže brainstorming s vhodnými technikami ideace, který vám pomůže shromáždit správné informace.
K zaznamenávání informací je nejlepší používat různé formáty, jako jsou poznámky, texty, obrázky, odkazy, zvukové nahrávky a náčrtky.
Pokud chcete do procesu shromažďování informací pro své druhé mozek začlenit brainstorming, měli byste:
- Vytvořte kategorie nebo témata pro typy informací, které chcete zachytit.
- Identifikujte proveditelné kroky nebo úkoly související s informacemi, které chcete zachytit.
- Pomocí nástroje AI, jako je ClickUp AI, můžete okamžitě generovat nápady na jakékoli téma – stačí zadat svůj dotaz a můžete začít.
- Shrňte dlouhé poznámky, přepisy schůzek nebo dokumenty automaticky pomocí inteligentních rekapitulací ClickUp AI.
- Vytvářejte, upravujte nebo přepisujte obsah během několika sekund pomocí integrovaných nástrojů pro psaní ClickUp AI.
- Při brainstormingu používejte tagy a klíčová slova k identifikaci klíčových témat a konceptů.
- Využijte vizuální nástroje, jako jsou myšlenkové mapy, diagramy nebo koncepční mapy.
- Vylepšujte svůj proces zaznamenávání v průběhu času, jak se vaše druhé mozky vyvíjejí.
💡 Tip pro profesionály: Nečekejte na „dokonalý okamžik“. Vytvořte si zvyk zaznamenávat informace, jakmile na ně narazíte – pomocí aplikací pro poznámky, hlasových poznámek nebo rychlých záložek.
Stále tápete? Vyzkoušejte software pro brainstorming nebo šablonu v ClickUp, abyste strukturovali své kreativní sezení.
Krok 3: Vyberte si správné nástroje a technologie
Vytvoření druhého mozku spočívá v organizování, kategorizaci a vyhledávání informací v případě potřeby. I když můžete strávit hodiny ručním řešením těchto úkolů, investice do softwaru pro správu znalostí vám práci usnadní.
Můžete se pokusit vše organizovat ručně... nebo můžete použít software pro správu znalostí, jako je ClickUp, který automatizuje nudné části a umožňuje vám přístup k vašim nápadům odkudkoli. Zde je návod:
Použijte ClickUp Docs k zaznamenávání strukturovaných poznámek, wiki a dlouhých textů.
Různé týmy mohou snadno spolupracovat na dokumentu a společně brainstormovat. Vytvořte si druhé mozky, které uchovají vše v nezměněné podobě pro všechny. Úpravy v reálném čase pomáhají zajistit, že během diskusí neuniknou žádné důležité nápady.
ClickUp Whiteboards vám pomůže posunout brainstorming na vyšší úroveň. Tento druh vizuální spolupráce je obzvláště užitečný pro vzdálené nebo hybridní týmy. V kombinaci se správnými šablonami pro brainstorming vám umožní uspořádat skvělé brainstormingové sezení s vaším týmem.
Nakonec uspořádejte své poznámky do kategorií, složek nebo zobrazení, abyste v případě potřeby mohli okamžitě najít správné informace.
Krok 4: Vytvořte strukturu, která funguje (použijte PARA + CODE)V této fázi jste nashromáždili spoustu informací, ale bez struktury může být vaše druhé mozek chaotické.
K tomu slouží organizační rámce jako P. A. R. A. (projekty, oblasti, zdroje, archivy) a C. O. D. E. (zachycení, organizace, destilace, vyjádření).
💡 Použijte ClickUp Mind Maps k vizuálnímu propojení svých myšlenek, kategorizaci znalostí a restrukturalizaci svého pracovního prostoru pomocí uzlů drag-and-drop.
Můžete:
- Vizuálně zmapujte úkoly a témata
- Upravujte hierarchie projektů, aniž byste opustili svůj pohled.
- Vytvářejte, upravujte a mazejte úkoly přímo ze své myšlenkové mapy
Se správnými vizuálními nástroji nebudete informace pouze ukládat – budete jim také lépe rozumět a rychleji na ně reagovat.
Krok 5: Naplánujte si kontroly
Druhé mozek není něco, co „nastavíte a zapomenete“. Musíte pravidelně přemýšlet, vylepšovat a znovu objevovat to, na čem záleží.
Začněte jednoduchým zvykem: týdenní hodinovou revizí. Během této doby:
- Prozkoumejte celkovou strukturu svého druhého mozku.
- Prohlédněte si nedávné poznámky a zaznamenaný obsah
- Zkontrolujte aktualizace projektu nebo změny priorit.
- Propojte nový obsah se stávajícími tématy
- Zamyslete se nad novými nápady nebo mentálními průlomy.
- Aktualizujte termíny, značky a stavy
🗓️ Jednou za měsíc se ponořte hlouběji:
- Hledejte opakující se vzorce nebo témata
- Propojte je se svými cíli nebo OKR.
- Poznamenejte si, co chybí, a naplánujte, jak tyto mezery vyplnit.
- Zhodnoťte, zda vaše současné nástroje (AI, Docs, Whiteboards) podporují váš systém, nebo ho brzdí.
💡 Tip pro profesionály: Použijte ClickUp Dashboards nebo Docs k zaznamenávání poznámek z recenzí a identifikaci témat v průběhu času.
Příklady použití v reálném světě: Budování druhých mozků s ClickUp
Zde je několik příkladů, jak skuteční lidé používají ClickUp k rozšíření svých myšlenkových schopností:
- Produktový manažer: Zaznamenává zpětnou vazbu k produktu v Docs → Propojuje ji s úkoly → Používá Dashboards k prioritizaci vydání
- Tvůrce obsahu: Zachycuje nápady na obsah v Docs → Zaznamenává asynchronní zpětnou vazbu pomocí Clips → Organizuje vše do složky Second Brain Folder
- Student: Shrnuje poznámky z přednášek pomocí Brain → Organizuje předměty pomocí složek → Nastavuje úkoly k opakování s opakujícími se připomenutími
🧠 ClickUp se stane vaším centrálním velitelským centrem – od poznámek přes nápady až po akce.
Vytvořte si druhé mozek pomocí správných nástrojů a technologií
Nyní, když jste se konečně rozhodli vytvořit si druhé mozky, které uchovávají informace, zbavte se manuální zátěže.
Nástroje a technologie mohou rychle vylepšit vaše procesy a snížit riziko ztráty informací. Koneckonců, když se cítíte zaseknutí, potřebujete se vrátit k druhému mozku.
S ClickUp získáte přístup k celé řadě nástrojů pro ukládání informací tak, jak je chcete zobrazovat. Rychle reagujte na úkoly, spolupracujte s ostatními a využijte informace, které shromažďujete online, na maximum.
Ať už používáte dokumenty, myšlenkové mapy nebo tabule, ClickUp zajistí, že vám neuniknou žádné informace a vaše nápady se promění ve smysluplné výsledky.
Chcete se dozvědět, jak vám ClickUp může pomoci vytvořit digitální mozek? Kontaktujte náš tým ještě dnes nebo se zaregistrujte zdarma!
Často kladené otázky BASB
Jak se druhé mozek liší od tradičního systému pořizování poznámek?
Na rozdíl od tradičního pořizování poznámek zahrnuje druhé mozek strukturovanější a propojenější přístup. Zaměřuje se na vytvoření digitálního pracovního prostoru, kde jsou informace organizovány, propojeny a snadno dostupné.
Jak se rozhodnout, které informace zahrnout do svého druhého mozku?
Zahrňte informace, které jsou relevantní pro vaše osobní a profesní cíle. Zaměřte se na zachycení postřehů, nápadů, podrobností o projektech a všeho, co přispívá k vašim znalostem a rozhodovacímu procesu.
Je druhé mozek určeno pouze pro informace související s prací?
Ne, druhé mozek je organizované digitální úložiště zahrnující mnoho témat, včetně osobních zájmů, koníčků a jakékoli oblasti, ve které chcete shromažďovat a organizovat informace.
Mohu sdílet své druhé mozek s ostatními?
V závislosti na platformě, kterou si vyberete, můžete mít možnost sdílet s ostatními konkrétní části nebo celé druhé mozky. ClickUp například poskytuje společný pracovní prostor, kde můžete jako tým vymýšlet a realizovat nápady.
Je budování druhého mozku časově náročný proces?
Zpočátku to může vyžadovat určité úsilí, ale dlouhodobé výhody v podobě vyšší produktivity a lepší správy informací často převáží počáteční investici času.