Zvyšte hrubé zisky, optimalizujte růst tržeb, zkraťte průměrnou dobu řešení požadavků na podporu, zlepšete výkon marketingového týmu – existují desítky a desítky procesů a strategických cílů, které lze sledovat pomocí správných KPI.
Jak tedy začít? Budete potřebovat sadu dobrých KPI, které jsou relevantní pro vaše konkrétní cíle, a budete se muset naučit, jak vytvořit KPI scorecard, abyste mohli efektivně sledovat pokrok při dosahování těchto cílů.
Jste připraveni začít? Níže najdete podrobného průvodce KPI scorecards a kroky k vytvoření vlastních.
Co je to KPI scorecard?
Začněme tím, co jsou KPI: Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) jsou metriky používané k kvantifikaci a sledování pokroku směrem k vašim cílům. Co je tedy KPI scorecard?
Představte si je jako tabulky, které používáte s přáteli k zaznamenávání skóre při bowlingu nebo při hraní stolních her. Jedná se o vizuální znázornění vašich KPI, které usnadňuje sledování a měření pokroku při dosahování různých cílů. Sledují KPI na individuální úrovni, na úrovni týmu nebo oddělení, případně na úrovni celé společnosti.
Výhody používání KPI scorecard
Jedna věc je pochopit, co je KPI scorecard, ale proč byste je měli používat? Existuje mnoho důvodů:
- KPI scorecards usnadňují sledování cílů a záměrů, což podporuje transparentnost v celé vaší společnosti.
- Udržují pozornost na dosažení konkrétních cílů, což zase udržuje lidi zodpovědné ✨
- KPI scorecards jsou snadno čitelné měřítko výkonu, které vám umožňuje sledovat výkon jednotlivců, týmů, oddělení nebo dokonce výkon celé organizace jako celku.
- Používejte KPI scorecards jako základ pro strategické plánování a prognózy projektů.
- Protože KPI scorecards kladou důraz na konkrétní cíle, zajišťují, že všichni zaměstnanci budou postupovat v souladu s vaší celkovou strategií.
- Při sledování pokroku si všimnete, že některé oblasti nepostupují tak dobře jako jiné – a to vám poskytne přehled o oblastech, které je třeba vylepšit 🛠️.
Různé typy KPI scorecardů
KPI scorecards mohou mít nakonec jakoukoli podobu, která je pro vás a váš tým nejužitečnější. Ať už měříte celkový výkon nebo sledujete cíle jednotlivých zaměstnanců, můžete k usnadnění sledování pokroku použít tabulky, grafy a další vizualizace dat.
Některé KPI scorecards zobrazují data ve formě seznamu a používají barevné kódování k rozlišení mezi KPI, které jsou na dobré cestě, a těmi, které zaostávají.
Pomocí šablony KPI ClickUp můžete rychle a snadno vytvořit KPI scorecard. Tato šablona KPI scorecard umožňuje přizpůsobit stav každého úkolu nebo cíle, přidat do KPI různé atributy, zobrazit KPI z různých úhlů pohledu a mnoho dalšího.
Ačkoli existuje mnoho způsobů, jak přistupovat ke KPI scorecard, jedna metodika je obzvláště populární – a o té si povíme podrobněji níže. 👀
Vyvážená KPI scorecard
Balanced Scorecard (BSC) je KPI scorecard vytvořená Dr. Davidem Nortonem, spoluzakladatelem poradenské firmy Renaissance Solutions, a Dr. Robertem Kaplanem, profesorem rozvoje leadershipu na Harvard Business School.
Tento typ KPI scorecard shromažďuje KPI, které hodnotí celkový výkon organizace ze čtyř různých perspektiv.
- Finanční perspektiva: Patří sem metriky, které hodnotí finanční výkonnost vaší společnosti. Příkladem finančních KPI jsou ziskové marže, cíle příjmů a tržby ✨
- Perspektiva zákazníka nebo zainteresované strany: KPI z pohledu zákazníka poskytují měřítko faktorů, jako je spokojenost zákazníků, udržení zákazníků, čisté skóre propagátorů atd. U zainteresovaných stran budete pravděpodobně měřit sentiment, který zahrnuje to, jak pozitivně vnímají vaši společnost, jejich spokojenost a další měřítka související se zapojením a úspěchem zainteresovaných stran.
- Interní procesy: KPI pro tuto perspektivu analyzují, jak dobře vaše společnost funguje a jak efektivně dodáváte své produkty nebo služby. Tyto metriky výkonu měří úspěšnost logistiky, správy objednávek a dalších obchodních procesů.
- Učení a růst: Tyto KPI sledují věci z pohledu vašich zaměstnanců. Měří například investice do školení, rozvoje dovedností, kultury na pracovišti, technologických nástrojů a zdrojů a zapojení zaměstnanců.
Název mluví za vše: Balanced Scorecard vám poskytuje „vyvážený“ pohled na to, jak si vaše společnost vede ze čtyř různých – a zásadních – úhlů pohledu. Umožňuje vám také rychle identifikovat potenciální problémy (jako pokles angažovanosti zaměstnanců nebo klesající retence zákazníků), což usnadňuje nalezení zdroje problému a vytvoření strategie k jeho řešení, než se vymkne kontrole.
A to nejlepší? Používání vyvážené scorecard vám nebrání v tom, abyste vytvářeli další KPI scorecards. Tuto metodiku můžete použít k hodnocení výkonnosti společnosti jako celku a také k vytváření scorecards na úrovni oddělení nebo týmu, abyste mohli snadněji řídit projekty a měřit jejich úspěšnost.
Jak vytvořit kartu KPI pro zlepšení výkonnosti projektu
Jste připraveni začít vytvářet své vlastní KPI scorecards? Ať už chcete vytvořit celkovou strategickou mapu pro vaši společnost, posoudit obchodní cíle nebo sledovat a zlepšovat pracovní postupy projektů, postupujte podle následujících kroků. 🤩
1. Definujte rozsah
Jelikož KPI scorecards sledují vše od celopodnikových organizačních cílů až po individuální úspěchy, prvním krokem je definovat rozsah vaší scorecard. Prodejní týmy sledují při dosahování svých cílů jiné KPI než ty, které organizace jako celek používá k dosažení svých obchodních cílů.
Vyberte si mezi scorecards pro celou společnost, jednotlivé oddělení společnosti a týmy pracující na konkrétních projektech, nebo vytvořte scorecards na individuální úrovni, abyste motivovali zaměstnance k dosažení jejich vlastních cílů.
2. Nastavte si cíle
Čeho chcete dosáhnout pomocí svých KPI scorecardů? Chcete zlepšit míru retence zákazníků nebo zvýšit návštěvnost webových stránek? A co zlepšení marketingových kampaní nebo spokojenosti zaměstnanců?
Vyberte si jakýkoli cíl, který chcete – ale než vytvoříte KPI scorecard, musíte tyto cíle jasně definovat a vybrat správné KPI, které budete sledovat.
Při definování cílů myslete také na časový rámec. Pokud například chcete do konce příštího finančního čtvrtletí snížit fluktuaci o určité procento, pak vaše scorecard bude muset odrážet pokrok směrem k tomuto cíli v daném časovém období.
Tip: Vyzkoušejte kritéria SMART!
Máte potíže s definováním cílů? Jedním ze způsobů, jak si ujasnit své cíle, je řídit se kritérii SMART. „SMART“ je zkratka pro Specific (konkrétní), Measurable (měřitelný), Achievable (dosažitelný), Relevant (relevantní) a Time-bound (časově ohraničený). Použití tohoto přístupu namísto zobecňování vám pomůže jasně definovat vaše cíle.
Můžete si například stanovit cíl snížit náklady na získání zákazníka (CAC), ale to je poměrně vágní. Pro upřesnění tohoto cíle postupujte podle kritérií SMART.
- Konkrétní: Chcete snížit náklady na získávání zákazníků na sociálních médiích.
- Měřitelné: Víte, kolik v současné době stojí získání zákazníků na sociálních sítích, a budete tyto údaje nadále analyzovat, abyste mohli náklady snížit.
- Dosažitelné: CAC nelze snížit na nulu, ale je třeba stanovit realistické procento, které chcete dosáhnout.
- Relevantní: Zamyslete se nad důvody, proč tento cíl sledujete – například proto, že vaše CAC roste rychleji než ostatní náklady, nebo protože vaše CAC pro jeden produkt je neúměrné ve srovnání s jiným produktem.
- Časově ohraničené: Stanovte realistický termín, do kterého předpokládáte dosažení svého cíle.
3. Vyberte si své KPI
Když máte jasně stanovené cíle, můžete si vybrat KPI, že? Ne tak rychle!
Nejprve se ujistěte, že znáte rozdíl mezi KPI a metrikami, abyste omylem nenaplnili svou scorecard metrikami namísto KPI. Zde je základní rozdíl:
- Metriky: Na základě čeho měříte svůj úspěch
- KPI: Kvantifikovatelné měřítko pokroku směrem k vašim cílům
Vezměme si příklad nákladů na získání zákazníka z výše uvedeného příkladu. CAC se nejčastěji používá jako KPI – jinými slovy, podniky jej používají ke sledování pokroku při optimalizaci svých CAC – ale funguje také jako metrika. Porovnejte svá čísla s benchmarkem nebo průmyslovým standardem. Pokud je průměrný CAC ve vašem odvětví 100 dolarů, porovnejte svůj CAC s touto metrikou, abyste zjistili, zda jsou vaše náklady vyšší nebo nižší než průmyslový standard.
Jakmile si ujasníte rozdíl mezi KPI a metrikami, vyberte KPI, které jsou relevantní pro cíle, kterých chcete dosáhnout. Na výběr máte desítky KPI, takže si dejte na čas a vyberte ty, které nejlépe odpovídají tomu, čeho chcete dosáhnout.
Tip: Méně je více!
Můžete vytvořit dashboard KPI, který sleduje několik desítek KPI souvisejících s vašimi cíli, ale často je lepší přístup minimalizovat. Je to jako s příslovím „stromy zakrývají les“. Nechcete se ztratit v příliš velkém množství dat a rozhodně nechcete trávit veškerý svůj čas analýzou, abyste udrželi své zprávy KPI aktuální.
Začněte s přibližně 10 až 15 různými KPI a pokračujte odtud. Možná zjistíte, že odstranění některých nebo přidání několika dalších KPI vám pomůže dosáhnout správné rovnováhy pro vaše konkrétní cíle. 🌻
4. Stanovte si konkrétní cíle, kterých chcete dosáhnout
Nyní byste již měli mít na paměti své strategické cíle a seznam účinných KPI, které použijete ke sledování pokroku při dosahování těchto cílů. Další otázka zní: Kdy dosáhnete svého cíle?
Pokud sledujete KPI prodeje – například měříte počet kvalifikovaných potenciálních zákazníků, kteří nakonec provedou konverzi – vaším cílem je pravděpodobně zvýšit počet konverzí. Ale o kolik a za jaké časové období?
Stanovení cílů znamená vymyslet konkrétní čísla, kterých chcete dosáhnout. V případě konverzních poměrů možná chcete zvýšit současný konverzní poměr z 10 % na 15 % a tohoto čísla chcete dosáhnout do tří měsíců.
5. Najděte správné nástroje pro sledování svých KPI
Nyní, když jste definovali své cíle, vybrali KPI a stanovili dosažitelné cíle, jste téměř u cíle. Poslední krok? Vyberte si nástroj, který vám pomůže sledovat tyto KPI.
Někteří k tomuto účelu používají výchozí tabulku Excel, což je schůdná možnost, pokud sledujete pouze několik základních věcí. Tabulky však nemusí poskytovat všechny funkce potřebné k řádné vizualizaci pokroku směrem k vašim obchodním cílům.
Nezapomeňte také, že KPI scorecards mají částečně za cíl zvýšit transparentnost – a tabulky nejsou tak snadno sdílené jako KPI dashboard, ke kterému má každý člen vašeho týmu kdykoli přístup.
Místo tabulek v Excelu zvažte použití platformy pro správu projektů. Nejlepší z těchto platforem nabízejí všechny možné funkce – nejen možnost snadné správy více projektů, ale také prostor pro sledování analytických údajů, vytváření dashboardů KPI a další.
Tip: Vyzkoušejte ClickUp!
Pokud hledáte jeden nástroj, který zvládne vše, ClickUp je to, co potřebujete. Jedná se o platformu pro správu projektů, která vám nabízí širokou škálu funkcí, včetně možnosti plánovat projekty a sledovat a prioritizovat úkoly.
A pokud jde o sledování KPI, právě v tom ClickUp opravdu vyniká. Namísto používání samostatných aplikací nebo softwaru pro vaši KPI scorecard použijte ClickUp Goals k vytvoření sledovatelných cílů, které souvisejí s vaší prací. Ještě lepší je, že ClickUp Goals vám umožňuje sledovat pokrok různými způsoby. Vytvářejte cíle úkolů, finanční cíle, číselné cíle a další, a to vše v snadno použitelném dashboardu, který udrží celý váš tým na správné cestě. 🙌
Dosáhněte svých cílů s ClickUp
Jaké jsou vaše cíle? Možná chcete začít sledovat KPI, nebo potřebujete platformu pro sledování úkolů, zlepšení spolupráce nebo efektivnější plánování projektů.
Proč ne všechny výše uvedené? ClickUp vám nabízí funkce, které splní všechny tyto cíle a ještě něco navíc. Zaregistrujte se zdarma a začněte objevovat všechny způsoby, jakými ClickUp pomáhá dosáhnout vašich cílů.