Проблемите в комуникацията по време на клиничните предавания остават сериозен риск за безопасността на пациентите. Съвместната комисия съобщава, че комуникационните проблеми са свързани с до 70% от сериозните нежелани събития, често поради липса, забавяне или съхранение на критична информация във формати, до които лекарите не могат да имат бърз достъп.
Докладът на ECRI „Най-важни проблеми, свързани с безопасността на пациентите през 2023 г.“ също подчертава, че пропуските в предаването на информация и координацията на грижите са основни фактори, допринасящи за предотвратими вреди в здравните заведения.
Какво е управление на знанията в здравеопазването?
Управлението на знанията в здравеопазването е систематичен процес на събиране, организиране, споделяне и прилагане на клинични, оперативни и административни знания, така че правилната информация да достигне до правилните хора в точното време. Това е нещо повече от просто съхранение на документи – става въпрос за превръщане на разпръснати данни в полезни знания, които подобряват грижата за пациентите и оперативните решения.
Вашият екип за здравни грижи генерира огромно количество информация всеки ден. Клиничните насоки, досиетата на пациентите, резултатите от проучвания и документацията за съответствие често се съхраняват в несвързани системи, индивидуални пощенски кутии или в главите на опитни служители. Когато критичната информация е трудна за намиране или е разпръсната между отделните отдели, се получава разпръскване на контекста – екипите губят часове в търсене на информацията, необходима за работата им, превключват между приложения и търсят файлове – безопасността на пациентите страда, а екипът ви губи време в търсене на отговори, вместо да предоставя грижи.
Ефективното управление на знанията в здравеопазването се отнася до два различни вида знания:
- Неизказани знания: Това са експертните познания, притежавани от отделни лица, като интуицията на медицинска сестра относно симптомите на пациент или моделите на вземане на решения от хирург, развивани през годините на практика. Това е „как“, което е трудно да се опише с думи.
- Експлицитни знания: Това включва всички документирани протоколи, насоки, процедури и политики, които могат да бъдат записани и споделени. Това е „какво” прави вашата организация.
Истинското предизвикателство не е само съхранението на вашите явни знания. Става въпрос за улавянето на ценните неявни знания, преди те да изчезнат, когато опитни служители напуснат или се пенсионират.
Защо организациите в областта на здравеопазването се нуждаят от ефективно управление на знанията
В здравеопазването пропуските в знанията не само забавят работата, но могат и да навредят директно на пациентите. Когато вашите лекари не могат да получат бърз достъп до най-новите протоколи или когато критична информация се изгуби по време на смяна на дежурствата, последствията са тежки. Може да се стигне до дублиране на тестове, диагностични грешки или забавяне на грижите, и всичко това, защото необходимата информация не е била на разположение в подходящия момент.
Разпръснатата информация води до реални оперативни и човешки разходи. Ефективното управление на знанията в здравеопазването подобрява резултатите, като предоставя необходимата информация, когато тя е най-необходима.
- По-бързи и по-точни диагнози: Лекарите имат достъп до актуални, основани на доказателства указания в момента на предоставяне на медицинска помощ, вместо да разчитат на паметта си или на остарели източници. Намалени медицински грешки: Стандартизираните протоколи и достъпната информация за безопасност подпомагат предоставянето на последователна и висококачествена медицинска помощ. Подобрена координация на медицинската помощ: Споделянето на знания между отделите и смени намалява пропуските при предаването на информация. Оперативна ефективност: По-малко време, прекарано в търсене на информация, означава повече време, посветено на пациентите. По-силно спазване на нормативните изисквания: Централизираната документация опростява одитите и подпомага отчитането пред регулаторните органи.
Много организации в областта на здравеопазването все още работят с несвързани системи като електронни здравни досиета, интранет, споделени дискове и инструменти за съобщения. Тази фрагментация води до разпръскване на работата, при което знанията съществуват, но е трудно да се получи достъп до тях, когато е необходимо. Екипите в крайна сметка пресъздават документи, търсят в различни системи или вземат решения без пълна информация, което подкопава последователността и качеството на грижите.
📮 ClickUp Insight: Средностатистическият професионалист прекарва над 30 минути на ден в търсене на информация, свързана с работата си – това са над 120 часа годишно, загубени в претърсване на имейли, Slack низове и разпръснати файлове. Интелигентен AI асистент, вграден в работното ви пространство, може да промени това. Представяме ви ClickUp Brain. Той предоставя незабавни прозрения и отговори, като извежда на преден план подходящите документи, разговори и подробности за задачите за секунди – така че можете да спрете да търсите и да започнете да работите.
💫 Реални резултати: Екипи като QubicaAMF спестиха над 5 часа седмично с помощта на ClickUp – това са над 250 часа годишно на човек – като премахнаха остарелите процеси за управление на знанията. Представете си какво би могъл да създаде вашият екип с една допълнителна седмица продуктивност на тримесечие!
Често срещани предизвикателства при управлението на знанията в здравеопазването
Вероятно сте се опитвали да внедрите система за управление на знанията, но тя се е провалила. Въвеждането на ефективно управление на знанията в здравеопазването е наистина трудно, не защото вашата организация не се опитва, а защото средата на здравеопазването представя уникални препятствия, с които другите индустрии не се сблъскват.
Тези предизвикателства създават цикъл на неудовлетвореност, в който новите инициативи се посрещат със скептицизъм, защото предишните опити са се провалили. Разбирането на тези конкретни препятствия е първата стъпка към намирането на решение, което наистина работи.
- Разделени данни между отделите: Вашите клинични, административни и оперативни екипи често използват отделни системи, които не комуникират помежду си, създавайки цифрова Вавилонска кула.
- Ограничения на старите системи: Много организации в областта на здравеопазването са обвързани с по-стари, тромави технологии, които не са проектирани за съвременното сътрудничество и споделяне на знания.
- Ограничения, свързани с съответствието и поверителността: Постоянният натиск от HIPAA и други регулации създава законни бариери пред споделянето на информация, което често води до прекомерна корекция, при която знанията са прекалено строго ограничени.
- Пренасищане с информация: Огромният обем на нови клинични изследвания, актуализирани насоки и вътрешна документация прави почти невъзможно да се открие това, което е от значение за конкретен пациент в конкретен момент — лекарите сега прекарват 36,2 минути от 30-минутна визита в разглеждане на електронни здравни досиета, включително документация извън работно време.
- Флуктуация на персонала и загуба на знания: Когато опитен клиницист напусне, неговите безценни неписани знания – тези, които не са записани – често си тръгват заедно с него.
- Съпротива срещу въвеждането: Вашите медицински работници вече са претоварени. Разбираемо е, че те ще се съпротивляват на добавянето на още една система към работния им процес, освен ако ползата от нея не е незабавна и пределно ясна.
Тези предизвикателства не са непреодолими, но изискват обмислен подход. Решението не може да бъде просто още един инструмент; то трябва да бъде по-интелигентен начин на работа, който се интегрира безпроблемно в съществуващия работен процес на вашия екип и ускорява намирането на информация в сравнение с временните решения, които се използват в момента.
Най-добри практики за управление на знанията в здравеопазването
Успешното управление на знанията в здравеопазването не се състои в закупуването на едно-единствено, магическо средство. Става въпрос за изграждане на навици и внедряване на системи, които правят споделянето и намирането на знания най-лесният път за вашите заети екипи.
Централизирайте клиничните протоколи и насоки
Разпръснатата документация е враг на последователните и висококачествени грижи. Когато вашите протоколи се намират на различни места – споделен диск тук, остаряла интранет страница там, физически папка в отделението – вашият персонал по подразбиране ще разчита на паметта си или ще пита колегите си. Това въвежда ненужна променливост и риск във вашата клинична практика.
Решението е да се създаде единен източник на информация за всички клинични насоки, политики и процедури. Това централно хранилище трябва да бъде лесно за търсене, да има ясен контрол на версиите и да се актуализира в реално време, така че вашите служители винаги да знаят, че имат достъп до най-актуалните стандарти. Тази централизация има и голямото предимство, че опростява спазването на нормативните изисквания, тъй като одиторите могат да преглеждат една организирана система, вместо да търсят документация в различни отдели.
Гледайте това практическо ръководство, за да научите основните стъпки за изграждане на вътрешна база от знания, която вашият екип в областта на здравеопазването ще използва в действителност.
Възможност за споделяне на знания в реално време между екипите
Здравеопазването работи 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, и информацията трябва да се обменя безпроблемно между смени, различни обекти и различни специалности. Статичната документация в папка не е достатъчна. Вашите екипи се нуждаят от динамични начини за споделяне на информация, сигнализиране на възникващи проблеми и общуване на критична информация в реално време.
Вместо да създавате отделни процеси, интегрирайте споделянето на знания директно в съществуващите си работни потоци. Това може да изглежда по следния начин:
- Структурирани шаблони за предаване на информация: Гарантирайте, че няма да бъде пропусната важна информация при предаването на смяната.
- Шаблон за предаване на проект: Уверете се, че не се пропуска важна информация при предаването на смяната.
- Споделени списъци със задачи с вградена документация: Свържете конкретен протокол директно със задачата за прилагане на лечение.
- Пространства за сътрудничество: Създайте място, където екипите могат да записват и обсъждат нови тенденции или повтарящи се проблеми.
Целта е да се намали противоречието между притежаването на знания и споделянето им, като се превърне в естествена част от извършването на работата.
Премахнете бариерите между отделите
В здравеопазването често съществуват изолирани структури по легитимни причини. Различните отдели имат уникални системи, работни процеси и информационни нужди. Но когато вашите клинични, оперативни и административни екипи не могат лесно да споделят знания, цялата организация губи видимост върху моделите, които влияят както на грижите за пациентите, така и на общата ефективност.
Можете да създадете междуфункционална прозрачност, без да принуждавате всички да се откажат от своите специализирани системи. Това може да означава създаване на споделени работни пространства за интердисциплинарни проекти, като планиране на нова линия услуги. Може да включва и създаване на стандартизирани начини за представяне на релевантна информация в различните отдели, като се гарантира, че знанията, създадени в една област, са достъпни за други, които може да се нуждаят от тях.
Как ClickUp подкрепя управлението на знания в здравеопазването
Прилагането на тези най-добри практики изисква платформа, която обединява вашата документация, сътрудничество и възможности за търсене на едно място, без да добавя допълнителна сложност към вече натоварените работни процеси на вашия екип. Спрете разочароващия цикъл на разрастване на работата и контекста, който тормози организациите в областта на здравеопазването. ClickUp функционира като конвергентно работно пространство – единна платформа, в която проекти, документи, разговори и анализи съжителстват, където вашите екипи могат да централизират знанията, да сътрудничат в реално време и да намират информация незабавно.
Унифицирано работно пространство за документиране и сътрудничество
Вашите клинични протоколи са в една система, плановете ви за проект за ново крило на болницата са в друга, а комуникацията в екипа ви се осъществява в трета. Тази фрагментация означава, че постоянно превключвате между приложенията и неизбежно се губи информация. Премахнете този хаос с унифицирано работно пространство, което обединява всичко.
Създайте централизирано място за всички ваши клинични протоколи, стандартни оперативни процедури, материали за обучение и оперативна документация с ClickUp Docs.
За разлика от самостоятелните инструменти за документи, знанията в ClickUp остават свързани с задачите и проектите на ClickUp, които поддържа. Това означава, че документът с протокола може да бъде свързан директно с работния процес, за който информира, което го прави активна част от вашите операции.
Вашите екипи могат да използват сътрудничество в реално време, за да редактират документи едновременно, да оставят коментари за разяснения и да вграждат документи директно в работните си процеси. Това гарантира, че вашите протоколи се използват активно и се поддържат актуални. Можете също така да организирате цялото това знание интуитивно, използвайки гъвкавата йерархия на ClickUp.
- Пространства: Използвайте пространствата за основните си отдели или функции, като „Клинични операции“ или „Администрация“.
- Папки: В рамките на едно пространство използвайте папки, за да групирате свързани проекти или категории документи, като „Одити за съответствие“ или „Материали за въвеждане“.
- Списъци: Папките съдържат списъци, които съдържат конкретни, изпълними задачи, свързани с тази област на знания.
Тази структура позволява на вашата здравна организация да организира знанията по отдели, функции или проекти, като същевременно поддържа междуфункционалната прозрачност, необходима за ефективно сътрудничество.
Търсене с изкуствен интелект в задачи, документи и коментари
Знаете, че отговорът на даден въпрос се намира някъде във вашата система, но не можете да го намерите. Изгубили сте ценни минути в търсене на „контрол на инфекциите“, „протокол за инфекции“ и „указания за миене на ръцете“, без да имате късмет. Това отнема много време и представлява потенциален риск за безопасността.
Решете завинаги проблема „Знам, че сме го документирали някъде“ с ClickUp Brain. Тази функция предоставя AI-базирано търсене, което работи във всичко в работното ви пространство – задачи, документи, коментари и др. – така че екипът ви може да намери отговори за секунди.
Освен това, с функцията за преобразуване на реч в текст на ClickUp Brain MAX, потребителите могат да записват бележките си, докато са в движение.
Намерете подходяща информация, дори когато не знаете точната терминология – ClickUp Brain разбира контекста и естествения език. За още по-трудно откриваема информация, ClickUp Enterprise Search извършва по-задълбочено сканиране на цялото ви работно пространство, като намира знания, скрити дълбоко в стари задачи или архивирани документи.
Вашите екипи в областта на здравеопазването не се нуждаят от повече документация, а от по-бърз достъп до правилната документация в подходящия момент. ClickUp Brain прави цялата ви институционална база от знания незабавно достъпна и приложима.
Сигурни контроли за достъп за екипи, готови за спазване на нормативните изисквания
Трябва да централизирате информацията, но с право се притеснявате от нарушения на HIPAA и одитни следи. Как да споделяте знания с подходящите хора, без да ги излагате случайно на неподходящи лица? Твърде често страхът от нарушение на съответствието води до толкова строго заключване на информацията, че тя става безполезна, или екипите прибягват до несигурни решения като изпращане на чувствителни данни по електронна поща.
Създайте система за управление на знанията, която е едновременно достъпна и сигурна, с помощта на детайлните контроли за разрешения на ClickUp. Можете да определите точно кой може да преглежда, редактира или споделя конкретно съдържание, като по този начин гарантирате, че вашите данни са винаги защитени.
Превърнете знанията в по-добри грижи
Ефективното управление на знанията в здравеопазването не означава добавяне на още една система към задачите на вашия екип. Става въпрос за премахване на фрагментацията, която затруднява намирането на критична информация. Когато вашите клинични насоки, оперативни процедури и институционални знания се намират на едно място, което може да се търси и споделя, вашите екипи прекарват по-малко време в търсене и повече време в предоставяне на грижи. 🤩
Цената на разпръснатите знания не е само неефективност – тя е безопасността на пациентите, изтощението на персонала и рискът от несъответствие с нормативните изисквания. Организациите, които успешно централизират и свързват своите знания, създават солидна основа за по-добри резултати по всички важни показатели.
Тъй като здравеопазването продължава да генерира все повече данни и да се сблъсква с все по-сложни предизвикателства по отношение на координацията, организациите, които ще просперират, са тези, които разглеждат управлението на знанията като основна инфраструктура, а не като нещо второстепенно.
Готови ли сте да обедините знанията на вашия екип в областта на здравеопазването? Започнете безплатно с ClickUp още днес.
Често задавани въпроси
Документите се съхраняват в архиви, но системата за управление на знанията ги прави лесно достъпни, свързани и приложими. Основната разлика е дали информацията се съхранява пасивно в папки или се показва активно, когато и където вашите екипи най-много се нуждаят от нея.
Да, особено платформи като ClickUp, които комбинират документация, управление на задачи и търсене, задвижвано от изкуствен интелект, на едно място. Тези инструменти функционират като мощни системи за управление на знания, като поддържат информацията пряко свързана с работата, която поддържат, което е по-ефективно от самостоятелна система.
Търсенето, задвижвано от изкуствен интелект, разбира контекста и намерението, което му позволява да показва релевантна информация, дори когато потребителите не знаят точните ключови думи или заглавия на документи. Това значително намалява времето, което лекарите и персоналът прекарват в търсене на протоколи, насоки или минали решения, като подобрява както ефективността, така и точността.