Екипите се давят в информация. Средният работник, занимаващ се с обработка на информация, превключва между приложенията почти 1200 пъти на ден.
Това означава, че всеки ден прекарват между 50 минути и 1,8 часа в търсене на отговори в документи, чатове и бази данни.
Виждате ли проблема? Критичната информация е разпръсната в системи, които не комуникират помежду си. Традиционното търсене не може да свърже точките. То търси съвпадащи думи и връща списък с връзки.
Въведете: Дълбоко търсене. То разбира намерението зад вашия въпрос, свързва свързани концепции във вашата работа и предоставя ясни, приложими отговори.
По-долу ще ви покажем какво е дълбоко търсене, как променя начина, по който екипите намират информация, и как ви помага да прекарвате по-малко време в търсене и повече време в работа.
Какво е дълбоко търсене?
Дълбокото търсене е подход за търсене в предприятието, базиран на изкуствен интелект, който използва усъвършенствани LLM търсачки и големи езикови модели, за да разбере смисъла и намерението зад даден въпрос.
Той не просто съпоставя ключови думи поотделно. Използвайки изкуствен интелект, той разбира контекста, взаимоотношенията и концепциите. След това извлича релевантна информация и ключови прозрения от свързани източници на данни, като големи колекции от документи.
За да разберете защо това е важно, е полезно да сравните дълбокото търсене с традиционното търсене по ключови думи. Ето разликите между тях:
| Функция | Традиционно търсене по ключови думи | Дълбоко търсене, задвижвано от изкуствен интелект |
| Метод на търсене | Съвпада с точни ключови думи и фрази | Разбира намерението, контекста и семантиката на търсенето |
| Резултати | Списък с връзки/файлове, в които се появяват ключови думи | Събира отговорите заедно с цитираните източници |
| Разбиране на контекста | Ниско. Търсенията се разглеждат поотделно. | Високо. Разбира проекта, личността и контекста на разговора. |
| Справяне с двусмислието | Лошо. „Apple“ може да бъде плод или компания. | Силен. Извлича значение от ролята на потребителя и последните му дейности. |
| Сложност на заявката | Най-подходящо за прости, фактически търсения | Отлично се справя със сложни, многокомпонентни въпроси |
| Обучение | Връща същите резултати за същия запитване | Подобрява се с употребата и обратната връзка |
Търсенето по ключови думи работи добре, ако знаете точно какво търсите, но дълбокото търсене работи, когато не знаете. Тази разлика съществува, защото повечето въпроси, свързани с работата, не са ясни или изолирани. Те звучат така:
- „Какво беше решено относно този проект?“
- „Защо променихме графика?“
- „Какво пречи на изпълнението на тази задача?“
- „Някой вече е решил този проблем?“
Отговорите на тези въпроси изискват контекст, история и интерпретация – интелигентно търсене. Семантичното разбиране позволява дълбоко търсене, за да свърже свързани дискусии, решения и документи, дори когато те не използват точно същите думи.
Това е, което го прави „дълбок“.
Тази разлика става ясна в момента, в който зададете реален работен въпрос. Така че, когато попитате „Какъв е статутът на стартирането на Atlas?“, дълбокото търсене използва големи езикови модели, за да разбере, че:
- „Атлас“ е име на проект, а не книга с карти.
- „Статус“ вероятно означава текущата фаза, препятствия и следващ етап.
- Отговорът се намира в задачите, времевите линии, последните коментари и документите с цели.
Вместо да ви кара да търсите в широк спектър от инструменти, дълбокото търсене свързва тези сигнали в един единствен, използваем отговор, като използва усъвършенстван изкуствен интелект.
⚡Архив с шаблони: Безплатни шаблони за база от знания в Word и ClickUp
Как работи Deep Search
Дълбокото търсене разбира как задачите, документите, разговорите и решенията са взаимосвързани. На практика това означава:
Разбийте сложните въпроси
Повечето въпроси, свързани с работата, са многопластови. Те съдържат множество цели, предположения и скрити последващи действия.
Когато зададете въпрос като: „Обобщете обратната връзка от бета теста и нашите приоритети за V2“, дълбокото търсене не го третира като еднократно търсене.
Тя разбива въпроса на основните му компоненти, след което намира подходящи източници и извлича най-значимата информация, използвайки усъвършенствана изкуствена интелигентност:
- Намерете всички релевантни документи с обратна връзка, резултати от проучвания и коментари, маркирани с „бета“.
- Идентифицирайте общи теми, настроения и предложени подобрения.
- Сравнете с продуктовата пътна карта V2 и плановете за спринтове.
- Обединете двете в обобщение на „това, което чухме“ и „това, което правим“.
Това ви спестява времето, което бихте прекарали в ръчно търсене, дори ако разполагате с организиран работен процес за управление на документи.
💡 Съвет от професионалист: Бъдете конкретни в търсенията си. Вместо „актуализации на проекта“, попитайте „какви пречки е докладвал екипът по дизайна тази седмица?“ Повече контекст дава по-добри резултати.
📮 Това, което забавя екипите, не е работата, а безкрайното търсене
Служителите прекарват почти 30% от деня си в търсене в различни инструменти. Вижте как ClickUp BrainGPT’s Enterprise Search събира информация от задачи, документи, коментари и приложения на едно място, за да могат екипите да започват работа по-бързо.
Съберете отговори от различни източници
Работната среда рядко се намира на едно място. Едно решение може да бъде разпределено между документ, коментар към задача, резюме на среща и последващо съобщение в чат.
Традиционното търсене намира всяка част поотделно и ви оставя да свържете точките.
Deep Search прави това за вас. Той извлича релевантна информация от всеки свързан източник: документи, задачи, чатове, имейли и дори свързани файлове от Google Drive или OneDrive.
И тя не просто изброява тези източници. Тя ги чете, идентифицира най-важните точки и ги обединява в единен, последователен отговор, написан на ясен език, с препратки към оригиналното съдържание за проверка. Вижте свързания работен процес в действие тук. 👇🏼
🔔 Напомняне: Дълбокото търсене работи толкова добре, колкото и вашите данни. Остарелите документи, дублиращите се файлове и хаотичната организация водят до хаотични резултати. Редовните проверки на съдържанието и правилно конфигурираният софтуер за управление на знанията правят търсенето полезно.
За какво можете да използвате Deep Search
Инструментите за задълбочено търсене, като Enterprise AI Search, работят най-добре, когато отговорът, който търсите, не се намира в един файл, а е вплетен в самата структура на работата на вашия екип.
Някои примери за използване на задълбочено търсене включват 👇
1. Приемане на нови служители
Първите седмици в нова длъжност често се усещат като лавина от информация. Не е необходимо да давате на новоназначените служители дълъг списък с връзки и да се надявате, че те ще свържат точките.
Те могат да задават прости въпроси за проучване.
📌 Пример: Какви са най-добрите практики за провеждане на начална среща с клиент?
Дълбокото търсене консолидира одобрения шаблон за срещи, подчертава последните успешни примери за стартиране и извежда на преден план съвети от минали дискусии за това, което е дало добри резултати.
🏅 Резултатът? Новите членове на екипа се адаптират по-бързо, защото се учат от реални резултати, а не от остарели папки или обяснения от втора ръка.
👀 Знаете ли, че... Когато знанията се съхраняват предимно в разговори, а не в документация, организациите са склонни да повтарят едни и същи решения на всеки 12 до 18 месеца, тъй като екипите се променят.
2. Подготовка за прегледи
Оценките на представянето понякога могат да се превърнат в тестове за памет. Мениджърите се опитват да възстановят месеци наред работа от разпръснати бележки, полузабравени успехи и каквато документация им попадне под ръка.
Дълбокото търсене променя това. Мениджърът може да задава въпроси като:
- Какви са били основните приноси на този човек през последното тримесечие?
- Кои проекти са ръководили или разблокирали?
- Какви отзиви са получили по време на задачите и дискусиите?
Системата синтезира сигнали от задачи, коментари, актуализации на проекти и документация, за да представи обосновано обобщение на въздействието.
🏅 Резултат: Прегледите стават по-справедливи, по-основани на доказателства и много по-малко зависими от пристрастието към актуалността.
👀 Знаете ли? Научните изследвания в областта на извличането на информация показват, че хората преформулират едно и също търсене многократно, защото не знаят как да го зададат „правилно“. Системите, които интерпретират намерението, намаляват това повторение.
3. Одити на проекти
Да предположим, че изготвяте подробен доклад шест месеца след пускането на продукта на пазара. Проблемът е, че никой не си спомня защо са били взети ключовите решения.
Когато одитите разчитат на паметта, е вероятно да се появят пропуски. Дълбокото търсене запълва тези пропуски, като възстановява пътя на вземане на решения по проекта във времевата линия, зависимостите и разговорите.
Одиторите и ръководителите на проекти могат да задават въпроси като:
- Къде се промени обхватът и кой го одобри?
- Кои зависимости са причинили забавяния или преработки?
- Какви рискове бяха идентифицирани, но никога не бяха намалени?
Дълбокото търсене извлича доказателства от историята на задачите, промените в статуса, коментарите и подкрепящите документи, за да покаже как всъщност се е развил проектът, а не само как е бил обобщен.
🏅 Резултат: Проектните одити преминават от обяснения в ретроспектива към подкрепени с доказателства прозрения, които екипите могат да използват, за да подобрят бъдещите резултати.
💟 Бонус: Ако искате да разгледате други софтуери за търсене в предприятието, ние сме направили проучването за вас 👇
4. Намиране на минали решения и контекст
Екипите често помнят какво е било решено, но забравят защо. Когато въпросите се появяват отново месеци по-късно, контекстът е затрупан в бележки от срещи, коментари и странични разговори.
С помощта на задълбоченото търсене можете да задавате въпроси като:
- Защо избрахме този подход?
- Какви алтернативи бяха обсъдени?
- Кой е одобрил окончателното решение?
По този начин получавате консолидирана представа за процеса на вземане на решения.
🏅 Резултат: Екипите и анализаторите напредват с увереност, разполагайки с актуална информация.
👀 Знаете ли, че... Проучване на Forrester установи, че служителите прекарват до 30% от работната си седмица само в търсене на информация. Дълбокото търсене директно решава този проблем, свързан с производителността.
Дълбоко търсене срещу дълбоко проучване
Дълбокото търсене често се бърка с дълбокото проучване.
Разбира се, и двете разчитат на изкуствен интелект, но решават много различни проблеми. Основните разлики са 👇
| Аспект | Дълбоко търсене | Дълбоко проучване |
| Цел | Извличайте информация от свързаните си приложения и документи и си създайте ясна представа за това, което вече е известно. | Проучете дадена тема в дълбочина и създайте нови идеи, стратегии или планове въз основа както на вашите данни, така и на външния контекст. |
| Основен въпрос | „Каква информация вече имаме за X?“ | „Какво да правим с X?“ или „Какви са последствията от X?“ |
| Нагласа на потребителите | Искате конкретен отговор или обобщение на известните ви данни | Искате да си съставите мнение, да планирате следващите стъпки или да измислите нови подходи |
| Пример | „Кои са трите основни причини за отлива на клиенти през последното тримесечие според нашите отчети?“ | „Въз основа на пазарните тенденции и данните ни за отпадането на клиенти, какви нови стратегии за задържане на клиенти трябва да тестваме през следващото тримесечие?“ |
| Резултат | Пряк отговор, който сочи към действителни документи, бележки или доклади, показвайки точно откъде идва информацията. | Писмено резюме, списък с идеи или план, който съчетава вътрешни данни с външен контекст и предлага следващи действия. |
| Обхват на информацията | Ограничено до вашето работно пространство и свързани приложения като Salesforce. | Използва вашите вътрешни данни, както и по-широки познания в областта на изкуствения интелект и публична информация, за да предложи нови възможности. |
| Използва се за | Запознаване с проектНамиране на документирани процесиСъбиране на доказателства за докладиОтговаряне на фактически въпрос за минала работа | Брейнсторминг на идеи за кампании Изготвяне на части от стратегически план Генериране на хипотези за тестване Намиране на нови пазарни възможности |
Накратко, задълбоченото търсене ви дава това, което вече знаете, така че не губите време в търсене на факти. Задълбоченото проучване ви помага да разберете какво да направите по-нататък, като използвате както вашите данни, така и онлайн източници.
📮 ClickUp Insight: Повече от половината от анкетираните използват три или повече инструмента ежедневно, борейки се с „ разрастването на приложенията ” и разпръснатите работни процеси.
Макар да ви се струва, че сте продуктивни и заети, всъщност контекстът ви се губи в различните приложения, да не говорим за енергията, която изразходвате за писане.
BrainGPT обединява всичко: кажете веднъж и вашите актуализации, задачи и бележки се появяват точно там, където им е мястото в ClickUp. Няма повече превключване, няма повече хаос – само безпроблемна, централизирана продуктивност.
Как да използвате Deep Search в ClickUp
Сега, когато вече знаете какво може да направи дълбокото търсене, следващият въпрос е: как да го използвате в работния си процес?
Не можете просто да го включите и изключите. Той работи най-добре, когато е част от инструментите, които вашият екип вече използва. Където проекти, документи, разговори и цели се събират на едно място.
Въведете: ClickUp, първото в света конвергентно AI работно пространство.
Той наслагва AI търсенето във всеки ъгъл на работата, помагайки ви да намирате отговори и да действате въз основа на тях, без да напускате работното си място. Той елиминира ненужната разпръснатост на работата, като обединява цялата ви работа в една платформа.
По-долу ви показваме как 👀
Търсете във всеки ъгъл на работата
Търсенето в ClickUp е проектирано да намира отговори във всичко, с което работи вашият екип.
Тя търси в:
- Активи и обекти в ClickUp, включително задачи, документи, бели дъски, табла, чат, пространства, папки, списъци и прикачени файлове.
- Обекти за интеграция на трети страни, като документи, уеб източници, електронни таблици, слайдове, PDF файлове и папки от свързани инструменти, които използвате в ежедневието си.
Индексирането зависи от достъпа. Ако потребителят, който настройва връзката, може да вижда данните в свързания инструмент и те са от поддържан тип обект, те стават достъпни за търсене. Това гарантира, че резултатите остават точни, съобразени с разрешенията и релевантни.
Ето как това ще ви улесни живота. 😎
Тъй като цялата ви работа вече се намира в ClickUp, Enterprise Search предоставя задълбочено търсене и видимост в реално време в цялото ви работно пространство.
Ето как да го използвате 👇
- В лентата с инструменти на ClickUp отворете ClickUp AI.
- В раздела „Търсене“ на модела изберете „Дълбоко търсене“.
- Въведете сложния си въпрос на естествен език и натиснете Enter.
След това можете да предприемете и следните действия 👇
- Копиране: Копирайте текста, за да го поставите ръчно на друго място. Можете също така ръчно да копирате всяка част от генерирания текст.
- Създаване на задача: Създайте задача от отговора
- Създаване на документ: Създайте документ или PDF файл от отговора.
- Опитайте отново: Този избор генерира малко по-различен отговор.
- Харесвам или не харесвам: Гласувайте с „за“ или „против“ отговора, за да ни помогнете да подобрим ClickUp AI.
Получавайте отговори на вашите въпроси, богати на контекст
ClickUp Brain е създаден, за да елиминира разрастването на изкуствения интелект, като вгражда интелигентност директно във вашите работни процеси.
Тази контекстуална изкуствена интелигентност разбира вашата работа, инструментите, корпоративните данни и контекста ви.
Така че, когато попитате BrainGPT „Какво забавя този проект?“, получавате пречки, свързани с реални задачи, релевантни данни, зависимости и собственици.
Анализирайте сложни данни от различни източници
Brain обединява множество външни AI модели и източници на данни, действайки като оркестриращ слой.
Няма нужда да преминавате между ChatGPT, Claude, Gemini и различни дискове, за да получите достъп до различни функции. Тя извлича подходящия модел за задачата, като основава всеки отговор на данните във вашето работно пространство.
Извършвайте търсения чрез глас
Въвеждането на текст не винаги е най-бързият начин за търсене, особено когато идеите възникват по време на среща или при преглед на работата.
Функцията Talk to Text на ClickUp ви позволява да извършвате търсения и да задавате въпроси с гласа си, без да прекъсвате работата си.
Можете да говорите естествено, а BrainGPT преобразува вашите команди в контекстно-ориентирани заявки, които търсят в задачи, документи, разговори и свързани данни.
💡 Професионален съвет: Насърчавайте екипите да третират търсенето като споделена памет. Обучете ги да добавят етикети, да актуализират заглавия и да допринасят с често задавани въпроси, за да може системата да продължава да се подобрява. Търсенето е толкова интелигентно, колкото хората, които го захранват.
🚀 Предимство на ClickUp: Супер агентите на ClickUp правят дълбокото търсене още по-ефективно – от намирането на отговори до предприемането на действия.
Супер агентите могат:
- Наблюдавайте непрекъснато работното си пространство
- Откривайте модели, рискове или липсваща информация
- Задействайте многоетапни действия въз основа на това, което откриват
Пример: Супер агентът може да следи за забавени проекти, липсващи одобрения или нерешени пречки, след което автоматично да ги извежда на преден план или да предприема предварително определени действия.
Гледайте това видео, за да научите повече за Super Agents 👇
Най-добри практики за задълбочено търсене за екипи
За да извлечете максимална полза от Enterprise AI Search, следвайте тези най-добри практики ⭐
1. Фокусирайте се върху правилните въпроси
Дълбокото търсене е най-ефективно в големи работни пространства с много данни и за сложни търсения с няколко стъпки. Ако се нуждаете от един файл или имате прост въпрос, свързан с конкретно местоположение, по-бързо ще бъде да използвате стандартния AI прозорец или филтър за местоположение.
Не забравяйте, че задълбоченото търсене работи най-добре, когато решенията, актуализациите и резултатите се документират там, където действително се извършва работата. Колкото по-ясна е вашата система за записване, толкова по-точни ще бъдат отговорите ви.
2. Задавайте естествени въпроси
Формулирайте търсенето си така, както бихте попитали колега, който познава работата.
❌ Въвеждане на „Бюджет за третото тримесечие“
✅ Опитайте „Кои бяха трите причини за преразпределението на бюджета за третото тримесечие за маркетинговия екип?“
Колкото повече контекст предоставите, толкова по-добър ще бъде отговорът.
3. Проследявайте последващите действия
Когато дълбокото търсене предлага последващи въпроси, използвайте ги. Те ви помагат да прецизирате търсенето си, без да започвате отначало, така че можете да проучите по-задълбочено и да получите пълна картина.
4. Проверете и действайте
Проверете източниците, които дълбокото търсене извежда, за да се уверите, че са релевантни и точни. След това действайте въз основа на прозренията, като създадете задача, започнете документ или направите бележка.
5. Посочете изключения
Ако има информация, от която нямате нужда, кажете на Deep Search да я игнорира.
📌 Пример: „Изключване на маркетингови задачи“ или „Източник на данни от 2023 до 2025 г.“ поддържат релевантността на резултатите от търсенето.
6. Посочете формата на изхода
Ако имате нужда от списък, обобщение или подреждане по приоритет, просто го поискайте. Това може да включва нещо като: „Избройте петте най-големи риска от проекта, подредени по тежест“. Това спестява време и улеснява действията въз основа на резултатите от търсенето.
7. Обобщавайте дълги текстове
Ако резултатите включват дълги документи или низове, помолете ClickUp BrainGPT да ги обобщи. Това спестява време, гарантира, че няма да пропуснете важни подробности, и ви помага да се съсредоточите върху работата си, вместо да четете всичко сами.
🔔 Приятелско напомняне: Не винаги е необходимо да извършвате пълно и задълбочено търсене в цялото си работно пространство.
ClickUp ви позволява да използвате AI отвсякъде – директно в задача, документ, коментар или пространство – когато вашият въпрос е свързан с конкретна работа. Тази AI, базирана на местоположението, автоматично насочва въпроса към елемента, който разглеждате, така че отговорите остават фокусирани и по-бързи.
Използвайте това, когато:
- Преглеждате задача и искате контекст за нейната история или пречки
- Намирате се в документ и се нуждаете от разяснение или обобщение
- Искате информация, свързана с един проект, а не с цялото работно пространство.
Дълбокото търсене помага за откриването на информация в различни работни пространства. Изкуственият интелект, базиран на местоположението, е по-добър, когато контекстът вече е ясен и вие просто се нуждаете от отговори.
Ограничения на дълбокото търсене, които трябва да се имат предвид
Ето някои ограничения на задълбоченото търсене, които трябва да имате предвид:
1. Подходящи разрешения за достъп
ClickUp Enterprise AI Search вижда само това, за което има разрешение. Частните папки, пространства или свързани приложения няма да се показват, освен ако не им предоставите достъп. Това гарантира сигурността на вашите данни, но означава, че някои отговори може да не се показват, ако се намират в зони с ограничен достъп.
2. Качество на данните
Дълбокото търсене може да работи само с организирани файлове и папки. Това означава, че не може да чете „мълчаливи“ данни, т.е. информация в несвързани инструменти, локални файлове или разговори. Задачи без заглавие, неясни документи или решения, скрити в чата, също затрудняват дълбокото търсене да свърже точките.
3. Необходима е човешка преценка
Дълбокото търсене извършва търсене в базата от знания, показва източници и предлага връзки, но не взема решения. Вие и вашият екип все още сте отговорни за интерпретирането на резултатите и предприемането на действия въз основа на тях.
4. Обхват и производителност на заявките
Сложните заявки могат да отнемат повече време, тъй като задълбоченото търсене сканира по-обстойно. Обобщаването на всичко за идентичността на вашата марка ще отнеме повече време, отколкото прегледа на приоритетите за тази седмица за един екип. За бързи търсения стандартното търсене или AI чатът могат да бъдат по-бързият вариант.
5. Проверка на източника
Изкуственият интелект понякога може да генерира правдоподобна, но невярна информация. ClickUp Deep Search намалява този риск, като основава отговорите на вашето работно място и показва линкове към източниците. Въпреки това, винаги проверявайте тези източници, за да се уверите, че информацията е точна.
Бъдещето на дълбокото търсене
Дълбокото търсене вече променя начина, по който екипите извличат информация, но това е само началото. Ето накъде се насочва:
1. Станете по-предвидливи и съобразени с контекста
Дълбокото търсене ще разбере вашата роля, задачи, календар и етап на проекта. То ще намери подходящи документи, ще ви напомни за минали решения и ще сигнализира за потенциални конфликти, преди те да се превърнат в проблеми.
2. Автоматизирайте намирането на отговори и отчитането
Можете автоматично да генерирате кратко описание на проекта въз основа на подобни проекти от миналото или да получите седмичен отчет за състоянието, изготвен въз основа на актуализации на задачите, настроенията в чата и промените в документите, и всичко това с едно-единствено запитване.
3. Задействайте действия, а не само отговори
Дълбокото търсене може да започне да предлага действия, а не само да показва най-релевантните резултати. Например, може да сигнализира за забавено одобрение от клиент, да предложи да изпрати напомняне, да коригира графика и да уведоми екипа с едно кликване.
4. Персонализирайте знанията за всяка роля
Вместо обикновена лента за търсене, задълбоченото търсене ще запомни вашите и на вашия екип модели, за да ви предостави знания, които само вие считате за важни. Например, ако сте маркетинг специалист, то може да ви насочи към нови данни за ефективността на кампаниите.
5. Свържете работата между платформи и екипи
Дълбокото търсене ще работи на различни платформи и оторизирани работни пространства, което ще улесни намирането на нужната информация, независимо къде се намира тя.
Намерете отговорите, скрити във вашата работа, с ClickUp Deep Search
Търсенето на информация на работното място не трябва да ви забавя.
Загубата на производителност и забавените решения са странични ефекти от информацията, затворена в силози и разпръсната в контекста.
Търсенето в ClickUp разбира контекста, сложните задачи и как знанието се разпространява в реалната работа. Вместо да принуждава екипите да търсят в папки, чатове и табла, то показва отговори, основани на задачи, документи, разговори и свързани инструменти.
Ако искате да спрете да търсите в работата си и да започнете да я питате какво трябва да знаете, регистрирайте се безплатно в ClickUp. Намерете отговорите, които вече са скрити в работата ви.