Как да замените вътрешните демонстрации на продукти в Google Meet с ClickUp SyncUp

Вътрешните демонстрации на продукти не трябва да оставят екипите в неведение.

Въпреки това, в продажбите, продуктите и поддръжката, същите въпроси продължават да се повтарят. Функциите се обясняват отново, крайните случаи се преразглеждат и екипите в крайна сметка гледат едно и също демо повече от веднъж.

Проблемът не е в самата демонстрация. Проблемът е, че знанията остават изолирани.

В това ръководство ще покажем как ClickUp SyncUp може да замести Google Meet за вътрешни демонстрации и да запази контекста на продукта достъпен дълго след края на разговора.

Защо традиционните вътрешни демонстрации на продукти са загуба на време

Вътрешните демонстрации на продукти насърчават споделената визия. Те гарантират, че всички – от екипите за продукти и разработка до заинтересованите страни и продажбите – разбират функциите на продукта.

Така че, ако вашите служители имат непълни познания за продукта, дори и след редовни срещи за демонстрация на продукта, основните проблеми могат да бъдат следните. 👇

Конфликти в графика

Когато екипите са разпръснати в различни часови зони, планирането на среща, която е удобна за графика и работното време на всички, е предизвикателство. Някой от вашия екип ще работи извънредно след работа, за да присъства на демонстрация.

Ако демонстрацията е нещо, което можете да запишете и да оставите екипа да гледа на свое собствено темпо, защо да ги принуждавате да участват в едно обаждане?

Асинхронните демонстрации спестяват време и защитават производителността на работното място.

👀 Знаете ли, че... Средностатистическият служител с работно време от 9 до 17 часа бива прекъсван на всеки 2 минути от срещи, имейли или сигнали. Ако се вземат предвид и дейностите извън основното работно време, общо прекъсванията са 275 на ден.

Компаниите, които очакват синхронна комуникация, губят милиарди долари всяка година, защото служителите им нямат възможност за задълбочена и концентрирана работа.

📚 Прочетете още: Как да измервате производителността на работното място

Изчерпан фокус

Дълбокото разбиране на даден продукт е от решаващо значение за успеха на екипа. Ако обаче вашият служител се включи в демонстрационна видеоконференция след четири поредни срещи, той определено няма да има капацитета да разбере напълно новата функция на продукта.

Резултатът?

Продажбите няма да имат отговори, когато клиентите задават въпроси.
Заинтересованите страни няма да имат предложения или обратна връзка за подобрения на функциите.
Има несъответствие в разбирането за продукта между отделните отдели.

👀 Знаете ли, че... Служителите прекарват 392 часа годишно в срещи. Ако разделим това време, получаваме над 16 пълни дни, прекарани в срещи годишно. Такова значително инвестиране на време подчертава необходимостта да се гарантира, че срещите са необходими и ефективни.

Непоследователни цикли на обратна връзка

Обратната връзка от сесия в Google Meet рядко се съхранява на едно място.

Един човек споделя мислите си в Slack. Два дни по-късно друг добавя коментари в Google документ. Продукт мениджърът пише частични бележки.

Ръководител по продажбите си спомня устно предложение, но не може да проследи източника му. Докато екипът се опита да предприеме действия, обратната връзка е фрагментирана и непълна.

Тъй като Google Meet не е свързан с вашата работна система, няма единен източник на информация за:

Какви отзиви бяха споделени
Кой го сподели
Какво беше решено и какво беше само обсъдено
Кои входни данни действително изискват действие

Проблемът е следният: екипите или преувеличават гръмките мнения от разговора, или подценяват по-тихите, но критични отзиви, които никога не са били включени в бележките.

📚 Прочетете още: Как да напишете ефективни SMART цели (с примери)

Загубена видимост

Да предположим, че търговски представител повдига въпрос по време на демонстрацията и продуктовият мениджър обещава да се свърже с него в рамките на 48 часа с решение.

Как да се уверите, че потенциалният клиент действително ще разреши запитването в рамките на този период?

Проблемът с изолираните демонстрационни срещи е, че дискусиите изчезват след края на разговора. Няма начин да превърнете тези дискусии в изпълними задачи и да направите хората отговорни.

Вашият екип продължава да работи и няма да си спомни дадено запитване, докато работата му не бъде прекъсната от същия нерешен проблем.

Ако имате затруднения с организирането на бележките от срещите, това видео е за вас 👇

📮 ClickUp Insight: Данните от нашето проучване за ефективността на срещите показват, че 25% от срещите включват средно 8 или повече участници. Установихме също, че средната продължителност на една среща е приблизително 51 минути. Тези големи срещи могат да доведат до поне 6 до 8 часа колективно време, прекарано в срещи на седмична база на организационно ниво.

Ами ако можехте да го съкратите? ClickUp променя начина, по който екипите комуникират! Вместо дълги срещи, сътрудничеството се осъществява директно в рамките на задачите, като се използват коментари, прикачени файлове, гласови бележки, видеоклипове и др. – на едно място.

💫 Реални резултати: Глобалните екипи на STANLEY Security вече спестяват над 8 часа седмично от срещи и актуализации с нашето приложение за всичко, свързано с работата!

Какво е ClickUp SyncUp и как централизира вътрешните демонстрации на продукти

ClickUp SyncUp: как да замените вътрешните демонстрации на продукти в Google Meet с ClickUp SyncUp — Сътрудничество с екипа ви безпроблемно с ClickUp SyncUp

ClickUp SyncUp е инструмент за срещи и сътрудничество, базиран на изкуствен интелект, който ви позволява да започвате индивидуални или групови аудио и видео разговори в работната си среда в ClickUp.

Това е част от ClickUp Chat и може да се стартира от DM, канали или изгледи. Използвайте го, за да правите демонстрации на продукти на живо, да свързвате дискусии с задачи и да получавате обобщения, генерирани от AI, за бърз преглед.

SyncUp е достъпен за всички планове на ClickUp, включително и за безплатния.

Ето как можете да използвате SyncUp, за да централизирате демонстрациите на продуктите си и да ги направите приложими 👇

Записвайте асинхронни актуализации

Използвайте ClickUp Clips, за да записвате аудио/визуални презентации на вашия продукт.

Споделете екрана и обяснете как работи дадена функция стъпка по стъпка. Считайте това за настройка, подобна на Loom. Всички записани клипове са достъпни от Clips Hub, а вие можете да споделите линка към записа в конкретни продуктови канали или разговори, за да може всеки да го прегледа.

Клиповете са с функции за контрол на скоростта и възпроизвеждане. По този начин можете да превъртите назад и да разберете сложната презентация на продукта на свой собствен темп. Оставете коментар с времева марка, за да насочите конкретен разговор.

Просто кликнете върху видеото, където искате да оставите въпрос, и след това го присвойте на човек, който може да ви отговори.

🚀 Предимство на ClickUp: Свържете своя акаунт в Google Calendar, за да показвате събития в календара си с интеграцията с Google Calendar.

Интеграция на ClickUp с Google Calendar: как да замените вътрешните демонстрации на продукти в Google Meet с ClickUp Syncup — Кликнете върху всяко събитие с видеоконферентна връзка, за да се присъедините към него директно от ClickUp.

Ето как да използвате ефективно тази интеграция:

Достъп и участие в събития от календара от ClickUp: Преглеждайте, създавайте или се присъединявайте към събития от Google Calendar директно от ClickUp – без превключване на раздели, когато са необходими дискусии на живо.
Създавайте и актуализирайте събития в календара с ClickUp AI: след като интеграцията е настроена, използвайте AI, за да планирате или променяте събития в Google Calendar въз основа на контекста на задачите или резултатите от асинхронните демонстрации.
Вижте всичко в един календар: събитията от Google Calendar се показват в ClickUp, така че асинхронните демонстрации, последващите действия и случайните сесии на живо остават видими на едно място.

Сесии на живо за въпроси

Стартирайте SyncUp, за да отговорите на всички въпроси, свързани с продукта, наведнъж. За да направите срещата за въпроси и отговори продуктивна и интерактивна, помолете членовете на екипа си да споделят своите въпроси в чат канала предварително.

Не забравяйте да изпратите дневния ред на срещата на всички участници – това помага на всички да се ориентират в контекста.

Дори ако някой не може да присъства на срещата, неговите въпроси все пак ще получат отговор.

След края на срещата можете да генерирате изчерпателно AI резюме.

Поставете това резюме в ClickUp Doc и го споделете с всеки, за да може да види действията, без да гледа отново SyncUp.

Получете бързо обобщение на действията от срещата с BrainGPT. — Получете бързо обобщение на действията от срещата с ClickUp Brain.

Ако имате многоезичен екип, той може да използва ClickUp AI в работната си среда или приложението ClickUp Brain, за да преведе бележките от срещите на местния език.

ClickUp Brain: как да замените вътрешните демонстрации на продукти в Google Meet с ClickUp Syncup — Преобразувайте бележките си от срещите на различни езици с помощта на ClickUp AI.

⚡ Архив с шаблони: Безплатни и персонализирани шаблони за бележки от срещи, за да водите по-добри бележки от срещите

Централизирайте комуникацията в екипа си с ClickUp Chat.

ClickUp Chat обединява цялата комуникация на вашия екип чрез теми, канали и директни съобщения.

Забележка: SyncUp е част от ClickUp Chat и може да се използва само когато активирате Chat.

За междуотделни проекти създайте специален канал в ClickUp Chat като централен хъб. Ако проектът вече има свързана с него списък или папка, използвайте чат канала на този списък или папка! Споделяйте всички дискусии, задачи, файлове и SyncUp обаждания, свързани с проекта, в този канал.

Тъй като всичко е централизирано, това намалява превключването между контексти.

Търсими видео записи

Може ли записаната демонстрация на продукта да се превърне в база от знания, в която може да се търси?

Напълно. Създайте ClickUp Doc, който организира тези записи от ClickUp Clips като структуриран курс.

Добавете линкове към конкретни демонстрации в последователност – първо обзор на функциите, след това разширени функции, а накрая крайни случаи. Всеки може да следва пътя стъпка по стъпка, вместо да гадае коя видеоклип да гледа след това.

Когато стажантите гледат видеоклиповете, те могат да оставят коментари с времеви отметки и своите въпроси. Но те могат също така да се позовават на предишни коментари, направени от други хора, и да видят отговорите.

Ако проблемът е често срещан, вероятно някой вече го е изяснил. Не е нужно да чакат отговор или да прекъсват работата на някого, за да получат отговори.

📚 Прочетете още: Как да използвате AI за бележки от срещи

Интегриран контекст

Демонстрациите в ClickUp SyncUp не съществуват изолирано. Можете да споделяте линкове към записите в ClickUp Tasks, Docs, канали и директни съобщения. Записите са достъпни и за участниците в срещите в Clips Hub.

Можете също да свържете задачи директно с SyncUps от канала или DM, където е стартиран SyncUp. Просто поставете курсора върху съобщението SyncUp, кликнете върху иконата с три точки … и изберете Добави връзка.

📌 Пример: Вие запознавате екипа с нова интеграция за плащания. Свържете основната задача за разработка с SyncUp, за да могат другите лесно да имат достъп до съответните файлове, коментари и контекст.

Всяка дискусия, въпрос и последваща дейност остават свързани със задачата, по която се работи. Екипите не губят време в търсене из папки, разговори или инструменти, за да възстановят контекста по-късно. Демонстрацията, обратната връзка и изпълнението се намират на едно място.

Обобщавайте и продължавайте работата

⭐ Бонус: С ClickUp Enterprise Search можете да извличате информация за секунди, използвайки команди на естествен език.

Например, ако сте били в отпуск в продължение на една седмица, можете просто да помолите AI асистента да ви запознае с действията, които трябва да предприемете, и важните дискусии от миналата седмица.

За всички записани SyncUps можете да създадете обобщение на разговора, базирано на изкуствен интелект, което очертава ключовите действия и задачи.

⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за определяне на цели, с които да планирате, проследявате и постигате целите си

Как да замените демонстрациите в Google Meet с ClickUp SyncUp

Ето как можете да интегрирате ClickUp SyncUp в демонстрациите на вашите продукти:

Стъпка 1. Проверете текущия си календар с демонстрации

Прегледайте събитията в Google Calendar и категоризирайте съществуващите демонстрации на продукти в 2 категории:

Демонстрации, които могат да се възползват от синхронизацията:

Демонстрации, които изискват мозъчна атака или стратегическо вземане на решения
Сесии, в които заинтересованите страни трябва да обсъдят компромиси или приоритети
Започнете срещите, където съгласуването на визията е по-важно от детайлите.

Примери: OKR срещи, сесии за стратегическо планиране и дискусии за мозъчна атака

Демонстрации, които могат да бъдат асинхронни:

Представете функциите, като хората първо слушат, а после задават въпроси.
Актуализации на напредъка, които не изискват незабавна обратна връзка
Демонстрации с ниска посещаемост поради конфликти в часовите зони или проблеми с графика

Примери: Представяния на функции, които повечето хора слушат, и вътрешни актуализации на напредъка

След това намалете честотата на срещите, които не изискват взаимодействие в реално време.

Освен това, определете ясни комуникационни цели. Екипите трябва да имат ясно разбиране кога да използват SyncUp, Clips или Chats, за да отговорят в асинхронна среда.

👀 Знаете ли, че... NASA използваше гласови цикли по време на мисиите „Аполо“. Това бяха непрекъснати, многоканални аудио записи в реално време, при които различни екипи слушаха припокриващи се разговори. Това беше една от най-ранните форми на синхронна координация между различни дисциплини.

Стъпка 2. Стартирайте и запишете SyncUp

Стартирайте SyncUp директно от:

Канал
DM
Прегледи в място, което има свързан с него чат канал

💡 Професионален съвет: За демонстрации, които всички в екипа трябва да гледат, създайте канал #Product в чата на ClickUp. Организирайте всички срещи за демонстрации на продукти в цялата компания оттук. Цялата информация, свързана с продуктите, е достъпна на едно място.

След като обясните продуктите чрез визуални презентации и интерактивни сесии, ще ви е необходима и документация за съответния продукт.

С ClickUp BrainGPT, унифицирано AI работно пространство, можете да обработвате и преобразувате обобщенията на записите на демонстрациите в писмени ръководства, които включват стъпки, ключови изводи и действия. Ето какво може да направи:

Достъп до контекст от свързани приложения: Извличайте данни от Google Drive, Slack и други инструменти, за да създадете изчерпателна продуктова документация, без да превключвате между платформи.
Превключвайте между AI модели: Изберете Claude за техническо писане, ChatGPT за творчески обяснения или Gemini за структурирано форматиране, в зависимост от вашите нужди за документиране.
Диктувайте, вместо да пишете: Използвайте Talk-to-Text, за да спестите време при задаването на въпроси или отговарянето на съобщения, като направите асинхронната обратна връзка по-бърза и по-естествена.
Използвайте Enterprise Search , за да намерите минали демонстрации: Намерете подобни презентации на функции, предишни сесии с въпроси и отговори или често задавани въпроси във всичките си записи и документи.

👀 Знаете ли, че... Picturephone II на AT&T е първата система за видеоконферентна връзка, пусната на пазара. Хората трябваше да посетят една от Picturephone станциите в САЩ – Ню Йорк, Вашингтон, Д. С. и Чикаго – и да платят поне 16 долара, за да проведат триминутен разговор. Услугата не се радваше на голям успех, но бележи началото на (сега) лесно достъпната виртуална комуникационна технология.

Стъпка 3. Вградете и събирайте асинхронна обратна връзка

Записаните SyncUps и клипове остават в Clips Hub завинаги. За да затворите ефективно цикъла на обратна връзка, помолете екипите да потвърдят новите демонстрационни видеоклипове и да дадат обратна връзка в рамките на определен период от време.

Проблемите се решават по-бързо, а разбирането за продукта се затвърждава по-дълбоко във всички отдели, когато има ясен прозорец за отговори.

🚀 Предимство на ClickUp: Супер агентите са AI-задвижвани съотборници в ClickUp, които работят непрекъснато в работната ви среда. Те разбират задачите, документите, чатовете и свързаните инструменти и могат да изпълняват многоетапни работни процеси без ръчни подсказки или последващи действия.

Ускорете работните процеси с Super Agents в ClickUp

Супер агентите се отличават в работни процеси като:

Креативни брифинги: Създаване на креативни брифинги, използвайки контекста на задача или чат, включително практически подобрения за стандартизиране на приемането и ускоряване на одобренията.
Кратко описание на функциите: Преобразуване на заявки за функции в структурирани кратки описания, което позволява на Agile екипите да съгласуват обхвата, да оценяват времето ефективно и да намалят преработката.
Последващи имейли: Превърнете резултатите от срещите на AI Notetaker в готови за клиента последващи имейли, като записвате решения, отговорни лица и крайни срокове за ясни следващи стъпки.
Ескалиране на проблеми: Поддържане на централизиран документ с обобщение на ескалираните проблеми за всяка задача, което позволява на екипите да разрешават проблемите по-бързо и по-ясно.

Предимства на използването на ClickUp SyncUp пред Google Meet

Google Meet е богат на функции инструмент за аудио-видео комуникация, но все пак остава самостоятелен инструмент, който не се движи успоредно с вашата работа.

След като публикувате демонстрационна среща, вашите записи остават в Drive, а обратната връзка е разпръсната в имейли или Slack низове. Няма система, която да превърне дискусиите от срещите в реални задачи.

SyncUp елиминира изолираността, като работи в рамките на вашето работно пространство. Предимствата на SyncUp пред Google Meet са 👇

Постоянна база от знания: Всички дискусии, обратна връзка и свързани документи остават на едно място, свързани със съответната демонстрация или клип в SyncUp. Всеки, който гледа записа месеци по-късно, може да се запознае с пълния контекст, без да се налага да търси в различни приложения.
Намалена умора от срещите: Екипите преглеждат демонстрациите в удобно за тях време, без да прекъсват интензивната си работа. Интерактивният модел на комуникация на ClickUp Chat подпомага по-доброто управление на срещите в различни часови зони.
По-тясна интеграция: SyncUp се интегрира не само с ClickUp, но и с всички свързани с него инструменти. Имате достъп до всичко – документи, обратна връзка и контекст на задачите, което ви спестява разпиляването на инструменти.
Икономия на разходи: SyncUp е достъпен за изпробване във всички безплатни планове.
По-добро качество на обратната връзка: Екипите могат да записват аудио/видео клипове, за да изразят своите опасения по време на прегледа на демонстрацията и да оставят коментари с времева марка. Всяка обратна връзка се проследява и разглежда в затворен цикъл, без да се губи.
Търсене и отговори, задвижвани от изкуствен интелект: Просто попитайте Brain да „намери демото, в което се обсъждат ограниченията на API“ или „Кажи ми дали нашият CRM инструмент може да автоматизира публикациите в социалните медии“ и получите незабавни отговори, извлечени от имена и резюмета на записи, коментари и чат низове.

📚 Прочетете още: Как да формулирате измерими цели и задачи

Как екипите използват ClickUp SyncUp днес

Демонстрациите на продукти не са еднотипни. Различните екипи се нуждаят от различна информация, с различна дълбочина, за различни цели. Ето някои примери за използване на SyncUps за персонализиране на демонстрации на продукти:

1. Продуктовите екипи демонстрират новите функции на заинтересованите страни

✅ Опитайте това:

Разделете презентациите на функциите на кратки 2-5-минутни видеоклипове, които екипите могат да прегледат по свое собствено темпо.
Вградете всички свързани демонстрации в една и съща задача или документ. Най-добрият подход е да ги стартирате от един и същ канал, за да запазите контекста.
Провеждайте сесии с въпроси и отговори на живо, в които отговаряте на въпросите на екипа един по един, въз основа на въпросите, събрани чрез асинхронна комуникация.

2. Екипите за подпомагане на продажбите подготвят представителите за пускането на продукти на пазара

✅ Опитайте това:

Помолете представителите да коментират с въпроси, вместо да планират регионални разговори за подкрепа.
Запишете SyncUp, в което обяснявате какво се е променило, за кого е предназначена функцията и как да я позиционирате в разговорите с клиенти. Вмъкнете линка към записа на SyncUp в най-подходящата задача или документ.
Прикачете бележки за справяне с възражения и времеви отметки на демонстрациите директно към същата задача или документ.

3. Екипите на RevOps и ops потвърждават въздействието на процеса

✅ Опитайте това:

Проследявайте последващите действия като задачи, вместо да планирате още едно съгласуващо обаждане.
Запишете SyncUp, показващо как нова функция влияе върху вътрешните работни процеси, отчитането или предаването на задачи.
Помолете оперативните ръководители да коментират с рисковете или зависимостите надолу по веригата.

4. Мултифункционалните екипи се координират по време на натоварени периоди на пускане на пазара

✅ Опитайте това:

Позволете на екипите да се синхронизират асинхронно, като същевременно остават съгласувани.
Използвайте SyncUps, за да записвате бързи актуализации по време на седмицата на пускането, вместо да провеждате ежедневни синхронизирани разговори.
Съхранявайте всички актуализации в един канал, свързан с пускането на продукта.

5. Дизайнерски екипи, представящи макети и прототипи

✅ Опитайте това:

Използвайте ClickUp Brain, за да обобщите всички отзиви и да ги групирате по приоритет, преди да започнете следващата итерация.
Запишете клип, в който разглеждате дизайна с коментари за ключовите решения и компромиси.
Споделете файла Figma и задачата за дизайн в нишката SyncUp.

Чести грешки при преминаването от Google Meet към асинхронни демонстрации

Въпреки това, целта никога не е била да премахнем синхронните срещи, а да намерим възможности, при които асинхронните демонстрации служат по-добре на екипите.

Ако преминавате от демонстрации в Google Meet към асинхронни демонстрации, ето някои често срещани грешки, които трябва да избягвате:

Грешка ❌	Решение ✅
Третиране на асинхронни демонстрации като записани срещи	Разделете демонстрациите на кратки клипове с конкретна цел, всеки от които да съдържа едно ясно послание.
Не поставяйте очаквания за обратна връзка	Задайте ясен прозорец за отговор и помолете за конкретна обратна връзка, а не за отворени коментари.
Заместване на срещи, които все още се нуждаят от дискусии в реално време	Поддържайте OKR, стратегия и стартови сесии на живо; преместете информационните демонстрации асинхронно.
Третиране на асинхронните демонстрации като опционално гледане	Свържете демонстрациите с задачи, решения или резултати, така че гледането им да има ясна цел.
Забравяне на междуфункционалния контекст	Започнете всяка демонстрация с това какво се е променило, на кого се отразява и защо е важно.
Да приемем, че асинхронността означава липса на улеснение	Използвайте обобщения и последващи действия в ClickUp, за да затворите цикъла.

👀Знаете ли, че... Почти 47% от служителите се дразнят, защото презентаторите не са подготвени да водят стратегически срещите. А повече от 55% от служителите са разочаровани от срещите, които биха могли да се проведат по имейл.

📚 Прочетете още: Как ефективно да определите целите на екипа: примери и стратегии

Централизирайте вътрешните демонстрации с ClickUp SyncUp

Създаването на култура на сътрудничество и асинхронност изисква от членовете на екипа да комуникират внимателно.

Ако дадена идея или демонстрация може да бъде предадена адекватно, без да отвлича вниманието на хората от работата им, изберете този подход.

Направете сесиите на живо опционални и предложете подходящи ресурси. Хората, които гледат записите по-късно, няма да имат усещането, че са пропуснали важни контексти или дискусии.

Представяме: ClickUp SyncUps – хибриден инструмент за комуникация. Той се адаптира към начина, по който работят екипите.

С контекстуалната AI дискусиите се превръщат в действия и задачи.

Регистрирайте се в ClickUp и централизирайте вътрешните си демонстрации с SyncUp.

Често задавани въпроси

SyncUp е инструмент за съвместни AI срещи, вграден в ClickUp, който се свързва с цялата екосистема на вашето работно пространство. Конвергентното AI работно пространство обединява инструменти и работни потоци, намалявайки разпръскването на работата. Google Meet е самостоятелен инструмент за видеоконференции, който се свързва само с вашата Google екосистема, като записите се съхраняват в Drive.

Да. Можете да записвате аудио или видео демонстрации на продукти с ClickUp Clips или да организирате SyncUp на живо и да запознаете членовете на екипа с продукта. SyncUps могат да се записват с споделяне на екрана и коментари на живо. Хората, които гледат записа, могат да създадат AI обобщение на срещата или да оставят коментар с времева марка.

Екипите могат да оставят коментари с времеви отметки директно върху записаните SyncUps или да задават въпроси в чата или канала, където е бил хостван SyncUp. Отзивите остават свързани със записа за лесно справяне и проследяване.

Да. SyncUp е достъпен за изпробване във всички планове на ClickUp, включително и в безплатния.