Според нашето проучване за ефективността на срещите, 12% от анкетираните смятат, че срещите са прекалено пренаселени, 17% казват, че продължават прекалено дълго, а 10% смятат, че в повечето случаи са ненужни.
И може ли да ги вините, когато почти 50% от срещите траят час или повече?
Но трябва ли те да са толкова дълги? Не можем ли да заменим тези дълги и често непродуктивни срещи с бързи, фокусирани „срещи“ SyncUps?
Кратък отговор: Да, можем.
Дългият отговор или инструкциите? За това става дума в тази публикация в блога!
По-долу ви показваме как да замените проверките на всички служители в Zoom с ClickUp SyncUp.
Проблемът с традиционните срещи с участието на всички служители
Преди да говорим за замяната на срещите с участието на всички, нека разберем защо срещите в Zoom вече не осигуряват последователна съгласуваност в екипа.
Проблеми с планирането и конфликти с часовите зони
Според проучване на Microsoft Work Trend, срещите, насрочени след 20:00 ч., са се увеличили с 16% в сравнение с миналата година сред служителите, работещи в различни часови зони по света.
Докато сътрудничеството на работното място стана по-лесно от всякога, управлението на срещите в Zoom в различни часови зони стана експоненциално по-трудно. Някой от вашия екип винаги жертва работното си време, за да присъства на срещите с участието на всички служители.
Пасивно участие
Почти 67% от служителите се разсейват по време на виртуални срещи. Те или проверяват имейлите си на телефона, пишат съобщения, мечтаят, сърфират в интернет или извършват домакински задачи.
Далеч от това да бъдат интерактивни, повечето срещи с участието на всички служители в крайна сметка се доминират от най-силните гласове. Малка група говори, няколко реагират, а останалите остават мълчаливи.
Ограничена видимост след срещата
Какви са приликите между най-малко продуктивните срещи?
- Няма нужда от последващи бележки, обобщения или задачи, които да се споделят след срещата.
- На срещите липсват важни участници и в резултат на това решенията се забавят.
- Няма предварително предоставена дневен ред или материали за предварително четене.
Според Calendly, те са последователни както при вътрешни, така и при външни срещи.
С други думи, след среща в Zoom, някой трябва ръчно да въведе задачите за действие, да разпредели отговорностите, да определи крайни срокове и да добави контекст към инструмента за управление на проекти.
Това копиране и превключване на контекста води до това, което ние наричаме „разпръскване на работата“, при което идеите, задачите и последващите действия са разпръснати в множество инструменти, което в крайна сметка струва на екипите над четири часа на седмица на служител!
📮 ClickUp Insight: Резултатите от нашето проучване за ефективността на срещите показват, че 42% от екипите използват записани клипове (21%) или инструменти за управление на проекти (21%) за асинхронна работа.
Но тези инструменти често изискват допълнителни инструменти, отделни абонаменти, влизания в системата и период на обучение.
Като универсално приложение за работа, ClickUp улеснява асинхронната комуникация. Достъп до видеоклипове, гласови съобщения, работни потоци по проекти, документи за съвместна работа и вграден AI бележник – всичко това в едно работно пространство.
Защо да управлявате множество абонаменти и разпръснати информации, когато едно единствено решение може да оптимизира целия ви работен процес?
💫 Реални резултати: Екипите, които използват функциите за управление на срещи на ClickUp, отчитат значително намаление от 50% на ненужните разговори и срещи!
Пропуснати възможности за съгласуване
Не всеки може да присъства на живо. И дори когато присъстват, не всеки се чувства комфортно да се изказва.
Ключовите актуализации се споделят веднъж, в един момент с определено времетраене. Всеки, който пропусне срещата, разчита на обобщения от втора ръка или непълни записи. Въпросите се появяват по-късно в частни чатове, странични теми или последващи разговори.
Еднопосочни актуализации
Повечето дистанционни срещи с участието на всички служители функционират като излъчвания. Ръководството споделя тримесечните резултати, обявяването на продукти или промени в политиката, докато всички останали слушат.
Този формат принуждава хората да прекъснат работата си, за да консумират информация, която би могла да бъде прегледана асинхронно. Презентация, записана актуализация или кратко писмено резюме биха предали същото послание, без да прекъсват работния ден.
Това загубено време не включва цената на преминаването от един контекст в друг. Проучванията показват, че може да отнеме до 23 минути, за да се върнете към задачата, след като сте били извадени от дълбока концентрация.
👀 Знаете ли? На пръв поглед безобидните срещи в Zoom причиняват пет различни вида умора от срещи: обща, визуална, социална, мотивационна и емоционална. Скалата за изтощение и умора от Zoom (ZEF Scale), разработена от изследователи от Станфорд, измерва научно това явление.
Какъв е тогава решението за умората от Zoom?
По-долу ви показваме как да организирате асинхронна проверка на всички служители.
Какво е ClickUp SyncUp и защо работи за всички
ClickUp SyncUp е инструмент за срещи и сътрудничество, базиран на изкуствен интелект, който ви позволява да започвате незабавни аудио и видео разговори с екипа си в работната среда на ClickUp.
Стартирайте индивидуални и групови разговори с екипа си, за да разрешите бързо въпроси и пречки.
SyncUps са част от ClickUp Chat и са достъпни за всички планове, включително безплатния план. Можете да стартирате SyncUp от всеки DM или канал в ClickUp Chat. Можете също да запишете дискусията и да я транскрибирате с ClickUp AI Notetaker.
Всяка записка остава свързана с съответния чат, задача в ClickUp или проект. Превърнете дискусиите в проследими резултати, за да не се изгубят или забравят.
Ето как това спомага за по-ясна комуникация по време на срещите с участието на всички служители:
Интегриран контекст
Най-доброто в SyncUps е интеграцията им с реалната ви работа. Можете да стартирате SyncUp в конкретен чат канал или директно съобщение и да запазите разговорите си стабилни.
Можете също да споделяте файлове и референтни документи по време на разговор в SyncUp и да прикачвате конкретни задачи, свързани с дискусията.
📌 Пример: ИТ екипът внедрява нови изисквания за двуфакторна автентификация. По време на SyncUp разговор с участието на всички служители, те демонстрират процеса на настройка, като споделят екрана си и разглеждат често срещани проблеми, с които служителите могат да се сблъскат.
След разговора линкът към записа на SyncUp се добавя към задачата за ИТ сигурност и се вгражда директно в ClickUp Doc, който служи като официално ръководство за внедряване. Документът включва стъпка по стъпка инструкции, екранни снимки и често задавани въпроси, всичко на едно място.
Когато постъпват актуализации, документът се преразглежда, вместо да се започват нови разговори. Служителите знаят точно къде да отидат, за да получат най-новите указания. ИТ екипът избягва повтарящи се въпроси или последващи срещи. Резултатът е единен, самообслужващ се източник на информация, който остава свързан с работата зад внедряването.
Дори членовете на екипа, които не са участвали в разговора, могат да гледат записа и да извадят точния документ, на който се позовава ръководството.
📮 ClickUp Insight: Специалистите, работещи с информация, изпращат средно по 25 съобщения дневно, търсейки информация и контекст. Това показва, че се губи доста време за превъртане, търсене и разшифроване на фрагментирани разговори в имейли и чатове. 😱
Ако само имахте интелигентна платформа, която свързва управлението на задачи, проекти, чат и имейли (плюс AI!) на едно място. Но вие имате: опитайте ClickUp!
Обобщения и транскрипти, създадени с помощта на изкуствен интелект
Най-хубавото на SyncUps е, че всички виждат едно и също SyncUp, без да е необходимо да са онлайн по едно и също време.
Те могат да прегледат записа, транскрипта или резюмето, за да се запознаят с контекста.
Всичко, включително актуализации, напредък и пречки, е достъпно в задачите, документите и чата на ClickUp.
⭐ Бонус: С ClickUp Enterprise AI Search можете да извличате информация от бележките си в работната среда на ClickUp за секунди, и то с помощта на команди на естествен език.
Например, ако сте били извън офиса в продължение на една седмица, можете просто да помолите AI асистента да ви предостави подробности за срещите и задачите от SyncUp от миналата седмица.
Вградени действия, свързани със задачи
Отговорността изчезва, след като разговорът ви в приложението Zoom приключи. Но с ClickUp SyncUps дискусиите могат бързо да бъдат свързани с проследими задачи, тъй като всичко се намира в едно и също работно пространство.
Например, ако обобщението на срещата включва действие, можете да помолите ClickUp Brain, вградения AI асистент на ClickUp, да създаде съответната задача, използвайки контекста на Workspace.
👀 Знаете ли? Последователните видеоконференции могат да причинят натрупване на стрес в мозъка ви. Според неврологичната лаборатория на Microsoft, използваща EEG технология, само 10-минутни паузи между срещите възстановяват нивата на стрес до нормалното състояние. Традиционните срещи с участието на всички служители лишават екипа ви от тези важни периоди за психическо възстановяване.
Създаване на асинхронни видео актуализации с ClickUp SyncUps
Не всяка актуализация изисква всички в компанията да присъстват на срещата.
📌 Пример: Вместо да планирате повтаряща се среща за преглед на дизайна, ръководителят на дизайна записва кратко SyncUp видео директно в чата на екипа за дизайн.
Какво се случва:
- Дизайнерът записва 4-минутно SyncUp, преминавайки през актуализираните екрани на Figma.
- Те обясняват какво се е променило, защо се е променило и къде е необходима обратна връзка.
- SyncUp се публикува в чат канала за всички, свързан с съответната задача по проектиране.
Как реагира екипът:
- Продуктовите мениджъри и инженерите гледат видеото асинхронно.
- Обратната връзка се получава под формата на коментари, свързани с видеото.
- Конкретната обратна връзка се превръща в последващи задачи като „Актуализирайте празното състояние“ или „Проучете алтернативен цвят на CTA“.
- Няма загуба на контекст, защото видеото, коментарите и задачите са на едно място.
Защо това работи за дизайнерските екипи:
- Дизайнерите не трябва да повтарят едно и също нещо многократно.
- Часовите зони вече не пречат на сътрудничеството
- Решенията и обосновката на проектирането се документират автоматично.
Всеки в организацията може да отвори записа, за да види транскрипта или да генерира резюме. Те могат дори да задават въпроси директно в чат нишката.
Постоянно ангажираност
Какво правят служителите, когато имат притеснения, докато гледат записани SyncUps?
Те могат да оставят коментар с времева марка върху видеото и да го присвоят на лицето, което може конкретно да разреши този въпрос. Тези коментари остават видими в Clips Activity, за да могат всички да се запознаят с тях.
Въпреки това, всички записани SyncUps остават в Clips Hub като ClickUp Clips.
Ето как клиповете помагат за напредъка на асинхронната комуникация:
👀 Знаете ли, че... 66% от срещите стават непродуктивни в момента, в който служителите спрат да споделят идеи. И не е нужно много – отхвърлете предложението на някого веднъж по време на обща среща и той ще мълчи през следващите пет. Това еднократно обезкуражаване създава ефект на домино, превръщайки всичките ви срещи в непродуктивни.
📚 Прочетете още: Дейности за повишаване на морала и ангажираността на служителите
Как да организирате асинхронни проверки на всички служители с помощта на ClickUp SyncUp
Ето как можете да използвате ClickUp SyncUp, за да споделяте актуализации за цялата компания, без да е необходимо всички да присъстват на среща с участието на всички служители.
Стъпка 1: Определете ясни насоки за комуникацията между всички служители
За да успеете в асинхронната комуникация, определете ясни правила за комуникация.
Създайте структуриран ClickUp Doc, в който да определите ясни насоки за комуникация. Изяснете:
- Кои видове срещи са задължителни и изискват присъствие на живо, а кои са по избор (записът може да се гледа по-късно)
- Колко предварително трябва да се планират SyncUp срещите за глобалните екипи?
- Трябва ли служителите да се включват в разговори на живо извън работното си време или е приемливо да гледат записа?
- Как членовете на екипа трябва да потвърдят, че са видели съобщението или актуализацията
- Колко бързо трябва да се отговаря на коментарите към записите на SyncUp за всички служители
- Къде се съхранява цялото архивирано съдържание за всички служители и как да търсите минали актуализации
- Срокове за отговор на съобщения (с висок приоритет в рамките на 4 часа, стандартни актуализации в рамките на 24 часа)
След като това е документирано, начертайте кои комуникационни стратегии (клипове, SyncUp, чат съобщения) подхождат на различните сценарии. Ето една рамка:
| Тип актуализация | Формат | Как действа това? |
| Тримесечни резултати, стратегически промени | Клипове и документи | Дайте на хората време да анализират цифрите и да обмислят последствията, преди да задават въпроси. |
| Демонстрации на продукти, представяне на функции | Клипове с споделяне на екрана | Екипите могат да правят паузи, да преиграват сложни стъпки и да се позовават на точния работен процес при изпълнението. |
| Организационна реструктуризация, промени в ръководството | Live SyncUp (кратко) + последващ клип | Въпросите и отговорите в реално време отговарят незабавно на притесненията, а Clip предоставя постоянна справка за тези, които са пропуснали нещо. |
| Седмични успехи и постижения | Чат съобщение или SyncUp на живо | В зависимост от структурата на вашия екип и неговите предпочитания – бързите асинхронни актуализации са подходящи за разпръснати екипи, а празненствата на живо са подходящи за сплотени групи. |
| Спешни промени в политиката | Опционално SyncUp за всички с записи | Решенията, които са чувствителни към времето, се нуждаят от незабавно изясняване и съгласуване в цялата организация. |
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за план за комуникация по проекти: Excel, Word и ClickUp
Стъпка 2: Споделете дневния ред преди срещата
Споделете ясна програма на срещата с членовете на екипа си най-малко 48-72 часа предварително по имейл и чат канали.
Вашата програма трябва да включва:
- Какво ще се обсъжда на срещата с участието на всички служители и защо се провежда точно сега
- Прикачете документи или доклади от ClickUp, които членовете на екипа трябва да прегледат преди срещата.
- Разпределете времето за всеки сегмент, за да знаят хората кога е необходим техният принос.
- Предварително подадени въпроси, на които служителите искат отговори – особено полезно за хора, които не могат да присъстват в реално време, но искат техните притеснения да бъдат разгледани в записа.
- Ключови решения, които трябва да бъдат взети, и кой е отговорен за тяхното вземане
- Очаквани резултати от срещата
⭐ Бонус: Не губете страхотните си идеи в лепящи се бележки и гласови записи. Диктувайте дневния ред на срещата си с помощта на ClickUp Talk to Text и го преобразувайте и форматирайте незабавно в ClickUp Doc.
Стъпка 3: Стартирайте и запишете SyncUp
Стартирайте SyncUp директно от:
- Канал
- DM
- Прегледи в място, което има свързан с него канал за чат
За да запишете сесията си, натиснете иконата за запис.
Можете да добавите участници, като споделите линка на SyncUp или ги поканите.
✏️ Забележка: Ако организирате среща с участието на повече от 200 души, може да искате да използвате интеграцията на ClickUp Zoom, за да насрочите среща в Zoom.
Просто напишете /Zoom в канала за чат на ClickUp и той ще генерира линк за среща, който се интегрира с вашето работно пространство.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за управление на проекти за всички видове проекти
Стъпка 4: Обобщете резултатите с ClickUp Brain
След като SyncUp бъде записан, отворете го в Clips Hub и кликнете върху Summarize , за да ClickUp Brain или BrainGPT да генерират кратко резюме на дискусията.
Използвайте ClickUp Brain, за да:
- Обобщете ключовите съобщения, решения и актуализации от SyncUp.
- Извлечете действията, които трябва да бъдат изпълнени, и ги превърнете в задачи с отговорници и крайни срокове.
- Подчертайте рисковете, зависимостите или последващите действия, споменати по време на разговора.
- Създайте кратко резюме „Какво трябва да знаете“ за хората, които не са могли да присъстват.
💡 Професионален съвет: Използвайте Super Agents, AI-задвижваните съотборници на ClickUp, за да спестите време, да повишите производителността и да се адаптирате към работното си пространство с интелигентни и човекоподобни взаимодействия.
Супер агентите се отличават в управлението на работни процеси като тези:
- Креативни брифинги: Изготвяне на креативни брифинги, използвайки контекста на задача или чат, включително практически подобрения за стандартизиране на приемането и ускоряване на одобренията.
- Кратко описание на функциите: Преобразуване на заявките за функции в структурирани брифинги, което позволява на Agile екипите да съгласуват обхвата, да оценяват времето ефективно и да намалят преработката.
- Последващи имейли: Превърнете бележките от срещите на AI Notetaker в кратки, готови за клиента последващи имейли, в които са отразени решенията, отговорните лица и крайните срокове за ясни следващи стъпки.
Разгледайте още подобни агенти за срещи за вашия екип:
Предимства на преминаването на всички служители към ClickUp SyncUp
Ето защо ClickUp SyncUps е най-добрата алтернатива на Zoom:
- Без превключване между приложения: Интегрирайте работата и комуникацията в един инструмент, което ви позволява да стартирате срещи с пълен контекст, без да превключвате между приложения. В моменти, когато екипите се давят в AI Sprawl, това е значителна икономия на време.
- Вградена отчетност: Помолете Brain да създаде и възложи задачи въз основа на дискусиите в SyncUp, така че всеки разговор да има практическо приложение. Превърнете срещите с участието на всички служители в продуктивни и нерепетитивни дискусии.
- Конвергентна AI работна среда: Свържете инструменти, файлове и работни процеси в една унифицирана платформа с ClickUp. Цялото знание на вашата компания се съхранява на едно място, индексирано и лесно за търсене.
- Икономична ефективност: SyncUps е достъпен от мобилни устройства и е наличен дори в безплатните планове, което позволява на най-малките екипи да провеждат виртуални срещи без допълнителни разходи.
- Автоматизация на работния процес: Спестете ръчното прехвърляне на информация и сложете край на несъгласуваните бележки от срещите.
- Подход „Асинхронно първо“: Ускорете асинхронната комуникация с аудио/видео клипове, автоматични транскрипции, обобщения, генерирани от изкуствен интелект, и коментари с времеви отметки за въпроси или обратна връзка.
⚡ Архив с шаблони: Шаблони за организационна структура в PPT, Word и ClickUp
👀 Знаете ли, че... Кимането с глава пред камерата не е знак за съгласие, а често е знак за подчинение. Проучванията показват, че хората се подчиняват на мнението на мнозинството по време на професионални онлайн срещи, когато камерите им са включени. Очевидно умората от Zoom се усилва значително, когато служителите са принудени да държат камерите си включени.
Реални примери за използване на Async All-Hands
Асинхронната комуникация е практична и водещи компании по целия свят са внедрили асинхронни подходи за предоставяне на актуализации в цялата компания:
GitLab
GitLab е известен с модела си на комуникация, при който на първо място е наръчникът, а асинхронността е по подразбиране, с ясни указания за това как трябва да се споделя и използва информацията в цялата компания. Основните принципи включват:
- Документация преди обсъжданеАктуализациите, решенията и процесите в компанията се записват в GitLab Handbook, така че всички да имат достъп до един и същ източник на информация асинхронно.
- Асинхронна комуникация по време на срещи на живоАктуализациите са проектирани така, че да могат да се използват в различни часови зони, което намалява зависимостта от срещи в реално време, където е възможно.
- Записани и писмени актуализации за широка видимостВажните срещи или съобщения често се записват и/или обобщават в писмен вид, така че членовете на екипа да могат да се информират според собствения си график.
- Ясни очаквания за срещитеВсяка среща изисква предварително споделена дневен ред („няма дневен ред, няма участие“), често използвайки документ на живо, така че хората да могат да допринесат асинхронно или да пропуснат срещата изцяло, ако не е необходимо.
- Инструментите подкрепят прозрачността, а не изолираносттаАктуализациите по работата, планирането и обсъжданията на капацитета обикновено се проследяват в документирани проблеми, страници или проекти, а не в частни разговори или недокументирани таблици.
Zapier
Zapier е изцяло дистанционна, разпределена компания с дългогодишна култура на асинхронна комуникация, предназначена да подкрепя екипи в различни часови зони. Техните комуникационни практики включват:
- Наблягайте на асинхронното сътрудничество преди планирането на срещи на живо, така че дискусиите и подготвителната работа да бъдат завършени предварително.
- Използвайте инструменти като Async (тяхната вътрешна платформа в стил блог) и Slack, за да споделяте актуализации, контекст и информация за компанията, която екипите могат да четат и на която могат да отговарят, когато им е удобно.
- Насърчавайте асинхронната подготовка (включително записване на екрана или записани инструкции), за да намалите ненужните срещи на живо; сесиите на живо се използват, когато взаимодействието в реално време добавя стойност, която надхвърля тази, която предоставя асинхронната подготовка.
- Работете като 100% разпределена, отдалечена работна сила, което по своята същност определя начина, по който се осъществява комуникацията и се предоставят актуализациите в цялата компания.
📚 Прочетете повече: Най-добрият софтуер за OKR за екипи
Най-добри практики за асинхронни проверки в цялата компания
Асинхронната комуникация освобождава екипа ви от необходимостта да бъде онлайн през цялото време.
Следователно, ние превърнахме най-добрите практики в списък за проверка – ползвайте го, когато споделяте актуализации в цялата компания асинхронно:
🤝 Определете ясни очаквания
- Определете кои срещи изискват присъствие на живо и кои могат да бъдат гледани по-късно.
- Задайте срокове за отговор (например, спешни актуализации в рамките на 4 часа, стандартни актуализации в рамките на 24 часа).
- Изяснете как служителите трябва да потвърждават актуализациите (коментар, реакция, завършване на задача).
🧠 Централизирайте актуализациите в цялата компания
- Използвайте специален канал за чат в ClickUp за цялата компания.
- Съхранявайте дневен ред, записи, клипове, резюмета и последващи действия на едно място.
- Избягвайте разпръскването на актуализации в имейли, Slack и директни съобщения.
📆 Стандартизирайте повтарящите се актуализации
- Създайте шаблони за документи в ClickUp за тримесечни и месечни срещи на целия екип.
- Използвайте фиксирани секции за показатели, приоритети, рискове и въпроси и отговори.
- Намалете времето за подготовка и помогнете на служителите да знаят какво да очакват всеки път.
💬 Съобразете формата с посланието
- Клипове за демонстрации на продукти и инструкции
- Чат низове за бързи успехи и съобщения
- SyncUps за стратегически актуализации или деликатни дискусии
✅ Автоматизирайте последващите действия
- Създавайте напомняния за гледане на записи или отговаряне на теми
- Архивирайте автоматично решените задачи
Направете срещите с участието на всички наистина включващи с ClickUp SyncUps
Традиционните срещи с участието на всички по принцип изключват някои хора. Който не може да отдели време, пропуска събитието.
С дистанционната работа и географски разпръснатите екипи, асинхронната комуникация е станала също толкова важна.
Компаниите процъфтяват, когато балансират синхронните разговори с асинхронните работни процеси, адаптирани към всяка ситуация.
ClickUp SyncUps ви позволява да получите най-доброто от двата свята. Готови ли сте да замените срещите на Zoom с SyncUps? Регистрирайте се безплатно в ClickUp, за да започнете.