В 10 часа сутринта всички от екипа ви спират работата си, за да се включат в Zoom разговор. Вземат се решения и се изброяват задачите за изпълнение. Двадесет минути по-късно вие ръчно преписвате бележките в таблата за задачи и в инструмента за управление на проекти, за да не пропуснете нищо.
Това е ежедневната среща в Zoom за вас.
Макар Zoom да работи добре за дискусии на живо, в ежедневните събрания има разлика между обсъждането на работата и проследяването й там, където се извършва изпълнението.
ClickUp SyncUps, от друга страна, са по-близо до работата.
Стартирайте SyncUp от ClickUp Chat, записвайте дискусиите и следете изпълнението, свързано с отговорните лица, крайните срокове и задачите, без да пресъздавате контекста в друг инструмент.
Тази промяна е по-важна от всякога, тъй като съвременните екипи работят в различни часови зони, защитават часовете за интензивна работа и се нуждаят от отчетност, за да функционират в рамките на своята система за изпълнение.
И не, не се нуждаете от още едно ежедневно събрание за това.
По-долу ви показваме как да замените ежедневните събрания в Zoom с ClickUp SyncUp.
Защо ежедневните срещи в Zoom губят своето предимство
Ето защо тези 15-минутни събрания в Zoom губят своята ефективност:
Откъсване от реалната работа
Срещите ви откъсват от работата, за да обсъждате работата. Вашият екип прекарва деня в инструменти за управление на проекти и табла със задачи, където всъщност се случва напредъкът. След това те правят пауза, за да опишат устно това, което вече е видимо в тези системи.
Актуализациите, споделени в Zoom срещите, не се синхронизират със статуса на задачите ви. Споменатите пречки не са свързани с действителните зависимости и крайни срокове на задачите. По същество получавате паралелна система за актуализации, която изисква ръчна работа за поддържане.
📚 Прочетете повече: Zoom срещу ClickUp SyncUps, кое е подходящо за вашия екип
📮ClickUp Insight: 27% от участниците в нашето проучване смятат, че седмичните актуализации могат да бъдат заменени с асинхронни алтернативи, а 25% казват същото за ежедневните събрания. Ако тази промяна принуди екипите да използват повече инструменти, това може да доведе до разпръскване на информацията и допълнителни разходи.
ClickUp революционизира работата в екип, като централизира дискусиите чрез коментари, позволява бързи записани актуализации чрез ClickUp Clips и много други – всичко това в една платформа.
💫 Реални резултати: Екипи като Trinetrix са намалили ненужните срещи с 50% благодарение на ClickUp!
Липса на отговорност
Устните ангажименти, поети по време на ежедневните събрания, не са най-ефективният начин да документирате важната информация и ключовите решения или да накарате хората да ги спазват. Въпросите и задачите, обсъждани по време на събранията, са трудни за запомняне.
👀 Знаете ли? Според Work Trend Index на Microsoft неефективните срещи са основният фактор, който нарушава продуктивността. Проучването също така установи, че 57% от хората се затрудняват да наваксат, ако се присъединят късно, 55% казват, че следващите стъпки не са ясни, а 56% казват, че е трудно да обобщят какво се случва.
ClickUp SyncUps намалява тази разлика, когато записвате разговора и генерирате транскрипт и резюме от Clips Hub.
📚 Прочетете още: Най-добрите AI инструменти за срещи и асистенти за срещи
Ако оценявате AI агенти за срещи, гледайте това видео, за да вземете информирано решение:
Разходи за превключване на контекста
Мозъкът ви работи по-усилено при видеоразговори. Това, което за вас може да изглежда като приятелска, неформална среща, за някои членове на екипа може да е умствено изтощително. За такива членове на екипа ежедневните срещи се превръщат в пречка.
Освен това, ежедневните срещи създават когнитивно натоварване, което затруднява възобновяването на дълбоката работа. Може да отнеме от 45 минути до няколко часа, за да насочите продуктивната си енергия след разговор.
👀 Знаете ли? Синдромът на възстановяване след среща е времето и умствената енергия, от които мозъкът ви се нуждае, за да се възстанови след срещи, преди да може да се върне към продуктивна работа. Проучвания в областта на срещите посочват, че връщането към задачите може да отнеме до 45 минути в някои случаи.
Следва строг график
Ако имате географски разпръснат екип, сутрешната среща за някои членове на екипа е време за обобщение за други.
Има ли смисъл да отговаряте на въпроса „Какво ще правя днес?”, когато сте на път да приключите работата си?
Ако вашият екип работи в различни часови зони или с различен график, асинхронният модел на актуализация обикновено е по-реалистичен от фиксираните живи разговори.
Налагането на всички да участват в разговор, като се игнорира естественият им ритъм на продуктивност, създава фалшиво усещане за съгласуваност, да не говорим за умората от Zoom.
👀 Знаете ли? На пръв поглед безобидните срещи в Zoom причиняват пет различни вида умора от срещите: обща, визуална, социална, мотивационна и емоционална. Скалата за изтощение и умора от Zoom (ZEF Scale), разработена от изследователи от Станфорд, измерва научно това явление.
Дълги и неефективни ежедневни срещи
Срещите за кратко обсъждане са предназначени да продължават 15 минути. Когато обаче член на екипа повдигне пречка или проблем (което се случва почти всеки ден), краткото обсъждане може да се превърне в 45-минутна сесия за решаване на проблеми.
Целият ви екип трябва да изслушва разговори, в които участват само 2-3 души. Тези допълнителни минути от ежедневните срещи се натрупват в часове загубено време в продължение на седмици.
📮 ClickUp Insight: ClickUp установи, че 47% от срещите траят един час или повече. Но наистина ли е необходимо толкова време? Защо сме скептични? Само 12% от анкетираните оценяват срещите си като високо ефективни.
Проследяването на показатели като генерирани задачи, процент на изпълнение и резултати може да покаже дали по-дългите срещи наистина носят полза.
Инструментите за управление на срещи на ClickUp могат да ви помогнат! Използвайте ClickUp AI, за да обобщите записаните срещи и да превърнете тези бележки в документи. Споделете документа с другите или го свържете с проследими задачи – всичко това в едно унифицирано работно пространство. Вижте кои срещи действително дават резултати и кои просто отнемат време от деня на вашия екип!
Спад в ангажираността
Срещите бяха създадени, за да координират работата и да подобрят сътрудничеството. Въпреки това, 55% от работниците признават, че проверяват имейлите си по време на срещите. Те не са виновни за това.
Срещите за обсъждане губят ефективността си, когато едни и същи пречки и проблеми започват да се появяват всеки ден без видимо решение. Тази инфографика от Zippia показва, че срещите рядко са 100% продуктивни (или дори наполовина).
Означава ли това, че трябва да преустановите изцяло ежедневните срещи? Не съвсем. Но има начини да ги направите по-продуктивни.
Как? Нека ви покажем по-долу.
Какво е ClickUp SyncUp и как работи за екипите?
ClickUp SyncUp е инструмент за срещи и сътрудничество, базиран на изкуствен интелект, който ви позволява да започвате незабавни аудио и видео разговори в работната си среда в ClickUp.
Можете да стартирате SyncUp от канал за чат в ClickUp или от директно съобщение, включително чрез командата /SyncUp.
🚀 Предимство на ClickUp: С помощта на Talk-to-Text членовете на екипа могат да говорят за напредъка, препятствията или следващите стъпки. ClickUp BrainGPT преобразува речта в използваем текст в целия ви работен процес, което намалява трудностите при писането на актуализации.
ClickUp BrainGPT твърди, че работи по-бързо от писането на клавиатура и спестява време всяка седмица. Ако използвате тези цифри, запазете формулировката „средно“ и добавете линк към продуктовата страница на ClickUp.
ClickUp BrainGPT твърди, че работи по-бързо от писането на клавиатура и спестява време всяка седмица. Ако използвате тези цифри, запазете формулировката „средно“ и добавете линк към продуктовата страница на ClickUp.
Как ClickUp SyncUp замества ежедневните събрания
За екипи, които търсят изход от ежедневните Zoom срещи и ежедневните standup срещи, SyncUp предлага перфектен компромис.
Ето защо това е най-добрата алтернатива на Zoom за срещи и видеоконференции 👇
1. AI транскрипции и резюмета, предлагащи обобщение на срещата
За разлика от ежедневните събрания в Zoom, записаните SyncUps запазват всяка бележка, видео и ключово решение достъпни дълго след приключването на разговора. Всичко остава в същото работно пространство, където се намират вашите проекти.
Можете да получите достъп до транскрипции и резюмета на записаните SyncUps от Clips Hub.
След това имате ClickUp Brain, който може да действа и като AI транскриптор и да ви дава отговори в контекста на работното пространство.
Членовете на екипа, които не са могли да присъстват на срещата, могат да получат кратко резюме, без да се налага да гледат целия запис.
⭐ Бонус: С ClickUp Enterprise Search можете да извличате информация за секунди, използвайки команди на естествен език.
Например, ако сте били в отпуск в продължение на една седмица, можете просто да помолите AI асистента да ви предостави подробности за срещите и задачите от SyncUp от миналата седмица.
📚 Прочетете още: Как да използвате AI за видеоразговори
2. Вградена отчетност и прозрачност
Можете да стартирате SyncUp от всеки DM или канал в ClickUp Chat, като съхранявате срещи, дискусии, проекти и задачи на едно място.
Всички, които следят този канал, разполагат с пълния контекст. Не се губи време в търсене на информация в различни инструменти.
В чата можете да:
- Организирайте дискусиите по теми или проекти с помощта на низови разговори и улеснете проследяването на обратната връзка и последващите задачи.
- Маркирайте членовете на екипа с @mention във всяка нова задача, за да ги уведомите.
- Чатвайте насаме, като използвате Direct Message (за индивидуални синхронизации) или създайте специални канали за обсъждане на проекти.
Когато става въпрос за асинхронни актуализации, можете да запишете клип в ClickUp. Това работи добре за представяне на идеи, споделяне на обратна връзка и асинхронни проверки.
Всеки може да коментира видеото, да добавя бележки с времеви отметки и да продължава разговора асинхронно. Можете дори да споделите клипа в Docs, Chat или Comments.
Вашите колеги могат да гледат обратната връзка в удобно за тях време.
Гледайте това видео, за да разберете как можете да добавите коментар с времева марка към записите в SyncUp:
Вижте, SyncUps решава основен проблем с ежедневните срещи в Zoom: устните актуализации се забравят лесно и е трудно да се свържат с проследима работа. SyncUps поддържа разговора близо до задачите и проследяването им.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за водене на бележки за по-добра организация
3. Гъвкавост за хибридни и глобални екипи
Ежедневните събрания предполагат, че всички могат да се явят по едно и също време. Това обаче не работи за хибридни и глобални екипи, разпръснати в различни часови зони и с различни работни графици.
ClickUp SyncUp премахва това ограничение. Някои членове на екипа могат да се присъединят на живо, когато това е целесъобразно. Други могат да допринесат асинхронно чрез записани актуализации, гласови бележки или клипове.
Всички продължават да участват, без да е необходимо да са онлайн по едно и също време. `
Освен това, членовете на екипа могат да прегледат записите, транскриптите или резюметата, за да се запознаят с контекста.
Актуализациите, решенията и препятствията остават достъпни в задачите, документите и чата – готови, когато всеки член на екипа започне деня си.
Стъпки за преход от Zoom Standups към ClickUp SyncUp
За начало, трябва да използвате ClickUp, за да се възползвате от предимствата на ClickUp SyncUp.
ClickUp, първото в света конвергентно AI работно пространство, обединява цялата ви работа, приложения, данни и работни процеси.
Ето как да преминете от ежедневните срещи в Zoom към ClickUp SyncUp.
1. Проверете настоящите практики за ежедневни срещи и проблемните точки
Проведете анкета сред екипа си и проверете ежедневните срещи по следните параметри:
| Аудит аспект | Какво да проверите |
|---|---|
| Време | Средна продължителност на събранията, време за подготовка за събиране на актуална информация и дали времевият интервал е подходящ за всички часови зони |
| Ангажираност | Тенденции в присъствието, кои участници са активни и кои пасивни, и дали мултитаскингът е често срещано явление |
| Приложими резултати | Повтарящи се пречки, степен на изпълнение на задачите и дали ангажиментите се превръщат в задачи |
| Качество на дискусията | Независимо дали форматът остава в „статус“ или се превръща в решаване на проблеми, за което е необходима само част от хората |
| Смяна на контекста | Независимо дали форматът остава в „статус“ или се превръща в решаване на проблеми, за което е необходима само част от хората |
До края на този одит трябва да имате конкретни отговори на тези 4 параметра:
- Необходими ли са редовните ежедневни срещи или екипът ви ще има полза от тематични срещи няколко пъти седмично?
- Синхронните ежедневни срещи предлагат ли предимства, които асинхронните срещи за обсъждане на статуса не могат да предложат?
- Кои конкретни аспекти – решаване на проблеми, преодоляване на пречки, съгласуване на напредъка, вземане на решения – действително изискват разговори в реално време?
- Помощни ли са ежедневните срещи за координацията или са се превърнали в ритуал, който екипът ви следва без да задава въпроси?
2. Определете новия протокол за ежедневните срещи
След като разберете какво трябва да се случи по време на събранието, определете протокол, който да го подкрепя.
Някои екипи запазват традиционната структура на ежедневните срещи, но ги преместват в асинхронен режим.
Други приемат хибридна комуникация на работното място: асинхронни актуализации по подразбиране, SyncUps на живо само когато са необходими дискусии или решения.
Тук ClickUp Chat и SyncUp се съчетават. Чатът се превръща в пространство за непрекъснато сътрудничество и проследяване, докато SyncUps се занимава със структурирани проверки, записи, обобщения и действия, без да налага на всички да участват в ежедневни Zoom срещи.
⭐ Бонус: Задайте правила за комуникация по време на ежедневните срещи за екипа. Те могат да бъдат толкова прости, колкото 👇
Използвайте асинхронни актуализации, когато:
- Споделяне на напредъка или статуса
- Оповестяване на неспешни пречки
- Предоставяне на рутинни актуализации
Използвайте SyncUps, когато:
- Блокиращият фактор се нуждае от незабавно разрешаване
- Вземането на решение изисква обсъждане в реално време
- Множество заинтересовани страни се нуждаят от съгласуваност
Използвайте клипове, когато:
- Контекстът е важен, но времето не е
- Трябва да обясните нещо визуално или устно
- Не е възможно присъствието на живо
Използвайте тематични SyncUps за:
- Сесии, фокусирани върху решаването на проблеми
- Седмично планиране
- Ретроспективи
📚 Прочетете още: Най-добрите платформи за чат за асинхронна комуникация
3. Настройте първия си SyncUp
Можете да стартирате SyncUp директно от:
- Канал
- DM
- Всяко място, където е активиран ClickUp Chat
За да запишете сесията си, натиснете иконата за запис.
Можете да добавите участници, като споделите линка на SyncUp или ги поканите.
4. Обучете членовете на екипа как да използват ClickUp SyncUp
Уверете се, че екипът ви знае как да използва SyncUps:
- Как да стартирате и да се присъедините към SyncUp: Напишете/SyncUp във всеки канал или DM, или кликнете върху иконата за обаждане.
- Как да запишете SyncUp: Активирайте записването в началото на разговора, за да получите автоматичен транскрипт и AI обобщение след това.
- Как да свържете задачите с SyncUp: Кликнете върху иконата с три точки в съобщението SyncUp и изберете „Добави връзка“, за да свържете съответната работа. Използвайте персонализирани статуси и персонализирани полета, за да проследявате напредъка.
- Как да споделите екрана си в SyncUp: Използвайте споделянето на екрана по време на разговора, за да прегледате документи или да разрешите проблеми заедно.
- Как да получите достъп до записите и да добавите коментари: Записите се съхраняват в Clips Hub. Отворете всеки запис, за да видите транскрипцията, да генерирате AI обобщения или да оставите коментари с времеви отметки.
Уверете се, че екипът ви е настроил правилно известията, за да не пропуска обаждания, когато е необходима координация.
📚 Прочетете още: Най-добрият софтуер за споделяне на екран за дистанционни срещи
💡 Професионален съвет: Използвайте Super Agents, AI-задвижваните съотборници на ClickUp. Те са създадени, за да спестят време, да повишат производителността и да се адаптират към вашата работна среда с интелигентни и човекоподобни взаимодействия.
Супер агентите се отличават в работни процеси като тези:
- Креативни брифинги: Изготвяне на креативни брифинги, използвайки контекста на задача или чат, включително практически подобрения за стандартизиране на приемането и ускоряване на одобренията.
- Кратко описание на функциите: Превръщане на заявките за функции в структурирани брифинги, което позволява на Agile екипите да съгласуват обхвата, да оценяват времето ефективно и да намалят преработката.
- Последващи имейли: Превръщане на бележките от срещите на AI Notetaker в кратки, готови за клиента последващи имейли, в които се записват решенията, отговорните лица и крайните срокове за ясни следващи стъпки.
Превключване между Zoom разговори и ClickUp SyncUps
Може би не сте готови да се откажете напълно от Zoom. Ако вашият екип все още разчита на Zoom за външни разговори или големи уебинари, интеграцията на ClickUp Zoom може да ви помогне да намалите превключването между контексти.
Можете също да записвате аудио и видео разговори в Zoom. Въпреки това, за да можете да публикувате транскрипции в ClickUp след всеки разговор, е необходимо да имате платен акаунт Zoom Professional.
За вътрешни ежедневни срещи SyncUps често са по-практични. Запишете SyncUp, достъпете транскрипта в Clips Hub и използвайте ClickUp AI, за да обобщите срещата.
Прехвърлете обобщението в документ с едно кликване, след което превърнете текста на документа в задачи, за да не пропуснете нито една задача.
🧠 Интересен факт: Световният рекорд на Гинес за най-голямата среща в Zoom беше поставен през юли 2024 г., когато над 20 000 участници се присъединиха към едно обаждане за онлайн събитие.
📚 Прочетете още: Как да правите автоматично бележки в Zoom Meetings?
Предимства на използването на ClickUp SyncUp пред Zoom
Имате нужда от кратко обобщение защо SyncUps са по-добри от Zoom срещите за ежедневните събрания? 👇
- Вградена отчетност при създаване на задачи: Използвайте ClickUp Brain или приложението BrainGPT, за да превърнете точките от дискусията в задачи с крайни срокове, превръщайки всяко задължение в проследима работна задача.
- Намалява разходите за превключване на контекста: Стартирайте разговори директно от работното пространство, където се намират вашите задачи и проекти, като елиминирате загубата на производителност от преминаването между Zoom и вашия инструмент за управление на проекти.
- Търсима история на срещите, свързана с работата: Записите се съхраняват в Clips Hub за бърз достъп, с транскрипции и резюмета за бърза справка.
- Без допълнителни разходи за планиране: SyncUps ви позволява да координирате незабавно проблеми, които се нуждаят от бързо решение, без да се налага да сменяте инструменти или да планирате среща
- Проследяване на производителността: Проследяването на задачите в ClickUp ви дава пряк поглед върху напредъка на екипа по отношение на неговите ангажименти.
📚 Прочетете още: Как да подобрите сътрудничеството на работното място
Пример: Маркетинг екип, който използва ClickUp SyncUp вместо Zoom
За да видите как работи това на практика, нека разгледаме един реален пример.
Един маркетинг екип провежда динамична коледна кампания и замества ежедневните срещи в Zoom с ClickUp SyncUp.
Споделяйте актуализации на кампаниите, без да забавяте изпълнението
По време на коледната кампания работата се движи бързо. Календарите с съдържание, рекламните творби, целевите страници и потоците от имейли са в движение едновременно.
Вместо да събирате всички на ежедневна среща в Zoom, всеки член на екипа споделя актуализации в специален документ или задача. Когато е необходима синхронизация, екипът може да премине към SyncUp, без да напуска ClickUp, и да прегледа актуализациите в реално време.
Прегледите на дизайна и одобренията на копията се публикуват директно срещу съответните задачи.
Вижте автоматично обобщени данни за напредъка на кампанията и препятствията
След като постъпват актуализации, екипът използва ClickUp Brain, за да ги събере в ясни, на ниво кампания, прозрения.
Маркетинг мениджърът не трябва да превърта съобщенията или да участва в разговори, за да разбере какво се случва. Той може да види обобщения като „Календарът за SEO съдържание е готов“, „Коледните рекламни материали са в процес на преглед“ или „Текстът на имейла очаква окончателно одобрение“.
Прегледайте цялата кампания на едно място
Маркетинг мениджърът преглежда напредъка на кампанията на едно място – ClickUp.
Всички актуализации, решения и пречки се намират в ClickUp. Ако нещо изисква внимание, мениджърът може да се заеме директно със задачата или да стартира SyncUp само с участието на съответните заинтересовани страни.
Останалите членове на екипа продължават да работят без ненужни срещи.
Наваксайте незабавно, ако пропуснете ден по време на натоварена седмица на стартиране.
Ако вашият маркетинг мениджър отсъства за един ден или е ангажиран с поредица от срещи, той няма да изостане.
Помолете ClickUp Brain да покаже всички пропуснати актуализации. За секунди те получават кратко резюме на това, което е изпратено, какво е блокирано и какво се нуждае от решение. Всичко това, без да гледате записи или да преследвате хората за актуализации.
Преосмислете ежедневните срещи с ClickUp SyncUp
Комуникацията трябва да улеснява координацията, а не да създава смущения.
Ако екипът ви все още обсъжда всеки ден едно и също препятствие или рецитира актуализации като домашно задание, това е знак, че ежедневните срещи се нуждаят от промяна.
С ClickUp SyncUp получавате комуникационен инструмент, който работи директно във вашето работно пространство. Не е необходимо да сменяте инструменти, да създавате контекст или да се притеснявате за превръщането на устни ангажименти в проследими задачи. Изцяло свързаното работно пространство на ClickUp превръща координацията и изпълнението в един непрекъснат поток.
Искате да замените ежедневните срещи в Zoom с SyncUps? Опитайте ClickUp SyncUps веднага.
Често задавани въпроси
SyncUp е вграден директно в работната среда на ClickUp, където вече се намират вашите задачи, документи и проекти. Тук можете да стартирате разговори, без да сменяте инструменти или да пресъздавате контекста. Loom, от друга страна, предлага еднопосочно видеозаписване, отделено от реалната ви работа. Slack нишките са част от по-широкото комуникационно предложение на Slack.
SyncUps са достъпни за всички планове, след като активирате ClickUp Chat. Достъпността и ограниченията могат да варират в зависимост от плана с течение на времето.
Асинхронните ежедневни срещи позволяват на членовете на екипа в различни часови зони да допринасят, без да се налага на всички да се съобразяват с един и същ график. Хората могат да споделят новини по време на продуктивните си часове, без да прекъсват работата си, а всичко, обсъдено по време на разговора, се записва.
ClickUp AI може да генерира транскрипти и резюмета за записани SyncUps от Clips Hub, а след това да ви помогне да извлечете ключови решения и действия, без да гледате целия запис.
SyncUp се намира директно във вашето работно пространство в ClickUp. Можете да стартирате разговори от всеки канал или DM и да свържете съответните задачи и документи, така че дискусиите да се провеждат успоредно с реалната работа. Всеки SyncUp се свързва автоматично с изпълними задачи, превръщайки устните ангажименти в проследими задачи.
В много екипи, да. SyncUps и асинхронните актуализации могат да намалят необходимостта от повтарящи се срещи, особено когато актуализациите и решенията са свързани с задачи и са видими на едно място. Използвайте SyncUps на живо, когато е необходима дискусия в реално време.