Кой би помислил преди десет години, че софтуерът може да чете ръчно изписани фактури, да извлича данни за доставчиците, да сравнява поръчки за покупка и да одобрява плащания без човешка намеса?
И все пак, ето ни тук.
Финансовите екипи спестяват хиляди часове чрез автоматизиране на работни процеси, които преди заемаха цялото време на цели отдели. Според проучване на списание CFO, приблизително 36% от американските компании са отчели спестявания от почти 10 часа седмично благодарение на автоматизацията, или повече от 500 часа годишно.
Какво се промени? Лесният достъп до изкуствен интелект и неговата интеграция с традиционните системи за автоматизация, базирани на правила. Тази интеграция отвори възможности, които обхващат всички бизнес функции.
Въпросите вече не са „Трябва ли да автоматизираме бизнес процесите?“, а „Как да автоматизираме процесите с помощта на изкуствен интелект, за да постигнем оперативна ефективност?“.
Ако искате да автоматизирате бизнес процесите си с изкуствен интелект, създадохме този наръчник за вас.
Защо да автоматизирате процесите с изкуствен интелект?
Най-новите данни показват, че над 66% от предприятията са автоматизирали поне един бизнес процес.
Например, организациите, които внедряват RPA за автоматизиране на задачи, отчитат подобрение на възвръщаемостта на инвестициите от 30% до 200% през първата година от внедряването.
Някои от основните предимства, които наблюдаваме при автоматизацията с изкуствен интелект, включват:
- Намаляване на грешките: Елиминирайте скъпоструващите грешки при обработката на фактури, въвеждането на данни и регистрирането на клиенти, които обикновено изискват часове ръчна корекция.
- 24/7 операции: Поддържайте критичните процеси извън работното време, от отговори на клиентска поддръжка до обработка на поръчки и актуализиране на запасите.
- Оптимизация на ресурсите: Пренасочете квалифицираните служители от рутинни задачи като ръчно въвеждане на данни към стратегическа работа, която стимулира растежа на приходите.
- Поддържа мащабируемост: справяйте се с увеличената натовареност по време на пиковите сезони или растежа на бизнеса, без да увеличавате броя на служителите или разходите за извънреден труд.
- Стандартизирано качество: Поддържайте последователно изпълнение на процесите във всички отдели, като елиминирате вариациите, които създават разлики в клиентското преживяване.
- По-бързо вземане на решения: Анализирайте данни и генерирайте информация за минути, а не за дни, което ви позволява да реагирате по-бързо на промените на пазара.
📮 ClickUp Insight: 34% от работниците казват, че най-голямата пречка пред автоматизацията е несигурността относно това кои инструменти да използват. Макар че много от тях искат да работят по-умно, те са претоварени от избора и им липсва увереност да направят първата стъпка. 😓
ClickUp премахва тази объркване, като предлага интуитивни, лесни за използване AI агенти, които могат да автоматизират работата ви в рамките на една платформа – без да се налага да използвате няколко инструмента. С функции като ClickUp Brain, нашия AI асистент, и персонализирани AI агенти, екипите могат да автоматизират процесите, да планират, да определят приоритети и да изпълняват задачи без да се налага да притежават напреднали технически познания или да използват прекалено много инструменти. Вижте го в действие тук. 👇🏼
💫 Реални резултати: Lulu Press спестява 1 час на ден на всеки служител, използвайки ClickUp Automations, което води до 12% увеличение на общата ефективност на работата.
Какви процеси можете да автоматизирате с изкуствен интелект?
Автоматизацията с изкуствен интелект обхваща както прости, повтарящи се задачи като въвеждане на данни и отговори на имейли, така и интелигентна автоматизация на сложни, многопластови процеси, като оптимизация на веригата за доставки и предсказуема аналитика.
Ето разбивка на най-често срещаните бизнес процеси, които можете да автоматизирате в различните отдели с помощта на изкуствен интелект:
Обслужване на клиенти и операции по поддръжка
Екипите за обслужване на клиенти обработват голям обем повтарящи се запитвания от клиенти, които следват предсказуеми модели. Автоматизацията на задачите с изкуствен интелект може да разреши най-често срещаните проблеми без човешка намеса, като ескалира сложните проблеми към съответните лица.
Ключови възможности за автоматизация:
- Маршрутизиране на билети и определяне на приоритети: Автоматично категоризирайте и разпределяйте билетите за поддръжка въз основа на съдържанието и спешността им.
- Възстановяване на пароли и проблеми с акаунти: Решавайте рутинни проблеми с акаунти чрез автоматизирани работни процеси.
- Проследяване на поръчки и актуализации на статуса: Предоставяйте отговори в реално време на запитвания без участието на оператор, за да подобрите удовлетвореността на клиентите.
- Отговори на често задавани въпроси и основни запитвания: Използвайте чатботове, задвижвани от изкуствен интелект, за незабавни и точни отговори.
- Анализ на настроенията: Идентифицирайте разочарованите клиенти, дайте приоритет на техните случаи и реагирайте бързо на обратната връзка от клиентите.
Функции като AI Assign и AI prioritize в ClickUp могат да ви помогнат в случаи като тези:
🧠 Знаете ли, че... Според прогнозата на Gartner, агентното изкуствено интелект ще разрешава автономно 80% от често срещаните проблеми в обслужването на клиенти без човешка намеса.
Финанси и операции
Финансовите процеси включват големи обеми структурирани данни и решения, основани на правила. Автоматизацията с изкуствен интелект намалява грешките и ускорява обработката на транзакциите, като например валидиране на фактури, съгласуване на разходи и обработка на плащания, като по този начин осигурява по-бързо приключване и по-добро съответствие с изискванията.
Ключови възможности за автоматизация:
- Обработка на фактури: Извличане на данни от фактури и съпоставянето им с поръчки за покупка
- Проверка на отчети за разходи: Проверявайте разписките спрямо фирмените политики и одобрявайте рутинни заявки.
- Сметки за плащане/събиране: Управлявайте графиците за плащане и процесите по събиране
- Откриване на измами: Следете транзакциите за подозрителни модели в реално време.
- Финансова отчетност: Генерирайте редовни отчети въз основа на анализ на данни и документация за съответствие.
💡 Професионален съвет: Можете да използвате ClickUp Brain, за да генерирате персонализирани правила за обработка на данните от фактурите.
Задачи, свързани с продажбите и маркетинга
Екипите по продажби и маркетинг често се затрудняват с събирането на данни, квалифицирането на потенциални клиенти и надзора на кампаниите. Автоматизацията – било то за оценяване на потенциални клиенти или за последващи действия – премахва тази натоварена работа, ускорява работните процеси и осигурява по-персонализирани кампании с по-висока конверсия.
Ключови възможности за автоматизация:
- Оценяване и квалифициране на потенциални клиенти: Автоматично класифициране на потенциални клиенти въз основа на поведението и демографските данни
- Имейл маркетингови кампании: Персонализирайте съдържанието и препоръките за пазаруване въз основа на данните за клиентите.
- Планиране на социални медии: Планирайте и публикувайте съдържание на различни платформи.
- Сегментиране на клиентите: Групирайте клиентите според моделите на поведение за целеви кампании.
👀 Знаете ли, че... Потребителите на ClickUp Brain могат да избират измежду множество външни AI модели, включително GPT-4, Claude и Gemini, за различни задачи, свързани с писане, разсъждения и кодиране, директно в платформата ClickUp.
Човешки ресурси и администрация
Екипите по човешки ресурси управляват повтарящи се работни процеси, свързани с наемането, въвеждането в работата, обучението и управлението на служителите.
Ключови възможности за автоматизация:
- Преглед на автобиографии: Филтрирайте кандидатите въз основа на изискванията за длъжността и квалификациите
- Планиране на интервюта: Координирайте наличността между кандидатите и мениджърите по наемане на персонал.
- Въвеждане на нови служители: Насочвайте новоназначените служители през документите и работните процеси за обучение.
- Напомняния за преглед на представянето: Планирайте и проследявайте завършването на редовните оценки.
- Регистрация за социални придобивки: Помогнете на служителите да се ориентират в опциите и да завършат регистрацията
Почти 90% от ИТ специалистите съобщават, че са наблюдавали увеличен растеж на бизнеса си благодарение на автоматизацията на различни процеси. С средна възвръщаемост на инвестициите от 240%, автоматизацията на бизнес процесите е наистина една от най-влиятелните инвестиции за съвременните предприятия.
📚 Прочетете повече: Най-добрите AI инструменти за мисловно картографиране за творчество и организация
Как да автоматизирате процесите с изкуствен интелект
Ето как можете да автоматизирате работните си процеси с изкуствен интелект.
Ще ви покажем как ClickUp, първото в света конвергентно AI работно пространство, ви помага на всеки етап от процеса.
1. Идентифицирайте процесите, подходящи за автоматизация
Не забравяйте, че не всяка задача се нуждае от изкуствен интелект. Най-подходящи за автоматизация са повтарящите се, основани на правила и отнемащи много време задачи.
Започнете с въпроса:
- Тази задача следва ли ясен набор от стъпки?
- Разчита ли на структурирани данни или входни данни?
- Отнема ли това часове, без да добавя значителна стойност от човешката креативност?
Ето някои примери за автоматизация на работния процес:
- Обработка на заплати или въвеждане на данни за клиенти: изкуственият интелект може да анализира структурирани данни, да намали човешките грешки и да съкрати времето, прекарано в ръчни актуализации.
- Квалификация или маршрутизиране на потенциални клиенти: Критерии, базирани на правила, като длъжност, отрасъл или поведение на уебсайта, могат да бъдат автоматизирани за по-бърза реакция.
- Управление на пощенската кутия: Повтарящите се заявки за поддръжка или имейли от клиенти могат да бъдат сортирани, маркирани или отговорени с помощта на AI подсказки.
Друга често срещана категория са повтарящите се задачи по приемане на информация. Те могат да включват събиране на заявки и обратна връзка от клиенти, проблеми с обслужването или билети за поддръжка.
С ClickUp Forms можете да записвате тези задачи и информация. Комбинирайте го с Custom Fields или AI Fields в ClickUp, за да маркирате, сортирате и препращате автоматично входящите данни към правилния човек или списък.
Например:
- Формуляр за подаване на заявка за проблем с фактуриране може да бъде автоматично маркиран с етикет „Финанси“, отбелязан като „Спешно“ и директно възложен на вашия счетоводен екип.
- Заявка от клиент за творчески ревизии може да задейства нова задача с подходящ приоритет и отговорно лице въз основа на името на клиента или кода на проекта.
📚 Прочетете още: 25+ примера за мисловни карти
2. Начертайте текущия си работен процес
На този етап бихте искали да създадете подробно визуално представяне на бизнес процесите, които планирате да автоматизирате с AI. Можете да го направите, като използвате инструменти за картографиране на процеси, като блок-схеми, диаграми на работния процес или дори нещо толкова просто като лепкава бележка.
За функциите за структуриране и сътрудничество обаче препоръчваме да използвате софтуер за моделиране на процеси.
Документирайте всяка стъпка в настоящия си работен процес (от начало до край), включително:
- Стартиращи тригери, които инициират процеса, т.е. регистрация на нов клиент, получена фактура
- Решения, при които се изисква избор или одобрение, т.е. преглед от мениджъра, проверка на бюджета
- Поредици от задачи, показващи реда на дейностите
- Въвеждане и извеждане на данни на всеки етап, т.е. данни от формуляри, отчети и актуализации на статуса.
- Предаване на задачи между членове на екипа или отдели
- Времеви изисквания за всяка стъпка, т.е. 24-часов прозорец за одобрение
При картографирането на процесите е от съществено значение да се включат членовете на екипа, които действително ще изпълняват процеса. Техните наблюдения често разкриват това, което SOP пропускат – ръчни решения, пропуснати стъпки или зависимости, които не са документирани, но са от решаващо значение за успеха на автоматизацията.
Що се отнася до други липсващи информации, ClickUp Brain може да ви помогне. Той може без усилие да извлича информации от стенограми от срещи, чатове с клиенти, коментари към задачи или ClickUp Docs и да преобразува неструктурирани данни в постепенен работен процес. След това, като направите още една стъпка напред, можете да помолите Brain да генерира изображения за вашите диаграми на работния процес.
🛠️ Набор от инструменти: Обмислете използването на шаблона за картографиране на процеси на ClickUp, за да планирате всяка стъпка от задействането до действието. Той ви помага да изясните прехвърлянията, зависимостите и решенията. Ще можете да визуализирате секциите, в които изкуственият интелект е подходящ, и тези, в които човешкият принос все още е важен.
С този шаблон можете да:
- Визуално дефинирайте структурата на работния процес: Избройте типа на картата на процесите (напр. диаграма с плувни коридори), която ще използвате, за да представите ролите, отговорностите и потока от задачи в различните отдели.
- Изяснете целите: С полето „Процесна програма“ (напр. „Производствен процес“) можете да съгласувате с всички участници какво се опитва да постигне работният процес, преди да започнете оптимизирането или автоматизацията.
- Подгответе се за идентифициране на възможности за автоматизация: Например, дадена стъпка не се нуждае от човешка проверка. Изкуственият интелект може да я изпълни.
- Ръководи екипа, като създаваш подробни подзадачи: Можеш да установиш срокове, да определиш отговорности и да разпределиш задачите на членовете на екипа.
3. Изберете подходящите инструменти за автоматизация с изкуствен интелект
Преди да изберете инструмент, е важно да разберете, че различните процеси изискват различни подходи.
Видът изкуствен интелект, който използвате, трябва да зависи от проблема, който решавате, и от данните, с които работите.
Ето най-често използваните техники за изкуствен интелект, които ще изпълнявате с роботизирана автоматизация на процесите (RPA), за да автоматизирате цели работни потоци:
| Техника | Какво прави | Къде е полезно |
|---|---|---|
| Обработка на естествен език (NLP) | Интерпретира, обобщава и отговаря на човешкия език | Автоматизиране на сортирането на имейли, билетите за поддръжка и обобщенията на договори |
| Машинно обучение (ML) | Усвоява модели от исторически данни, за да прави прогнози или взема решения. | Оценяване на потенциални клиенти, прогнозиране на запасите и откриване на измами |
| Компютърно зрение | Извлича и интерпретира информация от изображения, PDF файлове или сканирани документи. | Обработка на фактури, валидиране на идентификационни документи и работни процеси за визуална проверка |
| Усилващо обучение | Подобрява решенията с течение на времето, използвайки обратни връзки | Оптимизиране на логиката за извличане на данни, потоците за валидиране на входните данни и последователните задачи за вземане на решения |
| Агентно изкуствено интелект | Изпълнява многоетапни действия автономно, за да постигне определена цел. | Маршрутизиране на работния процес, автоматизация на задачите и цялостна оптимизация на задачите |
Сега, въз основа на вашите изисквания към процесите (т.е. подобряване на работния процес, опростяване на продажбите, оптимизиране на маркетинга), изберете инструмент, като се съобразите с тези ключови критерии за избор:
- Възможности за интеграция: Потърсете инструменти и API, които се интегрират лесно с настоящия ви софтуерен пакет, за да намалите сложността на внедряването.
- Мащабируемост и гъвкавост: Изберете платформи, които могат да се справят с нарастващия обем на транзакциите и да разширят автоматизацията в различни отдели и процеси.
- Леснота на използване: Дайте предимство на лесни за използване платформи с интерфейси за плъзгане и пускане, визуални инструменти за създаване на работни процеси и минимални изисквания за кодиране.
- Структура на разходите: В идеалния случай бихте искали да използвате инструмент за автоматизация, който расте заедно с вас. Вземете предвид и цените на потребител, разходите за автоматизация на база обем, лицензите за предприятия, времето за обучение и разходите за внедряване.
Въпреки това, една от основните причини за неуспеха на внедряването на изкуствен интелект е, че инструментите не комуникират помежду си.
Ако използвате ClickUp за управление на проекти, ClickUp Integrations запълва тази празнина, а изкуственият интелект на ClickUp разполага с контекста на всеки от тези инструменти. Можете да свържете над 1000 инструмента, включително Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub и Zoom.
🌟 Бонус: Работата с множество AI инструменти ще забави вашите екипи. Като самостоятелно AI супер приложение от ClickUp, Brain MAX слага край на това. То централизира AI взаимодействията в едно приложение. То познава вашия работен контекст и елиминира излишните усилия като копиране и поставяне.
4. Картографиране и проектиране на автоматизирания работен процес
Сега можете да превърнете настоящата си карта на процесите в автоматизиран работен процес, задвижван от изкуствен интелект. Тази стъпка преодолява разликата между разбирането на това, което правите сега, и проектирането на това, с което ще се занимават системите за изкуствен интелект.
Можете да започнете с идентифициране на точките на вземане на решения, където изкуственият интелект може да замести човешката преценка, т.е. несложни задачи.
Например, настоящият ни процес включва ръчно преразглеждане на разходни отчети под 500 долара. Можете да създадете правило за изкуствен интелект, който да ги одобрява автоматично, като маркира по-високите суми за преразглеждане от човек.
| Тип работни процеси | Тригер | Условие | Действие |
|---|---|---|---|
| Дайте приоритет на задачите с висока важност | Създадена е нова задача | Поле по избор = Висок приоритет | Автоматично присвояване на ръководител на екип → изпращане на известие в чата |
| Разпределяйте задачите въз основа на типа на заявката | Изпратена е форма за поддръжка | Форма на текста съдържа „възстановяване на парола” | Задайте статуса на задачата на В процес → изпратете автоматичен имейл чрез Email ClickApp |
| Ускорете забавената работа | Задачата остава отворена | Статус = Нерешен след 24 часа | Ескалирайте задачата до проектния мениджър → уведомете го незабавно |
В този момент ClickUp Automations, AI Agents и ClickUp Brain работят заедно, за да ви помогнат да превърнете тези ръчни работни процеси в логически последователности в рамките на вашето работно пространство.
AI агентите на ClickUp служат като интелигентни партньори за автоматизация, премахвайки сложността, която обикновено се изисква за изграждането на многоетапни работни процеси. Вместо ръчно да подреждате тригери, условия и действия, можете да активирате агент, да дефинирате желания резултат и да оставите ClickUp Brain да се погрижи за логиката зад кулисите. Вашите агенти могат:
- Автоматично тълкуване на контекста: Те четат задачи, коментари, формуляри и полета, за да разберат какво трябва да се случи след това.
- Автономно действие: актуализиране на статуси, възлагане на собственици, генериране на отговори, пренасочване на задачи или ескалиране на проблеми – без да е необходимо да конфигурирате всяка стъпка.
- Адаптиране към реалната работа: Те се настройват въз основа на съдържанието, спешността и моделите, така че работните процеси продължават да се движат, дори когато входните данни се променят.
- Намаляване на времето за настройка: Няма нужда от дълги вериги от правила; използвайте ClickUp Brain, за да определите правилната последователност от действия.
Накратко, AI агентите ви дават възможност за напреднала автоматизация без да се налага да създавате сами сложни автоматизации, което прави работното ви място по-умно, по-бързо и по-лесно за поддържане.
Проектирайте автоматизирания си работен процес за повтарящи се задачи, като използвате следните основни компоненти:
Тригери и условия: Определете какво стартира автоматизацията и какви правила трябва да бъдат спазени.
Поток и обработка на данни: ClickUp Custom Fields + Automations ви позволяват да валидирате, маркирате и препращате данни към подходящия екип или списък.
Логика на вземане на решения и маршрутизиране: Използвайте последователности от типа „ако това, то онова“, за да възпроизведете бизнес логиката си и да автоматизирате често срещани решения.
Обработка на изключения: Автоматизацията може да добавя коментари, да преразпределя задачи или да уведомява хората, когато нещо се повреди или се налага преразглеждане.
Ето пример за работния процес на AI Automation, който използва агенти:
📚 Прочетете повече: Вашият наръчник за управление на работния процес
5. Обучете или конфигурирайте вашата AI система
Повечето съвременни инструменти за автоматизация се предлагат с предварително обучени модели на изкуствен интелект, които можете да конфигурирате, вместо да ги обучавате от нулата. В такива случаи свързвате съществуващите си системи (напр. CRM) с инструменти за изкуствен интелект, настройвате бизнес логиката и започвате да тествате автоматизацията.
Въпреки това, за персонализирани AI модели, които изискват обучение, ще трябва да обучите моделите с конкретни данни. Процесът включва:
- Подготовка на данни: Почистете и организирайте историческите данни, които представят моделите на вашите процеси.
- Избор на функции: Идентифицирайте кои данни са най-релевантни за вземането на решения.
- Обучение на модели: Използвайте алгоритми за машинно обучение, за да се учите от историческите си модели.
- Тестване за валидиране: Проверете дали моделът работи точно с данни, които не е виждал преди.
В ClickUp, ClickUp Tasks действа като изпълнителен слой за AI автоматизация. Комбинацията ClickUp Brain + ClickUp Tasks:
- Автоматично създаване на задачи от AI тригери (например, потенциален клиент влиза в CRM → задача, генерирана с предварително попълнени полета)
- Актуализирайте или класифицирайте задачите въз основа на резултатите от изкуствения интелект (например, добавете етикет „Спешно“, ако настроението е отрицателно).
- Разпределяйте задачите автоматично въз основа на правила за маршрутизиране или капацитет на екипа.
- Проследявайте ефективността на автоматизацията, като добавите персонализирани полета или статуси като „Предложено от изкуствен интелект“, „Ръчна проверка“ или „Ескалирано“.
⚡ Архив с шаблони: Безплатни шаблони за работни процеси в ClickUp и Excel
6. Разгърнете, наблюдавайте и оптимизирайте работния си процес
Внедрете AI автоматизацията постепенно, за да сведете до минимум прекъсванията и да позволите корекции в реално време.
В идеалния случай започнете с пилотно внедряване, включващо малка група потребители или ограничен обхват на процесите. Следете отблизо неговата ефективност и проверете дали AI автоматизацията работи както трябва. В случай че възникнат проблеми (а със сигурност ще има прекъсвания), направете бързи корекции въз основа на това, което наблюдавате.
Тъй като вашата AI система обработва все повече данни, преобучете или усъвършенствайте правилата си, за да отразят актуализираните модели на поведение или промените в бизнеса. С течение на времето тези микрокоригирания спомагат за подобряване на точността и намаляване на зависимостта от ръчна намеса.
За да следите всичко това, без да се затрупвате с таблици или да превключвате между инструменти, използвайте ClickUp Dashboards.
ClickUp Dashboards ви предоставя централизирана информация в реално време за:
- Тенденции в обема и състоянието на задачите в автоматизираните работни процеси
- Пречки и просрочени задачи, които показват проблеми в процесите
- Действия, маркирани с AI, като „Автоматично присвоено“, „Ескалирано“ или „Ниска степен на увереност“
- Работна натовареност на екипа, за да знаете дали е необходимо коригиране на логиката на маршрутизиране
След като работният ви процес се стабилизира, използвайте същия табло, за да проследите възвръщаемостта на инвестициите от автоматизацията и да усъвършенствате процесите си.
🧠 Интересен факт: Spotify използва AI алгоритми, по-специално машинно обучение, за да персонализира потребителското преживяване и да стимулира ангажираността. Тази персонализация значително е повишила ангажираността на потребителите, като персонализираните плейлисти съставляват над 30% от времето за слушане.
Преглед на AI инструменти за автоматизация на процесите
Сега вече знаете какво да автоматизирате и как.
Следващата стъпка е да изберете подходящия AI инструмент за задачата. Независимо дали автоматизирате рутинни задачи, обработвате сложни потоци от данни или внедрявате AI асистенти в системите си, няма универсално решение, подходящо за всички.
По-долу сме подготвили списък с избрани AI инструменти, групирани по категории, за да ви помогнем да намерите най-подходящия за вашите нужди в областта на автоматизацията на процесите.
| ClickUp | Работен процес и автоматизация на задачите / AI асистент | ClickUp Brain (контекстуална изкуствена интелигентност), обобщаване на задачи с изкуствена интелигентност, писане с изкуствена интелигентност, автоматизации на ClickUp, чатботове с изкуствена интелигентност | Управление на проекти, работни потоци на задачи, генериране на обобщения на проекти, създаване на задачи от бележки и централизирано управление на работата. |
| Zapier | Работен процес и автоматизация на задачите | Автоматизация, задвижвана от изкуствен интелект, GPT интеграции, Zapier интерфейси, AI чатботове, проста трансформация на данни | Работни процеси между приложения, прости и усъвършенствани условни тригери, интегриране на изкуствен интелект в обичайни бизнес процеси в над 6000 приложения. |
| Make (Integromat) | Работен процес и автоматизация на задачите | Поддръжка на OpenAI, визуален конструктор на потоци, усъвършенствана логика, подробна обработка на грешки, API конектори | Сложни многоетапни работни процеси, изискващи дълбока персонализация и маршрутизиране на данни между множество приложения, създаване на сценарии |
| n8n | Работен процес и автоматизация на задачите | Персонализирани AI възли (например за LLM, RAG), опция за самостоятелно хостинг, контрол на ниво код, възли на общността | Контрол на ниво разработчик върху автоматизацията, самостоятелно хостинг за защита на личните данни, интегриране на персонализирани/отворени AI модели и персонализирани функции. |
| Aisera | AI Assistant (Enterprise) | Разговорна изкуствена интелигентност, самообслужващи агенти с изкуствена интелигентност, разбиране на естествен език (NLU), генеративна изкуствена интелигентност за решения | Автоматизирано разрешаване на проблеми в областта на ИТ и обслужването на клиенти (ITSMChatbot, Contact Center), изкуствен интелект за вътрешни услуги в цялата компания |
| Moveworks | AI Assistant (Enterprise) | Асистент за предприятия, базиран на NLP, генеративен изкуствен интелект, LLM-базирана координация между вътрешни знания и системи | Автоматизира вътрешните заявки на служителите (ИТ, ЧР, Финанси) чрез платформи за сътрудничество като Slack и Teams, като намалява обема на заявките. |
| Humata | Изкуствен интелект за документи | Документни въпроси и отговори, извличане на резюме, генериране на цитати, OCR за сканирани документи, автоматично генериране на отчети | Извличане на информация и задачи от PDF файлове и документи (изследователски документи, правни документи, доклади), вътрешно търсене на знания от документи |
| UiPath AI Center | Автоматизация на документи и данни / RPA | OCR, обучение на ML модели, компютърно зрение, интеграция с RPA роботи (Studio/Orchestrator) за цялостна автоматизация. | Обработка на фактури, роботизирана автоматизация на процесите (RPA) и обучение на персонализирани ML модели за конкретни задачи по извличане на данни. |
| Rossum | Автоматизация на документи и данни | Предварително обучен AI за документи (Rossum Aurora), когнитивно заснемане на данни, четене на формуляри, екран за валидиране, обучение на персонализирани модели | Обработка на фактури/поръчки, логистика и събиране на данни от различни сложни типове документи с висока точност и скорост. |
| Microsoft Power Automate + AI Builder | Автоматизация на документи и данни | Обработка на формуляри, анализ на настроения, предварително създадени и персонализирани AI модели, DPA/RPA потоци, GPT интеграция | Автоматизация в екосистемата на Microsoft (SharePoint, Teams, Dynamics 365), създаване на персонализирани AI потоци без дълбоко кодиране |
| Kognitos | Платформа за интеграция на изкуствен интелект | Скриптове на естествен език (автоматизация на базата на английски език), невросимволен двигател, усъвършенстван IDP, функции за съответствие | Опишете и автоматизирайте бизнес логиката на прост английски език за сложни работни процеси като финансово съгласуване и обработка на счетоводни документи, съответствие на високо ниво |
| Pipedream | Платформа за интеграция на изкуствен интелект | GPT поддръжка, гъвкавост на ниво код (Node. js, Python, Go), безсервърно изпълнение, API мониторинг | Автоматизация за разработчици в API и SaaS, свързваща персонализиран код с предварително създадени действия и AI модели за манипулиране на сложни данни. |
| Парабола | Платформа за интеграция на изкуствен интелект | Драг-енд-дроп конструктор на потоци, логика + изкуствен интелект се превръщат в конструктор без код, планиране на данни и мониторинг. | Електронна търговия и SaaS операции, автоматизиране на почистването, обогатяването и синхронизирането на данни в маркетингови и продажбени инструменти, тръбопроводи за съхранение на данни |
| LangChain | Платформа за интеграция на изкуствен интелект (Framework) | LLM агенти, памет, RAG (Retrieval-Augmented Generation), вериги за сложно разсъждение и използване на инструменти | Създаване и внедряване на персонализирани AI агенти и автоматизирани процеси, които използват външни източници на данни за контекстно-ориентирани отговори и вземане на решения. |
Най-добри практики за автоматизация, базирана на изкуствен интелект
Успехът с AI автоматизацията до голяма степен зависи от стратегиите за внедряване на компанията. Някои от основните практики, които отличават успешните проекти за автоматизация от неуспешните опити, включват:
- Започнете с малки стъпки и разширявайте постепенно: вместо да автоматизирате процесите в цялата организация, тествайте автоматизацията на един процес, преди да я разширите в други отдели.
- Дайте приоритет на качеството на данните: Стандартизирайте въвеждането на данни за избраните от вас процеси, като използвате чисти и структурирани етикетирани данни за по-добри резултати от изкуствения интелект.
- Установете ясни показатели за ефективност: Настройте ключови показатели за ефективност (KPI) като време за обработка, процент на грешки и спестявания на разходи, за да измерите въздействието на автоматизацията върху бизнес резултатите.
- Дизайн за потребителско преживяване: Уверете се, че интерфейсът (на инструмента за автоматизация) е интуитивен и че потребителите разполагат с адекватна поддръжка, за да се адаптират към автоматизираните работни процеси и да изградят ясни процеси.
- Планирайте непрекъснато наблюдение: Настройте редовни прегледи, за да оценявате производителността и актуализирайте правилата си за автоматизация въз основа на нови модели на данни.
- Създайте резервни опции: Създайте процедури за ръчно преодоляване на проблеми и алтернативни работни процеси за случаите, в които системите за изкуствен интелект срещат грешки или неочаквани ситуации.
Често срещани грешки, които трябва да избягвате
Според McKinsey близо 70% от проектите за дигитална трансформация не постигат желаните резултати. Причината? Една от често срещаните грешки, които фирмите правят:
Ето една ясна таблица с ярък, практичен пример за всяка от тези пречки:
| Капан | Какво означава това | Примери |
|---|---|---|
| Автоматизиране на неработещи процеси | Добавянето на изкуствен интелект към неефективен или лошо проектиран работен процес увеличава грешките, вместо да ги отстранява. | Една компания автоматизира одобряването на разходите, без да коригира хаотичните си правила за категоризация, което води до автоматично одобряване на стотици неправилно класифицирани разходи. |
| Пренебрегване на обучението на потребителите | Екипите се съпротивляват или заобикалят автоматизацията, ако не разбират как да я използват ефективно. | Агентите по поддръжката продължават да се връщат към ръчно попълваните таблици, защото никой не им е обяснил как работи автоматизираното пренасочване на билетите. |
| Бързо внедряване в пълен мащаб | Въвеждането на автоматизация навсякъде едновременно увеличава вероятността от широко разпространени смущения. | Пълната автоматизация на CRM системата влиза в сила през нощта, а на следващата сутрин 1200 потенциални клиенти са разпределени на грешните хора, защото едно правило не е било тествано. |
| Пренебрегване на сигурността и съответствието на данните | Неуспешното съгласуване на автоматизацията с протоколите за поверителност и сигурност създава правни и финансови рискове. | Инструмент за изкуствен интелект започва да извлича данни за клиенти от незащитени папки, което води до нарушение на изискванията за съответствие по време на одит. |
| Очаквайте незабавни резултати | AI системите се нуждаят от време, за да научат модели, да усъвършенстват прогнозите и да се нагодят към работните процеси. | Ръководството очаква незабавна точност от AI прогнозния модел и го изоставя след една седмица на несъвършени резултати. |
Бъдещето на автоматизацията на процесите с изкуствен интелект
Автоматизацията вече не се свежда до простото изпълнение на задачи, а се превърна в интелигентно управление на процесите, което се адаптира и учи непрекъснато. Очаква се глобалният пазар на AI агенти да нарасне от 5,40 милиарда долара до приблизително 50,31 милиарда долара, което представлява зашеметяващ годишен ръст от 44,8%.
През следващото десетилетие ще станем свидетели на някои от прогнозираните промени в областта на автоматизацията на процесите:
- Предсказуема оптимизация на процесите: способността на изкуствения интелект да събира и анализира данни ще помогне за оптимизиране на устойчивостта в целите вериги на доставки. Системите за изкуствен интелект ще анализират исторически модели, за да предскажат затруднения и автоматично да коригират работните процеси въз основа на условията в реално време.
- Хиперавтоматизация в корпоративен мащаб: Възможността да симулирате и тествате цялостни екосистеми от процеси преди внедряването им ще помогне на бизнеса да автоматизира работните процеси с изкуствен интелект, които обхващат няколко отдела и системи.
- Автономните AI агенти ще станат масова тенденция: Тези агенти ще се справят с многоетапни процеси без човешка намеса, като вземат решения въз основа на бизнес правила и се адаптират към променящите се условия в реално време.
Автоматизирайте сложни бизнес процеси с ClickUp
Автоматизацията на процесите е от решаващо значение за поддържането на конкурентоспособност и актуалност.
С нарастващите очаквания на клиентите и ускоряващите се пазарни изисквания, ръчните процеси се превръщат в оперативни пречки, които забавят растежа и увеличават разходите.
ClickUp, с конвергентното си AI работно пространство, предлага всичко необходимо за автоматизиране на процесите. От интелигентната обработка на данни на Brain до цялостно управление на задачите и автоматизация на базата на правила, ClickUp е единственият инструмент, от който се нуждаете, за да работите по-добре и по-бързо.
Регистрирайте се безплатно сега и изпитайте автоматизацията, задвижвана от изкуствен интелект, която расте заедно с вашия бизнес.
Често задавани въпроси
Да, можете да използвате изкуствен интелект за автоматизиране на различни задачи в различни бизнес функции. Платформи, базирани на изкуствен интелект, като ClickUp, ви позволяват да настроите автоматизации за повтарящи се процеси, като въвеждане на данни, възлагане на задачи, генериране на съдържание и отчитане. Чрез използване на шаблони за автоматизация и AI асистенти можете да създадете правила, които автоматично задействат действия, което помага да се намали ръчният труд и да се освободи време за по-стратегическа работа.
AI автоматизира процесите чрез използване на технологии като машинно обучение, обработка на естествен език и компютърно зрение. Тези технологии позволяват на AI системите да анализират големи масиви от данни, да разбират и генерират човешки език и да интерпретират визуална информация. Например, AI може автоматично да насочва заявки за поддръжка, да генерира обобщения или да анализира тенденции във вашите данни. В платформи като ClickUp, AI работи заедно с автоматизацията, за да оптимизира работните процеси, да разпределя задачи въз основа на контекста и да предоставя информация в реално време, което прави бизнес операциите по-ефективни и точни.
За да автоматизирате работните процеси с помощта на изкуствен интелект, започнете с идентифициране на повтарящи се или отнемащи много време задачи в рамките на вашите процеси. Изберете платформа, базирана на изкуствен интелект, като ClickUp, която предлага набор от шаблони за автоматизация и функции за изкуствен интелект. Настройте правила за автоматизация, които отговарят на нуждите на вашия работен процес, като например възлагане на задачи при изпълнение на определени условия или генериране на напомняния за предстоящи крайни срокове. Можете също да интегрирате асистенти с изкуствен интелект, като ClickUp Brain, за да ви помагат при създаването на съдържание, обобщаването и незабавните отговори. Редовно наблюдавайте и усъвършенствайте автоматизациите си, за да сте сигурни, че те продължават да отговарят на променящите се изисквания на вашия бизнес.
Внедряването на изкуствен интелект в автоматизацията включва няколко ключови стъпки. Започнете с оценка и приоритизиране на процесите, които са най-подходящи за автоматизация, като се фокусирате върху тези, които са повтарящи се и податливи на грешки. Изберете AI инструменти, които съответстват на вашите цели – например, ClickUp предлага вградени AI и автоматизационни функции, които са лесни за интегриране. Обучете вашите AI модели с висококачествени данни, ако е необходимо, и осигурете безпроблемна интеграция с вашите съществуващи работни процеси. Наблюдавайте ефективността на вашите AI-управлявани автоматизации и правете корекции, ако е необходимо. Най-добрите практики включват започване с пилотни проекти, ангажиране на заинтересованите страни и предоставяне на обучение, за да се осигури плавно внедряване и да се максимизират ползите от AI-управляваната автоматизация.