„Проектите, както времето и приливите, не чакат никого. ”
„Проектите, както времето и приливите, не чакат никого. ”
Ако някога сте управлявали няколко проекта, знаете колко е вярно това. Крайните срокове не спират, задачите се натрупват, а поддържането на съгласуваност между всички може да се превърне в безкраен жонгльорски номер. Когато комуникацията се провали или нещата се дезорганизират, проектите започват да се разпадат.
За да предотвратите това, се нуждаете от софтуер за управление на проекти. Просто казано, подходящият инструмент за управление на проекти може да поддържа всичко в ред, така че да не се налага постоянно да търсите актуализации или да гасите пожари. Тук на помощ идват Trello и Monday.com.
И двата инструмента помагат за оптимизиране на работните процеси, подобряване на сътрудничеството и повишаване на ефективността, но го правят по различен начин. В тази публикация ще разгледаме тяхната използваемост, функции и цени, за да ви помогнем да определите кой от тях е най-подходящ за вашия работен процес.
А ако се чудите дали има опция, която ви дава най-доброто от двата свята (и дори нещо повече), останете с нас до края. 😉
Какво е Trello?
Trello, придобит от Atlassian през 2017 г., е мощен инструмент за управление на проекти, който помага на екипите лесно да организират проекти и да проследяват напредъка. Изградени на базата на система в стил Kanban, таблата на Trello предоставят гъвкав начин за планиране, управление на задачи и ефективно сътрудничество.
В допълнение към интуитивната си система от табла, Trello предлага редица функции, включително автоматизация, интеграции, power-ups и шаблони. Тези инструменти опростяват работните процеси и повишават производителността на екипа, улеснявайки управлението на проекти от всякакъв мащаб.
Бонус: Trello срещу ClickUp
Функции на Trello
Нека разгледаме подробно основните функции и възможности на Trello.
Характеристика № 1: Kanban табла
Trello превръща разпръснатите идеи в действие с помощта на проста, структурирана Kanban табло. В него ще намерите табла, списъци и карти, които улесняват визуалното управление на задачите.
Таблото в Trello е основната база на вашия проект, която ви дава обща представа за всичко на едно място. В рамките на всяко табло списъците помагат за структуриране на задачите в различни етапи, като Завършени, В процес на изпълнение и Завършени. Тази настройка улеснява проследяването на напредъка и поддържане на динамиката, без да се губи от поглед това, което трябва да се направи.
Картите са мястото, където се случва истинското действие. Всяка карта представлява задача, идея или част от работата. За да оптимизирате работния си процес, можете да добавите описания, крайни срокове, прикачени файлове, списъци за проверка и дори автоматизация.
Към списъка се добавят картички с корици, които имат привлекателни изображения или ярки цветове за бърза категоризация.
Функция № 2: Изглед на карта
Trello предлага няколко изгледа, които ви помагат да визуализирате проектите си по начин, който подхожда на вашия работен процес. Сред тях изгледът „Карта“ се откроява като революционен, особено за задачи, свързани с местоположението.
Той позволява на потребителите да свързват карти с конкретни географски местоположения, интегрира се с Google Maps и позволява на потребителите да добавят конкретни адреси или координати към своите карти.
Можете да добавяте местоположения, като ги въведете ръчно или потърсите адрес чрез Google Maps. Това го прави идеален за лични срещи и управление на задачи в различни офиси или местоположения.
Характеристика № 3: Автоматизация
Butler, вграденият инструмент за автоматизация на Trello, ви позволява да автоматизирате повтарящи се задачи, за да можете да се съсредоточите върху по-важните. Да преминем направо към същността:
- Настройте правила, които автоматично задействат действия въз основа на събития. Например, автоматично преместване на карта в списък „Завършено“, след като всички елементи от списъка за проверка са отбелязани.
- Създайте персонализирани бутони, които задействат множество действия върху вашите карти или цялата дъска с едно кликване.
- Butler може да свърже Trello с други инструменти, да изпраща имейли или да задейства действия в друг софтуер, когато в Trello се случат определени събития.
Цени на Trello
- Безплатно завинаги
- Стандартен: 5 долара на потребител на месец, фактурира се ежегодно
- Премиум: 10 долара на потребител на месец, фактурира се ежегодно
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
🔍Знаете ли, че... Диаграмата на Гант, основен инструмент в управлението на проекти за визуализиране на графици, е разработена от Хенри Гант през 1910 г. Невероятно е да си помислим колко много от нещата, които виждаме днес, са били измислени преди десетилетия!
Какво е Monday.com?
Monday.com, основна алтернатива на Trello, е гъвкав софтуер за управление на работата, който се отличава с високо персонализирани работни процеси, автоматизация и интеграции.
Това е платформа, базирана в облака, която помага на екипите в планирането на проекти, работните процеси и персонализираните приложения. Стартирала първоначално като Dapulse през 2012 г., тя променя името си на Monday.com през 2017 г.
С този инструмент можете да визуализирате напредъка с табла, времеви линии и диаграми на Гант, което улеснява проследяването на етапите и крайните срокове.
Функции на Monday.com
За да задълбочим сравнението между Trello и Monday, нека разгледаме основните функции на Monday.com. 👇
Функция № 1 Създаване и свързване на табла
Monday.com предлага множество начини за организиране и визуализиране на работата ви, като в основата им са таблата. Тези гъвкави работни пространства ви позволяват да структурирате задачи, проекти и работни процеси с помощта на персонализирани полета като нива на приоритет, крайни срокове, собственици и бюджетни прогнози.
Това, което го прави още по-мощен, са неговите многобройни изгледи. Можете да превключвате между таблица, Kanban, Gantt, календар и други, за да получите най-добрата перспектива за вашата работа.
Освен това, функцията Търсене в табла ви позволява бързо да намирате задачи, актуализации или членове на екипа във всичките си табла. Свързване на табла ви позволява да свържете няколко табла, като Mirror Column синхронизира актуализациите в тях в реално време.
Функция № 2: WorkForms и WorkDocs
WorkForms е вграден инструмент за създаване на формуляри в Monday.com, който ви помага да събирате и организирате информация без усилие. Независимо дали имате нужда да събирате обратна връзка от клиенти, да обработвате кандидатури за работа или да управлявате вътрешни заявки, с WorkForms можете лесно да персонализирате полетата и да зададете необходимите въпроси.
Отговорите автоматично се превръщат в структурирани данни на вашите табла, така че не е нужно да пресявате безкрайни имейли или таблици.
По същия начин, той предлага и WorkDocs, пространство за сътрудничество, където вашият екип може да обсъжда, планира и документира идеи в реално време. За разлика от обикновените документи, WorkDocs се свързва директно с вашите табла, така че можете да вграждате данни на живо, да маркирате колеги и да превръщате бележките в задачи за изпълнение, без да сменяте инструментите.
Характеристика № 3: Изкуствен интелект и автоматизация
Monday.com въвежда изкуствения интелект в сърцевината на работата с вградена автоматизация, интелигентни анализи и асистенти, задвижвани от изкуствен интелект.
В основата е AI Assistant, който се занимава с всичко – от генериране на съдържание до автоматизиране на рутинни задачи. След това има AI Workflows, който автоматизира сложни процеси като маркиране на спешни съобщения или маршрутизиране на задачи, базирани на настроения.
За още по-задълбочена автоматизация, AI Blocks ви позволява да извличате ключови детайли, да усъвършенствате текста и да извеждате на повърхността важни информации, без да мръднете и пръст. Той също така включва няколко допълнителни функции в AI и автоматизацията, като:
- Цифрови работници с изкуствен интелект
- Анализатор на проекти
- Търговски консултант
- AI сервизен агент
Цени на Monday.com
- Безплатно завинаги
- Основен: 9 $/месец на потребител
- Стандартен: 12 $/месец на работно място
- Про: 19 $/месец на потребител
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Trello срещу Monday: сравнение на функциите
Сега нека видим как Trello се представя в сравнение с Monday.com в пряко сравнение на функциите.
| Функция | Trello | Monday |
| Леснота на използване | Прост, интуитивен потребителски интерфейс, който следва минималистичен подход | Изисква малко повече учене поради своите разширени функции. |
| Управление на задачите | Фокусиран върху табла, списъци и карти; липсват функции като времеви линии, зависимости между задачи, проследяване на времето или сложни работни процеси. | Предлага усъвършенствани опции за управление на задачите, включително персонализирани колони, зависимости, проследяване на времето и проследяване на статуса. |
| Сътрудничество | Позволява на членовете на екипа да маркират хора, да коментират картички и да прикачват файлове, но няма чат в реално време. | Предлага по-мощни функции за сътрудничество, включително коментари към задачи, споменавания или актуализации. |
| Автоматизация | Предлага възможности за автоматизация чрез Butler. | Разполага с възможности за автоматизация, което позволява на потребителите да настройват тригери и действия в различни части на платформата. |
| Интеграции | Интеграции с други инструменти чрез Power-ups | Предлага широк набор от интеграции, включително със Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Zoom и Zapier. |
| Отчети и анализи | Основни инструменти за отчитане чрез Power-Ups | Персонализирани табла, отчети в реално време и анализи |
| Шаблони | Прости, предварително създадени шаблони | Специфични за индустрията, персонализирани шаблони |
| AI | Помага при писането на описания на задачи и коригирането на правописа и граматиката. | Помага при извличане на данни, категоризиране, анализ на настроения, писане и преформулиране на имейли. |
Нека се впуснем малко по-надълбоко и разгледаме по-фините детайли, за да ви помогнем да изберете правилния ⬇️
Характеристика № 1: Управление на задачите
Trello улеснява управлението на задачите с табла, списъци и карти. Всяка карта представлява задача и можете лесно да я премествате между списъците в зависимост от напредъка на работата.
Въпреки че е изключително визуален, той не разполага с някои разширени функции като зависимости между задачите, времеви графики и сложни работни процеси по проекти. Ако имате нужда от тях, ще трябва да разчитате на Power-Ups от трети страни, за да запълните празнините.
В контраст с това, Monday.com предлага много по-усъвършенствани опции за управление на задачите, включително персонализирани колони, зависимости, проследяване на времето и проследяване на статуса.
Това позволява по-подробни работни процеси, зависимости между задачите и подзадачи, което го прави по-подходящ за всички видове проекти.
🏆Победител:
Ясно е, че Monday. com печели тук благодарение на способността си да предоставя цялостен набор от функции за управление на задачи, особено за сложни, големи проекти, които се нуждаят от подробно проследяване.
Характеристика № 2: Автоматизация
Автоматизацията на Trello, поддържана от Butler, ви позволява да настроите правила, тригери и планирани действия – идеално за обработка на повтарящи се задачи като преместване на карти и изпращане на известия.
В същото време автоматизацията на Monday.com предлага предварително създадени шаблони и персонализирани работни процеси за оптимизиране на задачите, актуализациите на статуса и интеграциите.
🏆Победител:
Резултатът е равен! И Trello, и Monday. com предлагат задълбочени функции и автоматизация в зависимост от вашите нужди!
Характеристика № 3: Изкуствен интелект
Trello подобри своите възможности чрез интегрирането на Atlassian Intelligence (AI), предлагайки функции като обобщаване на задачи, управление на крайни срокове и създаване на подзадачи, за да помогне на потребителите да поддържат добра организация. Това е солидно допълнение, особено за тези, които искат малко автоматизация, без да усложняват работния си процес.
Monday.com обаче прави още една крачка напред в областта на изкуствения интелект. Функцията AI Blocks предлага мощна автоматизация, обработка на извличане на данни, категоризация, анализ на настроенията и обобщаване на задачите.
🏆 Победител:
Monday. com е победител тук с по-широкия си набор от AI инструменти, които правят автоматизацията по-мощна и вградена, а не просто добавка.
Trello срещу Monday в Reddit
Посетихме Reddit, за да видим какво мислят хората за Trello и Monday. Когато търсите Trello и Monday в Reddit, много потребители са съгласни, че Trello е най-подходящ за малки екипи и управление на лични задачи.
Един потребител написа:
Trello е платформа, която ви позволява да следите проектите само в Kanban изглед и е доста проста, но много ефективна. Ако искате нещо просто, което работи перфектно и не се нуждае от много поддръжка, изберете Trello.
Trello е платформа, която ви позволява да следите проектите само в Kanban изглед и е доста проста, но много ефективна. Ако искате нещо просто, което работи перфектно и не се нуждае от много поддръжка, изберете Trello.
Друг потребител на Reddit смята, че
Trello е по-добрият вариант за управление на задачи и малки проекти за малки организации.
Trello е по-добрият вариант за управление на задачи и малки проекти за малки организации.
Когато става въпрос за Monday.com и Trello, същият потребител на Reddit отбелязва, че Monday.com е по-добрият избор, ако търсите разширени функции за управление на проекти.
Той казва:
Да, те имат някои сходни функции, но са много различни. Monday е CRM, който ви позволява да следите проектите по-подробно, отколкото Trello, а едно от най-големите предимства на Monday е голямата библиотека от шаблони, които предлагат за продажби, човешки ресурси, набиране на персонал, маркетинг, отчитане на данни и др.
Друго голямо предимство на Monday е, че можете да правите същото и с Trello (да създавате канбан табла, за да виждате задачите си с карти и списъци в един поток).
Да, те имат някои сходни функции, но са много различни. Monday е CRM, който ви позволява да следите проектите по-подробно, отколкото Trello, а едно от най-големите предимства на Monday е голямата библиотека от шаблони, които предлагат за продажби, човешки ресурси, набиране на персонал, маркетинг, отчитане на данни и др.
Друго голямо предимство на Monday е, че можете да правите същото и с Trello (да създавате канбан табла, за да виждате задачите си с карти и списъци в един поток).
Друг потребител споделя:
Trello е полезен за проследяване на вътрешни цели и задачи, но ние използвахме Monday за подробно проследяване на проекти при работа с клиенти.
Trello е полезен за проследяване на вътрешни цели и задачи, но ние използвахме Monday за подробно проследяване на проекти при работа с клиенти.
Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Trello и Monday.
Trello и Monday.com са добър избор за проследяване на проекти. И двата обаче имат ограничения, когато става въпрос за цялостно управление на работата.
Ето тук се нуждаете от пробив – нещо, което да запълни празнината, създадена от двата инструмента.
ClickUp, приложението за всичко, свързано с работата, опростява управлението на проекти, като събира всичко, от което се нуждае вашият екип, на едно място. Вместо да преминавате от един инструмент към друг, то поддържа задачите, комуникацията, автоматизацията и изкуствения интелект организирани и синхронизирани.
ClickUp е номер 1: Управление на проекти и задачи
Това, което е толкова страхотно в ClickUp за управление на проекти, е неговата гъвкавост. Независимо дали работите по голям проект с няколко подвижни части или просто управлявате няколко ежедневни задачи, той се адаптира, за да отговаря на вашите работни процеси.
Ето какво ще получите с това решение за управление на проекти 👇
- Изберете от над 15 изгледа в ClickUp, като списък, табло, диаграма на Гант и календар, за да визуализирате проекта си по най-подходящия за вас начин.
- Организирайте задачите по приоритет, добавяйте персонализирани полета, задавайте крайни срокове и проследявайте напредъка с лекота, използвайки ClickUp Tasks.
- Задайте измерими цели, проследявайте напредъка и съгласувайте усилията на екипа с целите на компанията с ClickUp Goals.
- Визуализирайте всички данни по проекта си на едно място с таблата на ClickUp и получите достъп до над 50 персонализирани джаджи за проследяване на цели, етапи, графици, капацитет на екипа, натоварване и др.
- Проследявайте времето на всяко устройство с вградената функция за проследяване на времето с ClickUp Time Tracker и я свържете директно с вашите задачи.
С тези усъвършенствани функции ClickUp предоставя всеобхватна платформа за управление на проекти и подобряване на сътрудничеството на работното място.
Предимство на ClickUp № 2: Сътрудничество в реално време
ClickUp е повече от управление на задачи. Той е създаден, за да подобри сътрудничеството в екипа ви.
ClickUp Docs ви позволява да създавате, споделяте и сътрудничите по документи с вашия екип в реално време. Той се вписва перфектно във вашите работни процеси, като улеснява всичко – от планирането до обратната връзка.
Накратко:
- Работете едновременно с колегите си върху един и същ документ, като промените се появяват незабавно, така че не се налага да чакате за актуализации или да се бъркате с версиите ✅
- Оставяйте коментари в конкретни раздели, маркирайте колеги с @mentions и водете разговори директно в документа, за да задавате въпроси или да давате обратна връзка, без да сменяте инструментите ✅
- Спестете време с готови за употреба шаблони за проектни планове, бележки от срещи, SOP, бази от знания и др. (няма нужда да започвате от нулата) ✅
- Свържете документи директно с задачи, проекти или работни процеси, като по този начин гарантирате, че важната информация винаги е свързана с конкретни действия на едно място ✅
Използвайте този списък с полезни съвети от ClickUp Docs, създаден специално за вас:
- AI-поддръжка: /ai
- Банери с цветен код: /banner
- Заглавия за структура: /h1, /h2, /h3
- Стил на текста: /bold, /italic, /underline, /strikethrough, /code
- Маркиране на текст: /highlight
- Кликваеми бутони: /button
- Таблици за структурирани данни: /table
- Разделители за разделяне на секции: /divider
- Съдържание (залепено): /tableofcontents
- Закладки за бързо преминаване: /bookmark
- Вграждане на изображения или файлове: /attachment
- Блокове с подчертан синтаксис: /codeblock
- Бързи списъци и чеклисти: /списък с булети, /списък с номера, /чеклист
- Цитати за подчертаване: /quote
Когато управлявате проекти, последното, което искате, е да преминавате от една платформа на друга само за да комуникирате. Спирането по средата на задачата, за да проверите съобщенията в един инструмент, да актуализирате документи в друг и да проследите напредъка на трето място, забавя всичко.
📮ClickUp Insight: 83% от специалистите в областта на знанието разчитат предимно на имейл и чат за комуникация в екипа. Въпреки това, почти 60% от работния им ден се губи в превключване между тези инструменти и търсене на информация.
С приложението за работа ClickUp, което предлага всичко необходимо, управлението на проекти, съобщенията, имейлите и чатовете ви се събират на едно място! Време е да централизирате и да се заредите с енергия! С ClickUp Chat на ваша страна, не е нужно да превключвате между приложения, за да информирате екипа си. Изпращайте съобщения на екипа си, без да напускате платформата, и не губете контекста.
ClickUp Chat, инструмент за съобщения в реално време в рамките на ClickUp, ви позволява да комуникирате незабавно с екипа си, без да напускате платформата. Независимо дали чатите един на един или в група, той улеснява сътрудничеството в реално време и поддържа всички в синхрон.
Накратко:
- Общувайте незабавно с екипа си, обсъждайте задачи, актуализации или всякакви въпроси, които имате в момента.
- Създавайте групови чатове за екипи или проекти или изпращайте съобщения директно на някого за по-целенасочени разговори.
- Използвайте емоджита като 👍 или 🔥, за да покажете признателност, ✅, за да потвърдите задача, 👀, за да покажете, че преглеждате нещо, и 🎉, за да отпразнувате успех.
- Споменавайте задачите директно в чата, за да знаят всички за какво говорите и да имат лесен достъп до задачата.
- Споделяйте файлове, изображения или връзки директно в чата, за да улесните сътрудничеството.
- Намерете бързо минали разговори, решения или споделени файлове с ClickUp Connected Search.
Предимство №3 на ClickUp: Автоматизация
Използвайте ClickUp Automations, за да оптимизирате работните процеси, да се справите с задачите по проекта, да управлявате предаването на проекти и др.
Ето какво можете да направите с възможностите за автоматизация на ClickUp:
- Автоматизирайте повтарящите се задачи с над 100 готови шаблона за автоматизация. От възлагане на задачи въз основа на наличност до актуализиране на статуси и приоритети и дори преместване на списъци – настройте го веднъж и оставете ClickUp Automations да се погрижи за останалото.
- Следете всяка автоматизация на едно място. Аудитните логове проследяват всяко действие, показвайки ви името на автоматизацията, статуса, времето на изпълнение и други, за да можете да проверите подробностите и да промените настройките в движение.
А ако смятате, че създаването на автоматизация от нулата отнема прекалено много време, просто попитайте ClickUp Brain.
- Намерете всичко за секунди. Попитайте Brain за всичко, свързано с документи, уикита, задачи и работни процеси, и той ще ви предостави точно това, от което се нуждаете, когато ви е необходимо.
- Пишете по-добре и по-бързо. Независимо дали създавате чернови, редактирате или обобщавате, Brain разбира контекста на вашата работа и ви помага да създавате ясно и кратко съдържание без усилие.
Накрая, интегрирайте ClickUp Automations с вашите съществуващи технологии, като HubSpot, GitHub и Twilio, за да автоматизирате задачите в цялото си работно пространство от едно място.
Например, интегрирайте ClickUp Automations с Gmail, за да изпращате автоматично актуализации по имейл и да държите партньорите и доставчиците в течение.
Преди прекарвахме допълнителни часове в ръчно извършване на рутинни задачи, като доставка на проекти на екипа ни, създаване на задачи и поставяне на линкове. Сега използваме това време, за да планираме предварително и да преместим повече от работните процеси на екипа в ClickUp.
Преди прекарвахме допълнителни часове в ръчно извършване на рутинни задачи, като предаване на проекти на екипа ни, създаване на задачи и поставяне на линкове. Сега използваме това време, за да планираме предварително и да преместим повече от работните процеси на екипа в ClickUp.
Оптимизирайте работните си процеси и подобрете производителността с ClickUp
Както показва това сравнение между Trello и Monday.com, и Trello, и Monday са надеждни инструменти за организиране на задачи и сътрудничество с екипи. Все пак, всеки от тях има свои ограничения, когато става въпрос за цялостно управление на работата.
Простотата на Trello е идеална за основно управление на проекти, а гъвкавостта на Monday позволява да се адаптира към различни работни процеси. ClickUp обаче ги превъзхожда за екипи, които търсят цялостно решение, комбиниращо управление на задачи, документация, сътрудничество и автоматизация.
С мощни функции като ClickUp Docs и ClickUp Chat за безпроблемно сътрудничество и възможности за автоматизация на задачите с помощта на изкуствен интелект, ClickUp е най-добрият избор за тези, които търсят ефективен работен процес без допълнителни разходи!
Опитайте ClickUp безплатно още днес и разберете защо това е най-добрият инструмент за повишаване на производителността и управление на работата ви.