Лошото качество на данните струва на бизнеса средно 13 милиона долара годишно в пропуснати възможности и изразходвани ресурси. 📉
Причината за това? Търговските представители често прекарват част от деня си в борба с неточни данни за контакти, дублирани записи и липсваща информация, вместо да сключват сделки.
Ето къде CRM хигиената може да направи разликата. ✨
Въпреки че терминът „хигиена на CRM“ може да звучи като процес на почистване на софтуер, всъщност става въпрос за поддържане на чисти и надеждни данни за клиентите в цялата CRM система. Това води до по-добро качество на данните, което от своя страна помага на екипите да вземат решения, основани на данни, които оказват положително влияние върху продажбите и успеха на клиентите.
Нека разгледаме CRM хигиената и да установим някои най-добри практики, които можете да следвате, за да оптимизирате CRM системата си.
🏆 Бонус: Ще разгледаме и как ClickUp може да ви помогне да приложите тези най-добри практики с помощта на своите функции!
⏰ 60-секундно резюме
👉 Лошата CRM хигиена е резултат от проблеми като грешки при ръчното въвеждане на данни, дублирани записи, непълни профили, несъвместимо форматиране и остаряла информация.
👉 Тези проблеми водят до загуба на ресурси, неуспешни маркетингови кампании, неточни прогнози за продажбите и увредени отношения с клиентите.
👉 Поддържането на CRM хигиена включва редовни одити на данните, стандартизирани протоколи за въвеждане на данни, автоматизация на повтарящи се задачи и контрол на достъпа въз основа на роли, за да се гарантира точността на данните.
👉 ClickUp помага за оптимизиране на CRM хигиената чрез автоматизиране на проверки за качество, централизиране на комуникацията с клиенти и интегриране с други платформи за безпроблемно управление на данните.
👉 Чистите CRM системи подобряват вземането на решения, усъвършенстват насочването към клиенти и защитават репутацията на вашата компания, като същевременно повишават общата ефективност.
Какво е CRM хигиена?
Разхвърлян табло с разпръснати бележки, случайни файлове и неточни данни за клиенти – така изглежда една неорганизирана CRM система. 😣
Точно както поддържането на работното ви място подредено ви помага да функционирате по-добре, чистите CRM данни позволяват на екипите по продажбите (и други свързани екипи) винаги да имат под ръка точните данни.
И това ни води до темата ни! ✅
CRM хигиената се отнася до поддържането на чисти, точни и актуални данни във вашата система за управление на взаимоотношенията с клиенти. Често това включва премахване на ненужни данни като стари имейл адреси, остарели пощенски адреси, непълни записи и дублирани контакти от вашата база данни. 🤝
Концепцията се основава на два стълба: качество на данните и хигиена на данните. Тя е по-скоро подобна на организиране на офис пространството, отколкото на провеждане на одит на работното място.
Хигиената на данните се фокусира върху поправянето на грешки и почистването на информацията, докато качеството на данните включва оценка дали данните отговарят на определени стандарти. 💯
Когато вашите търговски представители почистват списъка си с контакти (хигиена на данните), те могат да изтрият стари визитки и да актуализират телефонни номера. Но когато проверяват качеството на данните, те ще преценят дали тези контакти са правилно категоризирани, дали оценката на потенциалните клиенти е точна и дали информацията помага за напредъка на сделките.
📌 Пример: Базите данни за имейл маркетинг естествено се изчерпват с над 20% годишно, тъй като хората сменят работата си, се местят или актуализират контактните си данни. Редовното почистване на данните помага за поддържането на точни профили на клиентите, което помага на маркетинговите екипи да избегнат насочването към грешната аудитория.
Защо е важно да поддържате CRM данните си в добро състояние
35 милиона телефонни номера се преразпределят на нови потребители ежегодно.
Какъв е ефектът от това?
Лошото качество на данните създава ефект на домино, който причинява проблеми на професионалистите в продажбите. Базите данни за имейл маркетинг започват да се разпадат. Маркетинг екипите губят ресурси, насочвайки се към остарели контакти, докато мениджърите по продажбите вземат решения въз основа на неточни прогнози.
Постоянното поддържане на CRM хигиената (по-специално на CRM компонентите ) превръща вашата база данни от хаотична система в добре организирано цифрово работно пространство.
📌 Пример: Добре поддържаната CRM база данни предоставя няколко измерими предимства.
- Екипите по продажбите сключват сделки по-бързо с точна информация за контактите
- Маркетинговите кампании достигат до правилната аудитория в точното време
- Екипите по приходите правят надеждни прогнози въз основа на чисти данни
Освен ефективност, добрата CRM хигиена защитава и репутацията на вашата компания. Изпращането на поздравителни имейли за повишение на човек, който е напуснал компанията преди година, или обръщането към мениджъри с неправилни длъжности уврежда доверието. 🙌
Когато екипите по продажби и маркетинг работят с чисти данни, те изграждат по-силни взаимоотношения с клиентите.
Финансовото въздействие от поддържането на добра CRM хигиена също говори много. Компаниите, които използват неточни B2B данни, рискуват не само да загубят възможности, но и да бъдат включени в черния списък на домейна поради прекалено много откази на имейли. Загубени потенциални клиенти, загубени шансове, в крайна сметка по-ниски приходи и продажби.
🔗 Прочетете също: Най-добри примери за CRM софтуер и примери за тяхното използване за повишаване на производителността
Чести причини за лоша хигиена в CRM системите
Подобно на бариста, който обърква поръчките по време на пиковия час, CRM системите могат да станат претрупани и объркващи по различни причини. По-долу са изброени основните причини, поради които CRM данните понякога могат да се объркат.
- Грешки при ръчното въвеждане на данни: Те са основната причина за лошата CRM хигиена. Когато представителите бързат да въведат информация между обажданията, прости правописни грешки превръщат „john. doe@gmail. com” в „john. doe@gmail. cmo”, което води до неуспешни комуникации и пропуснати възможности.
- Дублирани данни: Това е друг сериозен проблем – представете си два отделни профила, създадени за един и същ клиент, които разделят ценна информация между няколко записи.
- Непълни данни: Това създава пропуски в профилите на клиентите, подобно на пъзел, в който липсват свързващи елементи.
- Липсващи данни: Това често се дължи на членове на екипа, които пропускат да попълнят определени полета по време на натоварени периоди, оставяйки профили с липсващи телефонни номера, длъжности или информация за компанията.
91% от бизнеса страдат от грешки в данните в своите CRM системи, което показва колко универсално е това предизвикателство. Не искате да се сблъскате с тези грешки? Ето 5 предпазни мерки за сигурност на данните, които всеки професионален екип трябва да вземе, за да се наслаждава на безпроблемно функциониране на бизнеса. ✅
Горните проблеми се усложняват допълнително от остарялата информация.
Компаниите сменят адресите си, хората сменят работата си, а телефонните номера се преразпределят. Без редовни актуализации вашата CRM система се превръща в стара телефонна книга – пълна с номера, които вече не работят. Силозите от данни добавят още едно ниво на сложност, когато различни отдели поддържат отделни, често противоречащи си записи за клиенти.
Всички тези неприятни инциденти водят до лоша CRM хигиена, което струва на бизнеса милиони долари загуби годишно.
Решението? По-долу са изброени някои от най-добрите практики, които се занимават с основните причини за лошата CRM хигиена и предотвратяват появата им.
🔗 Прочетете също: Как успешно да внедрите CRM система
Най-добри практики за поддържане на CRM данни
1. Установете ясни насоки и ограничения ✅
Политиката за управление на данните действа като набор от правила за вашата CRM система. Създайте стандартизирани формати за телефонни номера, адреси и имена на компании.
Например, решете дали телефонните номера да включват кодове на държави или дали имената на компаниите да използват „Inc.“ или „Limited“. Когато всички следват една и съща стратегия, данните остават последователни и чисти.
2. Провеждайте редовни одити на данните ✅
Планирайте месечни проверки на качеството на данните, подобно на поддръжката на сървъра. Проверявайте записите на контактите за пълнота, точност и релевантност. Обогатете вашите CRM данни, като премахнете или актуализирате остарялата информация, обедините дублиращите се записи и проверите критичните точки на данните. Редовните одити помагат да се идентифицират моделите на разпадане на данните и областите, които се нуждаят от незабавно внимание.
3. Стандартизация и въвеждане на данни ✅
Въведете единни стандарти за въвеждане на данни във всички екипи. Създайте падащи менюта вместо полета за свободен текст, където е възможно.
Например, стандартизирайте длъжностите, за да предотвратите различия като „главен маркетинг директор“, „CMO“ и „маркетинг шеф“, които претрупват базата ви данни. Задайте задължителни полета, за да събирате последователно важната информация.
🔗 Прочетете също: Управление на данните: най-добри практики за внедряване
4. Автоматизация и интеграция ✅
Оставете технологиите да се занимават с повтарящите се задачи. Използвайте уеб формуляри, които автоматично форматират данните преди въвеждането им.
Свържете CRM системата си с имейл системи, за да актуализирате автоматично контактната информация. Когато клиентите актуализират данните си чрез уебсайта ви, CRM системата трябва да отрази тези промени без ръчна намеса.
През 2023 г. американските компании бяха глобени с 7 милиарда долара от IRS поради неточни данни в отчетите. Разгледайте нашия наръчник за създаване на CRM отчети за вашия екип по продажбите . 🙌
5. Управление на дублираните записи ✅
Борете се с дублиращите се записи чрез автоматизирани инструменти за откриване. Настройте правила за съвпадение въз основа на имейл адреси, телефонни номера или имена на компании.
Когато се появят потенциални дубликати, възложете на специален член на екипа да прегледа и обедини записите внимателно, вместо да изтрива записите накуп.
6. Контрол на достъпа въз основа на роли ✅
Не всеки трябва да редактира всичко. Търговските представители може да се наложи да актуализират данните за контакти, докато маркетинговите екипи се нуждаят от достъп до данните за кампаниите. Определете ясни роли и разрешения, за да предотвратите случайно променяне на данните. Когато по-малко хора могат да редактират критични полета, целостта на данните се подобрява естествено.
📌 Пример: В търговията на дребно екипът, отговарящ за запасите, може да проверява нивата на запасите, но екипът по продажбите може да проверява само подробностите за продуктите. По този начин само подходящите лица могат да правят промени, което спомага за намаляване на грешките и поддържането на точността на информацията за продуктите.
7. Насърчавайте прозрачността и сътрудничеството ✅
Създайте обратна връзка между екипите. Търговските представители, които откриват остаряла информация, трябва да имат ясен процес за нейното маркиране.
Маркетинг екипите, които откриват нови прозрения за клиентите, трябва да ги споделят систематично. Когато всички допринасят за чистотата на данните, цялата организация се възползва от това.
🔗 Прочетете също: CRM стратегия: 10 CRM стратегии за управление на вашия бизнес
Подобряване на CRM хигиената с ClickUp
Сега може би си мислите, че обработката на всички тези монотонни данни със сигурност не е задача за един човек и, още повече, определено не може да бъде решена от една единствена платформа.
Ами ако имаше платформа, която разполага с всички функции, необходими за поддържане на CRM хигиената? Ето тук се включва ClickUp.
Нека обобщим какво искаме: чисти, организирани и проследими данни за работеща CRM система. ClickUp отговаря на всички тези изисквания. ✅
На първо място, ClickUp Automations автоматизира повтарящи се задачи като откриване на дублирани записи и актуализиране на контактна информация.
💡 Професионален съвет: Търговски представител, който осъзнава, че е прекарал часове в обединяване на дублиращи се профили на клиенти, може да използва ClickUp Automations, за да опрости процеса и да се освободи, за да се съсредоточи върху действителните продажби.
Следващо: организиране. Помислете за папки, списъци и персонализирани изгледи, които ви дават 360-градусова перспектива върху вашите проекти и задачи.
ClickUp предоставя мощни ClickUp Views — от Kanban табла до изгледи на списъци — което позволява на вашия екип да персонализира работния си процес. Например, екипите по продажбите могат да визуализират цялата верига на продажбите с Kanban табло, което улеснява прегледа на статуса на всяка сделка и избягва дублирането.
Но с толкова много сделки и показатели, разпръснати в работния процес на вашия екип, как можете да сте сигурни, че важните задачи и детайли няма да бъдат пропуснати?
ClickUp Tasks играе важна роля в този процес, тъй като централизира всички задачи в организацията, позволява ви да задавате крайни срокове и разпределя задачи на членовете на екипа.
🏆 Бонус: С ClickUp Tasks можете лесно да свържете цели, миндмапи, файлове и други документи, за да сте сигурни, че всички са информирани за най-новите данни по всяко време. Няма да пропускате важни срокове!
Но какво са данните без проследяване на напредъка? Разбира се, ClickUp има решение и за това.
Независимо дали следите продажбите или управлявате клиентски данни, таблата на ClickUp ви предоставят обзор в реално време и включват над 50 персонализирани джаджи.
С помощта на ClickUp Dashboards екипите по продажбите могат да проследяват стойността на клиента за целия му жизнен цикъл, да измерват качеството на данните и да вземат информирани решения от един екран.
Харесват ли ви функциите? Има лесен начин да изпробвате всички тях с CRM шаблона на ClickUp.
Този шаблон е пълен набор от инструменти за ефективно управление на взаимоотношенията с клиентите. Екипите по продажбите могат да проследяват потенциалните клиенти чрез персонализирани канали, докато екипите по маркетинга организират контактната информация в един централен хъб.
👀 Бележка: Когато избирате CRM, уверете се, че тя работи добре с вашите съществуващи работни процеси. Една полезна функция, на която да обърнете внимание, е броят на интеграциите, които CRM системата поддържа (колкото повече, толкова по-добре).
ClickUp ви подкрепя и в това. ClickUp Integrations поддържа повече от 1000 приложения.
📌 Пример: Ето един сценарий, който показва как тези интеграции могат да ви помогнат: За да поддържате последователност на данните си във всички инструменти, използвайте интеграциите на ClickUp с HubSpot и Zapier. Всяка актуализация, която направите на едно място, автоматично ще се покаже и на всички останали места. Имате видеоразговор с клиент? Използвайте интеграцията на ClickUp с Zoom, за да настроите разговорите и лесно да ги запазите в Google Calendar. Това е истинско удобство!
ClickUp се интегрира безпроблемно с други популярни инструменти в бранша, като Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive и Freshworks.
Искате да научите повече за това как ClickUp съчетава CRM хигиената с рутинни задачи и проекти? 🤔 Разгледайте нашия списък с 10-те най-добри софтуерни системи за клиентски бази данни и как да съчетаете CRM и управление на проекти – всичко в един CRM софтуер . ” 👍
Предизвикателства и решения при поддържането на CRM хигиена
Вероятно разбирате колко важно е поддържането на CRM хигиена за вашия бизнес. Но да бъдем честни – по-лесно е да се каже, отколкото да се направи.
Проблеми като непълни данни или остарели записи могат да се промъкнат и да създадат хаос, ако не бъдат разрешени навреме. И така, кои са често срещаните препятствия и как можете да ги преодолеете? Нека ги разгледаме по-подробно:
Предизвикателство 1: Непълни данни 💢
Вземете за пример Алекс, дистанционен търговски представител, който усърдно актуализира CRM системата си след всеки разговор с клиент. Той обаче забелязва, че в някои от записите му липсват важни подробности, като предпочитания от клиента начин за контакт. Непълните данни често водят до недоразумения и пропуснати възможности.
🎉 Решение: Въвеждане на стандартизиран контролен списък за въвеждане на данни.
Като се уверява, че всички необходими полета са попълнени преди да запише даден запис, Алекс може да поддържа чисти CRM данни и да избегне капаните на лошата хигиена на данните.
Предизвикателство 2: Натрупване на данни 💢
Кевин, анализатор по продажбите, се бори с неправилното „натрупване на данни”. Неговата CRM система е препълнена с потенциални клиенти отпреди пет години, които не са проявили интерес след първата си взаимодействие.
Тази остаряла информация изкривява прогнозите за продажбите и води до загуба на ресурси за съхранение.
🎉 Решение: Това включва настройка на автоматизирани правила за архивиране. Правила като тези маркират неактивните контакти след 18 месеца, което позволява на екипите да се ангажират отново или да архивират тези записи, за да поддържат опростена и практична база данни.
Предизвикателство 3: Неправилно форматиране 💢
Проблемът на Арвинд, макар и без излишни украшения, отнема много време. Половината от екипа му използва „Съединени щати“, докато други пишат „САЩ“ или „U. S. A.“ в полетата за местоположение.
Непоследователното форматиране създава хаос, когато се опитвате да сегментирате клиентите по региони.
🎉 Решение: Създаването на стандартизирани падащи менюта за полетата за местоположение може лесно да реши проблема му.
Елиминирането на вариациите ще му даде подходящи, категоризирани потенциални клиенти, с които да се свърже, да направи оферти и да сключи сделки.
🔗 Прочетете също: 12 безплатни CRM шаблона в Excel, Google Spreadsheets и ClickUp
Почистете CRM процесите си с ClickUp
Не забравяйте, че добрата CRM хигиена не е еднократно дълбоко почистване, а непрекъснат процес, който изисква ангажираност от всеки член на екипа.
Макар автоматизацията и инструментите да са полезни за поддържането на CRM хигиена, дори и най-добрите системи могат да се провалят без подходяща комуникация в екипа.
Тук ClickUp се отличава като идеалният инструмент за всички ваши CRM нужди. С ClickUp вашият екип разполага с голямо разнообразие от инструменти и функции за поддържане на точни данни за клиентите, оптимизиране на работните процеси и постигане на по-добри резултати в продажбите.
Готови ли сте да промените нещата? Регистрирайте се в ClickUp още днес и постигнете целите на вашия екип! ✅