Казват, че една картина говори повече от хиляда думи. Защото ясната и въздействаща визуална информация може да помогне да се почувства, разбере, ангажира и запомни информацията много по-ефективно, отколкото най-дългото описание.
Като се има предвид, че средната продължителност на вниманието на човека е едва 47 секунди, визуалната комуникация е по-важна от всякога.
В тази публикация в блога разглеждаме какво е визуална комуникация и как можете да я използвате, за да подобрите ефективността на работата си.
Какво е визуална комуникация?
Визуалната комуникация е процесът на използване на визуални елементи, като фотографии, видеоклипове и графики, като част от съобщението. Това е действието на даване на приоритет на визуалното въздействие на съобщението пред вербалните аспекти.
Това не означава, че изцяло се избягват думите. Всъщност ефективната визуална комуникация използва различни начини, за да създаде ясна и изчерпателна картина.
Видове визуална комуникация
Визуалната комуникация е навсякъде. Тя се намира в графичния потребителски интерфейс (GUI), който използваме на телефоните и компютрите си, в емотиконите/гифовете, които си изпращаме, и в списъците и презентациите, които създаваме. Някои от най-често срещаните видове визуална комуникация са както следва.
Изображения и фотографии
От изобретяването си през 1800 г. фотографията е отличен формат за визуално разказване на истории. Вестниците и списанията я използват, за да вдъхновяват хората, да спират войни и да предизвикват големи социални промени.
#/media/File:Bliss_(Windows_XP).png){kind=link}
В дигиталния свят снимките безспорно заемат централно място.
С драстичното подобрение на фотографските възможности на стандартните смартфони, днес можете да правите снимки, които не отстъпват по качество на тези на професионалистите, и да ги използвате, за да образовате и вдъхновявате хората.
Илюстрации и инфографики
Илюстрациите и инфографиките представят концепция, процес или данни визуално под формата на диаграми, блок-схеми, карти, презентации и др. Те се характеризират със способността си да:
- Опростете абстрактните концепции или корелациите между данните.
- Направете плътната информация достъпна и лесноразбираема.
- Ангажирайте аудиторията да се фокусира върху това, което е важно
- Улеснете дългосрочното запаметяване
В бизнес света екипите постоянно използват инфографики, карти на процесите, кръгови диаграми и др.
Символи и икони
Символите и иконите предават съобщения бързо и ефективно, като използват универсално признати визуални знаци. Те са особено подходящи в ситуации, в които се нуждаете от езиково неутрална комуникация. Емоджитата са чудесен пример за това.
Например, знакът 👍 е лесен за разбиране в чата в офиса. Иконата 💾 е лесна за запомняне в Word документ.
Цифрови интерфейси и UX дизайн
Говорейки за бутона „Запази“, цифровите интерфейси около нас използват визуална комуникация, за да създават интуитивни и интерактивни продукти като приложения, уебсайтове и софтуер.
Изображението на банера, бутонът, цитатът, информационните полета, съобщенията за грешки – всеки аспект от дизайна на потребителското преживяване (UX) е част от стратегията за визуална комуникация.
Видеоклипове и анимации
Една стъпка напред от статичната визуална комуникация е динамичната. Тъй като разходите за производство на видео и анимация намаляват благодарение на съвременните технологии и генеративната изкуствена интелигентност, тази форма на визуална комуникация набира популярност.
Но не мислете за видеоклиповете само като YouTube, филми или телевизионни реклами. Простото записване на екрана на даден процес за образователни цели също е чудесен начин да използвате видеоклипове.
Типография
Думите не трябва да бъдат само думи. Те могат да бъдат и визуални елементи, когато използвате добра типография, стратегически подбрани шрифтове, размери, разстояние и оформление на текста. Всъщност типографията е неразделна част от съвременния графичен дизайн.
Въпреки многото си предимства, организациите често пренебрегват визуалната комуникация, придържайки се към дълги прозаични текстове в имейли, презентации, вътрешни меморандуми и т.н. По този начин пропускате огромна възможност.
Защо визуалната комуникация е важна
Визуалните елементи са по-бърз, по-прост и по-добър начин за предаване на всяко съобщение. Ето защо визуалната комуникация е важна.
Достъпност
Визуалната комуникация премахва езиковите и културните бариери – всички разбират светофарите навсякъде по света! Тя изгражда мост между различни аудитории, което я прави безценен инструмент в международната комуникация.
Скорост
Преглеждането на инфографика спестява време в сравнение с четенето на доклад от 10 000 думи. Диаграмите, блок-схемите и инфографиките могат да обобщят сложни идеи, спестявайки време на комуникатора и аудиторията.
Простота
Представете си, че обяснявате на някого какво е слон, без да използвате думата „слон“ или нейните синоними. Колко думи ви бяха необходими? Сега си представете, че го рисувате.
Визуалните елементи опростяват нещата. От потребителското преживяване до софтуерната архитектура, визуалната комуникация улеснява всички заинтересовани страни да разберат контекста и подробностите.
Разбираемост
Визуалните елементи правят взаимоотношенията ясни по начин, по който думите не могат. Погледнете примера за концептуална карта на зоната на дългосрочен растеж на Джеймс Клиър по-долу. Тя се състои само от две линии и една крива. Но е толкова мощна, че ни показва това, което е очевидно.
Вземане на решения
Когато информацията е ясна, кратка и очевидна, вземането на решения също е по-добро и по-бързо. Най-простият пример за визуален инструмент за вземане на решения е диаграма на потока или дърво на решенията. Въпреки това, можете да събирате информация и да правите корекции по-добре с почти всеки визуален доклад.
Внимание и запаметяване
Картината е привлекателна и привлича вниманието. Човешкият мозък обработва визуалното съдържание 60 000 пъти по-бързо от текста. Това означава, че можете да запомните много повече за 47 секунди, през които се концентрирате.
От друга страна, визуалните елементи имат по-съществено влияние върху паметта. Изследователите твърдят, че „три дни след прочитането на текст можем да запомним 10% от информацията, но когато тя е съчетана с изображение, вероятно ще запомним 65% от тази информация“.
В допълнение към всичко това, използването на визуална комуникация помага значително да се подобри разпознаваемостта и доверието в марката. Последователното използване на визуални елементи, като лога, цветови схеми и типография, поставя марката на първо място в съзнанието на потребителите. С течение на времето тези елементи създават разпознаваемост и доверие сред аудиторията, насърчавайки лоялността и увереността в марката.
Нека видим как се получава това в реалния свят.
Примери за визуална комуникация
Най-често срещаната форма на визуална комуникация е в маркетинга. Рекламите, публикациите в социалните медии, бюлетини по електронна поща и т.н. са известни с това, че са силно визуални. Но това е само върхът на айсберга.
Независимо от ролята, която изпълнявате в организацията си, можете да използвате визуалната комуникация в ежедневните си работни процеси. Ето няколко примера.
Управление на проекти
Доброто управление на проекти означава да се достави качествен продукт навреме и в рамките на бюджета. Най-добрият начин да проследите това е като визуално пътуване, отбелязвайки оставащото време и оставащия бюджет. Визуалното управление на проекти прави точно това.
Например, диаграмата на Гант помага да се представи времевата рамка на проекта, като подчертава зависимостите между задачите и потенциалните пречки. Календарният изглед помага да се види колко работа е планирана за всеки ден, седмица или месец. Изгледът на натоварването показва колко зает е всеки член на екипа.
Поддръжка на клиенти
Екипите за обслужване на клиенти използват визуални средства, за да подобрят яснотата и времето за разрешаване на проблеми. Например, можете да предоставите подробно ръководство с анотирани екранни снимки или обяснително видео, което показва как да се създаде акаунт във вашия софтуер.
Тези визуални елементи намаляват объркването и помагат на клиентите да разрешават проблемите самостоятелно, което повишава удовлетвореността и намалява натоварването на екипа за поддръжка.
Обучение и въвеждане в работата
Техниките за визуализация подобряват резултатите от обучението. Използването на видео уроци или интерактивни инфографики помага на служителите бързо да разберат вашата организация. Какво по-добро от една добра стара организационна диаграма, за да помогне на хората да разберат структурата на вашата компания?
Финансово управление
Да предположим, че сте похарчили 2 милиона долара за реклама през тази година. Това добро или лошо нещо е?
Самите факти нямат голямо значение. Те придобиват значение в контекста. Например, ако сте спечелили 4 милиона долара, това е добре. Ако сте похарчили само 100 000 долара, за да спечелите 3 милиона долара миналата година, това е лошо! За да представят фактите в контекста, финансовите екипи използват стълбовидни диаграми, кръгови диаграми, диаграми на Вен и др.
Макар че тези примери предлагат известна вдъхновение, възможностите са наистина безкрайни. Можете да използвате визуалната комуникация като част от ежедневието си по много начини. Нека разгледаме няколко от тях.
Как да използвате визуалната комуникация на работното място
Ако изпращате емотикони или подчертавате част от текста в имейлите си, вече използвате визуална комуникация на работното място. Ето как можете да използвате някои професионални стратегии за визуална комуникация с инструмент за управление на проекти „всичко в едно“ като ClickUp.
1. Обсъдете идеи
Мозъкът не мисли в редове, колони или списъци. Защо тогава да го принуждаваме? Използвайте чистия платно на ClickUp Whiteboards, за да обмисляте идеи и да ги записвате по кохерентен начин, колкото и хаотични да изглеждат.
- Добавете лепящи се бележки, фигури, линии, изображения и текст към една бяла дъска.
- Свържете елементите с линии и стрелки
- Свържете външни източници като изрезки от вестници или вдъхновяващи изображения.
- Нарисувайте свободно на таблета си
- Използвайте ClickUp Brain за повече идеи.
Сътрудничество по вашите идеи и организирайте ги заедно в реално време. За тези, които не са могли да се присъединят към срещата, просто споделете линк и поканете за коментари.
Независимо дали добавяте нови функции към даден продукт или планирате коледно събитие за вашата организация, генерирайте идеи без усилие. След това ги превърнете в задачи директно от ClickUp Whiteboards.
2. Изгответе план за действие
Разработвате софтуер? Стартирате кампания с влиятелни лица? Или планирате новата година? Пренесете всичко, което ви занимава, на една страница с ClickUp Mind Maps.
- Започнете с празно платно или някоя от многобройните шаблони на ClickUp.
- Разделете сложната информация или многопосочните потоци в една свързана карта.
- Персонализирайте формите си с цветове за по-лесна обработка.
- Преобразувайте възлите в задачи незабавно
- Почистете разбърканите карти с функцията за пренареждане.
3. Управление на зависимостите
Един от най-големите проблеми в управлението на проекти е, че различните му компоненти често са изградени като кула от карти. Ако една падне, всичко се руши незабавно. Избегнете тези евентуалности с визуален софтуер за управление на задачи, който подчертава зависимостите, за да намали свързаните рискове.
Вземете например изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp. Той представя задачите, зависимостите и крайните срокове в един единствен прозорец. Така че, ако зависима задача е насрочена по-рано от приключването на предходната задача, не можете да я пропуснете в този изглед. След това можете да идентифицирате критичните пътища и да включите време за забавяне в плановете си за проекта.
4. Организирайте работната натовареност
Когато проектът стартира, често се случва някои членове на екипа да бъдат претоварени, което води до неудовлетвореност, незаинтересованост, изчерпване и дори отлив на кадри. Добрият проектен мениджър знае как да гарантира ефективно управление на работната натовареност.
Визуалното представяне на натовареността на екипа може да бъде много полезно. С помощта на червени, жълти и зелени маркировки можете да видите с един поглед кой работи над/под капацитета си, как се съотнасят прогнозите спрямо отчетеното работно време и т.н. ClickUp Workload View създава това автоматично.
5. Проследявайте напредъка
Високопроизводителните екипи изпълняват десетки задачи всеки ден. Google Cloud установява, че най-високопроизводителните екипи инсталират софтуер до четири пъти на ден! Без визуални подсказки може да е трудно да се проследи и запомни скоростта на такава работа.
Използвайте таблата на ClickUp, за да визуализирате вашите KPI. Настройте джаджи с кръгови диаграми за натоварването, лентови диаграми за отчети за изразходване/изчерпване, цифри за общите продажби и много други.
Бонус: Разгледайте други примери за табла в ClickUp, за да се вдъхновите.
Понякога дори и най-добрата документация не може да се сравни с обикновено записване на екрана. Използвайте ClickUp Clips, за да записвате видеоклипове и да ги споделяте незабавно, като ги вградите в ClickUp, споделите публичен линк или изтеглите самия файл. Ако искате да ги направите достъпни за търсене за по-късна употреба, транскрибирайте видеоклиповете с AI и ги архивирайте!
Докато сте в процес на това, ето как можете да го направите по професионален начин.
Как да направите визуалните си комуникации да изглеждат професионални
Визуалните елементи имат по-голямо въздействие от думите. Ето защо неподходящ визуален елемент може да има и по-голямо отрицателно въздействие. Избягвайте това с помощта на следните съвети, когато комуникирате визуално.
Бъдете целенасочени: Днес е обичайно да се използват GIF-ове и меми на работното място. Това помага за изграждането на колегиалност. Въпреки това, бъдете целенасочени по отношение на визуалното съдържание, което изпращате. Уверете се, че е подходящо за работа. Ако не бихте го носили на тениска и не бихте отишли на работа с него, не го изпращайте на колега.
Не забравяйте целевата си аудитория: Да предположим, че сте написали доклад от 10 000 думи. Дори и да го илюстрирате с десетки изображения, е малко вероятно висшите мениджъри да прочетат толкова дълъг документ. От друга страна, анализаторът по качеството във вашия екип ще се нуждае от изчерпателна документация за всеки потребителски случай и сценарий. Затова създавайте визуални елементи, като имате предвид аудиторията.
Дайте приоритет на простотата: Визуалните елементи трябва да помагат за разбирането на сложни идеи. Затова не правете визуалните елементи прекалено сложни или претрупани. Фокусирайте се върху това как да споделяте информация с членовете на екипа, а не върху красотата на самите визуални елементи.
Използвайте мултимедия: Не е необходимо да казвате всичко с изображение. Използвайте различни форми на визуални медии, като видеоклипове, анимации, меми и др. Включете също така текстове, връзки и др., за да разширите посланието си. Не забравяйте, че целта не е да бъдете визуални. Целта е да бъдете ясни.
Бъдете последователни: Не променяйте непрекъснато визуалните формати. Например, ако всеки месец изпращате отчети за продажбите под формата на стълбовидни диаграми, не ги променяйте изведнъж на кръгови диаграми. Ако използвате зелен цвят, за да обозначите положителен растеж, не го променяйте на син в следващия си отчет. Придържайте се към последователна цветова палитра, типография и стил на дизайн във всички материали.
Създавайте висококачествени визуални елементи: Направете вашите изображения, видеоклипове и графики ясни, с подходящ мащаб и без изкривявания или пикселизация. Би било полезно, ако потребителят може да увеличава и намалява мащаба според нуждите си.
Използвайте инструменти за визуализация на данни: Не е необходимо да рисувате всичко с ръцете си. Позволете на софтуер за визуално сътрудничество да ви облекчи. Използвайте шаблони за диаграми или графичен дизайн, за да започнете веднага.
Използвайте отново това, което работи: ако сте получили добра обратна връзка за дадена процесна карта, възпроизведете тази структура за други свързани концепции. Ако използвате конкретен шаблон за цифрово табло за обяви, просто го дублирайте за свързани нужди. Приложете визуалната комуникация на практика.
Интегрирайте: Накрая, визуалната комуникация не е елемент от списък, който отмятате веднъж дневно. Тя е начин на работа. Преди да започнете да изпълнявате дадена задача, помислете дали визуален елемент ще добави стойност към вашето съобщение. Например, ако докладвате за грешка, създайте си навик да добавяте екранна снимка с подходящи бележки.
Комуникация по ваш начин с ClickUp
Съвременната работа, свързана с познания, зависи почти изцяло от ефективната комуникация между членовете на екипа. Въпреки това, ние страдаме от намаляваща концентрация, прекалено много инструменти, умора от Zoom и огромни пропуски в предаването на знания.
Като универсално приложение за работа, платформата за управление на проекти „всичко в едно“ на ClickUp преодолява тези пропуски с множество добре обмислени функции за сътрудничество на работното място.
За рисунки и изображения има бели дъски и мисловни карти. За видеозапис има ClickUp Clips. За интерактивни визуални отчети има табла. Ако смятате, че най-добрият начин е да използвате думи, за това има и ClickUp Docs. Каквото и да смятате за най-добрия начин да предадете вашето послание, ClickUp има функция за вас. Опитайте ClickUp безплатно сега.