Microsoft Bookings и Calendly: кой инструмент за планиране е най-добър?

Балансирате между поредица от срещи и нарастващ списък със задачи. Времето е ограничено и трябва да улесните планирането.

Затова се обръщате към интелигентен софтуер за планиране.

Излишно е да казваме, че софтуерът за планиране на срещи е от съществено значение за професионалистите, които искат да оптимизират управлението на календара си.

В тази статия ще сравним две популярни приложения за календар: Microsoft Bookings и Calendly. Ще представим и алтернативно средство за лесно планиране на срещи.

Какво е Microsoft Bookings?

Функции на Microsoft Bookings

Ако вече използвате инструменти на Microsoft Office като Outlook, Teams и OneDrive, Bookings се интегрира безпроблемно с тези приложения, за да подобри вашето планиране. Нека разгледаме отличителните функции, които предлага този онлайн календар:

Функция № 1: Автоматични напомняния и последващи действия по имейл

Microsoft Bookings опростява управлението на срещите с персонализирани напомняния по имейл. Можете да ги планирате да се изпращат от 15 минути до две седмици преди срещата, като по този начин гарантирате навременна комуникация с клиентите.

След като бъде конфигуриран, Bookings автоматично изпраща напомняния, помагайки на клиентите да бъдат информирани за предстоящите си резервации.

Microsoft Bookings предлага и автоматизирани последващи имейли. Можете да създадете тези имейли, за да поискате обратна връзка след среща или да напомните на клиентите да планират следващата си сесия.

Функция № 2: Споделени резервации

Функцията „Споделени резервации“ в Microsoft Bookings позволява на няколко членове на екипа да управляват срещите в рамките на една унифицирана система. Тази функция е идеална за организации, в които ролите, свързани с обслужване на клиенти, изискват гъвкавост при планирането.

Екипите могат лесно да координират наличността чрез споделени календари, като по този начин гарантират, че клиентите получават навременни услуги без припокриване на графиците.

Системата поддържа проследяване на наличността в реално време, което помага да се избегнат двойните резервации и подобрява клиентското преживяване.

Функция № 3: Настройка на буферно време

Някои срещи може да изискват допълнително време за подготовка, почистване или пътуване между срещите с клиенти. За да се съобрази с това, Microsoft Bookings предлага функция за буферно време, която ви позволява да отделите време преди, след или и преди, и след срещите.

Това гарантира плавен преход между срещите и предотвратява ненужни забавяния за клиентите. Времената за буфер могат да се конфигурират на страницата „Подробности за услугата“ в Bookings.

Цени на Microsoft Bookings

Какво е Calendly?

Независимо дали сте фрийлансър или собственик на малък бизнес, който планира консултации, специалист по подбор на персонал, който организира интервюта, или ръководител на екип, който организира групови събития, Calendly опростява процеса.

Това е особено полезно при координирането на споделен календар между няколко участници.

Процесът на планиране на срещи е интуитивен. Calendly ви помага да настроите персонализирана страница за резервации, синхронизирайки я с календара ви и автоматично откривайки вашата часова зона. След като я конфигурирате, просто добавете свободното си време и сте готови да споделите линка си чрез имейл или SMS.

Поканените могат да изберат най-подходящото за тях време, а Calendly автоматично потвърждава срещата и я добавя в календара на всички.

Функции на Calendly

Ето някои от най-популярните функции на Calendly:

Функция № 1: Персонализирани типове събития

Calendly ви позволява да създавате различни видове събития според вашите нужди. Безплатният план поддържа индивидуални срещи, а платените планове отключват допълнителни функции като групови, колективни или кръгови срещи.

Можете също да управлявате броя на резервираните ежедневни срещи и да задавате интервали между сесиите, за да избегнете последователни срещи.

Функция № 2: Автоматизирани известия

Calendly изпраща страница за потвърждение на вас и на вашия поканен, когато той/вие планирате среща. Също така изпраща автоматични напомняния по имейл или SMS преди срещата, което помага да се намалят случаите на неявяване.

Можете да персонализирате напомнянията и да изпращате съобщения за проследяване след срещата, за да постигнете персонализирано преживяване.

Функция № 3: Формуляри за маршрутизиране, спестяващи време

Calendly предлага персонализирани формуляри за насочване, които въз основа на отговорите на клиентите ги насочват към подходящия тип среща или подходящото лице, като минимизират необходимостта от ръчна намеса.

Функция № 4: Надеждни функции за сигурност

Calendly защитава вашите данни с корпоративна сигурност, включително облачен хостинг, защитни стени и криптиране. Този продукт отговаря на различни регулации за поверителност, като гарантира, че вашата информация остава защитена.

Цени на Calendly

Microsoft Bookings и Calendly: сравнение на функциите

Нека разгледаме подробно сравнението между Calendly и Microsoft Bookings, като се фокусираме върху основните функции, възможности и цени:

Сега, когато знаем как се сравняват двете програми, коя от тях да изберете за вашите нужди? Това зависи от това, което е най-важно за вас.

Функция № 1: Леснота на употреба

Microsoft Bookings се интегрира безпроблемно с продуктите на Microsoft 365, предлагайки безпроблемно преживяване за потребителите, които разчитат на Outlook за управление на имейли и календари.

Въпреки това, настройката може да се окаже объркваща и неинтуитивна за тези, които не са част от екосистемата на Microsoft. Навигацията в платформата също може да бъде трудна, поради силната й зависимост от специфични за Microsoft процеси.

Calendly, от друга страна, е известен с изчистения си, модерен интерфейс и лесния за следване процес на настройка. Интуитивният му дизайн и персонализираните настройки гарантират безпроблемно потребителско изживяване, дори и за тези, които не са дълбоко въвлечени в конкретна екосистема.

Свързването на няколко календара на различни платформи, като Google, Microsoft и Apple, дава на Calendly предимство по отношение на гъвкавостта.

Функция № 2: Възможности за интеграция

Microsoft Bookings се интегрира безпроблемно с набора от инструменти на Microsoft, включително Teams, Outlook и OneDrive, което е идеално за фирми, които вече използват Microsoft 365.

Въпреки това, интеграцията му с приложения на трети страни е по-ограничена в сравнение с други инструменти.

Calendly, от друга страна, предлага над 100 интеграции с други онлайн инструменти за срещи, като Zoom, Google Calendar и други, което го прави гъвкав избор за фирми, които използват инструменти извън Microsoft 365.

Характеристика № 3: Достъпност

Що се отнася до цените, Microsoft Bookings се отличава с достъпността си. С цена от само 7,20 долара на месец за потребител за екосистемата Microsoft 365, той предлага отлична стойност, тъй като получавате достъп и до набор от приложения като Teams, OneDrive, Outlook, Word, Excel и PowerPoint.

Calendly започва от 12 долара на месец за стандартни планове и 20 долара на месец за екипни планове. Макар това да е по-голяма инвестиция за по-големи екипи, то предлага голяма гъвкавост и лекота на използване.

Microsoft Bookings срещу Calendly в Reddit

Обърнахме се към Reddit, за да видим какво мислят хората за двата продукта и техните предложения, и мненията бяха доста категорични и в двата лагера.

Например, един потребител на Reddit написа подробно за положителния си опит с Calendly:

Честно казано, мисля, че Calendly е един от най-добрите, ако не и най-добрият продукт на пазара в момента. Моята организация има платени потребители и дори за 10-15 долара на месец си струва, благодарение на автоматизацията на работния процес, която можете да добавите преди и след срещата (или не).

Други потребители на Reddit обаче се изказаха в полза на Microsoft Bookings, като един от тях сподели как платформата му е помогнала изключително много:

Успешно внедрихме Microsoft Bookings за планиране на интервюта за работа, като оптимизирахме процеса в цялата наша организация. Този инструмент лесно съгласува наличността на всички участници в интервюто. Създаваме нови инстанции за всеки цикъл на набиране на персонал. Резултатът? Значително намаляване на административните разходи, повишаване на ефективността и опростяване на координацията на графиците ни за интервюта. 👍🏼

Макар и двата инструмента да имаха свои привърженици, всички бяха съгласни, че планирането на прекалено много срещи – независимо от инструмента, който използвате – винаги е ужасно.

Но за онези дни, в които абсолютно не можете да избегнете планирането на една среща след друга, нито Microsoft Bookings, нито Calendly може да отговарят на вашите нужди. Но не се тревожете – има решение и за това!

Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Microsoft Bookings и Calendly

Когато става въпрос за планиране на срещи, Microsoft Bookings и Calendly са популярни избори.

Ако обаче търсите инструмент за планиране, който прави нещо повече от просто управление на срещи, ClickUp може да е най-добрият вариант.

ClickUp е инструмент за управление на проекти, който може да се използва и като софтуер за планиране на задачи. Той позволява на екипите да управляват задачи, срокове и срещи на едно място.

Независимо дали управлявате срещи с клиенти, координирате работата на екипа си или организирате личните си задачи, ClickUp предлага цялостно решение, което е по-добро от Microsoft Bookings и Calendly.

Ето няколко допълнителни предимства, които отличават ClickUp от конкуренцията:

ClickUp е номер 1: Изглед на календара

ClickUp Calendar View позволява безпроблемна интеграция с инструменти като Google Calendar или Microsoft Outlook. Той е идеален за тези, които търсят гъвкаво решение за управление на задачи, срокове и срещи на едно място.

ClickUp Calendar View предлага редица функции, включително:

Функцията „Изглед на календара“ на ClickUp предлага цялостно решение за проектни мениджъри и екипи, които искат да интегрират работния си процес с графиците си. Това означава, че ClickUp предоставя оптимизирано преживяване, което комбинира управлението на задачите и планирането на календара по начин, по който нито Microsoft Bookings, нито Calendly не правят.

Предимство на ClickUp № 2: ClickUp Meetings

С ClickUp Meetings можете да интегрирате срещите директно в работния си процес с гъвкаво, мултиплатформено решение, което се интегрира с различни инструменти, включително Google Calendar, Outlook и дори Microsoft Teams.

С ClickUp Meetings можете да:

Функцията за срещи на ClickUp дори преобразува автоматично дискусиите от срещите в задачи. След срещата ClickUp създава свързани задачи, което улеснява проследяването на напредъка и управлението на отговорностите, без да се налага да сменяте платформата.

Предимство на ClickUp № 3: Управление на времето

Инструментите за управление на времето на ClickUp ви помагат да проследявате, управлявате и оптимизирате времето си ефективно. Можете да задавате приблизителни времена, да следите напредъка и да получавате напомняния за предстоящи задачи.

Екипите могат да се възползват от прогнозите за натоварването и персонализираните предупреждения, за да управляват ефективно крайните срокове и приоритетите.

Функцията за управление на времето на ClickUp е голямо предимство за лица или екипи, които искат да бъдат по-продуктивни. За разлика от Microsoft Bookings или Calendly, ClickUp интегрира управлението на времето директно с графиците на проектите и задачите на екипа, като ви помага да спазвате сроковете и да изпълнявате задачите навреме.

Шаблон за календарно планиране на ClickUp

Освен това, шаблонът за календар на ClickUp е идеален за всеки, който иска да планира деня си лесно. Той е напълно персонализируем, независимо дали искате да планирате срещи, да зададете крайни срокове или да планирате събития.

Изтеглете този шаблон

С помощта на шаблона можете:

Възможността да създадете персонализиран планировчик е значително предимство. Тази функция ви позволява да създадете уникални работни процеси, специфични за вашите проекти. За разлика от Microsoft Bookings или Calendly, с този шаблон ClickUp предлага персонализация на много по-дълбоко ниво, което го прави идеален за екипи, търсещи решения, съобразени с техните нужди.

Предимство на ClickUp № 4: Планиране с интеграция на ClickUp + Calendly

С интеграцията Calendly + ClickUp можете да прехвърляте данни от Calendly в задачи в ClickUp, като автоматично добавяте участници към срещите. Тази интеграция гарантира, че задачите се създават и актуализират в ClickUp, когато се планират нови срещи в Calendly, което намалява ръчната работа.

Чрез свързване на функциите за планиране на Calendly с мощното управление на задачите на ClickUp, фирмите могат да създадат безпроблемен работен процес, в който срещите, задачите и отговорностите на екипа са синхронизирани.

Тази интеграция е голяма полза за екипите, които търсят ефективност, без да преминават от един инструмент към друг.

Опростете срещите си с ClickUp

Приложенията за планиране днес са по-важни от всякога. Все по-голям брой срещи, които изискват нашето внимание, означава, че инструменти като Microsoft Bookings и Calendly са от съществено значение.

Всяка платформа има своите предимства и недостатъци. Microsoft Bookings е идеален за екипи, които инвестират много в Microsoft 365, като предлага безпроблемна интеграция с Outlook, Teams и други инструменти на Microsoft.

Calendly се отличава с широките си възможности за интеграция и лекота на употреба, което го прави идеален избор за екипи, които използват различни инструменти.

Ако обаче искате нещо повече от софтуер за планиране на срещи, ClickUp е подходящ за вас. Той съчетава мощни функции за управление на проекти, проследяване на задачи и сътрудничество в екип с автоматизирани работни процеси и управление на задачи, задвижвано от изкуствен интелект.

ClickUp може да бъде приложението за ежедневно планиране, което ви позволява да управлявате календара, срещите и целия проектен процес на една платформа.

Започнете с ClickUp още днес и променете начина, по който управлявате срещите, проектите и екипите си!