Нов служител, работещ дистанционно, започва да споделя вътрешни документи с външни доставчици, без да е запознат с политиките за поверителност на компанията. Без ясен кодекс за поведение, той неволно нарушава протоколите, което води до потенциални рискове за сигурността и напрегнати професионални отношения.
Този сценарий подчертава важността на кодекса за поведение на служителите – той установява ясни очаквания, минимизира рисковете и гарантира, че поведението е в съответствие с ценностите на компанията.
В този блог ще разгледаме защо е важен един строг кодекс за поведение и как той може да бъде съобразен с ценностите на вашата компания, за да подкрепи една уважителна и отговорна работна среда. 👥
⏰ 60-секундно резюме
За да създадете кодекс за поведение на служителите, следвайте стъпките по-долу:
1: Определете съдържанието
- Очертайте ключови теми като служебни задължения, ценности на компанията, стандарти за комуникация и използване на ресурси.
- Включете важни правила относно работното време, боравенето с имуществото на компанията, дрескода и др.
2: Изгответе проект на документа за кодекс за поведение на служителите
- Напишете ясен и кратък проект с примери от реалния живот.
- Използвайте ясен език, за да направите очакванията лесни за разбиране.
3: Сътрудничество със заинтересованите страни
- Използвайте ClickUp Docs, за да създадете и редактирате черновата с участието на членовете на екипа.
- Присвойте коментари на конкретни лица за целенасочена обратна връзка
4: Усъвършенствайте документа
- Използвайте ClickUp Brain, за да усъвършенствате езика, граматиката и стила за по-голяма яснота и професионализъм.
5: Използвайте шаблони за ефективност и точност
- Започнете с шаблоните за човешки ресурси на ClickUp, за да създадете солидна основа.
- Персонализирайте шаблона, за да отразява уникалните политики на вашата компания.
6: Провеждане на окончателни прегледи и събиране на обратна връзка
- Споделете проекта в ClickUp Docs, за да получите обратна връзка от заинтересованите страни.
- Въвеждайте промени директно в документа за прозрачно сътрудничество.
7: Финализирайте документа и го актуализирайте периодично
Задайте график за преглед и актуализиране на документа при необходимост, като използвате ClickUp Tasks.
Разпратете окончателния кодекс за поведение на служителите, като използвате ClickUp Docs.
Разбиране на кодекса за поведение на служителите
Кодексът за поведение на служителите е набор от насоки, които очертават очакваното поведение, ценности и етични стандарти за служителите в дадена компания.
Считайте го за основен ресурс за поддържане на професионализъм, разрешаване на конфликти и защита на активите на компанията. Солидният кодекс за поведение осигурява яснота, намалява рисковете и насърчава култура на уважение и отговорност.
Обикновено отдел „Човешки ресурси“, в сътрудничество с висшето ръководство, изготвя проекта на кодекса за поведение на служителите. Специалистите по човешки ресурси гарантират, че правният документ е в съответствие с ценностите на компанията и правните изисквания, докато ръководителите предоставят информация за културата и стандартите за поведение в компанията.
В зависимост от размера на компанията, може да се включи мултифункционален екип, за да се гарантира, че кодексът за поведение отразява всички гледни точки.
Какво трябва да включва кодексът за поведение?
Един добре изработен кодекс за поведение на служителите трябва да обхваща няколко ключови области:
- Очаквания за поведение: Очертава действията, които се очакват от служителите по отношение на професионализъм, уважение и почтеност.
- Ценности и култура на компанията: Определя как служителите трябва да въплъщават основните принципи, които оформят организацията.
- Разрешаване на конфликти: Предоставя конструктивни методи за справяне с разногласия и спорове между служителите.
- Конфиденциалност: Определя насоки за защита на чувствителна информация, интелектуална собственост и активи на компанията.
- Съответствие и правни задължения: Установява ясни очаквания за спазване на законите, регламентите и политиките на компанията.
🧠 Интересен факт: „Насоките за бизнес поведение“ на IBM са един от най-старите кодекси за поведение в корпоративния свят, създадени за първи път през 1960 г.
Какви са основните предимства от въвеждането на кодекс за поведение?
Наличието на изчерпателен кодекс за поведение носи редица ползи както за служителите, така и за компанията:
- Насърчава положителна работна среда: Помага на служителите да разберат и уважават ценностите на работното място, което води до по-силна екипна работа и по-висок морал.
- Намалява рисковете: Предотвратява неетичното поведение и намалява правните рискове, като гарантира спазването на законите и нормативните изисквания.
- Изяснява очакванията: Предоставя ясни насоки, които помагат на служителите да разберат какво се очаква от тях, като по този начин се намалява объркването и двусмислието.
Стъпки за изготвяне на ефективен кодекс за поведение на служителите
Един добър кодекс за поведение на служителите отразява ценностите на вашата компания и определя ясни насоки за поведение.
Ако се чудите как да започнете, софтуерът за човешки ресурси ClickUp може да улесни целия процес. С ClickUp можете лесно да организирате идеите си, да получите обратна връзка от ръководителите на екипи и да се уверите, че окончателният вариант е достъпен за всички.
Ето как да напишете кодекс за поведение, който е ефективен и наистина съответства на вашия екип. 👇
Определете съдържанието, което да включите
Започнете с изброяване на ключовите елементи в кодекса за поведение. Помислете за ценностите и поведението, които определят културата на вашата компания.
Темите могат да включват уважителна комуникация, управление на конфликти, защита на поверителността и подходящо използване на ресурсите на компанията.
Можете да използвате ClickUp Docs, за да съберете мнения от различни членове на екипа и да създадете съвместен проект на този план.
Тъй като документите са живи документи, можете лесно да правите актуализации, докато черновият вариант се развива.
🔍 Знаете ли, че... Amgen интегрира своите организационни ценности в кодекса за поведение, като набляга на прозрачността и етичното вземане на решения. Кодексът съдържа и въпроси и отговори, базирани на сценарии, за да помогне на служителите да прилагат етичните принципи в реални ситуации.
Създайте груб проект
След като сте очертали основните теми, започнете да изготвяте кодекса за поведение на компанията.
Използвайте ясен и прям език, за да сте сигурни, че всички разбират очакванията. Опитайте се да бъдете кратки, но изчерпателни, като давате конкретни примери за приемливо поведение.
ClickUp Brain може да бъде ценен инструмент в това отношение. Това е AI-базиран асистент, вграден в работното ви пространство, който анализира текстовете ви и предлага предложения за подобряване на яснотата, граматиката и стила.
Този инструмент усъвършенства вашия проект, така че да бъде професионален, но и достъпен, като гарантира, че документът е лесен за четене и разбиране от служителите.
👀 Бонус: Научете повече за използването на изкуствен интелект за документиране, за да оптимизирате създаването на съдържание, да подобрите точността и да спестите време.
Използвайте шаблон за структура
Ако търсите бърз старт, обмислете използването на шаблони за човешки ресурси. Тези шаблони ви дават солидна основа, обхващаща основните политики и насоки, като същевременно ви позволяват да адаптирате всяка секция, за да отговаря на уникалната култура на вашата компания.
Започвайки с шаблон за наръчник за служители, ще спестите време и ще се уверите, че не пропускате важни детайли.
Шаблонът на ClickUp за наръчник за служители улеснява въвеждането на нови служители, като същевременно излага основните политики на компанията. Той е структуриран така, че да ви помогне да създадете изчерпателен документ, който отговаря на нуждите на вашата компания.
Шаблонът обхваща всички основни елементи, като стандарти за поведение, политики за екипа и дрескод, както и често пренебрегвани теми, като работно време и политики за комуникация. Можете да копирате и поставите съществуващите си политики директно или да ги промените, като добавите или премахнете раздели.
Една от отличителните характеристики е възможността да повишите ангажираността с визуални елементи. Добавете GIF файлове, диаграми или изображения, за да направите наръчника по-привлекателен и по-лесен за навигация.
Можете също да създадете съдържание, което позволява на читателите да преминават към конкретни раздели – идеално за нови служители, които търсят бързи отговори.
👀 Бонус: Разгледайте примери за наръчници за служители, за да разберете по-добре как да структурирате своя собствен.
Прегледайте и усъвършенствайте проекта
След като имате чернова, използвайте Docs, за да я споделите със заинтересованите страни и да получите обратна връзка.
Тъй като документите могат да се споделят, можете бързо да съберете мнения и да направите необходимите корекции. По този начин ще можете да поддържате съгласие между всички и да гарантирате, че кодексът за поведение точно отразява стандартите на вашата компания.
Можете да правите промени директно в документа; всички промени се проследяват автоматично. Това помага на всички да са на една и съща страница и позволява ефективно и прозрачно сътрудничество.
За да оптимизирате обратната връзка, опитайте ClickUp Assign Comments. То ви позволява да присвоявате конкретни коментари или задачи директно на колегите си в документа.
Ако дадена секция се нуждае от допълнителна информация или ревизия, можете да маркирате съответния член на екипа и той ще получи директно уведомление да я прегледа или да се заеме с нея. Това гарантира, че всички носят отговорност и помага да се избегнат недоразумения или забавяния, особено при сътрудничество с няколко отдела.
💡 Професионален съвет: За да поддържате последователност, създайте стандартни оперативни процедури (SOP), които са в съответствие с кодекса за поведение на служителите. Например, ако вашият кодекс набляга на уважителната комуникация, включете в SOP стъпки за професионално справяне с конфликти.
Предоставете окончателната версия на служителите
След като кодексът за поведение е финализиран, е време да го разпространите.
С Docs можете да споделите документа с екипа си само с няколко кликвания. Можете също да проследите кой е видял или потвърдил кодекса, като по този начин се уверявате, че всеки служител е запознат с очакванията.
💡 Професионален съвет: Екипите по човешки ресурси трябва да добавят раздел за мненията на служителите към кодекса за поведение. Това ще даде на служителите ясен начин да споделят своите притеснения, да дават обратна връзка и да допринасят за формирането на културата на работното място.
Редовно преразглеждайте и актуализирайте документа
Вашият кодекс за поведение никога не трябва да бъде статичен.
С развитието на вашата компания трябва да се развиват и насоките, които сте определили за поведение. Редовно преглеждайте документа, за да се уверите, че той е в съответствие с културата на компанията и с всички промени в законодателството или в бранша.
За да следите актуализациите и да гарантирате, че всички са на една и съща вълна, използвайте ClickUp Tasks.
Създайте задачи за редовно преразглеждане и актуализиране на кодекса за поведение. Разпределете конкретни задачи на членовете на екипа, определете крайни срокове и проследявайте напредъка, за да поддържате процеса на преразглеждане организиран и навременен.
Можете да прикачите най-новата версия на кодекса за поведение директно към задачата, за да имате лесен достъп до него.
Служителите може да имат резерви или да се чувстват объркани по отношение на някои насоки в кодекса. Проактивното разрешаване на тези въпроси спомага за изграждането на доверие.
Пример: Включете раздел с често задавани въпроси в документа, в който да отговаряте на често задавани въпроси като:
- „Какво се случва, ако несъзнателно наруша кодекса?“
- „Как мога да съобщя за инцидент анонимно?“
Изготвяне на списък за проверка на кодекса за поведение
- Определете основните ценности и поведения, които са в съответствие с културата на вашата компания.
- Сътрудничество с ръководството и ключовите отдели за изчерпателна информация
- Използвайте ясен, лесен за разбиране език, без жаргон.
- Включете примери от реалния живот, за да бъде по-лесно разбираем.
- Добавете конкретни политики за съвременните предизвикателства (например дистанционна работа, киберсигурност).
- Използвайте шаблоните и AI инструментите на ClickUp, за да структурирате и усъвършенствате проекта.
- Съберете обратна връзка от заинтересованите страни, преди да финализирате кода.
- Направете документа достъпен и лесно споделяем с служителите.
Примери за кодекс за поведение на служителите
Един строг кодекс за поведение на служителите определя ясни очаквания в няколко ключови области, като помага на компаниите да поддържат положителна и продуктивна работна среда.
Ето няколко примера за политики, които могат да направят реална промяна. 🙌🏼
Конфликт на интереси
Политиката за кодекс за поведение при конфликт на интереси поставя ясни граници, за да попречи на служителите да вземат решения, които биха могли да облагодетелстват личните им интереси за сметка на тези на компанията. Това гарантира, че бизнес решенията се основават на най-добрите интереси на компанията, а не на външни влияния.
📌 Пример: Финансова компания може да въведе фирмена политика, която изисква от служителите да разкриват всички финансови интереси в компании, с които работят, като например притежание на акции или член на семейството, който работи в партньорска организация.
Професионализъм
Политиката за професионализъм е нещо повече от това да се явявате на работа навреме. Става въпрос за създаване на уважителна и продуктивна работна среда.
Кодексът за поведение може да се отнася до уважението към колегите, избягването на разрушително поведение и поддържането на положително отношение, дори в стресови ситуации.
📌 Пример: Корпоративният офис може да включва насоки за подходящи стилове на комуникация, очаквания за пунктуалност и дрескод, като се уточнява, че служителите трябва да отговарят на имейли в рамките на 24 часа и да се обличат в делово-ежедневен стил, освен ако не присъстват на официални срещи.
Против тормоза
Строга политика срещу тормоза защитава служителите от дискриминация или неподходящо поведение. Кодексът за поведение може да включва ясна позиция на нулева толерантност към тормоза на основата на пол, раса, сексуална ориентация или други фактори.
📌 Пример: Технологична компания може да въведе строга политика срещу тормоза, в която се посочва, че тормозът от какъвто и да е вид – вербален, физически или дигитален – ще доведе до незабавни дисциплинарни мерки. Политиката ще предостави и ресурси на служителите, за да могат да съобщават анонимно за инциденти и да получават подкрепа.
🔍 Знаете ли? Кодексът за поведение на Starbucks набляга на култура на уважение, почтеност и отговорност. Той очертава очакванията за работна етика, включително честност, уважение към разнообразието и спазване на законите.
Конфиденциалност
Политиката за поверителност защитава чувствителната информация на компанията и клиентите. Един солиден кодекс за поведение би посочил, че служителите трябва да пазят поверителността на фирмените данни и да не ги разкриват на неупълномощени лица. Това може да включва информация за клиенти, вътрешни документи и търговски тайни.
От служителите може да се изисква да спазват специфични протоколи при работа с цифрови или хартиени документи, за да се запази поверителността и сигурността.
📌 Пример: Консултантска фирма може да включи клауза за поверителност в своя кодекс за поведение, изискваща от всички служители да подпишат споразумение за неразкриване на информация (NDA) и очертаваща строги наказания за всяко нарушение на поверителността на информацията за клиентите.
Често срещани грешки при изготвянето на кодекс за поведение
При създаването на кодекс за поведение на служителите е лесно да се допуснат грешки, които могат да подкопаят неговата ефективност.
Ето някои често срещани капани, които трябва да избягвате. ⚠️
Създаване на неподходящ тон
Тонът на вашия кодекс за поведение е от значение. Суровият или прекалено формален тон може да разубеди служителите да се ангажират с документа.
✅ Решение: Стремете се към приятелски, но професионален тон, който отразява ценностите на вашата компания.
Примери за сценарии за съвременни предизвикателства на работното място
Разширете раздела с примери с реални, близки до реалността сценарии, особено за хибридни или дистанционни работни условия:
- Пример за поверителност: „По време на Zoom среща на екипа избягвайте да споделяте на екрана чувствителни данни, освен ако това не е необходимо и одобрено за обсъждане. ”
- Пример за комуникация: „В каналите на Slack за екипа поддържайте професионализъм, като избягвате лични спорове или неподходящ хумор, които могат да обидят вашите колеги. “
Нереалистични очаквания
Поставянето на прекалено строги или нереалистични очаквания може да накара служителите да почувстват, че насоките са невъзможни за спазване.
✅ Решение: Уверете се, че вашият кодекс за поведение е постижим и отразява това, което е разумно за работното място.
Непредоставяне на достатъчно указания
Неясният език оставя твърде много място за интерпретация. Служителите трябва лесно да разбират какво се очаква от тях.
✅ Решение: Дайте конкретни примери за приемливо и неприемливо поведение.
Например, „Служителите трябва да поддържат подходящо облекло на работното място“ е неясна формулировка. Ето как можете да бъдете по-ясни:
От служителите се очаква да се обличат в делово-ежедневни дрехи по време на работното време. Примери за това са:
- Приемливо: ризи с яка, блузи, панталони, поли до коляното, обувки с затворени пръсти
- Неприемливо: тениски с лога или слогани, разкъсани дънки, шорти, джапанки
Несъответствие с културата и целите на компанията
Вашият кодекс за поведение трябва да отразява културата и мисията на вашата компания. Ако той не съответства на ежедневната реалност на вашето работно място, служителите може да не го вземат на сериозно.
✅ Решение: Използвайте език и примери, които резонират с ежедневния опит на служителите и вашите цели в областта на човешките ресурси.
Например, вместо да налагате пълна забрана за използването на интернет, фокусирайте се върху отговорното му използване, което насърчава служителите да имат достъп до ценни онлайн ресурси, като същевременно поддържат производителността и зачитат работното време.
Пренебрегване на ключови бизнес дейности
Един добър кодекс за поведение обхваща всички области на бизнеса. Необхватването на критични дейности, като работа с поверителна информация или управление на конфликти на интереси, може да доведе до пропуски и объркване впоследствие.
✅ Решение: Сътрудничество с съответните отдели за идентифициране на критичните области, след което създаване на ясни насоки с реални примери, които обхващат всички необходими аспекти на бизнеса.
📖 Прочетете също: 10-те най-добри софтуера за наръчници за служители за HR екипи
Комуникиране и прилагане на кодекса за поведение
Наличието на ясен кодекс за поведение е само първата стъпка. Истинското предизвикателство? Да се уверите, че всички го разбират и го спазват последователно.
Нека разгледаме как да направим кодекса за поведение част от ежедневната култура на вашата организация. 🤝
Ефективна комуникация
Започнете с представянето на кодекса по време на въвеждането в работата и го направете лесно достъпен. Насърчавайте постоянни разговори по време на екипните срещи и редовно напомняйте за него чрез имейли или вътрешни съобщения.
Ключът е яснотата и увереността, че всички разбират очакванията.
Стратегии за прилагане
Последователността е от съществено значение при прилагането на кодекса. Установете ясни процедури за докладване на нарушения и се уверете, че дисциплинарните мерки са последователни и справедливи.
Създайте процес, който гарантира, че служителите знаят какво да очакват, когато се случи нарушение.
🧠 Интересен факт: Концепцията за кодекс за поведение датира от древните цивилизации. Най-ранният известен кодекс е Кодексът на Ур-Наму от Месопотамия, който определя стандарти за справедливо поведение сред гражданите около 2100 г. пр.н.е.
Справяне с нарушения
Когато се случи нарушение, реагирайте незабавно и прозрачно. Проведете задълбочено разследване, като се фокусирате върху коригиращи действия.
Трябва да се уверите, че служителите знаят, че процесът е справедлив и безпристрастен, за да поддържате доверието в организацията.
📖 Прочетете също: Как да напишете наръчник за служителите
Следващите ви стъпки за създаване на строг кодекс за поведение с ClickUp
Създаването на кодекс за поведение на служителите помага да се положат основите на уважителна и свързана работна среда. Когато всички разбират очакванията и виждат как те съответстват на основните ценности на компанията, те се чувстват по-уверени и мотивирани да дадат най-доброто от себе си.
С ClickUp изготвянето, усъвършенстването и споделянето на този документ става по-гладък и по-съвместен процес. Инструментите за редактиране на документи позволяват на екипите по човешки ресурси да изготвят и актуализират насоки, да събират мнения в реално време и лесно да споделят окончателната версия в цялата организация.
Регистрирайте се безплатно още днес! 🚀