Наемали ли сте някога човек, който отговаря напълно на изискванията за длъжността, но по-късно сте били изненадани от неспособността му да се справи с работата?
Като част от процеса на наемане, всяка организация изготвя описание на длъжността, което обикновено включва набор от умения и опит, които кандидатът трябва да притежава. За да се справят добре в дадена длъжност обаче, служителите се нуждаят от нещо повече. Те се нуждаят от по-цялостен набор от „компетенции“.
Създаването и използването на рамка за компетенции помага на организациите да оценяват, ангажират и подкрепят служителите си, за да просперират. В тази публикация в блога разглеждаме какво представлява тя, защо трябва да я използвате и как можете да създадете такава за вашата организация.
Какво е рамка за компетенции?
Рамката за компетентности е набор от знания, умения, нагласи, качества и поведения, които един служител трябва да притежава, за да се развива успешно в работата си.
Как функционира рамката за компетенции?
Да предположим, че наемате Python разработчик. Обикновено бихте търсили човек с сертификат или опит в програмирането с Python. При използване на рамка за компетенции бихте търсили човек с следните качества:
- Познания за Python в контекста на програмните езици, неговата философия на проектиране, характеристики и семантика.
- Умения за използване на Python за програмиране на приложения, алгоритми за машинно обучение и др.
- Отношение към програмирането с Python и други технологични стекове, използвани в бизнеса
- Атрибути, свързани с участието в общността, приноса към отворения код и др.
- Поведенчески умения в решаването на проблеми, сътрудничеството, дистанционната работа, прозрачността и др.
Кога трябва да използвате рамка за компетенции?
Първата ситуация, в която една организация използва рамка за компетенции, е при набирането на персонал. Преди да избере конкретен кандидат за дадена длъжност, рамката за компетенции гарантира, че той е подходящ за нея.
Тя обаче е чудесен инструмент през цялата кариера на служителя. Може да се използва при оценка на представянето, при повишения, при разработване на програми за обучение и развитие, както и при управление на промените. Тя е полезна и при планиране на приемствеността.
Какво включват рамките за компетентност?
Няма единен набор от компоненти, които формират рамката за компетентности. В зависимост от организацията, екипа, длъжността, назначението, отговорностите и т.н., необходимите компетентности могат да варират.
Типичната рамка за компетенции обаче съдържа следните компоненти.
🏆 Основни ценности: Днес организациите очакват принципите и убежденията на служителите да съответстват на тези на компанията в определени аспекти.
Например, ако вашите основни ценности са разнообразието и почтеността, бихте очаквали от потенциалните служители да имат високи етични стандарти като част от техните компетенции.
🏆 Основни компетенции: Всички длъжности изискват тези компетенции, които обикновено включват организационни умения, междуличностни умения, решаване на проблеми, ориентираност към клиента и др.
Например, ако сте организация, предоставяща услуги, като фитнес зала или спа център, бихте очаквали всеки да притежава умения за обслужване на клиенти. Ако сте предимно търговска организация, като филиал или автокъща, уменията за водене на преговори биха били основна компетентност. Ето някои други примери за основни компетентности, които могат да са приложими за вас.
🏆 Функционални компетенции: Това са ниши, необходими за конкретна роля. Това могат да бъдат технически умения, познания по софтуер, експертни познания в областта на научните изследвания и др. Не всеки се нуждае от тази компетенция.
Например, ако наемате разработчик, той трябва да притежава функционални компетенции в програмирането с определен език.
🏆 Лидерски компетенции: Това са компетенции, които мениджърите и лидерите трябва да притежават, като управление на проекти, супервизия, разрешаване на конфликти, справяне с кризи и др. В известен смисъл лидерските компетенции са функционални компетенции за мениджърите.
Всяка организация очаква от своите служители да споделят основните й ценности и да притежават основните й компетенции. В зависимост от позицията, някои служители може да се нуждаят само от функционални компетенции, докато други може да се нуждаят както от функционални, така и от лидерски компетенции.
Пряката пътека към гарантиране, че оценявате своите служители по всички тези компетенции, е да разполагате с цялостна рамка. Ето как можете да разработите такава.
Стъпки за разработване на рамка за компетенции
Преди да започнете, не забравяйте, че рамката за компетенции е всеобхватен документ. Тя обхваща работата, хората и културата на организацията. Ето защо създаването на рамка за компетенции изисква цялостен подход и платформа за сътрудничество като ClickUp за човешки ресурси. Ето как можете да започнете.
1. Определете целите си
Рамката за компетенции може да се използва за редица цели. Преди да започнете да изграждате рамката, разберете защо се нуждаете от нея. Задайте си следните въпроси:
- За какво ще я използвате?
- Какво искате да постигнете с нея?
- Как това ще подобри производителността?
- Как това ще помогне на служителите и организацията?
Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да стесните целите си. Въпреки това, напълно нормално е да имате повече от един отговор на всеки от тези въпроси, от които трябва да определите най-важните.
Оптимизирайте тези дискусии с помощта на съвместно виртуално работно пространство като ClickUp Whiteboards. Съберете всички заинтересовани страни, включително ръководители на отдели, лидери в областта на талантите, HR и финансите, на едно място, за да обсъдите вашите компетенции.
След като направите това, използвайте инструмент като ClickUp Goals, за да направите вашите цели и планове видими за всички заинтересовани страни. Свържете целите на рамката за компетенции с целите на вашата организация. След това делегирайте на всеки ръководител на отдел да определи свои собствени цели.
2. Събиране на информация
За да създадете рамка за компетенции, се нуждаете от информация за четирите компонента: основни ценности, основни, функционални и лидерски компетенции. Съберете информация за тези измерения от настоящите си служители.
Попитайте вашите екипи
Използвайте ClickUp Forms, за да провеждате проучвания в цялата организация. Попитайте членовете на екипа за компетенциите, необходими за изпълнение на съответната работа. Попитайте мениджърите какви компетенции очакват от членовете на екипа си. Попитайте висшето ръководство какво цени организацията.
Прегледайте съществуващите си данни
Проучете информацията от софтуера за ангажираност на служителите, шаблоните за оценка на представянето и др., за да идентифицирате пропуските. Прегледайте обратната връзка, която мениджърите са дали на своите екипи, и наблюдавайте тенденциите.
Извършете също така анализ на процесите, за да разберете как функционират нещата.
Проучете пазара
Сравнете вашата организация с търсените умения на пазара. Ако създавате нещо революционно или иновативно, не забравяйте да набележите уменията, от които може да се нуждаете през следващите няколко години.
Създайте рамката с помощта на изчерпателен списък на всички необходими компетенции.
3. Създайте рамката
Организирайте компетенциите: Категоризирайте списъка според основни ценности, основни, функционални и лидерски компетенции. По-долу са дадени няколко примера за това как можете да направите това.
| Основни ценности | Основни компетенции | Функционални компетенции | Лидерски компетенции |
|---|---|---|---|
| Разнообразие и приобщаване, състрадание, емпатия, почтеност и честност, лична отговорност | Комуникация, сътрудничество, дистанционна работа, решаване на проблеми, аналитични умения, логическо мислене | Програмиране, тестване на софтуер, DevOps, киберсигурност, редактиране съгласно стиловия наръчник APA, съответствие с нормативните изисквания | Цялостно мислене, решаване на проблеми, разрешаване на конфликти, емоционална интелигентност, умения за водене на преговори, самосъзнание |
Определете компетенциите: Може би мислите, че умения като комуникация, сътрудничество и др. са очевидни. Често обаче не е така. Полезно е да определите ясно тези компетенции с съответните ключови действия. Например, ако дистанционната работа е компетенция, можете да я определите като:
- Способност да работите самостоятелно извън офиса
- Умения за управление на времето
- Умение за ефективна комуникация чрез текстови инструменти за сътрудничество
- Удобство при работа с цифрови инструменти за видеоконферентна връзка, споделяне на екран, запис на екран, виртуално сътрудничество и др.
- Емоционална интелигентност за усещане на дискомфорт или недоразумения и тяхното проактивно разрешаване
- Желание да повтаряте/потвърждавате концепции, за да се уверите, че са разбрани
Докато правите това, е полезно да давате и примери. Например, можете да кажете: „Когато усетите, че колега се затруднява да разбере нещо, проактивно се предлагате да му помогнете.“
Не забравяйте, че компетенциите са умения, нагласи и поведения, които са трудни за измерване, за разлика от обичайните показатели за ключова ефективност (KPI). Това обаче не е проблем. Обмислете качествени мерки за тяхното идентифициране и развитие.
Картографиране на компетенциите: След като определите категориите, картографирайте ги спрямо всяка роля. Основните ценности и основните компетенции вероятно се изискват от всеки служител. Отделете време, за да картографирате функционалните и лидерските компетенции спрямо конкретните роли, за които са приложими. Определете също така как тези компетенции спомагат за кариерното развитие.
Шаблонът за картографиране на уменията на ClickUp е прост, но изчерпателен начин да направите това. Този напълно персонализируем и лесен за начинаещи шаблон е идеален за записване, организиране и картографиране на компетенциите на вашия екип.
⚡️Архив с шаблони: Ето и други шаблони за матрици на умения, от които можете да избирате.
4. Приложете рамката и общувайте между екипите
Представяне: Комуникирайте рамката на всички членове на персонала. Запознайте ръководителите на екипи, мениджърите и висшето ръководство с новата рамка и ги поканете да я изпробват в процесите на набиране на персонал, обучение и професионално развитие.
Запис: Публикувайте рамката за компетенции и я споделете с всички заинтересовани страни в организацията. ClickUp Docs ви помага да създадете визуално привлекателен запис на рамката за компетенции и да го споделите с подходящо ниво на достъп.
Прилагане: Интегрирайте я във всички процеси, които сте определили като значими при определянето на целите.
- Ако искате да използвате рамката за компетенции при набирането на персонал, интегрирайте я в софтуера си за управление на таланти и създайте подходящи програми за подбор.
- Ако я използвате в годишните си прегледи, интегрирайте я в софтуера за преглед на представянето.
- Ако имате намерение да я използвате в текущото кариерно развитие, интегрирайте данните, свързани с компетенциите, в инструментите си за управление на представянето.
Използвайте шаблона за отчет за представянето на ClickUp, за да визуализирате как се представя всеки служител/екип по отношение на различните компетенции, които сте очертали.
⚡️Архив с шаблони: Постигнете напредък в компетенциите си с тези шаблони за план за подобряване на представянето.
Преразглеждане и коригиране: Макар че не е полезно да променяте непрекъснато рамката за компетенции, важно е да я преразглеждате периодично. Например, ако една от функционалните компетенции на вашия маркетинг екип е SEO, тя се нуждае от значително обновяване в контекста на нарастващото използване на изкуствен интелект.
В такива решаващи моменти е необходимо да преразгледате внимателно рамката си за компетенции.
⚡️Архив с шаблони: Проектирайте ефективно ревизията на рамката си с тези шаблони за подобряване на процесите.
Ако докато четете това си мислите: „Вече имаме длъжностни характеристики, оценки и т.н., защо ни е нужна още една рамка?“, ето отговора.
Предимства на рамката за компетенции
Добрата рамка за компетенции значително укрепва способността на организацията да наема, обучава, развива и ангажира служителите, защото:
Подобрява наемането: Рамката за компетенции гарантира, че за свободните позиции се подбират само подходящите кандидати. Тя намалява вероятността от грешки при наемането и предотвратява проблеми, свързани с уменията. Освен това минимизира разходите за обучение и адаптиране на новите служители след наемането им.
Определя ясни очаквания: Тя ясно определя очакванията за представянето на кандидатите, служителите и мениджърите. Тя ги подготвя за успех, като ги насърчава да насочат усилията си към изграждането на важни компетенции.
Създава прозрачност: Рамките за компетентност гарантират, че всички заинтересовани страни са на една и съща страница. Кандидатите знаят за какво се тестват. Служителите знаят в какво се отличават и какви умения им липсват. Това елиминира ненужното притеснение около представянето.
Подобрява ефективността: Когато е ясно какво е необходимо за изпълнението на задачите, индивидуалната ефективност вероятно ще се подобри. Когато цялата организация има общи ценности и компетенции, комбинираният ефект е огромен.
Позволява устойчиво развитие на бизнеса: Добрата рамка за компетенции гарантира, че организацията е стабилна в настоящето и гъвкава за бъдещето. Тя позволява на бизнес лидерите да развиват умения и способности, които осигуряват конкурентно предимство в бъдеще. Улеснява управлението на талантите в дългосрочен план.
Укрепете рамката си за компетенции с ClickUp
Наемането на персонал може да бъде изтощително. Неправилният избор може да доведе до значителни загуби, свързани с прекратяване на трудовите правоотношения, повторно наемане, въвеждане в работата, обучение и др. Още по-лошото е, че може дори да не забележите, че сте взели неефективно решение за наемане, докато не стане твърде късно.
Например, може да сте наели човек, който е фантастичен в програмирането с Python, но не разполага с уменията за работа в екип или експертния опит в бранша, необходими за създаването на вашия продукт. Докато установите тези пропуски, може да сте понесли реални и алтернативни разходи.
Една добре обмислена рамка за компетенции може да ви помогне да избегнете такива непредвидени ситуации и да вземете информирани решения. Обсъждайте, планирайте, създавайте, внедрявайте и оптимизирайте рамката си за компетенции с ClickUp.