Зад всеки високопроизводителен изпълнителен директор стои солиден екип – хора, които му позволяват да се съсредоточи върху 20% от задачите, които съставляват 80% от въздействието.
Изпълнителните асистенти (EA) и шефовете на кабинета (CoS) са на предната линия на този екип. Те са две мощни роли, които поддържат работните места да функционират като добре смазани машини.
Но какви са основните разлики между тези роли и коя от тях е необходима на вашата организация?
Ще разгледаме тези въпроси и ще предоставим вътрешна информация за тези роли в ClickUp, за да можете да вземете балансирано решение при оценяването на позициите изпълнителен асистент и главен секретар за вашия екип.
Какво е главен секретар?
Началникът на кабинета е доверен стратегически партньор на висшето ръководство, често разглеждан като „дясната ръка“ на висшите мениджъри, като например главния изпълнителен директор, финансовия директор и оперативния директор. Тази роля надхвърля традиционната подкрепа, като се фокусира върху вземането на решения на високо ниво, управлението на проекти и съгласуването между отделите.
Знаете ли, че ролята на началник на кабинета има корени, които се простират назад във военната стратегия и правителствените операции? Това се дължи на факта, че високопоставеният генерал на бойното поле, заобиколен от хаос, обикновено се нуждаеше от някой, който да се занимава с потока от информация, да разбере приоритетите и да гарантира, че всичко е на мястото си.
В днешно време тази роля еволюира от политическата арена, най-известно в места като Белия дом, където шефът на кабинета се превърна в най-близкия човек на президента.
Днес шефът на кабинета е също толкова важен за стратегическата визия в корпоративния свят.
👀 Интересен факт
Повечето шефове на кабинета ( 25,7% ) работят в технологичния сектор – много по-висок процент отколкото в която и да е друга област. Банковото дело и инвестициите следват с 17,6%, което отразява нуждата от хора, които могат да поддържат синхронизацията в големите организации.
Това ни дава важна информация за ролята: шефовете на кабинета процъфтяват в динамични среди, където главните изпълнителни директори се нуждаят от някой, който да им помага да превърнат визията в действие, като същевременно действа като доверен представител на изпълнителния директор.
Какво е изпълнителен асистент?
Изпълнителният асистент е майстор в логистиката и управлението на времето, като осигурява административна подкрепа на ръководните кадри. Отговорностите му включват управление на графици, комуникация и попълване на празнините в управлението на проекти за гладко протичане на ежедневните операции.
Значението на ролята
👀 Интересен факт
Ролята на изпълнителния асистент (EA) възниква в началото на 20-ти век след индустриалната революция, с разрастването на бизнеса. Тя се развива от проста административна работа и административни задачи до високоспециализирани позиции, които включват надзор на логистиката и ролята на пазител на комуникацията.
Днешните изпълнителни асистенти са от съществено значение за ежедневното функциониране, управлението на сложни графици и работата с чувствителна информация. Макар че обикновено не отговарят за по-широки стратегически планове, те създават възможност на ръководителите да се съсредоточат върху отговорности на по-високо ниво, което ги прави незаменими за цялостната ефективност на бизнеса.
Роли и отговорности
Макар и началникът на кабинета, и изпълнителният асистент да предоставят жизненоважна подкрепа на ръководните кадри, техните отговорности се различават значително по обхват и фокус.
Началник на кабинета
Стратегическо планиране
Началникът на кабинета е силно ангажиран в оформянето на бъдещето на компанията. Той помага в разработването и изпълнението на стратегии на високо ниво заедно с ръководния екип. Това може да включва:
- Разработване и надзор на изпълнението на инициативи в цялата компания
- Ръководство на годишни сесии за планиране и тримесечни прегледи на стратегията
- Превръщане на визията на ръководството в практически пътни карти
Например, шефът на кабинета може да работи заедно с главния изпълнителен директор по време на корпоративно сливане, като управлява сложната логистика и координира различните екипи, за да се постигне плавен преход.
Координация между отделите
Действайки като мост между отделите, шефът на кабинета решава междуфункционални предизвикателства и пречки, помага за предотвратяване на изолираността и гарантира, че всеки отдел работи за постигане на общи цели.
Подкрепа при вземането на решения на висше ниво
Началниците на кабинета често служат като доверен съветници, предлагайки идеи и анализи, за да помогнат на ръководителите да вземат информирани решения. Те присъстват на срещи на високо равнище, синтезират информация и представят на ръководството препоръки, основани на данни и подходящи за действие.
Въпреки че всяка роля е различна, основните задължения на началника на кабинета обикновено се разделят на три категории, всяка от които позволява на началника на кабинета да повиши ефективността на организацията по уникален начин: 1. Процес: Оценява, препроектира и управлява ключови корпоративни процеси. 2. Хора: Следи за настроенията в вътрешните екипи и се занимава с проблемите или дава съвети по тях. 3. Портфолио: Притежава портфолио от проекти, които движат бизнеса напред.
Въпреки че всяка роля е различна, основните задължения на началника на кабинета обикновено се разделят на три категории, всяка от които позволява на началника на кабинета да повиши ефективността на организацията по уникален начин: 1. Процес: Оценява, препроектира и управлява ключови корпоративни процеси. 2. Хора: Следи за настроенията в вътрешните екипи и се занимава с проблемите или дава съвети по тях. 3. Портфолио: Притежава портфолио от проекти, които движат бизнеса напред.
Изпълнителен асистент
Административна подкрепа
Изпълнителният асистент се фокусира върху обработката на всичко – от подготовката на документи и системите за архивиране до организирането на пътувания. Ролята му е от съществено значение за поддържането на графика на изпълнителния директор организиран и без отклонения.
Прочетете също: Най-добрите AI инструменти за изпълнителни асистенти
Планиране и управление на времето
Ключова отговорност на изпълнителните асистенти е да гарантират, че времето на техния изпълнителен директор се използва по най-добрия начин. Например, те могат да пренаредят срещите, за да създадат непрекъснато време за концентрация, или да дадат приоритет на спешни въпроси, които изискват незабавно внимание.
Изпълнителният асистент прави разликата, като оптимизира времето на ръководителя, подобрява комуникацията и организира задачите, което повишава ефективността и помага на целия екип да остане фокусиран. Ние предвиждаме нуждите, решаваме проблемите проактивно и изграждаме силни взаимоотношения, което прави работата по-гладка за всички. Освен това подкрепяме здравословния баланс между работата и личния живот, (опитваме се да) намалим стреса за ръководителя и допринасяме за положителна, сътрудническа екипна култура.
Изпълнителният асистент прави разликата, като оптимизира времето на ръководителя, подобрява комуникацията и организира задачите, което повишава ефективността и помага на целия екип да остане фокусиран. Ние предвиждаме нуждите, решаваме проблемите проактивно и изграждаме силни взаимоотношения, което прави работата по-гладка за всички. Освен това подкрепяме здравословния баланс между работата и личния живот, (опитваме се да) намалим стреса за ръководителя и допринасяме за положителна, сътрудническа екипна култура.
Комуникация и кореспонденция
Изпълнителните асистенти често управляват вътрешни и външни заинтересовани страни от името на изпълнителния директор. Независимо дали става дума за изготвяне на имейли, приемане на обаждания или организиране на брифинги, те гарантират, че важните съобщения се предават ясно и навреме.
✨ Помислете по следния начин: докато началникът на кабинета се фокусира върху „какво следва“ за организацията, изпълнителният асистент работи, за да гарантира, че „настоящето“ протича гладко. Заедно те създават мощна система за подкрепа, която позволява на изпълнителните лидери да работят с максимален потенциал.
Умения и квалификации
Необходими умения за главен секретар
Началникът на кабинета трябва да бъде стратегически мислител с силни лидерски умения.
Те трябва да виждат цялостната картина, да предвиждат предизвикателствата и да разработват планове за справяне с тях, като използват:
- Високи умения за решаване на проблеми
- Политическа интелигентност и изключителни умения за управление на заинтересованите страни
- Експертни познания в управлението на проекти на корпоративно ниво
- Силни аналитични умения и умения за интерпретиране на данни
- Лидерски умения за оказване на влияние без пряка власт
- Отлична междуфункционална комуникация
Обикновено шефът на кабинета има MBA или съответна магистърска степен, с 8-10 години прогресивен бизнес опит. Заплатата варира от 160 000 до 390 000 долара годишно в САЩ, с допълнителни бонуси на по-високите нива.
Необходими умения за изпълнителен асистент
Като пазител на изпълнителния директор, изпълнителният асистент трябва да притежава отлични организационни и междуличностни умения, за да се справя с вътрешни и външни взаимодействия. Той гарантира, че подходящите хора имат достъп до изпълнителния директор в подходящия момент.
Най-успешните изпълнителни асистенти притежават и следните качества:
- Изключителни умения за управление на времето, включително способност за многозадачност и определяне на приоритети
- Висока степен на владеене на бизнес комуникацията
- Дискретност и преценка при работа с поверителна информация
- Внимание към детайлите
- Умения за работа с модерни инструменти и технологии за продуктивност за изпълнителни асистенти
Изпълнителните асистенти обикновено имат бакалавърска степен по бизнес администрация или свързана с нея област, с 3-5 години опит в подкрепа на висши мениджъри. Заплатите за старши изпълнителни асистенти обикновено варират от 60 000 до 110 000 долара в САЩ, в зависимост от местоположението и нивото на опит.
Ежедневни операции
Чудили ли сте се някога какво наистина се случва зад кулисите, когато ръководителите изглеждат, че са навсякъде едновременно, вземат решения и прокарват инициативи?
Нека разкрием как изглежда един типичен ден за двете роли в ClickUp — може да се изненадате колко различни са те!
Един ден от живота на началника на кабинета
Типичният ден на началника на кабинета може да варира значително.
Вземете за пример Арджун Наскар, главен секретар на главния оперативен директор в ClickUp.
Той предпочита да започва работния си ден, като проверява съобщенията си и преглежда състоянието на текущите проекти. Той запазва средата на сутринта за задълбочена работа, която изисква стратегическо мислене или анализи. Срещите и отчетите на екипа се провеждат около обяд, а следобедите обикновено са посветени на индивидуални срещи. Денят му завършва с преглед и изчистване на уведомленията му.
За Манди Мекаил, шеф на кабинета за функцията „Хора“ в ClickUp, това изглежда малко по-различно. Тя предпочита да преглежда съобщенията и известията си в ClickUp за актуализации рано сутрин, преди да се срещне с изпълнителния екип и ръководителите на отдели. Следобедите прекарва в управление и изпълнение на проекти – координира различни екипи, гарантира, че проектите вървят по план, и използва функциите за управление на задачи на ClickUp, за да актуализира статуса и крайните срокове. Тя предпочита да се занимава със стратегическо планиране и анализ в края на следобеда, като често използва таблата на ClickUp, за да визуализира ключови показатели и индикатори за ефективност. Тя завършва деня си, като преглежда постигнатото и планира следващия ден.
Тя продължава с разяснение:
Няма типичен ден за шефа на кабинета – вие сте постоянно нащрек, за да отговорите на най-критичните нужди, които възникват. Ако не сте внимателни, това често може да ви накара да реагирате, вместо да действате проактивно. Тайната на успеха като главен секретар е да структурирате седмицата си предварително, за да разберете кои са критичните проактивни задачи или проекти, които трябва да наблюдавате или да изпълните, независимо от възникналите проблеми през седмицата. Макар че времето за проактивните задачи може да се промени, резултатите не трябва да се променят.
Няма типичен ден за шефа на кабинета – вие сте постоянно нащрек, за да отговорите на най-критичните нужди, които възникват. Ако не сте внимателни, това често може да ви накара да реагирате, вместо да действате проактивно. Тайната на успеха като главен секретар е да структурирате седмицата си предварително, за да разберете кои са критичните проактивни задачи или проекти, които трябва да наблюдавате или да изпълните, независимо от възникналите проблеми през седмицата. Макар че времето за изпълнение на проактивните задачи може да се промени, крайните резултати не трябва да се променят.
Един ден от живота на изпълнителен асистент
Сутринта на изпълнителния асистент често започва рано, за да се подготви за деня. Той преглежда спешните имейли и организира графика на изпълнителния директор, като оставя време за управление на импровизирани искания за срещи и реорганизиране на ангажиментите, за да се приспособи към промени в последния момент.
Те могат да координират организацията на събития, маршрути за пътувания, бюджети и разходи, като едновременно с това управляват входящите комуникации през целия ден.
Като изпълнителен асистент в ClickUp, Фей балансира натоварен ден, пълен с отговорности.
Сутрините й започват с управление на имейли и календар, където преглежда спешни съобщения, актуализира календара на изпълнителния директор и изпраща напомняния за срещите през деня. Тя подготвя ежедневен брифинг, в който обобщава важните моменти от графика, ключовите имейли и предстоящите срокове. Преди срещите Фей потвърждава резервациите на зали и се уверява, че всички материали са готови.
През целия ден тя се занимава с комуникацията, пресява обажданията, управлява кореспонденцията и координира графика. Тя организира пътувания, подготвя документи и помага при управлението на проекти, ако е необходимо. Следобедите й включват организиране на обеди, проследяване на разходите и поддържане на връзка между изпълнителния директор и членовете на екипа. В края на деня тя преглежда задачите, маркира важни имейли и подготвя изпълнителния директор за следващия ден.
Прочетете също: Стратегии за управление на проекти за изпълнителни асистенти
Използването на технологии и в двете роли
И шефът на кабинета, и изпълнителният асистент разчитат в голяма степен на технологиите, за да оптимизират ежедневните си операции, и тук на помощ идват инструменти за продуктивност и управление на проекти като ClickUp.
ClickUp предлага централизирана платформа за управление на календарите на ръководството, проследяване на ключовите резултати по проекти и функции и автоматизиране на повтарящи се административни задачи.
Управление на задачите с ClickUp
Началниците на кабинета често управляват сложни проекти, в които участват няколко екипа.
С помощта на функциите за управление на задачите на ClickUp те могат да възлагат задачи, да определят крайни срокове и да проследяват напредъка в различните отдели.
Например, при координирането на инициатива в цялата компания, като стратегическа реорганизация, началникът на кабинета може да използва ClickUp, за да раздели проекта на изпълними задачи и подзадачи и да гарантира, че всеки екип постига своите цели.
Планиране с календара и диаграмите на Гант в ClickUp
Тъй като една от основните ми отговорности в ClickUp е да гарантирам, че календарите на екипа ни са синхронизирани, обикновено проверявам календарите, които ми са възложени, за да се уверя, че няма да има припокриване на срещи или че всички непредвидени ситуации, възникнали в резултат на последните събития, могат да бъдат разрешени и предприети мерки възможно най-скоро.
Тъй като една от основните ми отговорности в ClickUp е да гарантирам, че календарите на екипа ни са синхронизирани, обикновено проверявам календарите, които ми са възложени, за да се уверя, че няма да има припокриване на срещи или че всички непредвидени ситуации, възникнали в резултат на последните събития, могат да бъдат разрешени и предприети мерки възможно най-скоро.
Планирането е ключова част от ролята на изпълнителния асистент, а календарният изглед и диаграмата на Гант в ClickUp предоставят цялостен поглед върху срещите, крайните срокове на проектите и ангажиментите на ръководството.
С допълнителното предимство на персонализирани шаблони, като шаблона за блокиране на графика на ClickUp, изпълнителните асистенти могат да планират по-ефективно деня на своите ръководители.
Този шаблон им помага да разпределят конкретни периоди за срещи, интензивна работа и почивки, като гарантират, че приоритетите са изпълнени и че е предвидено време за почивка. Чрез визуално картографиране на всеки блок и проследяване на завършеността с помощта на персонализирани статуси на задачите в ClickUp, асистентите могат:
- По-добър баланс на натоварването на изпълнителния директор
- Намалете прекъсванията
- Създайте по-структуриран и продуктивен ден, съобразен с техните цели и енергийно ниво.
Комуникация с ClickUp Docs и Chat
И двете роли се основават на гладка комуникация.
Манди се кълне във функцията Docs на ClickUp, за да си води бележки и да проследява задачите по време на срещите си с изпълнителните екипи.
А Арджун разчита значително на ClickUp Chat. ClickUp Chat обединява работата и разговорите на една платформа, елиминирайки необходимостта от превключване между различни инструменти, за да се свърши работата.
Функциите „Assigned Comments“ (Присвоени коментари ) и „@mention“ (Споменаване) на ClickUp позволяват на шефа на кабинета и изпълнителния асистент да предоставят актуализации в реално време на своите екипи и ръководители директно в дискусиите в рамките на задача в ClickUp, като по този начин цялата информация остава централизирана.
Независимо дали става дума за маркиране на ръководителя на маркетинга при актуализация на проект или сигнализиране на спешно оплакване на клиент към главния изпълнителен директор, тези функции гарантират, че нищо няма да бъде пропуснато.
Управление на знанията с ClickUp Brain и Connected Search
ClickUp Brain е вграден AI асистент на ClickUp, който разбира въпроси на естествен език за вашето съдържание в ClickUp, генерира отчети и помага за обобщаване и анализ на данните от работното пространство. Ръководителите на кабинета и изпълнителните асистенти могат да го използват, за да задават въпроси в разговорна форма и да получават подходящи отговори незабавно.
Свързаното търсене на ClickUp предоставя унифицирано търсене, което позволява на екипите да намират информация в задачи, документи, коментари и прикачени файлове в ClickUp и в свързани външни приложения като Google Drive, Slack и други.
Заедно тези инструменти помагат на изпълнителните асистенти и шефовете на кабинета бързо да намират подходяща информация и да поддържат по-добро организационно знание.
Аз определено живея в ClickUp и използвам нашата пощенска кутия, списъци и напомняния, за да съм сигурен, че съм в крак с „необходимото да знам“ и „необходимото да направя“. Понякога, в голямата картина, някои детайли могат да бъдат пропуснати и инструментите, на които обикновено разчитам, са ClickUp Brain и нашата функция Connected Search. Това ми спестява много време, което иначе бих прекарал в преглеждане на всички налични ресурси или четене на всеки коментар в дадена задача. Чрез използването на нашата собствена AI, тя може да генерира полезни обобщения за вас, спестявайки време и увеличавайки производителността.
Аз определено живея в ClickUp и използвам нашата пощенска кутия, списъци и напомняния, за да съм сигурен, че съм в крак с „необходимото да знам“ и „необходимото да направя“. Понякога, в голямата картина, някои детайли могат да бъдат пропуснати и инструментите, на които обикновено разчитам, са ClickUp Brain и нашата функция Connected Search. Това ми спестява много време, което иначе бих прекарал в преглеждане на всички налични ресурси или четене на всеки коментар в дадена задача. Чрез използването на нашата собствена AI, тя може да генерира полезни обобщения за вас, спестявайки време и увеличавайки производителността.
Кариерно развитие и напредък
Кариерните траектории на шефовете на кабинета и изпълнителните асистенти предлагат интересни пътища към лидерство и специализация. Ще бъдете изненадани колко тези роли могат да се развиват и пресичат.
Кариерно развитие на началника на кабинета
Анализът на McKinsey на публично достъпни данни за 250 шефове на кабинет разкри, че две трети от тях са били повишени, а 18% са използвали опита си, за да направят хоризонтално преместване.
Повечето шефове на кабинета обикновено остават на тази длъжност за средно 2,3 години, като я използват като трамплин към изпълнителни позиции като главен оперативен директор, главен финансов директор и главен изпълнителен директор.
Много шефове на кабинета могат да започнат свои собствени компании, въоръжени с безценни познания за изпълнителното лидерство.
Кариерно развитие на изпълнителния асистент
Съвременните изпълнителни асистенти разчупват традиционните модели, създавайки разнообразни кариерни пътеки въз основа на своето всестранно разбиране за бизнеса. Възможните траектории включват:
- Младши изпълнителен асистент → Старши изпълнителен асистент → Изпълнителен бизнес партньор → Директор по операциите
- Специализации: Началник на кабинета, Управление на проекти или Ръководство на операциите
- Мнозина стават търсени консултанти или треньори в областта на изпълнителното асистиране.
Отключване и проследяване на кариерното развитие с ClickUp
Съвременното кариерно развитие изисква съвременни инструменти. Ето как професионалистите и в двете роли използват ClickUp, за да напредват:
- Създайте табла за личностно развитие, които проследяват ключови проекти и успехи.
- Използвайте ClickUp Docs, за да поддържате динамично портфолио с постиженията си.
- Задавайте и следете кариерните си цели с функцията „Цели“ на ClickUp или използвайте персонализирани шаблони като шаблона за определяне на кариерни цели на ClickUp, който е идеален за изготвяне на план за повишения, развитие на умения или постижения, специфични за дадена длъжност.
Ключът към напредък в двете роли е непрекъснатото учене, стратегическото мислене и ясното документиране на вашето влияние. С правилното мислене и инструменти и двата пътя предлагат забележителни възможности за растеж.
Казус: Преодоляване на разликите – от изпълнителен асистент до главен секретар
Преходът от изпълнителен асистент към главен секретар става все по-често срещан, особено в технологичните компании.
Защо? Изпълнителните асистенти притежават безценни институционални знания и връзки, които ги правят уникално квалифицирани за стратегически роли.
Пътят на Ан Хиат от изпълнителен асистент в Amazon до главен секретар в Google ✈️
След като се дипломира в Университета на Вашингтон през 2002 г., Хиат получава позицията на изпълнителен бизнес партньор на главния изпълнителен директор Джеф Безос в Amazon след изтощителен деветмесечен процес на интервюта в ерата след краха на дот-ком компаниите.
В Amazon тя се отличи в управлението на логистиката, координирането на мултифункционални екипи и подготовката на публични комуникации, като същевременно придоби безценни познания за стила на лидерство и оперативните стратегии на Безос.
След три години в Amazon, тя преминава в Google, където работата й под ръководството на Мариса Майер привлича вниманието на Ерик Шмид, тогавашен главен изпълнителен директор на Google, който я назначава за главен секретар. Като първият главен секретар в историята на Google, тя създава рамката на тази длъжност, която оттогава се превръща в златен стандарт. Тя управлява вътрешните и външните комуникации на Шмид, стратегическото планиране и инициативите в областта на публичната политика. Нейният иновативен подход приложи „мисленето за лунни изстрелвания“ и установи нови стандарти за ролите на изпълнителната подкрепа в технологичните компании.
След като напусна Google през 2018 г., Хиат продължава да оказва влияние върху технологичния пейзаж чрез своята бестселър книга „Заложи на себе си“. Сега тя консултира главни изпълнителни директори от цял свят по въпроси, свързани с лидерските предизвикателства и иновационните стратегии, като подкрепя амбициозните кариерни траектории.
Влиянието на шефа на кабинета и изпълнителния асистент върху успеха на организацията
Когато мениджърите постигат забележителни резултати, това често се дължи на безпроблемната подкрепа на началника на кабинета и изпълнителния асистент, които работят в сътрудничество. Нека разгледаме как тези роли допринасят за организационното съвършенство.
Стратегическото влияние на началника на кабинета
Началникът на кабинета действа като стратегически мултипликатор на силата на главния изпълнителен директор (или други висши мениджъри). Като доверен представител, той:
- Координирайте сложното прилагане на политиките в различните бизнес единици.
- Създайте обратни връзки, за да измервате ефективността на политиките и да стимулирате итерациите.
- Действайте като система за ранно предупреждение за конфликтни точки
- Разгадайте културните нюанси и неписаните динамики на властта.
- Намерете решения на деликатни междуфункционални предизвикателства, преди те да ескалират.
- Защитете изпълнителния директор от ненужни политически сътресения, като същевременно извеждате на преден план критични въпроси.
Най-ефективните шефове на кабинета разбират, че тяхната власт произтича от усилването на влиянието на техния шеф.
Оперативна ефективност чрез изпълнителни асистенти
Изпълнителните асистенти допринасят директно за крайния резултат, като спестяват на мениджърите поне осем часа седмично, което се равнява на 46 дни възстановено работно време на мениджърите годишно.
Те функционират като оперативен център от критично значение, усилвайки ефективността на ръководството. Те:
- Превърнете хаотичните изисквания в структурирани приоритети
- Изградете и защитете фокуса на ръководството за максимално въздействие върху организацията.
- Филтрирайте информацията интелигентно, за да помогнете на мениджърите да вземат по-добри решения.
- Гарантирайте, че важните задачи се изпълняват с прецизност и целенасоченост.
- Функционирайте като усъвършенстван комуникационен център, сортирайте и препращайте критична информация.
- Поддържайте организационната памет и контекста в различните проекти и инициативи
- Навигирайте деликатните междуличностни динамики с дипломатичност и дискретност.
Използвайте ClickUp за максимален ефект
Съвременните шефове на кабинета и изпълнителни асистенти разчитат на функциите „Табла“ и „Цели“ на ClickUp, за да подобрят сътрудничеството в екипа и стратегическото съгласуване.
Персонализираните табла служат като командни центрове, откъдето могат да наблюдават в реално време множество работни потоци, приоритети на екипа и изпълнителни инициативи. Чрез консолидиране на стратегически и оперативни показатели, статуса на проектите и дейностите на екипа в един визуален интерфейс, те поддържат цялостен преглед на напредъка на организацията.
По същия начин, ClickUp Goals им позволява да разбият високопоставените цели на измерими задачи и проследими етапи. Това им позволява ефективно да разпределят приоритетите на ръководството в цялата организация, като същевременно поддържат ясна видимост на напредъка. Те могат бързо да идентифицират пречките, да преразпределят ресурсите и да гарантират, че екипите остават фокусирани върху стратегическите приоритети.
А най-хубавото? С общите табла за управление екипите получават прозрачност по отношение на взаимозависимостите и крайните срокове, а автоматизираното проследяване на напредъка намалява необходимостта от срещи за актуализиране на статуса, което позволява по-ефективно сътрудничество между отделите. Това прави сътрудничеството по-естествено и по-малко като задължение.
Предизвикателства и решения
Дори най-опитните професионалисти в тези роли се сблъскват с уникални препятствия.
Нека разгледаме какви са те и как да ги преодолеем, въоръжени с съвети от изпълнителните асистенти и шефовете на кабинета в ClickUp.
Предизвикателства и решения за шефовете на кабинета
Управление на властта без пряко подчинени
Едно от най-големите главоболия за началника на кабинета? Често трябва да свърши работа в различни отдели, без да има пряка власт.
Както Арджун казва от своя опит:
Поддържането на OKR и приоритети за целия екип е предизвикателство. Освен моят екип, другите екипи също имат приоритети, за които трябва да се уверим, че се следват в правилната посока.
Поддържането на OKR и приоритети за целия екип е предизвикателство. Освен моят екип, другите екипи също имат приоритети, за които трябва да се уверим, че се следват в правилната посока.
Ето тук визуалният инструмент за сътрудничество прави разликата. Използването на бели дъски и документи на ClickUp за стратегически сесии помага да се спечели подкрепата на всички и гарантира, че всички са на една и съща вълна.
Управление на конкуриращи се приоритети
Като главен секретар, вие имате дългосрочни стратегически проекти, които се конкурират с изпълнителните искания, които „трябва да бъдат изпълнени вчера“.
Решението? Въвеждане на ясни системи за приоритизиране. Не всичко важно се нуждае от незабавно внимание. И не всичко, което се нуждае от незабавно внимание, може да е достатъчно важно.
Използвайте функ цията „Приоритети на задачите“ на ClickUp, за да маркирате спешни, високи, нормални и ниски приоритети, така че всеки да знае точно какво да направи първо.
Управление на хора и внедряване на промени
Човешката страна на нещата е друго интересно предизвикателство.
Въвеждането на нови стратегии и промяната могат да срещнат съпротива. Аз се справям с това, като насърчавам култура на сътрудничество и използвам данни от ClickUp Dashboards, Workday и други ресурси, за да демонстрирам ползите от предложените промени.
Въвеждането на нови стратегии и промяната могат да срещнат съпротива. Аз се справям с това, като насърчавам култура на сътрудничество и използвам данни от ClickUp Dashboards, Workday и други ресурси, за да демонстрирам ползите от предложените промени.
Арджун добавя:
Екипът ми се разраства и имам доверие, че те могат да работят самостоятелно. Разчитам на AI обобщенията на документи, задачи и чатове [в ClickUp], за да съм в крак с деня.
Екипът ми се разраства и имам доверие, че те могат да работят самостоятелно. Разчитам на AI обобщенията на документи, задачи и чатове [в ClickUp], за да се информирам за деня.
Предизвикателства и решения за изпълнителните асистенти
Претоварване с информация
За изпълнителните асистенти информационното претоварване е реалност! Представете си, че се опитвате да управлявате безкраен поток от имейли, заявки и календарни покани всеки ден.
Емануел споделя практична гледна точка за използването на ClickUp Automations за справяне с натоварената работа. Можете да използвате условия „ако-тогава“ за задействане на конкретни действия (например, ако статуса на задачата се промени на „изпълнена“, променете изпълнителя на задачата на „Клара“) или да създадете персонализирани последователности за автоматизация, използвайки команди на естествен език чрез ClickUp Brain!
Да остана продуктивен и ефективен в ежедневната си работа е ежедневно предизвикателство и тук автоматизациите и напомнянията на [ClickUp] са много полезни! С изграждането на нашите автоматизации ръчният труд остава в миналото и можете да се съсредоточите върху отговорите на въпроса „защо“, вместо да губите време да разберете „какво“.
Да остана продуктивен и ефективен в ежедневната си работа е ежедневно предизвикателство и тук автоматизациите и напомнянията на [ClickUp] са много полезни! С изграждането на нашите автоматизации ръчният труд остава в миналото и можете да се съсредоточите върху отговорите на въпроса „защо“, вместо да губите време да разберете „какво“.
Поддържане на границите между работата и личния живот
„Постоянната“ природа на ролята на изпълнителния асистент може да бъде особено изискваща. За да постигнете по-добър баланс между работата и личния живот, създайте ясни системи и протоколи за делегиране в ClickUp Docs, които поддържат всичко документирано и организирано.
Помислете:
- Шаблони за отговори или AI отговори за често срещани запитвания
- Стандартизирани процеси за спешни въпроси
- Ясни процедури за ескалация
Ефективна комуникация между екипите
Фей признава, че гарантирането на точното предаване на съобщения, актуализации и инструкции между отделите може да бъде предизвикателство, особено при натоварени графици.
Нейното предложение?
Създайте ясни канали за комуникация и използвайте централизирани инструменти (като споделени документи или табла за задачи), за да поддържате информацията достъпна и организирана. Редовните проследявания и ясните обобщения в съобщенията помагат да се гарантира, че всички разбират актуализациите и отговорностите.
Създайте ясни канали за комуникация и използвайте централизирани инструменти (като споделени документи или табла за задачи), за да поддържате информацията достъпна и организирана. Редовните проследявания и ясните обобщения в съобщенията помагат да се гарантира, че всички разбират актуализациите и отговорностите.
Емануел добавя:
С множеството инструменти, които използваме, за да постигнем целите си, ефективната комуникация може да бъде доста голямо предизвикателство. Чудесното нещо в ClickUp е, че след като създадохме и пуснахме ClickUp Chat, работата ми вече може да се извършва в едно работно пространство и споделянето на информация става все по-лесно!
С множеството инструменти, които използваме, за да постигнем целите си, ефективната комуникация може да бъде доста голямо предизвикателство. Чудесното нещо в ClickUp е, че след като създадохме и пуснахме ClickUp Chat, работата ми вече може да се извършва в едно работно пространство и споделянето на информация става все по-лесно!
Изборът на подходящия кандидат
Разликата между ролите на началник на кабинета и изпълнителен асистент не се състои само в наименованията – тя е в уникалния принос на всяка позиция към организационното съвършенство.
Изборът между тези роли зависи от конкретните нужди на вашата организация:
- За по-големи организации (като нашата) двете роли, работещи в тандем, често осигуряват оптимална структура за подкрепа.
- Нуждаете се от стратегическа подкрепа и координация между отделите? Началникът на кабинета може да е вашият отговор.
- Търсите оперативна ефективност и безпроблемно ежедневно изпълнение? Изпълнителният асистент може да е идеалният избор.
Подходящата технология може да усили въздействието на тези ключови роли, от автоматизиране на рутинни задачи до проследяване на стратегически инициативи. Комплексният набор от функции на ClickUp поддържа стратегическото планиране и ежедневните операции, което го прави идеална платформа за шефове на кабинет и изпълнителни асистенти.
Защо да чакате, докато наемете най-подходящия кандидат? Опитайте ClickUp още днес и планирайте успеха си предварително!