Представете си, че ръководите строителството на ново крило на болница – проект на стойност 5 милиона долара, продължаващ 18 месеца, с множество подизпълнители, сложни медицински системи и строги регулаторни изисквания.
Когато се заемете с този сложен строителен проект, знаете, че е необходима изчерпателна документация, за да следите цялата работа, която трябва да бъде извършена. Това включва труд, разходи, инвентар, разрешителни и всяка друга подробност, свързана с този многомилионен проект, обхващащ множество изпълнители и стотици задачи.
Тук на помощ идва графикът на стойностите (SOV).
В този блог ще разгледаме концепцията за график на стойностите, защо е важен за проектните мениджъри в строителни проекти, кога да го използвате и ползите от създаването му.
Какво е график на стойностите?
Графикът на стойностите е изчерпателен документ, който разбива общата стойност на договора за строителен проект на по-малки, управляеми позиции, за да покаже колко струва всяка позиция или задача в проекта.
Той се използва от изпълнители, проектни мениджъри и строителни мениджъри за проследяване и управление на финансите и броя на задачите, необходими за завършване на строителен проект.
Всяка позиция в графика на стойностите представлява конкретен компонент от проекта, като подготовка на обекта, фундаментни работи или електроинсталации, заедно със свързаните с тях разходи. Тази подробна разбивка на разходите е ключова отправна точка за собственика на проекта през целия период на изпълнението му.
Например, за жилищен проект графикът на стойностите може да изглежда по следния начин:
Значение на графика на стойностите
Графикът на стойностите играе важна роля в управлението на строителни проекти, защото:
- Графикът на стойностите помага да предвидите и управлявате паричния поток през целия жизнен цикъл на проекта. Чрез разбиване на разходите проектните мениджъри могат да предвидят разходите и да планират финансите съответно, за да осигурят постоянен паричен поток.
- Това позволява на проектния мениджър да следи отблизо напредъка на проекта. С приключването на работата е лесно да се сравни действителният напредък с планираната стойност за всеки елемент.
- Графикът на стойностите спомага за по-гладкото протичане на процеса на плащане. Плащанията по напредък обикновено се базират на процента на завършената работа за всеки елемент, което улеснява подготовката и проверката на заявленията за плащане.
- Чрез предоставянето на подробна разбивка на разходите по проекта, графикът на стойностите помага за по-добър контрол на разходите и ранното откриване на отклонения от бюджета на проекта. Това помага на всички да се придържат към плана и да избегнат надхвърляне на бюджета или срока.
Кога да използвате графика на стойностите за строителство
Макар че графикът на стойностите е полезен за повечето проекти в строителния сектор, той е особено важен за:
Пример за употреба 1: Мащабни търговски проекти с комплексни фази и множество подизпълнители
Тези проекти могат да включват сложни работни процеси и многобройни взаимозависимости. Графикът на стойностите помага за управлението на сложността, като разбива проекта на управляеми компоненти.
Той улеснява и по-добрата координация между подизпълнителите, като гарантира, че работата и свързаните разходи на всяка страна са ясно определени и проследявани.
Пример за употреба 2: Проекти, при които е необходимо внимателно наблюдение на паричния поток и напредъка на проекта
За проекти с ограничен бюджет или строги срокове, графикът на стойностите се превръща в безценен инструмент за проектния мениджър.
Той позволява проследяване в реално време на разходите спрямо бюджетираните суми, което помага за ранното идентифициране на потенциални надхвърляния на разходите. Освен това, той насърчава точното отчитане на напредъка, като позволява на строителните мениджъри да изчисляват спечелената стойност на един проект.
Пример за употреба 3: Проекти с фактуриране по напредък или плащания на базата на етапи
В този тип структури на плащане, графикът на стойностите служи като основа за определяне на сумите за плащане. Той ви позволява да изчислите точно процентите на завършената работа.
Този подход помага за поддържането на здрав паричен поток на изпълнителя, като гарантира справедливи и навременни плащания. Той също така дава на собственика на проекта ясно разбиране за това как се разпределят средствата му през целия жизнен цикъл на проекта.
Пример за употреба 4: Строителни проекти, при които собствениците на проекта или кредиторите изискват подробна разбивка на разходите
Някои собственици на проекти или финансови институции изискват използването на график на стойностите с цел прозрачност и управление на риска.
Това им дава цялостен поглед върху разходите по проекта, помага им да оценят финансовите рискове, да вземат информирани решения и да гарантират, че средствата се използват по предназначение.
Забележка: Дори за по-малки проекти, опростеният график на стойностите може да ви помогне да получите ценна информация, да подобрите управлението на проекта и да служи като архив за прогнозиране на финансите и времето, необходимо за подобни проекти в бъдеще.
Ключови компоненти на графика на стойностите
Един добре структуриран график на стойностите обикновено включва следния списък от елементи:
- Бизнес информация: Име на изпълнителя, компания, бизнес адрес, номера на договори, име на проекта и др.
- Единични позиции: Подробно разпределение на всички елементи на проекта
- Описание: Ясно обяснение на проекта и всеки елемент от него.
- Планирана стойност: Разпределеният бюджет като цяло и за всеки елемент
- Предишни заявления: Сума, фактурирана през последния платежен цикъл
- Текущо приложение: Сума, която се фактурира в текущия цикъл
- Съхранявани материали: Стойност на съхраняваните, но все още неинсталирани материали
- Общо завършено и съхранено: Сума от завършената работа и съхранените материали за бъдеща употреба
- Процент на завършеност: Процент на завършената работа
- Баланс до завършване: Общата оставаща сума, която ще бъде фактурирана по-късно.
Създаване на график на стойностите
Създаването на SOV не е ракетостроене. Може да отнеме малко време и практика, за да го усъвършенствате, но след като го усвоите, ще можете да запомните всичко като петте си пръста.
Добре изготвената таблица с ценности ще бъде лесна за четене и разбиране. Тя трябва да включва всички етапи на проекта, неговите финанси и други доказателства и трябва да бъде достъпна за всички заинтересовани страни, за да се гарантира истинска прозрачност.
Но какво се случва, след като започнете проекта си? Как можете да се уверите, че вие и вашият екип ще останете на прав път, ще знаете какво да правите и кога, и ще спазите крайния срок?
Използвайте софтуер за управление на строителни проекти като ClickUp!
Най-добрият начин да следите текущ строителен проект е чрез използване на софтуер за проекти. ClickUp е добре известен с функциите си за управление на проекти, но той функционира и като ефективен инструмент за създаване на график на стойностите. Нека разгледаме как.
Софтуерната платформа за управление на строителни проекти на ClickUp може да ви помогне да опростите работните си процеси, да подобрите сътрудничеството и да изпълните проектите навреме и в рамките на бюджета.
Нека разгледаме стъпките за изготвяне на добре балансиран график на стойностите и как ClickUp може да ви помогне:
Стъпка 1: Прегледайте всички документи по проекта
Започнете с внимателно проучване на обхвата на проекта, графика на строителството, разрешителните и договорните документи, за да видите дали всичко е на място преди началото на проекта.
Това ще ви помогне да идентифицирате всички основни компоненти на проекта и да ги подготвите, преди да започнете да работите по тях.
ClickUp Docs може да ви помогне с документацията по проекта, като съхранява цялата информация, разрешителни, договори и фактури на едно място. Можете дори да създадете документ с график на стойностите и да го съхранявате лесно.
Стъпка 2: Разделете проекта
Разделете целия проект на логични и управляеми части. Всяка част трябва да представлява значителна работа или ключова фаза от проекта.
Например, можете да имате различни стъпки за събиране на суровини, подготовка на обекта и озеленяване, добавяне на основи и стени, тухлена и каменна зидария, метални конструкции, дърводелство, термична инсталация, врати, прозорци и хардуер и т.н.
След това ги разбийте на по-малки части, за да включите всеки компонент с колкото се може повече подробности. По-големите проекти може да изискват по-подробно разбиване, докато по-малките проекти може да използват по-широки категории.
ClickUp Tasks може да ви помогне да разделите проекта си на по-малки задачи и подзадачи, които са по-лесни за проследяване, оценяване и завършване.
След като създадете графика на стойностите и разделите всеки етап от строителния проект, просто добавете всички компоненти и задачи в платформата ClickUp и ги възложете на определеното лице.
(ClickUp) е чудесно за управление на задачите на цялата организация. Също така и за повтарящи се задачи, където можете да планирате повторенията. Много лесно за използване и можете да добавяте персонализирани полета, което е много полезно. Обичам различните изгледи.
(ClickUp) е чудесно за управление на задачите на цялата организация. Също така и за повтарящи се задачи, където можете да планирате повторенията. Много лесно за използване и можете да добавяте персонализирани полета, което е много полезно. Обичам различните изгледи.
Освен това ClickUp предоставя и безплатни шаблони за ефективност в строителството.
Шаблон за управление на строителни проекти в ClickUp
Шаблонът за управление на строителни проекти на ClickUp е шаблон за напреднали, който помага на строителните мениджъри да организират и планират всички етапи и фази на продукта. Независимо дали става дума за ново строителство или проект за реновация, бъдете в течение с всеки етап до завършването.
Този шаблон ви помага да:
- Планирайте лесно повтарящи се седмични или месечни задачи наведнъж.
- Елиминирайте ръчните изчисления и отчитане, за да спестите време за действителните строителни задачи.
- Бъдете в крак с бюджета и ресурсите на проекта, за да управлявате ефективно разходите и запасите си.
Стъпка 3: Присвойте разходи или стойности
След като разделите проекта на по-малки етапи, разпределете разходите по всеки елемент въз основа на офертите на подизпълнителите, разходите за материали, прогнозите за труда и други необходими фактори. Уверете се, че сумата от всички елементи е равна на общата цена по договора.
ClickUp Dashboards ви позволява да персонализирате таблото на проекта според вашите предпочитания. Визуализирайте напредъка на проекта, финансовите данни, крайните срокове и пречките с един поглед.
Вашият персонализиран табло ви позволява да видите всички ваши строителни проекти, техния статус, изпълнените задачи, оставащите задачи и др.
Свържете вашите финансови и счетоводни екипи директно на платформата, за да поддържате всички в синхрон. ClickUp Finance ви уведомява, когато плащанията са дължими, и ви позволява да добавяте повтарящи се задачи на таблото си за повтарящи се сметки.
След като платите месечната си сметка, можете да маркирате задачата като изпълнена. Ако задачата е повтаряща се, автоматично ще бъде създадена нова задача за следващия месец. Можете дори да интегрирате финансови и счетоводни инструменти в ClickUp, за да свържете безпроблемно различните заинтересовани страни в даден проект.
Шаблон за финансово управление на ClickUp
Освен това можете да използвате и шаблона за финансово управление на ClickUp, който е шаблон от средно ниво за интегрирано счетоводство на проекти. Той е вашата всеобхватна финансова помощ за проследяване на офертите, фактурите, продуктите, услугите, задачите и всички други предложения, които може да имате.
С този шаблон можете:
- Следете отблизо бюджета и разходите си, за да не надвишите лимита на проекта си.
- Идентифицирайте местата, където можете да спестите пари
- Анализирайте финансовите резултати с инструменти за визуална аналитика, след като проектът ви приключи, за да планирате бъдещи проекти.
- Вземайте решения, подкрепени с данни, с по-добра видимост на вашите финанси.
Прочетете също: 10-те най-добри AI инструмента за счетоводство и финанси
Стъпка 4: Съгласувайте с графика на проекта
Уверете се, че графикът на стойностите съответства на времевата рамка и графика на проекта. Това съответствие ще ви помогне да проследявате точно напредъка на проекта си.
Могат да се създадат персонализирани полета в ClickUp за управление на променливите части на един проект. Всеки проект е уникален, така че защо софтуерът ви за управление на проекти да предлага едно и също плоско табло?
Добавете информация за контакт с клиента, доставчици, партньори, тип къща, фаза на проекта и крайни срокове и персонализирайте падащите менюта с потребителски полета, за да отговорите на уникалните нужди на всеки проект.
Стъпка 5: Прегледайте и коригирайте
Прегледайте графика на стойностите с ключовите заинтересовани страни, включително собственика на проекта и генералния изпълнител, и проверете дали не сте пропуснали нещо. Направете необходимите корекции, за да се уверите, че всички страни са на едно мнение.
Въз основа на събраната информация генерирайте подробни отчети за обобщението, финансите и напредъка на вашия проект. Няма нужда от ръчно изчисляване на отчети или отделен софтуер за отчитане на строителни проекти. Можете също така да споделяте автоматизирани отчети с ключови заинтересовани страни за минути, докато се концентрирате върху завършването на проекта си в срок.
Предимства на създаването на график на стойностите
Графикът на стойностите е важен документ за управлението на строителни проекти. Той може да служи като единствен източник на информация за всички страни, участващи в строителен проект.
Това помага за изграждането на по-доверителни отношения между изпълнителя и клиента, тъй като всяка задача, разход и инвентар са записани и одобрени от самото начало.
Освен това, ето основните предимства на наличието на SOV за всички ваши строителни проекти.
- Подобрено управление на паричния поток: Разделя проекта на по-малки, фактурируеми задачи и компоненти, така че изпълнителите да могат да поддържат по-здравословен паричен поток през целия срок на проекта, намалявайки финансовото напрежение.
- Подобрено проследяване на напредъка: Служи като пътна карта за проектните мениджъри, за да проследяват точно напредъка на всяка област от проекта и да идентифицират потенциални забавяния или проблеми на ранен етап.
- Опростен процес на плащане: Прави процеса на кандидатстване за плащане по-ясен и по-малко податлив на спорове, с ясно разпределение на завършената работа и съхраняваните материали.
- По-добър контрол на разходите: Помага да визуализирате действителните разходи в сравнение с планираните стойности, за да идентифицирате бързо и да се справите с евентуални надхвърляния на разходите или неочаквани разходи предварително.
- Подобрена комуникация: Става обща отправна точка за всички заинтересовани страни по проекта, улеснявайки по-ясната комуникация относно състоянието, разходите и напредъка на проекта.
Създайте своя график на стойностите с ClickUp
Графикът на стойностите е важен документ за проектните мениджъри, финансовите контрольори и собствениците, които наблюдават строителни проекти от всякакъв вид.
Графикът на стойностите гарантира, че всички проекти се изпълняват по план във финансово и времево отношение, като предоставя подробна разбивка на разходите, точно проследяване на напредъка и оптимизиране на процеса на плащане.
Независимо дали работите по големи търговски проекти или по-малки строителни обекти, овладяването на използването на графика на стойностите ще повиши вашите умения за управление на проекти и ще допринесе значително за успеха на вашия проект.
А какво може да го направи още по-добър? Използвайте подходящ софтуер за управление на проекти, като ClickUp, за да подобрите възможностите си за мониторинг на проекти, да автоматизирате повтарящи се задачи, да поддържате постоянен паричен поток и в крайна сметка да реализирате успешни строителни проекти.
Регистрирайте се в ClickUp за безплатен пробен период още днес!