Случавало ли ви се е да не ви е ясно кой какво прави в даден проект?
Обичайната реакция би била да се свика спешно събрание и да се надяваме, че всичко ще се нареди. Когато всички са ангажирани с една и съща цел, отговорностите често се размиват. Размиването на отговорностите, особено в ситуации на пожарогасене или в извънредни ситуации, води до припокриване на ресурсите.
Идеалното решение на тази лудост е споразумение за работа в екип.
От наличността до фокусирането на индивидуалните усилия, тези документи създават доверие и стратегическо съгласуване.
Искате да създадете структура и да повишите производителността? В тази статия ще намерите всичко, което трябва да знаете за това защо ви е необходимо споразумение за работа в екип и как да го създадете.
Какво е споразумение за работа в екип?
Работното споразумение е договор за екипа, който лидерът създава, за да определи как членовете ще си сътрудничат ефективно. То определя очакванията за комуникация, вземане на решения и отговорности.
Ефективните споразумения за работа в екип постигат следните цели:
- Очертайте конкретните процеси и процедури, които екипът ще следва, за да постигне резултатите от проекта, включително всичко от протоколи за комуникация до методи за вземане на решения.
- Уверете се, че всички разбират и са съгласни с целите, ценностите и цялостния подход на екипа към работата.
- Осигурете рамка за справяне с потенциални конфликти и предизвикателства, преди те да ескалират.
Ключови компоненти на споразумението за работа в екип
След като разгледахме основните принципи, ето и ключовите компоненти на ефективно споразумение за работа в екип, което можете да използвате, за да създадете ефикасни и гъвкави екипи:
Роли и отговорности
След като обхватът на проекта бъде финализиран, първата стъпка е да се определят ролята и отговорностите на всеки член на екипа в рамките на проекта или екипа. Това е особено полезно по време на процеса на въвеждане в работата и гарантира, че всеки разбира своите цели и предотвратява объркване или припокриване между съществуващите и новите членове на екипа.
Включете също така процес за преразпределяне на задачите или система за пълномощни, така че наличността да не влияе на производителността.
Прочетете също: Обяснение на ролите в Agile
Протоколи за комуникация и работа
Втората част от всяко споразумение за работа в екип е установяването на начините за комуникация помежду ви. Това включва предпочитани канали за комуникация, време за отговор и процедури за ескалиране при спешни въпроси.
Споразуменията за работа в екип трябва да съдържат и подробна секция за работни графици, наличност и планиране на отпуски, за да помогнат на вашия бизнес да управлява ресурсите си.
Работните споразумения трябва да уточняват допълнително етикета на комуникацията, като тон и език, така че членовете да са на една и съща вълна по отношение на ценностите на вашата организация.
Прочетете още: Как да избегнете недоразуменията на работното място
Процес на вземане на решения
Проектните екипи често се сблъскват с промени в хода на проекта: разходите трябва да бъдат одобрени, процесите трябва да бъдат коригирани, а ресурсите трябва да бъдат преразпределени.
За да се справят с тези въпроси безпроблемно, споразуменията за екипната работа очертават методите за вземане на решения. Те могат да включват консенсус, гласуване с мнозинство или подход с определен вземащ решения.
Най-добре е да очертаете и процес за преразглеждане на решенията, ако е необходимо. Освен това, идеалното споразумение подчертава важността на спазването на окончателното решение, дори и да има различия в мненията.
Решаване на конфликти
Една от най-важните части на споразумението за работа в екип е процесът за разрешаване и преодоляване на конфликти. Това може да включва определени медиатори, отворени канали за комуникация или установени процедури за деескалация.
Насърчавайте ранното и директно разрешаване на конфликти. Създайте култура на уважение, в която старите и новите членове се чувстват комфортно да изразяват своите опасения, без да се страхуват от репресии, за да се предотвратят недоразумения.
Насоки за провеждане на срещи
Никой не иска срещи, които не водят до нищо. Споразуменията за работа в екип определят как ще се провеждат срещите на екипа, включително честотата, комуникацията по дневния ред, управлението на времето и етикета на участие, за да се гарантират продуктивни и целенасочени срещи.
Обмислете разпределянето на роли като хронометрист, скрам майстор или протоколист.
Прочетете още: Етикет при срещи в Zoom
Как да създадете споразумение за работа в екип
Ето шест стъпки за създаване на споразумения за работа в екип, които да насърчават сътрудничеството и общото разбиране на екипните норми. Ще разгледаме и как решението за управление на ресурсите на ClickUp улеснява този процес.
Стъпка 1: Съберете информация
За да създадете работни споразумения, започнете с събиране на мнения от всички членове на екипа. Събирането на тази информация помага на мениджърите на екипа да вземат предвид гледните точки и притесненията на всички и да насърчат чувството за принадлежност.
Ето няколко въпроса, които трябва да обсъдите, за да оптимизирате процеса:
- Кои методи за комуникация работят най-добре за всички?
- Какви са предпочитаните работни часове и наличност?
- Имате ли някакви амбиции за проекта или профила?
- Как екипът иска да се справя с конфликтите или разногласията?
- Какви са предпочитаните процеси за вземане на решения?
- Каква подкрепа се нуждаят членовете на екипа един от друг, за да постигнат успешно целите на екипа?
Информацията трябва да се събира чрез индивидуални разговори или формуляри за обратна връзка. ClickUp предлага специални платформени инструменти, които улесняват този процес.
ClickUp Chat е отлична платформа за чат, която улеснява събирането на мнения от членовете на екипа. Ако искате подробна информация, маркирайте съответното лице и започнете дискусия незабавно.
Започването на групова дискусия или създаването на последваща задача е лесно в ClickUp Chats, което го прави идеален за преглед или договаряне на конкретни клаузи от споразумението за работа.
Членовете на екипа могат да използват функцията „Assigned Comments“ (Присвоени коментари) в ClickUp, за да споделят мнението си относно конкретни условия или включвания в споразумението. След това ръководителите на екипа разрешават проблема и постигат консенсус.
ClickUp Forms е идеалният избор за мениджъри, които търсят ясна и проста информация. Този инструмент ви позволява да създадете споделяема форма с стандартизирани въпроси. Това прави събирането на данни относително лесно и ви помага да визуализирате информацията.
Инструментът е лесен за използване и визуално привлекателен, което прави споделянето на информация интересно преживяване за всички.
Стъпка 2: Определете очакванията
След като съберете информация, следващата стъпка е да определите ясни очаквания.
Защо? Определянето на граници в комуникацията, по-гладкото сътрудничество и производителността помагат на екипа да остане фокусиран и гарантират, че усилията му допринасят за по-голямата картина.
Комуникирайте очакванията си по прозрачен начин на екипа и обяснете „защо“, за да изградите доверие и да предотвратите бъдещи недоразумения.
На този етап ще стане ясно дали бизнес целите могат да претоварят екипа. Включете допълнителни предложения за планиране на работната сила или обучение, които да представите на изпълнителните ръководители.
Този етап включва и прехвърляне на очакванията в проект за споразумение за работа в екип. Затова е от решаващо значение да разполагате с инструмент за съвместна работа с документи. Специализираният инструмент на ClickUp се справя с тази задача с лекота.
Ако търсите инструмент за съвместно редактиране, богати опции за форматиране и изчерпателна документация, ClickUp Docs е точното решение за вас.
С езика си за маркиране, ClickUp ви позволява да създавате ясни банери, етикети и форматиран текст, които правят всяка клауза от вашето споразумение лесна за разбиране. Използвайте функциите за редактиране в реално време, за да определите съвместно с екипа си очакванията и да работите за постигането на обща визия.
Ако имате точки за последващи действия, превърнете бележките в задачи в ClickUp Tasks и ги делегирайте. Освен това, ClickUp Docs ви позволява да добавяте подстраници в същия документ, за да поддържате окончателното споразумение за работа в екип структурирано и подредено.
Ако ви е лесно да записвате очакванията си, но искате да усъвършенствате писането си, ClickUp предлага и специален AI инструмент.
ClickUp Brain е най-добрият AI асистент за писане и редактиране при изготвянето на споразумения и резюмета. Инструментът е интегриран в ClickUp Docs, за да ви помогне да усъвършенствате вашите очаквания и бележки.
AI споделя допълнителна информация за това кои задачи или компоненти от споразуменията на вашия екип са в процес на изпълнение. Това опростява процеса на проследяване и ви помага да откриете пречките на ранен етап.
Стъпка 3: Документирайте споразумението
След като очакванията са набелязани и проектът е готов, третата стъпка е да документирате споразумението, за да може да бъде прегледано и финализирано.
Споделете проекта с екипа за преглед и обсъждане. Позволете на екипа да задава въпроси и да дава обратна връзка. Ако някои идеи не са осъществими, обяснете причините и предложете потенциални дати за преразглеждане, показвайки на екипа, че техните опасения са взети под внимание.
Финализирането на споразумението в официален документ след процеса на преглед демонстрира вашата ангажираност да се съобразите с всички членове на екипа. То също така поддържа прозрачност и структура в процеса.
ClickUp Docs ви позволява да споделяте незабавно проекта на споразумението чрез сигурни връзки и персонализирани разрешения. Не се колебайте да преминавате през няколко кръга на преглед и актуализации, докато не се постигне най-добрият възможен консенсус.
Създаването на стандарт от нулата обаче е досадно. ClickUp ви спестява време с готовите за употреба шаблони за споразумения за работа в екип.
Шаблонът за работно споразумение на ClickUp е предварително проектирана рамка, която спестява време и позволява създаването на изчерпателно споразумение. Той включва готови за попълване полета, които творчески представят работните графици, кариерните амбиции и други аспекти, свързани с целите на екипа.
Друго важно предимство е, че шаблонът има вградена легенда, което улеснява разбирането му от новите членове на екипа.
Предварително проектираната рамка разполага и с персонализирани статуси на задачите и персонализирани изгледи, за да опрости изпълнението на задачите, синергията и сътрудничеството.
Стъпка 4: Прегледайте и ревизирайте
След като споразумението за работа бъде финализирано, следете го за непрекъснато подобрение. Редовното преразглеждане на споразумението е от жизненоважно значение, ако екипът ви има отворени въпроси, които трябва да бъдат разрешени, или ако има промени в динамиката на екипа или работната сила.
Прегледът ви помага да сте в крак с нуждите на екипа си и осигурява съгласуваност с целите на организацията.
Провеждайте редовни срещи за преглед, за да се уверите, че нещата вървят по план. Можете да настроите повтаряща се задача в ClickUp, за да се уверите, че това няма да бъде пропуснато в стреса на ежедневието.
Ето няколко стъпки, които можете да предприемете по време на тези срещи, за да постигнете подобрения:
- Определете ясна програма и я споделете предварително, за да поддържате фокуса на дискусиите.
- Разгледайте всички отворени въпроси от предишната среща.
- Съберете обратна връзка за това, което работи и какво се нуждае от корекция.
- Насърчавайте членовете на екипа да споделят своите идеи и предложения.
- Документирайте действията и разпределете отговорностите, за да гарантирате отчетността.
Проследявайте промените, направени в споразумението за работа след такива срещи за преглед, с помощта на историята на версиите в ClickUp Docs.
Стъпка 5: Следете за спазването на правилата
Сега, когато работното ви споразумение е готово и механизмът за преглед е въведен, истинските ползи идват от наблюдението на неговото въздействие и ефективност.
Петата стъпка се фокусира върху насърчаването на спазването на споразумението за работа. Използвайте табла, за да проследявате визуално напредъка и да получите информация за индивидуалната и екипната производителност.
Освен това, настройте уведомления, за да информирате целия екип за крайни срокове и актуализации. Мониторингът също така насърчава надеждността и ангажираността на членовете на екипа.
ClickUp предлага персонализиран инструмент за табло, който подобрява визуализацията и улеснява проследяването.
ClickUp Dashboards е мощен инструмент за визуализация, с който екипите могат да проследяват напредъка и производителността в реално време. Картографирайте ключови показатели с впечатляващи визуализации, което улеснява наблюдението на съществените аспекти на споразумението за работа.
Наред с персонализирани диаграми и графики, които помагат на екипа ви да получи бърз преглед на напредъка, таблото на ClickUp подчертава отговорността и идентифицира областите, които се нуждаят от подобрение.
Стъпка 6: Улеснете комуникацията
Последната стъпка в ефективното споразумение за работа в екип е улесняването на отворената комуникация.
Приложете това, като насърчавате другите членове на екипа да споделят обратна връзка и да обсъждат предизвикателствата редовно. Ако е необходимо, отделете време в календара си всяка седмица.
Инструменти за сътрудничество като ClickUp Comments и Mentions помагат на всеки да се чувства чут и ангажиран в процеса на непрекъснато усъвършенстване и спомагат за създаването на прозрачна среда.
Прочетете също: Прекомерна комуникация на работното място
Предимства на споразумението за работа в екип
Вече знаете как да създадете споразумение за екипна работа. Ето предимствата от прилагането на ефективно споразумение:
Повишена ефективност и производителност
Както бе споменато по-рано, споразуменията за екипна работа осигуряват ясни очаквания и оптимизирани работни процеси. Изясняването на ролите, отговорностите и предпочитаните методи за комуникация спомага за намаляване на недоразуменията и разсейването, което води до ефективно сътрудничество.
Такова съгласуване повишава ефективността и гарантира, че всички работят за постигането на общи цели, като по този начин се повишава общата производителност.
Повишено доверие и сътрудничество
Основните правила за уважителна комуникация и сътрудничество насърчават отворения диалог в екипа. Вие създавате доверие, като изяснявате какво трябва да очакват членовете на екипа един от друг, като по този начин стимулирате изграждането на екип.
Работното споразумение също така насърчава взаимното разбирателство и създава подкрепяща среда, в която всеки се чувства ценен.
Прочетете също: Изграждане на работно място, насърчаващо сътрудничеството
По-голяма автономност и отговорност
Когато отговорностите са разпределени, всеки член на екипа поема отговорност за своя обхват на работа. Вие създавате автономност, което води до повишена мотивация и проактивно мислене. С ясни насоки, множество екипи работят независимо, като същевременно остават съгласувани с общите цели.
Подобрена производителност
В допълнение към отговорността и автономността, се намалява необходимостта от микроуправление. Конкретните стандарти и очаквания също създават ясни цели, определят роли и подобряват фокуса.
Когато тези усилия са фокусирани, членовете на екипа могат да визуализират своето влияние върху колективния резултат. Това знание насърчава всеки да дава най-доброто от себе си, което води до подобрена производителност и мотивация за постигане на бизнес целите.
Прочетете също: Как да създадете екип с висока производителност
Стимулирайте синергията и споразумението за работа в екип с ClickUp
Споразуменията за работа в екип насочват гъвкавите екипи към правилните цели и посока. Подобрената фокусираност води до растеж на бизнеса, непрекъснатост и продуктивност на екипа до нови висоти.
Макар че описахме стъпките за създаване на работни споразумения, използването на подходящите инструменти е също толкова важно. Работните споразумения в екипа процъфтяват благодарение на сътрудничеството и мониторинга – области, в които ClickUp се отличава.
С функции, които включват управление на задачи, документация и впечатляващи визуализации, ClickUp ви предлага всичко необходимо.
Регистрирайте се в ClickUp още днес и насочете екипа си в ясна посока за работни споразумения!