Ако управлението на екип е трудно, управлението на цяла организация може да бъде огромно предизвикателство! Има толкова много променливи елементи, с които трябва да се справите. За да стане всичко още по-сложно, всеки елемент влияе или е повлиян от другите.
Как да съгласувате всички с целите на организацията, когато те може би искат да дадат приоритет на собствените си резултати? Как да поддържате мотивацията и ангажираността им въпреки монотонността, която се настанява с рутинната работа? Какъв е най-добрият начин да ги насочите през предизвикателствата, без да нарушавате тяхната автономност или да ги карате да се чувстват по-малко компетентни?
Предизвикателството на лидерството е да бъдеш силен, но не груб; да бъдеш мил, но не слаб; да бъдеш смел, но не агресивен; да бъдеш внимателен, но не мързелив; да бъдеш скромен, но не плах; да бъдеш горд, но не арогантен; да имаш чувство за хумор, но без глупост.
Предизвикателството на лидерството е да бъдеш силен, но не груб; да бъдеш мил, но не слаб; да бъдеш смел, но не агресивен; да бъдеш внимателен, но не мързелив; да бъдеш скромен, но не плах; да бъдеш горд, но не арогантен; да имаш чувство за хумор, но без глупост.
Това може да изглежда като трудна задача за всеки. Но добрата новина е, че овладяването на управлението може да бъде лесно и забавно с подходящите умения, системи и инструменти!
В този изчерпателен наръчник ще разгледаме подробно управлението по цели (MBO), как то може да революционизира подхода ви към поставянето на цели и управлението на ефективността, и ще ви предоставим практически стъпки за внедряване на тази стратегия във вашата организация.
Независимо дали сте опитен мениджър или новоизбран ръководител на екип, разбирането на MBO може ефективно да доведе до успеха на вашия екип и да съгласува индивидуалните усилия с визията на вашата компания.
Какво е управление по цели (MBO)?
Управлението по цели (MBO) е стратегическа техника за управление, която се фокусира върху поставянето на ясни и измерими цели на всички организационни нива. Този стил на управление позволява на организациите да поставят индивидуални и екипни цели, които са съгласувани с по-големите организационни цели.
Поставянето на цели чрез този метод насърчава чувството за цел и посока сред служителите. Когато членовете на екипа разберат и се ангажират с конкретни и постижими цели, съобразени с общите цели на организацията, те стават по-ангажирани, продуктивни и фокусирани върху резултатите, които наистина са важни за успеха на компанията.
Управлението по цели (MBO) е въведено за първи път от гуруто в областта на мениджмънта Питър Дракър в книгата му от 1954 г. Практиката на мениджмънта. Оттогава то се е развило и е повлияло на други рамки за определяне на цели, които са се появили след него.
Някои забележителни разклонения и свързани подходи включват:
- Балансирана система за оценяване (BSC): Разработена в началото на 90-те години от Робърт Каплан и Дейвид Нортън, тази техника за стратегическо планиране и управление разширява MBO, като взема предвид различни перспективи на бизнеса за определяне на стратегията и напредъка – финанси, обслужване на клиенти, вътрешни процеси и обучение/растеж.
Apple използва балансирана система за оценка с пет критерия за подобряване на дългосрочната производителност: удовлетвореност на клиентите, основни компетенции, ангажираност и съгласуваност на служителите, пазарен дял и стойност за акционерите.
- Управление чрез изключения (MBE): Този подход се занимава с отклоненията от установените финансови и оперативни стандарти. Той посочва разликите между очакваното време, бюджет и други ресурси за завършване на даден проект и действителните ресурси, които са били необходими. Това позволява на мениджърите да фокусират енергията си върху области, в които могат да спестят време и пари.
- Цели и ключови резултати (OKR): OKR следват подхода „отгоре-надолу“ при определянето на цели, при който организациите определят 1-3 SMART цели, които се разбиват на цели и задачи за екипа и членовете на екипа. Тъй като тези задачи са свързани с целите на организацията, е по-лесно да се съгласуват всички и да се гарантира, че всеки може да допринесе за успеха на компанията. OKR бяха популяризирани от Intel и Google.
Бонус: Ако сте стартиращ бизнес, който използва OKR рамката, ето списък с 10 OKR софтуера, които можете да започнете да използвате още днес.
MBO в сравнение с други рамки за определяне на цели
Макар управлението по цели да има сходства с други рамки за определяне на цели, то се отличава по няколко начина:
| Разлика | MBO | MBE | OKR | BSC |
|---|---|---|---|---|
| Фокус | Поставяне на конкретни, измерими цели на всички нива в организацията | Справяне с отклонения от установените стандарти за ефективност | Поставяне на амбициозни цели (цели) и измерими резултати (ключови резултати) | Отчитане на финансовите, клиентските, вътрешните процеси и перспективите за обучение/развитие |
| Подход | Отгоре-надолу и отдолу-нагоре, с участието на служителите в определянето на целите | Отгоре-надолу, като мениджърите се намесват само когато резултатите излизат извън предварително определения диапазон. | Отгоре-надолу и отдолу-нагоре, с участието на служителите в OKR | Отгоре-надолу, с балансиран подход към стратегическото планиране и измерване на ефективността |
| Процес на преглед | Редовен преглед на напредъка към определените цели | Реактивно, като мениджърите правят преглед само когато бъдат идентифицирани изключения | Чести проверки и постоянни корекции на OKR | Периодичен (обикновено тримесечен или годишен) преглед на таблото за оценка |
| Съгласуваност | Силен акцент върху съгласуването на индивидуалните и екипните цели с целите на организацията | По-малко пряк фокус върху съгласуваността, тъй като мениджърите се намесват само при изключения | Силен акцент върху съгласуването на индивидуалните и екипните цели с целите на организацията | Цели да съгласува всички перспективи със стратегията на организацията |
Прочетете също: Цели срещу задачи: какво представляват и как да ги използвате
Стъпка по стъпка ръководство за внедряване на MBO
Ефективното внедряване на MBO изисква структуриран подход. Затова нека разделим процеса на управляеми стъпки. Ще ви дадем и съвети за внедряването на тези стъпки във вашата организация с помощта на ClickUp – вашият партньор в управлението на проекти!
1. Определете организационните цели
Първата стъпка в процеса на управление по цели е ясното дефиниране на целите на вашата организация. Може би вече имате такива или можете да създадете нови въз основа на мисията и ценностите на вашата организация.
Например, дадена компания може да си постави за цел „Да увеличи удовлетвореността на клиентите с 15% в рамките на следващите 12 месеца. ”
Можете да използвате функцията „Цели“ на ClickUp, за да създавате и проследявате целите на вашата организация. Задайте конкретни цели, определете отговорни членове на екипа, добавете график и свържете всички свързани задачи с всяка цел.
Можете лесно да получите достъп до всичките си цели на таблото, като създадете отделни папки. С ClickUp Goals проследявайте спринт цикли, OKR и седмични карти за оценка на служителите, всичко от едно място.
ClickUp предлага и безплатни шаблони за управление на цели, които ще ви помогнат да започнете. Шаблонът за OKR и цели на ClickUp е персонализиран, подходящ за начинаещи и предлага примерни цели за всеки отдел, за да ви помогне да започнете.
С този шаблон можете да:
За да поддържате всичко организирано, добавете прикачени файлове, документи за планиране, статус, коментари, отдели, отговорни лица и приоритети към шаблона.
2. Споделете целите с служителите
След като организационните цели са определени, следващата стъпка е да се разпределят тези цели на отдели, екипи и индивидуални цели. Те трябва да бъдат SMART цели — конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с време.
Например, една от вашите маркетингови цели може да бъде „Увеличаване на броя на SQL с 15% през следващите 6 месеца“. В рамките на това вашата SEO цел може да бъде „Увеличаване на времето, прекарано на страницата, с 20%“.
Насърчавайте всеки служител да създаде свои собствени цели и измерими задачи.
Използвайте ClickUp Goals, за да разделите визуално организационните цели на цели на отдел, екип и индивидуални цели. Това визуално представяне помага на служителите да видят как техните лични цели се припокриват с целите на компанията и как пряко ги влияят.
Прозрачността в организацията е едно от най-значимите предимства, реализирани след внедряването на ClickUp в екипа. Сега, в ClickUp, всеки в организацията може да види OKR-ите на всеки от нашите екипи, кой е отговорен за тях и какви са постигнатите резултати. Гледайки назад, преди ClickUp, ние не разполагахме с такова ниво на прозрачност, така че всички наши отдели бяха изолирани един от друг.
Прозрачността в организацията е едно от най-значимите предимства, реализирани след внедряването на ClickUp в екипа. Сега, в ClickUp, всеки в организацията може да види OKR-ите на всеки от нашите екипи, кой е отговорен за тях и какви са постигнатите резултати. Гледайки назад, преди ClickUp, ние не разполагахме с такова ниво на прозрачност, така че всички наши отдели бяха изолирани един от друг.
Разделете тези цели на индивидуални задачи и ги възложете директно на платформата ClickUp. Маркирайте задачите си с цветове или ги подредете по приоритет, за да знаете кои от тях са спешни. ClickUp Tasks улеснява идентифицирането и изпълнението на всички ваши задачи, преди да изтече времето ви.
ClickUp разполага с още един шаблон, който ще ви помогне да се уверите, че вашите цели винаги са SMART цели.
Шаблонът SMART Goals на ClickUp е безплатен, подходящ за начинаещи и лесно персонализируем, като предлага подробни въпроси и списък за проверка.
След като определите цел, можете да прегледате въпросите и списъка за проверка, за да се уверите, че всяка цел е конкретна, измерима, постижима, реалистична и обвързана с времеви рамки.
💡Съвет от професионалист: Можете дори да помолите ClickUp Brain да ви предложи SMART цели, които са подходящи за вас и вашия екип. Този вграден AI асистент може да ви даде персонализирани препоръки въз основа на уникалните нужди и приоритети на вашия екип. Той може дори да ви помогне да създадете подробен план за постигане на вашите цели, включително да ви предложи крайни срокове, етапи и задачи, за да ги постигнете.
3. Следете напредъка
На този етап мениджърите трябва да наблюдават как екипът се справя със задачите и целите, които са определили на предишните етапи.
Той позволява на мениджърите и служителите да проследяват напредъка, да идентифицират потенциални препятствия и да коригират целите си.
Тук на сцената се появяват таблата на ClickUp. Създавайте персонализирани табла с множество диаграми и показатели, за да проследявате напредъка на дадена задача или проект, да измервате необходимото време, генерираните приходи, крайните срокове, пречките и много други.
Можете да настроите персонализирани джаджи, за да визуализирате напредъка по ключовите цели и да осигурите балансирано разпределение на задачите между членовете на екипа.
Можете също да избирате измежду над 15 вида изгледи в ClickUp – календар, табло, списък, таблица, Канбан, диаграма на Гант и др. – за да видите работата си по начин, който ви е удобен.
4. Оценявайте представянето
Докато се преследват целите, е важно да се отдели време и да се оцени представянето на компанията спрямо поставените цели. Тази оценка трябва да бъде обективна, базирана на измерими критерии и фокусирана върху резултатите, а не върху дейностите.
Използвайте функциите за отчитане на ClickUp, за да генерирате отчети за ефективността. Можете да генерирате индивидуални отчети и отчети по проекти, за да видите как се е представил всеки и как можете да определите по-добре целите следващия път.
Този софтуер за KPI ви позволява да използвате персонализирани полета, за да включите ключови показатели в отчетите си. Използвайте го, за да проследявате ключови показатели за ефективност (KPI) и да създавате визуализации, които ясно показват напредъка ви към целите ви.
Прочетете също: 51 примера и шаблона за ключови показатели за ефективност (KPI)
5. Давайте обратна връзка
Непрекъснатото обратно свързване е жизненоважната връзка между поставянето на цели и постигането им. То гарантира, че служителите остават на прав път, признават своите постижения и идентифицират областите, в които могат да се подобрят.
В рамката на MBO обратната връзка е непрекъснат процес, който поддържа целите в центъра на ежедневните операции.
Редовното предоставяне на конструктивна обратна връзка гарантира, че целите остават актуални, служителите остават мотивирани и при необходимост могат да се направят корекции в курса. Можете да изберете да предоставите обратна връзка лично или да я консолидирате за екипа.
ClickUp позволява на мениджърите да коментират директно напредъка на всеки служител по отношение на целите. Това взаимодействие в реално време поддържа разговора за целите жив и позволява бързи корекции или пояснения.
Можете да използвате персонализираните полета на ClickUp, за да създадете система за оценяване на обратната връзка. Мениджърите могат да добавят персонализирано поле към задачите или целите за оценка на обратната връзка или оценка на напредъка. Това позволява бърза, измерима обратна връзка, която може лесно да се проследява във времето.
Например, мениджърът може да оцени напредъка по скала от 1 до 5, като добави коментари, обясняващи оценката. Това създава ясен запис на обратната връзка, пряко свързан с конкретни цели или задачи, което улеснява обсъждането на напредъка и подобренията по време на оценката на представянето.
Внедряване на MBO в различни бизнес области
MBO може лесно да се адаптира към различни бизнес функции. Ето няколко примера, с които да започнете:
- Маркетинг: Задайте цели, свързани с генерирането на потенциални клиенти, процента на конверсия или показателите за познаваемост на марката. Пример: Повишете познаваемостта на марката, като постигнете 25% увеличение на ангажираността в социалните медии на всички платформи през следващото тримесечие.
- Човешки ресурси: Фокусирайте се върху процента на задържане на служителите, завършването на обученията или целите за времето за наемане на персонал. Пример: Подобряване на задържането на служителите чрез намаляване на процента на доброволно напускане от 15% на 10% през следващата финансова година чрез подобрени програми за въвеждане в работата и професионално развитие.
- Софтуерно инженерство: Определете цели за качеството на кода, сроковете за доставка на функции или намаляване на грешките. Пример: Подобряване на качеството на софтуера чрез намаляване на броя на критичните грешки, докладвани в производството, с 30% през следващите шест месеца чрез подобрени процеси на тестване и практики за преглед на кода.
- Продажби: Задайте цели за растеж на приходите, привличане на нови клиенти или задържане на клиенти. Пример: Разширете пазарния дял, като увеличите привличането на нови клиенти с 20% през следващото тримесечие, като се фокусирате върху сегмента на малките и средните предприятия.
- Обслужване на клиенти: Фокусирайте се върху времето за отговор, оценките за удовлетвореност на клиентите или процента на разрешени проблеми. Пример: Повишете удовлетвореността на клиентите, като подобрите средния Net Promoter Score от 7,5 на 8,5 в рамките на следващите шест месеца чрез целенасочени обучения и подобрения в процесите.
Предимствата и недостатъците на MBO
Въвеждането на системата MBO във вашата организация има определени предимства и недостатъци. Нека да видим какви са те:
Предимства на управлението по цели
1. Повишено управление на бизнес резултатите
Чрез съгласуване на целите с индивидуалните усилия, MBO създава ясна връзка между личните цели и целите на компанията. В резултат на това съгласуване компаниите често отбелязват повишена производителност, по-добро разпределение на ресурсите и по-ефективно постигане на стратегическите цели.
2. Повишена ангажираност на служителите
Когато служителите участват в определянето на лични цели, те придобиват чувство за принадлежност и цел в работата си. Разбирането как тяхната роля допринася за по-голямата картина често повишава мотивацията и ангажираността на служителите към работата им и работодателя.
Ангажираните служители са по-склонни да надхвърлят очакванията в работата си, което води до по-висока удовлетвореност от работата и по-ниски нива на текучество.
3. Подобрена комуникация
Управлението по цели осигурява редовен диалог между мениджърите и служителите относно целите, напредъка и предизвикателствата. Тази постоянна комуникация помага за премахване на бариерите в организацията и гарантира, че всички са на една и съща страница по отношение на приоритетите и очакванията.
4. Ясен фокус
Управлението чрез цели предоставя на служителите пътна карта за това, което трябва да бъде постигнато, като им помага да приоритизират задачите си и да се фокусират върху това, което наистина има значение. Тази яснота намалява загубата на време за несъществени дейности и помага на служителите да разпределят по-добре времето и ресурсите си за постигане на стратегическите цели. В резултат на това екипите стават по-ефективни и ефикасни в преследването на най-важните цели на организацията.
5. Обективна оценка на представянето
Чрез ясното дефиниране на целите, оценките на представянето стават по-обективни и справедливи, базирани на измерими резултати, а не на субективни мнения. Тази обективност намалява пристрастността в оценките и предоставя ясна основа за дискусии относно представянето, повишенията и нуждите от развитие.
Служителите са по-склонни да приемат обратна връзка и оценки, базирани на предварително договорени, измерими цели, което води до по-продуктивни процеси на оценка на представянето.
Недостатъци на управлението по цели
1. Отнема много време
Внедряването на процеса на управление по цели изисква значително време и усилия за определяне на цели, провеждане на редовни прегледи и предоставяне на постоянна обратна връзка. Този процес може да бъде особено предизвикателен за по-големи организации или такива с комплексни структури.
💡 Как да го смекчите: Използвайте инструменти за управление като ClickUp, за да автоматизирате и оптимизирате процеса на определяне на цели.
2. Риск от фокусиране върху количеството, а не върху качеството
Съществува опасност да се даде приоритет на лесно измерими цели пред по-сложни, качествени цели. Това може да доведе до тесен фокус върху постигането на количествени цели за сметка на други важни аспекти на производителността, дългосрочната стратегия или дори личностното развитие на служителите.
💡 Как да се справите: Балансирайте количествените и качествените цели и използвайте няколко показателя за оценка на представянето.
3. Негъвкавост
Ако не се управлява правилно, MBO може да доведе до твърдо определяне на цели, които не се адаптират към променящите се обстоятелства. Тази липса на гъвкавост може да доведе до преследване на остарели или нерелевантни цели в динамична бизнес среда.
💡 Как да се справите: Въведете редовни цикли на преглед (например тримесечни), за да преоцените уместността и осъществимостта на целите. Позволете коригиране на целите, когато е необходимо.
4. Възможност за повишен стрес
Фокусирането върху конкретни цели и задачи може да създаде ненужен натиск върху служителите, което потенциално да доведе до изчерпване, неетично поведение за постигане на целите или спад в морала на работното място.
💡 Как да смекчите: Създайте подкрепяща среда, която цени ученето и растежа, наред с постиженията. Уверете се, че целите са предизвикателни, но постижими, и осигурете необходимите ресурси и подкрепа на служителите, за да постигнат целите си.
Стратегии за осигуряване на успеха на управлението по цели
Ако сте нови в MBO, не се притеснявайте! Имаме няколко най-добри управленски практики и стратегии за успех, които със сигурност ще ви превърнат в MBO професионалист за нула време!
- Създайте подкрепяща среда: Създайте култура, която разглежда MBO като инструмент за растеж и подобрение, а не само като средство за оценка.
- Осигурете подходящо обучение: Уверете се, че всички мениджъри и служители разбират процеса на управление чрез цели и неговите предимства.
- Насърчавайте участието: Включете служителите в определянето на техните цели, за да увеличите тяхната ангажираност и мотивация.
- Поддържайте отворена комуникация: Провеждайте редовни срещи, за да обсъждате напредъка, да разглеждате предизвикателствата и възможните корекции на целите.
- Съгласувайте наградите с постиженията: Награждавайте служителите, които постигат или надхвърлят целите си.
- Използвайте технологиите ефективно: Възползвайте се от инструменти като ClickUp, за да оптимизирате процеса на управление чрез цели и да осигурите видимост в реално време на напредъка по постигането на целите.
- Непрекъснато усъвършенствайте процеса: Редовно преглеждайте и подобрявайте внедряването на MBO въз основа на обратната връзка и резултатите.
Успешно управлявайте екипите си с MBO и ClickUp
Управлението по цели е чудесен подход за съгласуване на индивидуалните усилия с целите на организацията, стимулиране на производителността и създаване на култура на постижения. Чрез ефективното внедряване на MBO организациите могат да създадат ясен път към организационния успех, да повишат ангажираността на служителите и да подобрят производителността на компанията.
Както разгледахме в това ръководство, ключът към успешното управление чрез цели се крие в ясната комуникация, редовното проследяване и ангажимента за непрекъснато усъвършенстване. Независимо дали ръководите малък екип или управлявате голяма корпорация, принципите на управлението чрез цели могат да ви помогнат да създадете по-фокусирана, мотивирана и високопроизводителна организация.
С правилното мислене и инструменти, MBO може да бъде трансформираща сила в вашето лидерско пътуване. Позволете на ClickUp да ви подкрепи по правилния начин в вашето MBO пътуване.
Опитайте ClickUp безплатно още днес!