„Разликата между успешните хора и наистина успешните хора е, че наистина успешните хора казват „не“ на почти всичко“, каза веднъж Уорън Бъфет.
Ключовата дума тук е „почти“.
За да бъде успешен, човек трябва да може да се фокусира върху това, което е важно, и да пренебрегне почти всичко останало. С други думи, човек трябва да овладее строгото и безмилостно определяне на приоритети. Да видим как.
Какво е безкомпромисно определяне на приоритети?
Безкомпромисното определяне на приоритети означава да изберете на какво да се фокусирате, систематично и последователно, през даден период от време, като например продължителността на даден проект, месец, тримесечие и т.н., и да отложите всичко останало.
Безмилостното определяне на приоритети помага за:
- Постигане на ограничени, но амбициозни SMART цели
- Елиминиране на разсейващите фактори, след като задачата/проектът/спринтът е започнал
- Управление на времето и ресурсите ви в преследването на конкретни цели
- Подобряване на качеството на продукцията и ефективността на екипа
Ако се чудите, това просто звучи като определяне на приоритети, какво общо има безмилостността с това? Ето отговора.
| Редовно определяне на приоритети | Безмилостно определяне на приоритети |
|---|---|
| Планиране на задачите с най-висок приоритет въз основа на важност, спешност и налични ресурси | Избор на най-важните задачи въз основа на бизнес стойността и въздействието |
| Включва задачи, които трябва да имате и които бихте могли да имате. | Включва само задължителните задачи. |
| Създаден, за да организира и планира проекти | Целта е да се елиминират разсейващите фактори и да се постигне по-голяма концентрация. |
| Целта е да свършите колкото се може повече. | Целта е да изпълните колкото се може по-малко задачи, докато постигнете избраната цел (или поне значителна част от нея). |
| Предлага свобода за включване на задачи в контекста | Не оставя място за промъкване на задачи, след като безмилостното приоритизиране е завършено. |
Процесът на безмилостното определяне на приоритети
Принципът на Парето или правилото 80/20 гласи, че 80% от резултатите се дължат на 20% от усилията. Следователно, фокусирането върху ценните 20% и оптимизирането на работата в тези области може да доведе до по-добри резултати.
Макар и да не е напълно сходно, управлението на проекти по метода Agile/Scrum/Lean също вярва в елиминирането на ненужните процеси, за да се максимизира производителността. По същество, в различните индустрии един от ключовите фактори за успех е да знаете как да приоритизирате работата си.
Нека разгледаме как можете да създадете процес на безкомпромисно определяне на приоритети и да използвате някои ключови инструменти за управление на проекти, като ClickUp, за да го направите.
1. Разберете контекста
Преди да вземете решения относно приоритизирането, разберете бизнес контекста, целите, наличните ресурси, рисковете и т.н., които влияят върху задачите ви. Научете повече за зависимостите и сложността на бизнеса. За да приоритизирате ефективно, трябва да знаете реалната цена и алтернативната цена на всичко, което елиминирате.
Мисловата карта е чудесен начин да съберете цялата тази информация на едно място. Мисловните карти на ClickUp ви позволяват да разделите идеите, да направите връзки, да овладеете сложността и да създадете единен поглед върху всичко, върху което работите.
2. Определете приоритетите
Направете списък с всичко, от което избирате.
В софтуерен проект това могат да бъдат функции, билети или истории на потребители, върху които да се работи в този спринт. В екип по продажбите това могат да бъдат всички потенциални клиенти в процеса, организирани по различни етапи. Уверете се, че не пропускате нищо на този етап, колкото и несъществено да ви се струва. Запишете си и конкуриращите се приоритети, за да можете да ги управлявате по-късно.
ClickUp Tasks ви помага да постигнете това ефективно. За да документирате пълния набор от приоритети в рамките на вашата компетентност, настройте ги като проекти, задачи и подзадачи в ClickUp. Свържете свързаните задачи. Добавете повече контекст с помощта на потребителски полета.
След това използвайте ClickUp Task Priorities, за да определите върху какво ще работите незабавно.
3. Оценете възможностите
Единственото, което има значение при безкомпромисното определяне на приоритети, е стойността, която генерира всяка дейност. Понякога това може да означава степента, в която дадена дейност ви приближава към целите ви.
Това обаче е най-трудната част. Измерването на стойността на всяка дейност, особено в сравнение с другите, може да бъде предизвикателство. Създайте скала и се придържайте към нея. Например, маркетинговите екипи използват оценяване на потенциални клиенти, софтуерните екипи използват приоритизиране по MoSCoW или модела на Кано, а бизнес лидерите използват матрицата на Айзенхауер. Изберете инструмент, който работи за вас.
4. Вземайте трудни решения
Пътят към безмилостното приоритизиране е осеян с трудни решения. Изкушаващо е да работите по по-малко важни проекти или по твърде много задачи едновременно по емоционални причини, например защото това е проект, в който колега е дълбоко ангажиран или в който е инвестирал твърде много и т.н. За да бъде безмилостното приоритизиране успешно обаче, трябва да вземете трудни решения.
Елиминирайте всичко, което не е най-важният аспект на проекта ви и което не създава изключителна стойност. Но за да направите това по начин, който не застрашава вашите професионални отношения, обърнете внимание на следващата точка.
5. Общувайте ефективно
Както виждате, безкомпромисното определяне на приоритети означава да взимате трудни решения. По един или друг начин това ще разстрои някои хора. Най-добрият начин да избегнете това е да комуникирате проактивно и с empatiя.
Ако отнемате приоритета на нечий проблем, седнете с него и му обяснете мотивите си. Покажете му, че усилията му се ценят, но фокусът ви е бил рационализиран. Обсъдете с него възраженията му и се опитайте да го убедите да се присъедини към вашата визия.
6. Измервайте и оптимизирайте
Независимо колко сте уверени в способността си да определяте приоритети, винаги има какво да се подобри. За всеки период, за който определяте приоритети:
- Измерете резултатите от безкомпромисното приоритизиране по отношение на прогнозираната от вас стойност.
- Оценете загубената стойност от задачите, които сте премахнали от приоритетите си, за да се уверите, че сте направили правилния избор.
Използвайте таблата на ClickUp, за да следите резултатите си по време на целия проект. Настройте персонализирани джаджи за показателите, които считате за важни, като разработени функции, отстранени бъгове, приходи, печалби и др.
Макар този шестстепенен процес да изглежда прост, той може да се окаже трудна задача.
Как да изберете между разработването на функции за сигурност на данните и интегрирането на GenAI във вашия продукт? Как да устоите на изкушението да изпълнявате лесни задачи вместо сложни задачи с висока стойност? Как да се справите с съпротивата на екипите, чиято работа може да бъде деприоритизирана?
Имаме няколко стратегии, които ще ви помогнат да стъпите на твърда почва.
Стратегии за безмилостно определяне на приоритети
На всеки етап от безкомпромисното определяне на приоритети вероятно ще възникнат няколко предизвикателства. Макар че не можете да предвидите и разрешите всички тях предварително, ето някои най-добри практики, които ще ви бъдат от полза.
Фокусирайте се върху стойността
Най-важната причина да приоритизирате нещо безкомпромисно е стойността, която то създава за бизнеса. Тази стойност може да бъде:
- Допълнителни приходи (при създаване на нова функция/продукт)
- Елиминиране на рисковете (при даване на приоритет на сигурността на данните или спазването на нормативните изисквания)
- Клиентско преживяване (при преработване на потребителския интерфейс или обучение на екипи за успех на клиентите)
- Ефективност (при внедряване на инструменти за управление на проекти или автоматизация)
В зависимост от проекта, по който работите, решете каква е най-голямата стойност, която искате да постигнете. Свържете я с големите цели на организацията. След това я приложете към приоритизирането на задачите.
Например, ако сте ръководител на маркетинговия отдел, може да дадете приоритет на дейностите за конверсия в долната част на фунията, за да сключите повече продажби, вместо да изграждате по-широка аудитория. Това ще има пряко влияние върху приходите в краткосрочен план, ако това е целта.
Бъдете решителни
Сравнително лесно е да седите в комфорта на офиса си и да вземете решение. Въпреки това, когато се сблъскате с възражения и съпротива от страна на екипа си, може да се изкушите да добавите обратно ненужни задачи към списъка си с приоритети. Това е грешка. След като определите приоритетите си, бъдете решителни, докато не постигнете целта си.
За да сте сигурни, че вашите решения са правилни:
- Получете информация от всички заинтересовани страни по време на етапа на разбиране на контекста.
- Уведомете ги предварително, че ще определяте безмилостно приоритетите; това ще им спести изненадата по-късно.
- Направете оценките си научни, основани на данни и обективни, за да не се съмнявате в решенията си по-късно.
- Комуникирайте проактивно, преди слуховете в офиса да вземат превес.
- Обяснете мотивите си и потърсете обратна връзка.
Развийте гъвкавост
Както вече споменахме, безкомпромисното определяне на приоритети означава да взимате трудни решения. Например, ако сте оперативен мениджър, който определя приоритетите на проектите, може да решите да спрете експериментален проект, когато икономиката се забави.
Безкомпромисното определяне на приоритети обаче не е извинение за статичност. Ако ситуацията се промени драстично, трябва да сте в състояние да се адаптирате бързо. В предишния пример, ако експерименталният ви проект беше свързан с изкуствен интелект, бързото възникване на ChatGPT би трябвало да бъде добра причина да преосмислите стратегически приоритетите си.
Използвайте безкомпромисното приоритизиране в различни контексти
Безкомпромисното определяне на приоритети е чудесен инструмент в различни области. Например, един писател може безкомпромисно да определи като приоритет завършването на романа си, като по този начин отмени всички срещи по нови проекти, социалния си живот или други развлекателни дейности. Един спортист може да определи като приоритет строги тренировки в продължение на няколко месеца преди Олимпийските игри, като премахне десертите, рекламните ангажименти или развлеченията. Един търговец може да използва теорията за буркана с кисели краставички за управление на времето.
Във всички тези случаи способността да се фокусирате непоколебимо върху едно нещо може да ви помогне изключително много. Нека видим как можете да приложите това в професионалния си живот.
В управлението на проекти
Доброто управление на проекти се състои в последователното изпълнение на правилните неща. В тази връзка, приоритизирането на проекти включва:
- Разбиране на целите на проекта, етапите и напредъка по всеки от тях
- Разделете проекта на задачи, които водят до постигането на целта.
- Идентифициране на зависимости и възможности за забавяне
- Изграждане на системи за предотвратяване на отклонения
Един надежден инструмент за управление на проекти като ClickUp може да направи чудеса в това отношение. ClickUp Goals може да ви помогне да определите вашата „Северна звезда“, която може да бъде проследявана въз основа на вашия напредък по конкретни задачи. Гледката на диаграмата на Гант е чудесна за визуализиране на зависимостите и премахване на препятствията пред ефективното управление на приоритетите.
И още нещо? ClickUp Automations може да се справи с цялата натоварена работа, което ви дава възможност да се съсредоточите върху това как да работите по-бързо по вашите приоритети.
В гъвкавото разработване на софтуер
Приоритизирането е един от основните принципи на гъвкавото разработване на софтуер. Всъщност, един от принципите на гъвкавостта е „изкуството да се максимизира количеството неизвършена работа“. Екипите използват гъвкави техники за приоритизиране, за да решат какво да създадат за всеки спринт, който обикновено трае две седмици.
Платформата, предназначена за гъвкаво управление на проекти за разработка на софтуер, вече разполага с инструменти и шаблони за приоритизиране. Например, шаблонът Priority Matrix Template на ClickUp ви помага да организирате задачите в таблица 2×2, като измервате важността и спешността им.
В областта на човешките ресурси
В областта на привличането на таланти има една народна поговорка: „Ако не е категорично „да“, то е категорично „не“. Това означава, че ако мениджърът по наемането не е напълно убеден в подходящността на даден кандидат, той не трябва да бъде нает. По същество, безмилостно елиминирайте профилите, които не отговарят на изискванията.
Повечето ръководители на човешки ресурси прекарват времето си, разкъсвани между определянето на приоритетите за наемане на ключови позиции, изготвянето на структура за възнаграждения, разработването на стратегии за инициативи за разнообразие и разглеждането на жалби на служители. Когато постъпват искания, всички те се представят като спешни и важни.
Един добър HR лидер трябва да може безкомпромисно да определя приоритетите на инициативите. Можете ли да разгледате преструктурирането на възнагражденията през следващото тримесечие? Тогава го преместете. Имате ли недостиг на специалисти по подбор на персонал за позиции в процес на подбор? Премахнете позициите в процес на подбор. PR екипът иска ли да дадете интервю за Vogue? Откажете и препоръчайте някой друг, освен ако резултатите за имиджа на работодателя са значителни.
Определянето на приоритети, колкото и безмилостно да е, е индивидуална задача. Вземането на решения е работа на отделния човек или екипа. Най-голямото ви предизвикателство е да приложите тези приоритети и да се придържате към плана. Тук софтуер за управление на проекти като ClickUp може да ви помогне значително.
Как софтуер за управление на проекти като ClickUp улеснява безкомпромисното определяне на приоритети
В различни сценарии видяхме как подходящите инструменти и шаблони могат да ви помогнат да вземете правилните решения за приоритизиране. Ето едно кратко обобщение.
ClickUp Tasks: Разделянето на сложни проекти на управляеми задачи ви помага да видите всичко, което трябва да обмислите, преди да определите приоритетите си.
Приоритети на задачите в ClickUp: Решили сте какво е приоритет? Маркирайте го като такъв в ClickUp, за да знаят всички на какво трябва да се фокусират.
ClickUp Goals: Основната цел на безкомпромисното приоритизиране е постигането на цели. Задайте цели за изпълнение на задачи в ClickUp Goals и проследявайте напредъка си в реално време. Изправени сте пред коренна промяна? Адаптирайте се и бъдете гъвкави с цялата информация за проекта си на една ръка разстояние с ClickUp.
Шаблони за приоритизиране: Приоритизирането може да бъде трудно. Въпреки че решенията са ваши, ClickUp опростява процеса на вземане на решения с предварително проектирани шаблони, базирани на популярни рамки като матрицата на Айзенхауер.
ClickUp Workload View: Може би искате да приоритизирате редица неща, но ако нямате ресурсите да ги изпълните, това няма смисъл. Използвайте ClickUp Workload View, за да видите ясно кой какво прави, кой е на разположение и кой може да бъде преразпределен.
Предимства и предизвикателства на безкомпромисното приоритизиране
Ясно е, че безкомпромисното определяне на приоритети не е лесна задача. Не само че е предизвикателство да се определят приоритети, но е също толкова трудно да се приложат тези приоритети и да се остане фокусиран върху тях с едностранчиво мислене. Защо тогава да го правим?
Предимствата на безкомпромисното определяне на приоритети
- Фокус: Безкомпромисното определяне на приоритети дава възможност на екипите да работят по едно нещо наведнъж, без разсейване и с дълбока, необезпокоявана концентрация.
- Яснота: Чрез определянето на приоритети бизнес лидерите демонстрират яснота в мисленето и действията си пред своите екипи, като по този начин намаляват объркването и претоварването.
- Контрол: Стандартната практика е да се определят 1-3 цели/дейности като приоритетни едновременно. Това позволява на лидерите да контролират операциите и да се намесват, ако е необходимо.
- Избягване на синдрома на „блестящите предмети“: Помага на екипите да елиминират разсейващите фактори, особено от нови технологии и продукти.
- По-големи шансове за успех: Тъй като безкомпромисното определяне на приоритети се фокусира интензивно върху стойността или възвръщаемостта на инвестициите, шансовете за постигане на резултати, базирани на стойността, са по-големи.
- Баланс между работата и личния живот: Екипите, които знаят своите приоритети, могат да управляват добре времето си и да се радват на по-добър баланс между работата и личния живот.
Това обаче не означава, че техниката е без предизвикателства.
Предизвикателствата на безкомпромисното определяне на приоритети
Определение на стойността: В управлението на проекти, маркетинга, човешките ресурси и др. определянето на понятието „стойност“ може да бъде предизвикателство. За да избегнете това, изберете своя рубрика. Обсъдете с бизнес лидерите какъв е правилният показател за стойността на всяка задача.
Късогледство: Понякога проектният мениджър може безмилостно да приоритизира задачите за следващите две седмици, без да обръща внимание на това, което следва след това, което може да провали дългосрочните проекти. Избягвайте това, като приоритизирате незабавната работа, като имате предвид дългосрочните цели.
Избягване на конфликти: Лидер, който се страхува да разстрои хората с определянето на приоритети, може неволно да вземе погрешни решения. Научете се да бъдете решителни. Помислете да наемете треньор, който да ви помогне да преодолеете управлението на конфликти и желанието да угаждате на хората.
Големи провали, ако има такива: Ако процесът ви на приоритизиране е погрешен и вие инвестирате ресурси в проекти, които не носят стойност, провалите ви може да бъдат много по-големи, отколкото ако бяхте разпределили инвестициите си.
Избягвайте големи провали, като вземате обмислени решения за приоритизиране. Изберете правилното определение за стойност. Потвърдете го с колеги и бизнес лидери. И най-важното, бъдете гъвкави. Проследявайте напредъка и бъдете готови да се адаптирате, ако нещата не вървят по план.
Друго нещо, което можете да направите, е да използвате силата на „Не сега“. Вместо да елиминирате напълно по-малко важните задачи, отложете ги за по-късно, за определено време.
Силата на „Не сега“ в безкомпромисното определяне на приоритети
Ако приемете думите на Уорън Бъфет буквално, естествено ще се притеснявате да откажете идеите на екипа си. Категоричното „не“, особено в контекста на липса на приоритет, може да попречи на иновациите и да повлияе на морала на служителите.
Много по-добър и по-открит отговор е да кажете „Не сега“ и да го последвате с обосновка. Когато разработчик предложи идея за добавяне на нова функция, можете да кажете: „Не сега, защото това не е включено в плана, който сме подготвили за това тримесечие. Но нека обсъдим това отново през четвъртото тримесечие.“
Като признавате идеите и насърчавате експериментирането, но безмилостно определяте приоритетите въз основа на стойността, можете да създадете по-устойчива работна среда. Можете да използвате физическата, творческата и емоционалната енергия на членовете на екипа си, за да изградите това, което е важно.
По някакъв начин, като минимизирате проектите си, можете да минимизирате и използваните ресурси, сървъри, центрове за данни, изчислителни мощности и т.н., и да насърчите по-икономична и ефективна работа.
Овладейте безмилостното определяне на приоритети с ClickUp
Казват, че ако работите по всичко наведнъж, няма да завършите нищо. Често постигането на смели и амбициозни цели изисква да изберете посока и да се фокусирате изцяло върху нея, без да се отклонявате от нея.
Това е особено вярно в икономиката на знанието, където енергията е ограничена, талантите са трудни за намиране, а инициативите за решаване на проблеми са постоянно изложени на риск да бъдат провалени от важни събития. Често единственият начин да максимизираме таланта и енергията, с които разполагаме, е да практикуваме безмилостно приоритизиране.
Направете списък с идеите си. Класифицирайте задачите си. Работете за това, което е важно. Отделете зърното от плявата.
Приоритизирайте без усилие високоценната работа с ClickUp. Опитайте ClickUp безплатно още днес.