Антъни Бурдейн, известен готвач и автор, управляваше кухните си, използвайки системата на бригадата. Той разделяше кухнята на станции, които приготвяха компонентите на ястието. Всяка станция имаше помощник-готвачи, готвачи и асистенти, с техни собствени съставки, инструменти и работни пространства.
С тази структура, казва той, „многобройните задачи в една голяма и натоварена кухня могат да бъдат управлявани и координирани от един човек – шеф-готвача, дори и в разгара на вечерния пиков час“.
В бизнес света такава йерархия се нарича структура за разпределение на ресурсите. Какво е това, питате вие? Нека разберем.
Разбиране на структурата на разпределение на ресурсите
Структурата на разпределение на ресурсите (RBS) е списък на всички ресурси, необходими за завършване на даден проект, организирани в йерархия. Тези ресурси могат да бъдат човешки, материални, финансови, информационни и дори времеви.
Това е инструмент за управление на ресурсите, обикновено организиран на няколко нива, с целта на проекта на върха и различни категории ресурси, разклоняващи се на всеки етап. Той обхваща всички ресурси, които струват пари, с изключение на самите пари.
Най-важното е, че RBS не е изолирана структура. Тя работи в тясно сътрудничество с различни дейности по планиране на проекти, като структура на разпределение на работата, структура на разпределение на риска и др. Ето как.
Структурата на разпределение на работата (WBS) е документът, който разпределя работата на малки, управляеми задачи. Добрата RBS ще съответства на този документ, като очертава какви ресурси ще бъдат необходими на всеки етап.
Например, ако проект за разработка на софтуер е разбит на етапите минимално жизнеспособен продукт (MVP), фази 1, 2 и т.н., RBS ще изброи необходимите ресурси на всеки етап. В етапа MVP може да ви бъдат необходими:
- Разработчици
- Анализатори на качеството
- Проектен мениджър
- Софтуер за управление на проекти
След като MVP е готов и продуктът вече е на пазара, може да се наложи да ви бъдат необходими допълнителни ресурси, като например:
- Инструменти за автоматизация на тестове
- Канали за данни
- Облачна инфраструктура
- Продуктов мениджър
- Изследовател на потребителското преживяване
Друг аспект, с който RBS се съгласува, е структурата на разбивка на рисковете. На всеки етап от работата има рискове. Няколко ERP софтуерни инструмента свързват RBS, WBS и структурата на разбивка на рисковете за цялостен поглед.
Например, на етапа на MVP може да възникнат проблеми с производителността. Ако няколко членове на екипа работят по MVP, може да се сблъскате с рискове за сигурността. Ако събирате информация за потребителите, може да има рискове за поверителността на данните.
Структурата за разпределение на ресурсите включва компонентите, необходими за намаляване на тези рискове на всеки етап. По време на етапа MVP, RBS вероятно ще включва допълнителни ресурси за облачна инфраструктура. Когато има значителен интерес, RBS може да добави инженери по сигурността или консултанти към списъка.
След като разгледахме основните принципи на структурата за разпределение на ресурсите, нека видим как се използва тя в управлението на проекти.
Ролята и значението на RBS в управлението на проекти
Структурата за разпределение на ресурсите е една от многото рамки, които проектните мениджъри използват за планиране и изпълнение. Тя играе критична роля през целия жизнен цикъл на проекта. Ето как.
Разпределение на ресурсите
Когато знаете какви ресурси са ви необходими за завършване на проекта, можете да наемете, обучите и разпределите подходящите ресурси в подходящия момент. RBS служи като пътна карта за разпределяне на ресурсите през целия проект.
Например, ако RBS посочва, че третият спринт се нуждае от допълнителни разработчици, проектният мениджър може да намери начини да наеме/привлече ресурси достатъчно рано.
Планиране
Въпреки че планирането се влияе повече от структурата на разпределение на работата, отколкото от RBS, последната все пак играе ключова роля. Като разгледат заедно WBS и RBS, проектните мениджъри могат да планират работата въз основа на наличността на ресурсите.
Например, ако имате само един Scala разработчик, който е зает с друг проект, когато имате нужда от него, можете да използвате RBS, за да препланирате работата въз основа на неговата наличност, вместо да наемате допълнителни хора.
Разпределение на работната натовареност
Структурата за разпределение на ресурсите определя предварително какво е необходимо за проекта: колко души, за колко време, през какъв период и т.н. Ако фазата на разработване изисква максимални ресурси, ще можете да наемете/привлечете допълнителни таланти и да разпределите равномерно натоварването.
Управление на риска
По същество, структурата за разпределение на ресурсите е прогноза. Тя посочва бъдещите нужди въз основа на текущите изисквания. Това намалява няколко риска при управлението на проекти, като например:
- Липса на подходящи ресурси
- Липса на резервни планове в случай, че някой от екипа излезе в отпуск или по друга причина стане недостъпен
- Сблъскване с ограничения на ресурсите и затруднения в неподходящи моменти
- Откриване на зависимости твърде късно в проекта
Една добра RBS предвижда тези евентуалности и помага за създаването на планове за действие в извънредни ситуации, в случай че те възникнат.
Анализ на критичния път
Методът на критичния път е техника за управление на проекти, която идентифицира най-дългата поредица от зависими задачи, за да изчисли минималната продължителност на проекта. RBS прави същото, за да определи минималните необходими ресурси.
За да оптимизирате планирането на проекта, разпределението на натоварването, управлението на риска и др., се нуждаете от солидна структура за разпределение на ресурсите. Ето вашето стъпка по стъпка ръководство за създаването й.
Създаване на структура за разпределение на ресурсите
RBS е списък с ресурсите, необходими за завършване на даден проект. Звучи просто, нали? Е, всъщност може да бъде доста сложно, в зависимост от естеството на вашия проект. За да бъдете изчерпателни, опитайте следните стъпки, които са умело подкрепени от софтуера за управление на ресурси на ClickUp.
1. Идентифицирайте резултатите от проекта
Започнете с ясно дефиниране на целите на проекта и съответните резултати. Ако целта ви е да доставите MVP с x функции в даден срок, начертайте задачите и подзадачите, които трябва да изпълните. Ако вече съществува WBS, използвайте я.
Ако не сте го направили, определете обхвата на проекта. Съберете всички ключови заинтересовани страни по проекта, за да обсъдите очакванията и резултатите.
За бърз старт опитайте шаблона за обхват на проекта на ClickUp. Използвайте го, за да съберете информация за дейностите, задачите и крайните срокове от различни заинтересовани страни. Обобщете информацията и я организирайте визуално за по-късно справка.
2. Идентифицирайте категориите ресурси
Започнете с определяне на основните категории ресурси, които ще формират най-високите нива на вашата RBS. Това могат да бъдат:
- Човешки ресурси (проектни мениджъри, разработчици, дизайнери)
- Материални или физически ресурси (компютри, офис пространство, оборудване, консумативи)
- Информационни ресурси (данни, документация, обзор на проекта)
- Времеви ресурси (продължителност, етапи, крайни срокове)
- Софтуерни ресурси (инструменти за управление на проекти, инструменти за автоматизация)
Не забравяйте, че RBS е йерархия. Затова разделите ресурсите на конкретни компоненти в рамките на всяка основна категория ресурси. Например, човешките ресурси могат да бъдат разбити на:
- Управление на проекти: Проектен мениджър, бизнес анализатор
- Разработка на софтуер: Front-end разработчик, back-end разработчик, тестер
- Дизайн на потребителското преживяване: изследовател на UX, дизайнер на UI
Ако проектът е достатъчно голям, можете да го разделите на по-малки части. Например, може да имате ръководител на UX, който управлява екип от UX, състоящ се от UI дизайнер, анимационен дизайнер, бранд дизайнер и др.
Ако сте начинаещ в планирането на ресурсите, имаме точно това, от което се нуждаете. Опитайте шаблона за планиране на ресурсите на ClickUp, за да визуализирате задачите и ресурсите на едно място. С този шаблон можете също да проследявате часовете, да управлявате подизпълнителите и да наблюдавате работните процеси на екипа си.
3. Включете подробности за ресурсите
Влезте в подробности. Използвайте WBS или документа за обхвата на проекта, за да зададете въпроси за това кой какво ще прави. Уверете се, че не пропускате нищо.
Някои от най-често необходимите информации са умения, опит, възнаграждение, наличност и др. Например,
- Front-end разработчик Име: Джейн Доу Умения: HTML, CSS, React Опит: 5 години Часова ставка: 80 долара Наличност: 40 часа/седмица
- Име: Джейн Доу
- Умения: HTML, CSS, React
- Опит: 5 години
- Часова ставка: 80 долара
- Наличност: 40 часа/седмица
- Име: Джейн Доу
- Умения: HTML, CSS, React
- Опит: 5 години
- Часова ставка: 80 долара
- Наличност: 40 часа/седмица
Уверете се, че разполагате с необходимите цифри. Разберете колко бизнес анализатори, разработчици или тестери ви трябват и документирайте това.
4. Намерете подходящите хора за ролята
В този момент сте готови да преминете от теоретичното планиране към създаването на практически сценарии. За всяка роля изберете подходящия служител въз основа на неговата наличност.
Изгледът на натоварването в ClickUp е чудесен начин да видите наличността на всички членове на екипа на едно място. В този изглед можете да видите и върху какво работи всеки в момента. Така че, ако ви е необходим ресурс, който вече е назначен за нещо друго, можете да се обърнете към проектния мениджър, за да го преназначи или сподели.
Ако предпочитате малко повече структура, опитайте шаблона за натоварване на служителите на ClickUp. Този шаблон за напреднали помага при планирането на капацитета, визуализирането на работата, сравняването на прогнозните и действителните времена и др.
Улеснете управлението на работната си натовареност с шаблона за работна натовареност на служителите на ClickUp.
5. Свържете точките
Добрата структура за разпределение на ресурсите е нещо повече от списък. Тя е представа за това как всички ресурси взаимодействат помежду си, за да завършат проекта. Както видяхме по-рано, това става по йерархичен начин и помага за изравняване на ресурсите.
Организирайте ресурсите йерархично, като най-общите категории са в горната част, а конкретните подкатегории са по-надолу в структурата. Пример за структура за разпределение на ресурсите може да бъде:
- Човешки ресурси Управление на проекти Проектен мениджър Джейн Доу Бизнес анализатор Джон Смит Фронтенд разработчик Сара Ким Лукас Браун
- Управление на проекти Проектен мениджър Джейн Доу Бизнес анализатор Джон Смит Фронтенд разработчик Сара Ким Лукас Браун
- Проектен мениджър Джейн Доу
- Джейн Доу
- Бизнес анализатор Джон Смит
- Джон Смит
- Фронтенд разработчик Сара Ким Лукас Браун
- Сара Ким
- Лукас Браун
- Управление на проекти Проектен мениджър Джейн Доу Бизнес анализатор Джон Смит Фронтенд разработчик Сара Ким Лукас Браун
- Проектен мениджър Джейн Доу
- Джейн Доу
- Бизнес анализатор Джон Смит
- Джон Смит
- Фронтенд разработчик Сара Ким Лукас Браун
- Сара Ким
- Лукас Браун
- Проектен мениджър Джейн Доу
- Джейн Доу
- Бизнес анализатор Джон Смит
- Джон Смит
- Фронтенд разработчик Сара Ким Лукас Браун
- Сара Ким
- Лукас Браун
- Джейн Доу
- Джон Смит
- Сара Ким
- Лукас Браун
6. Настройте проекта
Настройте проекта в инструмент за управление на ресурсите като ClickUp, за да изгладите всички несъвършенства. Използвайте ClickUp Tasks, за да публикувате структурата на разпределение на работата по организиран начин. След това добавете ресурси към всяка задача, задайте крайни срокове и добавете описания. Можете също да включите прикачени файлове или връзки към външни файлове, ако е необходимо.
Не преоткривайте колелото. Използвайте шаблона за разпределение на ресурсите на ClickUp, за да следите всички материали и работна ръка, от които се нуждаете за вашия проект. Записвайте подробни бележки за всеки ресурс, управлявайте тяхната наличност, визуализирайте структурата на екипа и още много други с този шаблон за средно ниво.
Сега споделете RBS и настройките на проекта със заинтересованите страни, включително клиента, спонсорите, ръководителите на екипи и членовете на екипа. Поканете ги да посочат евентуални несъответствия в прогнозите.
Използвайте изгледа „Списък“ в ClickUp, за да видите всички задачи и ресурси, които са включени. Изгледът „Табло“ в ClickUp е чудесен за организиране на работата според различните етапи. А изгледът „Диаграма на Гант“ в ClickUp помага за визуализиране на зависимостите и времевите рамки.
Ако това ви звучи просто, то е така. Не забравяйте обаче, че просто не винаги означава лесно. По време на създаването на структура за разпределение на ресурсите може да се сблъскате с предизвикателства.
Ето някои предизвикателства, с които проектните мениджъри се сблъскват редовно, и стъпки за преодоляването им.
Предизвикателства и решения при внедряването на RBS
Проектите могат да станат сложни, обхватът им може да се промени, а целите, около които сте структурирали проекта, могат да се изменят. Нека видим какво да правим в такива случаи.
1. Неадекватна идентификация на ресурсите
Едно от най-големите предизвикателства, пред които са изправени проектните мениджъри, е неточното определяне на необходимите ресурси. Това може да се дължи на липса на яснота по отношение на проекта, неправилно определена обхват на работата или подценяване на необходимите ресурси.
Във всеки случай, ако вашата RBS не включва всички необходими ресурси, може да се сблъскате с риск от превишаване на бюджета и забавяния. За да избегнете това:
- Проведете задълбочено проучване
- Разгледайте как сте организирали минали проекти и грешките, които сте допуснали.
- Използвайте шаблони за анализ на пропуските, за да разберете какво ви липсва.
- Накарайте всички заинтересовани страни да прегледат и да поемат отговорност за своята част от работата.
- Имайте резервни ресурси
2. Променящи се изисквания към проекта
Аджайл проектите по своята същност са адаптивни към промените. RBS, която създавате в началото на проекта, може да стане неадекватна след няколко спринта. Макар това да е неудобно за управлението на ресурсите, то е и неизбежно.
За да се адаптирате към това:
- Преглеждайте RBS редовно.
- Уверете се, че не се нуждаете от допълнителни ресурси или че не задържате повече ресурси, отколкото са ви необходими.
- Използвайте шаблони за планиране на ресурсите, за да покриете всички свои нужди.
- Актуализирайте промените в RBS и уведомете всички заинтересовани страни.
Ако използвате инструмент като ClickUp Docs за тази цел, можете да маркирате промените и да ги споделите със заинтересованите страни, като им дадете възможност да редактират съвместно или да оставят обратна връзка под формата на коментари. Например, можете да покажете промените в разходите по проекта, за да могат спонсорът на проекта или финансовият директор да ги одобрят.
3. Липса на ангажираност от страна на заинтересованите страни
Проектните мениджъри в начален етап могат да допуснат грешката да създадат структурата за разпределение на ресурсите, без да се консултират с другите. Въпреки най-добрите си намерения, работата в изолация може по-късно да доведе до ограничения на ресурсите.
Например, проектният мениджър може да предположи, че един UI дизайнер е достатъчен. Възможно е обаче ръководителят на UX да не разполага с UI дизайнер, който да е компетентен и в областта на микроанимациите, което означава, че сега са необходими двама души.
За да избегнете това, спечелете подкрепата на заинтересованите страни на всички нива. Насърчете всички заинтересовани страни да прегледат RBS и да дадат съгласието си, за да се гарантира оптимално използване на ресурсите.
4. Объркани членове на екипа
Структурата на разпределение на ресурсите също играе ролята на определяне на структурата на управление на проекта. Това включва кой се отчита пред кого, кой проверява работата на кого и т.н.
Без ясна йерархия и активно признание управлението на екипа може да стане хаотично. Например, може да сте добавили фронтенд разработчика към UX йерархията, докато ресурсът може да мисли, че се отчита пред ръководителя на разработката.
Предотвратете тези ситуации с прозрачност. Публикувайте структурите за разпределение на ресурсите и поканете всеки член на екипа да ги разгледа. Поддържайте ги ясни и визуални, за да са лесни за разбиране от всички. Отворете канали за комуникация, в случай че някой има притеснения или обратна връзка.
Структурирайте проектите си и се изкачете на по-високо ниво с ClickUp
Днес гъвкавите софтуерни проекти дават приоритет на автономността и самоуправлението, което означава, че системата на Бурдейн за организиране на работата може да се окаже контрапродуктивна. Все пак има по-дълбок и по-фундаментален урок, който трябва да се научи.
Кухнята на Бурдейн показва, че за да изпълните един проект ефективно, последователно и в ситуации с голямо напрежение, ви е необходима ясна разбивка на това кой за какво отговаря и как работата преминава от една стъпка към друга – т.е. структура за разпределение на ресурсите.
Мощен инструмент за управление на проекти като ClickUp може да интегрира структурата за разпределение на ресурсите във вашия процес на планиране. Без да създавате още един Google Doc или Spreadsheet, можете да използвате ClickUp, за да съхранявате цялата документация, свързана с проекта, на едно място.
И още нещо: можете да споделяте, редактирате и сътрудничите с различни заинтересовани страни директно в платформата. Можете да създадете свой собствен персонализиран шаблон за структура на разпределение на ресурсите за бъдеща употреба.
Консолидирайте работното си пространство за проекти. Опитайте ClickUp безплатно още днес.