Как да създадете структура за разбивка на ресурсите

Антъни Бурдейн, известен готвач и автор, ръководеше кухните си, използвайки системата на бригадите. Той разделяше кухнята на работни места, които приготвяха отделните компоненти на ястието. Всяко работно място разполагаше със су-шефове, готвачи и помощници, които имаха свои собствени съставки, инструменти и работни пространства.

С тази структура, казва той, „многобройните задачи в една голяма и натоварена кухня могат, дори в разгара на вечерния наплив, да бъдат управлявани и координирани от един човек – шеф-готвача.“

В бизнес света подобна йерархия се нарича структура за разпределение на ресурсите. Какво е това, питате? Нека разберем.

Разбиране на структурата за разпределение на ресурсите

Структурата на разпределение на ресурсите (RBS) е списък на всички ресурси, необходими за завършване на проект, организирани в йерархия. Тези ресурси могат да бъдат човешки, материални, финансови, информационни и дори времеви ресурси.

Това е инструмент за управление на ресурсите, обикновено организиран на няколко нива, като на най-високото ниво е поставена целта на проекта, а на всеки етап се разклоняват различни категории ресурси. Тя обхваща всички ресурси, които струват пари, с изключение на самите пари.

Най-важното е, че RBS не е изолирана структура. Тя работи в тясно сътрудничество с различни дейности по планиране на проекта, като структура на разбивка на работата, структура на разбивка на рисковете и др. Ето как.

Структурата на разбивката на работата (WBS) е документът, който разделя работата на малки, управляеми задачи. Добрата RBS ще съответства на този документ, като очертава какви ресурси ще бъдат необходими на всеки етап.

Например, ако проект за разработка на софтуер е разбит на етап „минимално жизнеспособен продукт“ (MVP), фази 1, 2 и т.н., RBS ще изброи ресурсите, необходими на всеки етап. На етапа MVP може да ви са необходими:

След като MVP е готов и продуктът вече е пуснат на пазара, може да се наложи да ви трябват допълнителни ресурси, като например:

Друг аспект, с който RBS се съгласува, е структурата за разбивка на рисковете. На всеки етап от работата има свързани рискове. Няколко ERP софтуерни инструмента свързват RBS, WBS и структурата за разбивка на рисковете, за да се получи цялостна картина.

Например, на етапа на MVP може да възникнат проблеми с производителността. Ако няколко членове на екипа работят по MVP, може да се сблъскате с рискове за сигурността. Ако събирате информация за потребителите, може да възникнат рискове за поверителността на данните.

Структурата за разпределение на ресурсите включва компонентите, необходими за намаляване на тези рискове на всеки етап. По време на етапа на MVP, RBS вероятно ще включва допълнителни ресурси за облачна инфраструктура. Когато има значителен интерес, RBS може да добави инженери по сигурност или консултанти към списъка.

След като вече очертахме основите на структурата за разпределение на ресурсите, нека видим как се използва тя в управлението на проекти.

Ролята и значението на RBS в управлението на проекти

Структурата за разпределение на ресурсите е една от многото рамки, които проектните мениджъри използват за планиране и изпълнение. Тя играе ключова роля през целия жизнен цикъл на проекта. Ето как.

Разпределение на ресурсите

Когато знаете какви ресурси са ви необходими за завършване на проекта, можете да наемете, обучите и разпределите подходящите в точното време. RBS служи като пътна карта за разпределение на ресурсите през целия проект.

Например, ако RBS посочва, че третият спринт се нуждае от допълнителни разработчици, проектният мениджър може да намери начини да наеме/включи ресурсите достатъчно рано.

Планиране

Въпреки че планирането се влияе повече от структурата на разбивката на работата, отколкото от RBS, последната все пак играе ключова роля. Като разглеждат WBS и RBS заедно, проектните мениджъри могат да планират работата въз основа на наличността на ресурсите.

Например, ако имате само един Scala разработчик, който е зает с друг проект, когато имате нужда от него, можете да използвате RBS, за да препланирате работата според неговата наличност, вместо да наемате допълнителни хора.

Разпределение на натоварването

Структурата за разпределение на ресурсите определя предварително от какво се нуждае проектът: колко души, за колко време, през какъв период и т.н. Ако фазата на разработка изисква максимални ресурси, ще можете да наемете/привлечете допълнителни кадри и да разпределите равномерно натоварването.

Управление на риска

По същество структурата за разпределение на ресурсите е прогноза. Тя определя бъдещите нужди въз основа на текущите изисквания. Това намалява няколко риска при управлението на проекти, като например:

Една добра RBS предвижда тези възможни събития и помага за създаването на планове за действие при извънредни ситуации, в случай че те възникнат.

Анализ на критичния път

Методът на критичния път е техника за управление на проекти, която идентифицира най-дългата поредица от зависими задачи, за да изчисли минималната продължителност на проекта. RBS прави същото, за да определи минималните необходими ресурси.

За да оптимизирате планирането на проекта, разпределението на натоварването, управлението на риска и други аспекти, се нуждаете от стабилна структура за разпределение на ресурсите. Ето вашето стъпка по стъпка ръководство за създаването й.

Създаване на структура за разбивка на ресурсите

RBS е списък с ресурсите, необходими за завършване на даден проект. Звучи просто, нали? Е, това може да бъде изключително сложно в зависимост от естеството на вашия проект. За да бъдете изчерпателни, опитайте следните стъпки, които са умело подкрепени от софтуера за управление на ресурси на ClickUp.

1. Определете крайните резултати на проекта

Започнете с ясно дефиниране на целите на проекта и съответните резултати. Ако целта ви е да доставите MVP с x функции до определен краен срок, начертайте задачите и подзадачите, които трябва да изпълните. Ако вече съществува WBS, използвайте я.

Ако не, определете обхвата на проекта. Съберете всички ключови заинтересовани страни по проекта, за да обсъдите очакванията и крайните резултати.

За бърз старт опитайте шаблона за бяла дъска за обхвата на проекта на ClickUp. Използвайте го, за да съберете информация за дейностите, задачите и крайните срокове от различни заинтересовани страни. Обобщете информацията и я организирайте визуално за по-късна справка.

Изтеглете този шаблон

2. Определете категориите ресурси

Започнете с определяне на основните категории ресурси, които ще формират клоновете на най-високо ниво във вашата RBS. Това могат да бъдат:

Не забравяйте, че RBS е йерархия. Затова разпределете ресурсите в конкретни компоненти под всяка основна категория ресурси. Например, човешките ресурси биха се разделили на:

Ако проектът е достатъчно голям, може да се наложи да разгледате нещата по-подробно. Например, може да имате ръководител по UX, който управлява екип по UX, състоящ се от дизайнер на потребителски интерфейс, дизайнер на анимации, дизайнер на бранда и т.н.

Изтеглете този шаблон

Ако сте начинаещ в планирането на ресурсите, имаме точно това, от което се нуждаете. Изпробвайте шаблона за планиране на ресурсите на ClickUp, за да визуализирате задачите и ресурсите на едно място. С този шаблон можете също да отчитате часовете, да управлявате подизпълнителите и да наблюдавате работните процеси на екипа си.

3. Включете подробности за ресурсите

Влезте в подробности. Използвайте WBS или документа за обхвата на проекта, за да зададете въпроси за това кой какво ще прави. Уверете се, че не пропускате нищо.

Някои от най-често необходимите данни са умения, опит, възнаграждение, наличност и др. Например,

Освен това се уверете, че разполагате с необходимите цифри. Уточнете колко бизнес анализатори, разработчици или тестери ви трябват и документирайте това.

4. Намерете подходящите хора за ролята

На този етап сте готови да преминете от теоретичното планиране към създаването на практически сценарии. За всяка роля изберете подходящия служител въз основа на неговата наличност.

Изгледът „Работна натовареност“ в ClickUp е чудесен начин да видите на едно място наличността на всички членове на екипа. В този изглед можете също да видите върху какво работи всеки в момента. Така че, ако ви е необходим ресурс, който вече е назначен за друга задача, можете да се обърнете към проектния мениджър, за да го пренасочи или сподели.

Ако предпочитате малко повече структура, опитайте шаблона за натоварване на служителите на ClickUp. Този шаблон за напреднали помага при планирането на капацитета, визуализирането на работата, сравняването на прогнозните и действителните времена и др.

Улеснете управлението на работната си натовареност с шаблона за работна натовареност на служителите в ClickUp.

5. Свържете точките

Добрата структура за разпределение на ресурсите е нещо повече от списък. Тя е представяне на това как всички ресурси взаимодействат помежду си, за да завършат проекта. Както видяхме по-рано, това се случва по йерархичен начин и спомага за изравняването на ресурсите.

Така че, организирайте ресурсите йерархично, като най-общите категории са в горната част, а конкретните подкатегории – колкото по-надолу в структурата. Пример за структура за разбивка на ресурсите може да бъде:

6. Настройте проекта

Настройте проекта в инструмент за управление на ресурсите като ClickUp, за да изгладите всички несъвършенства. Използвайте ClickUp Tasks, за да публикувате структурата на разпределение на работата по организиран начин. След това добавете ресурси към всяка задача, задайте крайни срокове и добавете описания. Можете също да включите прикачени файлове или връзки към външни файлове, ако е необходимо.

Не изобретявайте колелото наново. Използвайте шаблона за разпределение на ресурсите на ClickUp, за да следите всички материали и работна ръка, от които се нуждаете за вашия проект. Напишете подробни бележки за всеки ресурс, управлявайте тяхната наличност, визуализирайте структурата на екипа и още много други с този шаблон за средно ниво.

Изтеглете този шаблон

Сега споделете RBS и настройките на проекта със заинтересованите страни, включително клиента, спонсорите, ръководителите на екипи и членовете на екипа. Поканете ги да посочат евентуални несъответствия в прогнозите.

Използвайте изгледа „Списък“ в ClickUp, за да видите всички задачи и ресурси, които са включени. Изгледът „Табло“ в ClickUp е чудесен за организиране на работата според различните етапи. А изгледът „Диаграма на Гант“ в ClickUp помага за визуализиране на зависимостите и времевите рамки.

Ако това ви звучи просто, то е така. Не забравяйте обаче, че простото не винаги означава лесно. По време на създаването на структура за разпределение на ресурсите може да се сблъскате с предизвикателства.

Ето някои предизвикателства, с които проектните мениджъри се сблъскват редовно, и стъпки за преодоляването им.

Предизвикателства и решения при внедряването на RBS

Проектите могат да станат сложни, обхватът им може да се разшири, а целите, около които сте структурирали проекта, могат да се променят. Нека видим какво да правим в такива случаи.

1. Неадекватна идентификация на ресурсите

Едно от най-големите предизвикателства, пред които са изправени проектните мениджъри, е неточното определяне на необходимите ресурси. Това може да се дължи на липса на яснота относно проекта, неправилно определен обхват на работата или подценяване на необходимите усилия.

Във всеки случай, ако вашата RBS не включва всички необходими ресурси, рискувате да се сблъскате с превишаване на бюджета и закъснения. За да избегнете това:

2. Променящи се изисквания към проекта

Аджайл проектите по своята същност са адаптивни към промените. RBS, която създавате в началото на проекта, може да стане неадекватна след няколко спринта. Макар това да е неудобно за управлението на ресурсите, то е и неизбежно.

За да се адаптирате към това:

Ако използвате инструмент като ClickUp Docs за тази цел, можете да маркирате промените и да ги споделите със заинтересованите страни, като им дадете възможност да редактират съвместно или да оставят обратна връзка под формата на коментари. Например, можете да покажете промените в разходите по проекта, за да могат спонсорът на проекта или финансовият директор да ги одобрят.

3. Липса на ангажираност от страна на заинтересованите страни

Проектните мениджъри, които са в началото на кариерата си, могат да допуснат грешката да създадат структурата за разпределение на ресурсите, без да се консултират с другите. Въпреки най-добрите си намерения, работата в изолация може по-късно да доведе до ограничения в ресурсите.

Например, един проектен мениджър може да предположи, че един UI дизайнер е достатъчен. Въпреки това, ръководителят на UX може да няма UI дизайнер, който да е компетентен и в микроанимациите, което означава, че сега са необходими двама души.

За да избегнете това, спечелете подкрепата на заинтересованите страни на всяко ниво. Насърчавайте всички заинтересовани страни да прегледат RBS и да дадат своето съгласие, за да се гарантира оптимално използване на ресурсите.

4. Объркани членове на екипа

Структурата за разпределение на ресурсите играе и ролята на определяне на управленската структура на проекта. Това включва кой се отчита пред кого, кой проверява работата на кого и т.н.

Без ясна йерархия и активно потвърждение управлението на екипа може да се превърне в хаос. Например, може да сте добавили фронтенд разработчика към UX йерархията, докато самият ресурс може да мисли, че се отчита пред ръководителя на разработката.

Предотвратете тези ситуации чрез прозрачност. Публикувайте структури за разпределение на ресурсите и поканете всеки член на екипа да ги разгледа. Поддържайте ги ясни и нагледни, за да са лесни за разбиране от всички. Отворете канали за комуникация, в случай че някой има притеснения или обратна връзка.

Структурирайте проектите си и преминете на по-високо ниво с ClickUp

Днес гъвкавите софтуерни проекти дават приоритет на автономността и самоуправлението, което означава, че системата на Бурдейн за организиране на работата може да се окаже контрапродуктивна. И все пак има по-дълбок, по-фундаментален урок, който трябва да се научи.

Кухнята на Бурдейн показва, че за да изпълните един проект ефективно, последователно и в ситуации на силен натиск, ви е необходима ясна разбивка на това кой за какво отговаря и как работата преминава от един етап към друг – т.е. структурата за разпределение на ресурсите.

Един надежден инструмент за управление на проекти като ClickUp може да интегрира структурата за разпределение на ресурсите във вашия процес на планиране. Без да създавате още един документ в Google Docs или електронна таблица, можете да използвате ClickUp, за да съхранявате цялата документация, свързана с проекта, на едно място.

И още нещо? Можете да споделяте, редактирате и да си сътрудничите с различни заинтересовани страни директно в платформата. Можете също така да създадете свой собствен шаблон за структура на разпределение на ресурсите за бъдеща употреба.

Консолидирайте работната си среда за проекти. Опитайте ClickUp безплатно още днес.