Претоварени ли сте от купчина разписки, сметки и банкови извлечения? Ако отговорът е да, не сте сами.
Един добре структуриран финансов план може да ви помогне. Той може да увеличи спестяванията ви, да намали дълговете ви и да ви донесе спокойствие, което идва с увереността, че сте финансово подготвени за изненадите, които животът може да ви поднесе.
Разбира се, за повечето от нас изготвянето на финансов план звучи толкова забавно, колкото сгъването на пране в неделя следобед. Ето защо, ако се чудите как да организирате финансите си и да постигнете финансова стабилност, ние сме тук, за да ви улесним.
Прочетете по-нататък за стъпка по стъпка ръководство за проследяване на разходите, определяне на бюджети, спестяване на пари и постигане на финансовите ви цели.
Лични финанси срещу финанси на малкия бизнес: разбиране на разликите
Организирането на личните ви финанси включва управление на парите, разходите, спестяванията и инвестициите ви.
От друга страна, финансите на малките предприятия включват управление на паричния поток, заплатите, запасите и оперативните разходи. Те включват също така справяне с данъчните задължения, спазване на нормативните изисквания и алтернативни варианти за финансиране.
И в двата случая се фокусирате върху организирането на финансите и управлението на парите за един или относително малка група от хора. Обикновено се занимавате и с по-малко и по-малко сложни финансови документи.
В крайна сметка, вашата цел като собственик на малък бизнес или физическо лице е да намалите разходите и да спестите пари, независимо дали това е чрез бизнес печалби или увеличени доходи.
Въпреки че тези две неща имат много общи точки, някои уникални предизвикателства ги правят доста различни. Нека обсъдим.
Предизвикателства при организирането на финансите: лични срещу малки предприятия
| Предизвикателства | Лични финанси | Финансиране на малкия бизнес |
|---|---|---|
| Предизвикателството в личните финанси е да се гарантира, че разходите ви са значително по-ниски от доходите ви и че заделяте пари за спешни случаи и инвестиции. | В малките предприятия предизвикателството е да се бъде ефективен в генерирането на приходи и да се оптимизират разходите, за да се гарантира оперативна ефективност, растеж и устойчивост. | |
| Личното финансово управление обикновено се фокусира върху бюджетирането за контрол на разходите, спестяването за спешни случаи и инвестирането за дългосрочна финансова сигурност. | Малките предприятия трябва да планират добре бюджета си, като вземат предвид очакваните приходи за определен период. Предизвикателствата са управлението на разходите, счетоводството на проектите и бюджетирането за отдели като ИТ и маркетинг и др. , за да се балансират разходите и да се гарантират резултати. | |
| Източниците на доходи обикновено са стабилни, но могат да се променят поради промени в работата, повишения или периоди на безработица. | Доходите на малките предприятия са сложни поради възходите и паденията в управлението на малък бизнес, забавянето на продажбите, конкуренцията и други външни фактори. | |
| Като физическо лице, вие трябва да плащате данък върху доходите съгласно законите на вашата държава или страна. Предизвикателството е да се уверите, че всичките ви финансови документи са актуални и че необходимите данъци са платени навреме. | Бизнесът се нуждае от точни финансови отчети за подаване на данъчни декларации, одити, проекти и спазване на нормативните изисквания, включително законите за заетостта и специфичните за отрасъла регулации. | |
| Физическите лица управляват лични дългове като ипотеки, студентски заеми, кредитни карти и лични заеми, като балансират погасяванията с целите за спестяване. | Малките предприятия често се нуждаят от външно финансиране чрез заеми, инвеститори или групово финансиране, за да започнат или разширят дейността си. Това прави внимателното управление на дълговете и капитала от решаващо значение. | |
| Личните инвестиционни стратегии често дават приоритет на диверсификацията, за да разпределят риска между активи като акции, облигации, взаимни фондове и недвижими имоти. | Малките предприятия разглеждат инвестициите като част от бъдещото си планиране. Това може да включва решения за инвестиции в разширяване, сливания, придобивания, подобряване на марката и т.н. |
Ключови стратегии за ефективно организиране на финансите ви
Сега, когато разбирате сложността на управлението на личните финанси и управлението на финансите на малък бизнес, нека обсъдим ключовите стратегии за по-ефективно осъществяване на тези процеси.
Организирайте финансите си с ClickUp
ClickUp е софтуер за финансово управление и производителност, който ви помага да организирате сметките и финансите си по лесен за разбиране начин, независимо дали управлявате лични или малки бизнес финанси.
От проследяване на финансите ви до получаване на напомняния за крайни срокове, ClickUp за финансово управление ви позволява да правите всичко това и още много други неща. Ето как можете да го използвате, за да управлявате плащанията на сметки, плащанията с кредитни карти, дискреционните разходи и всички други финансови и спестовни цели.
- Създайте напълно персонализирани табла, за да получавате подробни отчети за разпределението на бюджета си и обща представа за финансовото си състояние с атрактивни визуализации.
- Използвайте формулните полета на ClickUp, за да извършвате изчисления с вашите данни
- Използвайте календарния изглед, за да видите всичките си финансови задачи на един поглед и да сте в крак с нещата, които трябва да направите.
- Създайте изчерпателен списък с вашите сметки и падежните им дати, като използвате ClickUp Tasks Checklist.
- Използвайте готови за употреба и напълно персонализирани шаблони като шаблони за бюджет, списъци за проверка и счетоводство за по-ефективно управление.
- Използвайте повтарящи се задачи за месечните си сметки, за да плащате всичките си сметки навреме. Вижте всички повтарящи се задачи в изгледа на календара за лесно планиране.
- Задайте си краткосрочни и дългосрочни цели, проследявайте напредъка си и спазвайте графика, за да ги постигнете с ClickUp Goals.
- Използвайте персонализирани полета, за да добавите подробности като суми и начини на плащане и да подобрите отчетите в таблото.
- Задавайте напомняния от мобилни устройства или компютри, за да не забравяте важни задачи като плащане на сметки, преглед на бюджета и др. с ClickUp Reminders.
- Интегрирайте с над 1000 приложения, за да управлявате финансите си на една платформа
Арнолд Роджърс, мениджър „Обслужване на клиенти“ в Launch Control, споделя следното за ClickUp:
Ние сме интегрирани с Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell и др. Това ни позволява да проследяваме финансите, задържането на клиенти, отчетите и данните за клиентите на едно място, тъй като можем да извличаме информация от всички инструменти, които използваме, и да я събираме в ClickUp за по-лесна употреба, без да ангажираме всички отдели и да отнемаме от времето им.
Ние сме интегрирани с Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell и др. Това ни позволява да проследяваме финансите, задържането на клиенти, отчетите и данните за клиентите на едно място, тъй като можем да извличаме информация от всички инструменти, които използваме, и да я събираме в ClickUp за по-лесна употреба, без да ангажираме всички отдели и да отнемаме от времето им.
Съвет от професионалист: Използвайте шаблона за финансово управление на ClickUp, за да проследявате и контролирате бюджетите, да анализирате финансовите резултати и да сътрудничите с екипа си за финансово планиране. Шаблонът предлага 28 персонализирани статуса за проследяване на финансовите проекти. Използвайте този шаблон, за да поемате контрол над финансите си, като:
- Проследяване на разходите
- Идентифициране на области за спестяване или увеличаване на доходите
- Поставяне на персонализирани цели
- Получаване на информация в реално време за паричния поток
Редовно преглеждайте и актуализирайте бюджета
Първата стъпка в организирането на финансите – лични или бизнес – е изготвянето на бюджет. Бюджетът е просто писмен план, в който разпределяте парите си за различни разходи. Той ви помага да идентифицирате къде отиват парите ви всеки месец и да намалите ненужните разходи.
Съставянето на бюджета обаче е само началото. Редовното му преразглеждане и актуализиране е от съществено значение, за да се гарантира, че той отразява вашите доходи, разходи и финансови цели. Ще установите, че бюджетът ви се нуждае от корекции през определени периоди от време. С течение на времето можете да идентифицирате тези модели на разходи и да актуализирате бюджета съответно.
Редовният преглед ви помага да видите дали сте надхвърлили бюджета си и да направите съответните корекции. Ако доходът ви се е увеличил или намалил, коригирайте бюджета си, за да отразите текущата си финансова реалност. По същия начин, ако сте направили нови разходи или сте успели да намалите съществуващите, актуализирайте бюджета си, за да отразите тези промени.
Ако не знаете откъде да започнете с изготвянето на личен бюджет, използвайте шаблони за месечен бюджет, като например шаблона за личен бюджет на ClickUp. Шаблонът ви помага да идентифицирате моделите на разходите, да планирате дългосрочни цели, да коригирате бюджета си и да се подготвите за неочаквани разходи. Можете да видите бюджета си по категории и да проверите крайните срокове, като използвате календарния изглед на ClickUp.
Шаблоните за бюджети на проекти, като шаблона за бизнес бюджет на ClickUp, могат да опростят процеса на бюджетиране за малките предприятия. Шаблонът ви позволява да създавате бюджети на проекти и система за архивиране с подробни разбивки, за да централизирате бизнес разходите си и да проследявате действителните резултати в сравнение с планираните. С този шаблон можете да виждате резултатите в сравнение с плановете в реално време, да откривате области за оптимизация и да намалявате разходите.
Плащайте сметките си навреме
Всеки месец имате десетки сметки за плащане – сметки за комунални услуги, наем, ипотека, кредитна карта, абонаменти, заплати и др.
Плащането на сметките си навреме е от решаващо значение за поддържането на домакинството или бизнеса ви и за гарантиране, че ще станете и ще останете без дългове. Това може да се превърне в предизвикателство, когато имате сметки, които са с различни срокове на плащане, има разлики в сумата, която трябва да платите, и трябва да се уверите, че разполагате с достатъчно средства, за да направите навременни плащания.
Плащането в срок ви помага да избегнете такси за закъснение, да поддържате добър кредитен рейтинг и да управлявате ефективно паричния си поток.
Съвети, които ще ви помогнат да не забравяте да плащате сметките си навреме:
- Започнете с изготвянето на изчерпателен списък или чеклист на всички повтарящи се сметки и техните падежни дати.
- Използвайте технологиите, за да настроите напомняния за падежните дати на сметките. Можете да използвате календарни приложения, напомняния на телефона си или приложения за финансово управление като ClickUp, които ви уведомяват, когато сметките са с настъпил падеж.
- Автоматизирайте плащанията на сметките си, когато е възможно. Повечето банки и доставчици на услуги предлагат опции за автоматично плащане, което ви позволява да планирате плащанията да се удържат от банковата ви сметка на падежните дати.
- Проверявайте редовно салдата по банковите си сметки, за да се уверите, че имате достатъчно средства за предстоящи плащания на сметки. Настройте известия за ниски салда, за да поддържате автоматични плащания и да избегнете такси за овърдрафт или пропуснати плащания поради недостатъчни средства.
Проследявайте разходите си
Следващата стъпка е да проследявате разходите си, за да знаете къде отиват парите ви. Проследяването ви помага да:
- Определете областите, в които може би харчите прекалено много
- Създайте реалистичен бюджет, който съответства на вашите финансови цели
- Разпределете средствата за спестявания, изплащане на дългове и други финансови цели
- Идентифицирайте всички неразрешени или измамни транзакции
Ето как можете да проследявате разходите си:
- Водете подробен отчет за всеки разход в тетрадка или електронна таблица.
- Използвайте софтуер за бюджетиране на проекти и приложения за проследяване на разходите, които автоматично категоризират транзакциите от свързани банкови сметки и кредитни карти.
- Разпределете парите в пликове или категории (например, хранителни стоки, развлечения) и проследявайте разходите във всяка категория.
- Използвайте шаблони за отчети за разходи, за да записвате изчерпателно бизнес разходите си
- Прегледайте месечните банкови извлечения, за да категоризирате и анализирате разходите ръчно
Балансирайте съвместните сметки
Ако имате съвместна сметка, е от решаващо значение да я балансирате редовно, за да поддържате прозрачност, доверие и финансова хармония с вашия съдружник. В зависимост от броя на хората в съвместната сметка и правомощията, които имат да извършват транзакции, балансирането на съвместни сметки може да се превърне в предизвикателство.
Ето как можете да балансирате съвместните сметки:
- Задайте лимити за транзакции за всеки от съсобствениците на съвместната сметка във вашата платформа за финансово управление.
- Създайте процес, чрез който съдружникът по сметката може да оторизира плащане (например: предварително планиране на плащането, съвместно одобрение на разходния документ и т.н.).
- Създайте система, в която всички титуляри на сметки се информират взаимно за разходите си чрез приложението или платформата за управление на разходите.
- Уверете се, че всички титуляри на съвместната сметка получават редовни актуализации за салдото на сметката от приложението за управление на разходите.
- Разпределете конкретни видове плащания, които всеки от съсобствениците на съвместната сметка може да извършва (например плащания, свързани с заплати, комунални услуги, маркетингови разходи и т.н. )
Той помага за точното бюджетиране и финансово планиране, тъй като всички титуляри на сметки могат да видят къде отиват парите им и да коригират разходите си съответно.
Той също така помага да се избегнат таксите за овърдрафт и свързаните с тях разходи, които могат да възникнат, ако един от титулярите на сметката не е наясно с предстоящи транзакции.
Задайте и постигнете целите си за спестяване
Спестяванията са от съществено значение. Най-добрият начин да спестявате е да си поставите ясни цели; независимо дали спестявате за пенсиониране или за покупка на нов дом, наличието на цел ви дава посока, мотивация и ясен план за действие.
Ето как можете да определите и постигнете целите си за спестяване:
- Определете ясни цели за спестяване. Те могат да бъдат краткосрочни, като спестяване за почивка, или дългосрочни, като покупка на къща.
- Естествено е да имате повече от една цел за спестяване. Затова подредете целите си по важност и спешност.
- Направете вашите спестявания конкретни и измерими. Така че, вместо да си поставяте неясна цел като „да спестявам повече пари“, определете ясна цел като „да спестя 5000 долара за фонд за спешни случаи през тази година“.
- Създайте специален план за спестяване, в който да очертаете колко трябва да спестявате редовно, за да постигнете целите си. Така че за горната цел може да решите да спестявате допълнителни 100 долара всяка седмица през следващата година. Включете този план в бюджета си.
Използвайте директно депозиране на заплатите
Директното депозиране на заплатите ви е удобен и ефективен начин да управлявате доходите си. То гарантира, че вашите доходи се депозират бързо и сигурно във вашата банкова сметка. Има много предимства:
- Това е удобно, тъй като заплатата ви се превежда автоматично в сметката ви в деня на изплащане.
- Можете да настроите автоматични преводи, за да прехвърляте част от заплатата си в спестовни, разходни или инвестиционни сметки.
- Получавате незабавен достъп до средства
За да настроите директно депозиране на заплатите, свържете се с отдела по човешки ресурси или счетоводството и проверете в банката си дали приемат директни депозити. Следващата стъпка е да активирате автоматични преводи, за да разпределите средствата в различни сметки, като например за спешни случаи, пенсиониране или инвестиции.
Използвайте финансови приложения
Благодарение на технологиите, не е необходимо да организирате финансите си ръчно. Финансовите приложения променят правилата на играта във финансите. Те ви помагат да управлявате личните си финанси или тези на малкия си бизнес от всяка точка на света.
Повечето приложения имат функции, които ви позволяват да проследявате разходите, да задавате напомняния, да създавате бюджети, да плащате сметки и да следите инвестициите си. Ето някои предимства на използването на финансови приложения:
- Управлявайте финансите си по всяко време и навсякъде
- Категоризирайте и проследявайте разходите автоматично, като ги свържете с банковите си сметки
- Създайте и спазвайте бюджет, като определите лимити за разходите
- Задайте и проследявайте финансовите си цели с помощта на мощни визуализации
- Изпращайте напомняния за предстоящи плащания на сметки и избягвайте такси за закъснение
Когато избирате финансово приложение, внимателно прегледайте неговите функции. Проверете дали приложението има строги стандарти за сигурност и дали клиентите го намират за полезно.
Включете управлението на кредитни карти
Ефективното управление на кредитните карти помага за поддържане на финансовото здраве, избягване на дългове и максимизиране на ползите. То ви позволява също да се възползвате от награди, да подобрите кредитния си рейтинг и да се уверите, че оставате в рамките на бюджета си.
Някои начини за включване на управлението на кредитни карти във финансовото управление са:
- Разберете условията, лихвените проценти, таксите и предимствата на всеки кредит, който притежавате. Запознайте се с техните цикли на фактуриране, падежни дати и гратисни периоди, за да избегнете такси за закъснение.
- Използвайте финансови приложения, за да проследявате транзакциите по кредитната си карта
- Отделете определена част от бюджета си за разходи с кредитна карта
- Плащайте сметките си навреме, за да избегнете такси за закъснение
- Възползвайте се от наградите и предимствата, предлагани от вашите кредитни карти, като например кешбек, точки за пътувания или отстъпки.
Използвайте метода на снежната топка за дългове
Методът „снежна топка” е ефективен начин за систематично елиминиране на дълговете ви. Той се фокусира върху изплащането на по-малките дългове първо, за да се създаде инерция и мотивация. За да използвате този метод, следвайте тези стъпки:
- Започнете с изготвянето на изчерпателен списък на всичките си дългове.
- Подредете дълговете си в възходящ ред въз основа на дължимата сума
- Изгответе подробен бюджет, за да разберете колко допълнителни пари можете да похарчите за изплащане на дългове.
- Извършвайте минимални месечни плащания по всичките си дългове, за да избегнете такси за закъснение и допълнителни лихви.
- Използвайте всички допълнителни средства, които сте определили в бюджета си, за да изплатите най-малкия дълг.
- Изплатете най-малкия дълг първо, след това преминете към следващия най-малък дълг от списъка си и така нататък.
С изплащането на всеки дълг сумата, която можете да отделите за следващия дълг, се увеличава. Този ефект на снежна топка ви позволява да изплатите по-големите дългове по-бързо.
Този метод може да бъде ефективен начин да се освободите от дългове и да изпитате чувство на удовлетворение всеки път, когато изплатите дълг. Той ви позволява също да се концентрирате върху един дълг наведнъж, без да се чувствате претоварени.
Търсите ли изчерпателен инструмент, с който да подобрите управлението на финансите на вашия малък бизнес? Прочетете нашия изчерпателен наръчник за това как да използвате ClickUp, за да разраснете вашия малък бизнес безплатно!
Постигнете финансова организация с ClickUp
Организирането на финансите ви може да изглежда досадно и обезкуражаващо, но ползите си заслужават усилията. Редовното преразглеждане на бюджета ви, плащането на сметките ви навреме, балансирането на съвместните сметки и проследяването на разходите ви може да ви помогне да водите здравословен, сигурен и безстресов финансов живот.
Не забравяйте, че организирането на финансите ви не е еднократно събитие. Това е непрекъснат процес. Затова започнете с малки стъпки, бъдете последователни и празнувайте напредъка си.
Приемете проактивен подход и се възползвайте от инструмент като ClickUp, за да поемате контрол над финансите си. Регистрирайте се безплатно още днес!