Клиентът ви се обажда, за да разбере кога ще приключите строителството на офиса му, но ви е нужна помощ, за да му отговорите. Защо? Защото просто не знаете.
Управлението на строителството изисква фокусиране върху няколко променливи по време на целия цикъл. Работят няколко екипа, трябва да се изпълни дълъг списък със задачи и трябва да се спазват многобройни срокове.
35% от професионалистите в строителството губят над 14 часа седмично за непродуктивни задачи, като търсене на информация за проекти и справяне с грешки.
Всеки строителен мениджър желае да има цялостен поглед върху всички дейности и напредъка по проекта. За щастие, диаграмите на Гант правят това възможно. Те предоставят обща картина на задачите, от най-малките до най-големите и от независимите до взаимозависимите.
Нека да научим как да използваме диаграмите на Гант в строителството, как функционират, какви са техните недостатъци и как да си направим свои, като използваме някои примери за диаграми на Гант.
Разбиране на диаграмите на Гант
Диаграмата на Гант е хоризонтална лентова диаграма, която показва състоянието на графика на проекта за различните задачи и техните взаимозависимости, за да предостави визуален преглед на целия проект.
Диаграмата на Гант за строителството е същата – тя показва графиците на строителния проект.
Наблюдението на различни задачи едновременно е неизбежен аспект на строителните проекти, което прави диаграмите на Гант истинско благословение за бранша.
Обикновено в лявата част на диаграмата на Гант има таблица с подробно описание на различните задачи, разпределения и крайни срокове. В дясната част има визуална лента, показваща напредъка на всяка задача.
Мениджърите знаят точно какво се случва, кога и къде. Ако сравните диаграмите на Гант с таблата Канбан, диаграмите с етапи и линейните диаграми, ще осъзнаете, че те предлагат много по-подробна информация за напредъка на проекта и подзадачите.
Прочетете също: Диаграми на Гант срещу времева линия
Значението на диаграмите на Гант за неефективното планиране и изпълнение на строителни проекти
Обикновено мениджърите на строителни проекти получават само двузначна информация за състоянието на проекта (например „Завършен“ или „Незавършен“). Диаграмите на Гант показват подробно колко напредък е постигнат по проекта в реално време.
В управлението на строителни проекти диаграмата на Гант е разделена на фази, а всяка подзадача има определена времева рамка. Получавате актуализации за състоянието на всяка дейност, което ви помага да сте информирани за цялостния напредък на проекта и да се уверите, че всичко се случва в точното време.
Да предположим, че диаграмата на Гант очертава строителството на къща. Електрическата инсталация не може да започне, докато не бъде завършена конструкцията, а монтажът на гипсокартона зависи от електрическите работи. Чрез визуализиране на тези зависимости диаграмата гарантира, че електротехниците ще пристигнат на мястото, когато е необходимо, а не седмица по-рано (което ви струва пари) или седмица по-късно (което забавя монтажа на гипсокартона).
Диаграмата на Гант също така предоставя информация за наличните ресурси, така че можете да коригирате графиците или ресурсите си в зависимост от нуждите на проекта.
Да предположим, че имате две бетонирания, планирани за различни части на сградата. Диаграмата може да покаже дали разполагате с достатъчно бетоновози и работници, за да се справите с двете бетонирания едновременно. Това ви позволява да коригирате графика или да доведете допълнителни ресурси, за да избегнете забавяния.
Ключови компоненти на диаграмата на Гант
Ето какво включва диаграмата на Гант:
- Етикети: Етикетите са имената на задачите, които искате да проследявате, като например сглобяване на структурните елементи или полагане на основите. Те се поставят по Y-ос, за да се определи какво представлява лентата.
- Ленти: Лентата представлява напредъка на дадена задача. Оста X представлява времевата линия, по която е начертана лентата. Всяка лента ви показва колко време ще отнеме задачата. Например, дълга лента може да представлява работа по основите, докато по-къса лента може да означава монтаж на конкретно осветително тяло.
- Важни етапи: Строителните проекти се изпълняват фаза по фаза, а края на всяка фаза е важен етап. Тези събития обикновено се представят със символ в диаграмите на важните етапи, за да ви покажат кога сте постигнали такъв. В строителството важните етапи могат да бъдат: изливане на бетонни основи, завършване на монтажа на покрива, завършване на екстериора на сградата (прозорци, врати, обшивка).
- Зависимости: Няколко задачи в строителството са взаимосвързани и следват определена последователност. Диаграмата на Гант показва тези зависимости между задачите с линии и стрелки, свързващи различните задачи. Например, стрелката ще сочи от завършената част на лентата „Основи” към началото на лентата „Водопровод”. Тази зависимост означава, че водопроводчиците не могат да започнат монтажа на тръбите, докато основите (включително бетонната плоча) не бъдат завършени.
Визуално представяне на диаграма на Гант в управлението на проекти
Трудно е да проследявате множество задачи, разпределени между различни хора и дати. Диаграмата на Гант предоставя визуално представяне на всяка задача в проекта в единен контролен панел. Независимо дали искате актуализация или планирате следващия си ход, това универсално решение е всичко, от което се нуждаете.
Събирането на цялата информация на едно място опростява управлението. Можете бързо да идентифицирате припокривания и да приоритизирате задачите една спрямо друга. Можете също да групирате задачите, които трябва да се изпълнят заедно.
Вярвате или не, Excel може да ви бъде от полза при създаването на диаграма за управлението на вашия строителен проект. Да видим как!
Как да създадете диаграма на Гант в Microsoft Excel
Можете да създадете диаграма на Гант, като използвате Google Sheets или Microsoft Excel, според предпочитанията си. Ще ви покажем стъпките за създаване на такава в Excel.
Стъпка 1: Създайте диапазон от данни в Excel, в който да посочите името на задачата, броя дни от началото и броя дни до завършването.
Стъпка 2: Изберете диапазона от данни, за да създадете диаграма, и кликнете Insert > Insert Bar Chart > Stacked Bar chart (Вмъкване > Вмъкване на диаграма > Натрупана диаграма). Натрупаната диаграма е най-близката до диаграмата на Гант опция в Excel.
Стъпка 3: Сега е време да персонализирате диаграмата, за да я направите по-подобна на диаграма на Гант. Кликнете върху първия набор от данни (синята част на първата лента). Вдясно ще се отвори раздел „Формат“. Кликнете върху „Запълване на фигура“ > „Без запълване“.
Стъпка 4: Забелязахте ли, че диаграмата показва диапазона от данни в обратен ред? Последната стъпка коригира това. Натиснете и задръжте клавиша Control и изберете вертикалната ос (ос на задачите). Отново ще се отвори раздел „Формат“ вдясно. Кликнете върху „Формат на ос“ > „Позиция на ос“ > „Категории в обратен ред“.
Ако искате да дадете име на диаграмата си, кликнете два пъти върху полето Заглавие на диаграмата и въведете заглавието.
Можете да персонализирате диаграмата си, като добавите цветове, изберете различно оформление и добавите елементи като етикети и мрежови линии, между другото.
Съвет: Запазете персонализираната си графика като шаблон за диаграма на Гант за по-късна употреба.
Създаване на разширени диаграми на Гант
Това бяха много стъпки, нали?
Има толкова много за вършене, защо да губите време в създаването на диаграма на Гант?
Ето къде идва по-умното решение – ClickUp, цялостен софтуер за управление на проекти с вградени диаграми на Гант и изгледи на времевата линия, които не е нужно да създавате от нулата.
Те ви позволяват да си сътрудничите с изпълнители, служители и клиенти, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница. Вече не е нужно да се обаждате на клиента, за да му кажете, че конферентната зала ще бъде готова след 2 дни – той може да види това директно в диаграмата на Гант.
Шаблонът за управление на строителни проекти с диаграми на Гант на ClickUp, например, ви позволява да започнете веднага, като вече разполагате с основните елементи. Всичко, което трябва да направите, е да попълните данните си!
Този шаблон ви помага да:
- Планирайте строителството с готови шаблони, за да оптимизирате целия процес на строителство от предпродажбата до доставката, включително задачи като получаване на разрешителни и окончателни инспекции.
- Визуализирайте строителните планове и напредъка на едно място, от графиците за фундамента до крайните срокове за електроинсталацията и напредъка на монтажа на гипсокартона.
- Координирайте екипите и ресурсите, за да осигурите гладко сътрудничество между архитекти, инженери, подизпълнители (като водопроводчици и електротехници) и инспектори с ясни задачи и инструменти за комуникация.
- Проследявайте напредъка на строителството с персонализирани статуси като „В очакване на проверка на материалите“ и персонализирани изгледи като таблото Kanban, за да идентифицирате пречките, като например забавяния в изграждането на скелета, които оказват влияние върху монтажа на гипсокартона.
- Редактирайте и актуализирайте подробностите и форматирането на проекта за по-добри спецификации
Създаване на диаграма на Гант с помощта на ClickUp
Ако предпочитате да не попълвате шаблона и искате да създадете свой собствен, ние сме тук, за да ви помогнем. Ето как можете да създадете диаграма на Гант с инструменти за управление на проекти като ClickUp:
1. Създайте обща схема на проекта
Направете подробен план на проекта, който да обхваща всички детайли в диаграмата на Гант. Уверете се, че той обхваща всичко, от най-малките ремонти до изграждането на цял офис. Можете да използвате ClickUp Goals, за да опростите организирането им, и дори да запишете всичките си задачи, като създадете прост списък с задачи в ClickUp Docs.
2. Избройте всички задачи
Създайте списък със задачите по строителния проект. Използвайте опцията „Потребителски полета“ на ClickUp, за да обогатите диаграмата си с подробности като фази, продължителност и завършване. Добавете начални и крайни дати, за да проследявате всяка задача.
Съвет: Можете също да добавите приоритети и зависимости към задачите, за да помогнете на работниците си да разберат дали трябва да поправят промяна в кухнята, преди да започнат работа в хола.
3. Създайте своя диаграма на Гант
Най-хубавото е, че изобщо не е нужно да създавате ръчно диаграмата на Гант. Изгледът на диаграмата на Гант в ClickUp ви предоставя директно диаграма. Просто отворете лентата с инструменти и кликнете върху Гант > Добави Гант.
4. Персонализирайте диаграмата на Гант
Настройките за персонализиране ще се появят в дясната част на диаграмата на Гант. Можете да промените името на диаграмата, да контролирате настройките за достъп, да оцветите задачите въз основа на актуализации или категории и да зададете времевия период, който искате да разгледате.
Шаблон за диаграма на Гант за строителство в ClickUp
Можете също да използвате шаблона за диаграма на Гант за строителство на ClickUp, специално създаден за управлението на строителни проекти. Този шаблон ви позволява да сведете до минимум времето, прекарано в управлението на резултатите от проекта, и да се съсредоточите върху по-стратегически задачи.
Ето как този шаблон за управление на строителни проекти ви помага да поддържате проекта в правилната посока:
- Създайте визуални графики, за да следите напредъка в реално време.
- Адаптирайте етапите, за да се съобразите с променящите се планове и графици през целия цикъл на строителството.
- Проследявайте разходите за труд, ефективността и общите разходи по проекта
- Визуално разберете как задачите са свързани помежду си и следвайте правилния ред
- Ускорете дейностите по планиране на проекта и постигането на важни етапи
Уникални функции и предимства на използването на ClickUp за планиране и управление
Софтуерът за управление на строителни проекти на ClickUp улеснява безпроблемната комуникация между работниците на терен и офиса. Членовете на екипа могат да актуализират задачите, да споделят файлове и да сътрудничат по документи в реално време, като информират всички за напредъка и възникналите проблеми.
Мощните функции за автоматизация на ClickUp могат да оптимизират повтарящите се задачи в строителните проекти. Автоматизирайте работните процеси, като изпращане на известия при одобрение на разрешение или стартиране на следващата фаза от работата, когато предходната е завършена, което спестява време и намалява грешките.
Ако искате да подобрите още повече уменията си за планиране и управление, шаблонът за времева линия на Гант на ClickUp е точно за вас!
Ето как този шаблон може да ви помогне:
- Създавайте задачи с регулируеми срокове, за да се съобразявате с ревизиите и резултатите от тестовете, докато преминавате през цикъла на строителството.
- Проследявайте ефективно напредъка и състоянието на различните задачи с помощта на цветно кодиране и ясни визуализации.
- Подобрено проследяване на графика с възможности за проследяване на времето, имейли и предупреждения за зависимости
- Получете обещаващи прозрения с персонализирани статуси, персонализирани полета и персонализирани изгледи
Ето какво казва Дженифър Волбрехт, сертифициран PMP проектен мениджър и главен консултант в JVC, за диаграмата на Гант за строителството в ClickUp:
Ние използваме диаграми на Гант, за да подчертаем критичните задачи, и използваме триседмичен прогнозен период, за да комуникираме предстоящите етапи в нашите строителни проекти. Диаграмите на Гант са чудесен начин да визуализирате многото движещи се части и елементи по време на строителството.
Изпращам диаграмата на Гант на всички заинтересовани страни по проекта няколко дни преди срещата за обсъждане на състоянието, за да може да бъде прегледана и всички да дойдат на срещата подготвени да обсъдят предстоящите си дейности.
Ние използваме диаграми на Гант, за да подчертаем критичните задачи, и използваме триседмичен прогнозен период, за да комуникираме предстоящите етапи в нашите строителни проекти. Диаграмите на Гант са чудесен начин да визуализирате многото движещи се части и елементи по време на строителството.
Изпращам диаграмата на Гант на всички заинтересовани страни по проекта няколко дни преди срещата за обсъждане на състоянието, за да може да бъде прегледана и всички да дойдат на срещата подготвени да обсъдят предстоящите си дейности.
Ето как ClickUp опрости операциите за JVC и може да направи същото и за вас!
Диаграми на Гант и методологии за управление на проекти
Независимо дали следвате традиционната методология „водопад“, често използвана в строителните проекти, или по-гъвкав подход с многократни промени, диаграмите на Гант ще се впишат безпроблемно във вашия работен процес.
Използване на диаграми на Гант в традиционното „водопадно“ управление на проекти
Управлението на проекти по метода „водопад” се разбира и като линейна форма на управление.
Ето един пример за линеен поток на строителен проект:
Консултация с клиента → Проектиране → Одобрение на проекта → Планиране на проекта и разпределение на ресурсите → Разрешителни и одобрение → Изпълнение → Мониторинг → Предаване
Можете да създавате задачи за всеки процес и дори да ги разделяте на по-малки задачи, като например да класифицирате проектирането на структурни и архитектурни проекти.
Диаграмата на Гант показва напредъка на всяка задача и използването на ресурсите. Тя ви позволява да визуализирате цялата времева линия и напредъка на всяка задача, за да видите къде се намирате в цялостния проект.
Ролята на диаграмите на Гант в гъвкавото управление на проекти
Агилният метод включва по-динамичен подход, който разделя целия проект на фази или спринтове и се фокусира върху непрекъснатото усъвършенстване.
Ето как изглежда типичната гъвкава методология на строителните проекти:
Консултация с клиента →Проектиране →Разработване →Тестване →Внедряване →Преглед →Итерация
Тестването или прегледа са честа част от тази методология и се извършват след всеки спринт. Диаграмите на Гант в тази методология разделят проекта на различни спринтове и планират тестване след всеки един от тях.
Тези диаграми се актуализират редовно, за да отразят обратната връзка от всеки кръг на преглед и да създадат нови задачи, където е необходимо. Комуникацията в реално време и споделянето на актуализации помагат на бизнеса да изпълни строителен проект, използвайки гъвкав метод на управление.
Диаграми на Гант: предимства и недостатъци
Нека разгледаме предимствата и недостатъците на диаграмите на Гант, за да ви помогнем да прецените тяхната пригодност за управлението на строителни проекти.
Положителното въздействие на използването на диаграми на Гант върху резултатите от проектите
Някои положителни ефекти от диаграмите на Гант в управлението на строителни проекти включват:
- Спазвайте сроковете на проекта: диаграмите на Гант предоставят обща представа за целия строителен проект, което ви позволява да идентифицирате пречките и да ги отстраните, преди да попречат на цялостното завършване на проекта.
- Осигурете източник на информация: диаграмите на Гант предоставят единен източник на информация за всички заинтересовани страни, включително клиенти, изпълнители и строителни мениджъри.
- Подобрено управление и използване на ресурсите: диаграмите на Гант помагат за изготвянето на реалистични графици и разпределянето на ресурсите, за да се подобри цялостното управление на проекта.
Възможни недостатъци и стратегии за тяхното преодоляване
Диаграмите на Гант не са напълно имунизирани срещу предизвикателствата. Ето някои недостатъци, с които често се сблъскват мениджърите на строителни проекти:
- Сложно и объркващо: Един голям строителен проект може да включва стотици задачи за изкопни работи, фундаменти, скелет, електроинсталации и водопроводни инсталации. В такива случаи традиционната диаграма на Гант може да стане прекалено сложна и трудна за разчитане, особено за заинтересованите страни, които не са запознати с последователността на строителните работи.
Как да се справите: Фокусирайте се върху критичния път (основните задачи) и разделите проектите на фази с отделни диаграми за по-добро разбиране. Използвайте ясни легенди и цветово кодиране.
- Редовни актуализации: Диаграмите на Гант са живи документи, които се нуждаят от постоянни актуализации. Когато възникнат непредвидени събития, като лошо време, което забавя изливането на бетон, или възникнат нови изисквания към проекта, като добавяне на повече електрически контакти, диаграмата на Гант трябва да бъде коригирана, за да отрази тези промени. Това може да бъде отнемащ време процес за проектните мениджъри, особено при сложни проекти.
Как да смекчите проблема: Използвайте софтуер за управление на строителни проекти като ClickUp за актуализации в реално време и планирайте редовни прегледи, за да забележите промените навреме. Предвидете резервно време за неочаквани забавяния, за да избегнете чести корекции.
В крайна сметка, диаграмите на Гант са най-добрият избор за строителни проекти!
Подобрете работните си процеси в строителството с диаграмите на Гант на ClickUp
Управлението на строителни проекти може да бъде досадно, но можете да опростите работните си процеси, като използвате диаграми на Гант.
Те предоставят цялостен поглед върху целия проект и показват доколко е напреднала всяка подзадача. Това ви дава представа за текущото състояние и колко гладко се очаква да протече завършването на проекта.
С шаблоните за проекти с диаграми на Гант в ClickUp можете да създадете изчерпателна диаграма на Гант и да я адаптирате според нуждите си. Тя ви позволява също да си сътрудничите с всички заинтересовани страни, да проследявате разходите, да постигате важни етапи и да максимизирате ефективността при изпълнението на успешни строителни проекти.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да управлявате следващия си строителен проект.