Както всеки проектен мениджър знае, създаването на прогнози за даден проект е както изключително важно, така и стресиращо. Макар че е по-лесно да се разберат и изготвят прогнози в хода на проекта, в началните етапи е трудно да се изготвят точни прогнози.
Как да изготвите прогнози в ранните етапи на проекта, когато разполагате с малко данни?
Една техника за управление на проекти, която може да ви помогне, е аналогичната оценка. Аналогичната оценка в управлението на проекти е основна техника за оценяване, която помага за изготвянето на разходни оценки и оценяването на продължителността на проекта и нуждите от ресурси в началните етапи.
Нека разгледаме какво представлява тази техника, как работи, нейните методологии и др.
Какво е аналогичното оценяване в управлението на проекти?
Аналогичната оценка в управлението на проекти е гъвкава техника, която използва исторически данни от минали проекти с подобни резултати или задачи, за да предвиди разходите, продължителността и ресурсите на текущия проект. Колкото повече информация от миналото е налична, толкова по-добра е прогнозата в аналогичната оценка.
Ето как можете да използвате аналогичното оценяване в управлението на проекти:
- Изберете сравним проект: Изберете минал проект, който е много подобен на новия. Например, ако текущият ви проект е свързан с проучване на пазара, изберете минал проект, който включва подобни дейности. Приликите между миналия проект и този, за който правите оценка, определят точността на прогнозите.
- Намерете елементи, които са релевантни и за двата проекта: Идентифицирайте стойности, като цена, продължителност, обхват и конкретни задачи, които са сходни и в двата проекта, за да създадете оценки.
- Отбележете приликите: Направете списък с подобните елементи в двата проекта, за да ги сравните по-лесно.
- Изберете вашите прогнози: Сравнете елементите на проекта и изберете прогнозите, от които се нуждаете за текущия проект, въз основа на изискванията на заинтересованите страни, като бюджет, времева рамка, обхват, дневни/седмични работни часове на членовете на екипа и необходими ресурси въз основа на данни от минали проекти.
Аналогична срещу параметрична оценка
Параметричната оценка е техника, базирана на данни и точност, която използва единични цени на дейностите и статистически взаимоотношения между променливите, за да определи точно разходите, ресурсите и продължителността на проекта.
Както параметричните, така и аналогичните техники за оценяване в управлението на проекти използват историческите данни по различен начин. Ето няколко разлики между аналогичната и параметричната оценка.
| Основни разлики | Аналогично прогнозиране | Параметрична оценка |
| Основа на оценката | Създава обща оценка на проекта въз основа на исторически данни от подобни проекти. Включва използването на подробности като обхват, разходи и времетраене на предишни проекти, както и експертна преценка. | Използва изчисления на единица и статистически анализи, за да оцени продължителността, парите и ресурсите на проекта. Включва идентифициране и използване на параметри в историческата информация, които корелират с продължителността, разходите или стойностите на ресурсите на проекта, за да оцени текущите стойности на проекта. |
| Точност и приложимост | Действа като отправна точка за оценки на проекти. По-малко точна от параметричната оценка и най-подходяща за проекти с ограничена наличност на данни. | Предлага по-голяма точност от аналогичната оценка, като използва подробни изчисления и статистически взаимоотношения. Най-подходящо за добре дефинирани проекти. |
| Сложност | Проста и бърза техника, без статистически подходи | По-сложно и отнемащо време от аналогичната оценка Включва статистически изчисления и корекции |
Макар че разликите са ясни, ето кога да използвате параметрична и аналогична оценка в управлението на проекти:
- Използване на аналогична оценка: Проектните мениджъри често използват аналогична оценка в началните фази, за да генерират приблизителни оценки. Използвайте тази техника, когато нямате достъп до подробни данни.
- Използване на параметрична оценка: Параметричната оценка е подход, основан на данни, който изисква подробни изчисления и данни за оценка на проекта. Тази техника се използва главно за проекти, които предлагат подробна информация и дефинирани параметри, като единични цени на материали, труд или други компоненти на проекта.
Методики за аналогично прогнозиране
Аналогичната оценка в управлението на проекти е техника за оценка отгоре-надолу, което означава, че получавате пълна оценка на проекта и след това я разбивате на по-малки елементи на проекта. Ето две методологии за аналогична оценка, които можете да използвате.
Аналогично оценяване на базата на параметри
Тази методология оценява текущия бюджет, обхват и ресурси на проекта, като използва конкретни променливи или параметри от предишни проекти. Накратко, тя използва критичните параметри на проекта, които оказват влияние върху резултатите и KPI за управление на проекти.
Например, ако пазарното проучване в минал проект за анализ на продажбите е отнело 10 часа, можете да използвате този параметър, за да оцените продължителността на подобна задача за пазарно проучване в текущия проект. По същия начин проектните мениджъри могат да оценят други параметри за текущия проект, като разходи или ресурси, чрез сравнение.
Аналогично оценяване, базирано на оценка на жизнения цикъл
Използвайки тази методология, проектните мениджъри разглеждат цялостна картина на предишни етапи от жизнения цикъл на проекта – от началото до завършването – за да оценят ресурсите, разходите и сроковете на новия проект.
Да предположим, че сте имали проект за разработка на софтуер, който е включвал фазите събиране на ресурси, проектиране, разработка, тестване, внедряване, анализ на показателите на проекта и обратна връзка. Използвайки аналогична оценка, базирана на оценка на жизнения цикъл, трябва да анализирате конкретните ресурси и времето, отредено за всяка фаза на проекта. Тази информация помага за оценяване на параметрите на нов проект за разработка на софтуер.
Предимства и недостатъци на аналогичната оценка
Както и другите техники за управление на проекти, аналогичната оценка има своите предимства и недостатъци.
Предимства
- Минимални изисквания за ресурси и разходи: Аналогичната оценка осигурява бърза основна оценка с минимални ресурси. Това е рентабилна техника, която включва по-малко процеси и документация.
- Постепенно подобряване на оценките: Макар аналогичната оценка да е подходяща за ранните етапи на проекта, тя е полезна във всеки момент от проекта, за да усъвършенствате вашите оценки.
- Оценка на ниво детайл: Аналогичната оценка в управлението на проекти помага да се оцени времевата рамка и усилията, необходими за отделните задачи, като впоследствие ви помага да анализирате по-голямата картина.
- Анализ на изпълнимостта: Тази техника помага на проектните екипи да оценят изпълнимостта, бюджета и потенциалната възвръщаемост, като гарантира информирано вземане на решения.
Недостатъци
- Ограничена точност: Техниката може да не е достатъчно точна поради ограничената информация за проекта и промените в променливи като ресурси и инфлационни проценти.
- Базирано на предположения: Тази техника се основава на предположения, направени въз основа на данни от минали проекти. Въпреки това, историческите данни може да не отразяват точно текущия проект.
- Не е подходящо за уникални проекти: Ако нямате налични исторически данни, аналогичната оценка няма да е приложима.
Стъпка по стъпка ръководство за аналогично прогнозиране
Сред техниките за гъвкава оценка аналогичната оценка е една от най-простите и полезни при изготвянето на прогнози за началните етапи на даден проект. За да извлечете максимална полза от тази техника, използвайте софтуер за управление на проекти като ClickUp.
ClickUp е цялостно решение за всички задачи, свързани с проекти. То съхранява информация за проектите, позволява ви да настройвате работни процеси, да проследявате напредъка, да разпределяте задачи и да оптимизирате проектните процеси.
Ето как можете да използвате предимствата на софтуер за управление на проекти като ClickUp, за да генерирате прогнози за следващия си проект, използвайки аналогично прогнозиране.
Стъпка 1: Разберете новата област на проекта и технологичните изисквания
Идентифицирайте домейна на предишния проект (дали принадлежи към маркетинга, разработката на продукти, строителството или друга област) и необходимите технически ресурси. Например, новият ви проект може да бъде инициатива за разработка на софтуер или маркетинг на продукти. След като идентифицирате домейна, ще разберете каква технология е необходима за проекта. Това улеснява търсенето на подобен минал проект.
Стъпка 2: Потърсете подобен минал проект
Започнете с изготвяне на списък с минали проекти (например десет или повече) въз основа на променливи като област, екипи, цели на управлението на проекти или контекст. След това направете кратък списък с проектите, които намирате за сравними, докато не останат два или три проекта за сравнение.
Стъпка 3: Сравнете проектите
След като списъкът с подобни проекти е готов, започнете сравнението въз основа на най-релевантните променливи. Колкото по-подобни са променливите, които откриете, толкова по-точни ще бъдат прогнозите ви за проекта.
В списъка можете да добавите отделни проекти като задачи в ClickUp. Освен това, с помощта на персонализираните полета на ClickUp можете да посочите всички важни фактори (бюджет, график, ресурси и др.), по които искате да сравнявате проектите. След това стойностите за тези конкретни променливи могат да бъдат присвоени на всяка задача по проекта.
Освен изгледа на списък, ClickUp Kanban Board може да ви помогне да видите задачите с един поглед, да ги групирате въз основа на общи черти, приоритет или статус, да ги сортирате по помощта на персонализирани полета и да филтрирате задачите въз основа на отговорните лица.
Съвет от професионалист: Използвайте ClickUp Time Tracking, за да вземете информирани решения при сравняване на проекти. То ви дава достъп до ценни исторически данни, които можете да използвате, за да създадете по-реалистични и точни времеви оценки за новите си проекти.
Стъпка 4: Изгответе прогнози за разходите и продължителността на планирания проект
Разходите и продължителността са двете основни променливи, които проектните мениджъри оценяват на първо място. След като сравните проектите, получите приблизителни оценки за времето, необходимо за завършването им, и свързаните с това разходи. Освен това, оценете други променливи въз основа на дейностите по проекта и изискванията на заинтересованите страни.
Използвайте шаблона за анализ на разходите на ClickUp, за да преглеждате бюджетите и да проследявате общите разходи по проекта. Този шаблон подобрява разпределението на ресурсите, помага ви да сте в крак с разходите в реално време и ви помага да разберете компромисите между разходите и стойността на жизнения цикъл на проекта.
Стъпка 5: Идентифицирайте сходни дейности в минали проекти
Намерете сходни дейности в минали проекти, за да създадете окончателна оценка. Например, ако става въпрос за проект за разработване на продукт, идентифицирайте сходни дейности и теми в минали проекти на конкретни етапи от разработването, като дизайн или внедряване. Създайте оценки за разходите, продължителността и ресурсите за тези индивидуални задачи.
Съвет от професионалист: ClickUp Brain може да сканира дълги документи за разработване на продукти и да ги обобщи за вас за секунди. Тези обобщени документи ви помагат бързо да схванете основните аспекти на документите за разработване на продукти и да намерите по-лесно и по-бързо подобни дейности в минали проекти.
Стъпка 6: Създайте окончателните оценки с събраните данни
След като вашите прогнози са готови, можете да започнете с изпълнението на проекта. Използвайте окончателните си прогнози (една стойност или диапазон от стойности), за да създадете работен процес за изпълнение на проекта.
Шаблонът за разбивка на работата на ClickUp може да ви помогне да създадете ясна представа за задачите, графиците и резултатите от проекта и да оцените по-точно разходите и ресурсите на проекта на по-подробно ниво. Използвайте този шаблон, за да се уверите, че задачите са дефинирани, ресурсите са разпределени и напредъкът се проследява последователно.
Разгледайте тези шаблони за структура на разпределение на работата!
След като сте готови с вашите оценки, ClickUp може да ви помогне да създадете пътна карта на проекта, която подробно описва стратегическите стъпки, които вашият екип трябва да предприеме, за да постигне резултатите от проекта в срок. Тази пътна карта ясно показва сроковете, обхвата, приоритетите, очакванията и целите на проекта, за да се постигне по-бърз напредък.
Комбинирайте аналогичната оценка с шаблона за пътна карта на ClickUp, за да осигурите безпроблемно и стратегическо планиране на проектите. Тази напълно персонализирана пътна карта за проекти е пълна с инструменти, които ви помагат да проследявате проекти, да изработвате стратегии и да приоритизирате задачи, както и да си сътрудничите с вътрешните си екипи, за да гарантирате изпълнението на задачите в срок.
Пример за аналогична оценка
На проектния мениджър е възложено да оцени разходите и продължителността на нова маркетингова кампания в социалните медии. Ето подробностите:
- Проект: Маркетингова кампания в социалните медии за популяризиране на стартирането на нов уебсайт
- Цел: Да се привлече трафик към новия уебсайт – 18 000 посетители на месец.
- Предизвикателство: Тъй като проектът е в начален етап, мениджърът не разполага с подробни графици или оферти за разходите.
- Решение: Мениджърът използва аналогичното оценяване в управлението на проекти, за да разработи приблизителни оценки. Ето стъпките: Проектният мениджър изброява десет подобни минали проекта за маркетингови кампании в социалните медии. След като внимателно прегледа всеки проект, мениджърът намира най-подобните променливи – разходи, продължителност, дейности, обхват, целева аудитория и социални канали. Използвайки тези данни, проектният мениджър изчислява прогнозите за текущия проект. Тъй като първоначалните прогнози може да не са точни, мениджърът може постепенно да усъвършенства прогнозите, като използва повече подробности с напредването на проекта.
- Проектният мениджър изброява десет подобни проекта за маркетингови кампании в социалните медии от миналото.
- След като внимателно прегледа всеки проект, мениджърът намира най-подобните променливи – разходи, продължителност, дейности, обхват, целева аудитория и социални канали.
- Използвайки тези данни, проектният мениджър изчислява прогнозите за текущия проект. Тъй като първоначалните прогнози може да не са точни, мениджърът може постепенно да ги усъвършенства, като използва повече подробности в хода на проекта.
- Проектният мениджър изброява десет подобни проекта за маркетингови кампании в социалните медии от миналото.
- След като внимателно прегледа всеки проект, мениджърът намира най-подобните променливи – разходи, продължителност, дейности, обхват, целева аудитория и социални канали.
- Използвайки тези данни, проектният мениджър изчислява прогнозите за текущия проект. Тъй като първоначалните прогнози може да не са точни, мениджърът може постепенно да ги усъвършенства, като използва повече подробности в хода на проекта.
Получете точни прогнози за проектите си с ClickUp
Аналогичната оценка в управлението на проекти е популярна сред професионалистите. Защо? Заради лекотата на употреба, бързите резултати и по-малкото процеси.
Когато започва нов проект, аналогичната оценка е предпочитаният метод за получаване на приблизителна оценка на разходите, ресурсите и продължителността на проекта. Въпреки че това е основна техника, оценките могат да бъдат доста надеждни.
С ClickUp аналогичният процес на оценяване става още по-лесен. Лесните за използване и персонализирани табла и шаблони за проекти на ClickUp ви позволяват да получите оценки за вашите проекти за нула време. Регистрирайте се безплатно сега и опитайте!
Често задавани въпроси (FAQ)
Каква е разликата между параметрично и аналогично оценяване?
Основната разлика между параметричната и аналогичната оценка в управлението на проекти е, че параметричната техника за оценка използва сравнения и изчисления на база единици. Параметричните оценки използват статистическите взаимоотношения между променливите, за да изчислят текущите разходи или ресурси на проекта. От друга страна, аналогичните оценки използват исторически данни от подобни минали проекти за нов проект.
Какво е аналогична оценка?
Аналогичната оценка е метод, който използва информация от подобни минали проекти, за да оцени разходите и продължителността на текущия проект. Методът на аналогичната оценка включва избор на минал проект, който е много подобен на новия, за да се генерират точни оценки.
Какво е аналогичният принцип на оценяване?
Принципът на аналогията при изготвянето на прогнози за проекти включва използването на параметрите на минал проект, подобен на новия проект, за да се изчислят прогнозите за разходите и др. Този принцип е в основата на аналогичното прогнозиране в управлението на проекти, при което прогнозите се изготвят въз основа на исторически данни от минали проекти.