Невъзможно е да се справяте с всички стотици задачи, които един проектен мениджър трябва да изпълнява, без някаква помощ. Трябва да поставяте цели, да делегирате задачи, да следите напредъка и да се стремите към отлични резултати, като същевременно държите заинтересованите страни в течение.

Може би сте спечелили джакпота, ако разполагате с отличен екип. Но само това няма да е достатъчно. Зад всеки успешен проектен мениджър стои комбинация от най-добрите инструменти за продуктивност и управление на проекти.

Но с толкова много страхотни инструменти на разположение, може да е трудно да изберете подходящия.

Две отлични опции са Microsoft Project и Wrike.

Тези платформи са два от най-търсените инструменти за проектни мениджъри. Те предлагат много функции за организиране на задачи, сътрудничество в екип в реално време и мониторинг на проекти.

В тази публикация в блога ще разгледаме подробно тези два софтуерни инструмента и ще проучим техните функции, цени и потребителски отзиви. Това ще ви помогне да изберете най-добрия софтуер за управление на проекти за вашия екип.

В края ще ви представим и бонус опция, така че останете с нас, за да разберете каква е тя!

Какво е Microsoft Project?

Microsoft Project (известен още като MS Project) е всеобхватен инструмент за управление на проекти, който е част от пакета приложения Microsoft 365. Можете да го използвате онлайн или да го инсталирате на вашия компютър.

MS Project ви позволява да разработвате стратегии за проекти, да планирате графици, да възлагате задачи и да проследявате напредъка – всичко това в рамките на една платформа. Независимо дали проектът ви следва традиционен или Agile подход, платформата е достатъчно гъвкава, за да отговори на вашите нужди.

Обучението за работа с MS Project може да отнеме време и усилия в сравнение с алтернативите, но интегрирането с други приложения на Microsoft прави обучението чудесно преживяване. То е подходящо за фирми от всякакъв мащаб и предлага функции като управление на задачи и ресурси, за да поддържа гладкото протичане на работата.

Функции на Microsoft Project

От планиране на проекти до график и управление на портфолио, MS Project може да прави много неща. Нека разгледаме по-отблизо някои от основните му функции.

Диаграми на Гант и множество изгледи на проекти

Една от отличителните характеристики на MS Project е множеството изгледи на проектите. Можете да използвате изгледа „Мрежа“, за да създавате списъци със задачи, изгледа „Табло“, за да виждате работните потоци чрез табло Kanban, и изгледи „Времева линия“, като диаграма на Гант, за да планирате задачите във времето.

С диаграмата на Гант можете да видите началната и крайната точка на задачите си и тяхната взаимна зависимост. Това помага на проектните мениджъри да следят напредъка на проекта и да гарантират, че всичко върви по график. Можете да персонализирате диаграмата на Гант допълнително въз основа на показателите, които трябва да визуализирате.

Независимо от това какъв изглед използвате, MS Project ви помага да поддържате организация и лесно да правите промени, ако е необходимо.

Управление на ресурсите и проследяване на бюджета

Следете всички ресурси, необходими за задачите по проекта, като хора, оборудване и материали. Функциите за управление на ресурсите на MS Project ви помагат да се уверите, че вашите ресурси се използват оптимално.

Инструментите за изравняване и разпределение на ресурсите в MS Project помагат да се балансират ресурсите и да се гарантира, че те не се използват прекомерно или се разхищават. Можете също да създавате групи от ресурси, за да ги управлявате по-лесно.

Освен това, MS Project ви позволява да проследявате разходите, за да не надхвърлите бюджета. Можете да го персонализирате според нуждите на вашия проект, което го прави надежден начин за съвместно управление на финансите и ресурсите.

Готови отчети и анализи

MS Project улеснява отчитането с предварително изготвени отчети, които можете да споделяте с екипа си. Проектните мениджъри могат да ги използват за наблюдение на напредъка, бюджета или използването на ресурсите.

Предварително създадените отчети са достъпни в различни типове, като графики, пивотни таблици и табла, което ви позволява да ги адаптирате според вашите предпочитания. Тези отчети визуално показват данните, което улеснява откриването и отстраняването на проблеми.

Цени на Microsoft Project

Локална/десктоп версия

Облачни решения

Какво е Wrike?

Wrike е софтуер за управление на проекти, който помага на екипите да работят заедно. Той поддържа всичко организирано на едно място, от документи до задачи, така че всеки да знае какво да прави и до кога.

С персонализирани табла и разширени функции за автоматизация е лесно да следите проектите и да спестявате време. Планирайте проектите си с инструменти като диаграми на Гант, които показват кой какво прави и кога. Освен това, той се интегрира добре с други приложения, които вече използвате, като Google Docs или програми на Microsoft.

Независимо дали сте маркетингов екип с нови идеи за кампанията за пускане на вашия продукт на пазара или инженерен екип, който иска да оптимизира отчетите за грешки и поправките, Wrike може да ви помогне да поддържате организация и да свършите работата си безпроблемно.

Функции на Wrike

Като решение за управление на проекти, Wrike предлага много мощни функции. Нека да ги разгледаме.

Формуляри за заявка за персонализирани проекти

Една от основните функции на Wrike е възможността да създавате персонализирани формуляри за заявки за проекти. С вградения шаблон можете да създавате специални формуляри, за да подавате заявки за вашия проект.

Можете да създавате персонализирани формуляри с заглавия и въпроси, съобразени с необходимата информация, като въвеждане на текст, файлове и снимки.

След като някой попълни формуляра, можете да автоматизирате действия въз основа на отговорите, като например създаване на ново предложение за проект или възлагане на задачи. Освен това имате контрол над това кой може да вижда формуляра и кой може да дава одобрение.

Автоматизация на работния процес

Функциите за автоматизация на работния процес на Wrike опростяват работния процес на вашия екип, като автоматизират повтарящи се задачи и действия въз основа на предварително определени условия.

Не е нужно да сте технически гений, за да настроите автоматизацията на работния процес в Wrike. Просто посочете, кликнете и изберете от различни опции, използвайки падащите менюта. Този лесен за използване интерфейс улеснява всеки да създаде персонализирани правила за автоматизация, съобразени с нуждите на екипа му.

Дефинирайте тригери и действия за всяко правило за автоматизация: автоматизирайте актуализации на статуса, напомняния, съобщения и интеграции с други инструменти. Например, можете да настроите Wrike да изпраща незабавни съобщения в Slack за следващите стъпки в даден проект, след като задачите бъдат изпълнени.

Можете също да проследявате ефективността на вашите правила за автоматизация. Началната страница на автоматизациите предоставя информация за това колко често е било използвано всяко правило през месеца, което ви позволява да оцените тяхното влияние върху производителността на вашия екип.

Разширени анализи

Разширените аналитични функции на Wrike не само ви позволяват да проследявате проектите си, но и да анализирате данните си. Използвайте ги, за да създадете персонализирани отчети, с които да проследявате напредъка си спрямо целите си. А най-хубавото е, че можете лесно да споделяте тези табла и отчети с екипа си.

Wrike разполага и с интерактивни джаджи, които улесняват визуализирането на важни данни. Просто ги плъзнете и пуснете там, където ви трябват, и сте готови.

Макар че аналитичните функции на Wrike могат да бъдат сложни за начинаещи, те са голямо предимство за екипи с дългогодишен опит. С функции като Work Intelligence AI, Wrike ви помага да организирате работните си процеси и да идентифицирате проблеми, преди те да се превърнат в големи проблеми.

Цени на Wrike

Microsoft Project срещу Wrike: сравнение на функциите

Разберете как Wrike се представя в сравнение с MS Project с това бързо сравнение:

И MS Project, и Wrike се отличават в управлението на проекти. Нека ги сравним.

Изпълнение на проекти

Microsoft Project

MS Project ви помага да управлявате проектите си ефективно. Той предлага инструменти, които точно оценяват натоварването ви и управляват няколко проекта едновременно. В зависимост от версията, която използвате, може да получите достъп до допълнителни функции, като например табло за проекти за организиране на задачите в стил Kanban.

Wrike

Wrike разполага със специализирани вградени инструменти, предназначени да ви помогнат да завършите успешно вашите проекти. В Wrike можете да създавате задачи и да ги превръщате в важни етапи, които след това могат да бъдат трансформирани в подробни отчети с помощта на инструмента Analytics. Освен това можете да персонализирате и автоматизирате вашите работни процеси в Wrike без допълнителен софтуер.

Сътрудничество

Microsoft Project

MS Project е толкова фокусиран върху управлението на проекти, че инструментите му за сътрудничество са доста ограничени в сравнение с други инструменти за управление на работата. Макар че можете да използвате други приложения на Microsoft, като SharePoint и Microsoft Teams, за сътрудничество, MS Project не предлага толкова много вградени функции за сътрудничество.

Това ограничение може да ви накара да потърсите алтернативи на MS Project.

Wrike

Wrike, от друга страна, е десктоп клиент, пълен с инструменти за сътрудничество. Можете да изпращате съобщения на вашия екип, проектни групи или цялата компания. Освен това получавате известия по имейл или известия в реално време в мобилното приложение.

Интеграции

Microsoft Project

MS Project се интегрира добре с други инструменти на Microsoft Office 365, като Outlook, което улеснява изпращането на актуализации на задачите до вашия екип. Тъй като много хора са запознати с продуктите на Microsoft, настройването на тези интеграции обикновено е лесно.

Wrike

От друга страна, Wrike предлага над 400 предварително създадени интеграции, включително с популярни инструменти като Power BI, Google Sheets, Salesforce и Microsoft Teams. Тези интеграции могат да помогнат за разширяване на функционалността на Wrike и да опростят работния ви процес. Освен това, Wrike Integrate ви позволява да свържете толкова приложения, колкото ви е необходимо, и да ги персонализирате според нуждите си.

Цени

Microsoft Project

MS Project предлага много ценови планове, започващи от 10 долара на потребител на месец и достигащи до 55 долара на потребител на месец.

Въпреки това, няма безплатен план. Това може да не е проблем за големите корпорации, но може да откаже малките предприятия или свободно практикуващите професионалисти.

Wrike

Wrike, от друга страна, предлага безплатен план за до 5 потребители и платени планове, започващи от 9,80 долара на потребител на месец за плана Professional. Те също така предлагат персонализирани цени за плановете Enterprise.

Бизнес планът на Wrike може да е по-евтин от Microsoft Project Plan 3, ако се нуждаете от разширени функции.

Microsoft Project срещу Wrike в Reddit

За да разберем по-добре това сравнение, посетихме Reddit и прегледахме ревютата, споделени от потребители на Reddit от цял свят.

Като цяло, потребителите не харесват особено MS Project. Ето какво казва един потребител за работата с платформата:

„Защото е старомоден и труден за използване. Ако искате да организирате нещата както трябва, трябва да преминавате през толкова много препятствия с споделянето и т.н. Честно казано, не си струва главоболието.“

Междувременно някои потребители на Reddit имаха разнопосочни мнения по отношение на дебата Wrike срещу Microsoft Project.

„В момента сме в процес на внедряване на Wrike в екип, който е запознат предимно с MS Project. Опитът ми показва, че MS Project е значително по-мощен инструмент за проектни мениджъри, но сътрудничеството е много трудно без човек, който да се занимава с поддръжката на Project Online/SharePoint (което ние нямаме). Wrike не е толкова мощен и има няколко ключови функции, които наистина бих искал да има (нативен начин за управление на ресурси, които не са хора, и по-подробни разрешения са начело в списъка ми), но сътрудничеството е много по-лесно. (sic)”

Въпреки това, функциите за сътрудничество на Wrike спечелиха допълнителни точки пред MS Project:

„Wrike е по-подходящ за отдалечени екипи, тъй като предлага възможности за сътрудничество. Смятам, че би било излишно да плащате и за двата, тъй като Wrike вече разполага с вградена функция за създаване на диаграми на Гант. (sic)”

Microsoft Project срещу Wrike: кой е победителят?

В този дебат между Microsoft Project и Wrike изборът на победител зависи от вашите конкретни изисквания.

MS Project може да е най-добрият вариант за вас, ако вече използвате инструменти на Microsoft. Той работи безпроблемно с други инструменти на Microsoft, което го прави идеален за вашата работна среда. Освен това, ако работите с проекти, които изискват внимателно управление на риска и бюджетиране, MS Project е създаден точно за това.

От друга страна, ако вашата компания има отдалечени екипи по целия свят, Wrike може да бъде по-добрият избор. Той разполага с функции за сътрудничество и предлага усъвършенствана автоматизация, вградено проследяване на времето и над 400 интеграции.

А ако искате най-доброто от двата свята – мощно управление на проекти с безпроблемно сътрудничество – имаме по-добро решение за вас.

Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Microsoft Project и Wrike

Запознайте се с ClickUp – всеобхватна платформа за управление на проекти, която поддържа над 1000 интеграции и може да се справи с работни потоци за екипи от всякакъв вид и размер.

Безплатният софтуер за управление на проекти е създаден за всички – от физически лица до малки предприятия и големи корпорации! С интуитивен интерфейс и огромна библиотека от шаблони за управление на проекти, той може без усилие да управлява всичко – от училищни проекти до маркетингови кампании.

Изпълнявайте проектите си навреме с софтуера за управление на проекти ClickUp.

Софтуерът за управление на проекти ClickUp ви помага лесно да планирате и приоритизирате целите на вашия проект. Той ви дава видимост до най-малките детайли на проекта, като същевременно се фокусира върху това как те се вписват в целите на компанията.

Създайте автоматични работни потоци и процеси, за да ускорите работата си.

Съхранявайте важни документи, управлявайте ресурси и използвайте вградените чат низове и интеграция с имейл, за да свършите работата си директно на платформата.

Следете текущите си проекти и вижте върху какво работят различните отдели. След приключване на проекта прегледайте данните, като използвате отчети и инструменти за анализ, за да идентифицирате областите, които могат да бъдат подобрени.

Организирайте работните си процеси с ClickUp Tasks

Естествено е да се чувствате претоварени, докато работите по големи проекти. Но с ClickUp можете да ги разделите на по-малки задачи и да ги управлявате лесно.

Задачите в ClickUp са изключително адаптивни. С помощта на ClickApps можете да ги настроите така, че да отговарят на всяка индустрия, процес или работния поток.

Тук вие контролирате работния си процес. Можете да възлагате задачи на няколко души, да определяте приоритети, да прикачвате файлове, да добавяте подзадачи, да настройвате повтарящи се действия и дори да свързвате задачи помежду им.

Можете също да получите достъп до:

Изтеглете този шаблон

Ако обаче нямате много време и се нуждаете от бърз старт на процеса, не се притеснявайте. От отчети до списъци със задачи, ClickUp има шаблони за почти всичко.

В този случай използвайте шаблона за управление на задачи на ClickUp, за да организирате задачите си по статус, приоритет и отдел, да оптимизирате работните процеси и да сътрудничите с екипа си по задачи като планиране, разпределяне и завършване.

Получете обща представа за вашите проекти с Kanban Boards

Използвайте Kanban таблата на ClickUp, за да организирате задачите си въз основа на статус, краен срок, приоритет и други критерии.

Най-хубавото е, че можете бързо да премествате задачите, като ги плъзгате и пускате, което улеснява координирането и коригирането на графиците. Можете също да филтрирате и сортирате задачите, за да намерите бързо това, от което се нуждаете.

Кликнете върху задача, за да добавите подробности като членовете на екипа, които са й възложени, и очакваното време за изпълнение. С няколко кликвания върху таблото Kanban можете да актуализирате няколко задачи едновременно.

ClickUp също разполага с изглед „Всичко“, който комбинира различни работни потоци в една Kanban табло. Това ви помага да следите всичките си проекти на едно място.

С функции като споменавания, коментари и емотикони можете да си сътрудничите с екипа си в реално време, независимо къде се намират.

Цени на ClickUp

Изпълнете проектите си навреме и задоволете екипа и клиентите си с ClickUp

Изборът на подходящия софтуер за управление на проекти може да окаже значително влияние върху производителността на вашия екип и удовлетвореността на клиентите. Докато Microsoft Project и Wrike са утвърдени играчи, ClickUp предлага атрактивна алтернатива, която съчетава мощни функции с изключителна лекота на използване.

За разлика от Microsoft Project, ClickUp предлага по-удобно за ползване изживяване, без да жертва разширени възможности като диаграми на Гант и управление на ресурсите. Освен това ценовата структура на ClickUp е по-достъпна за по-малки екипи.

В сравнение с Wrike, ClickUp предлага по-широк набор от вградени функции, което елиминира необходимостта от допълнителни интеграции за функции като проследяване на цели и управление на документи. ClickUp предлага и безплатен план, което го прави икономичен вариант за екипи, които тепърва започват.

Възползвайте се от планиране на проекти, разпределение на ресурси, инструменти за сътрудничество и отчети в реално време – всичко това в една платформа. Опитайте ClickUp още днес!