Независимо дали сте част от малък или голям екип, инженерната неефективност разочарова целия екип, вреди на отношенията с клиентите и води до финансови загуби. Тя води до загуба на ценни ресурси, което кара вашите проекти да не отговарят на очакванията и сроковете.
В тази връзка нека разгледаме една концепция, която спасява инженерните екипи от трудни ситуации – инженерната ефективност. Ще обсъдим всичко – от това какво е тя до как да я приложим ефективно.
Какво е инженерна ефективност?
Инженерната ефективност се отнася до постигането на желаните резултати или изходи с минимална загуба на ресурси като време, материали, енергия или работна сила. Колкото по-близо е вашият резултат до планирания изход, толкова по-висока е вашата инженерна ефективност. Това е полезно при управлението на инженери и включва оптимизиране на процеси, проекти и методологии за максимизиране на резултатите при минимизиране на вложените ресурси.
Целта е да се подобри производителността и да се намалят разходите.
Значението на инженерната ефективност в разработването на проекти
Инженерната ефективност гарантира:
- Проектите се изпълняват в рамките на предвидения срок без закъснения
- Разходите по проекта се минимизират чрез оптимизиране на използването на ресурсите, намаляване на отпадъците и избягване на ненужни разходи. Това е особено важно при проекти с ограничен бюджет или фиксирано финансиране.
- Рисковете се идентифицират и намаляват в ранния етап от жизнения цикъл на проекта, за да се намали вероятността от скъпи грешки, преработки или провали на проекта
- Качеството се поддържа на ниво, което отговаря или надхвърля очакванията на клиентите
Инженерната ефективност е особено важна за проекти в следните области:
- Разработка на софтуер
- Машинно инженерство
- Строително инженерство
- Индустриално инженерство
- Енергийни системи
- Управление на веригата на доставки
- Екологично инженерство
Общ преглед на жизнения цикъл на разработката на системи
Може да се натъкнете на друг термин, тясно свързан с инженерната ефективност – жизнен цикъл на разработката на системи (SDLC).
SDLC е структуриран подход, който се използва изрично в софтуерното инженерство и разработката на информационни системи. Той включва поредица от фази, които гарантират ефикасното и ефективно разработване на софтуер или информационни системи, като същевременно отговарят на нуждите на заинтересованите страни.
Типичните фази на SDLC включват:
- Планиране
- Анализ
- Проектиране
- Прилагане
- Тестване
- Внедряване
- Поддръжка
Концепцията насърчава цикличен подход към разработването на проекти, като предлага широки възможности за оценка и итерация. При правилно изпълнение SDLC ще подобри инженерната ефективност чрез оптимизиране на използването на ресурсите, рационализиране на процесите и управление на риска.
Можете да се усъвършенствате непрекъснато, без да нарушавате работния си процес, като възприемете гъвкаво разработване на софтуер, което ни води до следващата тема.
Ролята на гъвкавото разработване на софтуер за повишаване на ефективността
Агилната разработка на софтуер е итеративен подход, който дава приоритет на гъвкавостта, сътрудничеството и предоставянето на постоянна стойност за клиентите чрез постепенни подобрения и бързи итерации.
Инженерните лидери, които я използват, се фокусират върху три неща:
- Адаптивно планиране
- Непрекъсната обратна връзка
- Тясно сътрудничество между мултифункционални екипи
Инженерните екипи, които прилагат гъвкави методологии, могат да реагират бързо на променящите се изисквания и пазарни нужди.
Според Harvard Business Review компаниите, които прилагат гъвкави методологии, отбелязват 60% ръст на приходите, което показва ефективността на този подход за повишаване на ефективността.
Показатели и ключови индикатори за ефективност за ефективно инженерство
Показателите за ефективност са стандартизирани количествено измерими мерки, които помагат да се оцени степента на успех на вашите усилия за ефективност в инженерството.
Те предоставят информация за разходите по проекта, времето, разпределението и използването на ресурсите, производителността и качеството, като ви помагат да предприемете стратегически и премерени стъпки за тяхното подобряване.
Ето повече подробности за тези ценни показатели, които ще ви помогнат да подобрите инженерната ефективност.
1. Време на цикъла
Цикълът е времето, необходимо за изпълнение на конкретна задача или процес (от началото до края) и обикновено се проследява с помощта на времеви отметки или софтуер за проследяване на времето.
Формула за измерване на времето на цикъла: Време на цикъла = общо време/брой цикли
Например, да предположим, че софтуерен екип завършва 10 функции за 20 работни дни. В този случай общото време ще бъде 20 работни дни, а броят на циклите ще бъде 10.
Време на цикъла = 20 работни дни / 10 функции = 2 работни дни на функция.
Намаленото време на цикъла означава повишена производителност, пропускателна способност и минимални закъснения, докато дългото време на цикъла е признак за неефективност.
2. Време за кодиране
Времето за кодиране измерва продължителността, която софтуерните инженери прекарват в писане или модифициране на код. Проследявайте го с помощта на инструменти за проследяване на времето, инструменти за управление на проекти за софтуерни инженери или системи за контрол на версиите. Показателят е от съществено значение за спазването на сроковете, бързото идентифициране на пречките и ефективното планиране на ресурсите.
Дългото време за кодиране означава, че вашите разработчици отнемат твърде много време за писане на код, което показва, че има възможност за оптимизиране на процесите.
3. Прекъсвания
Престоят измерва единицата време, през която оборудването или производствените процеси не функционират поради поддръжка, аварии или други фактори. Проследявайте го с регистри за престои или системи за мониторинг на оборудването и използвайте престоите, за да идентифицирате повтарящи се проблеми и да намерите трайни решения.
Високото ниво на прекъсвания предполага чести прекъсвания или провали в процесите, докато ниското ниво на прекъсвания сочи към надеждни процеси.
4. Време за вземане
Времето за отговор измерва времето, необходимо за отговор и обработка на постъпили заявки или задачи, като запитвания от клиенти или билети за поддръжка.
Проследявайте този показател чрез стандартни системи за издаване на билети като SupportBee или Help Scout.
Краткото време за реакция означава, че процесът на разрешаване на проблеми е ефективен, докато дългото време за реакция показва, че трябва да ускорите обслужването на клиентите.
5. Време за преглед
Времето за преглед е времето, необходимо за оценка на задачите или резултатите. То може да се проследява с помощта на инструменти за картографиране на процесите или ръчно проследяване на циклите на обратна връзка.
6. Време за внедряване
За разлика от прекъсванията, времето за внедряване е показател за ефективност, специфичен за софтуерните актуализации, който е от решаващо значение за анализа на процесите в софтуерното инженерство.
Наричано още време за внедряване или време за разгръщане, времето за разгръщане измерва времето, необходимо от подаването на заявка за функция или задача до пускането й в тестова или производствена среда.
Краткото време за внедряване означава по-бързи цикли на пускане, по-бързо предоставяне на нови функции или поправки на крайните потребители и обща гъвкавост в разработката на софтуер. Дългото време за внедряване показва усложнения в процеса на внедряване и необходимост от подобряване на инженерната ефективност. Оптимизирането на този показател може да ускори времето за пускане на пазара.
7. Честота на внедряване
Честотата на внедряване се отнася до това колко често внедрявате софтуерни актуализации или промени в рамките на определен период от време. Можете да я проследявате чрез регистри за внедряване или календари за пускане на версии.
Този показател е най-важен за екипи, работещи в силно конкурентна среда, като SaaS, електронна търговия и финанси. Високата честота на внедряване показва, че можете да предоставите стойност на потребителите по-бързо, докато по-ниската честота означава, че ви отнема повече време да подобрите продукта си.
8. Процент на успешни ремонти от първия път (FTFR)
Процентът на успешни поправки при първия опит оценява процента на успешно разрешените проблеми с оборудването или системата при първия опит.
Формула за измерване на процента на успешни ремонти от първия опит: Процент на успешни ремонти от първия опит = (Брой инциденти, разрешени от първия опит / общ брой инциденти) x 100
Да приемем, че екипът ви за техническа поддръжка получава 100 заявки за поддръжка на месец и от тях успешно разрешава 80 без да се налага допълнителна помощ или обратни обаждания.
Процентът на успешни ремонти от първия път ще бъде FTFR = (80 / 100) x 100 = 80%.
Нисък FTFR показва неефективност в процеса на разрешаване на проблеми, което може да доведе до неудовлетвореност на клиентите. Висок FTFR означава, че екипът ви за поддръжка на клиенти или техническа поддръжка е много ефективен в диагностицирането и разрешаването на проблеми при първия контакт.
9. Коефициент на преработка
В идеалния случай бихте искали всички машини/кодове да бъдат безупречни и никога да не се повреждат. Въпреки това, по време на процеса на сглобяване или цикъла на разработване на софтуер се случват грешки.
В разработката на софтуер коефициентът на преработка е процентът на промените в кода, при които инженерът пренаписва наскоро актуализиран код (на по-малко от 30 дни).
Макар че някои преработки са естествена част от процеса на разработване на софтуер (този брой варира в зависимост от опита и работата на сътрудниците), високият процент на преработките е признак за неясни спецификации, променящи се изисквания към продукта и липса на познания за кода.
10. Използване на ресурсите
Планирането на ресурсите е неразделна част от KPI за инженерната ефективност, тъй като помага на проектните мениджъри да измерват производителността и усилията за определен период от време.
Тази информация позволява на проектните мениджъри да предвидят наличните ресурси в различни категории, за да могат да планират графиците на работната сила, с цел да осигурят оптималното състояние на проектите.
Формулата за изчисляване на използването на ресурсите е: Общо фактурирани часове/Общо налични работни часове x 100
11. Баланс/лимити на WIP (незавършена продукция)
WIP е всяка задача, която е започнала, но не е завършена. Организациите трябва да намалят етапа WIP, защото колкото по-дълго една задача или елемент остава в етап на изпълнение, толкова по-малко ефективни са екипът и компанията.
При гъвкавото разработване на продукти, определянето на ограничения за WIP ви позволява да идентифицирате неефективности и пречки, да разчистите процеса, за да избегнете многозадачността, да отговорите на изискванията на клиентите с редовни актуализации и да поддържате идеалния ритъм между бездействието и преумората.
Как определяте баланса на незавършената продукция?
Първо, не забравяйте, че балансът на WIP е взаимозаменяем и ако го правите за първи път, има голяма вероятност да допуснете грешки.
За начало имайте предвид две неща:
- Броят на хората във вашия екип
- Броят задачи, по които всеки трябва да работи в даден момент
Балансът на WIP ще попадне в диапазона:
- Размерът на вашия екип + 1
- Размерът на вашия екип x 2
За екип от 15 души, вашият лимит на WIP трябва да бъде между 16 (15+1) и 30 задачи (15×2).
Не забравяйте обаче да повтаряте ограниченията за WIP, докато не постигнете най-добри резултати за вашия екип.
12. Точност на планирането
Ако сте проектен мениджър или част от динамичен екип за разработка на софтуер, този въпрос вероятно ви е познат: Колко време ще ви отнеме това?
Неотдавнашно проучване установи, че средната точност на планирането за над 2000 екипа е под 50%.
Точността на планирането се определя като броя продукти, забавяне на продуктите или итерации, които вашият екип може да достави в рамките на определен период от време.
Тази оценка ще се основава на обхвата и сложността на проекта, наличността на ресурси, опита на екипа и достъпа до съответните ресурси.
Използвайте инструментите за управление на проекти ClickUp, за да измервате точността на планирането за производителността на разработчиците. Това ще ви позволи да разберете възможностите на екипа си и колко работа можете да поемете в бъдеще.
Как да измервате инженерната ефективност?
Първата стъпка към измерването на инженерната ефективност е картографирането на вашите процеси. Общата ви инженерна ефективност е сбор от ефективността на отделните процеси, затова е от съществено значение да имате ясна представа за тях.
За да начертаете процес, избройте стъпките и ги подредете хронологично (или логично).
Може да използвате и визуална помощ като шаблона за бяла дъска с карта на процесите на ClickUp, за да улесните работата си:
Шаблонът ви позволява да определите целта, дейностите и задачите на всеки етап от процеса и да разберете зависимостите. Защо да не използвате лист хартия, за да начертаете процесите? Този шаблон предлага няколко предимства:
- Предоставя цялостен поглед върху дългите процеси. Бялата дъска е безкрайна, което означава, че можете да намалите мащаба и да добавите толкова етапи, колкото желаете.
- Лесно се актуализира и модифицира по време на актуализации на процесите
- Оптимизира сътрудничеството между инженерните сътрудници
- Функционалност „плъзгане и пускане” за лесна употреба
Следващата стъпка е събирането на данни. След като сте начертали процесите си, трябва да съберете подходящи данни за всеки етап, за да изчислите показателите. Има три основни категории данни, които трябва да съберете:
- Време: Това включва данни за времето, необходимо за завършване на даден процес, като проектиране, разработване, тестване, отстраняване на грешки и внедряване.
- Използване на ресурсите: Данните, свързани с използването на ресурсите, ви помагат да определите колко ефективно използвате ресурсите (като човешки ресурси, оборудване и софтуер).
- Удовлетвореност на клиентите: Удовлетвореността на клиентите се измерва чрез обратна връзка от клиентите, анкети, Net Promoter Score (NPS) или билети за поддръжка на клиенти.
Най-важната категория тук е времето, което помага за изчисляване на повечето от нашите показатели за ефективност. ClickUp предлага безплатно разширение за Chrome, което проследява времето от настолни компютри, мобилни устройства и уеб браузъри.
Свържете това време с всяка задача, по която работи екипът ви в ClickUp, след което използвайте таблото на ClickUp, за да определите колко време отнема всеки процес.
Ето как изглежда таблото за отчитане на времето:
Последната стъпка е изчисляване на показателите за инженерна ефективност за получаване на данни, базирани на анализи. Шаблонът за KPI на ClickUp е истински спасител в този случай. Шаблонът ви позволява да създавате персонализирани показатели, за да проследявате и задавате цели, както и да проследявате напредъка, за да видите как се справяте по отношение на тях.
Избягване на често срещани грешки при измерване на инженерната ефективност
Ето някои често срещани грешки при измерването на инженерната ефективност, които трябва да се избягват:
- Фокусиране върху основни количествени показатели като разходи и време, без да се вземат предвид сложни и по-подробни фактори като използване на ресурсите и удовлетвореност на клиентите
- Прекалено стесняване на фокуса върху конкретни процеси, отдели или индивидуални показатели. Това води до пренебрегване на по-широкия организационен контекст, непълни прозрения и пропуснати възможности за оптимизация.
- Използване на остарели или негъвкави подходи за измерване , които не се адаптират към променящата се динамика на бизнеса
- Измерване на нерелевантни показатели за ефективност, които не са пряко свързани със стратегическите цели на организацията, което води до неефективно разпределение на ресурсите
- Неуспешно валидиране на източници на данни, методологии и предположения, което води до неточни заключения
Един от най-лесните начини да избегнете тези грешки е да използвате ClickUp за софтуерни екипи. Ето защо:
- ClickUp предлага точни данни в реално време, така че вашите показатели за ефективност са винаги актуални и валидни
- ClickUp позволява на няколко членове на екипа и заинтересовани страни от различни функции да сътрудничат при изчисляването на инженерната ефективност, така че неправилните предположения на един човек да не могат да изкривят интерпретацията на данните.
- Шаблоните за инженерство на ClickUp — като например шаблона за процес на разработка на софтуер на ClickUp — гарантират, че няма да пропуснете важни етапи от процеса при изчисляване на ефективността.
Други съображения, които да ви помогнат да избегнете грешки в инженерната ефективност, включват:
- Включете поне един нефинансов показател (удовлетвореност на клиентите или ангажираност на служителите) в измерванията си на ефективността. Тези често пренебрегвани аспекти на ефективността могат да окажат пряко влияние върху дългосрочния успех и устойчивостта.
- Преди да анализирате показателите на отделните отдели, уверете се, че те съответстват на общите цели и приоритети на компанията.
- Въведете процес на месечен преглед, за да идентифицирате възможности за ефективност и да внедрите подобрения
- Проверете два пъти източниците на данни и методологията, преди да направите заключения за показателите за ефективност, за да се уверите в тяхната валидност
- Инвестирайте в обучение и развитие, за да бъдат вашите инженерни екипи запознати с най-новите технологии и практики в инженерството.
Как да подобрите инженерната си ефективност?
Ето четири най-добри практики, които можете да приложите, за да подобрите общата ефективност и производителност като инженерно ръководство.
1. Инженерните лидери и инженерните екипи трябва да развият мислене като инвеститори
Както мениджърите, така и разработчиците трябва да приоритизират задачите и проектите въз основа на потенциалната възвръщаемост на инвестициите (ROI) за организацията.
Оценете стойността и въздействието на всеки инженерен проект и разпределете ресурсите стратегически, за да максимизирате общата ефективност и резултатите. Избягвайте да инвестирате време в прекалено сложни нови функции или най-новите тенденции, ако те не носят висока възвръщаемост на инвестициите.
Такова мислене помага на екипите да намерят правилния баланс между създаването на нови функции и намаляването на технологичния дълг.
2. Използвайте инструменти за автоматизация
Идентифицирайте повтарящите се и досадни задачи и работни процеси, след което изберете подходящи инструменти или разработете персонализирани скриптове за автоматизация, за да оптимизирате процесите.
Различни инструменти повишават ефективността на инженерните процеси, като идентифицират области за автоматизация. Например, Ansible автоматизира предоставянето на облачни услуги и разгръщането на приложения, а Travis CI помага за изпълнението на автоматизирани тестове. Ако използвате ClickUp за процесите по управление на проекти, той ви позволява да автоматизирате повтарящи се задачи и работни потоци, базирани на тригери.
3. Избягвайте да пишете излишен код
Помогнете на инженерите си да възприемат принципите на модулния дизайн и да се стремят към опростяване и повторно използване на кода. Фокусирайте се върху разделянето на проектите на по-малки, самостоятелни модули, функции или класове и минимизирайте дублирането на код чрез консолидиране на общи функционалности в компоненти, които могат да се използват повторно.
Също така е добра идея да научите екипа си да използва съществуващите библиотеки, рамки и дизайнерски модели, когато е възможно, за да се избегне преоткриването на колелото, да се подобри производителността на разработчиците и да се осигури по-добро качество на кода в кратки срокове.
4. Използвайте инструмент за разработване на проекти, за да управлявате инженерния си екип
Изберете цялостно решение, което предлага всички инструменти, необходими за планиране и разработване на вашия продукт, на едно място.
Например, решението за управление на продукти на ClickUp предлага всичко необходимо за планиране и изпълнение на вашия проект в една интуитивна платформа:
- ClickUp Brain ви помага да създавате планове за продукти и документация, за да ускорите процеса на разработка, освен че предоставя AI инструменти за автоматизиране на повтарящи се задачи.
- ClickUp Tasks прави възможни гъвкавите работни процеси, така че да можете да следвате най-добрите практики за разработване на продукти. То ви позволява да създадете споделена пътна карта за продукта, която включва обратна връзка, епични истории и спринтове, така че целият ви екип да знае следващата стъпка.
- ClickUp Docs е централна база за документация, която поддържа богато редактиране, коментиране, етикетиране на екипи и интеграция с работни потоци на продукти за ефективно сътрудничество
- ClickUp Whiteboards помагат на вас и вашия екип да планирате и картографирате идеи и да ги превърнете в продукти, генериращи възвръщаемост на инвестициите
- ClickUp Dashboards ви помага да проследявате напредъка на даден проект, да идентифицирате пречките и да измервате производителността
Оптимизирайте инженерната ефективност на вашия екип с ClickUp
Инженерната ефективност измерва способността ви да постигате целите си, без да хабите ресурси. Няколко показателя за ефективност ви помагат да определите ефективността на инженерните си процеси, като например времето на цикъла, времето за внедряване и времето за кодиране.
При изчисляването на тези показатели трябва да начертаете процесите си, да съберете данни за всеки от тях и да създадете отчети с помощта на ClickUp.
Използвайте готовите шаблони на ClickUp, за да организирате и проследявате важни показатели за ефективност, за да видите колко добре се справяте. Не забравяйте да прочетете за често срещаните грешки, които екипите правят при определяне на ефективността, за да бъде вашият анализ валиден, полезен и приложим.
Искате ли да разберете как платформа като ClickUp може да ви помогне да подобрите инженерната ефективност?
Регистрирайте се още днес за безплатен пробен период.
Често задавани въпроси
1. Какво разбирате под инженерна ефективност?
Инженерната ефективност се отнася до способността да се постигне максимална производителност с минимални ресурси, като същевременно се поддържат стандартите за качество. Вие оптимизирате работните процеси и използвате ресурсите ефективно, за да повишите производителността, да намалите отпадъците и да подобрите инженерните умения.
2. Как се измерва инженерната ефективност?
Инженерната ефективност се измерва с помощта на различни количествени и качествени показатели. Те включват показатели като:
- Време на цикъл: Времето на цикъл се отнася до продължителността на изпълнението на задача или проект.
- Производителност: Това е скоростта, с която се произвеждат продуктите или единиците.
- Използване на ресурсите: Това е процентът на ефективно използваните налични ресурси.
- Процент на грешки: Това е честотата на грешките или дефектите в крайния продукт.
- Удовлетвореност на клиентите: Това е обратна връзка от клиентите относно качеството на продуктите и обслужването.
- Производителност на служителите: Това е резултатът, постигнат от служителите в рамките на определен период от време.
3. Какво е инженерна ефективност?
Инженерната ефективност означава постигане на желаните резултати или цели в инженерните задачи и проекти. Целта е да се постигнат или надхвърлят целите за производителност.