Сблъсквали ли сте се някога със ситуация, в която дадена задача се забавя и когато попитате защо, членът на екипа отговаря: „Ами, чаках нещо, от което имам нужда“?
Зависимостите са една от основните причини за забавяния в всеки проект. Ако не планирате зависимостите ефективно, не само ще изостанете, но и членовете на проектния екип ще седят с кръстосани ръце, докато предишната задача не бъде завършена.
В управлението на проекти това може да има финансови, репутационни и мотивационни последствия.
В тази публикация в блога разглеждаме концепцията за забавяне и как тя може да ви помогне да планирате по-добре проектите, да предотвратите закъснения, да максимизирате използването на ресурсите и да постигнете желаните резултати.
Какво е забавяне?
Забавянето в управлението на проекти се отнася до закъснението между задачи, които са зависими една от друга. Това е периодът на изчакване, преди да може да започне следващата дейност, дори и след приключването на предходната дейност.
Ако някога сте участвали във видеоконференция и някой е казал: „Има забавяне в тази връзка“, вече знаете какво е забавяне. Това е закъснението между момента, в който вашият колега казва нещо, и момента, в който вие го получавате, за да можете да отговорите. В най-добрия случай това може да разочарова участниците в разговора. В най-лошия случай може да направи целия разговор непродуктивен.
Следователно, разбирането на забавянията, техните причини и последствия е от решаващо значение за успешното управление на проекти.
Цялостен преглед на забавянията в управлението на проекти
Просто казано, забавянето е концепция за график и планиране, която представлява непредвидено закъснение или изчакване между последователни задачи.
Как се изчислява забавянето?
Измерваме забавянията в единици, които са релевантни за графика на проекта, като часове, дни или седмици.
Ако задача А (предшестваща дейност) приключи на първия ден, а задача Б (следваща дейност) може да започне едва след три дни, забавянето ви е три дни.
Какви са характеристиките на забавянето?
Някои от основните характеристики на забавянето са както следва.
Неочаквано: Забавянията рядко са очаквани. Те възникват без предизвестие или предупреждение. Например, член на екипа се разболява или машина се поврежда.
Нежелано: Забавянето е „закъснение“ в процеса, което е вредно за проекта.
Постфактум: Тъй като забавянията са неочаквани, те не могат да бъдат предвидени. Ето защо те могат да бъдат идентифицирани и преодолени само в ретроспектива.
Последващи ефекти: Забавяне в която и да е част от фазата на проекта има последващи ефекти върху различни задачи и етапи. Например, в софтуерен проект, ако анализът на качеството се забави, защото абонаментът за софтуера за автоматизация на тестовете е изтекъл, задачите по внедряването и DevOps също ще се забавят.
Каква е целта на забавянето?
Закъснението е мярка за латентност. То ви помага да следвате принципите на управление на проекти и да подобрите резултатите чрез:
Измерване на ефективността: Забавянето се отнася до нивото на неефективност в процеса. Това е първата стъпка в оптимизирането на работния процес.
Идентифициране на пропуски: Ако дадена стъпка в процеса води до забавяния, забавянето разкрива пропуск, който трябва да бъде попълнен.
Прогнозиране на прекъсвания: Въпреки че забавянията не са предсказуеми/предотвратими, те могат да помогнат за идентифициране на потенциални пречки за следващия цикъл. Например, ако дадена машина причинява повтарящи се забавяния, можете да планирате нейната замяна/ремонт.
Създаване на резервен вариант: Често забавянията са резултат от недостатъци в процеса. Например, ако в екипа има само един разработчик, дори неговата ваканция може да доведе до забавяне. Разбирането на това може да ви помогне да създадете резервен вариант.
Какви са някои често използвани забавени индикатори в управлението на проекти?
Индикаторите за забавяне са показатели за забавяне в проектите. Те се изчисляват след събитието или след приключването на проекта, за да се оцени ефективността.
В управлението на проекти някои често използвани забавени индикатори са:
- Закъснение: Разликата между планираната и действителната дата на изпълнение на задачата.
- Въздействие надолу по веригата: Забавянето, причинено на проекта в резултат на забавяне в изпълнението на конкретна задача.
- Загуба на производителност: Непродуктивно време, прекарано от членовете на екипа в очакване на завършването на предходната задача.
- Загуба на приходи: Потенциална загуба на продажби/приходи или санкции поради забавяне
Закъсненията често се бъркат с времето за изпълнение, което е друга важна концепция в управлението на проекти. Нека разгледаме как те си приличат и как се различават.
Време за изпълнение срещу забавяне
Времето за изпълнение е общото време, необходимо за завършване на проекта от начало до край.
За разлика от цикълното време, което измерва колко време отнема създаването на продукта – като разработването на функция или приготвянето на кафе – времето за изпълнение измерва продължителността между поръчката на клиента и доставката на продукта до него, включително логистика, обслужване на клиенти и т.н. Повече за цикълното време и времето за изпълнение сме разгледали в по-ранна публикация в блога.
Най-основната формула за времето за изпълнение е: Време за изпълнение = Дата на завършване на проекта – дата на започване на проекта. При планирането на проект обаче мениджърите го изчисляват като общото време, необходимо за завършване на всяка задача в проекта, и необходимото време за изчакване, ако има такова.
Времето за изпълнение помага на проектните мениджъри при планирането на задачите/ресурсите. То им помага да разберат зависимостите и да планират работата съответно. Нека вземем един прост пример с софтуерен проект.
Времето за разработка може да бъде 2 дни – 1 ден за тестване и 1 ден за внедряване. Ако проектът започне в понеделник, проектните мениджъри могат да възложат задачи на разработчиците за понеделник-вторник, на анализаторите по качеството за сряда и на DevOps за четвъртък.
За разлика от забавянето, времето за изпълнение е инструмент за прогнозиране/планиране. Основните разлики между двете са както следва.
| Време за изпълнение | Закъснения |
|---|---|
| Времето за изпълнение е времето, необходимо за завършване на проекта от начало до край. | Закъснението е забавянето или латентността между две последователни стъпки. |
| Прогнозен инструмент: Използва се за ефективно планиране | Инструмент за ретроспекция: Използва се за измерване на производителността |
| Предвидими и неизбежни | Непредвидени и избежни |
Въпреки че са различни, както времето за изпреварване, така и забавянето са от решаващо значение за измерването на ефективността на проекта. Ето как.
Планиране и график
Времето за изпълнение помага на проектните мениджъри да планират задачите и зависимите дейности въз основа на целите си за управление на времето. Забавянията помагат за изготвянето на планове за непредвидени обстоятелства.
Например, ако времето за изпълнение на даден проект за разработка е 10 дни, можете да планирате задачите съответно. Ако средното забавяне в минали проекти е било 2 дни, можете да го включите в графика си и да планирате доставката за 12 дни.
Използване и оптимизиране на ресурсите
Времето за изпълнение помага за ефективното използване на ресурсите, докато забавянето помага за създаването на резервен вариант.
Например, можете да използвате времето за изпълнение, за да разпределите задачите в реда на процеса. А забавянето можете да използвате, за да наемете допълнителни ресурси или да наемете машини. Това може да се промени в зависимост от това дали проектът е еднократен или повтарящ се.
Управление на производителността
Времето за изпълнение се измерва спрямо целите, като идеалното забавяне е нула.
Например, ако очакваното време за разработване на дадена функция е 16 часа, това е целевото време за изпълнение на задачата. Ако разработчикът отнеме повече време, неговата производителност не отговаря на очакванията.
Забавянията обаче възникват, когато служителите вземат болничен отпуск или компютрите им не функционират правилно. Следователно това не е въпрос на тяхната производителност и не се отразява в оценките им. Все пак тези забавяния оказват влияние върху изпълнението на проекта и трябва да се вземат предвид при прегледа на спринта/проекта.
Отчетност
Времето за изпълнение е колективна отговорност и всеки член на екипа и проектен мениджър е отговорен за поддържането на добро време за изпълнение. Забавянето е неефективност на процеса, за която отговаря ръководството.
Фактори, влияещи върху времето за изпреварване и забавяне в производството
Няколко фактора могат да повлияят положително или отрицателно на времето за изпреварване и забавяне в управлението на графика на проекта. Някои от ключовите фактори са както следва.
Наличност на ресурси: Ако ресурсите са лесно достъпни, сроковете за изпълнение ще бъдат по-кратки и обратното. От друга страна, ако някои ресурси са налични, а други не, може да възникне забавяне. Например, ако имате разработчици, но не разполагате с достатъчно тестери, ще има забавяне между тези две фази на разработката.
Зависимости: Характерът на зависимостите в проекта влияе върху времето за изпълнение и забавянията. Силните зависимости, при които дадена задача не може да започне, докато не бъде завършена предходната, обикновено увеличават забавянията. За сметка на това задачите с по-слаби зависимости могат да позволят намаляване на времето за изпълнение чрез припокриване на задачите.
Сложност на проекта: Сложните проекти с множество взаимозависими задачи и фази вероятно ще се сблъскат с по-дълги забавяния. Това се дължи на повишената необходимост от координация и осигуряване на качеството между задачите.
Изисквания на заинтересованите страни: Строгите мерки за контрол на качеството или по-дългите процеси на одобрение могат да удължат времето за изпълнение, тъй като проектите чакат потвърждение, за да продължат.
Политики за управление на риска: Проектите с агресивни стратегии за управление на риска вероятно ще имат по-кратки забавяния, тъй като мениджърите ще са се справили превантивно с потенциалните забавяния и инциденти.
В зависимост от причината, въздействието и последствията, забавянията могат да бъдат измерени, управлявани и минимизирани, за да се оптимизират работните процеси. Ето как.
Как да се справяте и управлявате забавянията в управлението на проекти
Закъсненията могат да бъдат значителна пречка за ефективното изпълнение на проектите, затова е необходимо да се минимизират и управляват непрекъснато. Ето няколко съвета и стратегии за постигане на тази цел с помощта на надежден инструмент за управление на проекти като ClickUp.
Картографиране на зависимостите
Дори и най-простите проекти имат зависими задачи. Например, фактурирането зависи от одобрението на проекта от клиента. Познаването на тези зависимости помага за по-доброто планиране.
Когато създавате проекта си с помощта на задачите в ClickUp, свържете зависимите задачи и вижте как те се отразяват на сроковете за изпълнение. Можете също да използвате метода на критичния път, за да оцените точно времето за изпълнение на проекта.
Проследявайте времето
Насърчавайте всеки член на екипа да следи времето, необходимо за изпълнението на задачите си. Това помага на проектните мениджъри да оценят точно сроковете за изпълнение.
Функцията за проследяване на времето в ClickUp ви позволява да стартирате и спирате таймер, да добавяте времеви диапазон или да добавяте часове/минути за всяка задача и подзадача. В ClickUp има и няколко шаблона за управление на времето, които ви помагат да оценявате времето ефективно.
Планирайте правилно
Използвайте прогнозите за времето, зависимостите и критичния път, за да планирате проекта си с оптимални срокове и минимални закъснения.
График: Задайте крайни срокове за всяка задача и визуализирайте проекта, използвайки календарния изглед на ClickUp. Уверете се, че те са разумни и постижими.
Разпределяне: Разпределяйте задачите на членовете на екипа въз основа на техните умения и наличност. Изгледът „Работна натовареност“ в ClickUp е чудесно място за получаване на информация за планирането на ресурсите. Например, ако се сблъскате със забавяне при внедряването на инкремент, защото не разполагате с достатъчно DevOps ресурси, използвайте изгледа „Работна натовареност“, за да преразпределите членовете на екипа от некритични задачи по поддръжката.
Изяснете: Използвайте изгледа на диаграмата на Гант в ClickUp, за да видите зависимостите и припокриващите се задачи във времевата линия на проекта.
Например, прегледът на кода зависи от завършването на кодирането. Проверете дали последното е планирано да бъде завършено преди първото. В противен случай, преместете крайните срокове.
Ако сте начинаещ в управлението на сложни проекти с взаимозависимости, шаблоните за проекти с диаграми на Гант на ClickUp са тук, за да ви помогнат.
Запазете резервно време: дори ако вашите прогнози за времето са точни, трябва да очаквате някои закъснения. Стратегическото поставяне на резервно време в графиците на проектите може да ви помогне да управлявате ефективно закъсненията.
Например, добавянето на буфер между фазите на системна интеграция и тестване за приемане от потребителите в един проект за разработка може да компенсира неочаквани забавяния, без да се отрази на крайната дата на проекта.
Комуникирайте
Липсата на комуникация може да доведе до ненужни забавяния и закъснения. За да предотвратите това, комуникирайте проактивно и редовно.
- Вложените коментари в задачите на ClickUp позволяват на екипите да си задават въпроси и да получават отговори в контекста, като по този начин предотвратяват забавяния в споделянето на знания.
- ClickUp Chat view показва всички разговори на едно място, така че вашите екипи да нямат забавяния в отговорите.
- Автоматизациите на ClickUp елиминират натоварената работа, предотвратявайки забавяния в административните задачи.
- Напомнянията на ClickUp ви помагат да следите сроковете, отговорностите и всичко друго, което изисква внимание.
Най-важното е да наблюдавате и оптимизирате
Закъсненията са симптом на системни проблеми. Повтарящите се закъснения показват, че някъде има проблем. За да коригирате процеса, следете редовно напредъка на проекта.
Таблото на ClickUp ви позволява да видите всички необходими отчети на едно място. Например, ако искате да видите всички просрочени задачи по степен на забавяне, можете да настроите приложение за това в ClickUp.
Използвайте тези отчети, за да идентифицирате основните причини за забавянията и да ги елиминирате систематично.
Оптимизирайте работните процеси, за да сведете до минимум забавянията в графика на проекта с ClickUp
Всеки проект е сложен поток от дейности и информация. Забавянията, които възникват, когато някой чака нещо, са почти неизбежни.
Доброто управление на проекти обаче зависи от елиминирането на такива забавяния. Ако имате намерение да завършите проект според изискванията, в срок и в рамките на бюджета, не можете да си позволите забавяния.
Комплексният софтуер за управление на проекти на ClickUp е проектиран да предотвратява това. Той включва мощни функции за оптимизиране на работните процеси по проектите, за да се елиминират ненужните забавяния. От оценяване на необходимото време до преглед на отчети за напредъка в реално време, ClickUp разполага с всичко необходимо, за да бъдете в крак с проекта си.
Бъдете винаги навреме. Опитайте ClickUp безплатно още днес!
Често задавани въпроси за забавянията
1. Какъв е пример за забавяне?
Закъснението е неочаквано забавяне между един процес и следващия.
В разработката на софтуер това може да бъде периодът на изчакване между кодирането и прегледа на кода, поради отсъствието на старшия разработчик, който е ангажиран с друг проект.
В производството пример за забавяне е закъснението в доставката на една резервна част в резултат на проблеми в веригата на доставки.
2. Каква е другата дума за забавяне?
Друга дума за забавяне е „период на изчакване”. Този термин се отнася до интервала, през който не се извършва продуктивна дейност по конкретна задача.
3. Какво е забавяне и какво е време за изпълнение?
И двете са концепции за планиране, използвани в управлението на проекти за управление на последователността на текущите задачи.
Закъснението е забавяне или период на изчакване между задачите. Обикновено е непредвидимо и е резултат от грешка/инцидент.
Времето за изпълнение е времето, което изминава между започването на даден процес и неговото завършване. Това е приблизителното време, необходимо за изпълнението на всички задачи в последователността.