Всички искаме да поддържаме ИТ данните си организирани, но това е сложно. Става още по-трудно, когато се работи с материални ИТ активи.
Проследяването на ИТ активи, като хардуер, софтуер, лицензи и други ресурси, може да бъде предизвикателство поради честите актуализации, промени в конфигурацията и постоянната необходимост да се гарантира, че спазваме лицензионните споразумения.
Днес представяме предимствата на ефективна стратегия за управление на ИТ активи, за да поддържате актуален инвентара си. Справянето с амортизацията на активите, сложността на лицензирането на софтуер и проследяването на жизнения цикъл на устройствата винаги е било предизвикателство.
Да започнем!
Какво е управление на ИТ активи?
Управлението на ИТ активи (ITAM) е стратегически процес на надзор над целия жизнен цикъл на технологичните активи на една организация – от закупуването до внедряването и използването, поддръжката и окончателното извеждане от употреба.
Управлението на ИТ активи включва задачи като
- Инвентаризация на хардуер, софтуер и данни
- Проследяване на лицензи и договори
- Оптимизиране на използването на активите, за да се избегне разхищаването
- Сигурно изхвърляне на активи след изтичане на техния жизнен цикъл
ITAM и ITSM (управление на ИТ услуги) се отнасят до ИТ активи и тяхното управление, затова често се използват като синоними. Въпреки това, техните подходи и цели се различават значително. Разглеждайте ги като две различни глави от една и съща книга.
Например, ITAM функционира като архитект и строител на къща, докато ITSM работи като управител на имота или екип за поддръжка.
ITAM гарантира, че подходящите материали (активи) са избрани, закупени и конструирани (разположени) за оптимална функционалност и рентабилност. От друга страна, ITSM поддържа основно къщата (услугите) в добро работно състояние, своевременно решава оперативни проблеми (решава инциденти) и подобрява потребителското преживяване (качеството на услугата).
Ето едно просто разяснение, което ще ви помогне да разберете нюансите:
| Параметър | ITAM | ITSM |
| Взаимоотношения | ITAM поддържа ITSM, като предоставя точна и актуална информация за наличните активи. ITSM разчита на данните на ITAM, за да предоставя ефективни и надеждни услуги. | ITSM се нуждае от точни данни за основните ИТ активи от ITAM, за да взема информирани решения относно разпределението на ресурсите, ъпгрейдите на услугите и разрешаването на инциденти. |
| Обхват | ITAM обхваща целия жизнен цикъл на активите, от придобиването и внедряването до оптимизацията, поддръжката и евентуалното извеждане от употреба. С ITAM вие отчитате разходите, рисковете и съответствието на всеки етап. | ITSM се концентрира главно върху непрекъснатото предоставяне и поддръжка на услуги, включващи управление на инциденти, разрешаване на проблеми, управление на промени и споразумения за ниво на обслужване (SLA). |
| Фокус | ITAM ви помага да анализирате отделните елементи на ИТ инфраструктурата (хардуер, софтуер, данни) като отделни единици. Той проследява техния жизнен цикъл, като се фокусира върху финансовите, договорните и оперативните последици. | ITSM разглежда ИТ активите като компоненти на услугите, предоставяни на потребителите. ITSM се фокусира върху оперативното предоставяне и поддръжката на тези услуги, като гарантира ефективност, непрекъснатост на работата и удовлетвореност на потребителите. |
| Цели | ITAM има за цел да минимизира разходите за ИТ активи чрез максимално използване, ефективно управление на софтуерните лицензи и предотвратяване на излишъците. | ITSM, от друга страна, се стреми да предоставя висококачествени ИТ услуги на потребителите, като минимизира прекъсванията, разрешава проблемите бързо и непрекъснато подобрява процесите на предоставяне на услуги. |
| Ключови показатели | ITAM ви показва разходите за всеки актив, степента на съответствие с лицензите, степента на използване на активите и възвръщаемостта на инвестициите (ROI). | ITSM показва средното време за ремонт (MTTR), средното време за разрешаване (MTTR), времето за работа на услугата, удовлетвореността на потребителите и процента на разрешени инциденти. |
| Инструменти | ITAM предоставя инструменти за откриване на активи, CMDB (база данни за управление на конфигурацията), системи за управление на договори и инструменти за спазване на лицензите. | ITSM помага само с центрове за обслужване, системи за издаване на билети, инструменти за управление на конфигурацията, мониторинг и платформи за анализ. |
Предимства на управлението на ИТ активи
Нека ви покажем как внедряването на ефективно управление на ИТ активи (ITAM) отключва безброй ползи за вашия екип във финансово и оперативно отношение:
1. Намалени разходи
ITAM ви помага да приоритизирате инвестициите въз основа на използването на активите и бизнес нуждите. Чрез оптимизиране на разпределението на ресурсите вие гарантирате, че те се насочват към проекти с висока стойност.
Освен това софтуерът за управление на ИТ активи помага да се идентифицират и елиминират недостатъчно използваните или излишните активи. В резултат на това се намаляват ненужните подновявания на лицензи и покупки на хардуер.
И тъй като имате достъп до точни данни за активите, ще можете да договаряте по-изгодни договори за софтуерни лицензи и споразумения за поддръжка с доставчиците. Договарянето ще ви донесе най-изгодните сделки, като същевременно ще подобри рентабилността и оперативната ефективност.
2. Подобрена сигурност и съответствие
Важна роля на софтуера за управление на ИТ активи е създаването на подробен инвентар на всички ИТ активи, включително хардуер, софтуер и места за съхранение на данни. По този начин можете да идентифицирате, проследявате и защитите чувствителни данни. Също така минимизирате уязвимостта и елиминирате риска от несъответствие, като избягвате скъпи глоби и правни последствия.
Освен това, инструментът ITAM ви помага да управлявате проактивно договорите и подновяванията, за да предотвратите уязвимости в сигурността и прекъсвания в услугата. Непрекъснатото наблюдение помага да проследявате достъпа до данни, използването им и аномалии, което позволява бързо откриване на подозрителни дейности или опити за неразрешен достъп.
3. Повишена ефективност и производителност
Знаейки местоположението и състоянието на всички активи, служителите могат бързо да намерят това, от което се нуждаят, което повишава производителността. Автоматизирането на отнемащи време задачи като проследяване на инвентара на всички активи и актуализиране на софтуера ще освободи ИТ персонала за по-стратегически инициативи.
ITAM дори подобрява процеса на вземане на решения. Използвайте надеждни и актуални данни, за да вземате информирани решения относно управлението на жизнения цикъл на активите, доставките и разпределението на ресурсите.
ITAM процеси
Управлението на ИТ активи (ITAM) е непрекъснат процес, който гарантира, че всеки аспект от жизнения цикъл на активите на вашата ИТ инфраструктура, от хардуер и софтуер до данни, се проследява, оптимизира и защитава.
Ето подробно стъпка по стъпка разбивка на стандартен ITAM процес:
Стъпка 1: Заявка
- Потребителят подава заявка: Служител се нуждае от нов лаптоп, софтуерен лиценз или достъп до данни. Направете това чрез система за издаване на билети, имейл или лично.
- Проверка на заявката: ИТ отделът разглежда заявката, като проверява нейната спешност, легитимност и съответствие с бюджета и политиките.
- Одобрение/отказ: Одобрете или откажете заявката въз основа на валидирането. Ако бъде одобрена, тя преминава към етапа на изпълнение.
Стъпка 2: Изпълнение
- Идентифициране на активи: Въз основа на заявката ИТ екипът идентифицира подходящия актив – конкретен модел лаптоп, тип софтуерен лиценз или ниво на достъп до данни.
- Доставка или предоставяне: След това екипът създава, закупува, наема или лицензира актива. Процесът може да включва комуникация с доставчика, активиране на лиценза и настройка на достъпа до данни.
- Доставка и инсталиране: ИТ екипът инсталира актива на устройството или работното място на потребителя. Това може да включва физическа доставка, инсталиране на софтуер или настройка на разрешения за достъп до данни.
Стъпка 3: Разгръщане
- Конфигуриране и въвеждане: Екипът конфигурира активите според нуждите на потребителя, включително настройка на приложения, миграция на данни и настройки за сигурност.
- Обучение и поддръжка на потребителите: Потребителят получава обучение за ефективното и безопасно използване на активите. Предоставя се и постоянна поддръжка за разрешаване на евентуални проблеми.
- Документация и водене на записи: Документирайте и съхранявайте всички подробности за внедряването, включително конфигурации, материали за обучение и ресурси за поддръжка, за бъдеща справка.
Стъпка 4: Наблюдение
- Проследяване на производителността на активите: ИТ екипът наблюдава производителността на активите, включително степента на използване, софтуерните актуализации и уязвимостите в сигурността.
- Проверки за съответствие: Те провеждат редовни инспекции, за да гарантират правилното използване на лицензите, съответствие с изискванията за сигурност на данните и спазване на вътрешните политики.
- Проактивна поддръжка: Въз основа на данните от мониторинга екипът планира превантивни задачи за поддръжка, за да оптимизира производителността на активите и да избегне прекъсвания в работата.
Стъпка 5: Обслужване
- Управление на инциденти: ИТ екипът се занимава с проблеми или инциденти, свързани с активите, като сривове на софтуера, нарушения на сигурността или проблеми с достъпа до данни.
- Поддръжка от сервизен център: Потребителите получават постоянна поддръжка за използването на активите чрез сервизен център или други канали за поддръжка.
- Обратна връзка от потребителите: Екипът събира обратна връзка от потребителите относно производителността и използваемостта на активите и я използва за подобряване на бъдещите ITAM процеси.
Стъпка 6: Извеждане от употреба
- Оценка на края на жизнения цикъл: Когато активите достигнат края на жизнения си цикъл, екипът оценява състоянието им, съображенията за сигурността на данните и въздействието върху околната среда.
- Извеждане от експлоатация: ИТ екипът извежда актива от експлоатация по сигурен начин, включително изтриване на данни, изхвърляне на хардуер и прекратяване на лиценза.
- Отчитане и анализ на извеждането от употреба: Документирайте подробностите за извеждането от употреба и анализирайте процеса с оглед на бъдещи подобрения.
Целият процес не е ракетостроене. Все пак, може да бъде предизвикателство да се оптимизира целия работен процес.
По-долу са представени някои от най-добрите практики за изграждане на конкретен и ефективен процес и работен поток за управление на ИТ активи.
Най-добри практики за управление на ИТ активи
Управлението на бизнес активите е нещо повече от простото им проследяване. То включва и намаляване на разходите, като в процеса се включват автоматизация и възможности за самообслужване.
Следвайте тези практики, за да създадете ефективна система за управление на ИТ активи във вашата организация:
1. Автоматизирайте ITAM за по-голяма ефективност
Използвайте автоматизирани инструменти, за да намирате и проследявате всички хардуерни и софтуерни компоненти, както и данните в мрежата си. По същия начин автоматизирайте работните процеси за предоставяне на нови активи, включително инсталиране на софтуер, конфигуриране и настройка на достъпа на потребителите.
Внедрете автоматизирани системи за мониторинг, за да проследявате производителността на активите, използването на лицензите и съответствието с изискванията. Използвайте данни в реално време, за да генерирате отчети и да идентифицирате потенциални проблеми проактивно.
Чрез порталите за самообслужване можете също така да дадете възможност на потребителите да заявят прости ИТ активи и услуги (като нулиране на пароли и изтегляне на софтуер). Това освобождава ИТ ресурсите за задачи от по-високо ниво.
2. Значението на управлението на ИТ активи в реално време
Получете незабавна информация за вашата ИТ среда въз основа на данни в реално време. Идентифицирайте и разрешете потенциални проблеми като уязвимости в сигурността, пропуски в спазването на лицензите или недостатъчно използвани активи, преди те да се превърнат в значителни проблеми.
Уверете се, че вашите потребители имат достъп до най-новите версии на софтуера и получават незабавна техническа поддръжка, като разрешавате проблемите веднага щом възникнат.
3. Поддържайте ниски разходи за управление на ИТ услугите
Проследявайте степента на използване и идентифицирайте недостатъчно използваните активи. Обмислете пренасочването, споделянето или извеждането от употреба на ненужни активи, за да намалите разходите за хардуер и софтуер.
Освен това, автоматизирайте управлението на лицензите си, за да гарантирате съответствие и да договорите оптимални модели за лицензиране с доставчиците. Избягвайте закупуването на ненужни лицензи или превишаването на лимитите за използване.
Проактивното наблюдение и предсказуемата поддръжка, базирани на данни в реално време, ви помагат да идентифицирате потенциални хардуерни повреди и да предотвратите скъпи прекъсвания и ремонти.
4. Подобряване на процента и времето за разрешаване на проблеми
Разработете изчерпателна база от знания и предоставете на потребителите инструменти за самообслужване при отстраняване на проблеми.
Това ще помогне на потребителите да разрешават често срещани проблеми самостоятелно, като по този начин се намалява натоварването на вашия екип. Въведете автоматизирани системи за издаване на билети и работни потоци, за да приоритизирате, разпределяте и проследявате разрешаването на инциденти. Това гарантира по-бързи времена за реакция и по-високи проценти на разрешаване.
Наблюдавайте и анализирайте взаимодействията с потребителската поддръжка в реално време. Идентифицирайте тенденции, пречки и области за подобрение, за да усъвършенствате работата на вашия сервизен център( ).
5. Поддържайте съответствие с ITAM
Редовно провеждайте автоматизирани проверки за съответствие на софтуерните лицензи, нарушения на сигурността на данните и спазване на вътрешните политики.
Внедрете структуриран процес за управление на одитите, за да проследявате констатациите за съответствие, коригиращите действия и документацията от одитите.
Най-добрият подход тук е да обучите потребителите за техните роли и отговорности при поддържането на съответствие. Провеждайте вътрешни сесии, за да ги обучите за най-добрите практики в областта на сигурността и правилата за поверителност на данните.
6. Научете моделите на самообслужване на потребителите и управлявайте нивата на обслужване по договорите
Използвайте данни от порталите за самообслужване, за да разберете кои ИТ активи и услуги потребителите често изискват. След това определете приоритетите и подобрете опциите за самообслужване.
Наблюдавайте нивата на обслужване по договорите (SLA), като проследявате ефективността на ИТ услугите, предоставяни от външни доставчици. Уверете се, че те спазват ангажиментите си по SLA за реакция, разрешаване на проблеми и наличност на услугите. Ако не е така, затегнете контрола върху тях.
И накрая, поддържайте отворени канали за комуникация с потребителите и доставчиците. Отговаряйте проактивно на техните притеснения и сътрудничество, за да оптимизирате както опциите за самообслужване, така и договорените ИТ услуги.
Потенциални предизвикателства на ITAM практиките
Макар ITAM да предлага многобройни предимства, той също така се сблъсква с предизвикателства. Ето някои потенциални препятствия:
Разпределено управление
Въпреки че е добра практика да се инвентаризират всички ИТ активи, които организацията придобива, поддържането на организирани данни също е предизвикателство, особено когато се работи с разпръснати екипи.
Това разпределено управление с разпръснати части и фрагменти затруднява актуализирането на данните в реално време. Дори намирането на информацията се превръща в предизвикателство.
ClickUp Docs помага да записвате и съхранявате информация за ИТ активите централизирано, за да предотвратите такива сценарии. Можете лесно да споделяте документа с екипа си, като зададете специфични разрешения въз основа на ролите за това кой може да вижда, редактира или има достъп до документа.
Трудности при автоматизацията на ITAM
Внедряването и поддържането на сложни инструменти за автоматизация може да изглежда твърде скъпо и сложно. А тъй като интегрирате автоматизацията със съществуващите ИТ системи и бази данни, нещата могат да се объркат.
Освен това, автоматизацията изисква и скъпи мерки за сигурност, за да се предотврати неоторизиран достъп или нарушаване на данните. Също така, в даден момент, изцяло разчитайки на автоматизацията за ефективност, ние сме изкушени да пренебрегнем нюансите на проблемите или нуждите на потребителите.
Сложни ITAM работни процеси
ITAM включва сложни работни процеси за редовно събиране, съхранение и актуализиране на данни за ИТ активи, което оставя възможност за неуправлявани или неотчетени устройства и софтуер.
Използването на тези устройства може да остане невидимо за екипа за управление на ИТ активи, което води до рискове за сигурността и проблеми с съответствието.
Освен това, данните са доста сложни за редовно актуализиране. Някои потребители може да се нуждаят от помощ или да се колебаят да предоставят точна информация. Или дори да се съпротивляват на проследяването поради опасения за поверителността.
Някои активи, като мобилни устройства или ресурси, базирани в облака, могат да бъдат трудни за проследяване и ефективно отчитане.
Нарастващи разходи за управление на ИТ услуги
Би било полезно да имате точни прогнози за ИТ разходите и възвръщаемостта на инвестициите за управление на софтуерни активи и инициативи за оптимизация, но в крайна сметка това става сложно. Съществуващите процеси и договори с доставчици също могат да бъдат преразгледани с цел намаляване на разходите.
Идентифицирането и пренасочването на недостатъчно използвани активи може да бъде разочароващо, защото изисква усилия. Неидентифицираните или остарели активи често водят до неочаквани разходи, особено когато възникнат проблеми със сигурността или съответствието.
Трудности при поддържането на съответствие с нормативните изисквания
Да се справите с постоянно променящите се правила за поверителност и сигурност на данните може да бъде трудно.
Поддържането на подробна документация и одитни следи за съответствие отнема време и усилия.
А какво да кажем за потенциалните човешки грешки? Случайното неспазване на изискванията поради човешки грешки или липса на осведоменост води до глоби и санкции.
Как да оптимизирате управлението на ИТ активи
Разгледайте тези съвети, за да преодолеете препятствията и да осигурите ефективно управление на цифровите активи:
Подходете към автоматизацията поетапно
Започнете с малки стъпки. Въведете автоматизацията постепенно, като се фокусирате върху повтарящи се задачи, като инструмент за управление на активи или управление на софтуерни лицензи. Изберете инструменти за автоматизация, които са интуитивни и лесни за научаване и използване от ИТ екипа.
Осигурете безпроблемна интеграция със съществуващите системи, за да избегнете изолираните данни и да поддържате точността. Автоматизирайте рутинните задачи, но запазете човешкия контрол за сложни решения и откриване на аномалии.
Насърчавайте прозрачността на потребителите чрез комуникация и обучение относно рисковете за сигурността и процедурите за докладване. Използвайте инструменти за автоматично откриване и актуализиране на информацията за активите в различните системи и местоположения.
Той предоставя на потребителите сигурни портали, чрез които те могат сами да актуализират информацията за своите устройства и софтуер. Обмислете физически или цифрови решения за маркиране, за да проследявате точно мобилните устройства и други полезни активи.
Управлявайте разходите за управление на ИТ услугите
Провеждайте редовни одити на разходите. Анализирайте текущите си модели на разходи и идентифицирайте области за оптимизация, като например недостатъчно използвани софтуерни лицензи или излишен хардуер.
Освен това, обмислете разработването на надеждни модели за прогнозиране, използвайки анализи на данни, за да предвидите бъдещите ИТ разходи и възвръщаемостта на инвестициите за потенциални инициативи за оптимизация.
Бъдете в крак с промените в нормативното съответствие
Абонирайте се за актуализации и посещавайте подходящи конференции или семинари, за да сте в крак с променящите се изисквания за съответствие. Използвайте подходящи софтуерни решения, които автоматизират проверките за съответствие, генерират отчети и оптимизират процесите на одит.
Провеждайте редовни оценки на риска, за да идентифицирате потенциални пропуски в съответствието и уязвимости, за да ги отстраните, преди да се превърнат в проблеми. Сътрудничество с експерти по сигурност и съответствие или потърсете професионални съвети и помощ от опитни консултанти по ИТ сигурност и съответствие.
Направете ClickUp вашата платформа за управление на ИТ активи
Уморени сте да се занимавате с таблици и хаотични работни процеси за вашите ИТ активи? ClickUp е вашият всеобхватен инструмент за лесно управление и организиране на всеки аспект от процеса.
Шаблонът ClickUp ITAM обединява управление на инциденти, управление на проблеми, управление на промени, прости решения за управление на активи и управление на знания. Нашият шаблон ITSM Known Errors опростява проследяването на известни грешки във вашите системи. Разгледайте всички наши IT шаблони, веднага щом целта ви се промени.
Персонализирайте работните си процеси в стила, който желаете, за всеки етап от ITAM, от внедряване и конфигуриране до поддръжка и извеждане от употреба.
ClickUp Hierarchy ви дава гъвкавост и контрол, за да организирате всичко – от малки екипи до компании. Проследявайте статуси, възлагайте задачи и автоматизирайте рутинни действия за оптимизирани процеси на управление на активи.
ClickUp Dashboard предоставя персонализиран визуален панел и отчети, за да сте информирани и проактивни. Получавайте незабавна информация за използването на активите, спазването на лицензите и графиците за поддръжка.
Използвайте ClickUp Tasks, за да планирате, организирате, сътрудничите и проследявате инциденти като прекъсвания на сървъра, софтуерни грешки и хардуерни повреди. Можете също да комуникирате с вашия ИТ екип и заинтересованите страни чрез чат, коментари и споделяне на файлове. Освен това, осигурете сигурността на данните и детайлен контрол с гъвкави разрешения за различни екипи и лица.
Функцията за откриване на сътрудничество на ClickUp държи всички в екипа ви на една и съща страница. Тя помага да проследявате регистрите за достъп и да поддържате верига за контрол на активите.
Кажете сбогом на разпръснатите данни за активите, тъй като персонализираните полета на ClickUp ви позволяват да създадете изчерпателен инвентар на хардуерните и софтуерните активи и данни, включително дати на покупка, лицензи и местоположения.
Опростете спазването на нормативните изисквания с помощта на специални функции за GDPR, HIPAA и други рамки за съответствие. Автоматизирайте одити и генерирайте отчети за непрекъснато съответствие.
Независимо дали сте малък екип или голямо предприятие, ClickUp се адаптира към вашите нужди.
Готови ли сте да поемете контрола над вашите ИТ активи?
Често задавани въпроси
1. Какво е управление на ИТ активи?
Управлението на ИТ активи е стратегическият надзор над технологичните активи на една организация, от придобиването до извеждането им от употреба. То обхваща проследяване, оптимизиране, осигуряване на сигурност и гарантиране на съответствие на хардуера, софтуера и данните.
2. Какъв е обхватът на управлението на ИТ активи?
Управлението на ИТ активи обхваща технологичното развитие на една организация, от придобиването на хардуерни и софтуерни активи до оптимизирането на тяхното използване, осигуряването на сигурност и съответствие и отговорното им изхвърляне. Това е цялостен подход за максимизиране на стойността на ИТ инвестициите през целия им жизнен цикъл.
3. Кои са трите основни резултата от управлението на ИТ активи?
Управлението на ИТ активи има три основни цели:
- Ефективно използване на ресурсите чрез максимизиране на използването на активите и минимизиране на загубите
- Повишена сигурност и съответствие чрез управление на уязвимостите и спазване на нормативните изисквания
- Оптимизиране на разходите чрез контрол на лицензите, намаляване на поддръжката и интелигентно управление на жизнения цикъл на активите