Когато хората мислят за гъвкавостта на работното място, често я свързват с по-добър баланс между работата и личния живот, равни възможности и удовлетвореност на служителите.
И макар всичко това да е чудесно, гъвкавостта на работното място има и огромно влияние върху финансовите резултати на бизнеса. Тя оказва положително влияние върху няколко аспекта от бизнес операциите, като повишава производителността на служителите, намалява заеманото пространство, оптимизира енергопотреблението и подобрява общите финансови резултати.
Възможността за работа от разстояние или в хибриден модел също е важен фактор за привличане и задържане на най-добрите таланти. Всъщност 83% от компаниите, включени в класацията на Fortune 100 за най-добрите компании за работа, предлагат на служителите си възможност за работа от дома.
В тази публикация ще разгледаме как професионалистите в областта на човешките ресурси и бизнес лидерите могат да повишат производителността и удовлетвореността на служителите в съвременното работно място, използвайки гъвкави стратегии и инструменти.
Определяне на гъвкавостта на работното място
Гъвкавостта на работното място е адаптивността на работните условия, за да отговорят на нуждите както на работодателя, така и на служителите. Тя може да приема различни форми, включително дистанционна работа, гъвкави графици, споделяне на работа и съкратена работна седмица, между другото.
Основните цели на гъвкавостта на работното място са да се предостави на служителите по-голям контрол, да се подобри балансът между работата и личния живот, да се повиши производителността и да се подкрепи задържането и удовлетвореността на служителите. Това изисква доверие между мениджърите и служителите, за да се гарантира, че бизнес нуждите продължават да бъдат задоволявани.
Необходимостта от гъвкавост в съвременното работно място
Защо се нуждаете от гъвкавост на работното място във вашата организация? Освен факта, че вашите служители са по-щастливи и разходите за управление на офиса ви намаляват значително, ето и някои важни причини:
Морал и задържане на служителите
Това заслужава да се повтори. Когато служителите имат по-голям контрол над графиците си и мястото, където работят, те обикновено са по-щастливи и по-ангажирани. Това положително настроение може директно да доведе до по-голяма лоялност на служителите.
Например, скорошно проучване на Owl Labs установи, че 24% от работниците биха потърсили друга работа, ако вече не им бъде позволено да работят дистанционно или в хибриден режим.
Привличане на таланти
Гъвкавостта на работното място често улеснява привличането на таланти от най-високо ниво. По-специално, работниците от поколенията Милениум и Зет ценят работните места, които предлагат гъвкави работни графици и възможности за дистанционна работа.
Проучване на FlexJobs разкри , че 80% от милениалите и 74% от работниците от поколението Z признават, че гъвкавостта е техен основен приоритет при оценяването на перспективите за работа.
Повишена производителност
Въпреки първоначалните опасения, проучвания показват, че гъвкавостта на работното място може да повиши производителността. Станфордският университет установи 13% увеличение на производителността, когато служителите работят от дома си.
Икономия на разходи
С увеличаването на броя на служителите, които работят дистанционно, компаниите често могат да намалят разходите си. По-малкият брой служители на място означава, че компаниите трябва да харчат по-малко пари за офис площи, което се превръща в значителни икономии от наем и комунални услуги.
Непрекъснатост на бизнеса
Гъвкавите опции за работа позволяват на бизнеса да функционира дори при непредвидени обстоятелства. Компаниите, които вече бяха внедрили гъвкави условия на работа, претърпяха по-малко сътресения, когато служителите преминаха към работа от дома по време на пандемията.
Различни форми на гъвкавост на работното място
Ето по-подробен поглед върху различните варианти за гъвкавост на работното място, които организациите могат да предложат на своите служители:
Гъвкаво график
Този тип гъвкавост на работното място позволява на служителите да избират работното си време в определени граници. Тя може да включва варианти като съкратена работна седмица, при която служителите работят по-дълго време в по-малко дни, или разпределено работно време, при което началните и крайните часове са различни.
Тази гъвкавост помага на служителите да балансират между работата и личните си ангажименти, което води до по-голямо удовлетворение от работата и по-висока продуктивност.
Например, родител може да започне деня си по-рано, за да успее да вземе децата си от училище.
Възможности за дистанционна работа
Ключов аспект на съвременната гъвкавост на работното място е възможността служителите да работят от места, различни от традиционния офис, като например от дома си или от споделени работни пространства. Много организации възприеха този модел по време на пандемията, като признаха, че производителността не е свързана с физическото местоположение.
Технологичните постижения като бърз интернет и облачни изчисления опростиха комуникацията и сътрудничеството, дори за географски разпръснати екипи.
Споделяне на работа и възможности за работа на непълен работен ден
Гъвкавостта на работното място включва и споделяне на работа, при което компанията позволява на служителите да споделят отговорностите на една пълноценна длъжност. Например, един служител може да работи сутрешната смяна, а друг – следобедната.
Освен това, предлагането на частична заетост или намалено работно време може да бъде форма на гъвкавост. Този модел е подходящ за хора, които по различни причини не могат да се ангажират с пълно работно време, като образование, семейни задължения или лични проекти.
Съкратена работна седмица
При съкратена работна седмица служителите работят на пълен работен ден, но по-малко дни, например четири дни по 10 часа вместо пет дни по 8 часа. Служителите получават повече поредни почивни дни. Това изисква известна логистика при планирането, за да се гарантира подходящо покритие.
Индивидуални условия на работа
Освен тези обичайни форми, гъвкавостта на работното място може да означава и адаптиране на натоварването, ролите и отговорностите в съответствие с индивидуалните силни страни, кариерни амбиции и етапи от живота на служителите.
Този подход признава, че универсалният модел е неефективен за днешната разнообразна работна сила.
Предимства на насърчаването на гъвкавостта на работното място
Ето някои от основните предимства, които подчертават важността на въвеждането на гъвкавост на работното място:
Повишена производителност
- Оптимизирани работни часове: Гъвкавите условия позволяват на служителите да работят по време на периодите на най-висока продуктивност, които могат да варират от човек на човек. Тази персонализация води до по-ефективно използване на работното време, което от своя страна води до цялостно подобрение на бизнес процесите.
- Намалено изчерпване: Чрез облекчаване на натиска от строгите графици, служителите могат да поддържат по-здравословен ритъм на работа, което намалява вероятността от изчерпване и повишава общата производителност.
Повишена удовлетвореност на служителите
- По-добър баланс между работата и личния живот: Гъвкавостта в графика и местоположението позволява на служителите да балансират по-ефективно професионалния и личния си живот, което води до по-голяма удовлетвореност от работата.
- Овластяване и автономност: Предоставянето на свобода на служителите да управляват работните си графици или да избират мястото си на работа създава чувство на овластяване и автономност, което допринася за по-високо морално състояние.
Намален отсъствие от работа и текучество
- По-ниски нива на стрес: Гъвкавите работни среди могат да намалят нивата на стрес, свързани с пътуването до работа и строгите работни часове, което впоследствие води до намаляване на отсъствията.
- Атрактивна работна среда: Гъвкавостта привлича служителите, намалява текучеството и свързаните с него разходи за набиране и обучение на персонал. Това е сигурен начин за HR да постигне своите лидерски цели за създаване на отлична работна среда.
По-широк резерв от таланти
- Без географски граници: Възможностите за дистанционна работа премахват географските ограничения, позволявайки на бизнеса да се възползва от по-широк набор от таланти, който се простира отвъд непосредственото им местоположение.
- Разнообразна работна сила: Този по-широк обхват позволява и включването на по-разнообразна работна сила, която носи със себе си разнообразни гледни точки и умения, които могат да стимулират иновациите.
Иновативна работна култура
- Насърчава креативността: Гъвкавата работна среда често се възприема като по-прогресивна и далновидна, като насърчава служителите да бъдат по-креативни и иновативни в подхода си към работата.
- Управление, основано на доверие: Тази култура разчита на доверие, а не на микромениджмънт, като насърчава чувството за отговорност и инициативност сред служителите.
Предизвикателства при внедряването на гъвкавост на работното място
Въпреки че предимствата на гъвкавостта на работното място са значителни, компаниите могат да се сблъскат с няколко препятствия при този модел на работа:
Барьери в комуникацията
Макар че технологиите улесняват дистанционната работа и гъвкавото работно време, те могат да създадат и трудности в комуникацията. Без невербални сигнали, разликите в часовите зони и техническите проблеми могат да доведат до недоразумения.
Например, дистанционният служител пропуска спонтанните сесии за обмен на идеи в офиса, което може да го накара да се чувства изолиран или изключен.
Управление на производителността
Оценяването на работата на дистанционни или гъвкави служители може да бъде предизвикателство. Традиционните показатели за офиса може да не са приложими, ако служителите работят извън традиционното работно време или от място, различно от офиса.
Поддържане на корпоративната култура
Изграждането на солидна и приобщаваща корпоративна култура може да бъде по-сложно с разпръснат екип. Служителите се чувстват по-малко свързани с колегите си и организацията, когато не са физически присъстващи.
Например, упражненията за изграждане на екип и фирмените събития може да се наложи да бъдат пренасрочени или изцяло преразгледани, за да се съобразят с служителите, които се намират на различни места или имат различни графици.
Сигурност на данните
Осигуряването на информационна сигурност може да бъде предизвикателство, тъй като служителите имат достъп до фирмени данни от различни места.
Служителите, които работят на обществено място, могат неволно да разкрият чувствителна информация за компанията на екраните си или да бъдат уязвими към изтичане на данни, докато се свързват с обществени мрежи.
Адаптиране към нуждите на служителите
Не всички служители може да предпочитат гъвкава или дистанционна работа. Някои може да се борят с липсата на структура, да нямат подходяща работна среда у дома или да имат затруднения да разделят професионалния си живот от личния.
Но добрата новина е, че с внимателно съчетание от стратегия и инструменти можете да пресечете тези проблеми в зародиш.
Управление на служителите в гъвкава работна среда
Ефективното управление на персонала в гъвкава работна среда изисква комбинация от модерни инструменти и отворени, креативни и адаптивни техники за управление. Ето някои основни стратегии, които трябва да имате предвид:
Поставете ясни цели и очаквания
Тъй като хората работят по различно време и на различни места, комуникирането на очакванията относно наличността, времето за реакция, участието в срещи и т.н. е от решаващо значение за отчетността и постоянното представяне.
Например, инструменти за дистанционно сътрудничество като ClickUp имат функции като ClickUp Goals, част от решението ClickUp Remote Work, които позволяват на екипите да останат на път към постигането на целите си с ясни срокове, измерими цели и автоматично проследяване на напредъка.
Фокусирайте се върху резултатите
Оценявайте представянето на служителите въз основа на резултатите, а не на времето, прекарано на работното място. Осигурете контекст и се доверете на служителите, че ще свършат работата си.
ClickUp Tasks може да ви бъде от полза тук, за да дефинирате ясно задачите и подзадачите за всеки проект, да ги възложите на подходящите хора, да споделяте актуализации и допълнителна информация в коментари и да ускорите работата в екип.
Можете също да използвате инструменти за проследяване на производителността на служителите, за да следите редовно напредъка и резултатите.
Насърчавайте култура на доверие
Доверието в служителите, че те могат да управляват ефективно своето време и задачи, е от жизненоважно значение, особено при дистанционна и гъвкава работа.
Насърчавайте автономността и овластяването
Насърчаването на служителите да поемат инициатива и да вземат решения в рамките на своите роли може да доведе до по-мотивирана и ангажирана работна сила.
Насърчавайте ясна и последователна комуникация
Редовните проверки с помощта на инструменти за дигитално сътрудничество са от съществено значение за поддържането на яснота и връзка между членовете на екипа.
Можете да използвате ClickUp Mind Maps и ClickUp Whiteboards, за да улесните мозъчната атака по време на виртуални срещи.
Екипите могат да ги използват и за планиране и организиране на проекти, идеи или съществуващи задачи. Мисловните карти ви позволяват също да правите връзки между задачи и идеи, да планирате работни процеси с възли за плъзгане и пускане и др.
Насърчавайте социалните контакти
Създайте възможности за дистанционните служители да участват във виртуални разговори и дейности за изграждане на екип. Това насърчава приобщаването и помага за развиването на колегиалност, като същевременно запазва гъвкавостта на работното място.
Приемете технологиите
Инструменти като ClickUp се отличават като универсални платформи, предлагащи функции като ClickUp Views, които могат да улеснят централизираното пространство за сътрудничество в реално време.
Оптимизирайте графика на работа
Въвеждането на приложения за планиране на работата може да бъде изключително ефективно за оптимизиране на управлението на гъвкави графици.
Тези приложения разполагат с функции като шаблони за управление на времето или централизирани табла, които позволяват както на служителите, така и на мениджърите да проследяват и координират работното време с по-голяма лекота и прозрачност.
Централизирайте данните
Уверете се, че членовете на вашия екип не се налага да търсят информация в различни платформи, за да получат достъп до необходимата информация.
ClickUp Docs позволява на екипите да работят съвместно в споделено пространство, като намалява излишната работа и объркването.
ClickUp обединява задачи, проекти, комуникация, цели и много други в една централна база. Интеграциите на ClickUp ви помагат да събирате и синхронизирате всички важни данни от различни приложения в една платформа.
С консолидираните данни в ClickUp, единният източник на информация остава синхронизиран. Това избягва объркването, което възниква от разпръснати и разнородни източници на данни.
Можете да създадете ефективна и сплотена работна среда, като интегрирате тези функции във вашата стратегия за гъвкаво управление на работното място.
Реални примери за успешно внедряване на гъвкавост на работното място
Далеч от център за разходи, гъвкавостта се превърна в умна стратегия за подобряване на финансовите резултати на всяка организация.
Тъй като компаниите от различни сектори се борят с променящата се динамика на съвременното работно място, много от тях приемат, че гъвкавите модели на работа са тук, за да останат.
Ето няколко реални примера за това как водещи компании прилагат успешни стратегии за гъвкавост на работното място, за да укрепят бизнеса си от основата. :
Deloitte
Програмата „Agile Working Program” на Deloitte дава на служителите правото да решават къде, кога и как да работят. Този подход е довел до по-висока производителност и по-голяма удовлетвореност на служителите. Те вярват, че работата е нещо, което правиш, а не място, където отиваш.
Google отдавна цени предимствата на гъвкавото работно време. Неговото ежегодно събитие „Работете отвсякъде“ насърчава служителите да работят от мястото, където се чувстват най-продуктивни. И макар че някои длъжности изискват работа в офиса няколко пъти седмично, тази философия продължава да се спазва в текущите политики за гъвкаво работно време.
Salesforce
Salesforce предлага на своите служители гъвкавост в работните им графици и местоположение. Те са създали „Ohana Design System“, която набляга на семейната приобщаваща атмосфера и чувството за принадлежност, независимо от местоположението на служителите.
American Express
American Express предлага още един пример за това как една голяма организация може да създаде гъвкаво работно място.
Организацията е създала програма „BlueWork“ – гъвкав модел на работа, който категоризира работните места въз основа на мястото, където се извършва работата, а не въз основа на броя на отработените часове.
Моделът включва категории като „център“ (предимно в офиса), „дом“ (предимно у дома), „клуб“ (равномерно разпределено между дома и офиса) и „пътуване“ (без фиксирано място), което дава на служителите им широки възможности за гъвкавост.
Microsoft
Microsoft предлага на служителите си различни гъвкави условия на работа, включително непълно работно време, дистанционна работа и гъвкави графици. Фокусът им е върху баланса между работата и личния живот и производителността, а не върху физическото присъствие на служителите им в офиса. Въпреки че определени длъжности изискват присъствие в офиса в определени дни от седмицата, гъвкавите опции за работа са преобладаващи.
Създаване на гъвкаво „бъдеще на работата“
Гъвкавостта на работното място се откроява не само като политически избор, но и като културна еволюция, която е от централно значение за формирането на работната среда на бъдещето.
Този преход към по-адаптивно, приобщаващо и ориентирано към човека работно място надхвърля традиционните норми и насърчава култура, в която разнообразието, иновациите и благополучието са от първостепенно значение.
За HR професионалистите и бизнес лидерите това е възможност да създадат проактивно работна култура, която отговаря на променящите се нужди на разнообразния персонал.
ClickUp може да ви помогне в това.
ClickUp предлага набор от инструменти като Views, Docs, Whiteboards и Integrations, които работят заедно, за да създадат ефективно и гъвкаво работно пространство. То не само оптимизира процесите, но и изгражда доверие и помага на мениджърите да постигнат желаните резултати – както от служителите в офиса, така и от тези, които работят дистанционно или в хибриден режим.
Направете следващата стъпка към създаването на по-продуктивна и удовлетворена работна сила. Опитайте ClickUp още днес.
Често задавани въпроси
1. Как гъвкавостта влияе върху производителността на работното място?
Гъвкавостта на работното място често води до значително повишаване на производителността. Това се дължи на факта, че тя позволява на служителите да работят по време на часовете с най-висока ефективност, като се съобразява с индивидуалните циркадни ритми и лични ангажименти.
Освен това гъвкавостта спомага за намаляване на изтощението и стреса, тъй като служителите поддържат по-здравословен баланс между работата и личния живот.
Това чувство на автономност и по-добър баланс обикновено води до по-високи нива на ангажираност, подобрена продуктивност и фокус, а вследствие на това и до повишена производителност.
2. Какви са начините за повишаване на производителността чрез въвеждане на гъвкавост на работното място?
Въвеждането на гъвкавост на работното място може да приеме различни форми. Работодателите могат да предлагат възможности за дистанционна работа, гъвкаво работно време и споделяне на работата, за да разпределят отговорностите и работното време между няколко служители.
Възможностите за работа на непълно работно време и съкратената работна седмица също са ефективни.
Освен това работодателите могат да предлагат неплатен отпуск за лични занимания или събития в живота, както и сабатичен отпуск, който позволява по-дълго прекъсване от работа за личностно развитие или почивка.
3. Как ClickUp подпомага насърчаването на гъвкавостта на работното място?
ClickUp предлага набор от инструменти, които улесняват безпроблемното сътрудничество и организация – точно това, от което се нуждаете, за да създадете силна, ефективна и привлекателна политика за гъвкавост на работното място.
Функциите му, като задачи, календар, документи и бели дъски, помагат за създаването на споделено и прозрачно работно пространство. Освен това, способността на ClickUp да интегрира различни работни процеси и приложения в една платформа помага за оптимизиране на работните потоци и гарантира, че всички членове на екипа, независимо от физическото им местоположение, имат достъп до една и съща информация и ресурси.