Смятате ли, че преодоляването на бариерите между отделите може да доведе до иновации? Ако да, не сте сами.
Мнозина от нас смятат, че служителите трябва да могат да комуникират свободно помежду си, без да се налага да преминават през множество нива на одобрение. Това е от решаващо значение, тъй като тези нива удължават процеса и водят до забавяния в бизнес комуникацията, което впоследствие се отразява по различни начини на растежа.
Добрата новина е, че има просто решение за справяне с този проблем – диагоналната комуникация. С подходящи стратегии можете да приложите този комуникационен план безпроблемно, независимо от размера и сложността на вашата организация.
Както винаги, ние сме тук, за да ви помогнем да разберете това. Нека разберем какво е диагоналната комуникация и да проучим нейните предимства, предизвикателства и стратегии за подобряване на комуникацията на работното място.
Какво е диагонална комуникация?
Диагоналната или кръстосаната комуникация свързва лица, които не са в пряка йерархична връзка, но принадлежат към различни йерархични нива, отдели или екипи.
За разлика от други видове комуникация, диагоналната комуникация премахва бариерите между различните отдели и нива, което улеснява междуфункционалната комуникация. Това ви носи предимствата на екипното сътрудничество, гъвкава работна среда и повишена продуктивност.
Ето няколко примера за диагонална комуникация:
- Екипът за обслужване на клиенти се консултира с ръководителя на екипа за разработка, за да определи наличността на предстояща функция, поискана от клиент.
- Копирайтър интервюира инженер, за да получи технически познания за създаването на изчерпателен продуктов наръчник.
- Ръководител на продуктово развитие си сътрудничи с представител на обслужване на клиенти, за да разбере по-добре нуждите и проблемите на клиентите.
- Специалист по човешки ресурси и вицепрезидентът по продажбите си сътрудничат, за да определят изискванията и квалификациите за нова позиция в екипа по продажбите.
- Специалист по маркетинг търси съвети от финансов мениджър относно разпределението на бюджета за предстояща кампания.
Предимства от внедряването на диагонална комуникация във вашия екип
Въз основа на горната информация вероятно вече сте се досетили за някои от предимствата на диагоналната комуникация. Нека ги изброим всички за вас.
Лесно сътрудничество
Ами ако служителите просто можеха да си сътрудничат и да си възлагат задачи директно? Диагоналните канали за комуникация могат да помогнат за това. Те елиминират необходимостта от по-дълги, непреки и сложни канали за комуникация, ускорявайки сътрудничеството и вземането на решения между отделите.
По-бърз достъп до важни данни
Диагоналната комуникация позволява на информацията и данните да се движат свободно, без никакви пречки или отвличане на вниманието.
Да предположим, че софтуерен инженер работи по подобряването на даден продукт. За да разбере слабите места и областите, които се нуждаят от подобрение в продукта, той трябва да знае как клиентите взаимодействат с продукта. Тук може да помогне някой от маркетинговия отдел, който разполага с подходящи данни.
Без подкрепа за диагоналната комуникация, процесът би включвал множество заинтересовани страни, което би довело до ненужни затруднения, неефективност и забавяния.
По-добра ангажираност на служителите и удовлетворение от работата
Когато насърчавате отворената комуникация, всички придобиват увереност в ефективното изпълнение на работата си.
Те могат да имат достъп до цялата необходима информация без колебание, което им помага да се ангажират по-ефективно с ежедневната си работа и подобрява удовлетворението им. С намаляването на комуникационните бариери, както лидерите, така и служителите се чувстват по-мотивирани.
Диагоналната комуникация е тясно свързана и с хоризонталното лидерство. При хоризонталното лидерство всички служители имат активен глас и могат да се включват във всяка задача в организацията.
По-малко вероятност за погрешно тълкуване на информацията
Колкото повече нива трябва да премине едно съобщение, толкова по-големи са шансовете за погрешно тълкуване. Диагоналната комуникация е директна и не включва ненужни филтри.
Благодарение на това е много вероятно получателят да получи съобщението в оригиналния му вид.
Единственото условие? Всички трябва да използват едни и същи средства за комуникация, за да не се губи информация в процеса. Например, ако някой използва имейл за комуникация, а друг предпочита видеоразговори, съобщението може да се изгуби в превода.
Всяка организация трябва да разполага с поне един общ инструмент за директна комуникация, който всички служители да използват редовно и надеждно.
Подобрена работа в екип
Екипите, които комуникират правилно, работят правилно и лесно си сътрудничат с други екипи, работят най-добре.
Добрата комуникация е ключът към добрите резултати – тя води до по-добра координация между служителите и екипите, което води до по-добри резултати.
Но това не е всичко – по-добрата комуникация между екипите укрепва и взаимоотношенията между служителите. Това от своя страна може да ви помогне да създадете здравословна и сътрудническа работна среда и култура.
Предизвикателства при диагоналната комуникация
Макар диагоналната комуникация да предлага големи предимства по отношение на гъвкавостта и сътрудничеството, важно е да сте наясно и с потенциалните й недостатъци:
Неправилна комуникация и претоварване с информация
Различната терминология и жаргон, използвани в различните отдели, могат да доведат до недоразумения. Служителите, участващи в множество диагонални разговори, също могат да останат объркани. За да се справите с този проблем, осигурете кратка комуникация и разработете общ речник с термини.
Време и усилия
Внедряването, поддържането и ефективното използване на диагоналната комуникация ще ви коства време и усилия за провеждането на подходящи обучения за служителите. Но тази първоначална инвестиция ще допринесе значително за осигуряването на производителност и ефективност.
Възможни конфликти между отделите
Взаимодействието между различни отдели може да доведе до спорове поради различаващи се гледни точки. За да избегнете такива конфликти, обмислете включването на неутрални посредници и осигурете съгласуваност на целите и приоритетите.
Намалена отговорност
Трудно е да се проследява информационният поток, когато той не е линеен и ясен. Това може да доведе до тенденция за прехвърляне на вината и неясно разпределение на задачите. Като насърчавате служителите да документират диагоналната комуникация, можете да осигурите по-голяма отчетност.
Изтичане на поверителна информация
Диагоналната комуникация по чувствителни теми може да доведе до нежелано изтичане на информация. Затова е добра идея да въведете ясни насоки и протоколи за работа с поверителна информация.
Стратегии за подобряване на диагоналната комуникация на работното място
Както вече видяхме, диагоналната комуникация носи предизвикателства и може да доведе до конфликти между отделите. Но не се притеснявайте! Можете да приложите конкретни стратегии, за да се справите с тези предизвикателства и да подобрите диагоналната комуникация.
Можете да разчитате и на инструменти за междуфункционално сътрудничество, като ClickUp, които да ви помогнат в процеса.
Ето стратегиите за подобряване на диагоналната комуникация на работното място:
1. Създайте набор от насоки
Важно е да бъдете ясни и директни, когато общувате.
За да гарантирате това, трябва да установите насоки за диагонална комуникация, за да насърчите яснотата и прямотата в обмена между отделите. Фокусирайте се върху споделянето на релевантна информация, като същевременно поддържате ясен и включващ език за по-добро разбиране.
Насърчавайте активно слушане и двустранен обмен, за да подобрите цялостния процес на комуникация в организацията. Можете също да създадете персонализирани процеси и контролни списъци, за да стандартизирате работните потоци на комуникацията между отделите.
ClickUp Whiteboards ви позволява да начертаете тези персонализирани комуникационни работни потоци, показващи прехвърлянията между различни отдели или екипи. Можете да визуализирате стъпките, участващите заинтересовани страни и оптималните канали във всяка точка. Това предоставя план за стандартизиране на диагоналните комуникационни процеси.
Можете също да използвате бели дъски, за да начертаете организационни диаграми и да идентифицирате пътищата за комуникация и йерархичните връзки между мениджърите и техните подчинени. Това помага на екипите да открият потенциални пречки.
Накрая, насоките и процесите, създадени на бели дъски, могат да бъдат запазени, експортирани и съхранени в ClickUp като лесно достъпна централна справка за всеки в организацията.
2. Дръжте ключовите хора в течение
Хората не искат да бъдат изключени, особено когато става въпрос за информация, която пряко засяга тяхната работа. Можете да подобрите резултатите от процесите и проектите с нещо толкова просто, като създаването на прозрачна верига от съобщения между всички заинтересовани страни, участващи в процеса. Този прост структуриран подход насърчава гладкото протичане на информацията между всички ключови участници, като намалява вероятността от недоразумения или забавяния.
Например, ако маркетинг специалистът на даден продукт иска да разбере проблемите на клиентите от екипа за обслужване на клиенти, той трябва да изпрати копие от съобщението до екипа за обслужване на клиенти и ръководителите на продуктовия екип, за да информира всички.
Друг ефективен начин е да използвате функцията ClickUp Docs, за да може всеки да бъде в течение и да сътрудничи в реално време. Тя позволява на няколко души да работят едновременно върху един и същ документ за по-добро динамично сътрудничество.
Можете също да свържете Docs със свързани задачи и проекти, за да се обменя информация между тях.
@mentions в Docs уведомява заинтересованите страни за актуализации, свързани с тяхната работа. Маркирайте всеки, който може да даде мнение, и възлагайте задачи на съответните екипи. Docs се интегрира и с електронната поща, така че актуализациите могат да се изпращат директно в пощенските кутии на ключовите лица.
Можете да използвате функцията „Присвояване на коментари“ в ClickUp, когато имате нужда от яснота по даден въпрос или трябва да прегледате нещо отново. Решете коментарите, след като задачата е изпълнена.
Това ви позволява да съхранявате всичко на едно място и всички да са на една и съща страница, в буквален смисъл!
3. Ограничете броя на каналите за комуникация
Били ли сте някога в ситуация, в която сте се отказали да гледате филм в Netflix или да опитате ново ястие от менюто, защото броят на възможностите за избор ви е претоварил? Не сте сами.
Богатият избор не винаги е добра идея. Това важи и за работното място. Прекалено многото приложения за комуникация могат да доведат до ненужно объркване и затруднения при проследяването на разговорите и дейностите.
Това важи особено за диагоналната комуникация, където има повече място за объркване и сложност. Придържайте се само към един или два диагонални канала за комуникация, за да намалите вероятността от недоразумения.
Не е нужно да се притеснявате за разпръснатата комуникация, ако използвате ClickUp Chat. Вместо да преминават между различни приложения и пощенски кутии, членовете на екипа могат да имат достъп до пълния контекст на разговорите директно в ClickUp.
В рамките на всеки проект чатът свързва всички съобщения, коментари и известия, свързани със задачите и целите. Цялата история е организирана хронологично, което улеснява ориентирането.
Важната информация не се съхранява в частни чатове. Всички членове на екипа могат да участват в една и съща дискусия, което гарантира прозрачността на обсъжданията.
С ClickUp Chat вече не е необходимо да събирате разпръснати разговори, за да получите цялостна картина. Всички работят на базата на общо разбиране, което ускорява сътрудничеството и вземането на решения.
4. Изградете отворена и сътрудническа работна култура
Границите между отделите правят диагоналната комуникация по-трудна, тъй като възпрепятстват членовете на екипа да се свързват с ръководителите на други отдели и ограничават обмена на информация.
Изграждането на отворена и сътрудническа работна култура е от решаващо значение за насърчаване на диагоналната комуникация. Прозрачността и сътрудничеството не само спомагат за това, но са и неразделна част от него.
Проведете културен одит, за да идентифицирате областите за подобрение в културата на вашата организация и ключовите протоколи за комуникация. След това създайте цялостен план за тяхното решаване.
Използвайте персонализирани изгледи в ClickUp, за да управлявате културния си одит и да планирате подобрения.
Множеството изгледи в ClickUp ви позволяват да съберете всичките си ресурси на едно място, за да имате цялостен поглед върху целия си проект. Изберете между изглед „Списък“, изглед „Табло“, диаграми на Гант и други, за да организирате и проследявате задачите. Освен това, спрете да преминавате от едно приложение в друго и спестете време, като добавите таблици, документи, видеоклипове и други към задачите, проектите и работните процеси в персонализирания си изглед.
5. Редовно преглеждайте процесите
Гладката диагонална комуникация е от жизненоважно значение за съгласуването на мултифункционалните екипи. Провеждайте редовни прегледи на процесите, за да оптимизирате информационните потоци и сътрудничеството между отделите. Споделяйте актуализирани отчети за състоянието на проекта, за да проследявате етапите и да оценявате съгласуваността с първоначалния план.
Проследявайте напредъка по отношение на важни етапи и цели, които засягат няколко екипа. Идентифицирайте точките на триене или забавяния в диагоналното предаване на работа.
Активно включвайте обратната връзка от заинтересованите страни на всички нива. Дайте възможност на вашите служители да предлагат подобрения на процесите, които не функционират гладко. Насърчавайте отворени и прозрачни дискусии между мениджърите и пряко подчинените им.
Шаблонът за одит и подобряване на процесите на ClickUp ще ви бъде полезен за това упражнение. Този шаблон ви помага да оцените съществуващите процеси и да промените тези, които се нуждаят от подобрение.
Тя разполага с множество персонализирани изгледи, статуси и полета, които ви помагат да усвоите и абсорбирате информацията, необходима за постигане на стратегическо съгласуване за диагонална комуникация.
Ролята на диагоналната комуникация в управлението на задачите
Диагоналната комуникация играе ключова роля за постигането на целите на организационната комуникация. Но и други видове комуникация са полезни за съвместното управление на задачите. Нека разберем трите основни начина на комуникация на работното място:
1. Хоризонтална комуникация
Хоризонталната комуникация е обменът на информация между лидери или служители на едно и също йерархично ниво в рамките на дадена организация. Това насърчава координацията, планирането и работата в екип.
Например, когато разработвате нов продукт, можете да се срещнете с лидери от различни екипи (дизайн, маркетинг, продажби, инженеринг), за да обсъдите следващите стъпки и да отговорите на техните изисквания за постигане на общите цели.
2. Вертикална комуникация
Вертикалната комуникация включва потока на информация между различните йерархични нива в дадена организация. Това включва комуникация от мениджъри на по-високо ниво към техните подчинени (надолу) и от подчинени към мениджъри на по-високо ниво (нагоре). Вертикалната комуникация гарантира, че целите и очакванията се комуникират ефективно в цялата организация.
Пример за комуникация отгоре надолу: Мениджърът по маркетинг и проекти изпраща имейл до маркетинговия екип, в който очертава новата рекламна стратегия и очакваните резултати от нея.
Пример за комуникация нагоре: Членовете на екипа подават редовни доклади до своите екипни лидери/мениджъри, като ги информират за състоянието на срещите и напредъка по проектите и предлагат области за подобрение.
3. Диагонална комуникация
Диагоналната комуникация е смесица от хоризонтална и вертикална комуникация. Тя не ограничава мениджърите и членовете на екипа да комуникират помежду си, независимо от тяхната позиция или отдел. Това насърчава по-добро сътрудничество и решаване на проблеми, което води до по-добри резултати.
И трите начина на комуникация са от решаващо значение в различни етапи или процеси в рамките на една организация.
Премахнете комуникационните бариери с ClickUp
Сигурно сте осъзнали колко полезна е ефективната диагонална комуникация за подпомагане на организациите да постигнат своите комуникационни цели и да подобрят сътрудничеството.
Ако отношенията между лидерите и членовете на екипа са положителни, данните и информацията могат да се движат свободно, което може да помогне за подобряване на ефективността и производителността на процесите. Освен това, подобряването на диагоналната комуникация помага на служителите на всички нива да изградят по-силни междуличностни отношения.
Полезно е да разполагате с инструмент, който ще спомогне за успешната диагонална комуникация, за да можете да се съсредоточите върху други предизвикателства. С ClickUp можете бързо да подобрите сътрудничеството между отделите.
Позволете двустранните разговори да протичат свободно между ръководството и персонала. Съгласувайте цялата си работна сила около общи цели, като използвате функции като чат в реално време, документи и персонализирани изгледи. Няма повече чакане с дни за отговори на въпроси или решения. Няма повече дублиране на работата между екипите. Наблюдавайте как се разпадат изолираните структури и производителността скача до небето.
ClickUp централизира комуникацията, така че вашите служители да имат необходимата информация на разположение. Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес!
Често задавани въпроси
1. Какво отличава диагоналната комуникация от хоризонталната и вертикалната комуникация?
Диагоналната комуникация включва сътрудничество между лица, които не са в пряка йерархична връзка, а принадлежат към различни отдели или екипи.
Хоризонталната комуникация се осъществява между колеги, а вертикалната комуникация включва общуване между различни йерархични нива. Диагоналната комуникация преодолява както йерархичните, така и отделителните граници, като насърчава междуфункционалното сътрудничество.
2. Как диагоналната комуникация може да повиши ефективността и решаването на проблеми в моя екип?
Диагоналната комуникация позволява директен поток на информация между отделните лица в различните отдели и йерархични нива, като елиминира ненужните нива. Това води до по-бърз достъп до важни данни и насърчава сътрудничеството.
Диагоналната комуникация подобрява работата в екип и допринася за здравословна култура на работното място, като намалява погрешните интерпретации и насърчава по-кооперативна работна среда.
3. Как ClickUp улеснява и подобрява диагоналната комуникация в екипа?
ClickUp е облачно базирано средство за управление на проекти и сътрудничество, което може да замести няколко други средства. То събира всички работещи на една платформа, която е проектирана да управлява всякакъв вид работа.
Функциите на ClickUp като Chat View и Assign Comments ви позволяват да сътрудничите с всеки и по всяка задача във вашата организация. Това означава, че вече не е нужно да преминавате от една платформа на друга, само за да работите с различни екипи. Всичко, от което се нуждаете, е да включите всички в ClickUp и да започнете да сътрудничите в реално време.