Екипът не е просто група от индивидуални личности. Точно така, екипът е нещо повече от просто неговите членове. Той е и системите, знанията и споделените връзки между тях.
Екип, който поддържа тези системи, активно споделя знания и укрепва връзките, е сплотен и следователно ефективен.
В тази публикация в блога ще обсъдим сплотеността и как можете да изградите сплотен екип.
Какво е сплотеност на екипа?
Сплотеността на екипа е способността му да функционира като едно цяло и да работи заедно. Тя е съвкупност от нематериални връзки, положителни взаимоотношения и взаимно разбиране между членовете на екипа.
Сплотеността на екипа се характеризира със следното.
- Многоизмерно: Професионалните, поведенческите и емоционалните взаимоотношения между членовете на екипа
- Динамичност: Плавни и се развиват с всяка промяна, като напускането на член на екипа или присъединяването на нов.
- Колективност: Сумата от всички междуличностни взаимоотношения в екипа; разривът между двама души може да се отрази на целия екип.
- Съобразено с бизнеса: Фокусирано върху бизнес целите и работата за постигане на обща цел.
- Организационни: Зависи от организацията, нейните структури, култура, ценности и поведение на ръководството.
За разлика от общоприетите показатели, като ефективност или производителност, сплотеността на екипа е нововъзникваща концепция, която набира популярност, особено в организациите, предоставящи услуги. Ето защо.
Значението на сплотеността на екипа
Способността на екипа да работи сплотено е в основата на успеха в бизнеса, затова е от решаващо значение. Сплотеността на екипа носи и редица други ползи.
Ефективност на екипа
Сплотеният екип е организиран и продуктивен. Членовете на екипа активно елиминират излишните дейности и загубата на време или усилия. Те спестяват ненужни разходи и оптимизират ефективността на екипа.
Ориентация към целите
Сплотеността на екипа помага за постигането на индивидуални и колективни цели. Членовете му разбират своите роли и отговорности. Критериите за успех са ясно определени и те знаят как да ги постигнат. С фокус върху целите, сплотените екипи подобряват работната производителност.
Автономност на екипа
Сплотеният екип е прозрачен и дава възможност на всеки член да бъде автономен и креативен. По този начин целият екип разполага с контекста, необходим за иновативно решаване на проблеми.
От друга страна, мениджърът просто дава насоки и подкрепа, вместо да се занимава с микромениджмънт. Това създава положителна работна култура и освобождава време на мениджърите в процеса.
Ангажираност на служителите
Когато един екип е сплотен, той е и активно ангажиран. Всеки индивид изпитва силно чувство на принадлежност към екипа и компанията. Те са съгласувани с целта на организацията и мотивирани да работят за постигането й. Това подобрява производителността на екипа.
Здравословна работна среда
Сплотеността подпомага ефективното сътрудничество в екипа. Сплотеният екип се подкрепя взаимно. Членовете му работят по-тясно, предлагат помощ и съвети на тези, които се борят. Те поемат колективна отговорност и работят като едно цяло.
Като следствие, слабата сплотеност на екипа може да има негативни последствия, като например непостигане на целите, забавяне в изпълнението на проекти, висока текучество, ниска удовлетвореност от работата и др.
За да предотвратите слабата сплотеност на групата, първо трябва да се научите да я разпознавате. Ето няколко съвета.
Как да разпознаете слабата сплотеност на екипа
Ако се притеснявате, че вашият екип не работи сплотено, но не сте сигурни какъв е проблемът, по-долу са изброени някои признаци, които да търсите.
Нерешени конфликти: Членовете на екипа влизат ли в конфликти, които не се разрешават по професионален начин? Ако тези конфликти прераснат в омраза или станат лични, вашият екип има слаба сплотеност.
Липса на прозрачност: В екип, който не е сплотен, членовете му са склонни да говорят неясно или да укриват информация. Когато членовете на екипа не споделят информация проактивно и открито, може да има някаква скрита несигурност или нездравословна конкуренция, която трябва да разрешите.
Обвиняване: Екип, който не е сплотен, има склонност да се обвинява взаимно за недостатъците. Членовете на екипа може да не поемат лична отговорност, когато нещата не вървят добре.
Неангажирани членове на екипа: По време на срещите ще забележите, че членовете на групата не предлагат най-добрите си идеи или правят само най-необходимото. Възможно е да не се чувстват склонни да сътрудничат или да правят иновации.
Липса на доверие: Екип, който не е сплотен, винаги е нащрек за проблеми и чувства нужда да се предпазва.
Силната сплотеност на екипа изглежда точно обратното.
Признаци за силна сплотеност на екипа
Не всеки сплотен екип трябва да бъде екип от тигри. Но те трябва да показват признаци, че работят ефективно заедно. Ето някои признаци, за които трябва да следите.
Силна комуникация
Ясната и активна комуникация е в основата на сплотеността на екипа. Това се проявява по различни начини, като например членовете на екипа:
- Споделяне на информация и признаване на предизвикателствата без страх
- Уверено общуване лице в лице или изразяване на мнението си в писмен вид чрез имейл/Slack
- Удобно провеждане на трудни разговори или разгорещени дебати в интерес на проекта
- Изразяване на мнение и споделяне на идеи без страх от последствия
- Активно документиране на напредъка и готовност да прехвърляте задачи, ако е необходимо.
Бързо разрешаване на конфликти
Сплотените екипи не са лишени от конфликти; просто ги разрешават бързо и по здравословен начин. Те са отворени към различни мнения и разногласия. Когато дебатът се превърне в конфликт, те го разрешават помежду си и го преодоляват.
Ангажираност към решенията
„Не съм съгласен, но се ангажирам“ е ключовото мото на един сплотен екип. Когато един или двама членове на екипа не са съгласни с дадено решение, те все пак се ангажират с него, без да се бързат да кажат „Аз ви казах“ или да попречат на напредъка по-късно.
Споделена отговорност
Сплотеният екип поема колективна отговорност за всички успехи и неуспехи. Членовете на екипа се държат взаимно отговорни, без да си налагат ненужни обвинения. Те проактивно информират колегите си, ако се сблъскват с предизвикателства, и търсят помощ. Тези, които са допуснали грешки, поемат отговорност и се ангажират да ги поправят.
Създаването на работно място с такова ниво на сплотеност на екипа изисква съзнателно мислене и постоянни усилия. Ето десет стратегии, които можете да използвате, за да поставите солидна основа.
10 стратегии за подобряване на сплотеността на екипа
Изграждането на сплотеност в екипа не е еднократна дейност. Това е непрекъснато упражнение, което всеки екипен лидер и мениджър трябва да изпълнява. Това е поведенческа практика, която всеки трябва да предприеме.
Можете да приложите тези поведения на практика с помощта на най-добрите инструменти за управление на проекти. Ето някои стратегии и начини, по които можете да използвате подходящите инструменти, за да ги приложите.
1. Определете мисията си
Екип, който разбира мисията, ще се обедини, за да постигне целите си. За да подобрите сплотеността на екипа, изяснете визията си за бъдещето чрез реалистична и целенасочена мисия.
- Поставете го в контекста на пазарните нужди и конкуренцията.
- Направете го подходящ за емоционалните нужди и колективните мотивации на екипа.
- Поддържайте го в дългосрочен план, за да не се налага да го променяте често.
- Направете го целенасочено
„Да организираме информацията в света и да я направим универсално достъпна и полезна“ беше мисията на Google за техния продукт за търсене. Тя е контекстуална, уместна, дългосрочна и целенасочена. Това е мисия, към която служителите могат да се обединят, не само в рамките на работното си време, но и в личния си живот.
След като определите мисията, я публикувайте. Поставете я на цифровата бяла дъска или в уикито на компанията, така че всеки да може да я вижда лесно и често.
2. Поставете SMART цели за екипа
Ако мисията определя „какво” прави вашият екип, вашите цели показват „как”. Изведете целите от мисията си. Поставете цели за екипа, както и за отделните членове на екипа. Направете ги SMART цели, т.е. конкретни, измерими, постижими, релевантни и обвързани с време.
За да сте сигурни, че екипът е фокусиран върху целите си по всяко време, трябва да ги направите достъпни и да проследявате напредъка по пътя. Добър инструмент за управление на проекти ще ви позволи да постигнете това както за индивидуалните, така и за екипните цели.
Целите в ClickUp са проектирани така, че да са видими и достъпни за екипа по всяко време. За да подобрите сплотеността на екипа, използвайте целите в ClickUp, за да проведете подробни разговори с всеки член на екипа, за да се уверите, че те разбират своите цели.
Премахнете двусмислието. Обсъдете зависимостите и взаимоотношенията, така че всеки да е наясно с това, за което отговаря.
3. Укрепване на управлението на проекти
Един сплотен екип се нуждае от пространство за сътрудничество. Обикновено офисът изпълнява тази роля, но това не е достатъчно. Особено за хибридни екипи. За да подобрите сплотеността на екипа, създайте стабилни системи за комуникация.
Организация на проекта: Настройте цялостен инструмент за управление на проекти като ClickUp за цялата комуникация в екипа. Разделете проекта на задачи, подзадачи и списъци за проверка, така че членовете на екипа да разберат как ежедневните им дейности допринасят за постигането на бизнес целите. Комуникирайте ясно очакванията и мерките за успех за всяка задача.
Персонализирайте: Използвайте ClickUp, за да създадете работни процеси, персонализирани според вашите нужди. Добавете персонализирани полета, етикети и отговорни лица. Запазете филтрите си. Автоматизирайте повтарящи се задачи/събития, като например ежедневни срещи. Настройте интелигентни известия. Интерпретирайте код директно в ClickUp.
Управлявайте проектите си по начин, който е подходящ за вас, с персонализираното управление на проекти на ClickUp.
Комуникация в екипа: Дайте възможност на членовете на екипа да задават въпроси и да водят конструктивни дебати чрез вложените коментари и ClickUp Chat View.
Сътрудничество в реално време: И още нещо! Дръжте всички в течение с функцията за откриване на сътрудничество на ClickUp. Уведомявайте членовете на екипа си, когато другите пишат, за да могат да редактират документи заедно в реално време.
Ако сте начинаещ в тази област, опитайте шаблоните за управление на проекти на ClickUp, за да започнете. Персонализирайте ги според нуждите си и ги направете свои!
4. Споделяйте знания
За да функционира един екип сплотено, всеки член на екипа трябва да разполага с цялата необходима информация и контекст по всяко време. В бързите темпове на един динамичен проект обаче е лесно информацията да се изгуби.
Използвайте инструмент за сътрудничество по проекти като ClickUp, за да споделяте знания, да създавате уикита и да ги свързвате с работни потоци.
Вложените страници, опциите за стилизиране, вградените маркери и други функции на ClickUp Docs ви позволяват да създавате и споделяте знания в целия екип. Те могат също да редактират тези документи, да маркират потребители, да добавят коментари и да си сътрудничат ефективно в реално време, като поддържат организационните знания винаги актуални.
5. Обсъдете заедно
За да може подходът „не съм съгласен, но се ангажирам“ да проработи, членовете на екипа трябва да участват в процеса на вземане на решения от самото начало. Те трябва да виждат проблема, възможните решения и мисловния процес, който стои зад окончателния избор.
Най-добрият начин да постигнете това е да съберете екипа за съвместно обсъждане на идеи. ClickUp Whiteboard ви позволява да рисувате, добавяте фигури, пишете текст, вмъквате лепящи се бележки, маркирате потребители и много други, всичко на едно място.
Независимо дали обмисляте идеи, разработвате бизнес стратегия, планирате работни процеси или организирате задачи, използвайте бялата дъска, за да създадете прозрачност. Поканете за коментари и постигнете консенсус.
6. Изграждане на доверие
За да бъдат прозрачни, членовете на екипа трябва да се доверяват един на друг. Те трябва да вярват, че техните предизвикателства и недостатъци няма да бъдат използвани срещу тях. Създайте култура на доверие – давайте пример.
Провеждайте отворени и честни ретроспективи. Признавайте грешките си. Записвайте бележки от тези ретроспективи, за да покажете, че грешките са допустими, стига да се учим от тях.
Насърчавайте членовете на екипа да признават честно своите грешки. Когато го направят, оценявайте ги и им помагайте да поправят грешките си.
7. Празнувайте успехите
Положителното подкрепление идва от празнуването на добре свършената работа. Когато завършите спринт или решите проблем, празнувайте успеха като екип. Съберете целия екип.
Планирайте дейности за изграждане на екип, които да им помогнат да се разбират по-добре. По време на тези дейности:
- Благодарете на членовете на екипа си за приноса им.
- Идентифицирайте и признайте изключителните усилия
- Оценявайте поведението, което спомага за сплотеността на екипа.
- Улеснете разговорите между членовете на екипа, които са в конфликт.
- Свържете този успех с целите и мисията на екипа.
ClickUp Dashboards може да ви помогне в това, като предлага обзор на високо ниво и задълбочени анализи с напълно персонализирани отчети.
8. Децентрализирайте вземането на решения
Едно от най-големите предизвикателства пред сплотеността на екипа е централизирането на властта. Мениджърите често се превръщат в лепилото, което държи екипа заедно, като вземат всички решения сами.
Това може да навреди на ангажираността и автономността, които са необходими за сплотеността на екипа. Може също да попречи на ефективността на процесите.
За да избегнете това, активно децентрализирайте процеса на вземане на решения. Делегирайте проблемите и насърчавайте членовете на екипа да търсят решения. Попитайте ги за мнението им относно решенията (доколкото е разумно).
Обучавайте и наставлявайте членовете на екипа да се самоуправляват. Заделете дискреционни бюджети, които екипите да използват за необходимите инструменти.
9. Насърчавайте продуктивните конфликти
В работата, свързана с познания, разнообразните гледни точки са от огромно значение. Независимо дали става дума за създаване на софтуер или архитектура, всяка работа се укрепва от приноса и обратната връзка на разнообразните членове на екипа.
При обсъждането на различни идеи неизбежно възникват разногласия. Отговорност на мениджъра е да насърчава конструктивни дискусии между членовете на екипа, които имат разногласия, за да могат конфликтите да бъдат разрешени.
Слушайте активно това, което казва всеки човек. Задавайте проучвателни въпроси за мотивите им. Насочете разговора към намиране на решение, вместо да се зацикляте върху това кой е прав и кой не.
Това не означава, че мениджърът трябва да играе ролята на посредник при всеки конфликт. Вместо това, мениджърът трябва да създаде култура, в която членовете на екипа могат да разговарят открито помежду си и да разрешават конфликтите сами. Упражненията за изграждане на екип, предназначени за управление на конфликти, са чудесен начин да се постигне това.
10. Наемайте служители с оглед на сплотеността на екипа
Преди всичко, имайте предвид сплотеността на екипа при наемането на служители. Това не означава, че трябва да наемате хора с подобни мнения. Напротив, добре известно е, че разнообразните екипи са по-добри за бизнеса.
Въпреки това, динамиката в екипа се променя всеки път, когато се присъедини нов член. За да създадат сплотен екип, мениджърите трябва да се уверят, че новият член на екипа не е особено разрушителен. Търсете кандидати с:
- Умения за комуникация и сътрудничество
- Способност да приемате обратна връзка и да разрешавате конфликти
- Работете колективно с другите и споделяйте заслугите за постигнатите резултати.
- Оставете политиката настрана в интерес на екипа.
И най-важното – наемайте и плащайте справедливо. Неравенството и усещането за несправедливост ще повлияят на сплотеността на екипа.
Изградете сплотени екипи с инструментите за сътрудничество на ClickUp
За да бъде един екип сплотен, са необходими добре обмислена комуникация, култура на откритост и работна среда, насърчаваща сътрудничеството. ClickUp teams предоставя всичко това и още много други възможности.
Софтуерът за управление на проекти на ClickUp е проектиран да бъде единственото приложение за всички бизнес нужди, независимо от вида на работата. Задачите и подзадачите въвеждат ред в проекта, създавайки яснота.
Коментарите улесняват отворените разговори. Бели дъски и мисловни карти помагат за съвместното решаване на проблеми и мозъчна атака.
ClickUp Docs централизира информацията, свързана с проектите, и я прави достъпна за всички членове на екипа. Целите и таблата за управление дават на всеки необходимата видимост, за да движи проекта напред. Изградете сплотен екип с ClickUp. Регистрирайте се безплатно още днес.