В управлението на веригата на доставки е от решаващо значение доставката на стоките „навреме и в пълен обем“. В съвременното производство се предпочита „производство точно навреме“. Медиите също определят датите за публикуване на проектите месеци, ако не години, предварително.
Крайният срок е едно от първите неща, които лидерите решават в бизнеса. След това екипите работят обратно от тази дата, за да планират доставката. В терминологията на управлението на проекти това се нарича график за обратно отчитане. Тази публикация в блога разглежда подробно графика за обратно отчитане и се фокусира върху това как да създадете такъв за вашия проект.
Какво е график за обратното планиране?
Графикът за обратно отчитане е инструмент за планиране на проекти, при който мениджърите определят целите и етапите в обратен ред, започвайки от крайния срок. Както при всеки график за проект, ще начертаете всички задачи, ще определите ресурсите и ще оцените времето/усилията. След това, за разлика от другите методи, ще започнете проследяването на целите с крайния етап и ще планирате назад.
Да предположим, че вашият изследователски екип трябва да представи доклад до 31 декември. Написването на доклада ще включва следните стъпки: преглед на литературата, провеждане на проучване, анализ на отговорите, написване на доклада, визуализиране на графиките и накрая, корекция за представяне. Вашият график за обратното планиране ще бъде както следва.
| Важен етап | Усилие в дни | Краен срок |
| Подаване | – | 31 декември |
| Корекция | 3 | 28 декември |
| Визуализиране | 2 | 26 декември |
| Писане | 5 | 21 декември |
| Анализ | 5 | 16 декември |
| Анкета | 7 | 9 декември |
| Преглед на литературата | 3 | 6 декември |
Съгласно този график за обратното отчитане, трябва да започнете работа до 6 декември. Въпреки това, трябва да коригирате графика на проекта съответно, ако има празници и други непредвидени обстоятелства.
Защо графиците за обратното планиране са важни?
Графикът за обратното планиране ви насърчава да започнете с крайната цел предвид. Той ви помага да се фокусирате върху крайния резултат, да планирате задачите ефективно и да оптимизирате производството. Ето как.
Гарантиране на изпълнимостта: Мениджърите използват график за обратно отчитане, за да преценят дали могат да изпълнят проекта в срок. Например, в горния пример, ако крайният срок е по-малко от 25 дни от днес, е невъзможно да го изпълните до тогава. Можете да поискате удължаване на крайния срок или да получите допълнителни ресурси с тази информация.
Съгласуване на членовете на екипа: Графикът за обратното планиране ясно показва зависимостите между задачите и членовете на екипа. Той насърчава по-доброто сътрудничество и обединява екипа в усилията за спазване на крайния срок.
Преговори за обхвата: Ако крайният срок на проекта не подлежи на преговори, можете да договорите намаляване на обхвата с спонсора на проекта или клиента. Приоритизирайте работата въз основа на договорените промени и изпълнете важните задачи, за да гарантирате, че ще постигнете висококачествени резултати.
Планиране на ресурсите: При постоянни крайни срокове можете да избирате ефективно ресурсите си. Например, ако някой от екипа преследва друг краен срок, няма да искате да го включвате. Или, ако някой работи по некритична задача, можете да я преразпределите и да го включите в графика си. Освен това, това помага на членовете на екипа да видят критичните дати, за да планират съответно свободното си време.
Как да създадете график за обратното планиране?
Определете основните елементи, преди да създадете график за обратното планиране: обхват на проекта, необходими ресурси и краен срок.
1. Очертайте обхвата на проекта
Както при всеки график на проект, трябва да разберете изискванията. Ето някои въпроси, които трябва да си зададете.
- Каква е целта на проекта? Пример: Разработване на мобилно приложение за събиране на информация за доставчици за набиране на персонал
- Как се определя резултатът? Пример: Трябва да въведете полетата за име, мобилен номер и имейл адрес и да ги съхраните автоматично в базата данни за управление на доставчиците.
- Кой трябва да одобри? Пример: Спонсор на проекта и анализатор на качеството
- На кои платформи трябва да работи приложението? Пример: Android и iOS
- Какъв е крайният срок?
В зависимост от естеството на вашия проект, разберете всички други подробности и очаквания, които са приложими, преди да създадете график за обратното планиране. Ако е твърде сложен, разделите го на фази на проекта, за да улесните управлението.
След това ги разделите на задачи. Категоризирайте задачите според приоритета им, за да можете да премахнете тези с нисък приоритет, в случай че цялостното изпълнение е невъзможно в рамките на крайния срок. Накрая, направете точни оценки на усилията за всяка задача за графика за обратното планиране.
2. Идентифицирайте необходимите ресурси
Както бе посочено по-горе, за едно просто мобилно приложение ще са необходими UX писател, дизайнер, Android разработчик, iOS разработчик, анализатор на качеството и проектен мениджър. При по-задълбочен анализ ще осъзнаете, че не се нуждаете от всички ресурси за целия проект. Затова преценете колко часа от всеки от тях са ви необходими, за да максимизирате използването на ресурсите.
3. Изберете инструмент за планиране на обратното изчисление
Графикът за обратно отчитане изисква творческо планиране. Трябва да работите обратно от конкретен краен срок, организирайки задачите и зависимостите, за да се впишат в предварително определен график. Проектните мениджъри се нуждаят от удобен за ползване инструмент, който управлява всичко. Инструментът за управление на проекти ClickUp предлага функции, които могат да улеснят тази задача в множество проекти.
- ClickUp Задачи, подзадачи и списъци за проверка, за да разделите проекта си йерархично
- ClickUp Mind Maps за визуализиране на работния процес на проекта
- Потребителски профили за възлагане на задачи и сътрудничество в контекста на всяка задача
- Календарна гледка, за да видите целия жизнен цикъл на проекта
- Прости функции за плъзгане и пускане за планиране на сценарии
4. Създайте графици за обратното отчитане, започващи от датата на доставка
Отворете инструмента си за планиране и започнете от края.
- Първо, планирайте крайната задача на датата на доставка, т.е. крайния срок
- След това задайте крайни срокове за всяка задача, като започнете от датата на доставка и вървите назад към датата на започване. В ClickUp Tasks можете да добавите началната и крайната дата за всяка задача и подзадача, за да планирате точно
- Разпределете задачите между потребителите. Използвайте ClickUp, за да разпределите една задача между няколко потребители. Добавете зрители, които могат да виждат коментари и други подробности
- Свържете зависимите задачи и ги маркирайте, ако е необходимо
5. Прегледайте и усъвършенствайте графика си за обратното планиране
След като сте планирали всеки детайл, е време да погледнете отстрани и да се уверите, че всичко работи добре заедно. ClickUp предлага три изгледа, които правят планирането на обратното време изключително лесно.
Изглед на календара в ClickUp
Преглеждайте проекта си в календар по дни, седмици или месеци с управление на задачите чрез плъзгане и пускане. Избягвайте да възлагате задачи в почивните дни. Проверете дали сте възложили припокриващи се или няколко задачи на едно и също лице в един и същи ден. Синхронизирайте календарите си в Google или други съвременни инструменти за планиране, които може да използвате, за да потвърдите актуалната наличност.
ClickUp изглед на диаграмата на Гант
Диаграмата на Гант показва напредъка на проекта по времева ос, обикновено под формата на стълбчата диаграма. Простата диаграма на Гант изглежда така.
Гант диаграмата на ClickUp опростява дори и най-сложните проекти. Можете да
- Визуализирайте графиците и етапите на проекта
- Добавете зависимости, като изберете две задачи и начертаете линия между тях
- Препланирайте индивидуални задачи и групи визуално чрез плъзгане и пускане на задачите
- Блокирайте задачи, които зависят от незавършени такива, като по този начин предотвратявате членовете на екипа да започнат неволно работа по тях
Освен това, всеки път, когато променяте подробностите за задачата в диаграмата на Гант, уведомлението се изпраща до всички потребители, работещи по задачата, което гарантира, че всички са на една и съща страница. Ето няколко шаблона за проекти с диаграма на Гант, с които да започнете.
ClickUp Workload View
Когато настроите всички детайли, изгледът на натоварването, т.е. изгледът на капацитета на екипа, ще изглежда правилно. Въпреки това, можете да установите дали сте претоварили някого, планирали сте работа, когато той не е на разположение, или сте възложили задачи, които надхвърлят капацитета му.
Накрая, използвайте ClickUp Box View, за да довършите започнатото.
Съвети и стратегии за графици за обратното планиране
След като разгледахме основните принципи, нека преминем към някои практически стратегии и съвети, които ще ви помогнат да оптимизирате графика си за обратното планиране.
Синхронизирайте календара си за почивки и отпуски
Избягвайте ненужния стрес, като синхронизирате календара с празниците на вашата организация директно с ClickUp. Освен това, насърчавайте членовете на екипа да синхронизират своите Google календари с ClickUp.
Добавете начални и крайни дати за всички задачи
За да видите напредъка на проекта на диаграма на Гант, добавете началната дата на проекта и крайните срокове за всички задачи и симулирайте как ще изглежда успешното завършване на проекта.
Добавете приблизителни времена
Оценете времето, необходимо за всички задачи, за да предвидите предварително натоварването, така че да можете да изготвите планове за извънредни ситуации, ако нещо отнеме повече време.
Идентифицирайте предварителните условия и ги съберете предварително
Разгледайте критично резултатите от проекта си и определете предварителните условия. Например, ако създавате мобилно приложение, ще ви е необходима среда за тестване, указания за бранда, достъп до акаунт за разработчици на iOS и др.
Заложете на гъвкавостта, а не на съвършенството
Няма идеален график. Членовете на екипа могат да се разболеят, полетите да закъснеят, облачната среда за разработка да има прекъсване и т.н. Това са неща, които трябва да се очакват. Затова създайте резервен план, за да се справите с такива разумни пречки.
Планирайте резервно време
Никога не е препоръчително да планирате задачите в последния момент. Строгите и негъвкави графици не само са неефективни, но и предизвикват силен стрес. Затова предвидете малко време за резерва за крайната доставка и важните етапи.
Създайте надежден график за обратното планиране с ClickUp
Графикът за обратното планиране може да бъде непопулярен, защото отнема гъвкавостта и ни прави отговорни за спазването на крайния срок. Проектите с кратки срокове обаче са нещо нормално и графикът за обратното планиране е най-добрият инструмент за справяне с тях.
Инструментът за управление на проекти на ClickUp отчита вероятността от възникване на прекъсвания по време на проекта. Използвайте над 15 изгледа, за да управлявате детайлите и да получите цялостен поглед с едно натискане на бутон. Персонализирайте всички аспекти на графика, включително задачи, подзадачи, списъци за проверка, статуси, етикети и др. Започнете да работите по графика си за обратното планиране безплатно – регистрирайте се в ClickUp още днес.