Notion и Jira: кой инструмент за управление на проекти е по-добър?

Ако сте проектен мениджър, имате задача, която изглежда невъзможна: да сте навсякъде по всяко време. Физически това е невъзможно. Но виртуално е друга история, а добрият софтуер за управление на проекти може да го направи възможно. Трикът е да знаете кой софтуер работи най-добре за вашата компания и стил на управление.

Тъй като имате толкова много задачи и ангажименти, вие се нуждаете от инструменти за продуктивност, които предлагат значителна функционалност. Но тъй като може да имате много различни колеги и служители, които изпълняват тези задачи, вие се нуждаете и от интуитивен софтуер, който всеки може да използва. Има толкова много опции, че дори нашият топ 10 списък с безплатни софтуерни опции за управление на проекти се разшири до топ 25.

Въпреки това, някои гиганти се издигат на върха дори и в тази елитна група. Две от най-популярните програми за управление на проекти са Notion и Jira. В този изчерпателен сравнителен наръчник за Notion и Jira, ние тествахме двата инструмента, за да видим кой от тях е по-добър. След това ги сравнихме с трети конкурент в управлението на проекти, който предлага силна конкуренция, заедно с всички инструменти, от които се нуждаете, за да управлявате повече проекти.

Какво е Notion?

Notion е база данни с свободна форма, която можете да използвате за различни дейности, като водене на бележки, управление на повтарящи се задачи и управление на проекти. Полетата с информация, които въвеждате в базата данни, се свързват двупосочно с други полета, страници и бази данни.

Можете да преглеждате информацията под формата на таблици, табла, списъци и календари, като всеки линк отваря по-подробна вложена страница. Notion също започна да внедрява инструменти за изкуствен интелект (AI), които могат да помогнат при воденето на бележки и създаването на идеи.

Неговият измамно прост интерфейс позволява на потребителите да създават практически всякаква екосистема за бележки, задачи и съдържание. Проектните мениджъри могат да създават графици, да разработват работни процеси за повтарящи се задачи, да възлагат задачи на колегите си и да преглеждат производителността във времето.

Функции на Notion

Notion е платформа за управление на проекти с богат набор от функции, която е много повече от просто приложение за водене на бележки. Нека разгледаме три от основните й функции.

Управление на задачите

Създавайте нови задачи или преобразувайте отделни елементи в планирани задачи с няколко кликвания. Потребителите могат да добавят отметки към списъци с точки, превръщайки идеите в предстоящи действия, а мениджърите могат да създават Kanban табла за големи проекти. Тази централизирана база данни гарантира ефективното изпълнение на задачите и поддържа история на кои лица са направили промени и кога.

Сътрудничество в платформата

Базите данни на Notion позволяват на всички потребители да правят промени в текущите задачи и проекти. Това включва преместване на задачи от „в процес“ към „завършени“ на таблата, добавяне на коментари към страници за сътрудничество в документа и качване на видео бележки. Тези функции са особено ценни за отдалечени и хибридни екипи, като позволяват комуникация по време и място на работа.

Функции за търсене, които превръщат минали проекти в база от знания

Разработете ресурс с информация за многобройните потребители на вашата организация в Notion. Минали задачи могат да се превърнат в примерни работни процеси. Можете също да търсите експерти в нишови концепции и да създавате хранилища с бележки. Многофункционалната търсачка на Notion ви позволява дори да търсите термини в различни полета, включително заглавия на проекти и стари коментари.

Цени на Notion

Какво е Jira?

Jira е софтуер за управление на проекти „всичко в едно“ за гъвкави екипи. Той предлага инструменти за маркетингови кампании, тримесечни цели за развитие, пускане на продукти на пазара и всичко останало.

Jira работи като централизиран източник за организиране и наблюдение на проекти и възлагане на задачи. Можете да преглеждате индивидуални и съвместни проекти чрез календари, списъци, табла и други изгледи, а софтуерът може да съхранява ръководства, ресурси за подпомагане на продажбите и ресурси на базата на страници.

Можете дори да автоматизирате критични аспекти на управлението на проекти, включително намирането на ефективни процеси. Автоматично разпределяйте задачи, когато достигнат различни етапи, получавайте известия за забавяне в напредъка и получавайте отчети за работата на екипа ви – всичко на едно място.

Като част от екосистемата на Atlassian, Jira се интегрира добре с други инструменти на Atlassian, които вашата организация може би вече има в своя технологичен набор.

Функции на Jira

Jira е предназначен за архитекти на проекти, мениджъри на проекти и всички членове на гъвкавия екип, като предлага набор от инструменти, които поддържат съгласуваността и продуктивността на всички.

Персонализирани шаблони за оптимизиране на стартирането на проекти

Затруднявате ли се в началото на различни проекти? Jira предоставя библиотека с редактируеми шаблони и настройки на работния процес, които можете да дублирате, модифицирате и доразвивате, за да отговарят на стила на работа на вашия екип. Това означава, че всеки проект започва със структура и всички могат да започнат по-бързо.

Надеждни функции за отчитане

Генерирайте автоматично отчети, за да можете да измервате напредъка и да откривате области за подобрение. Тъй като потребителите използват Jira за възлагане на задачи, актуализиране на статуса на задачите и сътрудничество с колегите си, това е среда, богата на данни, която предоставя на проектните мениджъри обща и подробна информация. С тези отчети можете лесно да следите натоварването, да откривате пречки и да се уверите, че всичко върви по план, за да стигнете до финалната линия.

Персонализирани табла за всеки потребител

Добрите инструменти за управление на проекти не само подпомагат проектните мениджъри – те разполагат с инструменти за сътрудничество, които позволяват управлението на задачи, шаблони и ресурси, необходими на всеки за ефективна работа.

Членовете на вашия екип могат лесно да персонализират своите табла, за да имат предпочитаните от тях изгледи на един поглед. Функциите на таблото в софтуера Jira включват списъци със задачи за изпълнение, календари и изгледи в стил Kanban или Gantt, за да се реши кои задачи да бъдат приоритетни.

Цени на Jira

Notion и Jira: сравнение на функциите

Notion и Jira са мощни инструменти за управление на проекти. Но кой от двата е по-добър?

Истината е, че и двата инструмента могат да работят в зависимост от фокуса и нуждите на вашия екип. Notion се представя като свободна форма на чудесна страна за всички, включително студенти, фрийлансъри, агенции и неправителствени организации. Jira се основава на основните концепции на Agile и разработката на софтуер, но се разширява, за да работи за практически всякаква работа. За да обявим победител, нека разгледаме различните им функции, за да видим дали една от тях превъзхожда другата.

Персонализиране

Проектите са с различни форми и размери. Понякога се нуждаете от напълно отворена среда, за да създадете работни процеси. Друг път се нуждаете от по-строга структура, за да ускорите работата. Когато става въпрос за персонализиране, Notion и Jira имат сходни, но и различни подходи.

Notion

Notion се фокусира върху гъвкавостта в бизнес процесите. Всичко започва, когато създадете работно пространство и добавите страници и бази данни. Но тези прости елементи могат да се превърнат в Kanban табла, премествайки картичките от етапа на идеята до етапа на завършване.

Можете да създавате контакти и организационни диаграми за комуникационни работни потоци, да създавате пътни карти, които привличат членовете на екипа, и автоматично да създавате списък с необходимите ресурси. Има хиляди шаблони, които можете да променяте колкото искате, но можете и да започнете да създавате от нулата.

Дори полетата с данни могат да бъдат изключително гъвкави, тъй като можете да променяте всяко поле от бележки до двупосочни връзки, списъци с точки или задачи за изпълнение. Тази степен на персонализация може да бъде прекалено голяма или точно това, от което се нуждаете.

Jira

Jira също е богат на функции, но се фокусира върху методологията Agile, а не върху чистото създаване. Шаблоните, изгледите и таблата са ориентирани към използването на основните принципи на Agile за създаване на проекти за разработка на софтуер. Въпреки че предлага проектни възможности, които са далеч извън тази първоначална история, като например проекти за маркетинг в социалните медии, той все пак има същия характер.

Това е полезно за проектните мениджъри в организации с по-строг проектен поток. Налични са много опции за персонализиране, така че потребителите могат да променят стандартните шаблони и отчети. Jira предлага много по отношение на управлението на персонализирани работни потоци, но Notion предлага повече по отношение на персонализирането като цяло.

Когато става въпрос за персонализиране, Notion е най-добрият избор.

Възможности за проследяване на проблеми

Една от основните отговорности на софтуерните и технологичните компании е проследяването на проблеми. Необходими са подходящи функции за тези процеси, особено ако е заложен спазването на споразуменията за ниво на обслужване и репутацията на марката.

Notion

Notion е създал хиляди официални шаблони за различни проектни цели, а общността е създала и споделила още повече. Тези инструменти ви позволяват да създавате или модифицирате всеки процес, за да отговаря на вашите изисквания за проследяване на проблеми и идеален работен поток.

Платформата обаче не предлага насоки за проследяване на проблеми; това просто не е основната функция на Notion. Проектните мениджъри с опит в проследяването на проблеми и отстраняването на бъгове знаят от какво се нуждае тяхната организация и могат да гарантират, че това е част от екосистемата. Новите проектни мениджъри обаче може да имат затруднения да включат всички необходими елементи, което води до преразглеждане на процесите, за да се запълнят тези пропуски.

Jira

Тук Jira блести. Софтуерът се фокусира върху управлението на проекти и проследяването на проблеми, така че включва всички необходими инструменти и изгледи за точно това – без шума и органичното усещане за проба-грешка при пресъздаването на същите процеси в Notion. Той предлага рамка, фокусирана върху екипа, където всеки може да проследява своите задачи, тяхното влияние върху по-големи проекти и общите цели на екипа.

Вградените инструменти за персонализиране на работния процес на Jira също поемат голяма част от тежките задачи, позволявайки оптимизиране на работния процес до най-малките технически детайли. Проектните мениджъри могат да променят съществуващите шаблони и настройки по подразбиране, за да ги съобразят с конкретни роли или проекти и да извлекат конкретни заключения.

Ако искате инструмент за проследяване на проблеми, който може да укрепи вашите компании сега и в бъдеще, утвърденото присъствие на Jira в тази област е печелившо.

Леснота на използване

Когато сте проектен мениджър, не става въпрос само за вашите технически умения. Може би се чувствате комфортно, когато се впускате в детайлите на сложно решение за управление на проекти, но ако вашият екип не може да работи ефективно, то това решение не е подходящо. Нека видим как Notion и Jira се представят по отношение на лекотата на използване.

Notion

Notion се отличава с лесен за използване дизайн, така че индивидуални потребители, екипи и професионални организации могат да го използват веднага. Огромният брой функции и възможности може да се окаже прекалено много за нови потребители при създаването на бази данни и инструменти за проследяване на проекти, но новите потребители в преструктурирани пространства могат да се справят отлично. Потребителите могат също така лесно да преобразуват базите данни в нови изгледи и структури, докато научават повече.

Notion е достъпен и лесен за работа, с много ресурси, създадени от общността и официални ресурси, които да насочват новите потребители.

Jira

Jira е стабилна техническа платформа. Тя предлага набор от мощни инструменти, но потребителите трябва да знаят как да ги използват, за да постигнат най-добър ефект. Това означава потенциално стръмна крива на обучение, особено за нетехнически потребители, които не са запознати с софтуера за управление на проекти.

Това е логично, тъй като Jira е относително специализирана, но може да разочарова или да претовари потребителите и да затрудни напредъка.

Notion и Jira в Reddit

Notion и Jira имат своите силни страни и двете са популярни програми, които споделят много инструменти и функционалности. Но когато става въпрос за управление на проекти, потребителите на Reddit не виждат много припокриване.

Когато потребителите в общността r/jira споделиха мнението си дали Notion може да бъде добър заместител на Jira, един потребител отбеляза: „Notion прилича повече на инструмент от типа Confluence, отколкото на Jira. Ако обмислят да преминат от Jira, тогава всъщност изобщо не използват Jira. ”

Други се съгласиха, като един потребител каза: „Ние използваме Notion от гледна точка на уики, но не мога да си представя да се правят спринтове или да се издават билети с него. ”

Потребителите на Reddit в r/projectmanagement са съгласни, като отбелязват, че Notion и Jira се занимават с различни аспекти на управлението на проекти, и слагат край на дебата Notion срещу Jira с думите: „Notion е уики, Jira е проследяване на проекти“.

Вашата организация може да просперира, като използва и двете платформи. Резервирането на Jira за разработване на софтуер или проследяване на проблеми и използването на Notion за вашата база от знания и общо управление на проекти предлага най-доброто от двата свята.

Запознайте се с ClickUp – най-добрата алтернатива на Notion и Jira

Проблемът при използването на две различни специализирани софтуерни платформи за управление на множество проекти е, че програмите не комуникират помежду си толкова добре, колкото ако използвате само една напълно интегрирана среда за управление на проекти. Различните потребители ще прекарват по-голямата част от времето си в различни пространства, а комуникацията и сътрудничеството могат да започнат да се разпадат.

Тук на помощ идва ClickUp. Това е едно място, посветено на управлението на проекти, бележките и всичко останало, от което се нуждаете, за да свършите работата си.

Ако трябваше да категоризирате ClickUp на пазара за производителност на работата, вероятно бихте го нарекли приложение за управление на проекти. Но всъщност това е всеобхватно работно пространство с функции за управление на проекти.

Можете да организирате сложни проекти, да възлагате задачи на различни потребители и да измервате напредъка по време и след спринтовете. Проектните мениджъри получават всичко, от което се нуждаят, а с нашите над 15 изгледа, включително диаграми на Гант, календари, персонализирани табла и готови за работа шаблони, всеки член на вашия екип разполага с необходимите инструменти.

Конкурентна функция на ClickUp № 1: ClickUp Kanban Board

Ако обичате да управлявате проекти в изгледа Kanban Board, ще харесате ClickUp. Изгледът ClickUp Kanban Board е един от многото изгледи, които можете да използвате, за да следите колко бързо задачите се приближават към завършване.

Приложете методологията Kanban и възприемете концепциите на Agile в едно и също работно пространство с членове на екипа, които може да имат различни организационни предпочитания – всеки може да използва свои предпочитани изгледи и стилове на работа независимо, като същевременно продължава да сътрудничи.

Проектните табла могат да започнат с шаблони, които актуализирате и променяте по време на работа, или можете да започнете от нулата. Това ви дава свободата на Notion, като същевременно предлага сложността на Jira.

Конкурентна функция на ClickUp #2: ClickUp Docs

Създавайте документи и уики страници с ClickUp Docs, нашето вградено в платформата решение за създаване на страници, ресурси с информация и ръководства, които се свързват със задачи и работни процеси. Можете да създавате подробна документация и автоматично да я прикачвате към всяка свързана задача. След това използвайте нашите шаблони за комуникация с клиенти, създаване на съдържание и резултати от проекти.

Конкурентна функция на ClickUp #3: ClickUp AI

AI е тук и е готов да направи вашите организационни процеси по-ефективни. ClickUp AI предлага стотици нишови AI инструменти за екипи, за да оптимизира работата и да елиминира повтарящите се, досадни задачи.

Проектните мениджъри могат автоматично да създават графици с крайни срокове, да превръщат идеите си в добре форматирани проектни брифинги и да следят бюджетите си. Има и инструменти за пазари, продуктови екипи, счетоводители и всички останали. Споменахме ли, че ClickUp е подходящият софтуер за всеки?

Вижте как може да изглежда управлението на проекти в ClickUp

Ако въздишате всеки път, когато отваряте настоящия си инструмент за управление на проекти, е време за нова платформа.

В ClickUp ние постоянно създаваме нови инструменти, шаблони и функции за гъвкави екипи, които ви предоставят всички необходими функции и мощност, за да напредвате в задачите си. Още по-добре, можете да се регистрирате за безплатен акаунт и веднага да започнете да проучвате или да изграждате вашите процеси. Създайте своя акаунт днес, за да видите колко приятно може да бъде управлението на проекти.