О, не, няма достатъчно храна за гостите! Пристигнаха повече гости, отколкото се бяха записали. Сега няма достатъчно място за всички участници в залата! В допълнение към това, нямаме достатъчно персонал. ?
Като организатор на събития, тези пречки трябва да са част от ежедневието ви.
Разбираемо е, че между планирането и провеждането на събитието, да бъдеш в течение с всичко може да се превърне в прекалено голямо бреме.
Ами ако ви кажем, че има по-лесен начин да се уверите, че всичко ще мине гладко и без изненади? Софтуерът за управление на проекти за събития върши цялата тежка работа вместо вас. ?️
Независимо дали става въпрос за управление на графици на събития, координация с множество екипи и доставчици или управление на бюджети и всичко останало.
Независимо дали сте служител, който планира събитие като част от работата си, или мениджър на събития, ние ще ви помогнем да разберете какво да търсите в софтуера за управление на събития, наличните опции и, което е по-важно, най-добрия софтуер за планиране на събития, който отговаря на вашите изисквания.
Какво е софтуер за управление на събития?
Софтуерът за управление на събития позволява на организаторите да планират, провеждат и управляват всички събития на едно място. Те могат да варират от конференции, търговски изложения, партита, спортни събития и др.
Ще откриете, че повечето софтуери за управление на събития се разделят на две категории:
- Платформа за цялостно управление на проекти за екипи, занимаващи се с планиране на събития
- Платформа, която се занимава с отделните елементи от списъка за планиране (например регистрация, организиране на събитието, бюджетиране и анализ след събитието).
Софтуерът, който избирате, зависи от вашите изисквания. Особено след пандемията, технологията се адаптира към различни събития. Например, някои софтуери са по-подходящи за организиране на виртуални събития, докато други имат по-широк набор от функции за физически и хибридни събития.
Да предположим, че за вашата многодневна конференция на тема „Бъдещето на търговията на дребно през 2024 г.“ се провеждат едновременно няколко събития – физически и онлайн. В този случай е по-добре да използвате цялостна система за управление на събития.
Ето някои функции, които трябва да оцените за безпроблемно планиране на събития в платформа за управление на събития. ?
Какво да търсите в софтуер за планиране на събития?
И така, какво да търсите в инструмент за управление на събития? Нека опростим вашия избор.
- Функции: Има ли инструментът функциите, от които се нуждаете, за да планирате, промотирате и реализирате вашите събития? Персонализирано издаване на билети и регистрация за събития с чакателен списък, групова регистрация и билети за ранни записвания. Интегрирана обработка на плащания, така че участниците да могат да купуват билети онлайн чрез вашия уебсайт. Мобилен достъп за организатори на събития и екипи, които са в движение. Автоматизирано проследяване на разходите, така че да можете да контролирате бюджета си.
- Персонализирано издаване на билети и регистрация за събития с чакателен списък, групова регистрация и билети за ранни записвания.
- Интегрирана система за обработка на плащания, така че участниците да могат да купуват билети онлайн чрез вашия уебсайт.
- Мобилен достъп за организатори на събития и екипи, които са в движение
- Автоматизирано проследяване на разходите, за да можете да контролирате бюджета си
- Репутация: Попитайте вашите приятели, които организират събития, за инструментите, които използват, и проверете отзивите в Google, магазина за приложения и сайтовете на трети страни.
- Сигурност: От решаващо значение е да се запази поверителността на данните на участниците. Потърсете инструменти, които отговарят на нормативните изисквания във вашата страна, като например GDPR.
- Стабилност: Софтуерът за управление на събития стабилен ли е дори при интензивна употреба?
- Персонализирани функции: Всяко събитие е уникално, затова се уверете, че инструментът ви за планиране на събития отговаря на вашите нужди. Например, предлага ли инструментът календар с предстоящи срокове или различни изгледи, за да видите предстоящите задачи?
- Поддръжка и актуализации: Вашият инструмент за управление на проекти трябва да предлага надеждна поддръжка на клиенти и да се актуализира редовно.
- Сътрудничество: Инструментът трябва да може да се интегрира с други системи, които може да използвате за събитието. Например, ако доставчикът актуализира бюджета в друг инструмент, това трябва да се отрази и във вашия инструмент. Или ако лекторът актуализира бележките си в Google Docs, трябва да има интеграция с Google Apps, за да се синхронизират промените.
- Шаблони: Софтуерът за планиране на събития предоставя ли отправни точки за различни събития с шаблони, вместо да се налага да създавате всичко от нулата?
- Персонализирано издаване на билети и регистрация за събития с чакателен списък, групова регистрация и билети за ранни записвания.
- Интегрирана система за обработка на плащания, така че участниците да могат да купуват билети онлайн чрез вашия уебсайт.
- Мобилен достъп за организатори на събития и екипи, които са в движение
- Автоматизирано проследяване на разходите, за да можете да контролирате бюджета си
10-те най-добри софтуера за управление на събития, които можете да използвате
1. ClickUp
Безплатният инструмент за управление на проекти на ClickUp е подходящ за събития от всякакъв мащаб и ви позволява да управлявате цялостното планиране на събитието, от идеята до деня на изпълнението.
Платформата на ClickUp е независима от типа събитие, което означава, че можете да я персонализирате за събитие от всякакъв мащаб. Независимо дали става дума за изненада за любимия човек или сватба с хиляда гости, платформата се адаптира според вашите предпочитания.
Можете да създавате подробни планове за всеки етап от събитието, да организирате ключовите детайли на едно място и да проследявате целите за успешно събитие с шаблона за стратегически план за събития на ClickUp.
Най-добрите функции на ClickUp
- Добавяйте персонализирани статуси (като отворен, в процес на изпълнение и завършен), категоризирайте и добавяйте атрибути (бюджет, остатъчен бюджет, изразходван бюджет и статус на плащане) и визуализирайте цялата информация на едно място.
- Независимо дали организирате работно събитие, бизнес конференция или сватба, шаблоните за разпределение на местата ви позволяват да планирате и проектирате план за разпределение на местата, където всеки ще седи, за да се избегне пренаселеност.
- Ако организирате голяма конференция, планирането ще включва резервация на хотели и коли под наем, планиране на полети и графици за пътуване, транспорт и настаняване, като същевременно се гарантира, че всичко това се вписва в бюджета ви. Шаблоните за маршрути документират подробностите за вашето събитие и са готови за употреба шаблони, които могат да се използват за всеки тип събитие.
- ClickUp AI е един от AI-базираните асистенти за организатори на събития, който се справя дори с най-трудните части от процеса на планиране на събития, включително изготвяне на планове за събития, създаване на съдържание и генериране на идеи за корпоративни събития.
- Над 100 автоматизации оптимизират работните процеси по планирането на събития и автоматизират повтарящите се задачи, така че да можете да се съсредоточите върху критичните аспекти на процеса на планиране.
- Създавайте проследими цели, наблюдавайте ги, измервайте резултатите и автоматизирайте проследяването на напредъка с целите на ClickUp.
Ограничения на ClickUp
- Начална крива на обучение
- ClickUp AI е достъпен само за платени потребители.
Цени на ClickUp
- Безплатно завинаги
- Неограничен: 7 $/месец на потребител
- Бизнес: 12 $/месец на потребител
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
ClickUp Brain: Наличен във всички платени планове за 7 $/член на работната среда/месец
Оценки и рецензии за ClickUp
- G2: 4,7/5 (8900+ отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 3800 отзива)
Бонус: CRM софтуер за събития!
2. Asana
Независимо дали сте в голяма организация или малък екип за планиране на събития, инструментът за управление на проекти на Asana ви позволява да следите всеки детайл, свързан с вашето събитие, на едно място. ?️
Asana позволява на потребителите да обсъждат идеи за събития, да възлагат задачи на заинтересовани страни като координатори на местата, координатори на програми, координатори по маркетинг и екипа по търговия, да персонализират шаблони за управление на проекти и да проследяват важни моменти от събитията.
Най-добрите функции на Asana
- Организирайте работата си в Kanban табла за срещи с доставчици, показвайте задачите във вертикален формат на списък със задачи и преглеждайте графиците във формат на диаграма на Гант.
- Различни групи могат да работят заедно по проекти и задачи, използвайки Asana Workspaces.
- Добавете персонализирани полета, за да определите етапа, приоритета и разходите, свързани с работния процес на събитието.
Ограничения на Asana
- Това е опит да се свържат йерархични задачи, проекти и техните зависимости.
- Asana няма вградени електронни таблици, което означава, че те не могат да бъдат преглеждани или променяни директно от Asana.
Цени на Asana
- Basic: Безплатен завинаги
- Премиум: 10,99 $ на потребител на месец
- Бизнес: 24,99 $ на потребител на месец
Оценки и рецензии за Asana
- G2: 4,3/5 (над 9400 отзива)
- Capterra: 4,5/5 (над 12 100 отзива)
3. Monday. com
Организаторите на събития използват Monday, за да планират мащабни конференции, онлайн и хибридни събития, както и други видове събития, като детски партита и частни събития.
Софтуерът се фокусира върху централизирани работни процеси за регистрация на събития, сътрудничество между екипи, управление на маркетинга на събития и наблюдение в реално време по време на провеждането на събитието. ?
Най-добрите функции на Monday.com:
- Шаблоните за график на проекта позволяват на екипите да включват подробности, специфични за задачите, като например броя на наличните ресурси за дадено събитие, заедно с приблизителния график за всяка задача.
- Събирайте данни за събитията, за да получите информация за графиците, натоварването и статуса на напредъка, и ги преглеждайте на таблата.
- Високо ниво табла показват всички събития на централизирана платформа, която може да бъде разделена на групи, като например категории събития.
Ограничения на Monday.com
- Таблото за управление не е достъпно за безплатните потребители.
- Интеграцията с календара може да бъде подобрена, за да се даде възможност за прогнозиране.
Цени на Monday.com
- Безплатно: Безплатно завинаги
- Basic: 8 долара на месец за работно място
- Стандартен: 10 долара на месец за едно работно място
- Pro: 19 долара на месец за работно място
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Monday. com оценки и рецензии
- G2: 4,7/5 (над 8600 отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 4200 отзива)
4. Trello
Trello е по-опростен инструмент в сравнение с други софтуери за управление на проекти за събития.
Първоначално създаден като инструмент за сътрудничество в екип, много екипи използват Trello за задачи по планиране на събития и управление на проекти за събития.
Например, ако планирате детско рожденно парти, таблата на Trello ви помагат да управлявате работните процеси, да споделяте идеи, да определяте срокове, да разпределяте проекти и да следите напредъка. Това го превръща в забавно преживяване.
Най-добрите функции на Trello
- Работното пространство на Trello разполага с карти за задачи, към които можете да добавяте прикачени файлове, документи, изображения и други данни, за да си сътрудничите с други екипи и външни доставчици.
- Автоматизацията на работните процеси без кодиране го прави лесен за използване дори за хора без технически познания.
- Butler на Trello ви позволява да създавате команди за автоматизиране на задачи по управление на събития, като например управление на крайни срокове.
Ограничения на Trello
- Trello не предлага чат в реално време.
- Като се има предвид, че липсват функции като вградена електронна поща, възможност за добавяне на коментари и 24/7 поддръжка, той не е подходящ за мащабни събития.
Цени на Trello
- Безплатно
- Стандартен: 5 долара на потребител на месец
- Премиум: 10 долара на потребител на месец
- Enterprise: 17,50 $ на потребител на месец
Оценки и рецензии за Trello
- G2: 4,4/5 (13390+ отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 22 800 отзива)
5. Basecamp
Да предположим, че планирате виртуална конференция с многодневни срещи на високо равнище. Би било полезно да разполагате с инструмент за управление на проекти като Basecamp, за да събирате данни като степен на ангажираност на участниците, брой регистрации и степен на посещаемост.
Софтуерът за управление на задачи на Basecamp позволява сътрудничеството на няколко екипа, като организатори на събития, маркетинг специалисти, мениджъри и доставчици.
Интеграцията на диаграмата на Гант в Basecamp го прави чудесен софтуер за планиране на събития. Потребителите могат просто да плъзнат и пуснат задачите си тук, а мениджърите могат да видят върху какво работи всеки член на екипа.
На този етап можете да прецените дали ще ви е необходим допълнителен персонал с наближаването на събитието.
Най-добрите функции на Basecamp
- Една страница с табло за всички проекти, задачи и график
- Вграден групов чат в реално време за комуникация с различни екипи
- Организирано работно пространство за съхранение на документи и файлове
Ограничения на Basecamp
- Няма безплатни планове, освен ако не сте студент.
- Basecamp не разполага с функция за записване на видео в приложението.
Цени на Basecamp
- Личен: 15 долара на месец
- Бизнес: 299 $ на месец
Оценки и рецензии за Basecamp
- G2: 4. 1/5 (5200+ отзива)
- Capterra: 4,6/5 (над 14 200 отзива)
6. Wrike
Ако планирате да организирате онлайн събития като уебинари в по-малък мащаб, бихме ви препоръчали софтуера за управление на проекти Wrike.
Той разполага с шаблони за планиране на събития, с които можете да управлявате крайни срокове, да организирате споделени календари, да проследявате напредъка на визуални табла и да контролирате бюджета.
Най-добрите функции на Wrike
- Готовите шаблони улесняват планирането на повтарящи се събития.
- Kanban табла с персонализирани табла, интерактивни диаграми на Гант и динамични календарни изгледи
- Персонализирани работни процеси за наблюдение на напредъка в реално време
Ограничения на Wrike
- Крива на обучение за начинаещи потребители
- Изгледът на диаграмата на Гант е достъпен само за платени потребители.
Цени на Wrike
- Безплатно
- Екип: 9,80 $ на потребител на месец
- Бизнес: 24,80 долара на потребител на месец
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
- Pinnacle: Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Wrike
- G2: 4. 2/5 (3400+ отзива)
- Capterra: 4,3/5 (над 2400 отзива)
7. Notion
Ако искате да организирате изненада за рождения ден на партньора си, платформата за управление на проекти Notion може да ви помогне да се организирате. Можете да създавате проекти с вградени шаблони, да записвате бележки и да централизирате разходите и дейностите в един център.
Най-добрите функции на Notion
- Notion AI е творчески партньор за писане, с който можете да обсъждате идеи и да създавате съдържание за събития.
- Персонализирани шаблони за организиране на процеса на планиране
Ограничения на Notion
- Някои потребители казват, че му липсва вграден инструмент за отчитане.
Цени на Notion
- Безплатно
- Плюс: 8 долара на месец за потребител
- Бизнес: 15 долара на потребител на месец
- Enterprise: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Notion
- G2: 4,7/5 (над 4800 отзива)
- Capterra: 4,7/5 (над 1800 отзива)
8. Cvent
Ако организирате търговско изложение, технологията за събития на Cvent ви позволява да създадете незабравимо преживяване за вашите участници.
Платформата за управление на събития намалява административните задачи преди събитието, така че да можете да записвате, квалифицирате и проследявате потенциалните клиенти.
Най-добрите функции на Cvent
- Опростява процеса на намиране на място за събитието с управление на местата
- Управлението на изложителите оптимизира задачите и комуникацията с изложителите, за да се намали координацията между тях.
- Платформата за уебинари ви позволява да създавате интересни уебинари за виртуални събития.
Ограничения на Cvent
- Платформата е скъпа в сравнение с другите инструменти в този списък.
- Функциите могат да бъдат прекалено сложни за потребители, които не са запознати с технологиите и използват софтуера за първи път.
Цени на Cvent
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Cvent
- G2: 4,3/5 (над 1700 отзива)
- Capterra: 4,4/5 (над 900 отзива)
9. Whova
Вместо да използвате различни софтуери за управление на билетите, комуникацията с участниците и логистиката, софтуерът за планиране на събития Whova служи като цялостно решение за организаторите на събития.
Унифицираната хибридна платформа за събития и софтуерът за управление на местата на Whova разполагат с дигитални щандове за събития като кариерни изложения, експозиции и търговски изложения.
Най-добрите функции на Whova
- Създавайте брошури за събития, подходящи за мобилни устройства, с брандинга на вашата компания.
- Изпращайте известия с целеви съобщения
- Управлявайте участниците и билетите за събитията от една и съща платформа.
Ограничения на Whova
- Ограничени интеграции с платформи на трети страни
Цени на Whova
- Персонализирани цени
Оценки и рецензии за Whova
- G2: 4,8/5 (над 1200 отзива)
- Capterra: 4,8/5 (над 1700 отзива)
10. Scoro
Създавайте бюджети за проекти, разпределяйте неплатени и платени задачи и управлявайте срещи, задачи и фактури с инструментите за управление на събития на Scoro.
Планиращият инструмент на Scoro ви дава обща представа за индивидуалните работни натоварвания, наличните свободни места, потенциалните надрезервирания и крайните срокове.
Проследявайте отработените часове по всеки проект или клиент и ги прехвърляйте във фактури с персонализирани тарифи в различни валути. Можете също така автоматично да изпращате напомняния за просрочени фактури за неплатени суми и да оптимизирате управлението на плащанията.
Най-добрите функции на Scoro
- Разширени възможности за отчитане, за да анализирате и измервате ефективността на събитието.
- Създавайте оферти и изчислявайте разходите за доставка с готови шаблони.
- Планирането на ресурсите гарантира, че задачите се разпределят въз основа на капацитета на организаторите на събития.
Ограничения на Scoro
- Няма безплатен план
- Някои потребители съобщават за липса на отзивчивост от страна на обслужването на клиенти.
Цени на Scoro
- Essential: 26 долара на потребител на месец
- Стандартен: 37 долара на потребител на месец
- Pro: 63 долара на потребител на месец
- Ultimate: Персонализирано ценообразуване
Оценки и рецензии за Scoro
- G2: 4,5/5 (над 380 отзива)
- Capterra: 3,7/5 (над 1700 отзива)
Започнете да планирате с комплексен и персонализируем софтуер за събития
С инструмента за управление на събития можете да бъдете сигурни, че вашите събития ще бъдат запомнени от участниците и всичко ще протече по план. ?
Основни функции като шаблони за планиране на събития, ClickUp AI, интеграции, цели и управление на задачи по проекти ви позволяват да организирате успешни събития, които участниците ще запомнят за дълго време. ?
Ако сте в процес на организиране на следващото си събитие, опитайте ClickUp безплатно.