Nguyên lý Pareto: Tại sao 20% nỗ lực của bạn lại mang lại 80% kết quả?

Đó là một buổi chiều Chủ nhật lười biếng.

Bạn vừa đặt một đơn đặt hàng từ nhà hàng yêu thích của mình, với đầy đủ những món ăn ưa thích của bạn.

Mặc bộ pyjama đã quen thuộc, bạn thoải mái ngồi xuống và bật bộ phim đó lên, bộ phim mà bạn đã thuộc lòng đến mức có thể recite từng câu thoại trong giấc ngủ. Nghe quen không?

Chúng ta quay trở lại với những thói quen lặp đi lặp lại, những chương trình quen thuộc, những món ăn quen thuộc, không phải vì chúng ta thiếu sáng tạo, mà vì một phần nhỏ của những điều đó thực sự là việc cần làm để mang lại phần lớn giá trị.

Bản năng đó chính là nhịp đập của Nguyên lý Pareto, Quy tắc 80/20.

Lần đầu tiên được phát hiện trong kinh tế học cách đây hơn một thế kỷ, nguyên tắc này đã trở thành một trong những quy tắc kinh nghiệm được trích dẫn nhiều nhất trong cuộc sống: tập trung vào những điều quan trọng, bỏ qua những điều không đáng kể.

Hãy cùng phân tích chi tiết!

Nguyên lý Pareto: Nguồn gốc và Định nghĩa

Phát hiện của Vilfredo Pareto cứ xuất hiện bất ngờ trong cuộc sống của bạn, giống như một người thân trong dịp Lễ Tạ Ơn.

Nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto lần đầu tiên phát hiện ra quy luật này hơn một thế kỷ trước khi ông nhận thấy rằng 80% diện tích đất đai của Ý thuộc sở hữu của chỉ 20% dân số. Tuy nhiên, điều khiến quy luật này trở nên nổi bật là mô hình này không chỉ giới hạn trong lĩnh vực kinh tế. Nó đã lan rộng ra các lĩnh vực khác.

Nhìn lại hiện tại:

Và Spotify Wrapped của bạn? Có xác suất là năm bài hát được phát lặp đi lặp lại mãi.

Con số không phải là tuyệt đối, hãy nhớ điều đó; đôi khi tỷ lệ là 70/30, 90/10 hoặc thậm chí chênh lệch hơn, nhưng sự mất cân bằng này xuất hiện một cách đáng tin cậy đến mức nó đã trở thành một trong những quy tắc kinh nghiệm được trích dẫn nhiều nhất trong kinh doanh và năng suất. Đây chính là lúc mọi thứ trở nên nguy hiểm.

Nguyên tắc 80/20 đơn giản mô tả thực tế. Như từ "heuristic" gợi ý, đây là điều cần lưu ý và tuân theo một cách linh hoạt.

Quy tắc 80/20 giải quyết vấn đề gì?

Hầu hết chúng ta tiếp cận công việc như những người lạc quan quá mức.

Ai cũng mong muốn có được ngôi sao vàng trên bảng điểm, ngay cả khi đã trưởng thành. Nhưng việc cặm cụi làm việc hàng giờ với hàng trăm tách cà phê không phải là cách để làm việc cần làm.

Mâu thuẫn kinh điển giữa nỗ lực và tác động

Chúng ta thường cho rằng việc tăng gấp đôi nỗ lực sẽ mang lại kết quả gấp đôi. Tuy nhiên, tâm lý học lại cho thấy điều ngược lại.

Con người nổi tiếng là kém trong việc đánh giá mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. Chúng ta thường nhầm lẫn giữa sự bận rộn với hiệu quả (Hsee et al., 2010), và cảm giác kiệt sức dường như nên đi đôi với thành tựu nghề nghiệp, nhưng thực tế không phải vậy.

Những công việc có tác động nhỏ lẻ khiến chúng ta cảm thấy năng suất nhưng không thực sự tiến độ. Nguyên tắc Pareto xé tan ảo tưởng đó. Nó định hình lại vấn đề về thời gian và năng lượng giới hạn bằng cách đặt câu hỏi: Nhóm hành động nhỏ nào sẽ mang lại tác động lớn nhất?

Nhưng đây là cái bẫy: một khi bạn biến 80/20 thành một tôn giáo, hoặc tệ hơn, một chỉ số KPI, nó sẽ ngừng là một công cụ và trở thành một gánh nặng.

Nếu nỗ lực không phải là mục tiêu cuối cùng, mà chính là con đường dẫn đến mục tiêu?

Luật Goodhart cảnh báo rằng khi một chỉ số trở thành mục tiêu, nó sẽ ngừng là một chỉ số tốt.

Bạn quyết định dành "thời gian chất lượng" cho con cái. Mỗi tối dành vài giờ, tắt điện thoại, chơi đùa hoặc trò chuyện. Cảm giác thật tuyệt vời. Mọi người trở nên gần gũi và hạnh phúc hơn.

Rồi bạn đọc đâu đó rằng “những bậc cha mẹ tốt dành ít nhất hai giờ thời gian chất lượng với con cái mỗi ngày.” Vậy bạn coi đó là quy tắc của mình.

Sớm thôi, nó trở thành một việc bạn phải làm: bạn nhìn đồng hồ, có cuộc hội thoại gượng gạo và căng thẳng khi cuộc sống bận rộn và bạn không đạt được mục tiêu.

Thời gian vẫn còn đó, nhưng sự ấm áp và kết nối đã làm nên chất lượng của nó ngay từ đầu? Đã biến mất.

Một ví dụ nữa, hãy xem xét kiểm soát chất lượng trong sản xuất: Juran (1954), người đã phổ biến công việc của Pareto, phát hiện ra rằng một số ít loại lỗi chiếm phần lớn các vấn đề về chất lượng. Thay vì phân bổ nguồn lực cho mọi lỗi nhỏ, các công ty đã đặt mục tiêu vào những nguyên nhân chính đó và giảm tỷ lệ lỗi một cách đáng kể.

Đó là những chi tiết nhỏ nhặt so với sự chú ý của bạn hàng ngày

Nghiên cứu về mệt mỏi khi ra quyết định cho thấy mỗi lựa chọn chúng ta đưa ra đều làm hao mòn năng lượng tinh thần (Baumeister et al., 1998).

Khi ngày làm việc của bạn bị tắc nghẽn bởi những quyết định nhỏ nhặt, kiểm tra từng email, tham gia từng cuộc họp "đồng bộ", bạn đang lãng phí nguồn lực quý giá vào những việc nhỏ nhặt thay vì dành nó cho công việc có tác động lớn.

Nói cách khác, Nguyên tắc Pareto giải quyết vấn đề sự phân bổ sự chú ý không hợp lý.

Nó cho bạn quyền truy cập, và thực sự là một yêu cầu, bỏ qua hầu hết mọi thứ để bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng.

Tại sao Quy tắc 80/20 hoạt động như một công cụ ra quyết định

Bạn có biết cảm giác khi dữ liệu xác nhận những gì bạn đã nghi ngờ?

Thiết bị theo dõi sức khỏe của bạn thông báo: “Bạn đã ngủ không ngon.” – Ồ, đúng rồi, Sherlock!

Đó chính là Quy tắc 80/20, toán học chứng minh điều mà bộ não của bạn đã phần nào nhận ra hoặc có thể dễ dàng nhận thấy.

Toán học không bao giờ nói dối

Tại cốt lõi, Pareto là điều mà các nhà thống kê gọi là phân phối theo luật hàm mũ: kết quả hiếm khi được phân bố đều. Thay vào đó, một số yếu tố chủ chốt chi phối kết quả (Newman, 2005).

Đó là lý do tại sao một số ít startup tạo ra phần lớn lợi nhuận đầu tư mạo hiểm. Và tại sao 4% cổ phiếu đã tạo ra toàn bộ tài sản ròng trên thị trường chứng khoán Mỹ từ năm 1926 đến 2016 (Bessembinder, 2018).

Bây giờ hãy thêm yếu tố tâm lý. Chúng ta được lập trình với một “thiên hướng cho rằng nhiều hơn là tốt hơn”, như đã đề cập trước đó.

Dành thêm giờ làm việc, tham gia nhiều cuộc họp hơn, trả lời nhiều email hơn, và chắc chắn kết quả sẽ theo sau. Nhưng thực tế không phải vậy. Các nhà khoa học hành vi gọi đây là "heuristic nỗ lực" – chúng ta nhầm lẫn giữa nỗ lực và giá trị (Kruger et al., 2004).

Nguyên tắc 80/20 phá vỡ giả định này. Tập trung chiến lược luôn vượt trội so với khối lượng thuần túy, mọi lúc.

Não của bạn đang gặp vấn đề về băng thông

Bộ nhớ làm việc có giới hạn nghiêm ngặt, và khóa nhà thường là nạn nhân lớn nhất.

Hầu hết mọi người chỉ có thể xử lý đồng thời 4–7 mục (Cowan, 2001). Phân tán sự chú ý của bạn vào hàng chục công việc sẽ làm giảm chất lượng.

Tập trung vào "số ít quan trọng", bạn đang thực hiện công việc theo cấu trúc của não bộ, chứ không phải chống lại nó. Điều tương tự cũng áp dụng cho quá trình ra quyết định. Sự đa dạng lựa chọn mà chúng ta có cho mọi thứ, từ các lựa chọn bữa tối đến giải trí, khiến chúng ta bối rối (Schwartz, 2004), nhưng góc nhìn 80/20 giúp loại bỏ những yếu tố nhiễu loạn.

Thực tế bị méo mó. Não bộ của chúng ta có giới hạn. Quy tắc 80/20 không chống lại cả hai; nó tận dụng cả hai.

Ứng dụng thực tiễn của Nguyên tắc Pareto

Được rồi, đủ lý thuyết.

Pareto đã được phát hiện trong tự nhiên. Hãy quan sát nó trong môi trường tự nhiên của nó.

Năng suất: Sự chuyển hướng của Bezos

Bill Gates từng nói đùa: “Tôi chọn một người lười biếng để làm một việc cần làm khó khăn. Bởi vì người lười biếng sẽ tìm ra cách dễ dàng để làm nó.” Nguyên tắc Pareto chính là câu nói đùa đó kèm theo một bảng cân đối.

Hãy lấy ví dụ về Jeff Bezos vào năm 1994. Anh ấy đang kiếm được mức lương sáu con số tại một quỹ đầu tư, loại công việc mà người ta không dễ dàng từ bỏ.

Nhưng Bezos có một khung khổ mà ông gọi là “giảm thiểu hối tiếc”, một thí nghiệm tư duy trong đó ông tưởng tượng mình ở tuổi 80, nhìn lại quá khứ. Ông có hối tiếc vì đã rời Wall Street để khởi nghiệp với một cửa hàng sách trực tuyến không? Có thể. Ông có hối tiếc vì không thử không? Chắc chắn.

Đó chính là tư duy Pareto được ngụy trang.

Bezos không đánh giá mọi quyết định một cách công bằng. Ông tập trung vào 20% lựa chọn sẽ định hình hướng đi của cuộc đời mình và bỏ qua phần còn lại. Kết quả? Amazon. Và đúng vậy, vài thập kỷ không hối tiếc miễn phí.

Bài học không phải là “bỏ việc và bắt đầu kinh doanh trên Amazon.”

Đó là phần lớn những việc làm tắc nghẽn danh sách việc cần làm của bạn không giúp bạn tiến bộ. Loại bỏ những việc đó, và sự thoải mái tinh thần sẽ tăng lên nhanh hơn cảm giác tội lỗi.

Kinh doanh: Starbucks và chiến lược "con cá voi"

Các nhóm phát triển thường hay nói về “việc thu hút khách hàng tùy chỉnh”. Nhưng đây là điều Starbucks đã nhận ra: việc thu hút khách hàng tùy chỉnh tốn kém, và phần lớn khách hàng… chỉ ở mức trung bình. Không xuất sắc, cũng không tệ. Chỉ là trung bình.

Vào đầu thập niên 2010, Starbucks đã phân tích hành vi mua hàng và phát hiện ra một sự thật bất ngờ: khoảng 20% tài khoản khách hàng chiếm gần một nửa doanh thu (Báo cáo thường niên của Starbucks, 2016). Đây không phải là những khách hàng thỉnh thoảng ghé qua mua một ly latte hai lần một tháng. Họ là những khách hàng thường xuyên hàng ngày, những người nghiện đơn đặt hàng qua điện thoại di động, những người biết tên của các nhân viên pha chế.

Thay vì chạy theo mọi khách hàng tiềm năng với giảm giá, Starbucks đã tập trung vào những khách hàng lớn.

Kết quả là chương trình khách hàng thân thiết Starbucks Rewards, hiện có hơn 75 triệu thành viên hoạt động và đóng góp hơn một nửa doanh thu từ các cửa hàng do công ty trực tiếp quản lý tại Mỹ. Giữ cho khách hàng giá trị cao luôn hứng thú, cá nhân hóa và gắn bó, và sự biến động doanh thu sẽ được ổn định.

Bài học chung? Sự phát triển thường không đến từ việc theo đuổi mọi người. Nó đến từ việc tập trung vào những người đã mang lại thu nhập cho bạn và đảm bảo họ không bao giờ rời đi!

Giáo dục: Y học hiệu quả cao và nghệ thuật của sự vô minh chiến lược

Khi còn nhỏ, câu trả lời tiêu chuẩn của tôi cho câu hỏi “Bạn muốn trở thành gì khi lớn lên?” luôn là “bác sĩ.”

Rồi tôi nhìn thấy chương trình học. Hàng nghìn trang. Hàng trăm điều kiện. Những tên Latin nghe như bùa chú. Tôi bỏ cuộc ngay lập tức.

Hóa ra, tôi đã làm sai việc cần làm. Sinh viên y khoa cũng không ghi nhớ mọi thứ. Họ chỉ ghi nhớ những điều đúng đắn.

Các tài liệu học tập "hiệu quả cao" như First Aid for the USMLE, tập trung vào khoảng 20% nội dung xuất hiện trong 80% các kỳ thi cấp phép. Sinh viên y khoa tập trung vào các điều kiện phổ biến, có tính chất quan trọng và có thể kiểm tra được như nhồi máu cơ tim, đái tháo đường và viêm phổi, trong khi chỉ lướt qua các chẩn đoán hiếm gặp có thể xuất hiện một lần trong sự nghiệp.

Học sinh thông minh học ít hơn, học tốt hơn và giải phóng băng thông tinh thần cho việc đưa ra phán đoán lâm sàng mà không cuốn sách giáo khoa nào có thể dạy được.

Nghiên cứu đã chứng minh điều này. Các nghiên cứu về lặp lại có không gian (Cepeda et al., 2006) cho thấy việc ôn tập chiến lược các khái niệm khóa mang lại hiệu quả ghi nhớ cao hơn nhiều so với việc nhồi nhét kiến thức một cách thụ động.

Cuộc sống cá nhân: Phễu tình bạn

Các nhà xã hội học McPherson và cộng sự (2006) phát hiện ra rằng mạng lưới xã hội của hầu hết mọi người thu hẹp lại thành một nhóm nhỏ các người thân thiết - khoảng hai hoặc ba người, chứ không phải hai mươi.

Tôi nhận ra điều này khi dành 20 phút đắn đo liệu có nên tham dự bữa tiệc sinh nhật của một đồng nghiệp cũ. Đó là người mà tôi đã không nói chuyện trong một năm. Cảm giác tội lỗi là thật, cho đến khi tôi tính toán: hai giờ di chuyển và trò chuyện xã giao, hay một cuộc gọi với người bạn thân nhất của tôi, người thực sự cần tâm sự về việc chia tay của cô ấy.

Đó chính là Pareto trong cuộc sống xã hội của bạn.

Năng lượng bạn dành để duy trì các mối quan hệ lỏng lẻo, thích các bài đăng trên Instagram và tham dự bữa tiệc sinh nhật của những người quen biết có thể được dành cho những mối quan hệ thực sự mang lại giá trị cho bạn. Khi bạn chấp nhận sự chênh lệch này, bạn sẽ ngừng phân tán sức lực của mình.

Và những người quan trọng? Họ sẽ nhận được phiên bản tốt nhất của bạn, chứ không phải phiên bản mệt mỏi.

Cách áp dụng Quy tắc 80/20

Cuộc họp với Maya, một nghiên cứu sinh đang gặp khó khăn với công việc lặt vặt.

Lúc 10 giờ sáng, Maya đã dọn dẹp hộp thư đến hai lần và nghiên cứu kỹ các trích dẫn mà ai đó đã giới thiệu tuần trước. Kết quả thực tế? Luận văn của cô ấy vẫn chưa tiến triển chút nào.

Đây là cách Maya ngừng xoay vòng và bắt đầu hành động bằng cách áp dụng Quy tắc 80:20.

Bước 1: Xác định kết quả (hoặc thừa nhận rằng bạn không có)

Nhận thức đầu tiên của Maya thật khó chịu: cô không biết "hoàn thành" thực sự trông như thế nào. Mục tiêu là "đọc hết mọi cuốn sách" hay tập trung vào giả thuyết của chính mình? Một trong hai là cảm giác; cái còn lại là kết quả. Nếu không có sự rõ ràng đó, mọi thứ đều cảm thấy cấp bách như nhau, và không có gì thực sự quan trọng.

Cô ấy đã ghi lại: Hoàn thành một chương trước thứ Sáu. Chỉ đọc những gì hỗ trợ mục tiêu này.

Bỗng nhiên, một nửa danh sách việc cần làm của cô ấy trông có vẻ không còn liên quan.

Bước 2: Đang theo dõi sự thật (vì直觉 đang lừa dối bạn)

Maya cho rằng việc đọc sách mất "khoảng 3 giờ mỗi ngày."

Vì vậy, cô ấy đã ghi chép thời gian của mình trong một tuần, sử dụng một công cụ theo dõi thời gian đơn giản, và phát hiện ra sự thật phũ phàng: 40% thời gian trong ngày của cô ấy bị lãng phí vào việc lướt qua các nghiên cứu hoặc phát hiện mới, dù hay nhưng không liên quan đến công việc của cô ấy.

Điều này không hiếm gặp. Các nghiên cứu cho thấy chúng ta thường báo cáo thiếu chính xác về các yếu tố gây xao nhãng gần một nửa ( Mark et al., 2016 ). Chúng ta tự lừa dối bản thân về nơi thời gian trôi đi, và nếu không có dữ liệu, sự dối trá sẽ chiến thắng.

Bước 3: Tìm ra 20% quan trọng nhất của bạn (thời điểm nhìn thấu vấn đề)

Với thời gian được ghi chép và kết quả rõ ràng, Maya cuối cùng đã nhận ra sự mất cân bằng.

Hai nghiên cứu cụ thể có thể hoàn toàn hỗ trợ luận điểm của cô ấy, nhưng cô ấy lại chia đều sự tập trung của mình cho mười nghiên cứu.

Bài viết cô ấy đang xây dựng? Điều đó quan trọng. Nhưng bị cuốn vào mọi nghiên cứu mới? Điều đó không quan trọng.

Bước 4: Loại bỏ các dự án, nếu không chúng sẽ loại bỏ bạn

Đây là phần mà hầu hết mọi người bỏ qua: ai đó phải là người thực hiện.

Maya tự phong mình là "người hủy bỏ dự án" chính thức trong một ngày. Đó là người chịu trách nhiệm chấm dứt các cam kết không còn phù hợp với mục tiêu của cô. Nghe có vẻ kịch tính, nhưng nếu không có vai trò rõ ràng đó, những ý tưởng chết sẽ tồn tại mãi mãi, tiêu tốn tài nguyên và tinh thần như một vết rò rỉ chậm chạp.

Và đây là điểm mấu chốt: 20% quan trọng không phải là cố định. Những gì quan trọng trong học kỳ trước có thể đã trở thành rác rưởi bây giờ. Maya đã thiết lập một cuộc đánh giá định kỳ cho mỗi học kỳ, một hàm bắt buộc để đánh giá lại ưu tiên trước khi chúng trở thành gánh nặng vô ích.

Bước 5: Đánh giá lại (vì tình hình thay đổi)

Nhu cầu của bạn thay đổi. Những gì có tác động lớn hôm nay có thể phai nhạt vào ngày mai. Nhưng các buổi kiểm tra học kỳ của Maya giúp đặt câu hỏi: Những công việc nào xứng đáng nhận được năng lượng tốt nhất của chúng ta ngay bây giờ?

Không phải "Chúng ta đang làm công việc gì?" mà là "Chúng ta nên làm công việc gì?" Sự khác biệt là tất cả.

Và lần đầu tiên sau nhiều tháng, cô ấy hoàn thành công việc mà không còn cảm giác lo lắng rằng mình đã quên điều gì đó quan trọng, vì cô ấy biết chính xác điều gì là quan trọng và đã xong nó.

Quy trình làm việc 80/20: Một ví dụ với ClickUp

Góc nhìn Pareto giúp bạn xác định nơi cần tập trung.

Dưới đây là cách áp dụng phương pháp của Maya, không chỉ là lý thuyết mà còn là quy trình làm việc.

Đầu tiên: Bạn không thể tập trung vào những điều quan trọng nhất nếu không biết chúng là gì

Hầu hết mọi người đều cho rằng họ biết rõ ưu tiên của mình. Thường thì họ sai.

Bước đầu tiên là đưa mọi thứ hiển thị vào một nơi duy nhất, có thể là bảng tính, sổ tay hoặc công cụ ưa thích của bạn, để bạn có thể nhìn thấy sự mất cân bằng.

Bây giờ là lúc kiểm tra thực tế: Bật tính năng Theo dõi Thời gian để xem bạn thực sự dành bao nhiêu nỗ lực so với những gì bạn nghĩ mình đã dành.

Bạn còn nhớ Maya không? Cô ấy nghĩ rằng đọc sách mất 3 giờ mỗi ngày. Điều đó chiếm 60% thời gian trong tuần của cô. Đây là danh sách công việc của cô:

Thứ hai: Bạn cần biết điều gì quan trọng chỉ trong nháy mắt

Khi những yếu tố quan trọng đã được xác định, thách thức là duy trì chúng trong tâm trí.

Nếu không có hệ thống trực quan rõ ràng, mọi người – bao gồm cả Maya – thường ưu tiên những gì ồn ào nhất, chứ không phải những gì quan trọng nhất. Để duy trì sự nhất quán với mục tiêu của mình, cô bắt đầu gán Mức độ Ưu tiên cho mỗi công việc: Cấp bách, Cao, Bình thường hoặc Thấp.

Điều này giúp cô ấy ngay lập tức nhận ra điều gì thực sự xứng đáng với sự chú ý của mình mỗi ngày.

Ví dụ, phân tích dữ liệu thương mại và soạn thảo đối số của cô trở thành ưu tiên cao, trong khi định dạng trích dẫn và kiểm tra chính tả vẫn ở mức thấp cho đến giai đoạn cuối cùng. Bằng cách nhìn qua danh sách công việc của mình, Maya có thể ngay lập tức nhận ra nơi nỗ lực của cô sẽ có tác động lớn nhất.

🛠️ Bộ công cụ: Để có một công cụ trực quan, bạn có thể sử dụng Mẫu Ma trận Ưu tiên của ClickUp, với trục ngang là mức độ khẩn cấp và trục dọc là mức độ quan trọng. Đây là Ma trận Eisenhower, nhưng được thiết kế để sử dụng trực tuyến và hợp tác.

Tải miễn phí mẫu

Thứ ba: Nguyên tắc Pareto sẽ vô dụng nếu không liên kết với kết quả

Bây giờ bạn cần kết nối 20% quan trọng đó với các mục tiêu có thể đo lường được.

Khi Maya bắt đầu công việc nghiên cứu luận văn về quá trình thực dân hóa vào đầu thế kỷ 18 và tác động của thương mại, cô nhanh chóng nhận ra chủ đề này có thể quá sức như thế nào.

Để duy trì hiệu quả công việc, Maya đã lập danh sách công việc tất cả các công việc cần hoàn thành, bao gồm nghiên cứu nguồn tài liệu, tổ chức dữ liệu, viết các chương và chỉnh sửa bản nháp. Sau đó, cô xếp hạng từng công việc theo mức độ quan trọng và tác động tiềm năng của nó đối với luận văn của mình.

Dựa trên điều này, Maya quyết định dành phần lớn thời gian cho 20% quan trọng nhất, tập trung vào các hoạt động sẽ trực tiếp củng cố đối số của cô, như phân tích hồ sơ thương mại, trao đổi với các nhà sử học hàng đầu và hoàn thiện câu khẳng định chính của mình. Dưới đây là chi tiết:

Và đây là kết quả! Một danh sách công việc cần làm có thể thực hiện được, bao gồm những nhiệm vụ quan trọng có thể giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình! Với ClickUp Tasks + ClickUp Brain, bạn có thể dễ dàng biến điều này thành một danh sách công việc có thể theo dõi như thế này và bắt đầu thực hiện. 👇🏼

Ứng dụng cụ thể của Quy tắc 80/20 trong từng ngành nghề

Chúng ta đã đề cập đến điều này.

Sức mạnh thực sự của Quy tắc 80/20 không chỉ nằm ở việc xác định nguồn gốc của kết quả, mà còn ở việc thay đổi căn bản cách các ngành công nghiệp nhìn nhận về giá trị và nỗ lực.

Nó thách thức tư duy truyền thống “làm công việc chăm chỉ hơn, làm nhiều hơn” bằng cách chỉ ra rằng thành công thường phụ thuộc vào việc làm ít hơn, nhưng tốt hơn. Sự thay đổi tư duy này có tác động lan tỏa đến nhiều trường, bao gồm tiếp thị, sản xuất, y tế và công nghệ.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn.

Marketing: Ngừng rải rác, bắt đầu tập trung

Thời gian cho một câu chuyện ngắn.

Tôi đã làm công việc tại một startup và, như thường lệ, nhận bất kỳ công việc nào đến tay. Nhiệm vụ lớn đầu tiên của tôi là xây dựng một bản tin cho một thương hiệu còn non trẻ.

Các dấu hiệu cảnh báo đã rất rõ ràng; chúng ta không đang đối mặt với một đối tượng độc giả thích đọc, và các chủ đề chúng ta muốn viết về không mới mẻ, và chúng ta không có chuyên môn để viết về chúng. Và thế là chúng ta vẫn tiếp tục, lao vào với tất cả sức lực.

Chỉ để nhận ra sau 6 tháng (!) rằng thời gian này có thể được sử dụng hiệu quả hơn ở những nơi thực sự mang lại người dùng cho chúng ta: quảng cáo hiệu suất, kênh YouTube, trang web. Một số ít kênh đang làm tất cả việc cần làm. Phần còn lại, bao gồm cả bản tin quý giá của chúng ta, chỉ đang tiêu tốn ngân sách.

Các số liệu tham chiếu của chính Google cho thấy sự chênh lệch vẫn rất lớn: tỷ lệ nhấp chuột (CTR) trung bình cho quảng cáo tìm kiếm của Google dao động quanh ~1,9% (Ignite Visibility, 2025). Điều đó có nghĩa là ngay cả khi quảng cáo của bạn được hiển thị hàng nghìn lần, chỉ một phần nhỏ người xem mới nhấp vào. Vậy mà, bao nhiêu nhà tiếp thị vẫn phân bổ ngân sách đều đặn cho mọi chiến dịch như thể đang tưới nước cho một khu vườn?

Bán hàng: Các tài khoản quan trọng nhất của bạn đang duy trì hoạt động kinh doanh

Mọi quy trình bán hàng đều có hình dạng đuôi dài: hàng trăm khách hàng tiềm năng, vô số lần theo dõi và hệ thống CRM không ngừng nhắc nhở. Nhưng phần lớn doanh thu của bạn lại ẩn chứa trong một số ít tài khoản hàng đầu, và bạn đang dành 80% thời gian cho những tài khoản có thể sẽ không bao giờ chốt đơn.

Nghiên cứu cho thấy 20% khách hàng thường tạo ra 70–80% doanh thu (Homburg et al., 2008 ). Đó chính là mô hình kinh doanh của bạn, dù bạn có nhận ra điều đó ngay lập tức hay không.

Tôi từng chứng kiến một nhóm bán hàng dành ba tháng để nuôi dưỡng 50 "khách hàng tiềm năng ấm" trong khi khách hàng lớn nhất của họ, trị giá $400.000 mỗi năm, lặng lẽ đánh giá đối thủ cạnh tranh. Không ai nhận ra cho đến khi cuộc họp gia hạn bị hoãn. Rồi hủy bỏ. Rồi "chúng ta sẽ liên hệ lại vào quý sau."

Phải mất 30 giao dịch mới để thay thế một tài khoản đó. Con số này thật khắc nghiệt, và việc phớt lờ nó không làm nó biến mất.

Hỗ trợ khách hàng: Sửa hai lỗi hàng đầu, giải quyết 80% danh sách chờ

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng có thể là ví dụ điển hình nhất về việc áp dụng Nguyên tắc Pareto.

Một số vấn đề lặp đi lặp lại, thường là hai hoặc ba vấn đề, chiếm phần lớn khối lượng công việc, và những nhà quản lý phân bổ tài nguyên đều đặn chỉ như đang múc nước bằng thìa cà phê.

Các nhóm lãng phí hàng tháng trời cố gắng phản hồi nhanh hơn, tuyển dụng thêm nhân viên và cải thiện "thời gian xử lý trung bình". Trong khi đó, nguyên nhân gốc rễ đang hiển nhiên trước mắt họ: một luồng thanh toán bị lỗi. Một phần FAQ gây nhầm lẫn. Một lỗi phần mềm liên tục tái phát vì không ai ưu tiên sửa chữa.

Viết một câu hỏi thường gặp (FAQ) xuất sắc hoặc sửa lỗi nghiêm trọng, và bạn đột nhiên giải quyết được 80% danh sách công việc.

Các nghiên cứu về quản lý chất lượng đã chỉ ra xu hướng này trong nhiều thập kỷ (Juran, 1954), nhưng nhóm vẫn coi mọi phiếu yêu cầu là quan trọng như nhau. Hầu hết các phiếu yêu cầu chỉ là triệu chứng; khắc phục nguyên nhân gốc rễ, và chúng sẽ biến mất.

Kỹ thuật: Phát hành sản phẩm có vấn đề hay khắc phục các lỗi nghiêm trọng

Các kỹ sư đã hiểu rõ điều này từ lâu. Microsoft nổi tiếng với phát hiện rằng 20% lỗi phần mềm gây ra 80% sự cố hệ thống.

Dịch thuật? Bạn có thể tối ưu hóa giao diện người dùng, tái cấu trúc mã nguồn và thêm mười bảy tính năng mới, nhưng nếu không ưu tiên các tính năng quan trọng nhất, bạn sẽ tung ra một sản phẩm thảm họa.

Mỗi kỹ sư đều có một lỗi nhỏ mà họ muốn sửa, một trường hợp đặc biệt hiếm gặp ảnh hưởng đến ba người dùng trên Linux. Được thôi. Nhưng nếu lỗi đó chiếm dụng sức chứa sprint trong khi ứng dụng bị treo khi đăng nhập? Bạn đã mất phương hướng.

Tài chính: Bỏ lỡ 4%, bỏ lỡ tất cả

Và rồi đến lĩnh vực tài chính, nơi sự mất cân bằng thực sự nghiêm trọng.

Một nghiên cứu dài hạn về cổ phiếu Mỹ cho thấy chỉ 4% các công ty niêm yết đã tài khoản toàn bộ lợi nhuận ròng của thị trường trong khoảng thời gian từ 1926 đến 2016 (Bessembinder, 2018).

4%. Điều đó có nghĩa là 96% cổ phiếu, tốt nhất là chỉ duy trì nguyên trạng, và tệ nhất là đang mất tiền.

Đa dạng hóa chắc chắn có lợi cho bạn, nhưng tập trung vào những điều đúng đắn mới thực sự tạo ra tài sản.

Bài học chiến lược: Tập trung vào điểm nhấn, không phải rải rác

Các nhóm thành công không phân bổ tài nguyên một cách lan man, hy vọng điều gì đó sẽ phát triển. Họ tập trung ánh sáng vào những gì thực sự mang lại kết quả, và để mọi thứ khác tự nhiên biến mất.

Cách Trí tuệ Nhân tạo (AI) và Tự động hóa Nâng cao Quy tắc 80/20

Nếu Pareto còn sống ngày nay, ông có xác suất đổi kính một tròng của mình lấy trí tuệ nhân tạo.

Tại sao? Bởi vì những gì ông ấy mất hàng tháng để xử lý dữ liệu vào năm 1896, trí tuệ nhân tạo (AI) hiện nay có thể làm trong vài mili giây.

Nhưng đây là vấn đề hiện đại: chúng ta đang bị ngập trong dữ liệu. Bí quyết là tách ra 20% quan trọng mà không làm kiệt sức các nhà phân tích của bạn hoặc, tệ hơn, đưa ra quyết định dựa trên直觉 được ngụy trang thành chiến lược.

Đó là lúc AI không còn là một thuật ngữ thời thượng mà trở thành công cụ sinh tồn.

Phát hiện mẫu ở quy mô lớn: Nhận ra những gì bạn không nhìn thấy

Con người là những nhà phân tích Pareto tồi tệ.

Chúng ta quá chú trọng vào những việc cấp bách (chào mừng đến với hộp thư đến zero) và bỏ qua những việc có tác động lớn. Chúng ta để các thiên kiến nhận thức, thiên kiến về sự gần đây, thiên kiến về tính sẵn có và thiên kiến xác nhận làm méo mó những gì chúng ta cho là quan trọng. Phàn nàn của khách hàng ồn ào nhất thường được coi là vấn đề lớn nhất, ngay cả khi dữ liệu cho thấy điều ngược lại.

Không giống như con người, trí tuệ nhân tạo (AI) không có cái tôi hay lo lắng. Nó có thể phát hiện ra những điểm đòn bẩy ẩn mà bạn không thể nhận ra bằng tay: rằng một số ít phản đối của khách hàng lặp lại xuất hiện trong 80% các giao dịch thất bại, hoặc rằng chỉ ba tính năng sản phẩm gây ra hầu hết các khiếu nại về việc khách hàng rời bỏ.

Ưu tiên dự đoán: Biết được 20% đó sẽ đi về đâu, chứ không chỉ biết nó đã ở đâu

Đây là điểm yếu của phân tích Pareto truyền thống: nó là một phương pháp nhìn lại quá khứ.

Bạn xác định những gì quan trọng trong quý trước, rồi cho rằng nó vẫn quan trọng hiện tại. Trong khi đó, khách hàng quan trọng nhất của bạn đang âm thầm đánh giá các đối thủ cạnh tranh, hoặc lỗi nhỏ đó sắp bùng phát thành một cuộc khủng hoảng.

Các mô hình dự đoán không chỉ chỉ ra nơi kết quả bị lệch; chúng còn nhấn mạnh nơi kết quả có thể bị lệch trong tương lai.

Điều đó có nghĩa là bạn có thể phân bổ tài nguyên một cách chủ động, tập trung vào các dự án đang có xu hướng trở nên không còn phù hợp, thay vì phản ứng sau khi hậu quả đã hoàn thành.

Ít điểm mù hơn: Hãy để AI xử lý những công việc nặng nhọc để bạn có thể tập trung vào việc cần làm

Bí mật không ai nói ra của phân tích Pareto là việc duy trì nó một cách thủ công thật sự mệt mỏi.

Theo dõi thời gian của bạn. Đánh giá từng công việc. Cập nhật ma trận ưu tiên của bạn. Đánh giá lại hàng quý. Đó là loại kỷ luật nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết nhưng lại sụp đổ dưới áp lực của một ngày làm việc bình thường.

Điều hiển nhiên là AI không bao giờ mệt mỏi. Nó không bao giờ quên. Nó liên tục phân tích các mẫu dữ liệu trong nền trong khi bạn tập trung vào việc thực thi. Và khi nó phát hiện ra điều gì đó, một nút thắt cổ chai lặp đi lặp lại, một công việc đang tiêu tốn hàng giờ mà không tiến triển mục tiêu, nó sẽ tự động đưa ra.

Bây giờ, đây là cách nó được áp dụng trong thực tế với ClickUp:

ClickUp Brain: Trợ lý phát hiện mẫu hình của bạn

Hầu hết mọi người cho rằng AI chỉ dùng để tạo văn bản, nhưng giá trị thực sự nằm ở khả năng nhận diện mẫu, phát hiện tín hiệu ẩn trong tiếng ồn.

ClickUp Brain ghi chép và tóm tắt các cuộc họp, nhấn mạnh các chủ đề lặp lại, và tóm tắt các công việc hoặc tài liệu theo yêu cầu. Thay vì lướt qua một tháng ghi chú cuộc họp và tự hỏi tại sao không có gì được hoàn thành, Brain sẽ cho bạn thấy: "sự chậm trễ của khách hàng" xuất hiện trong tám bản tóm tắt khác nhau. Đó là nút thắt cổ chai của bạn. Đó là những điều quan trọng nhất của bạn.

Và chúng tôi không đùa đâu. Brain thực sự đã giúp CEO của chúng tôi đưa ra quyết định trị giá 200.000 USD!

ClickUp Automations: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Cách tốt nhất để áp dụng nguyên tắc Pareto không phải là làm công việc chăm chỉ hơn để bỏ qua các công việc có giá trị thấp. Đó là làm cho những công việc đó tự động biến mất.

ClickUp Tự động hóa và Agents tự động di chuyển công việc, gắn thẻ vấn đề, gửi cảnh báo và nâng cao ưu tiên khi các điều kiện được đáp ứng. Thiết lập quy tắc: “Khi công việc chiến dịch quá hạn → đánh dấu là ưu tiên cao + thông báo cho nhóm.” Giờ đây, các điểm nghẽn sẽ lộ ra thay vì ẩn trong hộp thư đến của ai đó.

Bảng điều khiển ClickUp: Nhận diện sự chênh lệch, hành động dựa trên sự chênh lệch

Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể nhìn thấy, và hầu hết các nhóm đang hoạt động mù quáng. Họ nghĩ rằng họ biết nỗ lực được đầu tư vào đâu, nhưng suy nghĩ không phải là dữ liệu.

Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn trực quan về thực tế: những dự án nào chiếm nhiều thời gian nhất, những khách hàng nào mang lại phần lớn doanh thu, những công việc nào góp phần đạt được mục tiêu so với những công việc chỉ tốn thời gian.

Sự phân chia 80/20 không còn là khái niệm trừu tượng mà trở nên không thể phủ nhận. Và một khi bạn nhận ra nó, bạn không thể nào quên được.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nguyên tắc 80/20 giống như cà phê espresso: đậm đặc, mạnh mẽ và hiệu quả nhất khi sử dụng với liều lượng nhỏ.

Nếu xử lý sai, bạn sẽ trở nên bồn chồn và mất tập trung. Dưới đây là những sai lầm kinh điển và cách chúng thể hiện trong thực tế.

1. Xem Quy tắc 80/20 như một phép toán cứng nhắc

Mô hình này không quan tâm đến các tỷ lệ hoàn hảo. Đôi khi nó là 70/30, đôi khi là 95/5, và thỉnh thoảng sự chênh lệch thậm chí còn cực đoan hơn.

Nghiên cứu cho thấy các lỗi phần mềm phân bố cực kỳ không đều; chỉ 1% lỗi gây ra một nửa số sự cố (Hatton, 1997). Nếu cố gắng ép buộc điều đó vào nhãn gọn gàng “80/20”, bạn sẽ hoàn toàn bỏ lỡ ý nghĩa của nó.

Sai lầm xảy ra khi bạn quá coi trọng tỷ lệ.

2. Lẫn lộn giữa tương quan và nhân quả

Chỉ vì 20% khách hàng mang lại 80% doanh thu không có nghĩa là những khách hàng đó vốn dĩ ưu việt hơn.

Có thể họ chỉ đơn giản là ra mắt thị trường vào thời điểm thích hợp. Có thể họ là những người tiên phong theo đuổi sự mới lạ, và giờ đây họ chỉ cách một đối thủ cạnh tranh nữa là sẽ bị đào thải.

Hãy tưởng tượng một công ty SaaS tập trung toàn lực vào 5 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu của mình: những khách hàng mang lại phần lớn doanh thu.

Sau đó, một trong những khách hàng đó bị mua lại, hai nhà cung cấp sáp nhập, và đột nhiên 60% doanh thu biến mất. Công ty không đa dạng hóa vì đã nhầm lẫn giữa tương quan (những khách hàng này trả nhiều tiền) và nhân quả (những khách hàng này sẽ luôn trả nhiều tiền). Đó là việc đặt tất cả trứng vào năm giỏ và cầu nguyện không giỏ nào bị vỡ.

3. Bỏ qua các khoản đầu tư lâu dài

“Lãi kép” là “người hùng gốc” trong thế giới tài chính.

Điều này rất quan trọng, và ai cũng biết. Đó là người lao động thầm lặng, năng suất, không gây ồn ào, nhưng chính họ mới là yếu tố quyết định mang lại lợi nhuận trong dài hạn.

Nghiên cứu về đổi mới cho thấy rằng công việc nhàm chán, cải tiến nhỏ, sửa lỗi, tài liệu hóa và dọn dẹp nợ kỹ thuật thường là động lực cho những bước nhảy vọt sau này (Pavitt, 1990).

Blockbuster là trường hợp điển hình. Vào đầu những năm 2000, họ tập trung vào "số ít quan trọng": cho thuê DVD tại các cửa hàng vật lý.

Đó là nơi 100% doanh thu đến từ, vì vậy đó là nơi nguồn lực được đầu tư. Phát trực tuyến? Không đáng kể. Đĩa DVD đặt hàng qua bưu điện? Tiếng ồn. Khi Netflix trở nên không thể phủ nhận, mô hình kinh doanh của Blockbuster đã trở nên lỗi thời. Họ tối ưu hóa bản thân đến mức trở nên vô nghĩa vì đã nhầm lẫn giữa các yếu tố tạo ra doanh thu hiện tại với các yếu tố tạo ra doanh thu trong tương lai. 20% quan trọng hôm nay không phải lúc nào cũng là 20% quan trọng ngày mai.

4. Sử dụng Pareto như một cái cớ cho sự lười biếng

“Loại bỏ 80% công việc” không có nghĩa là “không làm gì cả.”

Nếu chúng ta chặt cả cây chỉ vì một nhành trông ốm yếu, rồi thắc mắc tại sao không có gì mọc lại, thì chúng ta đã bỏ qua điểm mấu chốt. Những yếu tố quan trọng vẫn cần rễ, nước và ánh sáng.

Pareto giúp bạn loại bỏ những nhánh cây chết, không phải chặt cả cây.

5. Quên đi 20% những việc không quan trọng

20% hàng đầu của bạn không phải lúc nào cũng giữ vị trí hàng đầu.

Teece et al. (1997) gọi đây là khả năng động: khả năng nhận biết, tận dụng và tái cấu trúc khi điều kiện thay đổi.

Nói một cách đơn giản: bạn cần liên tục quét và điều chỉnh, nếu không, bạn sẽ tối ưu hóa bản thân đến mức trở nên lỗi thời.

Lợi ích của việc áp dụng Nguyên tắc Pareto

Khi được áp dụng một cách nhất quán, Quy tắc 80/20 sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn suy nghĩ về công việc.

Dưới đây là cách thực hiện:

So sánh với các khung làm việc năng suất khác

Nguyên tắc Pareto không thực sự phù hợp với mọi xu hướng năng suất.

Đây là điểm khác biệt của nó, và tại sao điều đó lại quan trọng.

Ma trận Pareto so với Ma trận Eisenhower: Quan trọng ≠ Tác động

Ma trận Eisenhower khuyên bạn nên phân biệt “cấp bách” với “quan trọng”. Được thôi. Đó là một bộ lọc hữu ích ban đầu để dọn dẹp hộp thư đến hoặc quyết định liệu một cuộc họp có thể hoãn lại hay không. Nhưng vấn đề là: cấp bách không đồng nghĩa với tác động, và cũng không phải là quan trọng.

Hãy tưởng tượng bạn có năm công việc "quan trọng nhưng không cấp bách" nằm trong góc trên bên trái - khu vực được ưa chuộng nhất. Eisenhower cho rằng tất cả đều xứng đáng được chú ý. Pareto đặt ra câu hỏi sắc sảo hơn: Trong số năm công việc đó, cái nào thực sự mang lại tác động vượt trội? Có thể hai trong số chúng quan trọng. Còn ba cái còn lại? Chúng "quan trọng" theo cách mà việc đánh răng là quan trọng - về mặt kỹ thuật là đúng, nhưng không phải là yếu tố phân biệt giữa người thắng và kẻ thua.

Eisenhower giúp bạn tránh bị cuốn vào công việc bận rộn. Đó là bảng cơ bản. Pareto buộc bạn phải tập trung vào những công việc có tác động lớn. Có lý do tại sao các nhà điều hành tin tưởng vào Ma trận Eisenhower vẫn cảm thấy quá tải, vì họ đang làm tất cả những công việc "quan trọng" mà không hỏi xem công việc quan trọng nào thực sự mang lại hiệu quả.

Pareto vs. Nguyên tắc nỗ lực tối thiểu: Lười biếng ≠ Tàn nhẫn

Nguyên lý Nỗ lực Tối thiểu của Zipf cho rằng con người vốn lười biếng; chúng ta luôn chọn con đường dễ dàng nhất. Điều đó đúng. Và các chuyên gia về năng suất thích biến điều này thành lời khuyên: “Làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn!” “Tự động hóa mọi thứ!” “Tìm con đường ít kháng cự nhất!”

Nhưng đây là điểm mấu chốt: Nguyên tắc Nỗ lực Tối thiểu không phân biệt giữa hiệu quả và lười biếng. Đó là lý do tại sao người ta dành hai giờ để tự động hóa một công việc chỉ mất năm phút, hoặc tại sao các nhóm “tối ưu hóa” tiêu đề email thay vì sửa chữa sản phẩm đang mất khách hàng.

Pareto đòi hỏi sự ưu tiên tuyệt đối. Nó khuyên bạn nên làm ít công việc sai lầm hơn, ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải đối mặt với những vấn đề khó khăn. Nỗ lực tối thiểu có thể khiến bạn cảm thấy mình đang làm việc hiệu quả mà thực chất lại không đạt được kết quả gì.

Pareto tập trung nỗ lực vào việc tạo ra đòn bẩy, ngay cả khi đòn bẩy đó khó khăn. Đôi khi, 20% quan trọng nhất chính là công việc mà bạn đã tránh né vì nó gây khó chịu, chứ không phải vì nó kém hiệu quả.

Pareto vs. Eat the Frog: Khó khăn ≠ Hiệu quả cao

“Ăn con ếch” khuyên bạn nên giải quyết công việc khó khăn và phức tạp nhất trước tiên. Nghe có vẻ anh hùng. Cảm giác như sự kỷ luật. Và đôi khi đó chính xác là điều cần làm.

Tôi đã chứng kiến nhiều người dành những giờ sáng quý giá nhất để vật lộn với một vấn đề kỹ thuật phức tạp hoặc một cuộc hội thoại khó khăn, "ăn con ếch", trong khi công việc thực sự có thể mở ra ba tháng tiến độ tiếp theo lại bị bỏ ngỏ.

Pareto không quan tâm đến việc con ếch trông xấu xí như thế nào. Nó hỏi: Nếu bạn ăn con ếch này, liệu điều đó có quan trọng không?

Đôi khi, công việc khó khăn nhất lại thuộc về 20% quan trọng nhất, và đúng vậy, hãy giải quyết nó trước tiên. Nhưng đôi khi, đó chỉ là sự đau khổ được ngụy trang dưới vỏ bọc của "sân khấu năng suất". Hãy để con ếch đó ngồi ở góc và tập trung vào công việc mang lại hiệu quả lâu dài.

Sự khác biệt là, "Eat the Frog" tối ưu hóa cho nỗ lực. Pareto tối ưu hóa cho tác động. Và trong một thế giới nơi mọi người đều đang dành nhiều thời gian hơn cho công việc, tác động là lợi thế duy nhất còn lại.

Điểm mấu chốt

Hầu hết các khung năng suất cho phép bạn cảm thấy tổ chức. Pareto cho phép bạn trở nên hiệu quả. Khung năng suất tập trung vào hệ thống; Pareto tập trung vào kết quả. Và khi bạn phải lựa chọn giữa hai khung năng suất này, kết quả luôn là yếu tố quyết định.

Những chỉ trích và giới hạn của Quy tắc 80/20

Nguyên tắc 80/20 có sức hấp dẫn, nhưng nếu áp dụng sai, nó có thể gây hại nhiều như lợi ích mang lại.

Những lời chỉ trích không sai, chỉ là chưa đầy đủ. Đây là nơi mọi người thường mắc sai lầm, những gì nghiên cứu thực sự cho thấy, và cách sử dụng Pareto một cách khôn ngoan dù sao đi nữa.

1. Sự đơn giản hóa quá mức: Khi tính đồng nhất vượt trội so với tính bất đối xứng

Không phải hệ thống nào cũng tuân theo đường cong Pareto.

Trong các môi trường được tiêu chuẩn hóa cao, như dây chuyền sản xuất, kiểm soát không lưu hoặc quy trình phẫu thuật bệnh viện, sản lượng thường được phân phối đều đặn theo thiết kế.

Các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý hoạt động (Skinner, 1974) đã chỉ ra rằng việc quá chú trọng vào hiệu quả của "số ít yếu tố quan trọng" trong sản xuất có thể vô tình tạo ra các nút thắt mới ở những nơi khác. Khi tối ưu hóa một trạm làm việc, nút thắt đột ngột chuyển sang giai đoạn sau.

Dưới đây là một ví dụ thực tế: Hệ thống sản xuất của Toyota nổi tiếng là không sử dụng tư duy Pareto cho kiểm soát chất lượng. Thay vào đó, họ dừng toàn bộ dây chuyền sản xuất ngay khi phát hiện bất kỳ lỗi nào, kể cả những lỗi nhỏ nhất. Tại sao? Bởi vì trong các hệ thống liên kết chặt chẽ, những "lỗi nhỏ nhặt" có thể tích tụ thành những sự cố nghiêm trọng. Một con ốc lỏng, dường như là một vấn đề nhỏ nhặt chiếm 80%, có thể dẫn đến việc thu hồi sản phẩm với chi phí hàng triệu đô la.

2. Sai lầm về sự sống sót: 96% mà không ai nhắc đến

Giới truyền thông kinh doanh thường ca ngợi những công ty nơi một vài quyết định mạo hiểm đã mang lại lợi nhuận khổng lồ. AWS của Amazon. iPhone của Apple. Sự chuyển hướng sang streaming của Netflix. Nghe có vẻ như phép màu Pareto, phải không?

Nguy cơ nằm ở việc cho rằng bạn có thể dự đoán trước những cổ phiếu sẽ tăng giá. Các nhà đầu tư vốn mạo hiểm hiểu rõ điều này: họ cần toàn bộ danh mục đầu tư vì ngay cả các nhà đầu tư chuyên nghiệp có quyền truy cập nội bộ cũng không thể đáng tin cậy xác định được cổ phiếu nào sẽ tăng giá.

Y Combinator đầu tư vào hàng trăm startup, biết rằng chỉ một hoặc hai trong số đó sẽ mang lại phần lớn lợi nhuận. Đó chính là sự khiêm tốn theo nguyên tắc Pareto.

3. Sự bỏ qua giá trị dài hạn: Khi "những điều nhỏ nhặt" trở thành nền tảng

Những điều "nhỏ nhặt" đôi khi chứa đựng giá trị quý giá trong tương lai.

Người dùng trong phân khúc ngách có thể không tăng doanh thu ngay lập tức, nhưng họ mở ra những con đường đổi mới giúp định hình lại mô hình kinh doanh trong tương lai.

Ví dụ điển hình: Những người dùng Twitter đầu tiên là một nhóm nhỏ bé—có xác suất ít hơn 1% tổng số người dùng. Họ không tạo ra doanh thu đáng kể hay thúc đẩy sự phổ biến rộng rãi. Theo logic Pareto thuần túy, họ chỉ là "tiếng ồn". Tuy nhiên, chính những người dùng này đã phát minh ra @mentions, hashtag và retweet—những tính năng trở thành nền tảng của Twitter và cuối cùng định hình cách hàng tỷ người giao tiếp trực tuyến (Honeycutt & Herring, 2009).

Nếu ban lãnh đạo Twitter đã áp dụng một cách quyết liệt tư duy 80/20 vào năm 2007, cắt giảm các tính năng và hỗ trợ cho người dùng cao cấp "không quan trọng" để tập trung hoàn toàn vào sự phát triển chính, những đổi mới đó đã bị chìm nghỉm. Thay vào đó, công ty có đủ dư địa để cho phép các thí nghiệm "long tail" diễn ra, và chính những thí nghiệm đó đã trở thành sản phẩm.

4. Lạm dụng như một giáo điều: Khi sự tập trung trở thành sự thiếu thốn

Khi bạn áp dụng nguyên tắc Pareto như một con dao rựa, cắt giảm 80% các dự án, nhân sự hoặc ngân sách trong một lần cắt giảm tàn nhẫn, họ nhầm lẫn giữa việc tập trung với việc cắt giảm quá mức.

Nghiên cứu về khả năng phục hồi tổ chức (Lengnick-Hall & Beck, 2005) cho thấy các doanh nghiệp cần có nguồn lực dự phòng để thích ứng hiệu quả với các cú sốc. Cắt giảm quá sâu dưới danh nghĩa hiệu quả, bạn sẽ không có được một tổ chức gọn nhẹ – mà là một tổ chức dễ vỡ.

Hãy xem xét trường hợp của General Electric dưới thời Jack Welch. Hệ thống "xếp hạng và sa thải" của ông, sa thải 10% nhân viên có hiệu suất thấp nhất hàng năm, là ứng dụng cực đoan của tư duy Pareto. Hệ thống này hoạt động xuất sắc trong các thị trường ổn định và dễ dự đoán. Nhưng khi cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 ập đến, GE đã cắt giảm quá nhiều Slack đến mức suýt nữa sụp đổ. Công ty đã tối ưu hóa hiệu quả nhưng lại hy sinh khả năng thích ứng cần thiết để vượt qua biến động (Groysberg et al., 2015).

Điểm mấu chốt: Sự tinh tế hơn là giáo điều

Nguyên tắc 80/20 không phải là sai lầm – nó chỉ là một công cụ thô sơ. Nếu sử dụng một cách thiếu suy nghĩ, nó có thể làm méo mó chiến lược, kìm hãm sự sáng tạo hoặc khiến các nhà lãnh đạo rơi vào ảo tưởng về sự chắc chắn. Nếu sử dụng một cách khôn ngoan, nó sẽ giúp tập trung sự chú ý mà không cần phải cắt giảm chi phí.

Bí quyết không phải là loại bỏ Pareto. Đó là áp dụng nó một cách tinh tế: biết khi nào cần tập trung (khai thác) và khi nào cần đa dạng hóa (khám phá). Nhận ra khi nào hệ thống cần tính đồng nhất, không phải tối ưu hóa. Giữ lại khoảng trống cho phần đuôi dài có thể trở thành nền tảng của ngày mai. Xây dựng biên an toàn để sự tập trung không trở nên mong manh.

Và điều quan trọng nhất là sẵn sàng xem xét lại "những điều quan trọng nhất" mỗi quý - trước khi chúng trở thành "những điều lỗi thời" mà bạn vẫn đang tối ưu hóa cho trò chơi của năm ngoái.

Pareto là một con dao mổ. Hãy sử dụng nó như vậy: chính xác, cẩn thận và chỉ khi nó là công cụ phù hợp cho công việc.

Tương lai của Quy tắc 80/20

Nếu sự hiểu biết của Pareto ra đời trong các khu vườn của Ý thế kỷ 19, thì tương lai của nó nằm trong các máy chủ của trung tâm dữ liệu thế kỷ 21.

Sự phát triển của Trí tuệ Nhân tạo (AI) đã khiến Nguyên tắc Pareto trở nên có thể đo lường được theo những cách mà chính Pareto cũng không thể tưởng tượng được. Học máy có thể ngay lập tức xác định 20% hành động, người dùng hoặc kênh nào mang lại kết quả vượt trội.

Nguyên tắc này cũng đang định hình các cuộc tranh luận toàn cầu.

Ngày nay, 10% người có thu nhập cao nhất chiếm hơn một nửa thu nhập toàn cầu – một nhắc nhở rõ ràng rằng sự mất cân bằng không chỉ là một nguyên tắc hiệu quả trong năng suất mà còn là thách thức chính trị và kinh tế. Khi tài sản tập trung, xã hội phải đối mặt với sự lựa chọn: chấp nhận sự chênh lệch là tự nhiên, hoặc can thiệp để tái phân phối.

Pareto không trả lời câu hỏi đó, nhưng nó đặt ra câu hỏi.

Trong khi đó, cả ngành công nghiệp hiện nay đều vận hành dựa trên logic Pareto. Các nền tảng SaaS tìm kiếm các lỗi gây ra nhiều sự cố nhất. Các mạng lưới logistics tối ưu hóa các tuyến đường vận chuyển hàng hóa nhiều nhất. Các nhóm thành công đánh dấu các tài khoản có khả năng rời bỏ cao nhất. Mô hình này xuất hiện ở mọi nơi.

Nguyên tắc 80/20 không còn chỉ là một mô hình tư duy nữa. Nó đang trở thành cơ sở hạ tầng. Sự mất cân bằng mà Pareto phát hiện ra trong các khu vườn Ý nay đã được mã hóa sẵn vào các công cụ chúng ta sử dụng hàng ngày.

Pareto: Con đường dẫn đến kết quả thực sự của bạn

Quên đi những con số gọn gàng. Hầu hết những việc cần làm của chúng ta chỉ là những điều không quan trọng. Một số ít hành động quyết định gần như mọi thứ quan trọng.

Pareto là về việc làm ít hơn những điều không quan trọng để bạn có thể làm nhiều hơn những điều quan trọng.

Đây là quyền truy cập để bỏ qua cảm giác tội lỗi khi để lại những việc chưa hoàn thành, để tập trung một cách ám ảnh vào những việc ít ỏi nhưng mang lại hiệu quả gấp bội.

Hãy nhớ, sự mất cân bằng chính là mã vặt. Thế giới luôn đánh giá cao nỗ lực tập trung vào những điều quan trọng hơn là nỗ lực phân tán cho mọi thứ. Luôn luôn như vậy. Sẽ luôn như vậy.

Vậy nên, lần sau nếu ai đó liếc xéo bạn vì đơn đặt hàng cùng một món ăn mỗi Chủ nhật, món mà bạn đã đơn đặt hàng đến 50 lần trước đó, món luôn làm bạn hài lòng, đừng xin lỗi.

Bạn đang phân bổ calo với hiệu quả ở mức Pareto. Trong khi họ vẫn đang lướt qua thực đơn, bị choáng ngợp bởi sự lựa chọn, bạn đã hoàn thành một nửa bữa ăn quan trọng.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên tắc 80/20 cho rằng một số lượng nhỏ các yếu tố đầu vào (khoảng 20%) thường tài khoản phần lớn các kết quả đầu ra (khoảng 80%).

Theo dõi thời gian của bạn được sử dụng như thế nào, xác định những công việc quan trọng nhất mang lại kết quả cao nhất và ưu tiên chúng. Các công cụ như ClickUp Priority Levels giúp bạn dễ dàng tập trung vào 20% quan trọng nhất.

Không—đây là một quy tắc kinh nghiệm, không phải là một định luật. Đôi khi tỷ lệ chia là 70/30, 90/10 hoặc cân bằng hơn. Điểm mấu chốt là kết quả thường bị lệch, không có phân phối đều.

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phân tích các tập dữ liệu lớn để phát hiện các rào cản lặp lại, các kênh hoạt động hiệu quả cao hoặc các khách hàng có giá trị cao nhanh hơn con người. ClickUp Brain và các bảng điều khiển dự đoán mang phân tích đó vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn.