Cách kết thúc email một cách chuyên nghiệp (+ví dụ)

Trong khi tập trung vào việc soạn thảo một email hoàn hảo, chúng ta thường bỏ qua một khía cạnh quan trọng: câu kết thúc.

Cách bạn kết thúc tin nhắn cũng quan trọng không kém nội dung tin nhắn. Một cách kết thúc email chuyên nghiệp có thể tạo ra giọng điệu phù hợp, khuyến khích người nhận trả lời và để lại ấn tượng tích cực cho người nhận.

Hãy xem một số mẹo và ví dụ đơn giản để giúp bạn kết thúc email như một chuyên gia!

Đóng email là gì?

Tùy thuộc vào bối cảnh giao tiếp, một cách kết thúc email được lựa chọn phù hợp sẽ truyền tải sự tôn trọng, sự nồng nhiệt hoặc sự chuyên nghiệp.

Ví dụ, trong một email chuyên nghiệp, bạn có thể kết thúc bằng 'Trân trọng', tiếp theo là tên của bạn, để cân bằng giữa sự trang trọng và sự gần gũi.

Một câu chào thân thiện như "Cheers" hoặc "Talk soon" có thể phù hợp hơn trong các email không quá trang trọng, tạo ra một giọng điệu thoải mái cho các cuộc trao đổi sau này.

Mỗi email nên kết thúc như thế nào?

Phần kết thúc email nên bao gồm một số yếu tố để đảm bảo giao tiếp hiệu quả.

Bạn cần bao gồm:

Tại sao kết thúc email lại quan trọng

Câu kết thúc email cung cấp bối cảnh và manh mối giao tiếp. Chúng thể hiện sự chú ý đến chi tiết và tạo ra giai điệu cho cuộc hội thoại tiếp theo.

Mặc dù phần chính của email là phần quan trọng nhất, nhưng phần kết thúc giúp kết nối tất cả các phần lại với nhau và tạo ấn tượng. Nó giúp người đọc hình thành nhận thức về bạn và thông điệp của bạn.

Dưới đây là một số lý do khác tại sao phần kết thúc email lại quan trọng:

1. Giúp tạo ấn tượng lâu dài

Cách bạn kết thúc email sẽ quyết định giọng điệu cho các cuộc giao tiếp trong tương lai. Cách kết thúc email phải phù hợp với bối cảnh của toàn bộ email và mối quan hệ của bạn với người nhận. Cách kết thúc email phù hợp sẽ để lại ấn tượng tích cực và lâu dài cho người nhận.

Ví dụ, kết thúc email bằng 'Mong nhận được ý kiến của bạn!' sẽ khiến người nhận cảm thấy được trân trọng và khuyến khích họ trả lời nhanh chóng.

2. Tăng cường giọng điệu và ý định

Câu kết thúc của bạn nhấn mạnh ý định của thông điệp và làm rõ các bước tiếp theo mong muốn.

Ví dụ, kết thúc bằng 'Vui lòng xem tệp đính kèm sớm nhất có thể' cho thấy sự khẩn cấp và hành động cần thiết từ người nhận.

3. Tác động đến các chỉ số KPI của email marketing

Cách kết thúc email của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số KPI quan trọng trong email marketing như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ chuyển đổi.

Một cách kết thúc email được soạn thảo tốt củng cố thông điệp của bạn và khuyến khích người nhận thực hiện hành động mong muốn.

Ví dụ về cách kết thúc email chuyên nghiệp

Chọn từ ngữ phù hợp để kết thúc email chuyên nghiệp là rất quan trọng, vì nó phản ánh sự chuyên nghiệp và ảnh hưởng đến nhận thức của người nhận.

Dưới đây là các ví dụ về cách kết thúc email chuyên nghiệp phù hợp để sử dụng trong các bối cảnh kinh doanh khác nhau:

1. Cách kết thúc chính thức (cho kinh doanh hoặc liên hệ lần đầu)

Khi bạn liên hệ với ai đó lần đầu tiên trong môi trường chuyên nghiệp hoặc gửi email chuyên nghiệp, bạn phải kết thúc email một cách đúng đắn để thiết lập mối quan hệ với họ. Điều này áp dụng cho cả trường hợp bạn gửi email cho khách hàng hoặc đồng nghiệp cấp cao.

Các công cụ như ClickUp Brain đặc biệt hữu ích trong việc soạn thảo các yếu tố quan trọng này trong email. Bằng cách sử dụng AI, ClickUp Brain hỗ trợ tạo ra các cách kết thúc email phù hợp với ngữ cảnh và trau chuốt, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp của bạn.

Điều này cũng đảm bảo email của bạn phản ánh giọng điệu và mức độ trang trọng phù hợp cho những lần giao tiếp đầu tiên.

Ví dụ #1: Trân trọng

"Trân trọng" thường được sử dụng như một cách kết thúc email lịch sự và chuyên nghiệp cho những người mới quen và những người quen biết. Cách này cân bằng sự thân thiện và sự chuyên nghiệp mà không quá trang trọng.

Dưới đây là cách ClickUp Brain giúp bạn tạo email với phần kết thúc tương tự.

Ngoài ra, ClickUp Docs còn giúp lưu trữ và quản lý các mẫu email chuyên nghiệp, tối ưu hóa quy trình làm việc và duy trì tính nhất quán trong giao tiếp. Bạn có thể sử dụng AI trực tiếp để tạo email trong tài liệu.

Tất cả những việc bạn cần làm là:

Ví dụ #2: Trân trọng

'Sincerely' (Trân trọng) thường được sử dụng để kết thúc các thư từ chính thức. Cụm từ này lý tưởng cho các lần giao tiếp đầu tiên hoặc các thư từ kinh doanh quan trọng, thể hiện sự tôn trọng và cách tiếp cận thẳng thắn, chân thành.

Ví dụ #3: Trân trọng

"Kind regards" là cách kết thúc nồng nhiệt nhưng chuyên nghiệp , phù hợp cho các giao tiếp kinh doanh ban đầu và liên tục. Cách này truyền tải giọng điệu thân thiện trong khi vẫn duy trì mức độ trang trọng.

2. Cách kết thúc bán chính thức (dành cho đồng nghiệp hoặc cuộc hội thoại đang diễn ra)

Không phải tất cả các email đều trang trọng, ngay cả trong môi trường chuyên nghiệp. Cách tiếp cận bán trang trọng rất hiệu quả trong một chủ đề email đang diễn ra hoặc khi gửi email cho đồng nghiệp trong công ty. Cách này giúp loại bỏ sự cứng nhắc trong cuộc hội thoại, tạo sự thân thiện và duy trì sự trang trọng của tình huống.

Ví dụ #1: Cảm ơn

"Cảm ơn" là từ thích hợp nhất để bày tỏ lòng biết ơn một cách ngắn gọn. Từ này rất phù hợp để cảm ơn sự giúp đỡ hoặc phản hồi của đồng nghiệp trong một chủ đề đang thảo luận.

Ví dụ #2: Tốt nhất

"Best" là một trong những cách kết thúc email linh hoạt và thân mật nhất. Cách này lý tưởng cho các email thường ngày, khi bạn muốn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thoải mái với các đồng nghiệp thân thiết.

Ví dụ 3: Chúc sức khỏe

"Take care" (Bảo trọng) thêm một chút cá nhân vào thư từ của bạn. Cách kết thúc này rất phù hợp để kết thúc cuộc hội thoại một cách thân thiện, đặc biệt là khi bạn đã thiết lập mối quan hệ thân thiện với người nhận.

3. Cách kết thúc email thân mật (dành cho đồng nghiệp thân thiết hoặc thành viên trong nhóm)

Khi gửi email cho người có mối quan hệ công việc thân thiết, tốt nhất bạn nên sử dụng cách kết thúc email thân mật để củng cố sự tin tưởng và duy trì mối quan hệ thoải mái.

Ví dụ 1: Chúc mừng

"Cheers" là một cách kết thúc lạc quan và thân thiện, lý tưởng cho các email gửi cho đồng nghiệp mà bạn có mối quan hệ thoải mái. Cách kết thúc này thêm một chút thân mật và ấm áp cho cuộc hội thoại.

Ví dụ 2: Hẹn gặp lại

"Talk soon" (Hẹn gặp lại) ngụ ý cuộc hội thoại sẽ tiếp tục và mong đợi những tương tác trong tương lai. Cụm từ này rất phù hợp cho các email với đồng nghiệp mà bạn thường xuyên liên lạc, truyền tải lời hứa sẽ tiếp tục đối thoại. Thêm cụm từ này vào các email được tự động chuyển tiếp khi bạn không có mặt.

Ví dụ 3: Chúc mọi điều tốt lành

"All the best" là một cách kết thúc chân thành và tích cực, thích hợp để kết thúc cuộc trò chuyện với một ghi chú khích lệ. Cách kết thúc email này đặc biệt phù hợp để bày tỏ sự hỗ trợ hoặc lời chúc tốt lành cho nỗ lực của đồng nghiệp.

Các phương pháp hay nhất để kết thúc email một cách chuyên nghiệp

Khi kết thúc email, việc chọn một câu kết thúc email hay, phản ánh giọng điệu của email và tôn trọng mối quan hệ của bạn với người nhận là rất quan trọng. Điều này đảm bảo email của bạn truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và để lại ấn tượng tích cực.

1. Làm cho sự rõ ràng trở thành người bạn tốt nhất của bạn

Hãy ngắn gọn trong phần kết thúc. Phần kết thúc email của bạn nên nằm trong phần chính của email. Phần này nên báo hiệu cuộc hội thoại đã kết thúc và chỉ chứa thông tin cần thiết.

2. Hiểu bối cảnh là yếu tố quan trọng nhất

Khi lựa chọn cách kết thúc email, điều quan trọng là phải xem xét bối cảnh của tin nhắn.

Ví dụ, một email kinh doanh chính thức có thể yêu cầu cách kết thúc email chuyên nghiệp hơn, như 'Trân trọng' hoặc 'Trân trọng'. Trong khi đó, một ghi chú nội bộ không chính thức có thể sử dụng cách kết thúc thân thiện hơn, như 'Cảm ơn' hoặc 'Bảo trọng'

Luôn đảm bảo phần kết thúc phù hợp với giọng điệu và mức độ trang trọng của tình huống. Phần kết thúc phù hợp sẽ củng cố bối cảnh và mối quan hệ với người nhận.

Các công cụ quản lý email giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách giúp bạn sắp xếp và quản lý các thông tin liên lạc theo ngữ cảnh và mức độ ưu tiên. Chúng đảm bảo rằng mỗi email được điều chỉnh và gửi đi vào thời điểm thích hợp.

Bạn có thể xây dựng toàn bộ hệ sinh thái quản lý email của mình trên một nền tảng tất cả trong một như ClickUp.

Hãy xem một số tính năng cụ thể mà ClickUp cung cấp:

I. Sử dụng ClickUp Brain để kết thúc email phù hợp

Mặc dù nhiều công cụ viết AI, cả trả phí và miễn phí, đang phát triển hàng ngày, nhưng chìa khóa của viết AI là bối cảnh. ClickUp Brain có bối cảnh, phong cách viết và nhiều hơn nữa của công ty bạn.

Với ClickUp Brain:

II. Tối ưu hóa quy trình làm việc với ClickUp Docs

ClickUp Docs đơn giản hóa quá trình soạn thảo và tùy chỉnh cách kết thúc email để phù hợp với các bối cảnh khác nhau. Với giao diện trực quan, bạn có thể tạo các mẫu chuyên nghiệp cho các giao tiếp chính thức, bán chính thức và thân mật.

Điều này đảm bảo rằng phần kết thúc email của bạn phù hợp với giọng điệu của tin nhắn và nâng cao hiệu quả giao tiếp tổng thể của bạn. Cuối cùng, ClickUp Docs giúp bạn duy trì tính nhất quán và sự chuyên nghiệp trong mọi email bạn gửi.

Với ClickUp Docs:

III. Nâng cao hiệu quả email của bạn với tự động hóa

Tính năng Tự động hóa email của ClickUp có thể tự động hóa các phản hồi hoặc theo dõi email thường xuyên dựa trên các kích hoạt cụ thể, chẳng hạn như hoàn thành nhiệm vụ hoặc cột mốc dự án. Điều này giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và duy trì các tương tác kịp thời mà không cần can thiệp thủ công, lý tưởng cho việc quản lý lượng email lớn trong cài đặt dự án.

IV. Đảm bảo email của bạn chuyên nghiệp và phù hợp với thương hiệu bằng các mẫu khác nhau

ClickUp cung cấp một phạm vi các mẫu được thiết kế để hợp lý hóa và nâng cao giao tiếp qua email, đảm bảo tính nhất quán và sự thống nhất của thương hiệu. Hãy xem một số mẫu dành riêng cho email:

Quản lý dự án qua email của ClickUp tích hợp email của bạn trực tiếp vào không gian làm việc quản lý dự án. Điều này cho phép bạn chuyển đổi email thành nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ trong ClickUp.

Điều này cung cấp một cách hiệu quả để đảm bảo rằng không có email nào bị bỏ sót và mọi thông tin liên lạc đều được ghi nhận trong dòng thời gian dự án của bạn.

Ngoài ra, các công cụ tiếp cận hàng đầu của ClickUp giúp bạn tự động hóa và cá nhân hóa các email kết nối mạng lưới của mình, đảm bảo các cách kết thúc email bán chính thức và thân mật của bạn luôn đạt được hiệu quả mong muốn.

Những lỗi thường gặp cần tránh khi kết thúc email

Cùng với những điều nên làm khi kết thúc email, cũng có một số điều không nên làm. Để đảm bảo email của bạn kết thúc hiệu quả, điều quan trọng là phải ghi nhớ bối cảnh và tránh bỏ qua hoặc bỏ qua phần kết thúc email.

1. Hiểu rõ bối cảnh

Bối cảnh là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hình thức giao tiếp, đặc biệt là email. Khi viết câu kết, hãy cẩn thận với mức độ trang trọng của email. Để duy trì giọng điệu chuyên nghiệp, tránh sử dụng các cụm từ thân mật như "Cheers" hoặc "Talk soon"

2. Đừng để họ phải chờ đợi

Nếu không có câu kết thúc, email của bạn có thể cảm thấy đột ngột. Điều này có thể xảy ra nếu chữ ký của bạn không được đính kèm tự động.

Hãy nhớ kiểm tra lại để tránh điều này. Ngay cả trong các email thông thường, một từ đơn giản như "Best" (Tốt nhất) hoặc "Talk soon" (Hẹn sớm nhé) cũng có thể kết thúc email một cách lịch sự.

Khi nào nên sử dụng lời kêu gọi hành động trong phần kết thúc email

Nếu bạn cần người nhận trả lời, hãy nêu rõ bằng lời kêu gọi hành động (CTA). Điều này giúp hướng dẫn họ về các bước tiếp theo. Kết thúc email của bạn bằng một yêu cầu hoặc đề xuất lịch sự để thúc đẩy phản hồi.

Ví dụ:

Việc bao gồm một CTA rõ ràng trong phần kết thúc email sẽ khuyến khích phản hồi nhanh hơn, vì người nhận sẽ hiểu những gì được mong đợi, cho dù đó là cài đặt cuộc họp, trả lời câu hỏi hay cung cấp phản hồi.

Thêm chữ ký email chuyên nghiệp

Chữ ký email là điều bắt buộc trong môi trường chuyên nghiệp. Chữ ký email nên bao gồm tên, tiêu đề, công ty và thông tin liên lạc của bạn. Nếu bạn có giờ làm việc cụ thể, hãy ghi rõ trong chữ ký.

Ví dụ về chữ ký chuyên nghiệp:

Cấu trúc này cung cấp cho người nhận tất cả các manh mối ngữ cảnh phù hợp để đặt ra kỳ vọng đúng đắn cho cuộc giao tiếp.

Nếu bạn là sinh viên, bạn cũng nên thêm chữ ký, bao gồm ID đại học và khoa của bạn, để đảm bảo người nhận có thể nhận ra bạn một cách chính xác.

Điểm chính (Xin lỗi vì chơi chữ 😊)

Một cách kết thúc email đúng lúc, phù hợp với ngữ cảnh và chung chung sẽ làm cho thông điệp của bạn trở nên hoàn hảo hơn và củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Nó củng cố giọng điệu của bài viết để truyền đạt ý định của bạn.

Yếu tố quan trọng này trong nghi thức email là không thể thiếu trong việc nuôi dưỡng và duy trì mối quan hệ kinh doanh, củng cố lòng tin và thúc đẩy các hành động mong muốn.

ClickUp, với tư cách là một nền tảng năng suất tất cả trong một, giúp bạn nâng cao giao tiếp qua email không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin.

Sẵn sàng thay đổi cách quản lý công việc, email và dự án? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và định nghĩa lại năng suất, từng email một.